Referat. Plan- og Boligudvalget

Transkript

1 Referat Plan- og Boligudvalget Møde nr.: 3/2018 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 17:00-18:00 Mødested: Rønnedevej 9 - Møderum 1 Medlemmer Per Flor (pefl) A Timo Jensen (tije) V Line Lynnerup (lily) V Lisbeth Andersen (lika) A Daniel Nørhave (hjdan) O Lars Tegl Rasmussen (latr) C Henrik Kjær (henkj) Ø Fraværende Timo Jensen (tije) V Bemærkninger

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 26. marts Overtaksationskommisions afgørelse af erstatnings størrelse ved ekspropriation af areal for boldbane i Gyrstinge Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til renovering af tagpaptag på Dagmarskolen Evt. salg af matr. nr. 25A og 24A, Vigersted by, Vigersted Forslag til Lokalplan 299 for Knud Lavard Centeret Vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289 for Boliger på Dampmøllen Servicemål på byggesager i Ringsted Kommune Rengøring pr. 1. januar beslutning om konkurrenceudsættelse eller hjemtagelse Stillingtagen til salg af Bastionen Udvikling af boligområde i Kaserneområdet Orientering om dialogmøder med de almene boligorganisationer Overførsel af uforbrugte bevillinger til Regnskab for Orientering fra formand og direktør - marts Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til asbestsanering af tagrum på bygning Anlægsbevilling til ESCO tiltag på skoler Vejforhold ved kommende biogasanlæg Mulstrup Møllevej...50

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 26. marts 2018 Åben sag Sagsid: 17/24257 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

4 Side 3 2. Overtaksationskommisions afgørelse af erstatnings størrelse ved ekspropriation af areal for boldbane i Gyrstinge Lukket sag Sagsid: 18/3748 Sagen afgøres i: Byrådet

5 Side 4 3. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til renovering af tagpaptag på Dagmarskolen Åben sag Sagsid: 18/3836 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 (Lukket bilag) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU x Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til anlægsbevilling til projektering, andre rådgiverydelser og udførelse af projektet, samt til afsættelse af rådighedsbeløb til finansiering af bevillingen. Beskrivelse af sagen Tagpaptaget på Dagmarskolens bygning E er utæt, og det skal derfor renoveres. Ved renoveringen skal eksisterende tagpaptag eftergås og eventuelle skader udbedres, forud for udlægning af et nyt lag tagpap. Ligeledes skal alle gennemføringer i tagkonstruktionen og inddækninger, udført i zink, udskiftes til nye. Zinktagrender og rendejern undersøges for defekter, og defekter udbedres. Det er erfaringen, at der udvaskes syre fra tagpap, hvorved zinken nedbrydes med kort levetid til følge. Tagfladen er ca. 800m² stor. Der har ikke været foretaget destruktive indgreb i tagfladen for undersøgelse af konstruktionen. Det må dog forventes, at der er småskader i konstruktionen og netop derfor, er der afsat midler til uforudsete udgifter. For at kunne gennemføre tagrenoveringen er der et økonomisk behov på 1,200 mio. kr., som anført i vedhæftede Bilag. Arbejdet forventes udført i skolens sommerferie. Inddragelse og høring I forbindelse med projektets gennemførelse vil involverede parter i sagen blive hørt. Økonomi Der søges en anlægsbevilling på 1,2 mio. kr. til projektering, andre rådgiverydelser og udførelse af anlægsarbejdet efter licitation. Der er ikke afsat et rådighedsbeløb til renovering af tagpaptag på Dagmarskolen i budgettet. Anlægsbevillingen foreslås i stedet finansieret ved dels at overføre uforbrugt og udisponeret rådighedsbeløb på 0,8 mio. kr. fra projekt Genopretning af bygninger 2015 og dels ved at overføre uforbrugt og udisponeret rådighedsbeløb på 0,4 mio. Kr. fra projekt Genopretning af bygninger 2016 Genopretning af bygninger 2015 Anlægsprogram 215 vil efterfølgende ikke have noget rådighedsbeløb tilbage.

6 Side 5 Genopretning af bygninger 2016 Anlægsprogram 249, vil have restbeløb på ca. 1,3 mio. kr. Vurdering Administrationen vurderer, at gennemførelse af projektet vil være til gavn for bygningens levetid, og at bygningen sikres mod råd og svamp på grund af indtrængende vand til bygningens tagkonstruktion. For at kunne gennemføre anlægsarbejdet skal der gives en anlægsbevilling. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevilling til udgifter på 1,2 mio. kr. til anlægsprojektet renovering af tagpaptag på Dagmarskolen til projektering og andre rådgiverydelser, samt til gennemførelse af anlægsarbejder. 2. at anlægsbevillingen finansieres af genopretning bygninger 2016 (249) og 2015 (215) uforbrugte midler, som beskrevet i økonomiafsnit. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Orienteringen taget til efterretning. Ej til stede: Sadik Topcu Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

7 Side 6 4. Evt. salg af matr. nr. 25A og 24A, Vigersted by, Vigersted Lukket sag Sagsid: 18/1115 Sagen afgøres i: Byrådet

8 Side 7 5. Forslag til Lokalplan 299 for Knud Lavard Centeret Åben sag Sagsid: 18/469 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Forslag til Lokalplan 299 (29940/18) 2 Bilag 2 - Screeningsnotat for miljøvurdering af Lokalplan 299 (28077/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal udvalget tage stilling til om Forslag til Lokalplan 299 Knud Lavard Centeret skal udsendes i offentlig høring i 8 uger. Ligeledes skal udvalget tage stilling til, om der skal udarbejdes Miljøvurdering for planerne. Beskrivelse af sagen Lokalplanen er udarbejdet på baggrund af et ønske om at udvide det eksisterende Knud Lavard Center med funktioner i tilknytning til social- og sundhedsområdet samt give plads til yderligere parkering i tilknytning til byggeriet. På den baggrund har Plan- og Boligudvalget den 26. september 2017 besluttet, at der skal udarbejdes ny lokalplan for Knud Lavard Centeret (KLC) og de bagvedliggende boliger. X

9 Side 8 Lokalplanområdets placering i Ringsted. Lokalplanforslaget er i overensstemmelse med intentionerne i kommuneplanen, og det gældende rammeområde 4B15 Parkbyen heri, som udlægger området til boligformål med mulighed for indpasning af offentlige formål og centerformål butikker, serviceerhverv og lignende. Området anvendes i dag til offentlige formål (KLC), boligformål (plejeboliger og ældreboliger) og til en grøn kile øst for KLC. Området fremstår med en fin og enkel bebyggelse, som giver området ro og en klar karakter med de definerede bygninger i tegl, med ensidig taghældning og en helt særlig vinduesudformning med lameller og skodder i træ med en behandling som teak. Forslag til Lokalplan 299 (Bilag 1) har til formål at sikre, at ejendommen fremover kan anvendes til: Delområde A Offentlige formål i form af sundhedshus samt serviceerhverv med tilknytning til social- og sundhedsområdet såsom læger, kiropraktorer, café og mødefaciliteter. Herudover kan der etableres møde- og konferencelokaler til brug for serviceerhverv og foreninger med tilknytning til ældre-, social- og sundhedsområdet. Delområde B Ældreboliger (eksisterende anvendelse) Delområde C Plejeboliger, ældreboliger og børneinstitution. Børneinstitutionen er en overførsel fra den nuværende Lokalplan nr Herudover kan der indenfor delområde C etableres en materialegård og servicebygning. Delområde D Friareal udformet som haveanlæg (eksisterende anvendelse) Delområde E Friareal og grønne arealer med fokus på et plantebælte, som skal afskærme mod Felten.

10 Side 9 Lokalplanen opstiller bestemmelser for bebyggelsens omfang, hvor der er taget udgangspunkt i den nuværende Lokalplan 144 i forhold til højde og bebyggelsesprocent. Lokalplanen opstiller ligeledes bestemmelser om bebyggelsens udformning og materialevalg. Bestemmelserne er meget specifikke og tager udgangspunkt i de eksisterende forhold, så bebyggelsens nuværende formsprog bevares. Fremtidig bebyggelse skal således fortsat opføres som øst-vestgående længer, men med mulighed for enkelte, punktvise nord-sydgående bygninger, som kan binde længerne sammen på samme måde som i dag. Herudover skal bebyggelsen også som i dag - opføres i tegl i gulbrune nuancer, tag med ensidig taghældning uden udhæng i skifer, eternit-skifer, zink eller stål. Herudover skal den eksisterende udformning af vinduerne fastholdes med en opbygning med lameller og skodder i træ behandlet som teak, som er en del af bebyggelsens særlige identitet. Lokalplanen opstiller desuden bestemmelser om udformning af veje, stier og parkeringsarealer, så der sikres tilgængelighed for handikappede og dårligt gående, samt at parkeringsarealerne beplantes, så de indpasses i områdets grønne struktur. Herudover stilles der i lokalplanen krav til udformning af de ubebyggede arealer, så disse fremstår som en helhed i forhold til hegn, og der sikres grønne, rekreative arealer for beboere og besøgende. Desuden skal der mod Felten etableres et plantebælte, som kan fungerer som afskærmning. Idet Forslag til Lokalplan 299 fastsætter rammerne for fremtidige anvendelse af området, er den omfattet af Lov om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter (VVM). Der skal ifølge loven kun gennemføres en miljøvurdering, hvis det vurderes, at planens gennemførelse kan få væsentlig indvirkning på miljøet. Administrationen har foretaget en miljøscreening (Bilag 2) af planen for at vurdere virkningen på det omgivende miljø. Inddragelse og høring Ved vedtagelse af Forslag til Lokalplan 299 udsendes denne i offentlig høring i 8 uger. Forslagene annonceres digitalt på kommunens hjemmeside, på Plansystem.dk, samt udsendes til naboer og andre med interesse i sagen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Forslag til Lokalplan 299 vil være med til at sikre fremtidige udvidelser af funktionerne i området og samtidig sikre den nødvendige parkering og friarealer til bebyggelsen. Herudover vurderer administrationen, at selvom lokalplanen kan fremstå meget restriktiv, så har bestemmelserne om materialer og udformning taget deres udgangspunkt i de eksisterende forhold, og de er således blot med til at sikre, at fremtidige udvidelser ikke fremstår fremmede, men indpasses i det eksisterende byggeri, så kvaliteten, helheden og det klare formsprog i bebyggelsen fastholdes og bevares.

11 Side 10 Administrationen vurderer desuden, at Forslag til Lokalplan 299 er i overensstemmelse med kommuneplanens mål for Parkbyen, som udlægger området til boliger med mulighed for indpasning af bl.a. offentlige formål. Den østlige grønne kile ligger således inden for samme rammeområde, som det allerede eksisterende byggeri. Herudover vil en udvidelse mod øst ikke påvirke den overordnede stuktur i Kaserneområdet, da den østlige grønne kile ikke er en grøn hovedkile i området, som det er tilfældet med den vestlige grønne kile, som adskiller Kasernebyen fra Parkbyen udlagt i Rammelokalplan nr Endelig har administrationen på baggrund af screeningen vurderet, at planen ikke vil påvirke miljøet væsentligt, og der således ikke, i henhold til bekendtgørelsen, skal udarbejdes en egentlig miljøvurdering. Planen fastlægger anvendelsen af et mindre område på lokalt plan og indeholder begrænsede ændringer i forhold til eksisterende plangrundlag. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Forslag til Lokalplan 299 Knud Lavard Centeret udsendes i 8 ugers offentlig høring, 2. at der ikke udarbejdes en miljøvurdering af projektet, der er omfattet af forslag til Lokalplan 299. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

12 Side Vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289 for Boliger på Dampmøllen Åben sag Sagsid: 16/20797 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Kommuneplantillæg nr. 8.pdf (135358/17) 2 Bilag 2 - Lokalplan 289.pdf (136570/17) 3 Bilag 3 - Miljørapport tillhørende kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289.pdf (142840/17) 4 Bilag 4 - Sammenfattende redegørelse for miljøvurdering af lokalplan 289 med tillæg 8 til Kommuneplan 2013 Boliger på Dampmøllen.pdf (142849/17) 5 Bilag 5 - Overvågningsprogram til Miljørapport til kommuneplantillæg 8 og lokalplan 292.pdf (142854/17) 6 Bilag 6 - Høringssvar Dampmøllen med introblad.pdf (148474/17) 7 Bilag 7 - Hvidbog for kommuneplantillæg 8 og Lokalplan 289.pdf (148472/17) 8 Bilag 8 - Forslag til kommuneplantillæg nr.8, supplerende høring.pdf (38406/18) 9 Bilag 9 - Forslag til lokalplan 289, boliger på Dampmøllen, supplerende høring.pdf (38407/18) 10 Bilag 10 - Tilrettet Miljørapport Kommuneplantillæg 8 og Lokalplan 289.pdf (38408/18) 11 Bilag 11 - Sammenfattende redegørelse til miljøvurdering af KPT 8 og LP 289.pdf (38409/18) 12 Bilag 12 - Høringsvar fra supplerende høring af KPT8 og LP289.pdf (38410/18) 13 Bilag 13 - Hvidbog for supplerende høring af KPT 8 og LP 289, Boliger på Dampmøllen.pdf (38411/18) 14 Bilag 14 - Kommuneplantillæg nr.8 til Kommuneplan , med supplerende rettelser.pdf (38412/18) 15 Bilag 15 - Lokalplan 289, Boliger på Dampmøllen, med supplerende rettelser.pdf (38413/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges for at tage stilling til en endelig vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 8 til Kommuneplan og Lokalplan 289 for Boliger på Dampmøllen. Bilagene til planforslagene er inklusiv de foreslåede rettelser fra hvidbogen.

13 Side 12 Beskrivelse af sagen Forslag til Kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289 for Boliger på Dampmøllen blev besluttet udsendt i offentlig høring af Byrådet den 6. juni Planerne har været i offentlig høring den 14. juni 2017 frem til den 6. september Lokalplanområdet er omfattet af Kommuneplanens rammeområde 1B16. Tillæg nr. 8 til Kommuneplan (Bilag 1) har til formål at muliggøre nedrivning af de eksisterende bygninger, tilpasse den maksimale bygningshøjde til 20 meter fordelt på maksimalt etager, og fastlægge den maksimale bebyggelsesprocent til 130. Lokalplan 289 (Bilag 2) har til formål at sikre, at området anvendes til etageboliger med mulighed for serviceerhverv og liberalt erhverv. Formålet er endvidere mulighed for nedrivning af den eksisterende hjørnebebyggelse og direktørboligen, såfremt det erstattes af et konkret byggeprojekt af høj arkitektonisk kvalitet, samt at sikre bygningernes udtryk, såfremt de ikke nedrives. I tilknytning til kommuneplantillægget og lokalplanen er der i henhold til Lov om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter (VVM) udarbejdet miljørapport (Bilag 3). Miljørapporten vurderer, hvordan planernes nye anvendelsesmuligheder vil påvirke miljøet samt beskriver, hvorledes påvirkningerne eventuelt skal håndteres. Efter høringen er der udarbejdet en sammenfattende redegørelse for Miljørapporten, som beskriver, hvorledes miljøhensynene er indarbejdet i lokalplanen (Bilag 4). Efter offentlighedsperioden er der kommet et bilag til miljørapporten i form af et overvågningsprogram (Bilag 5). Inddragelse og høring Planerne og Miljørapporten har været udsendt i offentlig høring i 12 uger i perioden 14. juni 6. september Høringsperioden er forlænget fra 8 til 12 uger grundet sommerferien. Planerne har været annonceret digitalt på kommunens hjemmeside. Naboer og andre med retslig interesse i planerne har desuden været underrettet direkte. Der er i høringsperioden afholdt borgermøde den 24. august På borgermødet deltog der ca. 60 personer. På mødet blev følgende emner vendt Bevaring af Dampmøllen med fokus på, at der ikke skulle være mulighed for nedrivning af møllebygningen (hjørnebygningen). Trafikafvikling på Hovmarksvej. Bebyggelsens udseende og omfang. I høringsperioden er der fremsendt 28 høringssvar til planerne og Miljørapporten (Bilag 6). Høringssvarene omhandler emnerne: Fjerne mulighed for nedrivning af Dampmøllebygningen (hjørnebygningen). Dette har ikke medført ændringer, da det ændrer på planens principper. Bevaring af Dampmøllebygningen (hjørnebygningen). Dette har ikke medført ændringer, da det ændrer på planens principper. Alternative forslag til anvendelse for at bevare Dampmøllebygningen. Dette har ikke medført ændringer, da det ændrer på planens principper. Bebyggelsens udseende i relation til områdets udtryk herunder materialer og virkemidler i facaden. Har medført øgede krav til brugen af virkemidler i facaden, så der sikres høj arkitektonisk kvalitet. Bebyggelsens omfang i forhold til bebyggelsesprocenten, højden og mængden af boliger. Dette har ikke medført ændringer, da det er en politisk afvejning mellem bebyggelsens relation til kvarteret og bygherres muligheder for udnyttelsesgrad.

14 Side 13 Trafik på omkringliggende veje, trafikafvikling i krydset og adgangsforhold. Det har ikke medført ændringer, da lokalplanen kun kan regulere de forhold, som er inden for lokalplanområdet og disse er medtaget i lokalplanen. Parkering. Dette har ikke medført ændringer, da det tidligere har været politisk behandlet. Støj. Dette har ikke medført nogen ændringer, da bygherre skal overholde gældende lovgivning i forhold til støj i boligerne og udearealer. Samtidig er det vurderet, at parkeringen til boligerne ikke vil overskride de vejledende støjgrænser. Udvidelse af lokalplanområdet. Dette har ikke medført ændringer, da det ændrer på planens principper. Bevaring af kastanjetræ. Dette har ikke medført ændringer, da træerne i området er blevet vurderet i forhold til bevaringsværdi, og der er stillet krav om genplantning ved fældning af kastanjen. Høringssvarene er behandlet i den vedlagte hvidbog (Bilag 7). Hovedparten af høringssvarene omhandler bevaring af Dampmøllen herunder fjernelse af muligheden for nedrivning (39 personer) samt bemærkninger til omfanget og antallet af etager (34 personer). I forhold til at bevare Dampmøllebygningen er der bl.a. henvisning til, at det er et historisk vartegn for byen, den er en markant del af bybilledet, og det er et vigtigt kulturmiljø for Ringsted. Der er desuden forslag til alternative anvendelser af bygningen, der kan gøre bygningen attraktiv i sin nuværende form og dermed udgå en nedrivning. Nogle af bemærkningerne henviser til Slots- og Kulturstyrelsens bemærkning om bevaring af Dampmøllen fra februar I forhold til bemærkninger om omfanget og antallet af etager er der nævnt, at det er for voldsomt, massivt og højt i forhold til områdets karakter, og byggeriet derfor ikke passer ind i området. Der er hertil kommet bemærkninger omkring tagudformningen (18 personer). Herunder et par bemærkninger om, at københavnertag ikke har relation til områdets karakter. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289 er i overensstemmelse med kommuneplanens mål for Ringsted Bymidte, såfremt de relevante bygninger fjernes fra kommunens liste over bevaringsværdige bygninger i forbindelse med nedrivning. Administrationen vurderer, at Kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289 forbedrer områdets attraktivitet, i kraft af mulighed for nybyggeri i høj arkitektonisk kvalitet, gode og tilstrækkelige udearealer, forbedring af forholdene for de omkringliggende naboer og mulighed for fremadrettet at øge trafiksikkerheden i Dampmøllekrydset. Borgernes bemærkninger vedrørende bevaring af Dampmøllen (hjørnebygningen), og bygningens mulige anvendelse er ikke medtaget i den endeligt indstillede plan, da disse bemærkninger berører planens principper. Ændringer heraf vil således resultere i et nyt lokalplanforslag, med en ny lokalplanproces og fornyet høring. Vedtagelse af Kommuneplantillæg nr. 8 og Lokalplan 289 er en politisk afvejning mellem målsætninger om en boligfortætning med høj kvalitet i bymidten, og på den anden side fortsat

15 Side 14 at sikre bevaringsværdige industriminder med betydelig kulturhistorisk og identitetsskabende værdi for Ringsted Kommune. Borgernes bemærkninger om tagform og højden af byggeriet hænger sammen. Det skyldes, at de forskellige tagformer har forskellige højder. Et saddeltag er således højere, grundet tagets rejsning, end et københavnertag. Det betyder, at københavnertaget giver mulighed for 6 etager indenfor en maksimalhøjden på 20 meter, hvorimod mansardtaget og sadeltaget umiddelbart vil kræve yderligere + 1,5 meter, hvis der stadig skal være mulighed for 6 etager. Se illustration nedenfor. Samtidig påvirker tagformen også udnyttelsen af den øverste etage, hvor københavnertag og mansardtag giver en højere udnyttelse af tagetagen end saddeltag. Se ligeledes illustrationen nedenfor. På borgermødet var der en generel kritik af, at byggeriet er for højt, der tillades for mange etager, og at der gives mulighed for københavnertag. Der er tre scenarier for hvordan, udfordringen med højden og tagformen kan håndteres. 1: at fjerne mulighed for københavnertag og fastholde maksimalhøjden på 20 m Københavnertag er ikke karakteristisk for kvarteret og Ringsted. Sadeltag er den primære tagform, men der findes også mansardtag i kvarteret. Bygherres kommentar hertil er, at konsekvensen er en etage mindre og dermed mindre udnyttelse af byggeriet, som kan få projektet til at falde. Administrationens vurdering er, at mansardtaget stadig er en løsning, men dog med lidt færre kvadratmeter på den øverste etage. Tagetagen kan eventuelt indrettes på alternativ vis. 2: at fjerne mulighed for københavnertag og øge maksimalhøjden til 21,5 m Hvis højden hæves, vil det kræve en supplerende høring på 14 dage af kommuneplantillæg, lokalplan og Miljørapport. Byggeriet vil være højere end andre bygninger i området.

16 Side 15 Administrationen vurderer, at afsnittet i miljørapporten omkring den visuelle påvirkning og skyggevirkninger vil kræve nye skyggediagrammer og visualiseringer af byggeriets udtryk, for at vurderer påvirkningen på det eksisterende miljø. Dette skal efterfølgende indarbejdes i lokalplanen, og der skal udarbejdes ny sammenfattende redegørelse af miljørapporten. 3: at fastholde mulighed for københavnertag og maksimalhøjden på 20 meter Det vil ikke ændre på indholdet i nærværende kommuneplantillæg, lokalplan eller Miljørapporten. Administrationen vurderer, at københavnertag ikke er typisk for kvarteret og Ringsted by, og byggeriet kan derved opfattes som usammenhængende i forhold til det omgivende miljø. Administrationen vurderer, at der er taget højde for de indkomne bemærkninger i det omfang, det er muligt uden at tilføje ændringer, som vil ændre på lokalplanens principper og dermed medføre udarbejdelsen af et nyt lokalplanforslag. Blandt andet er der strammet op på krav til bebyggelsens udseende, så den ønskede høje arkitektoniske kvalitet sikres i et nyt byggeri. Det fremgår af Miljørapportens sammenfattende redegørelse, at miljøhensynene er indarbejdet i lokalplanen, og der er således ikke en væsentlig miljøpåvirkning ved gennemførelse af planen. Dog er der indkommet en del bemærkninger til forslagets grundprincipper i forhold til nedrivningen af Dampmøllebygningen samt byggeriets højde og tagform. Det vil være en politisk beslutning, hvorvidt det ønskes at ændre på disse forudsætninger. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Kommuneplantillæg nr. 8 til Kommuneplan vedtages uden ændringer, 2. at Lokalplan 289, Boliger på Dampmøllen, vedtages med de foreslåede ændringer. Supplerende sagsfremstilling Tilføjet høringsvar og tilhørende indhold til hvidbog. Det tilføjede høringsvar har ikke givet anledning til ændringer i lokalplanforslag 289 og kommuneplantillæg 8. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Torben Lollike bad om afstemning om bevarelse af administrationsbygningen. Forslaget faldt efter afstemning. V Per Roos (hjpero) V A Lisbeth Andersen (hjlika) A A Mette Ahm- Petersen (hjmeta) A V Timo Jensen (tije) V O Anders Weber (anwe) O B Torben Lollike (tlo) B Kisser Franciska Lehnert (hjkile) For x Imod x X X X X X Undlod

17 Side 16 Udvalget sender de indstillede planer tilbage til administrationen med henblik på at lave en ny høring i 14 dage ud fra et forslag om at hæve højden op til 21,5 meters højde og uden mulighed for københavnertag. Supplerende sagsfremstilling Plan- og Boligudvalget besluttede den 4. december 2017 at ændre i planforslagene og som følge heraf, at udsende planforslagene i 14 dages supplerende offentlig høring. De ændrede planforslag har således været i offentlig høring i perioden 2. februar 2018 til 16. februar Planforslagene har været i høring med de anbefalede rettelser fra hvidbogen og ændringer vedtaget i Plan- og Boligudvalget den 4. december Tillige er lokalplanforslaget tilrettet med mulighed for at anvende røde betontagsten, på baggrund af et ønske om ikke at være så ensidige i krav til nybyggeri. Ændringsforslagene fremgår af Forslag til kommuneplantillæg nr.8, supplerende høring (bilag 8) og Forslag til Lokalplan 289, Boliger på Dampmøllen, supplerende høring (bilag 9). Miljørapporten til planforslagene (bilag 10) er tilrettet på baggrund af ændringerne i planforslagene, men giver ikke anledning til ændring af miljøvurderingen og ej heller i den sammenfattende redegørelse (bilag 11). Planforslagene med tilhørende miljørapport har været annonceret digitalt på kommunens hjemmeside. Naboer til lokalplanområdet, indsigere fra første høring og andre med retslig interesse i planerne, er desuden blevet underrettet direkte. Under den supplerende høring er fremsendt 5 høringssvar (bilag 12), som overvejende er gentagelser af bemærkninger fra første høring, alle med afsæt i at bevare Dampmøllen. Der er ikke fremsendt høringsvar, som er imod Plan- og Boligudvalgets indstilling om, at tage mulighed for københavnertag ud af lokalplanen. Der er dog fremsendt nye bemærkninger i forhold til tagform og mulighed for beklædning af tagflader med betontagsten, jf. nedenstående: o Bemærkning om, at tillade fladere tag, nu hvor taghøjden er øget, med reference til historiske industribygninger, som nybyggeriet kan være inspireret af. Det indstilles, at lokalplanen ikke ændres, da administrationen vurderer, at planforslagets mulige tagformer er godt afstemt i forhold til omgivelserne. o Bemærkning om, at anvendelse af røde betontagsten er i strid med kravet om kvalitetsbyggeri indenfor lokalplanområdet. Det indstilles, at lokalplanen ændres, så tagbeklædning kun kan bestå af røde tagsten i tegl på synlige tagflader. Dette, da administrationen medgiver, at anvendelse af røde betontagsten kan være problematisk ved målsætning om kvalitetsbyggeri. Derudover vurderer administrationen ikke, at den øgede økonomiske udgift til tegl kan være afgørende for realisering af nybyggeri set ud fra en totaløkonomisk betragtning. Høringssvarene er behandlet uddybende i hvidbog fra den supplerende høring (bilag 13) De gentagne høringsvar om ikke at nedrive Dampmøllen, er planernes grundprincipper. Det er en politisk beslutning, hvorvidt det ønskes at ændre på disse grundlæggende forudsætninger for planerne. Med de indstillede ændringer vil de endelige planer fremstå som følgende bilag: Kommuneplantillæg nr.8 til Kommuneplan , med supplerende rettelser (bilag 14), hvor den maksimale taghøjde er øget fra 20 meter til 21,5 meter.

18 Side 17 Lokalplan 289, Boliger på Dampmøllen, med supplerende rettelser (bilag 15), hvor den maksimale taghøjde er øget fra 20 meter til 21,5 meter, mulighed for københavnertag er taget ud, og kun tegl kan anvendes som tagbeklædning. Direktionen indstiller, 1. at Kommuneplantillæg nr.8 til Kommuneplan , med supplerende rettelser (bilag 14) vedtages med de forslåede ændringer, 2. at Lokalplan 289, Boliger på Dampmøllen, med supplerende rettelser (bilag 15) vedtages med de foreslåede ændringer. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Der stilles forslag om, at lokalplanen kan indeholde bestemmelse om at tagmateriale kan være enten tegl eller beton frem for kun tegl. A Per Flor (pefl) A V Line Lynnerup (lily) V A Lisbeth Andersen (lika) A O Daniel Nørhave (hjdan) O C Lars Tegl Rasmussen (latr) C Ø Henrik Kjær (henkj) Ø For x x x Imod x x x Undlod Forslaget faldt efter afstemning. Herefter blev indstillingen anbefalet godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

19 Side Servicemål på byggesager i Ringsted Kommune Åben sag Sagsid: 18/3543 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Servicemålaftale mellem KL og Regeringen december 2015 (35193/18) 2 Bilag 2 - Udspecificering af de fem sagstyper i servicemålaftalen.docx (35194/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal der tages stilling til ændring af servicemål for byggesagsbehandlingen, som afledt konsekvens af den positive udvikling privat- og erhvervsbyggeri i Ringsted Kommune har oplevet de senere år. Beskrivelse af sagen KL og Regeringen indgik i december 2015 en aftale (Bilag 1) om servicemål for sagsbehandlingstiden på bl.a. byggesagsområdet. Aftalen er en opfølgning på økonomiaftalen fra 2015 og definerer en række generelle sagsbehandlingstider, der fremadrettet skal opnås i kommunerne. Byggesagsområdet er i KL servicemålaftalen opdelt i fem sagstyper (Bilag 2) med tilhørende servicemål. Servicemål måles i forhold til kalenderdage og som et gennemsnit af alle sager i hver sagstype. Ringsted Kommune har i egne servicemål en opdeling i simpelt og kompliceret byggeri, det vil sige 2 sagstyper. Undtaget for servicemålaftalen er: X Lovliggørelsessager Landzonetilladelser Fredningssager Byggesager, som kræver ny lokalplan Byggesager, som er VVM-pligtig Der har de seneste år været en positiv udvikling for både privat- og erhvervsbyggeri i kommunen. Der er således sket en stigning i antal byggesager på ca. 50 % siden Antallet af sager svarer til, at 3 sagsbehandlere i 2014/15 i gennemsnit sad med hver 81 sager, og i 2016/17 sad 4 sagsbehandlere med hver 96 sager.

20 Side 19 Derudover er der sagsbehandling af de øvrige faglige opgaver på byggesagsområdet, som ikke er omfattet af statistikken. Det drejer sig blandt andet om: BBR-rettelser Generelle forespørgsler om byggeri og plangrundlag Dialogmøder med erhverv Indeklima og kondemneringer Matrikulære sager Lovliggørelsessager Koordinering af landzonetilladelser Tilladelser til festivaler, fyrværkeri mv. Sagsbehandlingstider Den seneste opgørelse af Ringsted Kommunes sagsbehandlingstider, der kan trækkes fra Byg og Miljø (den landsdækkende obligatorisk portal til ansøgninger), viser nedenstående tal på gennemsnitlig sagsbehandlingstid i antal dage i afgjorte sager og for igangværende sager, siden 1. januar Kategorier KL Servicemålaftalen PBU s servicemål Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i Ringsted Kommune i 2017 (afgjorte sager) Gennemsnitlig sagsbehandlingstid i Ringsted Kommune i 2017 (igangværende sager) Simple 40 dage konstruktioner Enfamiliehuse 40 dage Industri- og lagerbygninger Etagebyggeri, erhverv Etagebyggeri, bolig 50 dage dage dage Kolonnen til højre med igangværende sager viser den gennemsnitlige sagsbehandlingstid indtil videre, på de igangværende sager fra Det omhandler ca. 50 sager, som ved afgørelser i 2018 vil øge gennemsnittet for afgjorte sager yderligere, med undtagelse af Etagebyggeri, Bolig. Indsats- og opmærksomhedsområder på byggesagsområdet Der er gennem budgetlægning de seneste år givet øgede ressourcer til en produktion af lokalplaner. Lokalplaner afstedkommer arbejde indenfor byggesagsområdet, både i de indledende faser, men også gennem dialog, planlægning og myndighedsarbejde med bygherre efter lokalplanerne er vedtaget. Et andet opmærksomhedspunkt er et projekt forankret i SKAT, som er i færd med at gennemføre et landsdækkende geokodningsprojekt på ejendomme. Formålet med projektet er at sikre et mere korrekt og ensartet datagrundlag, som beskatningsgrundlag til brug for det nye ejendomsvurderingssystem. Det er uklart, hvad det betyder for Ringsted Kommune, men i

21 Side 20 andre kommuner har det medført et stort antal lovliggørelsessager på byggesagsområde, da ulovligt opført byggeri er blevet synliggjort i forbindelse med projektet. En indsats for yderligere effektivisering af byggesagsbehandling betyder, at administrationen har igangsat er en afklaring vedr. tilkøb af et fagsystem og implementering af dette i Hensigten er et bedre flow i sagshåndteringen af byggesager, bedre ledelsesinformationer og bedre styring af sagerne. I 2016 blev der givet en midlertidig bevilling til 1 medarbejder på byggesag- og landzoneområdet. I forbindelse med Budget 2018 blev denne stilling gjort fast. Rambøll og KL har gennemført en evaluering af KL s servicemålaftale efter det første års målinger på sagsbehandlingstider i Byg og Miljø. Det har givet nogle vurderinger, der samtidig også er beskrevet med forbehold af, at datagrundlaget kun er på baggrund af ét års målinger i kommunerne. Uddrag fra evalueringsrapporten: 1. Det anbefales ikke at nedjustere servicemålene for simple konstruktioner og enfamiliehuse, på baggrund af, at det kommunale spillerum for prioriteringer inden for de eksisterende servicemål på byggeområdet i forvejen er meget lille. 2. Det beskrives i rapporten at Blandt de betydende faktorer er ressourcer. Evalueringen viser, at jo flere ressourcer kommunen har til sagsbehandling på det pågældende sagsområde, jo lavere er sagsbehandlingstiden. 3. Evalueringen viser, at der især er to forhold, som har betydning for opgørelsen af sagsbehandlingstider på bygge- og miljøområdet. Det ene forhold er, at der er en større andel engangsbrugere af systemerne på bygge- og miljøområdet, som sandsynligvis stiller større krav til kommunernes dialog med ansøger Det andet forhold er, at høringer, ekstern myndighedsbehandling og krydslovgivning betyder en del for sagsbehandlingstiden og for sagens kompleksitet især på byggesagsområdet. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt at kommunens opdeling i sagstyper afsejler de samme som indgår i KL Servicemålaftalen. Det vil medføre et bedre grundlag for sammenligning af faktiske sagsbehandlingstider. Evalueringen fra Rambøll af KL Servicemålaftalen understøtter, at Ringsted kommune følger de fastsatte sagsbehandlingstider i KL Servicemålaftalen, både grundet de øgede sagsmængder, men også på baggrund af de nævnte komplekse udfordringer på byggesagsområdet, både fagligt, lovgivningsmæssigt på tværs af mange faggrupper og i forhold til dialogen med ansøgere. I 2018 anbefales det, at servicemålene på sagsbehandlingstiden for byggesager i Ringsted Kommune afspejler KL servicemålaftalen. Administrationen vil arbejde målrettet for at efterleve disse sagsbehandlingstider i Ved udgangen af 2018 vil der blive fremsat dagsordenpunkt til PBU med stillingtagen til servicemål gældende for 2019.

22 Side 21 I forhold til afgjorte sager har Ringsted Kommune i forhold til egne servicemål en overskridelse på 4 ud af 5 sagstyper og i 2 ud af 5 sagstyper i forhold til KL servicemålaftalen. Derudover vurderes det, at de ca. 50 sager, der er uafsluttet fra 2017, vil medføre yderligere overskridelser i Overholdelse af kommunens nuværende servicemål udfordres blandt andet af: Den generelle udvikling indenfor både privat- og erhvervsbyggeri, der medfører langt flere ansøgninger om byggetilladelser men med samme normering af sagsbehandlere. Kommunens målrettede indsats på at øget produktionen af lokalplaner, og deraf byggemodning af områder, hvilket også afstedkommer mere arbejde for byggesagsbehandlerne. En øget interesse for forhåndsdialog med virksomheder. En øget interesse for forhåndsdialog med en klar forøgelse i afklaringssager, hvor interesserede erhvervsvirksomheder ønsker afklaring og vurderinger af mulige projekter i kommunen. Et realistisk bud på ca lovliggørelsessager de kommende år som følge af SKAT s geokodningsprojekt. Disse sager skal alle sagsbehandles efter byggeloven. Den midlertidige tildeling af et årsværk til byggesags- og landzoneområdet i 2016 blev givet til fleksibel håndtering af sagsmængder på landzonen som følge af sygemeldinger og den generelle stigning af sager på byggesagsområdet. Ved en normering på 4 byggesagsbehandlere, kan sagsbehandlingstiderne ikke komme under sagsbehandlingstiderne i KL Servicemålaftalen. En sammenligning med antal byggesager og antal medarbejdere i andre kommuner kan være svært, da der er mange ukendte parametre, når man sammenligner kommuner (fx hvilke sager bliver oprettet, hvor mange administrative medarbejdere er der, er der lukkedage for borgere, hvem passer telefonerne, borgerservice osv.), men administrationen har dog alligevel undersøgt forholdene i en nabo kommune, hvor det gennemsnitlige antal sager pr. medarbejder er 82. Administrationen vil i forbindelse med budgetprocessen for 2019 udarbejde budgetforslag vedrørende tilførsel af yderligere ressourcer til byggesagsområdet. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at servicemål opdeles i de samme sagstyper på byggesagsområdet som KLs servicemålaftale a. Simpel Byggeri b. Enfamiliehuse c. Industri- og Lagerbygninger d. Etagebyggeri, Erhverv e. Etagebyggeri, Boliger 2. at KL s servicemål på byggesagsområdet er gældende som servicemål i Ringsted Kommune i a. 40 dage b. 40 dage c. 50 dage

23 Side 22 d. 55 dage e. 60 dage Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Punkt 1 Godkendt. Punkt 2 Udvalgets servicemål fastholdes. Sagen genoptages med en uddybning af hvilke metoder, der kan være til at effektivisere sagsgangene. Ej til stede: Timo Jensen

24 Side Rengøring pr. 1. januar beslutning om konkurrenceudsættelse eller hjemtagelse Lukket sag Sagsid: 17/22466 Sagen afgøres i: Byrådet

25 Side Stillingtagen til salg af Bastionen 10 Lukket sag Sagsid: 18/4319 Sagen afgøres i: Byrådet

26 Side Udvikling af boligområde i Kaserneområdet Lukket sag Sagsid: 18/2784 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget

27 Side Orientering om dialogmøder med de almene boligorganisationer 2017 Åben sag Sagsid: 17/824 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Referat politisk møde boligselskaber og RK pdf (27542/18) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering X X Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal føre tilsyn med de almene boligorganisationer jf. Almenboligloven 164. Udvalgene orienteres om drøftelserne med boligorganisationerne ved dialogmøder i perioden december 2017-februar Beskrivelse af sagen Vej- og Ejendomscentret samt Social- og Sundhedscentret har i december 2017 afholdt fire dialogmøder med boligorganisationerne i Ringsted Kommune. Der er afholdt dialogmøder med: Andelsboligforeningen af 1941 Boligselskabet Sjælland Ringsted Boligselskab ved DAB Ringsted Socialfilantropiske Boligselskab Der er ikke afholdt dialogmøde med Vestsjælland Almene Boligselskab, da der ikke er lovkrav om dette, fordi hovedorganisationen ikke har hjemsted i Ringsted Kommune. Derudover har der været afholdt et politisk møde den 5. februar 2018 mellem boligorganisationerne og Ringsted Kommune. På møderne har alle parter udtrykt, at samarbejdet fungerer godt, og at der er en konstruktiv dialog mellem kommunen og boligorganisationerne. Ligesom i 2016 har administrationen tilbudt at afholde dialogmøderne hos boligorganisationen, hvis de har ønsket dette. Der er stadig opbakning til, at dette fortsætter fremadrettet. Andelsboligforeningen af 1941 Mødet blev afholdt den 5. december 2017 hos boligselskabet. Boligselskabet regnskab har ikke givet anledning til bemærkninger. Boligselskabet er i gang med tre byggeprojekter i

28 Side 27 Ringsted; Bastionen, Dampmøllen og Brohuset. Derudover orienterede boligselskabet om, at de opsætter røgalarmer i alle boliger. Boligselskabet Sjælland Mødet blev afholdt den 5. december 2017 hos boligselskabet. Boligselskabet hører til i Roskilde Kommune, som har tilsynspligten. Det økonomiske tilsyn vedr. de afdelinger, som er beliggende i Ringsted er der ikke yderligere bemærkninger til. Boligselskabet tilbyder boligservice til alle lejere, hvor de tjekker indeklimaet i alle lejemål. Beboernes tilkendegivelser overfor tiltaget har været positive, og boligselskabet har fået adgang til stort set alle lejemål. Ringsted Boligselskab ved DAB Mødet blev afholdt den 14. december 2017 hos boligselskabet. Boligselskabets regnskab giver ikke anledning til bemærkninger. Der er en helhedsplan undervejs på Sønderpark. Siden mødet sidste år, har boligselskabet og Ringsted Kommune oprettet et kollektivt bofællesskab til flygtninge, hvor der bor tre enlige mænd fra Eritrea. Begge parter er enige om, at samarbejdet med det kollektive bofællesskab er gået godt. Der er positiv bekymring for de nye beboere fra nærområdet og det blev drøftet, at flygtningene skal introduceres til boligselskabets sociale tilbud om fx fællesspisning via en integrationskonsulent. Ringsted Socialfilantropiske Boligselskab Mødet blev afholdt den 5. december 2017 hos Social- og Sundhedscentret. Boligselskabets regnskab giver ikke anledning til bemærkninger. Boligselskabet og Ringsted Kommune har ikke aftale om anvisningsret, da den samlede boligmasse kun udgør 38 boliger. Boligselskabet råder over 12 handicapboliger, som boligselskabet gerne vil stille til rådighed for kommunen. Det er aftalt, at Social- og Sundhedscentret tager kontakt til boligselskabet, hvis der opstår behov for boliger. Politisk møde Der er afholdt politisk møde den 5. februar Mødet blev indledt med et oplæg fra Bent Madsen, BL, om boligområdet, hvad der rører sig politisk lige nu, herunder effektivisering i den almene sektor, og hvordan boligsituationen ser ud i Ringsted Kommune. Der blev herefter orienteret om de afholdte dialogmøder. Ringsted Kommune orienterede desuden om, at de gerne så, at der blev oprettet endnu et kollektivt bofællesskab til flygtninge. Aftale mellem boligorganisationerne og Ringsted Kommune om behovsbestemt boliganvisning Den nuværende aftale om behovsbestemt anvisning, hvor Ringsted Kommune får tilbudt hver fjerde ledige bolig, udløber ved udgangen af Senest i juni 2018 vil der blive lavet en evaluering af aftalen gældende fra i samarbejde med boligselskaberne. Derudover vil der være en drøftelse af det fremtidige samarbejde og en ny aftale, som vil være gældende fra Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser Vurdering På baggrund af de afholdte dialogmøder mellem boligselskaberne og Ringsted Kommune vurderer administrationen, at boligorganisationerne generelt har en sund økonomi og er veldrevne, da tilsynene ikke har givet anledning til bemærkninger.

29 Side 28 På baggrund af de positive tilbagemeldinger fra både boligorganisationerne og Ringsted Kommune vurderes det, at samarbejdet fungerer godt, og at der ikke er behov for yderligere tiltag. Administrationen vurderer dertil, at der er en konstruktiv dialog, når der er behov for drøftelser mellem boligorganisationerne og kommunen. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Taget til efterretning med bemærkningen om, at der følges mundtligt op i forhold til eventuelle udfordringer med kriminalitet. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Taget til efterretning med Social- og Arbejdsmarkedsudvalgets bemærkninger. Ej til stede: Timo Jensen

30 Side Overførsel af uforbrugte bevillinger til 2018 Åben sag Sagsid: 18/2495 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag vedr. overførsel af uforbrugte bevillinger til 2018 (38756/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X X X X X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I kommunens økonomiske politik er fastsat regler for overførsel (genbevilling) af uforbrugte budgetbeløb i et regnskabsår til det efterfølgende regnskabsår. Denne sag omhandler genbevilling af uforbrugte bevillinger i Der vedlægges bilag, der specificerer de enkelte overførsler. Beskrivelse af sagen I kommunens økonomiske politik fastsættes rammer for overførsel af uforbrugte institutionsog udvalgsbevillinger til efterfølgende år. Som hovedregel kan der ikke overføres uforbrugte bevillinger på udvalgsbevillinger, mens der uden videre kan overføres mer- eller mindreforbrug på institutionsbevillinger, så længe de er inden for visse rammer (2 eller 5 % af bevillingen). Overskrides rammerne skal der særlige omstændigheder til overførsel af mindreforbrug, mens merforbrug som hovedregel overføres fuldt ud. Såfremt et merforbrug er opstået som følge af, at der er indgået fratrædelsesaftale med en linjeleder, hvor beslutning om afskedigelse sker udenfor enheden, kompenseres enheden op til det beløb, som fratrædelsesordningen belaster enheden med dog ikke så meget, at enheden kan overføre et samlet overskud til det efterfølgende år. Undtaget herfra er aftalte opsparinger til konkrete investeringer. Overførsel af positive budgetbeløb giver mulighed for at forbruge mere end der er afsat i det vedtagne budget. Omvendt skal områder der har fået overført negative budgetbeløb forbruge mindre, end der er afsat i det vedtagne budget. Negative overførsler er således med til at finansiere positive overførsler. Overførselsadgangen har en virkning på kommunens kassebeholdning: Mindreforbrug ligger som uforbrugte midler i kommunekassen og overførsler bliver i det følgende år finansieret derfra. Den påvirker også de givne bevillinger, fordi adgangen til overførsler medfører at en del af kommunens kassebeholdning er disponeret til overførte budgetbeløb, og at en del af eventuelle bevillingsændringer kan modsvares af opsparede mer- eller mindreforbrug. Overførsel af budgetbeløb bliver desuden problematiseret i Budgetloven efter hvilken

31 Side 30 kommunerne bliver målt på de faktiske serviceudgifter i forhold til serviceudgifterne i de vedtagne budgetter i det pågældende regnskabsår. Budgetloven er udformet således, at hvis de kommunale regnskaber viser, at kommunerne under ét har overskredet deres budgetter, nedsættes bloktilskuddet tilsvarende. 40 pct. af nedsættelsen fordeles på alle kommuner i forhold til folketallet, mens 60 pct. fordeles mellem de kommuner, der har overskredet deres budgetter. Serviceudgiftsrammen bliver ikke forøget, uanset om en kommune har haft et samlet mindreforbrug i foregående år, og ønsker at overføre disse midler til det efterfølgende år. Konsekvensen af et merforbrug i et regnskabsår er, at kommunen i efterfølgende år kan risikere at få en bøde af staten på et beløb på op til budgetoverskridelsen, afhængigt af om den enkelte kommune og kommunerne under et har overholdt den aftalte ramme for serviceudgifter. Det er derfor vigtigt, at de overførte budgetbeløb fra foregående år ikke giver mulighed for væsentlige ændringer af den samlede aktivitet i kommunens institutioner. Der foreslås overført netto 20,4 mio. kr. (udgiftsbudget vedrørende service) til 2018, hvilket er 3,4 mio. kr. mindre end der blev overført fra 2016 til Herudover foreslås overført mindreforbrug i 2017 på i alt 0,2 mio. kr. til afvikling i Det handler om regulering af takster andre kommuner betaler for anvendelse af Ringsted Kommunes specialinstitutioner. De 20,4 mio. kroner vil altså isoleret set forøge Ringsted Kommunes serviceudgifter i For at imødegå, at kommunen bliver omfattet af sanktionslovgivningen, er der i budgettet for 2018 indarbejdet et såkaldt teknisk serviceramme på 14,9 mio. kr. som der ikke må disponeres over. Serviceudgifterne i regnskabet må således højst udgøre 14,9 mio. kr. mere end i det vedtagne budget. Det vil sige, at det forudsættes, at ikke alle de overførte serviceudgifter anvendes i 2018, men at der vil komme til at restere minimum 5,5 mio. kr. (20,4-14,9) til eventuel overførsel til På baggrund af tidligere års erfaringer og med en stram økonomistyring er det direktionens vurdering, at kommunens serviceudgiftsramme i 2018 ikke vil blive overskredet. Det foreslås, at puljen på 14,9 mio. kr. tilbageføres kassen, idet den nu har opfyldt sit formål. I nedenstående tabel er vist hvorledes de foreslåede overførsler fordeler sig på udvalg: Beløb i mio. kr. Positive budgetbeløb der afvikles i 2018 Negativ e budgetbeløb der afvikles i 2018 Overføre s netto til 2018 Overførsle r der afvikles efter 2018 Finansiering Økonomiudvalget Skatter, tilskud og udligning 0,0 0,0 0,0 0,0 Skattefinansieret drift

32 Side 31 Økonomiudvalget 4,3 0,0 4,3 0,0 Klima- og Miljøudvalget 1,2 0,0 1,2 0,0 Plan- og Boligudvalget 2,4 0,0 2,4 0,0 Børne- og Undervisningsudvalget 9,0-2,6 6,4-0,2 Social- og Arbejdsmarkedsudvalg 7,5-0,1 7,4 0,0 Ældre- og Genoptræningsudvalget 5,3-0,8 4,6 0,0 Kultur- og Trivselsudvalget 1,4-0,4 1,0 0,0 Skattefinansieret drift i alt 31,2-3,9 27,3-0,2 Anlæg Skattefinansieret 120,9 0,0 120,9 0,0 Byudvikling -3,6 0,0-3,6 0,0 Anlæg i alt 117,3 0,0 117,3 0,0 Resultat af skattefinansierer område 148,5-3,9 144,6-0,2 Brugerfinansierede områder Anlæg (Klimatilpasning) 18,7-18,7 0,0 0,0 Brugerfinansieret drift og anlæg 18,7-18,7 0,0 0,0 Finansielle poster Almene boliger 32,4 0,0 32,4 0,0 Finansielle poster i alt 32,4 0,0 32,4 0,0 Resultat i alt 199,6-22,6 177,0-0,2 1) Positive tal angiver udgifter. Negative tal angiver indtægter. 2) Positive tal angiver mindreudgifter. Negative tal angiver merudgifter. Noter til tabel Skattefinansieret drift serviceudgifter Serviceudgifter består af skattefinansierede driftsudgifter fratrukket overførsler til personer, eksempelvis kontanthjælp, dagpenge m.v. samt medfinansiering af sundhedsudgifter. Overførsler til personer optræder primært under Beskæftigelsesområdet, men også under andre områder som eksempelvis Børn og unge. Det fremgår af tabellen, at der overføres budgetbeløb vedrørende skattefinansieret drift på i alt 27,3 mio. kr. Heraf overføres 5,5 mio. kr. vedrørende medfinansiering af sundhedsudgifter og 1,4 mio. kr. vedrørende driftspulje til investeringer hvorfor institutionerne har mulighed for at forbruge 20,4 mio. kr. mere i 2018 til service end der er godkendt i det vedtagne budget. Herudover bliver der overført merforbrug på i alt 0,2 mio. kr. som afvikles i Dette merforbrug vedrører reguleringer af takster for takstfinansierede skoler. Driftspulje til investeringer I forbindelse med vedtagelse af budgettet for 2017 blev fem genopretnings- og vedligeholdelsesopgaver placeret i en investeringspulje under Økonomiudvalgets driftsbudget.

33 Side 32 Denne placering blev foretaget, for at bidrage til en fordeling mellem kommunernes samlede drifts- og anlægsbudgetter, der var mere i tråd med den indgåede økonomiaftale mellem KL og Regeringen. Tre af projekterne er i løbet af 2017 overflyttet til anlægsbudgettet i takt med at bevillingen skulle anvendes. På driftskontiene henstår fortsat to projekter vedrørende udvikling i landdistrikter og kloakseparering i kommunale ejendomme på tilsammen 1,4 mio. kr. som ikke er anvendt. Det foreslås, at restbudgettet på 1,4 mio. kr. overføres til anlægsbudget i Anlæg: Skattefinansieret anlæg og byudvikling Der overføres i alt 120,9 mio. kr. vedrørende skattefinansieret anlæg, -3,6 mio. kr. vedrørende byudvikling. Det betyder, at der i alt har været forbrugt 117,3 mio. kr. mindre end forudsat i budgettet. Mindreforbruget er udtryk for, at anlægsprojekter ikke har været gennemført som forudsat i budgettet og har således forbedret kommunens likviditet midlertidigt. Klimatilpasning Klimatilpasningsprojekter bliver udført af kommunen, men bliver finansieret af Ringsted Forsyning A/S. I kommunens regnskab for 2017 er alle udgifts- og indtægtsposter samlet i en post under brugerfinansieret anlæg. Uforbrugte rådighedsbeløb og den tilsvarende finansieringspost foreslås overført til Almene boliger Der er i budgettet for 2017 er afsat i alt 43,7 mio. kr. til indskud i Landsbyggefonden vedrørende almene boligprojekter: Bataljonen, Margrethegården, Dampmøllen og Køgevej Der er i 2017 kun indbetalt vedrørende Bataljonen. Restbudgettet på 32,4 mio. kr. foreslås overført til Likviditetsmæssig virkning af overførsler Den likviditetsmæssige virkning, af overførslerne er, at der i 2018 er i alt 177,0 mio. kr. til disposition udover det vedtagne budget. Heraf vedrører 20,4 mio. kr. serviceudgifter, 1,4 mio. kr. driftspulje til investeringer, 5,5 mio. kr. medfinansiering af sundhedsudgifter, 117,3 mio. kr. skattefinansierede anlægsprojekter og 32,4 mio. kr. almene boliger. Økonomi Der henvises til bilag. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at uforbrugte bevillinger i 2017 genbevilges som anført. 2. at den afsatte tekniske servicepulje i 2018 på 14,9 mio. kr. tilbageføres kassen. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Indstillingen anbefales godkendt med bemærkning om, at der frem til Økonomiudvalgets møde laves supplerende sagsfremstlling vedr. overførsel på Nordbakkeskolen, RUF samt vidtgående specialundervisning. Ej til stede: Sadik Topcu Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den Anbefales godkendt.

34 Side 33 Ej til stede: Nichlas Riise Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Anbefales godkendt Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den Anbefales godkendt Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

35 Side Regnskab for 2017 Åben sag Sagsid: 18/2495 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Regnskab 2017 (38754/18) 2 Bilag til regnskab Anlægsregnskaber (38132/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x x x x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg I denne sag skal Byrådet godkende kommuners regnskab for 2017 og oversende det til revisionen. Regnskabet foreligger som bilag til denne dagsorden. Beskrivelse af sagen I henhold til Økonomi- og Indenrigsministeriets procedureregler for kommuners regnskabsaflæggelse skal Byrådet inden 1. maj oversende kommunens regnskab for det foregående regnskabsår til revisionen. Herefter revideres regnskabet og revisionen afgiver beretning. Byrådet behandler herefter revisionens beretning og regnskabet godkendes endeligt senest på mødet i september Hovedkonklusioner på regnskabet Kommunens regnskab for 2017 i sammendrag:

36 Side 35 Resultatet af den ordinære drift udgør i regnskabet 142 mio. kr., hvilket er 37 mio. kr. større end det korrigerede budget. Der er en afvigelse vedrørende finansiering på 1 mio. kr. som primært skyldes, at der er flere indtægter vedrørende dækningsafgift og øvrige skatter end forudsat. Herudover har der været færre udgifter til skattefinansieret drift.. I budgetopfølgning efter 3. kvartal 2017 var et forventet forbrug på skattefinansieret drift på mio. kr., mens regnskabet viser en udgift på mio. kr. eller 23 mio. kr. mindre end forventet. Under skattefinansieret drift er der mindre udgifter end forudsat i budgettet på områderne: Ledelse og Personale, Miljø og Natur, Trafik, vej og Park, By og Bolig, Skoler, Dagtilbud, Sundhed, Handicap samt Ældre. Til gengæld er der merudgifter til Børn og Unge, Unge samt beskæftigelsesområdet. Samlet set er der mindreudgifter til skattefinansieret drift på i alt 36 mio. kr. I resultatet af det skattefinansierede område er de skattefinansierede anlæg medtaget. Det samlede resultatet viser et overskud på 80 mio. kr. hvilket er 159 mio. kr. mere end forudsat i det korrigerede budget. Det positive resultat skyldes primært, at anlægsprojekter ikke er gennemført som forudsat i budgettet. Resultatet af Renovationsområdet (brugerfinansieret) er en nettoindtægt på 4 mio. kr. hvilket er 2 mio. kr. mere end forudsat i budgettet. Der er udført klimaprojekter for 8 mio. kr. som bliver finansieret af Ringsted Forsyning. Regnskabet giver samlet set en likviditetsforbedring på 29 mio. kr. hvilket er 195 mio. kr. bedre end det korrigerede budget. I det korrigerede budget var det forudsat, at alle budgetoverførsler fra 2016 på 115 mio. kr. var forbrugt i 2017, hvilket ikke har været tilfældet. I forlængelse af regnskabsafslutningen indstilles i en særskilt sag overført netto 177 mio. kr. til forbrug i Den varige likviditetsforbedring af regnskabet er derfor på 18 mio. kr.

37 Side 36 Serviceudgifterne som er en del af de skattefinansierede driftsudgifter har udgjort mio. kr. hvilket er 36 mio. kr. under det vedtagne budget. Kommunens faktiske serviceudgifter i regnskabet må ikke overstige serviceudgifterne i det vedtagne budget, og kommunen har således overholdt servicerammen for 2017, selv om der blev overført uforbrugte bevillinger fra 2016 til 2017 til service på i alt 24 mio. kr., som således har været til disposition udover det vedtagne budget til serviceudgifter. Merforbrug er forbrugt af kassen, men samtidig har mindreforbrug bevirket, at kassen er blevet styrket. Såvel positive som negative regnskabsafvigelser finansieres således af kassen. Med godkendelse af regnskabet godkender Byrådet samtidigt kassefinansiering af merforbrug og mindreforbrug. Økonomisk politik I nedenstående skema er redegjort for i hvilket omfang kommunens økonomi i 2017 har været i overensstemmelse med den økonomiske politik Byrådet vedtog i november Økonomisk politik Regnskab 2017 Overskud på ordinær drift Regnskabsmæssigt forventet overskud på den ordinære drift som kan dække: Budgetårets afdrag Eventuelle ekstraordinære afdrag på lån Budgetårets anlægsinvesteringer jf. afsnit 4. Udgifter til Almene boliger jf. afsnit 6 Budgetbuffer Eventuel likviditetsopbygning Budgetopfølgning Budgetprognoserne skal ramme inden for hhv. +/-5%, +/-2% og +/- 1% af det endelige regnskab såvel på de enkelte institutions- og udvalgsbevillinger som på det samlede resultat for de tre kvartalsopfølgninger korrigeret for uforudsigelige forhold. Nivieau for anlægsrammen Ringsted Kommunes skattefinansierede anlægsbudget udgør 65 mio. kr. årligt. Kassebeholdning og gennemsnitlig likviditet Den gennemsnitlige kassebeholdning skal minimum være på 150 mio. kr. Der er i regnskabet en likviditetsforøgelse på 29 mio. kr. Målsætningen er således overholdt. Se tabel nedenfor. Skattefinansierede udgifter har i 2017 udgjort 63 mio. kr. Herudover overføres 121 mio. kr. til 2018 vedrørende tidsforskydninger i forbindelse med udførelse af anlægsprojekter. Den gennemsnitlige likviditet har i 2017 udgjort 319,4 mio. kr. Målsætningen er således opfyldt.

38 Side 37 Økonomisk politik Regnskab 2017 Gældens størrelse Mål: Kommunens afdragsbudget følger den ordinære afvikling af eksisterende lån I budgetprocessen tages stilling til evt. ekstraordinær gældsafvikling Ved ekstraordinære indtægter kan disse bidrage til gældsreduktion Ved yderligere lånoptagelse forøges kommunens gældsafdrag og budget, svarende til de aftalte afdrag i forbindelse med lånoptagelsen. Ligeledes skal det afsatte budget til renteudgifter forøges tilsvarende. Der er i 2017 foretaget gældsafdrag på 63 mio. kr. 27 mio. kr. vedrører ordinære afdrag og 36 mio. kr. vedrører gæld til SEAS-NVE der fuldt ud er indfriet i Byrådet her den 11. december 2017 besluttet, at der ikke foretages yderligere ekstraordinære afdrag i Nedenstående tabel viser de procentvise afvigelser mellem prognoserne for forventet regnskab i budgetrapporterne for henholdsvis 1. kvartal, 2. kvartal og 3. kvartal og det endelige regnskab fordelt på centre. Minus foran procentværdien viser, at der i prognoserne har været skønnet højere forbrug end det endelige regnskabsresultat viser. Tabellen viser, at der fortsat er behov for stort fokus på økonomistyring. Det er forventningen, at der fremover kunne opnås større træfsikkerhed i de løbende regnskabsprognoser. Opmærksomhedspunkter Regnskabet giver anledning til særlig opmærksomhed på enkelte områder, hvor der i 2018 vil være behov for tæt opfølgning. Det handler om følgende: Børn og unge samt Unge-social Der er i 2017 et merforbrug på henholdsvis 10,4 mio. kr. og 9,6 mio. kr. I budget 2018 er områderne blevet tilført flere ressourcer, men der vil fortsat være behov for en stram økonomistyring med henblik på budgetoverholdelse. Økonomi Der henvises til bilag. Vurdering Direktionen vurderer, at det samlede regnskabsresultatet hverken har styrket eller forringet kommunens økonomiske stilling.

39 Side 38 Der er dog fortsat nogle meget betydelige driftsudfordringer, ikke mindst på det specialiserede børn- og unge område, som også vil række ind i Til trods for mindreforbrug på flere områder vurderes det, at de vedtagne serviceniveauer er overholdt. Direktionen vurderer endvidere, at Ringsted Kommunes økonomiske politik på de væsentligste punkter er overholdt. På nogle punkter har kommunens økonomi udviklet sig bedre end forudsat i den økonomiske politik. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at regnskabet, inkl. bemærkninger, godkendes til oversendelse til revisionen 2. at afsluttede anlægsregnskaber godkendes 3. at afvigelser mellem budget og regnskab finansieres af kassebeholdningen Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Sadik Topcu Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Nichlas Riise Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Anbefales godkendt med bemærkningen om at udvalget finder at der bør igangsættes et bredt funderet arbejde med en samlet styrings strategi i relation til hele det specialiserede område. Beslutning i Ældre- og Genoptræningsudvalget den Anbefales godkendt Beslutning i Klima- og Miljøudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

40 Side Orientering fra formand og direktør - marts 2018 Åben sag Sagsid: 17/26453 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Intet. Ej til stede: Timo Jensen

41 Side Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til asbestsanering af tagrum på bygning 64 Åben sag Sagsid: 17/25294 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal med denne sag tage stilling til anlægsbevilling til udgifter til asbestsanering af tagrummet på bygning 64, Byskovskolens afd. Benløse, Præstevej 19. Beskrivelse af sagen I forbindelse med en igangværende renovering af Bygning 64 er der fundet asbestforurenet isolering på det samlede gulvareal på 1693 m² i tagrummet. Tagrummet indgår i renoveringen, idet der skal udskiftes et ventilationsanlæg, som er placeret i tagrummet, og hvor der skal bores huller gennem gulvarealet til de underliggende lokaler. Renovering af Byskovskolens afd. Benløse er i gangsat efter beslutning i Byrådet den 13. marts. 2017, punkt 11. Baggrunden er, som beskrevet i Byrådets dagsorden af 21. juni 2016, punkt 28, at gasbetondækket i bygning 64 flere steder har omfattende afskallinger i undersiden af dækket. Bygningen er rømmet, og eleverne har været genhuset i pavilloner siden sommeren Renovering af bygning 64 er igangværende og følger tidsplanen med planlagt aflevering ultimo I forbindelsen med ventilationsarbejdet i bygningens tagrum, er der konstateret rester af asbestholdigt eternitskifer på isoleringen i hele gulvarealet. De brudte stykker af eternitskifter må formodes at stamme fra en tagrenovering foretaget i Da det er brudte tagstykker, og asbesten er frigjort, kræves en totalsanering af tagrummet for at overholde miljøkravene. I forbindelse med vurdering af sagen er der foretaget stikprøver over det samlede gulvareal, og prøverne er vurderet positive for asbest. Administrationen har, i samarbejde med rådgivere, vurderet om tagrummet skal totalsaneres eller alternativt lukkes og forsegles uden sanering. Vurderingen er, at en lukning og forsegling af loftrummet medfører:

42 Side 41 - at den planlagte og allerede bestilte ventilationsløsning må afbrydes, og der skal bestilles decentrale anlæg, som skal opsættes i klasserummene. Denne ændring betyder, at tillægsprisen for det decentrale anlæg er væsentligt større end det fradrag, der kan gives for den igangsatte centrale ventilation. Rådgiverne har ved projekteringen vurderet, at den centrale ventilation er den bedste løsning, - at alle øvrige tekniske installationer (ledninger mv.) enten skal fjernes eller rummet kun må tilgås iført specieludstyr ifølge arbejdsmiljøreglerne, - at der er endnu ikke vurderede omkostninger ved at forsegle loftrummet. Administrationen og rådgiverne vil derfor anbefale, at fjerne det asbestforurenede isoleringsmateriale. Rådgiverne har udarbejdet en handlingsplan for fjernelsen af asbesten, og denne handlingsplan indgår nu i et udbud til 3 underentreprenører. Udbuddet foretages af hovedentreprenøren på renoveringsprojektet. Såfremt Byrådet på mødet den 9. april 2018 beslutter, at tagrummet skal saneres, vil dette betyde at hovedtidsplanen med aflevering ultimo 2018 formodes overholdt. Der vil være forsinkelser på delaflevering med ca. 4 uger fra den 9. april Dette skyldes, at delafleveringerne er afhængige af arbejdet i tagrummet. Forsinkelserne vedrører bibliotek og toiletter, som tidligst kan tages i anvendelse af skolens brugere i uge 25, medens gymnastiksalen med tilhørende omklædning tidligst kan tages i anvendelse af skolens brugere og fritidsbrugere i uge 36. Nedenstående er opstillet 2 alternativer til løsning af asbestsanering: Sanering af et areal på 1488 m 2, som er det areal, hvor der etableres ventilationsanlæg - øvrige areal aflukkes. Arealet, som aflukkes, er til dels skunk og til dels et areal langs kanten af gymnastiksalens depotrum, hvor ventilationskanalerne allerede er ført i loftet af de underliggende lokaler. Asbestsanering, kr. eksl. moms Reetablering af isolering, kr. eksl. moms Ny gangbro over isolering, kr. eksl. moms Total, kr. eksl. moms Total sanering hele loftrummet på m 2 ingen asbest tilbage En del af tagrummet er skunk, og skal isoleres nedenfra. Derfor skal loftplader pilles ned. Asbestsanering, kr. eksl. moms Reetablering af isolering, kr. eksl. moms Ny gangbro over isolering, kr. eksl. moms Nye loftplader, kr. eksl. moms Total, kr. eksl. moms Det er ikke muligt at finansiere dette beløb af byggeprojektet. I forhold til hovedentreprenørens tilbud er projektet i forvejen planlagt til alene at opfylde minimumskravene. Pt. er der kr. til rådighed i posten for uforudsete udgifter. Men da der kun er afviklet ca. en fjerdel af renoveringsforløbet, vurderer rådgiverne, at det vil være risikabelt at disponere over disse midler på et så tidligt tidspunkt i forløbet.

43 Side 42 Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der søges en anlægsbevilling til udgifter på 1,433 mio. kr. til totalsanering af tagrummet på bygning 64 på Byskovskolens afd. Benløse. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til asbestsanering i budgettet. Anlægsbevillingen søges i stedet finansieret ved at overføre uforbrugte og udisponeret rådighedsbeløb fra følgende projekter: Anlægsprojekt Beløb (kr.) 1 PCB- undersøgelsespulje (anlægsnr. 117) 0,140 mio. 2 Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler (anlægs nr. 238), fremrykning af rådighedsbeløb fra 2019 til ,293 mio. Restrådighedsbeløbet i 2019 udgør herefter 3,550 mio.kr. I alt: 1,433 mio. Vurdering Det er administrationens vurdering, at tagrummet bør asbestsaneres. Hvis ikke tagrummet asbestssaneres, skal tagrummet lukkes og forsegles. Dette er ikke hensigtsmæssigt, da - der på trods af forseglingen vil være behov for at komme på loftrummet med jævne mellemrum, hvilket kræver særlige arbejdsmiljømæssige forbehold, - en lukket tagrum vil medføre, at den decentrale ventilation, som er placeret i tagrummet, ikke kan gennemføres. Den decentrale ventilation vurderes af rådgiverne at give den bedste løsning. Ligeledes vil der pga. det igangværende arbejdes fremskredne stadie, være et økonomisk tab ved at ændre den projekterede og bestilte løsning. Det er administrationens vurdering, at tagrummet bør totalsaneres, alternativt kun de m 2, hvor der etableres ventilation. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at tagrummet over bygning 64 totalsaneres for asbest, 2. at der gives en anlægsbevilling på 1,433 kr. mio. til saneringsarbejdet, 3. at anlægsbevillingen finansieres dels ved at fremrykke et udisponeret rådighedsbeløb på 1,293 mio. kr. fra anlægsprojektet Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler fra 2019 til 2018, og dels ved at overføre udisponeret rådighedsbeløb på 0,140 mio. kr. fra PCB-undersøgelsespuljen.

44 Side 43 Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Indstilles godkendt med den bemærkning, at udvalget finder det uhensigtsmæssigt, at finansiere anlæg i 2018 med midler fra budget Ej til stede: Timo Jensen

45 Side Anlægsbevilling til ESCO tiltag på skoler Åben sag Sagsid: 17/3057 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Projektforslag til skoler (40979/18) 2 Bilag 2 - Forventet udførelse af tiltag i (40973/18) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal med denne sag tage stilling til, hvilke skoler og tiltag på skoler, som skal prioriteres til udførelse af ESCO-investeringer i Derudover skal Byrådet tage stilling til anlægsbevilling til ESCO-investeringer på de udvalgte skoler og de udvalgte tiltag på skolerne. Beskrivelse af sagen Byrådet besluttede den 12. marts 2018, punkt 11, at ESCO-projektet skal videreføres fra Fase 1 - Energianalyse til Fase 2 Entreprise og Fase 3 - Garanti. I den forbindelse besluttede Byrådet også, at arbejdet skal påbegyndes på skolerne i Derudover at Byrådet i løbet af 2018 skal tage stilling til hvilke bygninger, som skal prioriteres i 2019, og at der i 2019 tages stilling til, hvilke bygninger, som skal prioriteres i I Efteråret 2017 udførte Kemp & Lauritzen energianalyse på 62 kommunale ejendomme, og dette resulterede i en hovedrapport, som Ringsted Kommune modtog januar Ved analysen blev alle potentielle energireducerende tiltag beskrevet, og det resulterede i sammenlagt 516 energibesparende tiltag for sammenlagt 141,5 mio.kr. Ved Budgetaftalen 2018 blev der afsat en ramme til ESCO-energirenovering på sammenlagt kr. 75 mio. fordelt med kr. 25 mio. i hvert af årene 2018, 2019 og For skolernes vedkommende viser energianalysen, at der er energireducerende potentialer for en investering kr. 63,2 mio. Formålet med nærværende sag er, at Byrådet skal tage stilling hvilke skoler og hvilke tiltag på skolerne, der skal prioriteres i Valg af mulige projektforslag Administrationen kan ved gennemgang af energireducerende forslag på kommunens 10 skoler, pege på 3 mulige projektforslag: Projektforslag 1: Tekniske installationer, udvalgt belysning og klimaskærm Projektforslag 2: CTS og genopretning Projektforslag 3: 4 skoler og CTS

46 Side 45 Alle projektforslag opsummeres nedenstående og behandles uddybende i Bilag 1. Fælles for alle projektforslag er, at der etableres CTS på alle 10 skoler (CTS: Central Tilstandskontrol og Styring). Installering af CTS giver besparelser i sig selv og er forudsætningen for andre ESCO-tiltag, som kan give gode besparelser. CTS gør, at de tekniske servicemedarbejdere centralt kan styre og overvåge alle anlæg på alle skoler. Hermed kan de tekniske servicemedarbejdere tilpasse varme og ventilation til bygningens brug gennem dagen (efter antallet af brugere og hvilke fløje/bygninger, som er i brug). Ud over en energirigtig brug af bygningen medfører det også et bedre indeklima og komfort. CTS kan sammenkobles med f.eks. adgangskontrol, så anlæg selv tænder ved adgang til bygningen, hvis der er brugere i bygningen uden for normal driftstid. Når administrationen ønsker, at der etableres CTS på alle 10 skoler, har det 3 formål: 1. At styring og overvågning af de tekniske anlæg kan foretages centralt 2. At der skabes et grundlag for senere at bygge videre med andre ESCO-tiltag, da styring og overvågning er forudsætningen for et ESCO-projekt 3. At det støtter målene i ejendomspolitikken I Ejendomspolitikken fremgår det bl.a. at: Ejendommene skal være sunde og miljørigtige. Derfor vil vi: Forsat overvåge og styre vand, varme, ventilation og lys centralt og automatisk for til stadighed at øge komfort og energieffektivisering. Ejendommen skal skabe sammenhængskraft mellem borgerne. Derfor vil vi: Deltage i udviklingen af de teknologiske muligheder og foreslå praktiske løsninger til at udvide brugen af en del af de kommunale arealer til at være 24/7 For alle 3 projektforslag gælder: - For at sikre midler til intern projektledelse, ekstern kvalitetssikring og uforudsete udgifter (primært asbest, PCB, bly samt evt. nødvendig opdatering af eksisterende installationer) er der kun foreslået investering op til kr. 23,5 mio. Såfremt det fulde beløb ikke bruges, overføres det resterende beløb til investeringer i det kommende år - Stort se alle projektforslag har positiv indflydelse på indeklima. - Efter en evt. godkendelse på Byrådsmødet 9. april 2018, vil der gå en periode med kontraktindgåelse, endelig projektering og bestilling af materiale. Derfor forventes implementering i gangsat omkring sommeren Afhængig af de forskellige tiltag kan det ikke forventes, at alt er etableret ved udgang af På bilag 2 er der en opgørelse over, hvor stor en andel det forventes at være implementeret i Projektforslag 1 Tekniske installationer, udvalgt belysning og klimaskærm Der er fokus på tekniske installationer på alle 10 skoler, herunder CTS. Desuden medtages teknikrumstiltag. Dette projekt vil i stort omfang kunne gennemføres i 2018 og til mindst mulig gene for brugerne på skolen. Ligeledes giver dette projektforslag den korteste tilbagebetalingstid.

47 Side 46 Klimaskærm er medtaget på nedenstående skoler, da der er et tiltrængt behov for dette. - Søholmskolen - Kildeskolen Samlet investering eksl. moms Samlet besparelse, pr år Simpel tilbagebetalingstid 23,4 mio. kr. 1,38 mio. kr. 16,9 år Belysning, kr Klimaskærm, kr Tekniske installationer, kr CTS og energistyring, kr Total, kr Projektforslag 2: CTS og genopretning Der udføres CTS på alle 10 skoler. Der udføres klimaskærmstiltag på følgende skoler: Campusskolen Kildeskolen Byskovskolen Afd. Benløse Valdemarskolen Pga. flere klimaskærmstiltag har dette projektforslag en relativ lang tilbagebetalingstid. Til gengæld bliver skolerne opgraderet vedligeholdelsesmæssigt og er koordineret med planlagte vedligeholdelsesmæssige opgaver. Tiltagene giver en synlig effekt af projektet. Men da klimaskærmsarbejde er delvis årstidsafhængigt og kræver en stor koordinering af hensyn til skolens brug, må det forventes at en del af opgaverne udføres i 2019 Samlet investering ekskl. moms Samlet besparelse, pr. år Simpel tilbagebetalingstid 23,2 mio. kr. 0,73 mio. kr. 31,8 år

48 Side 47 Klimaskærm, kr CTS og energistyring, kr Total, kr Projektforslag 3: 4 skoler og CTS Der udføres CTS på alle skoler. Der er desuden fokus på at få udført så mange energireducerende tiltag som muligt på nedenstående udvalgte skoler, der vil undergå en omfattende ESCO-renovering: Søholmskolen Kildeskolen Campusskolen Ådalskolen Søholmskolen og Kildeskolen er valgt ud fra, der er et stort behov for vedligeholdelse. Klimaskærm renovering er ikke kun påtrængt, men også nødvendig indenfor de kommende 2 år, da der ellers vil være følgeskader. Campusskolen og Ådalskolen er valgt ud fra, at disse skoler er velindrettede, og der derfor ikke forventes bygningsmæssige ændringer. Derfor vil der være stor stabilitet i de gennemførte ESCO tiltag. Tiltagene giver en synlig effekt af projektet. Men da klimaskærmsarbejde er delvis årstidsafhængigt og kræver en stor koordinering af hensyn til skolens brug, må det forventes at en del af opgaverne udføres i 2019 Samlet investering eksl. moms Samlet besparelse, pr år. Simpel tilbagebetalingstid 23,3 mio. kr. 1,01 mio. år 22,8 år Belysning, kr Diverse, kr

49 Side 48 Klimaskærm, kr Tekniske installationer, kr CTS og energistyring, kr Total, kr Inddragelse og høring Ingen ekstern høring. Økonomi Der er afsat et rådighedsbeløb på 25 mio. kr. i Budget 2018 til anlægsprojektet ESCO. Der søges anlægsbevilling til udgifter på 25 mio. kr. til ESCO-investeringer til de af Byrådet udvalgte skoler og de udvalgte tiltag på skolerne (Beløbet på 25 kr. mio. dækker investeringer i ESCO-tiltag, intern projektledelse, uforudsete miljøudgifter mv.). Vurdering Det er administrationens vurdering, at det er vigtigt, at der etableres CTS på alle skoler, for at styring og overvågning af de tekniske anlæg kan foretages centralt at der skabes et grundlag for senere at bygge videre med andre ESCO-tiltag, da styring og overvågning er forudsætningen for ESCO-projekt at det støtter målene i ejendomspolitikken. Ligeledes er det administrationens vurdering, at projektforslag 3 vælges, da det giver mulighed for at lave et stort ESCO-projekt på 4 udvalgte skoler, som får en omfattende energirenovering. Søholmskolen og Kildeskolen har et stort behov for vedligeholdelse. Klimaskærm renovering er ikke kun påtrængt, men også nødvendig indenfor de kommende 2 år, da der ellers vil være følgeskader. Hvis ikke dette arbejde udføres i samspil med ESCO, må der forventes investering for kr. 2,5 mio. på disse skoler, som skal total finansiers af andet budget. Campusskolen og Ådalskolen er velindrettede, og der forventes ikke bygningsmæssige ændringer. Derfor vil der være stor stabilitet i de gennemførte ESCO tiltag.

50 Side 49 Indstilling Direktionen indstiller, at der gives en anlægsbevilling på 25 kr. mio. til ESCO-investeringer på de udvalgte skoler og de udvalgte tiltag på skolerne, at anlægsbevillingen finansieres af det allerede afsatte rådighedsbeløb til samme formål, at der af de 3 projektforslag vælges projektforslag 3 4 skoler og CTS (CTS på alle skoler og fuldt gennemført ESCO-projekt på Søholmskolen, Kildeskolen, Campusskolen og Ådalskolen). Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Ej til stede: Timo Jensen

51 Side Vejforhold ved kommende biogasanlæg Mulstrup Møllevej Åben sag Sagsid: 18/3420 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Bilag 1, Mulstrup Møllevej, Beskrivelse af scenarier (30208/18) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Hermed forelægges sag vedrørende vejforhold til evt. kommende biogasanlæg på Mulstrup Møllevej. I denne sag skal udvalget træffe beslutning om, hvilke løsningsmuligheder administrationen fremadrettet skal arbejde videre med og evt. fokusere på. Beskrivelse af sagen Sagen er ikke tidligere politisk behandlet, men er drøftet, som en del af den politiske behandling af Lokalplan 297, Biogasanlæg på Mulstrup Møllevej og Kommuneplantillæg nr. 15 med tilhørende miljørapport. Mulstrup Møllevej løber mellem Haslevvej (A) og Tolstrupvej (B). Vejen er ca. 1,2 km. lang og ca. 3,5 m. bred. Der er tale om en forholdsvis kort og smal vej. Vejen kan anvendes som genvej mellem Haslevvej og Næstvedvej, det er dog muligt at anvende andre veje i nærheden. Placering af vejen samt ejerforhold fremgår af skitse 1 herunder. Skitse 1 x

52 Side 51 Mulstrup Møllevej 10 (biogasanlæg) Ringsted Forsyning Haslevvej 157 Havbyrdvej 104 Haslevvej 162 Mulstrup Møllevej 17 Mulstrup Møllevej er en ældre vej, og vejens opbygning er ukendt. Det vil typisk ikke kunne forventes, at vejen lever op til gældende standarder mht. styrke, bæreevne osv. Vejens bredde gør det kun muligt for meget små køretøjer at passere hinanden uden at et eller begge køretøjer må trække ud i rabatten, hvorved asfaltkant og rabat kan tage skade. Problemet forværres naturligvist ved store og tunge køretøjer. I forbindelse med biogasanlægget vil omfanget af tung trafik på vejen stige, og dermed risikoen for skader på vej og rabat. Administrationen har undersøgt forskellige muligheder for at kunne undgå, at det evt. kommende biogasanlæg påfører kommunen udgifter til forøget vejvedligeholdelse. De forskellige muligheder er beskrevet herunder, for en uddybende beskrivelse henvises til bilag 1 Mulstrup Møllevej, Beskrivelse af scenarier. Løsning 1 Forsat offentlig vej, biogasanlæg bidrager til forøgede driftsudgifter: Mulstrup Møllevej vedbliver med at være en offentlig vej, og der indgås en aftale med biogasanlægget om at dække den del af driftsudgifterne, der kan tilskrives transporterne til og fra anlægget. Som udgangspunkt er det jf. vejloven Ringsted Kommunes ansvar at holde de offentlige veje i god og forsvarlig stand. Den nye vejlov giver dog mulighed for at indgå aftaler med private om hel eller delvis afholdelse af udgifter til de arbejder på vejen, som ikke er omfattet af kommunens ansvar. Grundet den smalle vejbredde og forventelige utilstrækkelige bæreevne kan det ikke forventes, at Mulstrup Møllevej skal kunne holde til intensiv trafik med tunge køretøjer, og det vurderes derfor muligt, at udarbejde en aftale med biogasanlægget med baggrund i den nye vejlov. Men da der endnu ikke findes retspraksis på området, er det uvist, hvordan en evt. tvist vil falde ud, og administrationen vurderer, at der i tilfælde af uenighed vil