ORGANISATIONSBESTYRELSEN

Transkript

1 ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 25. januar 2018 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT til ordinært møde torsdag den 18. januar 2018 kl i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Flemming Larsen Åben del Sag 9122 Godkendelse af referat Sag 9123 Revisionsprotokol Sag 9124 De før mødet udsendte skrivelser Sag 9125 Udlejningsforhold Sag 9126 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 9127 Støtte til visse boligafdelinger Sag 9128 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 9129 Budget for selskabet 2018/2019 administrationsbidrag Sag 9130 Selskabets beretning Sag 9131 Repræsentantskabsmøde mandag den 12. marts 2018 Sag 9132 Effektiviseringspotentialer Sag 9133 Orientering fra administrationen Sag 9134 Kredsudvalget Sag 9135 Fritidsudvalget Sag 9136 BL orientering Sag 9137 Eventuelt Sag 9138 Næste møde Sag 9139 Øvrige datoer Lukket del Sag 9140 Eventuelle sager til behandling

2 Åben del 9122 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde 14. december 2017 er udsendt via mail 21. december Godkendt Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 23. februar 2017 vedrørende regnskabet for 2015/16, siderne er godkendt på bestyrelsesmødet 23. februar De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt via mail 21. december 2017 * Referat / notat fra møde i Jubilæumsudvalget Udlejningsforhold E-sag Til orientering er der via mail 4. januar 2018 udsendt oversigt over indflytninger i Udkast til fælles aftale om permanent boliganvisning af flygtninge udsendtes med dagsordenen. Der afholdes møde herom med kommunen og boligorganisationerne 5. februar På mødet var der en dialog om udkastet herunder om udfordringen med 2

3 boliger ved genhusning i renoveringssager samt huslejen i deleboliger omkring finansiering af ombygningsudgifter og manglende udlejning. Til efterretning med bemærkning om at der fremsendes et tilrettet udkast til Organisationsbestyrelsen Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Ny antennelov E-sag Næsten alle afdelinger havde 1. januar 2018 mulighed for frit valg. På mødet var der en status om, at der er få afdelinger, der mangler dog er der en udfordring med Torveparken. På mødet var der en yderligere dialog om betaling af fuldpakke for den første måned samt om gebyr til indflytter, hvis fraflytter har frameldt Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til referat fra Organisationsbestyrelsens møde 14. december Som status på sagen udsendtes med dagsordenen referat fra bygherremødet 5. januar 2018 og Byggeudvalgsmødet 8. januar Som det fremgår heraf er det vigtigste 3

4 forhandlingsmøderne med de bydende entreprenører. Der var på mødet en orientering om, at der havde været en positiv dialog på forhandlingsmøderne. Tidsplan i forhold til tilbud / kontrakt: Medio januar 2018 Forhandlingsmøder 16. februar 2018 Licitation endeligt tilbud 9. marts 2018 Tildeling af kontrakt 22. marts 2018 Betinget kontrakt 12. oktober 2018 Endelig kontrakt 9129 Budget for selskabet 2018/2019 administrationsbidrag B-sag Udkast af 11. januar 2018 til budget for selskabet 2018/19 udsendtes med dagsordenen. Det indstilles, at administrationsbidraget for 2018/19 fastsættes således: Administrationsbidrag pr. lejemål kr. Pr. 60 m² erhvervslejemål og institutionslejemål beregnes en lejemålsenhed. Endvidere udgør en garageenhed 1/5 lejemålsenhed. Antallet af lejemålsenheder udgør 4.938,4 enheder (korrektion Høje Gladsaxe). Ifølge budgetudkast er der et fald i administrationsbidraget på 206 kr. pr. bolig pr. år svarende til 5,35 %. Årsagen til faldet er, at der ændres i bogføringen af særlige aktiviteter (konto 516), BoligBladet, tilskud til fritidsformål og kurser samt tilskud til lærlinge og tillidsmand. Dette bogføres fremover direkte i afdelingerne på konto BoligBladet og tilskud til fritidsformål og kurser, og konto Tilskud til lærlinge og tillidsmand. Beløbsrammen godkendes hvert år af Organisationsbestyrelsen, inden det budgetteret i afdelingerne. Ændringen i afdelingerne vil være neutral: Konto Administrationsbidrag Konto Renholdelse / Tilskud lærlinge og tillidsmand Konto Diverse / BoligBladet - Fritidsformål - Kurser 206 kr. pr. lejemål 98 kr. pr. lejemål 108 kr. pr. lejemål Baggrunden for ændringen er, at ændre bogføringspraksis til den som andre boligorganisationer anvender. Dette er for at gøre os mere sammenlignelige med andre, hvilket er blevet mere aktuelt i forbindelse den nye effektiviseringslovgivning. 4

5 Hvis der ses bort fra denne bogføringsændring, så udgør stigningen 0%, hvilket fremgår af udsendte budgeteksempel. Lige som de fleste af vores boligafdelinger ikke havde nogen huslejestigning, så har vi heller ikke nogen stigning i administrationsbidraget. Budgettet 2018/19 er baseret på det hidtidige aktivitetsniveau, fremskrevet med forventede generelle prisstigninger mv. herunder afskrivning af inventar, IT hardwaresoftware og driftsmidler efter hidtil vedtagne investerings- og afskrivningsmæssige niveau samt tillige under hensyntagen til den aktuelle driftsmæssige situation. Under forudsætning af vedtagelse af nærværende dagsordenspunkt samt af administrationsbidrag 2018/19 som anført, indstilles det, at budgettet for 2018/19 godkendes. Indstillingen fulgtes Selskabets beretning E-sag Med dagsordenen udsendes følgende delafsnit: Forord til beretning Beboerundersøgelse / Effektivisering Boligpolitik Samarbejde med Gladsaxe Kommune Mission, Visioner og Værdier Renoveringssager og fremtidssikring Administrativ udvikling af serviceydelser Personaleforhold Bestyrelsen og udvalgene Selskabets økonomi En samlet beretning kan således gennemgås på bestyrelsesmødet den 18. januar 2018, hvor bestyrelsens eventuelle bemærkninger ønskes. Udkast til layout blev forelagt på mødet, hvor der er fire færre sider end tidligere (fra 44 til 40 sider). 5

6 9131 Repræsentantskabsmøde mandag den 12. marts 2018 Repræsentantskabsmøde for 2018 afholdes mandag den 12. marts 2018 på Gladsaxe Stadion i Knud Lundberg loungen og med udsendelse af indkaldelse til hvert enkelt repræsentantskabsmedlem senest 4 uger før, hvilket ekspeditionsmæssigt sker mandag den 29. januar a. Følgeskrivelse, dagsorden, forretningsorden m.v. E-sag 1. Følgeskrivelse af 29. januar 2018 til repræsentantskabsmedlemmerne om indkaldelse til ordinært Repræsentantskabsmøde den 12. marts Udkast udsendtes med dagsordenen. 2. Dagsorden for ordinært Repræsentantskabsmøde den 12. marts Udkast udsendtes med dagsordenen. 3. Forslag til Forretningsorden dateret den 29. januar Udkast udsendtes med dagsordenen. 4. Bestyrelsens beretning samt årsregnskab for 2016/ Revisionsprotokol 2016/ Budget for selskabet 2018/ Beretning fra udvalg (det skal afklares om omtalen i beretningen er dækkende) Af anførte punkter udsendes 1, 2, 3 og 4 mandag den 29. januar 2018 mens øvrige udsendes den 22. februar Til efterretning (se tillige pkt. c2) Det besluttes ikke at udsende særskilt beretning fra udvalg, da dette er indeholdt i den samlede skriftlige beretning. b. Dagsorden B-sag I henhold til vedtægternes 5, stk. 1, skal dagsordenen for det ordinære Repræsentantskabsmøde omfatte følgende punkter: 1. Valg af stemmeudvalg 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen, for det seneste forløbne år 5. Endelig godkendelse af årsregnskab med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget 6. Beretning fra udvalg 7. Behandling af eventuelt indkomne forslag 8. Valg til udvalg 9. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter 10. Valg af revisor 11. Eventuelt 6

7 I overensstemmelse hermed får dagsordenen for Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018 herefter følgende udformning: 1. Valg af stemmeudvalg 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af forretningsorden 4. Aflæggelse af bestyrelsens beretning for 2016/ Endelig godkendelse af årsregnskab for 2016/2017 med tilhørende revisionsberetning samt forelæggelse af budget for selskabet for 2018/2019. Regnskab 2016/2017 for selskabet indgår i let sammentrængt form i den udsendte beretning. Det fulde regnskab for selskabet og dets afdelinger kan findes på selskabets hjemmeside og foreligger i administrationen til gennemsyn 6. Beretning fra udvalg a. Kredsudvalg b. Fritidsudvalg 7. Behandling af indkomne forslag 8. Valg til Fritidsudvalg a. Valg af 2 medlemmer for 2 år På valg er Palle Nielsen og Hans-Jørgen Jørgensen b. Valg af 3 suppleanter 9. Valg til Kredsudvalg a. 6 kredsdelegerede for 2 år På valg er Finn Sørensen, Inge Binder, John Bjarnø Petersen, Karin Petersen, Mogens Rysgaard, Johnny Vilhelmsen (udtræder af Kredsudvalget) b. Valg af 2 suppleanter for 2 år 10. Valg til Organisationsbestyrelsen a. Valg af 6 medlemmer På valg er Ryno Scheil, Finn Sørensen, Alice Christiansen, Carsten Petersen, Flemming Larsen, Johnny Vilhelmsen (udtræder af bestyrelsen) b. Valg af 4 suppleanter 11. Valg af revisor 12. Eventuelt Godkendt. c. Ad de enkelte dagsordenspunkter 1. Valg af 1 dirigent (pkt. 2 på dagsordenen) B-sag De seneste års dirigent Erik Andersen indstilles som dirigent. Erik Andersen har givet tilsagn der indkaldes til dirigentmøde når drejebogen foreligger. 7

8 2. Forretningsorden (pkt. 3 på dagsordenen) B-sag Udkast til Forretningsorden dateret den 29. januar 2018 udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Godkendt. 3. Bestyrelsens beretning (pkt. 4 på dagsordenen) E-sag Der henvises til nærværende dagsordenssag Årsregnskab for 2016/2017 mv. (pkt. 5 på dagsordenen) E-sag Afdelingsregnskaberne behandles på afdelingsmøderne i januar og februar måned 2018 eller af afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsens behandling sker på møde den 22. februar Herudover behandles selskabets regnskab 2016/2017 ligeledes på samme møde, til videre forelæggelse til godkendelse på Repræsentantskabsmødet den 12. marts Afdelingsregnskaberne skal ikke behandles på Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018 jf. vedtagelse herom på Repræsentantskabsmødet den 21. april Budget for selskabet 2018/2019 der henvises til nærværende dagsordenssag Budget for selskabet forelægges Repræsentantskabsmødet til orientering. 5. Valg af Fritidsudvalget (pkt. 9 på dagsordenen) E-sag I henhold til udvalgets kommissorium består udvalget af 7 medlemmer samt 3 suppleanter valgt således: 8

9 Udvalgsmedlemmer Suppleanter Valgt af Repræsentantskabet 4 2 Udpeget af bestyrelsen Udvalgets nuværende sammensætning er: Valgt af Repræsentantskabet: Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2018 Hans-Jørgen Jørgensen Hyrdeparken frem til 2018 Bent Johansson Lyngparken 2 frem til 2019 Claus Rydstrøm Torveparken frem til 2019 Udpeget af bestyrelsen: Per Helligkilde Lyngparken 1 Karin Månsson Stationsparken 1 Vakant Suppleanter: Mette Petersen Mølleparken 1 (valgt af Repræsentantskabet) Torben Jensen Lyngparken 1 (valgt af Repræsentantskabet) Vakant - (valgt af bestyrelsen) På valg er således: Palle Nielsen og Hans-Jørgen Jørgensen Herudover skal der foretages valg af suppleanter. Til efterretning Palle Nielsen følger op på valgene. 6. Valg til Kredsudvalget (pkt. 10 på dagsordenen) E-sag Kredsudvalgets sammensætning og valg er efter overgang til valg efter BL s seneste vedtægter således: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år Valgt af Repræsentantskabet Udpeget af bestyrelsen Valgperioden er 2 år. 9

10 På Repræsentantskabsmødet i 2016 og 2017 foretoges valg således: Kredsdelegerede Valgt af Repræsentantskabet: Mogens Rysgaard Stationsparken 1 frem til 2018 Finn Sørensen Tinghøjparken frem til 2018 John Bjarnø Petersen Pileparken 3 frem til 2018 Karin Petersen Stationsparken 1 frem til 2018 Inge Binder Kildeparken 2 frem til 2018 Johnny Vilhelmsen Egeparken 2 (udtræder) frem til 2018 Jan Raltters Egeparken 2 frem til 2019 Henry Simonsen Torveparken frem til 2019 Aase Schack Torveparken frem til 2019 Pernille Mogensen Højgårdsparken frem til 2019 Steen Løfqvist Torveparken frem til 2019 Udpeget af bestyrelsen: Ryno Scheil Lyngparken 1 frem til 2018 Lars Ulrik Hansen Skoleparken 1 frem til 2018 Kjell Hansen Kildeparken 1 frem til 2018 Henning Juul Hovmand Administrationen frem til 2018 Palle Nielsen Skoleparken 1 frem til 2019 Majbrit Jørming Stengårdsparken frem til 2019 Erik Bengtsson Mølleparken 1 frem til 2019 Jesper Loose Smith Administrationen frem til 2019 Christian Jensen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 Suppleanter Valgt af Repræsentantskabet: Anne Baillais Clausen Tinghøjparken frem til 2018 Vakant - frem til 2018 Vakant - frem til 2019 Vakant - frem til 2019 Udpeget af bestyrelsen: Alice Christiansen Kongshvileparken frem til 2018 Magnus Petersen Ejendomsfunktionærerne frem til 2019 På Repræsentantskabsmødet den 12. marts 2018 skal således foretages valg af: 6 kredsdelegerede (frem til 2020) 2 suppleanter (frem til 2020) Øvrig udpegning m.v. foretages efterfølgende af bestyrelsen. Til efterretning Majbrit Jørming følger op på valgene. 10

11 7. Valg til Organisationsbestyrelsen (pkt. 11 på dagsordenen) E-sag Der skal vælges 6 medlemmer til Organisationsbestyrelsen. På valg er: Ryno Scheil, Finn Sørensen, Alice Christiansen, Carsten Petersen, Flemming Larsen, Johnny Vilhelmsen (udtræder af bestyrelsen grundet flytning). Endvidere skal der vælges 4 suppleanter. Til efterretning med bekræftelse på at alle modtager genvalg på nær Johnny Vilhelmsen som udtræder. Herudover var der en dialog om nyt medlem. 8. Valg af revisor (pkt. 12 på dagsordenen) B-sag Som revisor for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe indstilles revisionsfirmaet Ri til genvalg til videre afgørelse på Repræsentantskabsmøde den 12. marts Godkendt Effektiviseringspotentialer E-sag På mødet var der en status på effektiviseringsprocessen herunder arbejdsplaner og indkøb, hvor der arbejdes med dataindsamling Orientering fra administrationen O-sag a. Styringsdialogmøde 2018 Til orientering udsendtes med dagsordenen invitation til Styringsdialogmøde 2018, som afholdes torsdag den 31. maj

12 b. BL informerer nr. 41 Digital kommunikation Med dagsordenen udsendtes BL informerer nr. 41 Ændring af reglerne vedrørende brug af digital kommunikation i lejeforhold. På mødet var der en orientering om, at vi er opmærksomme på de nye regler, men at vi hovedsagelig afventer det, som BL arbejder med at almene boliger medtage i Offentlig Digital Post Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt 30. november Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste ordinære møde afholdes 1. februar b. Kredsudvalgets sammensætning B-sag De sidste par år har det ikke været muligt på Repræsentantskabsmødet at få valgt suppleanter til udvalget. Sammensætningen af Kredsudvalget er i dag: 12 Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år Valgt af Repræsentantskabet Udpeget af bestyrelsen Det foreslås at nedsætte antallet af suppleanter fra 4 til 2 pr. år, således at sammensætningen fremover vil være: Kredsdelegerede Suppleant Lige år Ulige år Lige år Ulige år Valgt af Repræsentantskabet Udpeget af bestyrelsen Godkendt. Punktet blev behandlet før pkt. 9131

13 9135 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt 27. november Referat herfra er udsendt via mail 27. november Næste ordinære møde afholdes 29. januar BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 39 af den 18. december 2017 vedrørende Ny ferielov * BL informerer nr. 40 af den 18. december 2017 vedrørende Status på persondata * BL informerer nr. 41 af den 20. december 2017 vedrørende Ændring af reglerne vedrørende brug af digital kommunikation i lejeforhold * BL informerer nr. 42 af den 21. december 2017 vedrørende Koop-Barsel * BL informerer nr. 43 af den 21. december 2017 vedrørende Statistikindberetning og medlemskontingent 2018 * BL informerer nr. 44 af den 21. december 2017 vedrørende Vejledning om overenskomster udgave * BL informerer nr. 1 af den 10. januar 2018 vedrørende Oversigt over udsendte BL informerer 2017 * BL informerer nr. 2 af den 10. januar 2018 vedrørende Temadag om persondataregler BL-politik Udsendt via mail 2. januar 2018 * BL-politik nr. 1 Nytårstale med boligpolitik 13

14 9137 Eventuelt O-sag På mødet var der en dialog om den nye persondatalov. Organisationsbestyrelsen informeres herom på mødet 22. februar 2018, og der vil efterfølgende blive afholdt et særskilt arrangement for Organisationsbestyrelsen herom Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes torsdag den 22. februar Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde 18. januar 2018 udsendes 11. januar Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde 18. januar 2018 udsendes 25. januar 2018 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest 1. februar Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres 2. februar

15 Lukket del 9140 Eventuelle sager til behandling E-sag Ingen sager til behandling. 15

16 Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x 16