Telefon: Skype: WhatsApp: Telefon: Skype: WhatsApp:

Transkript

1 Beskrivelser Som ansvarlig for et område/delområde er det bl.a. din opgave og dit ansvar at få detailbeskrevet, hvad opgaven er, hvad der skal udføres, hvem der skal gøre hvad/hvornår, aftale med de frivillige, der skal hjælpe, udarbejde lister over de relevante kontaktpersoner og vagtplaner, samarbejde på tværs med de andre ansvarlige og rådføre dig med din kontakt i koordinationsgruppen, være proaktiv og tage initiativer i Ammas ånd for at sikre et vellykket event dvs. mange glade og tilfredse deltagere (gæster), og at Amma og staff føler sig velkommen og godt behandlet. Endvidere, at du får økonomiseret med ressourcerne og at dit område bidrager til, at eventet i sidste ende giver overskud til Ammas hjælpearbejder i ETW Embracing the World. Område/Delområde: Ansvarlig for området, navn og Amma-kaldenavn: Formål med opgaven: Stedfortræder/backup person, navn og Amma-kaldenavn: Antal personer, der skal bruges til opgaven: Overordnet ansvarlige i koordinationsgruppen som i refererer til, navn og Amma-kaldenavn: Hvem er vores nærmeste samarbejdsrelationer I Amma regi, navn og Amma-kaldenavn: Kontaktliste for øvrige samarbejdsrelationer (du udarbejder selv en separat liste) Kontaktliste for frivillige, der hjælpe med opgaven (du udarbejder en separat liste) 1 af 5

2 For at hjælpe dig med at komme i gang med opgaverne, har vi udarbejdet nedenstående planlægningsliste. Der vil helt sikkert være opgaver, der ikke er relevante for dit område og andre opgaver, der ikke står på listen, men som du selv bliver klar over skal udføres, når du begynder at arbejde med planlægning og igangsætningen/udførelsen af opgaverne. God fornøjelse. FØR eventet - generelt Før eventet planlægning Hvad er opgaverne, grov-planlægning, skaf dig et overblik, begynd at få aftaler på plads. Hvem skal du samarbejde med? Kontakt sidste års koordinator for området mht. ideer, hvad gik godt, hvad kan gå bedre? Få lister over frivillige inkl. kontaktoplysninger Planlægning Planlægning af opgaver, og hvordan de udføres Hvad består vores opgaver i, hvordan kan de udføres bedst muligt i Ammas ånd og i overensstemmelse med formålet med opgaven? Lav en prioriteret liste over dine opgaver. Hvilke materialer skal bruges? o Hvad har vi fra sidste event? o Kender vi nogen, der kan hjælpe os og hvordan? o Levering hvor og hvornår? Frivillige Hvor mange frivillige har du brug for og med hvilke kompetencer? Skaf frivillige fx fra dit netværk og fra f.eks. Facebook. Etabler personlig kontakt til dem og hold dem engageret i processen, del info på FB, hold dem orienteret. Sponsorgruppe Kan vores sponsorgruppe bidrage med ideer eller materialer til din opgave? Din stand/- Planlæg inventar/indretning i hal/området: butik Hvad skal bruges, for at planlægningen kan gennemføres? Hvem sørger for det? Deadlines? På tværs Tænk gerne ud af boksen er der nogle i Amma-regi, der specielt kan bidrage konstruktivt til din opgave? Eller andre du kender eller har hørt om? Samarbejde Koordinationsgruppen Fysiske rammer Samarbejde med ansvarlige i koordinationsgruppen Hold jævnlig kontakt med din koordinator fra koordinationsgruppen, justeringer og afstemninger af behov og forventninger til opgavens udførelse. Planlægning og indretning af fysiske rammer - så der tages højde for, at der ser hyggeligt og velkomment ud, at der kan være et stort og vedvarende flow af kunder (gæster), let og hurtig adgang for kunderne til din ydelse, opbevaring af varer og materialer Sikre, at de nødvendige hjælpemidler, der skal bruges, er til rådighed - hvor er de placeret, vand, strøm, lys, afløb, etc.? Borde, stole, skilte, køl for mad Tegning af området 2 af 5

3 Hygiejne Planlægge hygiejne: hvilke krav stilles der for at opretholde en god hygiejne? Formidling/ undervisning Er der behov for undervisning af frivillige for at løse opgaven? o Hvornår, hvor ofte, hvor henne, og hvem skal undervise? o Andre formidlingsopgaver som er nødvendige? Invitér i god tid. Indkøb Planlægning af indkøb/leverancer Udarbejde en liste over, hvad der skal bruges f.eks.: For at gøre klar på stand, butik, scenen, køkken etc. Hvad der skal bruges under event Hvad der skal sælges eller udleveres Undersøg om indkøbs- og sponsorgruppen kan bidrage med gode aftaler. Etc. Økonomi Økonomisk ramme, afklaring med din koordinator fra koordinationsgruppen om økonomisk ramme for indkøb, mængde og opbevaring. Bonner og fakturaer. Indretning Detailplanlæg indretning af de fysiske rammer og klargøring til eventet af fysiske Hvor mange personer kræver det, at stille op/gøre klar? rammer Starttidspunkt? Udarbejde arbejdsplan/vagtplan med frivillige for opstillingen Opdatere plan/liste for, hvad der skal udføres. Arbejdsopgaver Skilte Arbejdsopgaver under eventet Udarbejde en overskuelig liste over arbejdsopgaver under eventet Skriv, hvem der er ansvarlige for hvilke opgaver Hvis der er deadlines for opgaverne, skrives det også på Hvordan informerer du de friville om dette (møder/telefon/whatsapp/ s) Husk at placere et opslag, så alle i dit område kan se opgaverne. Skilte: bestilles i god tid internt i Amma-regi Udarbejd tekst til skilte, enkel og klar besked. På dansk og engelsk Følg vejledning som vil blive sendt rundt og overhold deadlines for bestilling Følg op, at du får hentet/modtager skilte, når de er klar Placer skilte så de er tydelige for mange Husk dobbeltklæbende tape og saks Sørg for at de, der sidder ved pengekasser og modtager betaling, har opdaterede prisoversigter. 3 af 5

4 Vagtplan Vagtplan Følg de vejledninger, der kommer omkring rekruttering af frivillige og skab et overblik over, hvor mange frivillige du har brug for gennem programmet. Brug gerne erfaringerne fra programmet i Vær omhyggelig med at kontakte de frivillige op til programmet, så de føler sig værdsat og velkomne og kan indstille sig på opgaven og kender til deres arbejdstider. Udarbejd en vagtplan, som er tilgængelig i dit område under eventet Koordiner og orienter ansvarlige fra koordinationsgruppen om udfordringer og behov og status på vagtplanen Husk at gøre plads til at du selv og dine frivillige kan få tid til darshan og andre scene-sevas efter ønske. Dagen før Dagen før eventet Vi har Brøndby Hallen fra om morgenen dagen før eventet starter. Alt skal gøres klar til at modtage staff og Amma om aftenen dagen før eventet og til gæsterne kommer næste morgen til eventet. Klargøring Opstille og klargøre i hal og tilstødende områder jf. den plan, og de aftaler, du har forberedt. Hvem møder op og hjælper? Sæt gerne dagen af det tager altid længere tid, end man tror. Opfølgning Opfølgning på plan og deltagerlisten, du har udarbejdet Noget der mangler, skal løses, improvisér. Under eventet Under eventet Løbende opfølgning og sikre, at alt fungerer, som det skal. Hjælpe, koordinere og følge op. Brug din plan, sikre at vagtplan er bemandet, og de frivillige kommer. Intro til frivillige Godt klima Bevar overblikket. Skriftlig intro til frivillige om deres arbejdsopgaver Opgaveoversigt hænges op, hvor de frivillige kan se dem. Vagtplanen hænges op, så det er tydeligt, hvem der kommer/hvornår. Intro til de frivillige, så de er trygge ved opgaven, og hvad de skal. Sikre et godt samarbejdsklima Skabe og sikre en god stemning i dit arbejdsområde Sikre at alt går godt, og alle har det ok. 4 af 5

5 Overblik Sikre, at alt fungerer som planlagt og bidrage med løsninger, hvis det ikke er tilfældet. Find på løsninger! Hvis der mangler folk, koordiner med nærmeste samarbejdspartnere og sevabordet Veksle penge hos de andre butikker, hvis du mangler mønter eller har for mange mønter Hvis der mangler varer kontakt indkøbere etc. Overblik Sørg for, at der er én fra hvert udførende område: o der har overblik o der sikrer sig, at alt går godt og bedst muligt Ved ændringer skal alle relevante orienteres. Orden og Holde orden og overskuelighed i depot og omkring jer overskuelig hed Sikre, at der hele tiden er nogle på dit hold, der ved, hvad der skal ske om lidt Sørg for, at skrald fjernes, at der ser hyggeligt og pænt ud. Mad og Husk at spise, drikke og sove! drikke til jer selv Vær selv et godt eksempel. Sikring af Når dit område forlades - sørg for at værdier ikke kan forsvinde. værdier Efter Efter eventet (hele dagen efter eventet) Vagtplan Følg op på din vagtplan for oprydningsholdet Gerne friske kræfter (nogen der ikke har været oppe hele natten for at sige farvel til Amma). Oprydning Oprydning; Efterlade alt, som da I kom i dit område Hjælpe til i andre områder, når dit område er klar. Pakke og aflevere til næste event i DK Hjemtransport Opdatere bestillingslister Pakke og aflevere det, der skal genbruges til næste event med Amma i Danmark. Hvis du selv skal køre langt for at komme hjem efter oprydningen Overvej at have aftalt et sted at sove i København til næste dag. Gennemgå bestillingslister / vare-forbrug umiddelbart efter programmet, så vi får opdateret og registreret forbrug til brug til kommende programmer. Rigtig god fornøjelse. Husk: vi gør det sammen :-) 5 af 5