Modtagestation Syddanmark I/S Side nr.: 1

Transkript

1 Side nr.: 1 Mødedato: Tirsdag den 4. december 2012 Mødetidspunkt: Kl Sluttidspunkt Ca Mødelokale: Motas, Vejlbyvej 21, 7000 Fredericia Afbud: DAGSORDEN SIDE PKT. 1: GODKENDELSE AF FORSLAG TIL DAGSORDEN PKT. 2: GODKENDELSE AF REFERAT AF SIDSTE BESTYRELSESMØDE... 1 PKT. 3: PUNKTER TIL ORIENTERING Krav fra Emmelev A/S...2 BEMÆRK: På mødet Driftsregnskab for perioden BEMÆRK: Kommentarer på mødet resultat af licitation....4 PKT. 4: PUNKTER TIL BESLUTNING Interessentkommuners manglende opgavedelegering til Motas....5 BEMÆRK: Kommentarer på mødet....7 PKT. 5: EVT PKT. 6: NÆSTE MØDE... 7 Pkt. 1: Godkendelse af forslag til dagsorden. Godkendt. Pkt. 2: Godkendelse af referat af sidste BESLUTNING: Referat af møde nr. 25 den 4. dec blev godkendt uden kommentarer.

2 Side nr.: 2 Pkt. 3: Punkter til orientering 3.1. Krav fra Emmelev A/S Ny dato for sagens behandling er den 28. nov BEMÆRK: På mødet. Der bliver afsagt dom den Driftsregnskab for perioden Mængdemæssigt har Motas afhentet ca. 6 % mindre emballeret affald i de 3 første kvartal 2012 end i tilsvarende periode 2011, og den afhentede uemballerede mængde ligger 31 % lavere end sidste år. Sidstnævnte fordi to store kunder har valgt at samarbejde med andre aktører. Totalt ligger den afhentede mængde 15 % lavere end samme periode 2011 og ca. 5 % under budget. Mængden af klinisk risikoaffald indsamlet i de 3 første kvartaler af 2012 ligger ca. 7 % under mængden, som er indsamlet i tilsvarende periode i 2011, men ca. 17 % over budget, idet der var budgetteret med et større antal fritagelser, end der er givet. Mængden af indsamlet OBU / sandfang affald via tømningsordningen ligger ca. 15 % under mængden indsamlet i samme periode 2011, men over budget, idet der var budgetteret med et større antal fritagelser end, der er givet. Totalt ligger den afhentede og indsamlede mængde for de 3 første kvartaler af 2012, ca. 15 % lavere end tilsvarende periode 2011, men stort set på budget. Økonomisk giver driftsordningen et positivt resultat på ca t.kr. imod et budget på 94. t.kr. Differencen opstår ved at faste omkostninger er lavere end budgetteret, at der opnås højere indtægter fra udlejning af emballager og at mængden der kvalitetssikres er højere end budgetteret. Tømningsordningen giver et positivt resultat på 196 t.kr. imod et budget på minus 190 t. kr. I ovennævnte resultat er der hensat 302. tus. kr. til tilbagebetaling til de enkelte kunder næste år som følge af der ved en fejl blev opkrævet for høje gebyrer de første 5 måneder af Derudover er der budgetteret med omkostninger til projekt registrering af beliggenhed, som ikke er forfaldet på nuværende tidspunkt, ligesom de faste omkostninger ligger under budget. Modsat er den indsamlede mængde lidt højere end budgetteret.

3 Side nr.: 3 For klinisk risikoordningen er resultatet positivt ca. 90 t. kr. imod et budget på 20. tus. kr. Afvigelsen skyldes, lavere fast omkostninger end budgetteret, at der i budget var forudsat et større antal fritagelser end, der gives samt, at der i affaldsbehandling er indregnet højere omkostninger til transport til sekundær behandler, når primære behandler lukker ned for revision. Administrationsordningen beregnes til at give et forventet underskud på 127 tus. kr. imod budget på minus 273 tus. kr. Totalt er periodens resultat positivt med 568 tus.kr. imod budgetteret underskud på 532 tus. kr. For hele året forventes på nuværende tidspunkt et resultat højere end det budgetterede. Likviditetsmæssigt er kassekreditten forsat positiv. Driftsregnskab for perioden vedhæftes som bilag. BEMÆRK: Kommentarer på mødet. Bestyrelsen gav udtryk for, at driftsresultaterne fremover bør være nul eller et mindre underskud. Til dette oplyste ledelsen, at Motas I/S gebyrer for 2013 er stort set uændrede i forhold til 2012 på trods af at Odense Kommune træder ud på dette tidspunkt. Derudover kunne det oplyses, at som følge af netop gennemført licitation, falder timeprisen for transport. Yderligere er Motas I/S begyndt at recirkulere og genanvende en del salgsemballager, samt har sammen med 2 andre modtagestationer gennemført udbud af emballager, hvilket har medført en betydelig prisreduktion på salgsemballager. Dertil kommer at det også er lykkedes at få reducerede behandlingspriser på nogle af de affaldsfraktioner som genbrugspladserne ofte modtager. Som eksempel vises en prisberegning fra sommeren 2012 og januar 2013 ud fra konkrete mængder fra en kommune, hvilken effekt reduktionerne forventes at give på prisen. Som det vil fremgå, forventes de prisereduktioner Motas I/S implementerer fra januar 2013 i gennemsnit at give interessent kommunerne en besparelse på

4 Side nr.: 4 12,5 % på omkostningerne til bortskaffelse af farligt affald fra genbrugspladserne. Derudover ønskede bestyrelsen at gøre opmærksom på de øvrige fordele ved, at være interessent i en fælleskommunal modtagestation, hvorfor der vedhæftes notat med opgaver, som Motas I/S løser for kommunerne og fordele ved modtagestationen. Motas I/S pris reduktion fra Motas I/S beregninger juni 2012 Motas I/S priser 2013 Motas (ex moms) Motas (ex moms) Type Kg-pris Samlet pris Kg-pris Samlet pris Behandlingspriser total Containerleje , Innerliner til container 10, ,00 8, ,00 Beholderkøb , ,00 Kørsel 590, ,00 508, ,00 Driftsgebyr 0, ,75 0, ,75 Deklarationsgebyr 25, ,00 25, ,00 Kurser 1350, , , ,00 Total , ,18 Pris reduktion i kroner ,50 Pris reduktion i procent 12,6% 3.3. resultat af licitation. Motas I/S har haft opgaven med lastvogn i timekørsel samt kontrol og tømning af OBU er og sandfang i udbud. Ved udbudsforretningen havde Motas I/S entreret med Gronmij A/S til at sørge for det praktiske og kvalitetssikring af udbudsmaterialet. Vi modtog to tilbud på opgaven med timekørsel og fire tilbud på opgaven med kontrol og tømning af OBU ere og sandfang. Ingen af tilbudsgiverne blev sorteret fra p.g.a. manglende opfyldelse af mindstekrav.

5 Side nr.: 5 Marius Pedersen A/S afgav laveste pris på begge opgaver. Timelønskørslen reduceres fremover med 16 %. Priserne for kontrol og tømning af OBU stiger en smule på enkelte poster, men opgaven er også blevet øget for at øge kvaliteten. Der vil blive indgået aftale Marius Pedersen efter udløb af standstill perioden den 3. december. Pkt. 4: Punkter til beslutning 4.1 Interessentkommuners manglende opgavedelegering til Motas. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender oplæg til udtrædelsesaftale imellem Motas I/S og Odense Kommune. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedhæftet oplæg til vedtægtsændring. Sagsbehandling På et møde den 25. oktober vedtog repræsentantskabet, at der udarbejdes udtrædelsesaftale indeholdende de økonomiske betingelser i forbindelse med Odenses udtræden af Motas I/S samt at der igangsættes tilretning af vedtægter som konsekvens af Odenses udtræden. Advokat Mads Kobberø har udarbejdet forslag til udtrædelsesaftale imellem Odense Kommune og Motas I/S. Kopi af udtrædelsesaftale vedhæftes. Ligeledes har Mads Kobberø udarbejdet oplæg til vedtægtsændring, hvor Odense Kommune er trukket ud. Kopi af oplæg vedhæftes.

6 Side nr.: 6 Derudover har behovet for tilretning af 2.2. i vedtægterne været drøftet med Mads Kobberø, som har udarbejdet notat vedrørende dette. Kopi af notatet vedhæftes. Mads Kobberø har sendt oplæg til udtrædelsesaftale og vedtægtsændring til statsforvaltningen som ikke har kommentarer. Kopi af brev til / fra statsforvaltning vedhæftes. Assens Kommune. Motas I/S har den 9. nov modtaget brev fra Assens Kommune, som oplyser at kommunen udtræder af Motas I/S med virkning fra den I brevet anmoder Assens Kommune om, at der udarbejdes forslag til udtrædelsesbalance. Kopi af brev vedhæftes. Motas I/S har med brev af den 19. nov. bekræftet modtagelsen af ovennævnte brev. Svarskrivelse drøftes på t. Kopi af brev vedhæftes. Nordfyns Kommune. Den 26. nov har Motas I/S modtaget vedhæftede brev fra Nordfyns Kommune. Svarskrivelse blev drøftet på dette t. Forespurgt har Nordfyns Kommune oplyst, at svar midt i december ville være rettidigt.

7 Side nr.: 7 BEMÆRK: Kommentarer på mødet. Under orientering om brev fra Nordfyns Kommune blev det via Nordfyns kommunes hjemmeside konstateret, at senere denne dag skulle Nordfyns Kommunes teknik- og miljøudvalg holde møde, hvor brevet til Motas I/S var på dagsordnen. Bestyrelsen vedtog, at Motas I/S svar til brevet skulle sendes til Nordfyns Kommune straks efter mødet i den forhåbning, at Motas I/S svar til brevet kunne indgå i dagsordnen. Svarbrevet blev sendt pr. mail umiddelbart efter mødet. Svarbrevet vedhæftes nedenfor. Beslutning Bestyrelsen drøftede forslag til vedtægtsændring herunder advokat Mads Kobberø s notat vedrørende vedtægtsændringerne. Af notat fremgår det at bestyrelsen fastlægger nærmere, hvad det er for opgaver der skal varetages. Bestyrelsen kommenterede dette punkt idet man ønskede at understrege at alle interessenter i Motas I/S skal bidrage ens til Motas I/S, hvilket også har været baggrunden for bestyrelsens hidtidige beslutninger i relation til dette dagsordenspunkt. Bestyrelsen godkendte forslag til vedtægtsændring. Der udarbejdes svarbrev til Assens Kommune, hvoraf det fremgår, at det forventes at Assens Kommune, som vedtaget af byrådet i Assens og bekræftet ved borgmester Finn Brunses underskrift, lader Motas I/S sørge for bortskaffelse af alt farligt affald fra Assens Kommunes genbrugspladser i Sker dette ikke, vil det manglende dækningsbidrag for 2013, i lighed med manglende dækningsbidrag for , blive modregnet ved opgørelse af andel af egenkapital ved udtræden. Pkt. 5: Evt. Pkt. 6: næste møde

8 Side nr.: 8 Repræsentantskabsmøde: Bestyrelsesmøde: Navn Grete Justesen Helle Frost Søren Svendsen Arno Termansen Erwin Andresen Flemming Madsen Iver Pedersen Signatur