Statsforvaltningens brev af 30. november 2007 til en borger:

Transkript

1 Statsforvaltningens brev af 30. november 2007 til en borger: Statsamtet Vestsjælland, tilsynet med kommunerne i Vestsjællands, Roskilde og Storstrøms Amter, nu Statsforvaltningen Sjælland, Det kommunale Tilsyn, har ved brev af 30. maj 2006 behandlet nogle af De problemstillinger, De har rejst, i forbindelse med Deres klage over Næstved Kommune. Statsforvaltningen har taget stilling til spørgsmålet om behandling af en sag i et af kommunens faste udvalg for lukkede døre, spørgsmålet om en klageinstans pligt til at sikre, at en sag er tilstrækkeligt oplyst, og at Næstved Kommune ikke er forpligtet til at besvare retoriske spørgsmål. Deres klage over manglende aktindsigt samt klage over, at De ikke kan anses for part blev samtidig henskudt indtil der ville foreligge en udtalelse fra Næstved Kommunes Byråd. TILSYNET STATSFORVALTNINGEN SJÆLLAND DRONNINGENSGADE NYKØBING F JOURNAL NR.: /77 SAGSBEHANDLER: JHJVE DIREKTE TELEFON: TELEFON: TELEFAX: GIRO: EAN-NR sjaelland@statsforvaltning.dk Indledningsvis har kommunen oplyst, at der er pågået en undersøgelse af sagsforløbet. Det er herved blevet konstateret en manglende overholdelse af de offentretlige og forvaltningsretlige regler omkring aktindsigt, frister for behandling af anmodning om aktindsigt, begrundelseskrav i henhold til forvaltningsloven og stillingtagen til Deres partsstatus i en sag om etablering af en trampesti ved Dyves Bro. Kommunen beklager den ufuldstændige sagsbehandling. I overensstemmelse her med har kommunen meddelt Dem fuldt aktindsigt i sagen vedrørende etablering af en trampesti ved Dyves Bro, ligesom De er blevet meddelt partsstatus. Dette vedrører alene sagens indledende stade. Kommunen finder, at under sagens fremtidige behandling, hvor der skal indgås aftaler mellem kommunen og en række private lodsejere om blandt andet færdsel på de enkel-

2 tes grunde, kan De ikke anses for at være part. Kommunen henviser til, at en almindelig brugsret samt en mere generel pligt til at vedligeholde området, ikke medfører partsstatus i forhold til aftaler, som skal indgås konkret med den enkelte grundejer omkring styringen af færdslen. For så vidt angår spørgsmålet om aktindsigt i sagen har kommunen afvist dette med henvisning til bestemmelsen i lov om offentlighed i forvaltningen 13. stk. 1, nr. 5 og nr. 6. Kommunen finder, at hemmeligholdelse er nødvendig for at beskytte væsentlige hensyn til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelse af offentlig forretningsvirksomhed og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Dette skyldes, efter kommunens opfattelse, at sagen har en økonomisk side, og at kommunens handlemuligheder i forhandlingssituationen kan svækkes alvorligt, hvis kommunen ikke har mulighed for at foretage overvejelser inden der handles eller træffes beslutninger. Endelig anføres,at når forhandlingsfasen er afsluttet, gør disse hensyn sig ikke længere gældende, og der vil kunne meddeles den ønskede aktindsigt. Det er statsforvaltningens opgave at påse, at kommunalbestyrelsen og de stående udvalg overholder lovgivningen, herunder almindelige offentligretlige grundsætninger, og om fornødent at skride ind med foranstaltninger i medfør af den kommunale styrelseslovs 50 a og efterfølgende bestemmelser, hvis en kommunalbestyrelse træffer ulovlige beslutninger, eller undlader at opfylde en forpligtelse, som er pålagt den i lovgivningen, det såkaldte legalitetstilsyn. Statsforvaltningen er ikke en klageinstans, men kan principielt af egen drift tage sager under behandling, hvor statsforvaltningen bliver opmærksom på forhold, som kunne give anledning til at formode, at en kommune havde handlet i strid med offentligretlig lovgivning. Statsforvaltningen har derimod ingen beføjelse til at efterprøve det skøn, som en kommunalbestyrelse eller et udvalg har udøvet inden for lovens grænser, eller for at vurdere det rimelige eller hensigtsmæssige i trufne beslutninger. Statsforvaltningen vurderer selv, i hvilket omfang, der måtte være grundlag for at iværksætte undersøgelser i en sag og i givet fald omfanget af disse. Udgangspunktet for denne vurdering er, at der skal være proportionalitet mellem de undersøgelser, der iværksættes, og den formod- SIDE 2

3 ning for en eventuel ulovlighed, som er tilvejebragt via sagens akter. Bestemmelsen i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5 og nr. 6, har følgende ordlyd: 13. Retten til aktindsigt kan begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til 5:det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, eller 6: private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Her til knytter sig justitsministeriets vejl. nr af 1986 om lov om offentlighed i forvaltningen, der i punkterne 41 og 44 fastsætter: 41. Efter bestemmelsen i 12 kan bestemte oplysninger undtages fra den almindelige adgang til aktindsigt, når det er begrundet i hensynet til varetagelse af private interesser. Efter 13 kan oplysninger og dokumenter undtages fra aktindsigt, når det er nødvendigt for at varetage væsentlige hensyn til offentlige interesser eller private interesser i øvrigt. 44. Efter 13 kan retten til aktindsigt i øvrigt begrænses i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af væsentlige hensyn til en række nærmere angivne offentlige eller private interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Det gælder f.eks. hensynet til statens sikkerhed, rigets udenrigspolitiske eller udenrigsøkonomiske interesser, forebyggelse og forfølgning af lovovertrædelser, gennemførelse af offentlig kontrol og planlægningsvirksomhed samt det offentliges økonomiske interesser. Også andre private og offentlige interesser end dem, der udtrykkeligt er nævnt i 13, nr. 1-5, kan, jf. nr. 6, begrunde undtagelse fra den almindelige adgang til aktindsigt, når hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er klart påkrævet. I tilfælde, hvor der kan være begrundet tvivl om, hvorvidt en begæring om aktindsigt bør afslås efter 13, vil det kunne være rimeligt at indhente en udtalelse fra den, hvis interesse kan være til hinder for, at begæringen imødekommes. Hvis der f.eks. således i en sag indgår dokumenter vedrørende en straffesag, bør der efter omstændighederne indhentes en udtalelse fra vedkommende politimester om, hvorvidt efterforskningshensyn taler imod meddelelse af aktindsigt. Folketingets Ombudsmand har i adskillige udtalelser taget stilling til bestemmelserne rækkevidde. Her fra skal alene anføres: 13 FOU H nr Aktindsigt i entreprisetilbud til Rigshospitalet vedrørende terrænvedligeholdelse. Ombudsmanden fandt, at S' afgørelse hvilede på et utilstrækkeligt grundlag, idet S ikke i forbindelse med afgørelsen havde henvist til omstændigheder eller forhold, der godtgjorde, at offentliggørelsen af de ønskede oplysninger om priser m.v. rummede en nærliggende fare for, at R's økonomiske interesser ville lide skade af betydning. Der var således ikke på det foreliggende grundlag hjemmel i offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 5, til at tilbageholde oplysningerne. 13 FOU H nr Udlevering af navnene på to sygeplejersker Ombudsmanden udtalte at anvendelsesområdet for offentlighedslovens 13, stk. 1, nr. 6, er meget snævert. Anvendelsen af denne bestemmelse forudsætter at undtagel- SIDE 3

4 se fra aktindsigt er absolut påkrævet af hensyn til beskyttelsen af private eller offentlige interesser. Ombudsmanden mente på den baggrund at ministeriet burde have indhentet nærmere oplysninger fra amtskommunen om kvindens opførsel over for personalet, herunder søgt oplysninger direkte fra de forulempede. Ombudsmanden henstillede til Indenrigsministeriet at sagen blev genoptaget. (J.nr ). Det er Tilsynets vurdering, at Næstved Kommunes Byråd ikke har konkretiseret de forhold, som kunne medføre, at der foreligger et så væsentligt hensyn til offentlige, d.v.s. kommunens, økonomiske interesser, at sagen er unddraget aktindsigt. En generel henvisning til kommunens økonomiske forhold er ikke i sig selv tilstrækkeligt til at bringe bestemmelsen i anvendelse, jvf. det ovenfor anførte. Efter Tilsynets opfattelse har kommunen således ikke, på det for Tilsynet foreliggende grundlag, tilstrækkeligt klargjort om der er helt fornødent grundlag for ikke at imødekomme Deres ansøgningen om aktindsigt. Tilsynet forventer herefter at Næstved Kommune vil foretage en fornyet behandling af Deres anmodning om aktindsigt. For så vidt angår bestemmelsen i offentlighedslovens 12, der har følgende ordlyd: 12. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningen angår, at begæringen ikke imødekommes. fremgår det af såvel justitsministeriets vejl. af 1986 om lov om offentlighed i forvaltningen punkterne 41 og 42 som af flere udtalelser fra Folketingets Ombudsmand, at for at bringe bestemmelsen i anvendelse må kommunen foretage en konkret vurdering af, i hvilket omfang den private borger eller virksomhed reelt vil lide et tab. Den generelle mulighed for, at der ville kunne forventes et tab er således ikke tilstrækkeligt for at bringe bestemmelsen i anvendelse. For så vidt angår Deres klage over ikke at blive betragter som part skal Tilsynet bemærke, at De alene kan opnå SIDE 4

5 status som part for så vidt angår forhandlinger med kommunen, der vedrører den eller de ejendomme, De ejer, eller efter tinglyst deklaration er medbestemmende over. Som sagen foreligger oplyst ses der ikke at være grundlag for at anse Dem som part i relation til Næstved Kommune vedrørende indgåelse af aftaler om dispositioner over anden mands ejendom. Denne udtalelse er tillige sendt til Byrådet, Næstved Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på Statsforvaltningens hjemmeside: p.s.v. Jørn Jørnow fm. SIDE 5