Referat af bestyrelsesmødet den 19. december 2017 åbne punkter

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmødet den 19. december 2017 åbne punkter BESTYRELSESPROTOKOL FOR: Mødegruppe: Bestyrelsesmøde for Danmarks Medie- og Journalisthøjskole Mødetid: 19. december 2017 Mødested: Campus København Dokument: Beslutningsreferat Til stede Formand: Næstformand: Lisbeth Knudsen Thomas Torp Henriette Marienlund Christian Kierkegaard Tine Johansen Medarbejderrepræsentanter: Peter Østergaard Sørensen Studenterrepræsentanter: Morten Okkels Cecilie Hedeboe Børch Jensen Ledelse: Jens Otto Kjær Hansen Lars Poulsen Cecilie Bechmann Anthony Martin Rask Pedersen Afbud: Referent: Simon Tøgern Tine Aurvig-Huggenberger Roger Buch Jeanne Mørk Hansen 1

2 Referat af bestyrelsesmødet den 19. december 2017 åbne punkter 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt med følgende ændringer: Punkt 5, Salgs- og marketingsstrategi, gøres til et lukket punkt. Punkt 7, Praktiksituationen for journalistuddannelsen i Aarhus, gøres til et åbent punkt. 2. Godkendelse af referaterne fra mødet den 26. september 2017 Referatet af de åbne punkter blev godkendt uden bemærkninger. Referatet af de lukkede punkter blev godkendt uden bemærkninger. 3. Siden sidst I begyndelsen af december afleverede højskolen de såkaldte audit trails til Akkrediteringsinstitutionen. I alt sider, som dokumenterer, hvordan vi i praksis har arbejdet med kvalitetssikring i 2016 og Panelet skal nu læse sig igennem stakken. Derefter beslutter de, hvad de gerne vil vide, når panelet kommer på 2. besøg i den sidste uge i februar Foreløbigt ved vi kun, at besøget begynder i Aarhus og slutter i Emdrup. I maj 2018 vil indstillingen komme i høring på højskolen. Den endelige afgørelse kommer i oktober Økonomi Kvartalsregnskab 2017 Økonomichef Cecilie Bechmann Anthony gennemgik regnskabet. Samlet set er resultatet for perioden TDKK, hvilket er TDKK over budget. Samlet viser kvartalsregnskabet en lidt større aktivitetsopbremsning end ventet, men i kraft af en nogenlunde tilsvarende reduktion i omkostningerne lander kvartalsregnskabet lidt bedre end budgetteret. Cecilie Bechmann Anthony fremlagde projektregnskab, som ønsket af bestyrelsen på mødet i september Bestyrelsen tog regnskabet til efterretning, men vil bede om et mere detaljeret regnskab til mødet i april Det bør være tydeligt, hvad der er dækningsbidraget på de eksterne projekter, og hvordan projekterne påvirker højskolens samlede økonomi. Forecast 2017 Årets resultat forventes at ligge på TDKK, dvs. 230 TDKK under budgetteret resultat. STÅ-indtægter forventes af falde med TDKK på de ordinære uddannelser på grund af frafald og mindre aktivitet på CJU, samt 372 TDKK på Åben Uddannelse på grund af aflysning af kurser i foråret. Indtægter fra projekter forventes at falde med TDKK. Det øvrige omsætningsniveau forventes fastholdt på Kurser og Videreuddannelse. 2

3 Medarbejderreduktionerne er endnu ikke slået igennem, da en del af fratrædelserne ikke er sket eller sker så sent i 2017, at regnskabet endnu ikke er påvirket. Bestyrelsen tog forecast til efterretning. Budget 2018 Budgettet udviser et overskud på TDKK. Aktiviteten falder samlet set i budget 2018 med 2,8 % i forhold til budget 2017; det er især på indtægterne fra staten. Omprioriteringsbidraget på 2 % samt neddimensioneringen på uddannelserne giver en mindre indtjening på 2,5 %, svarende til en nedgang på TDKK. Hertil kommer et fald i andre indtægter på 4 %. Samlet set er der en negativ påvirkning på TDKK i forhold til budget Årets resultat forventes at slutte på 3,2 mio. kr., som er på niveau med det strategiske budget. Bestyrelsen godkendte det fremlagte budget. Bevillingsreform Efter den nye bevillingsreform vil højskolen få et grundtilskud på 25 % af den samlede bevilling. Dette tilskud genforhandles hvert 4. år. 10 % af grundtilskuddet afhænger af: Kvalitetsmålinger 5% Opfyldelse af strategisk rammekontrakt 5 % Derudover har både højskolen og flere andre mindre institutioner fået en kompensation. Denne svarer for højskolens vedkommende stort set til det tilskud, vi mistede sidste år ved den ekstraordinære tilskudsreduktion. Strategisk budget Cecilie Bechmann Anthony gennemgik det opdaterede strategiske budget. Der vil i 2019 mangle ca. 3,2 mio. kr. Højskoleledelsen forventer dog ikke, at der vil blive de store problemer med at finde dette beløb. Blandt andet er der grund til at tro, jf. punkt 5, at der er et uudnyttet potentiale for merindtægter på kurser og videreuddannelse. 3

4 Kort efter regnskabets afslutning vil højskoleledelsen sammen med resten af lederne samt HSU gå i gang med at finde initiativer, der skal sikre en overholdelse af det strategiske budget. Bestyrelsen ønsker en plan for dette til drøftelse på mødet i juni 2018 og gerne allerede i april, hvis muligt. Peter Østergaard Sørensen udtrykte bekymring for højskolens evne til at imødegå de økonomiske udfordringer. Blandt andet på baggrund af usikkerhed om fremtidige neddimensioneringer mv. På spørgsmål fra Peter om indvirkningen af en forsinkelse af campusbyggerierne på økonomien, svarede Lars Poulsen, at dette alene vil påvirke likviditeten. Jens Otto Kjær Hansen supplerede med, at de økonomiske udfordringer i 2019 og 2020 allerede var kendt sidste år, og at planen, som er blevet fulgt, var, at 2018 skulle bruges til et omstillingsår, hvor organisationen fik ro til at finde nye måder at bruge ressourcerne på. Efter Jens Ottos mening er en af de store udfordringer at få øget agiliteten i organisationen og dermed i højere grad kunne anvende egne vidensressourcer i Kurser og Videreuddannelse. Bestyrelsen tog gennemgangen af det strategiske budget til efterretning. 5. Salgs- og marketingsstrategi lukket punkt Bestyrelsen behandlede den fremlagte strategi og tog den til efterretning. 6. Bygninger lukket punkt Lars Poulsen gennemgik forretningsudvalgets og rektors indstilling til en fremtidig lokalisering af højskolen i København. Ud fra en samlet vurdering, hvor økonomi, attraktiv placering i forhold til metro, uddannelsesinstitutioner og medievirksomheder samt rekreative områder, indstiller forretningsudvalget og rektor til bestyrelsen, at der arbejdes videre med en lokalisering i Ørestaden. Bestyrelsen fulgte indstillingen. En væsentlig forudsætning for gennemførelse af byggeriet er, at ministeren godkender projektet, og at økonomien hænger sammen i forhold til de oprindelige forudsætninger. Selve rumprogrammet genbesøges og kvalificeres sammen med studerende og medarbejdere. I forhold til byggeriet i Aarhus er lokalplanen nu godkendt, hvilket betyder, at byggeriet kan gå i gang og efter planen stå færdigt i december 2019/januar Praktiksituationen for journalistuddannelsen i Aarhus 54 journaliststuderende fra højskolen stod uden praktikplads på Store Match-dag den 8. november Siden matchdagen har 14 studerende fået en praktikplads; 40 står således uden plads. Højskolen tilbyder studerende uden praktikplads at kunne tage størstedelen af 7. semester frem til næste matchforløb; otte af de 10 studerende har allerede taget imod dette tilbud. Dermed er de i en alvorlig situation, hvor deres studieforløb vil blive markant forsinket, og nogle vil kunne risikere at blive tvunget til at forlade studiet. 4

5 Da højskolen er lovmæssigt forpligtet til at skaffe praktikpladser, har højskoleledelsen overvejet ekstraordinære, alternative muligheder til de 10 studerende, eksempelvis: Tilbud om skolepraktik i et halvt år. Praktikpladser på journalistiske virksomheder uden overenskomst til en løn, aftalt direkte mellem studerende og praktiksted (som på kommunikationsuddannelsen). SU-praktik i et halvt år på virksomheder, der ikke tidligere har haft praktikpladser (tilsvarende ordning er der på uddannelsen i Tv- og Medietilrettelæggelse). Rektor har anmodet ministeriet om en godkendelse af SU-praktik i dette ekstraordinære tilfælde, men har endnu ikke fået svar. Jens Otto Kjær Hansen understregede, at der var tale om en helt ekstraordinær situation, og hvis der bliver oprettet praktikpladser, der ikke er omfattet af praktikaftalen i forhold til løn, vil det kun være på steder, der ikke før har haft lønnede praktikanter. Tine Johansen modsatte sig sådanne aftaler og fortalte, at der efter hendes mening var god fremdrift i de igangværende forhandlinger omkring praktikaftalen, og at hun forventede, at der var en ny aftale på plads inden næste matchdag. Derudover er der stadig fem ledige praktikpladser samtidig med, at der formentlig kommer flere pladser, da nogle af dem, der har en praktikplads, erfaringsmæssigt falder fra, når de skal starte. Formanden understregede bestyrelsens forpligtelse til at sikre praktikpladser til alle studerende, og at højskolen ikke på nogen måde kan tvinge studerende til at tage bestemte pladser. Christian Kierkegaard pointerede, at det er vigtigt, at nye praktiksteder opfylder de samme krav i forhold til læringsudbyttet som dem, der allerede er godkendte af praktikudvalget. Morten Okkels fortalte, at de studerende meget gerne vil bidrage til at finde løsninger, men at navnlig SU-praktik er problematisk også rent praktisk, fordi studerende over en bred kam hellere dropper ud frem for at tage SU-praktik. Han mente, at når nogen eventuelt får en attraktiv praktikplads via fri løndannelse, kan det udlægges som en belønning af at være kræsen i to omganges praktiksøgning; i øvrigt anerkendte han det som et generelt problem, at de studerende i forvejen er for selektive. Derudover mente han, at ved at gå uden om praktikaftalen rokkes der ved grundlæggende principper, og at dette fører til en opdeling af studerende i A- og B-praktikanter inden for den samme uddannelse. Han kunne derfor ikke tilslutte sig praktikpladser på andre vilkår end dem, der er angivet i praktikaftalen. Af de foreslåede løsninger er skolepraktik derfor den mindst smertefulde, mente han, selvom det også er en slags opdeling af praktikanter. Både Morten Okkels og Trine Johansen mente, at det ville være gavnligt, hvis det blev obligatorisk, at studerende uden praktikplads skulle tage størstedelen af 7. semester frem til næste matchforløb. Cecilie Hedeboe Børch Jensen ønskede fremadrettet, at årsagen til at nogle studerende gentagne gange står uden praktikplads, blev undersøgt. 5

6 Lisbeth Knudsen understregede, at bestyrelsen på dagens møde var forpligtet til at finde en løsning for de studerende, som efter at have taget 7. semester måtte ende med at stå over i forhold til at få praktikplads i to omgange. Hun konkluderede, at det ikke var en mulighed bare at lade stå til, og at en løsning med skolepraktik ikke bare ville være en dårlig løsning, men også en meget bekostelig løsning for højskolen. Bestyrelsen foretog afstemning om punktet. Flertallet af bestyrelsen støttede indstillingen om at ansøge ministeriet om dispensation til SU-praktik i et halvt år på virksomheder, der ikke tidligere har haft praktikpladser, subsidiært at åbne mulighed for praktikpladser på journalistiske virksomheder uden overenskomst til en løn, aftalt direkte mellem studerende og praktiksted. Alt sammen omhandlende den gruppe studerende, som måtte ende med at stå uden praktikplads i to omgange, og som måtte have benyttet muligheden for at tage 7. semester i ventetiden. Morten Okkels stemte for forslaget om skolepraktik. Trine Johansen stemte mod alle de foreslåede løsninger. Simon Tøgern havde afgivet skriftlig stemme og stemte mod SUpraktikløsningen. 8. Den journalistiske tillægsuddannelse Med udgangspunkt i bilaget drøftede bestyrelsen mulighederne for en fastholdelse af den journalistiske tillægsuddannelse. På mødet i april 2018 vil rektor fremlægge en plan for en fastholdelse af uddannelsen, hvis det overhovedet er muligt. Eksempelvis skal det undersøges, om det er muligt at finde andre samarbejdspartnere end Aarhus Universitet. 9. Arbejdspladsvurdering 2017 Hovedsamarbejdsudvalget har i efteråret 2017 gennemført den lovpligtige arbejdspladsvurdering. Resultatet viser en lille nedgang i det overordnede medarbejdertrivselsindeks i forhold til undersøgelsen i Nedgangen skyldes en markant lavere tilfredshed i Emdrup, mens der i Aarhus er en lille stigning. HSU har på baggrund af undersøgelsen på sit møde den 12. december 2017 prioriteret disse fem temaer som centrale fokusområder på højskoleniveau: 1. Stress, krav i arbejdet, indflydelse 2. Kompetenceudvikling 3. Campus fokus Emdrup 4. Arbejdet og samarbejdet i tværgående teams 5. Kommunikation, sammenhængningskraft og højskoleledelsen Alle fem indsatsområder og konkrete tiltag i tilknytning hertil vil blive drøftet og fastlagt på HSU-seminaret den 8. februar. Bestyrelsen tager undersøgelsen til efterretning og påpeger vigtigheden af, at der følges op på resultaterne. Bestyrelsen ønsker fortsat orientering på møderne i

7 10. Strategisk rammekontrakt Efter drøftelser med styrelsen er kontrakten blevet opdateret. Bestyrelsen fik udleveret den seneste udgave på mødet. I forhold til det udsendte materiale er der alene sket ændringer i formuleringer mv., ligesom de oprindelige fire mål er blevet til tre. Indholdet er dog i sin væsentlighed uændret. Der er frist for aflevering af kontraktudkast den 12. januar og forhandlingsmøde den 26. januar, hvor bestyrelsesformanden og rektor deltager. 11. Uddannelsernes relevans og dimittendledighed Fotojournalistuddannelsens dimittendledighed på % (4.-7. kvartal efter dimissionsafslutning) kalder på stor opmærksomhed. De aktuelle tal for dimittendledigheden er forsinkede fra styrelsen, men vi har ingen forventning om, at der pludselig skulle være sket en positiv udvikling. Rektor har derfor besluttet at disponere neddimensioneringen fra 2014 således, at fotojournalistuddannelsens årlige optag fra 2018 reduceres fra 16 til 12; samtidig fastholdes optaget på MPL på 50. Journalistuddannelsen dimensioneres som planlagt med en yderligere reduktion på syv. Bestyrelsen tog rektors beslutning til efterretning og ønskede en principdrøftelse af fotojournalistuddannelsens udfordringer på mødet i april. Bestyrelsen tilslutter sig forslaget om en brancheanalyse som baggrund for drøftelserne. På spørgsmål fra Tine Johansen om højskolens tidligere bekymring for fastholdelse af fagligheden med en holdstørrelse på mindre end 16, svarede Jens Otto Kjær Hansen, at de ansvarlige for uddannelsen har nikket til denne løsning, da der ikke umiddelbart kan findes andre løsninger på den relativt store ledighed. Det faglige niveau kan fastholdes, men det er svært økonomisk at holde samme niveau, da de faste omkostninger ikke bliver mindre i samme takt, som STÅ-indtægterne reduceres som følge af færre studerende. 12. Eventuelt Intet til punkt. 7