Kommentarer til rapport om "Opfølgning på forundersøgelse af Direktoratet for Fiskeri og Fangst

Transkript

1 NAMMINERSORNERULLUTIK OQARTUSSAT GRØNLANDS HJEMMESTYRE Aalisarnermut Piniarnermullu Naalakkersuisoq Landsstyremedlem for Fiskeri og Fangst Formanden for Revisionsudvalget Kristian Jeremiassen her/ Kommentarer til rapport om "Opfølgning på forundersøgelse af Direktoratet for Fiskeri og Fangst Jeg har henholdsvis den 13. februar og 16. februar 2006 modtaget skrivelse fra Revisionsudvalget ang. opfølgningsrapport på forundersøgelse af Direktoratet for Fiskeri og Fangst af 15. juni I den første skrivelse manglede et helt afsnit om GFLK, som Direktoratet for Fiskeri og Fangst måtte rekvirere. 6. marts 2006 J.nr Postboks Nuuk Oq/tel Fax aapip@gh.gl Udvalget anmoder om kommentarer til rapporten med frist d. 7. marts På grund af travlhed med andre hastende landstingsager samt oversættelse er mit svar forsinket. Direktoratets kommentarer er inddelt i generelle såvel konkrete kommentarer. Indledningsvis skal jeg bemærke, at der under indledningen af opfølgningsprocessen ellers blev lovet flere opfølgende interview-besøg i efteråret 2005 samt at Direktoratet for Fiskeri og Fangst skulle få et udkast til rapport til gennemsyn med henblik rettelse af faktuelle data, eller hvis der var misforståelser eller lignende, der skulle rettes. Disse skete ikke på nær ESU-afsnittet, som kun var blevet sendt til kontorchefen i afdelingen og ikke til direktøren. Det afgåede Revisionsudvalg anmodede Deloitte om opfølgning af forundersøgelsen fra 2004 ved et brev i juni Opfølgningsprocessen blev først startet i september/oktober Processen blev gennemført af en medarbejder i Deloitte. Det viste sig desværre at vedkommende skulle rejse inden processen blev afsluttet. Det betød, at den aftalte proces, herunder inklusiv kommentering af udkastet ikke blev gennemført. Netop på grund af mangelfulde interview og opsamling, er der en række aspekter og initiativer, som er udeladt selvom disse blev omtalt til intervieweren. Ad ESU Der er ligeledes i ESU/ADM afdelingen indført årscykluskalender, således tilbagevendende sager kan planlægges i god tid. Årscykluskalendere generelt er også med til at instruere nyansatte, der kan se hvilke opgaver der er aktuelle igennem månederne. Allakkat tamarmik pisortaqarfimmut nassiunneqassapput inunnut ataasiakkaanuunngitsoq. Al korrespondance bedes adresseret til direktoratet og ikke til enkelte personer. 1/7

2 Ligeledes har ESU/ADM-afdelingen fået udarbejdet forretningsgangsbeskrivelser af det nye lånesystem, som også vil lette administrationen af ESU-sager. Det er dog korrekt, når revisionen påpeger, at der er væsentlige svagheder i de interne kontroller, som blandt andet er en konsekvens af manglende effektive og formelle forretningsgange på erhvervsstøtteområdet. Erhvervsstøtteafdelingen må i den forbindelse meddele, at de forventninger afdelingen havde til udvikling og implementering af et administrativt lånesystem, som er dokumenteret og integreret i Hjemmestyrets øvrige økonomifunktioner, desværre ikke har kunnet indfries tilstrækkeligt hurtigt og effektivt. Således er lånemodulet og specielt sammenhængen mellem lånemodul og finansmodul endnu ikke fuldt og korrekt implementeret. Denne opgave skulle efter aftale mellem Direktoratet for Fiskeri og Fangst og Den centrale Regnskabsfunktion løses i DCR-regi. Først når disse opgaver er definitivt fuldført vil det være muligt at udarbejde en formel forretningsbeskrivelse, som kan sikre en fuld forsvarlig og ensartet låneforvaltning. Men som også kan sikre opfølgning på låneengagementet, for eksempel rykkerprocedurer mv. Endelig ønsker jeg at påpege, at erhvervsstøtteordningen er særdeles vanskelig at forvalte ud fra revisionens synspunkter om at der reel er tale om en udlånsvirksomhed, som kan sammenlignes med en bankvirksomhed. Hvis området blev forvaltet så snævert, ville der næppe være grundlag for at opretholde ordningen, da de virksomheder, som opfylder kriterierne for udlån i forhold til almindelig bankfinansiering ikke har behov for erhvervsstøtteordningen, hvorimod de virksomheder, der ikke kan opnå kreditter i bankerne typisk alternativt henvender sig til erhvervsstøtten. Herudover støder forvaltningen på det forhold i forbindelse med vurderingen af en konkret lånesag, at der skal vægtes mellem sikring af eksisterende pant og det ubehagelige faktum, at pantet skal tilbagetages og realiseres med ofte betydelig tab til følge for Hjemmestyret. Til slut vil jeg gerne nævne, at fra visse sider indenfor fiskeri, fangst og landbrug er den opfattelse, at erhvervsstøtteordningen ikke blot skal være kapitalformidler, men også skal være konsulenter for virksomhederne i alle spørgsmål fra administration og drift af virksomheden til helt konkrete spørgsmål af teknisk karakter om hvordan motorreparationer skal udføres mv. Erhvervsstøtteordningen har ikke disse kompetencer, men disse spørgsmål og henvendelser tager meget af medarbejdernes tid, da medarbejderne naturligvis gerne vil servicere borgerne så godt som muligt. På denne baggrund finder jeg det særdeles relevant med velfungerende konsulentordninger indenfor disse erhverv, da det forhåbentligt vil bidrage til en større selvstændighed og et større medansvar fra erhvervsstøttemodtagernes side. 2/7

3 Ad GFLK Direktøren omtalte under samtalen om en række tiltag, som blev startet i GFLKregi for netop at ændre på situationen med forsinkelser af udstedelse af licenser til fiskeri. Der blev igangsat en analyse af sagsgangsflow i forbindelse med udstedelse af licenser til fiskeri for at identificere flaskehalse. Imidlertid kunne analyseprocessen dog ikke afsluttes som planlagt, hovedsageligt på grund af organisationsomlægning af SUKAQ, hvor personerne der gennemførte analysen er flyttet til andre stillinger. Kommentar til følgende citerede afsnit: "Vi finder især anledning til at bemærke, at afdelingen fra tid til anden har opfattelsen af, at måtte omgøre et afslag således, at der tildeles licens, hvor dispensationen synes at hvile mere på et pres fra organisationer og politikere, end en dispensationspraksis. Afdelingen oplyser, at ovenstående ikke er korrekt, da det ikke er GFLK, men Fiskeriafdelingen, der skal tage stilling til dispensationsansøgninger. Vi er enige heri. Til det vil jeg blot bemærke at det sidste afsnit er rigtigt. Men udtalelsen i første afsnit er en udtalelse fra GFLK s side. Hvordan nogen opfatter situationen i GFLK skal jeg ikke kommentere. Fiskeriafdelingen laver kun indstilling om dispensation efter de muligheder, der fremgår af lovgivningen. Til oplysning skal det dog meddeles, at udstedelse af licenser af hellefisk er ved at blive reorganiseret i disse dage, således administrationen tilbageføres til Fiskeriafdelingen. Der er blevet ansat en kontorfuldmægtig, der tager sig af denne overførsel og samme person skal står for forvaltningen af udstedelserne. Ligeledes er der tilknyttet en konsulent til disse opgaver. Redegørelse om GFLK er nu færdig, og skal omdeles Landstingsmedlemmer så snart denne har været behandlet i Landsstyret efter en intern høringsproces i Hjemmestyret. Ligeledes er der blevet udarbejdet et såkaldt højsæsonkalender i alle afdelinger (på nær Fangstafdelingen) eller om man vil årscyklus. Fangst- og Jagtafdelingen vil færdiggøre sådan en kalender i den nærmeste periode. Kalenderen er et planlægningsredskab til sagerne. På den måde kan f.eks. GFLK forberede sine arbejdsopgaver i god tid for at undgå flaskehalse. Det er besluttet at en bestemt person i GFLK skal tage sig af kontakten til og fra det EDB-systemansvarlige firma (TietorEnator) med henblik på identificering og løsning af de tekniske og programmele problemer med LULI, da dennes tilstand er afgørende for mange opgaver i GFLK. Det er rigtigt, at det er besluttet i ledelsen, at der skal ske en identificering af områder, hvor der kan ske brugerbetaling indenfor kontrol og opsyn af fiskeri og at 3/7

4 der søges om indførelse af ordningen tidligst i Men dette er et politisk spørgsmål, der skal først skal drøftes politisk. Ved omlægning af lønmidlerne i GFLK, vil DFF ansætte en ekstra overassistent, som skal tage sig af kommende opgaver vedr. den nye kvotebekendtgørelse, netop for at undgå belastning af andre ansatte som har andre eksisterende opgaver. GFLKs indrapporteringssytem er gennemtestet og funktionsdygtigt og bliver nu anvendt til indlæsning af indhandlinger. Som supplement til indrapporteringssystemet tester GFLK i øjeblikket et sammenkøringssystem der via forskellige algoritmer sammenholder logbogsoplysninger med indhandlinger i databasen. Dette system forventes fuldt funktionsdygtigt inden for 2 måneder. GFLK har også indført intern økonomistyring omkring observatør-gruppen og jagtog fiskeribetjentordningen udover den overordnede økonomistyring fra Administrationsafdelingen. Ad Fiskeriafdeling Med hensyn til s skal det meddeles at det generelt i Direktoratet er blevet indskærpet overfor medarbejderne at alle henvendelser udefra modtaget som e- mails, som kræver en form for reaktion eller sagsbehandling fra direktoratets side, skal lægges ind til indgået post. Andre små henvendelser, som f.eks. blot kan besvares med henvisning til behøver ikke at blive lagt ind. Dette for at vi kan have en statistik over alt sagsbehandling. Med hensyn til sagsstyring, så noteres alt indgået post samt hver sag manuelt i en sagsliste i Fiskeriafdelingen. Hver fredag holder Fiskeriafdelingen statusmøde, hvor hele sagslisten gennemgås med henblik på at få sorteret igangværende samt afsluttede sager. Man afventer stadigvæk implementeringen af Scan-Jour. Jf. afsnittet om overtagelse af udstedelse af licenser fra GFLK. Ligeledes i Fiskeriafdelingen er der udarbejdet en årscyklus -kalender, der vil synliggøre hvilke opgaver der er kommende og således vil afdelingen vil kunne igangsætte forberedelse og opfølgning af de tilbagevendende opgaver. Det er min og direktørens indtryk, at en sammenlægning af 2 Fiskeriafdelinger til én afdeling samt ansættelse af en ny kontorchef har afhjulpet meget på sagsbehandlingstiden og organiseringen af afdelingen. Derudover er den klare opgavefordelingen mellem afdelingschefen og kontorchefen i henholdsvis fagområder og organisatoriske og personalerelaterede områder afhjulpet meget på afdelingens produktivitet og kvalitet af arbejde. Desværre lider afdelingen dog af det forhold, at alle ansatte på nær 2 kom til i 2005 og der er en ubesat stilling. Ligeledes er det direktørens indtryk og erfaring, at de forskellige struktureringer af opgaver bl.a. ved udarbejdelse af årscyklus-kalender og etableringen af blanket- 4/7

5 gruppen gjort opgaverne meget nemmere. Endelig skal det meddeles, at der er oprettet faste back-up funktioner i afdelingen, således at der ved fravær er faste medarbejdere, der kan overtage en andens opgaver således forsinkelser minimeres ad den vej også. Hvad angår udvalgets ønske om kopi af to sager om dispensationsansøgninger, så vedlægges nævnte sager som bilag den ene i anonymiseret form da et fartøjsnavn er nævnt. Ad Fangst- og jagtafdeling Opgradering af jagtbevissystemet har forbedret behandlingen af jagtbeviser og udtræk af oplysninger om fangsttal. Dette er en positiv udvikling. Det er min og direktørens klare holdning, at der desværre ikke er sket større positive ændringer ift. forundersøgelsen, og at der nu er overvejelse om ændringer i Fangstafdelingen, inkl. organisatorisk karakter. Der skal ske en drastisk positiv ændring for at Fangstafdelingen kan indhente de forsømte. Opgaveprioriteringerne skal følges tæt op mellem direktøren og kontorchefen. Der er d.d. ikke udarbejdet årscyklus-kalender og sagsliste, som var aftalt i ledelsen som de andre afdelinger har indført. Det er min konklusion, at de manglende ansættelser af de ledige stillinger samt utilstrækkelig ledelse og uddelegering af opgaver, som er hovedårsagen til forsinkelserne. Fangst- og Jagtafdelingen er også berørt af forholdsvis lav årsanciennitet, hvor de fleste ansatte er kommet til i Den sidste stilling som AC/konsulent er ledig, og har været det siden medio 2005, hvilket er graverende henset de forsinkelser og manglende opfølgninger af flere sager. Der er dog ved at blive udarbejdet et stillingsopslag. Øvrige bemærkninger Under indledende samtale med intervieweren omtalte direktøren situationen med ministersekretær samt problemerne med oversættelser og korrekturlæsning, som tager meget af direktoratets ressourcer. Der er blevet ansat en ministersekretær igen pr. 1. februar Den sidste var ansat pr. 15. august 2005 til 1. december Der er derfor store forventninger til den nye, der kan afhjælpe serviceringen af landsstyremedlemmet. Direktoratet er stadig meget belastet af oversættelsessituationen, hvor flere sager forsinkes på grund af manglende modtagelse af sager til oversættelse. Derudover anvendes der mange ressourcer til korrekturlæsning. Ligeledes omtalte direktøren et væsentligt kritikpunkt fra første opfølgningsrapport, nemlig status i omfanget af ombudsmandssager samt længden af sagsbehandlingen af sådanne. Det skal i den relation meddeles, at der til intervieweren blev meddelt, at Direktoratet kun havde modtaget en henvendelse fra Ombudsmanden, der vedrørte en verserende sag. 5/7

6 Landsstyreområdet har været stærkt præget af de politiske omlægninger og udskiftninger siden 2002 efterår, hvor der ved sidste skift har været flere større sager der har afventet indsættelse af Landsstyret. Dette betød, at der var en del ophobede opgaver i december 2005 og januar 2006, som skulle afvikles. Siden første forundersøgelse og trivselsanalysen af direktoratet er der afholdt en række initiativer i forhold til personalet og ledelsen. Der blev afholdt et personaleseminar i efteråret 2004, som blev fulgt op af en fast Fokusgruppe bestående af medarbejderrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter. Derudover blev der afholdt et ledelsesseminar i efteråret 2004, som bl.a. har ført til ændringer på mødestrukturerne i ledelsen, kommunikation og informationsflowet. Der er overvejelse i LSU om opfølgning af personaleseminaret i løbet af efteråret samt evaluering af de ændringer omkring mødestrukturen, kommunikation/informationen i DFF, som ledelsen har indført efter ledelsesseminaret. Evalueringen planlægges afholdt i løbet af efteråret. Der blev færdiggjort den såkaldte introduktionsmappe primo 2005, som afleveres til alle nyansatte. Mappen indeholder direktoratets retningslinier, instrukser og introduktion til nyansatte om en række forhold. Indholdet overvejes revideret i løbet af sommer/efterår, visse dele er allerede blevet revideret og udkastene skal drøftes i LSU. Disse er blevet drøftet på indledende fase i ledelsen. Der afholdes de såkaldte planlægningsmøder hver 14. dag samt 1 driftsmøde en gang pr. måned samt postmøder hver dag. Derudover afholdes der afdelingsmøder, hvor post og verserende opgaver drøftes og uddelegeres. Som udgangspunkt afholdes der briefingmøder med Landsstyremedlemmet og afdelingerne hver 14. dag. Endelig blev der primo 2005 udarbejdet en slags ministermappe. Ministermappen indeholder bl.a. hjemmestyrets instrukser, cirkulære samt en række kopier af gældende love, cirkulære samt retningslinier, der vedrører Landsstyret og Landstinget. Denne mappe stilles til landsstyremedlemmets rådighed. Denne ministermappe er blevet kopieret og udviklet af Sekretariatet og anvendes nu i forhold til det nye landsstyre der blev indlemmet pr. 1. december Ministermappen indeholder også samme dokumenter der afleveres til nyansatte, således landsstyremedlemmet er klar over hvilke instrukser og retningslinier, herunder hvilke kommandoveje de ansatte er underlagt. Konklusion Med de forskellige tiltag, som er sket siden processen med Trivselsanalyse, herunder personaleseminar og ledelsesseminar samt forundersøgelsen anvender direktoratet ressourcerne hensigtsmæssigt og der er sket en række forbedringer og udvikling af forretningsgange m.v. Direktoratet lider dog stadig af manglende implementering af scanjour, der i hovedsagen skyldes forsinkelse fra centralt hold og afventen på en ny og større scanner. Denne er dog ved at blive installeret i disse dage. 6/7

7 Med omlægningen af 2 Fiskeriafdelinger til 1 afdeling samt fagligt og organisatorisk ændring af opgaverne er fiskeriafdelingens kørsel tilfredsstillende. Såfremt der kan afsættes flere ressourcer kan samme organisationsstruktur indføres i Fangst- og Jagtafdelingen, men da der kun er en kontorchefstilling er der ikke p.t. ingen mulighed. Der søges dog en organisering i afdelingen indenfor rammerne. Sagsflowsbeskrivelser, herunder etablering af blanketgruppen, især i Fiskeriafdelingen har vist mærkbar fremgang hvad angår vidensdeling mellem ledelsen og medarbejderne i Direktoratet. Disse tiltag vil fortsat være en del af opgaverne i alle afdelingerne. Med den megen fokus på fiskeri- og fangstforhold sker der tit og ofte ændringer af planlagte opgaver, hvorfor målopfyldelse og hensigtsmæssigheden i de opstillede organisatoriske målsætninger i direktoratet bliver berørt. Med venlig hilsen Finn Karlsen Landsstyremedlem for Fiskeri og Fangst 7/7