Referat af bestyrelsesmødet den 5. april 2018 åbne punkter

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet den 5. april 2018 åbne punkter BESTYRELSESPROTOKOL FOR: Mødegruppe: Bestyrelsesmøde for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Mødetid: 5. april 2018 Mødested: Campus Aarhus Dokument: Beslutningsreferat Til stede Formand: Næstformand: Lisbeth Knudsen Thomas Torp Tine Johansen Simon Tøgern Tine Aurvig-Huggenberger Medarbejderrepræsentanter: Peter Østergaard Sørensen Roger Buch Studenterrepræsentanter: Morten Okkels Cecilie Hedeboe Børch Jensen Ledelse: Jens Otto Kjær Hansen Lars Poulsen Cecilie Bechmann Anthony Trine Nielsen Afbud: Referent: Christian Kierkegaard Henriette Marienlund Jeanne Mørk Hansen Repræsentant fra PwC: Lars Østergaard, statsautoriseret revisor 1

2 Referat af bestyrelsesmødet den 5. april 2018 åbne punkter 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Punkt 4 behandles først. 2. Godkendelse af referaterne fra mødet den 19. december 2017 Referatet af de åbne punkter blev godkendt uden bemærkninger. Referatet af de lukkede punkter blev godkendt uden bemærkninger. 3. Siden sidst Status på OK18 Højskolen er ikke udtaget til strejken, men vil blive omfattet af lockouten. Der er stadig mange uafklarede spørgsmål i forhold til bl.a. de studerendes retsstilling ved forsinkelse, SU mv. Styrelsen kommer løbende med svar og opdateringer af tidligere udmeldinger. Rektorkollegiet har på deres møde den 4. april vedtaget en række fælles principper for erstatningsaktiviteter for studerende ved afslutning af en eventuel konflikt. Den overordnede udmelding fra alle institutioner er at opfyldelse af læringsmålene skal sikres, og at tiltag efter afslutning af en eventuel konflikt vil basere sig på konkrete, individuelle vurderinger, foretaget på de enkelte uddannelser og de enkelte hold. Højskolens ledelse havde i første omgang meldt ud, at al undervisning ville blive aflyst for at sikre ensartethed og et godt samarbejdsklima. Styrelsen har dog siden meldt ud, at alle medarbejdere, der ikke er omfattet af strejke/lockout, skal udføre deres sædvanlige og planlagte arbejde. Højskolen har således ikke hjemmel til at aflyse undervisningen helt. Bestyrelsen forventer, at ledelsen efterkommer dette. Højskoleledelsen vil vedblive med at holde konfliktniveauet så lavt som muligt inden for de rammer, der udstikkes af Styrelsen, og vil gennem løbende dialog med tillidsrepræsentanterne forsøge at finde de bedste løsninger. Bestyrelsen havde i øvrigt stor ros til årsrapporten fra Forskning og Viden, som de finder meget oplysende. 4. Økonomi Årsrapport 2017 Årets resultat lander på de budgetterede 7,5 mio. kr. Bestyrelsen bemærkede, at punkt 1.1 i målrapporteringen ikke var opfyldt. Rektor forklarede, at det skyldes meget usikre opgørelsesmetoder, som professionshøjskolerne samlet arbejder på at gøre mere valide, da studieintensiteten er et vigtigt fokusområde også i de kommende strategiske rammekontrakter. Bestyrelsen bemærkede ligeledes, at punkt 7.1 i målrapporteringen ikke var opfyldt. Rektor beklagede, at højskolen ikke har været god nok til at holde gang i inkubatoren. Trine Nilsen supplerede med, at højskolen fortsat har stort fokus på entrepreneurship bl.a. ved, at de studerende i fremtiden skal løse projekter på tværs, som om de var en virksomhed. Denne tilgang vil i højere grad blive integreret i undervisningen. 2

3 Cecilie Hedeboe Børch Jensen opfordrede til, at der bliver kommunikeret tydeligere om de muligheder, der allerede er for at erhverve sig viden om entrepreneurship uden for undervisningen, da de studerende efter hendes vurdering intet kendskab har til dette. Tine Johansen undrede sig over, at punkt 8.2 i målrapporteringen var vurderet til opfyldt, når trivselsmålingen, der blev gennemført i 2017, viste en nedgang i den generelle trivsel i forhold til Rektor forklarede, at det alene skyldes, at målpunktet i sin tid blev defineret ud fra et ønske om at måle på den sociale kapital. Der blev derfor udtaget en række spørgsmål fra trivselsmålingens spørgeramme, der skulle understøtte dette. Målpunktet er derfor ikke er billede på den samlede tilfredshed og tager ikke højde for den utilfredshed, især med den øverste ledelse, der viste sig i trivselsmålingen. Bestyrelsen godkendte årsrapporten. Tine Aurvig-Huggenberger spurgte, om højskolen har et overblik over den økonomiske påvirkning af den nye EU dataforordning. Prorektor svarede, at der ikke er et samlet overblik på nuværende tidspunkt. Højskolen har nedsat en projektorganisation til at håndtere implementeringen. Prorektor indgår selv i styregruppen sammen med blandt andre højskolens økonomichef. Der er ligeledes tilknyttet eksterne rådgivere. Revisionsprotokollat Lars Østergaard, statsautoriseret revisor fra PwC, gennemgik revisionsprotokollatet. Revisionen bemærkede, at der ved en fejl, som i høj grad kan tilskrives revisionen selv, ikke er blevet hensat midler til den optjening af en månedsløn pr. ansættelsesår, som rektor og prorektor er berettiget til i henhold til reglerne for åremålsansættelse, jf. pkt. 10 i protokollatet. Højskolen har i 2017 ikke været i stand til at opfylde kravet om sociale klausuler. Bestyrelsen drøftede den umulige udfordring i at nå målet på 3,5 % af det samlede antal årsværk, da optællingen sker på baggrund af antal timer og ikke antal hoveder. Højskolen har pt. 9 medarbejdere ansat på sociale klausuler. Bestyrelsen tog revisionsprotokollatet til efterretning. 5. Strategisk budget lukket punkt Højskolen er blevet hårdt ramt af rækken af de forskellige økonomiske stramninger og andre indgreb over for uddannelsessektoren, som regeringen og folketinget har gennemført de senere år. Samlet set mister vi frem til ,2 mio. kr. Det er højskoleledelsens vurdering, at et optimeringsmål på 3,2 mio. kr. for budgetåret 2019 kan nås ved at fokusere på effekter på den korte bane. På bestyrelsens møde i juni 2018 vil disse overvejelser og målsætningen om at kunne nå optimeringsmålet på de 3,2 mio. kr. blive konkretiseret og sandsynliggjort. Desuden vil en række langsigtede overvejelser, som skal konkretiseres og planlægges, blive fremlagt på bestyrelsens møde i juni. Bestyrelsen tog notatet til efterretning. 3

4 6. Campus Ørestaden lukket punkt Bestyrelsen traf på mødet i december 2017 en principbeslutning om at realisere forslaget om opførelse af en ny uddannelsesbygning til højskolen i København i Ørestaden i umiddelbar nærhed af DR Byens Metrostation. Bygningen kan opføres på byggefelt 2 i lokalplan 501 August Schade kvarteret. Grundens areal er på ca kvm, og der er på grunden en byggeret, som muliggør opførelse af en bygning på de ønskede kvm. Grunden ejes af By & Havn I/S, som har stået for udviklingen af Ørestaden. Bygherrerådgivningen har netop været i EU-udbud og vil blive afgjort inden for den næste uge. Morten Okkels udtrykte bekymring i forhold til at give bemyndigelse til formanden og rektor til at afslutte forhandlingerne om køb af det pågældende byggefelt, uden at bestyrelsen på forhånd er bekendt med indholdet i kontrakten. Næstformanden forklarede, at det ikke er kutyme, at bestyrelsen ser hele kontrakten igennem før en underskrivelse, da denne er meget omfattende og indeholder meget detaljerede oplysninger om byggefeltet. Bestyrelsen skal alene kende rammerne, dvs. pris, vilkår, betaling mv. Bestyrelsen valgte derfor at udskyde sin stillingtagen til anmodningen om at give bemyndigelse og vil på mødet i juni drøfte rammerne for den endelige kontrakt. Her vil bestyrelsen ligeledes tage stilling til den ønskede bemyndigelse. Forhandlingerne pågår fortsat, og projektet vil ikke blive forsinket, hvis kontrakten først underskrives ultimo juni. Peter Østergaard spurgte om de økonomiske konsekvenser ved en eventuel tidsforskydning af de to planlagte campusbyggerier, således at de oprindelige forudsætninger for fastholdelse af det nuværende omkostningsniveau ikke kan overholdes. Prorektor svarede, at dette i givet fald vil blive dækket af egenkapitalen. Bestyrelsen tilsluttede sig dette, så længe det på sigt ikke har betydning for den samlede økonomi. 7. Højskolens udviklingsprojekter Trine Nielsen, direktør for Uddannelse og Viden, gennemgik de forskellige forretningsmodeller, som højskolen har i samarbejde med eksterne i forbindelse med udviklingsprojekter. Uddannelse og Viden har i løbet af det seneste år arbejdet målrettet på at finde ekstern finansiering af højskolens forskellige aktiviteter. De midler, vi søger, kan primært gå ind og dække driften og bidrage til at reducere omkostningerne på området. Derudover giver det os mulighed for at lave aktiviteter, som ellers ikke kunne laves inden for den givne økonomiske ramme. Disse aktiviteter skal enten være med til at styrke vores faglighed, vores image eller være med til at opfylde vores strategiske mål om at være markante, skabe sammenhæng og skabe værdi for vores studerende og aftagerne. Endvidere giver nogle aktiviteter mulighed for, at højskolen laver tilstødende, indtægtsgivende aktiviteter i regi af Kurser og Videreuddannelse. Den eksterne finansiering dækker følgende områder: Drift Udvikling 4

5 Forskning Imageaktiviteter 8. Fotojournalistuddannelsens dimittendledighed Højskolen har på baggrund af udfordringerne i forhold til dimittendledigheden på fotojournalistuddannelsen gennemført en brancheanalyse. En af hovedkonklusionerne er, at uddannelsen i højere grad skal have fokus på levende billeder og sociale medier. Branchen er i høj grad præget af freelanceansættelser, hvilket kalder på en overvejelse om, hvorvidt entrepreneurship bør være en større og mere integreret del af uddannelsen. Tine Aurvig-Huggenberger og Morten Okkels roste højskolen for at være gået bredere ud i forhold til praktikpladser. Peter Østergaard opfordrede til, at højskolen i den fremtidige tilpasning af uddannelsen også har fokus på grænsefladerne mellem de enkelte uddannelser, således at der ikke sker en uhensigtsmæssig intern kanibalisering. Morten Okkels opfordrede højskolen til at overveje optaget hvert andet år, såfremt presset på uddannelsen bliver større i fremtiden. Bestyrelsen tog notatet til efterretning. 9. Rapportering 2017 fra højskolens kerne- og støtteprocesser Bestyrelsen tog rapporteringen til efterretning og havde stor ros til det overblik, det giver bestyrelsen. Tine Aurvig-Huggenberger savnede en større kønsfordeling i højskolens Uddannelsesudvalg og Advisory Boards og opfordrede højskolens ledelse til at have dette for øje. Rektor bad på den baggrund om bestyrelsesmedlemmernes input til egnede kandidater, som højskolen derefter kan kontakte. 10. Praktiksituationen for journalistuddannelsen i Aarhus Bestyrelsen tog notatet til efterretning. Højskoleledelsen vil på mødet i juni sikre, at der i tilfælde af konkrete problemer til trods for de allerede iværksatte tiltag bliver en fornyet drøftelse i bestyrelsen. 11. Markering af højskolens 75 års jubilæum I anledning af højskolens 75 års jubilæum arrangeres en vandreudstilling i samarbejde med Enigma museet, der giver et tilbageblik og et fremtidsperspektiv på kommunikations- og mediebranchen i Danmark. Højskolen ønsker med udstillingen dels at hylde historien, dels at pege på branchens mange udfordringer, og ikke mindst se ind i fremtiden med et håb og en forsikring om, at højskolens dimittender som grundlæggende DNA har lært at håndtere og påvirke de voldsomme forandringer, som omverdenen byder på, så de kan bidrage og påvirke fremtidens medielandskab og -forbrug. Trine Nielsen præsenterede projektet. Projektets omkostninger søges for størstedelens vedkommende dækket af eksterne bidrag. 5

6 Formanden er på grund af sin bestyrelsespost i Enigma inhabil i forhold til stillingtagen til projektet. Den øvrige bestyrelse godkendte projektet og havde stor ros til dets udformning og karakter. 12. Resultatlønskontrakter Resultatlønskontrakterne 2018 for rektor og prorektor blev godkendt. 13. Opfølgning på APV 2017 Bestyrelsen tog notatet til efterretning. Opfølgning vil være et fast punkt på de kommende bestyrelsesmøder. 14. Eventuelt Bestyrelsen efterlyste en tydeliggørelse af, om de enkelte punkter på dagsordenen er til beslutning/drøftelse/orientering. Højskoleledelsen lovede at efterkomme dette. Cecilie Hedeboe Børch Jensen udtræder af bestyrelsen, da hendes uddannelse afsluttes til sommer. DSR er ved at finde en anden repræsentant. Bestyrelsen takkede Cecilie for indsatsen. 6