Referat af bestyrelsesmødet den 18. december 2018 åbne punkter

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet den 18. december 2018 åbne punkter BESTYRELSESPROTOKOL FOR: Mødegruppe: Bestyrelsesmøde for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Mødetid: 18. december 2018 Mødested: Campus København Dokument: Beslutningsreferat Til stede Formand: Næstformand: Lisbeth Knudsen Thomas Torp Tine Johansen Simon Tøgern Christian Kierkegaard Henriette Marienlund Medarbejderrepræsentanter: Peter Østergaard Sørensen Roger Buch Studenterrepræsentanter: Mats Piilmann Magnussen Niklas Lyhne Kolath Ledelse: Jens Otto Kjær Hansen Lars Poulsen Cecilie Bechmann Anthony Afbud: Tine Aurvig-Huggenberger Referent: Jeanne Mørk Hansen 1

2 Referat af bestyrelsesmødet den 18. december 2018 åbne punkter 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Dagsorden udvides med et punkt 13 Udnævnelse af prorektor og vil være et lukket punkt uden deltagelse af højskolens ledelse og referent. 2. Godkendelse af referaterne fra mødet den 24. september 2018 Referatet af de åbne punkter blev godkendt uden bemærkninger. Referatet af de lukkede punkter blev godkendt uden bemærkninger. 3. Siden sidst Opfølgning på den strategiske rammekontrakt Højskolen har modtaget brev fra Styrelsen angående afrapportering af den strategiske rammekontrakt. Styrelsen ønsker en fyldestgørende statusredegørelse på 1-2 sider pr. mål, der indeholder en vurdering af om der er fremskridt i realiseringen af det strategiske mål. Vurderingen skal baseres på indikatorer, datakilder og understøttende aktiviteter. Konklusionerne fra denne skal samtidig indgå i årsrapporten - ca. ¼ - ½ side pr. mål. Derudover ønsker Styrelsen en ajourført handlingsplan, der beskriver de fremadrettede understøttende aktiviteter i arbejdet med den strategiske rammekontrakt. Afrapporteringen skal inden indsendelse godkendes af bestyrelsen. Denne vil derfor blive fremlagt på næste bestyrelsesmøde. Møde med ministeren Bestyrelsesformændene for professionshøjskolerne har været indkaldt til møde med ministeren. Her drøftede de blandt andet det aktuelle styringssystem, samt planerne om, at alle bestyrelsesformænd skal udpeges af ministeren, hvilket ikke har været gældende for de øvrige professionshøjskoler. Lisbeth Knudsen havde desuden på mødet rejst kritik af Akkrediteringssystemet og havde fået at vide, at det er under evaluering. Ministeren ønsker at disse møder finder sted fire gange årligt. Bestyrelsen tog orienteringen i Siden sidst til efterretning. 4. Økonomi Kvartalsregnskab Kvartalsregnskabet for højskolen udviser et positivt resultat på TDKK mod et budgetteret negativt resultat på 138 TDKK. Forskellen mellem budget og realiseret resultat er TDKK, hvor højskolen forventer, at en stor del af periodens overskud vil påvirke årets resultat for Peter Østergaard spurgte til om den forventede besparelse på IT ved indgåelsen af samarbejdet med VIA var opnået. Cecilie Bechmann Anthony og Lars Poulsen svarede ja; oven i besparelsen på 2.5 mio. kr. budget 2018 sammenholdt med den oprindelige ITomkostning, var der en lille besparelse. Der er et fortsat fokus på at reducere omkostningerne, og da projektets planlagte aktiviteter ikke er fuldt realiserede, forventer vi yderligere reduktioner i løbet af I forbindelse med årsregnskabet vil der være en note med status over de realiserede besparelser. 2

3 Forecast 2018 Forecast på baggrund af kvartalsregnskabet udviser et årets resultat på TDKK mod et budgetteret resultat på TDKK. Det er en positiv afvigelse på TDKK. I forbindelse med den ønskede overdragelse af Ajours aktiviteter til Samfundslitteratur er varelageret blevet opgjort. Nedskrivningen på ca ,- vil blive taget i år og vil således påvirke det endelige resultat negativt. Indtægten for salget vil først komme i Strategisk budget Bestyrelsen drøftede kort hvordan overskuddet fra 2018 skal anvendes i fremtiden. Jens Otto Kjær Hansen oplyste om, at ministeriet ikke ønsker at institutionerne har en større egenkapital end højst nødvendigt. Højskolen har dog fået dispensation for dette, indtil campusbyggerierne er realiseret. Bestyrelsen enedes om, at drøfte egenkapitalens anvendelse og størrelse i forbindelse med budget Bestyrelsen tog orienteringen om højskolens økonomi til efterretning. 5. Budget 2019 Cecilie Bechmann Anthony gennemgik kort det indstillede budget Budgettet udviser et positivt resultat på 3, 2 mio. kr. Højskoleledelsen forventer ingen problemer med at nå dette under de nuværende forudsætninger. Der er indregnet investeringer i en ny hjemmeside og et intranet, samt et dispositionsbeløb på 3,2 mio. kr. til ændringer i forbindelse med rektorskiftet. Tine Johansen spurgte til årsagen til de faldende lønomkostninger. Hertil svarede Trine Nielsen, at det primært skyldes at den nuværende medarbejderstab ikke har lige så høj anciennitet som tidligere. Peter Østergaard opfordrede til at der også bliver investeret i eksempelvis udvikling af nye kurser mv., med henblik på at skaffe øgede indtægter. Trine Nielsen fortalte, at højskolen netop havde fået tilsagn om eksterne projektmidler til netop udvikling af nye kurser. JO påpegede også muligheden for at undersøge behovet for udbud af nye uddannelser. Bestyrelsen godkendte budget Institutionsakkreditering Højskolen er i fuld gang med at udvikle et mere systematisk kvalitetssikringssystem. Den overordnede model og på plads og første gennemløb er en realitet. Den enkelte uddannelseschef afrapporter gennem uddannelsens kvalitetsberetning til direktøren for Uddannelse og Viden, der samler i Kvalitetsberetning for højskolens uddannelser, hvor de enkelte uddannelsers kvalitetsniveau og -udviklingsbehov, set på tværs, kobles sammen med de strategiske indsatsområder. Beretningen sammenfattes endelig Bestyrelsens kvalitetsrapport, der giver det overordnede billede, og hvor planlagte eller påtænkte indsatser af overordnet karakter beskrives, således at bestyrelsen kan tage stilling hertil, ligesom bestyrelsen kan vurdere, om de kvantitative mål, betegnet grænseværdier, er et passende udtryk for ambitionsniveauet. 3

4 Dette arbejde samt en yderligere uddybning af faktiske processer, der ikke blev medtaget det første høringssvar, vil indgå i svaret på det afslag, som Akkrediteringsrådet har varslet. Arbejdet med at få systematiseret praktikken på de uddannelser, der ikke er under praktikudvalget er nu afsluttet. Modellen er nu den samme som gælder for TVM, journalist- og fotojournalistuddannelsen. Trine Nielsen og Jens Otto Kjær Hansen har møde med Akkrediteringsinstitutionen den 20. december. Bestyrelsen tog orienteringen om status på institutionsakkrediteringen af højskolen til efterretning. 7. Bestyrelsens kvalitetsrapport 2018 Jens Otto Kjær Hansen gennemgik rapporten. Bestyrelsen godkendte rapporten og udpegede på baggrund af rapporten tre til videre behandling i bestyrelsen i Dimittenders ledighed Bestyrelsen ønsker til et kommende møde en nærmere analyse af de foreliggende data sammenlignet med andre og nyere datakilder, samt ledelsens forslag til relevante indsatser ud over det i rapporten nævnte. Tine Johansen lovede at bidrage med DJ s opgørelser over ledigheden indenfor de fag, der dækkes af forbundet. Som baggrund for mere viden om dimittendernes vej ud og færden på arbejdsmarked medsendes Seismonaut-analysen, der er en analyse af dimittenders værdiskabelse på arbejdsmarkedet. 2. Overskridelse af normeret studietid Bestyrelsen ønskede her til et kommende møde en analyse af de bagvedliggende årsager og forslag til indsatser 3. Benchmark Bestyrelsen efterlyste anvendelse af sektorbenchmark på målområder, hvor nøgletallene er fastlagt af højskolen selv. Højskoleledelsen undersøger på hvilke områder dette er muligt, således at bestyrelsen på den baggrund kan vurdere om de konkrete grænseværdier skal ændres i forhold til 2018-niveau. 8. Overdragelse af Ajours aktiviteter lukket punkt Idet forlaget Ajour gennem de senere år har givet underskud, anbefaler højskoleledelsen at omlægge aktiviteterne i forlaget med virkning fra 1. januar Den selvstændige forlagsvirksomhed afløses af et samarbejde med et eksternt forlag. Efter vurdering af markedet og møder med udvalgte forlag, samt disses tilbagemeldinger, er det højskoleledelsens vurdering, at det er forlaget Samfundslitteratur, der bedst kan varetage højskolens forlagsinteresser. Samfundslitteratur tilbyder at vedligeholde Ajours kerneudgivelser og give højskolens ansatte en let publiceringsadgang under videreførelse af Ajours brand. Bestyrelsen roste arbejdet med omlægning af Ajours aktiviteter, men beklagede at de ikke tidligere var blevet inddraget i processen. Bestyrelsen vedtog indstillingen. 4

5 9. IT-nedbrud på Store Match-dag Lars Poulsen beklagede endnu engang på højskolens vegne overfor de berørte parter. Højskolen vil gøre alt for at sikre, at systemet virker næste gang. Alle studerende har fået praktikpladser, men alle praktikpladser har beklageligvis ikke fået studerende. Christian Kirkegaard meldte om manglende tillid fra praktikstederne på grund af nedbruddet og foreslog, at højskolen overvejede muligheden for at bruge det gamle system indtil tilliden er genoprettet. Højskolen vil drøfte gennemførelse af Store Match-dag med praktikudvalget og måske får dem til at være med i en test af systemet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og ønsker punktet sat på dagsordenen på næste møde. 10. Status på højskolens campusbyggerier Peter Østergaard opfordrede til at få så mange udgifter som muligt med i projektøkonomien for byggeriet i København. Cecilie Bechmann Anthony fortalte at det aktstykke, der er under udarbejdelse, vil have alle udgifter med også udgifter til inventar mv. Højskolen og Forskningsfondens Ejendomsselskab A/S, der er bygherre, er blevet præsenteret for et forslag om etablering af en større lysinstallation til udsmykning af byggeriet i Aarhus. Det skal nu undersøges, om kan skaffes fondsmidler nok til etablering af denne. Der er møde med kunstneren i januar og i løbet af foråret vil der blive truffet endelig beslutning om projektet kan realiseres. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 11. Opfølgning på APV2017 Roger Buch opfordrede til på baggrund af højskolens høje stressniveau, at der blev investeret i at fremme trivslen. Han påpegede, at højskolen trods en stor indsats stadig kæmpede med stres og langtidssygemeldinger, og at vi må afvente, om et anmeldt besøg af arbejdstilsynet vil udløse kritik. Lars Poulsen fortalte, at der i år havde været 13 henvendelser til CRECEA, der er højskolens samarbejdspartner på området. Han påpegede samtidig, at det ikke nødvendigvis var en dårlig ting, at der er et stigende antal henvendelser, da en del bruger samtalerne forebyggende og dermed undgår en sygemelding. Flere bestyrelsesmedlemmer understregede, at stres og sygemeldinger ikke kan individualiseres og reduceres til et problem hos medarbejderen, men derimod er et organisatorisk problem, som ledelse og medarbejdere skal løse i fællesskab. Formanden opfordrede til, at højskolens samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg drøfter hvilke indsatser, der skal sættes i gang. Formanden understregede at, årsagerne til stress er komplekse, idet stress meget ofte kan have helt private årsager og ikke nødvendigvis har noget med arbejdet at gøre. Studenterrepræsentanterne påpegede at stress også var et stigende problem blandt de studerende. Formanden og Trine Nielsen vil derfor tage en snak med Danske Professionshøjskoler om interessen og muligheden for en fælles undersøgelse af trivslen blandt de studerende. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5

6 12. Eventuelt Intet til punkt. 13. Ny prorektor Det nedsatte ansættelsesudvalg bestående af Trine Nielsen, Thomas Torp, Peter Østergaard og Lisbeth Knudsen indstillede enstemmigt redaktør på TV2News, Jens Grund, til ny prorektor. Bestyrelsen tilsluttede sig enstemmigt valget. 6