har dags dato indgået rammeaftale om rådgivning og bistand til udførelse af indledende forureningsundersøgelser.

Transkript

1 Udkast til Rammeaftale om teknisk rådgivning og bistand til udførelse af indledende forureningsundersøgelser i henhold til Jordforureningsloven på muligt forurenede lokaliteter i Region Syddanmark 1. Aftalens parter Undertegnede: Region Syddanmark Damhaven Vejle Tlf ( Regionen ) og medundertegnede Firma navn ( Rådgiveren ) har dags dato indgået rammeaftale om rådgivning og bistand til udførelse af indledende forureningsundersøgelser. 2. Rammeaftalens formål og genstand Denne rammeaftale er indgået som én ud af fem parallelle rammeaftaler med henblik på at sikre, at Regionen i henhold til Jordforureningsloven (lovbekendtgørelse nr af 27. september 2016) kan udføre indledende undersøgelser på potentielt forurenede lokaliteter i regionens indsatsområder. Den udbudte rammeaftale er 3-årig med option på op til et års forlængelse på eksisterende vilkår. Regionen er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser eller lægge en bestemt omsætning hos Rådgiveren. 3. Aftalegrundlaget Aftalegrundlaget udgøres i prioriteret rækkefølge af: I. Nærværende rammeaftale II. Regionens samlede udbudsmateriale af 8. marts 2017 med efterfølgende ændringer III. ABR89 IV. Rådgiverens tilbud af dato

2 4. Tildeling af konkrete opgaver Regionen har indgået fem parallelle rammeaftaler med fem Rådgivere i prioriteret rækkefølge. Tildeling af konkrete opgaver sker uden genåbning af konkurrencen. Firma navn indgår aftale som Rådgiver nr. X i den prioriterede rækkefølge. Regionen tildeler puljer til Rådgiverne, hvor hver pulje består af et antal lokaliteter, efter følgende kvantitative model: Prioriteret rækkefølge Den % -vise andel af det samlede antal lokaliteter igangsat over rammeaftalen Rådgiver nr Rådgiver nr Rådgiver nr Rådgiver nr Rådgiver nr Fordelingsnøgle til brug ved tildeling af puljer til Rådgiverne Den anførte procentandel opgøres alene i forhold til antallet af lokaliteter, og dermed ikke honorar. Rådgiver vil maksimalt få tildelt to puljer af gangen. En pulje er som udgangspunkt på 10 lokaliteter. Ved tildeling af en eller to puljer vil Rådgiver modtage en mail fra Regionen, hvoraf det fremgår, hvor mange puljer Rådgiveren tildeles samt forventet opstart. Rådgiver bedes kvittere for mailen senest 7 dage efter modtagelse, hvorefter bindende aftale om udførelse af puljen eller puljerne anses for indgået. Uanset at Regionen vil tilstræbe, at Rådgiverne samlet set over rammeaftalens periode får tildelt den anførte procentvise andel af det samlede antal igangsatte lokaliteter, kan der forekomme afvigelser i ikke ubetydeligt omfang. Såfremt en Rådgiver, uanset årsagen hertil, ikke længere har aftale med Regionen, vil der med virkning for fremtiden ske forholdsmæssig regulering af de øvrige rammeaftaleholderes procentandel. Ved rammeaftalens start vil en eller to puljer blive tildelt den Rådgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud (Rådgiver nr. 1). Den eller de næste to puljer vil blive tildelt Rådgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud nr. 2. Så fremdeles tildeles Rådgiver nr. 3, 4 og 5 en eller to puljer efter den prioriterede rækkefølge. Når alle Rådgivere har fået tildelt en eller to puljer, og der på ny skal igangsættes puljer, benyttes fordelingsnøglen. Som udgangspunkt vil den Rådgiver, hvis aktuelle procentvise tildeling ligger længst fra den angivne procent i fordelingsnøglen, blive tildelt en eller to puljer. 2

3 Regionen forbeholder sig ret til at foretage afvigelser fra fordelingsnøglen ved tildeling, såfremt en Rådgiver ikke overholder de aftalte tidsplaner, jf. afsnit Øvrige parter Laboratoriearbejdet bliver udført af det laboratorium, som regionen har indgået kontrakt med i henhold til regionens EU-udbud af kemiske analyser (p.t. Eurofins). Borearbejdet skal udføres i henhold til Brøndborebekendtgørelsen, samt af personer, der har B-bevis i henhold til bekendtgørelse om uddannelse af personer, der udfører boringer på land. Regionen skal senest ved opstartsmødet for en konkret pulje have oplyst, hvilken boreentreprenør Rådgiveren vil benytte til opgaven. Rådgiveren kan ikke uden Regionens forudgående skriftlige samtykke benytte underleverandører, underentreprenører eller underrådgivere medmindre dette er oplyst i forbindelse med tilbudsafgivningen. Dette gælder dog ikke for udførelse af borearbejder. Tilsvarende kan Rådgiveren ikke uden Regionens forudgående, skriftlige samtykke udskifte tilbudte underleverandører, underrådgivere eller underentreprenører, herunder boreentreprenører, oplyst ved puljens opstart. 6. Projektledelse og kontaktpersoner Rådgiver tilknytter følgende medarbejdere: Kvalitetskontrol: Navn(e) Sagsansvarlig/projektleder: Navn(e) Sagsbehandler(e): Navn(e) Tilsyn og prøvetagning: Navn(e) Rådgiver må ikke uden accept fra Region Syddanmark ændre bemanding af opgaven, som beskrevet i tilbud af dato. Kontaktpersoner hos Region Syddanmark: Områdechef: Karsten Baisgaard Projektledere på puljeniveau på nuværende tidspunkt: Alice Ulstrup, Anita Hjørringgaard Fogh, Anette T. Faarbæk, Iben Kloch, Jesper Gregersen, Jette Balslev Sørensen, Lea Isager, Nicholas Kyhl, Rikke Sparsø Pedersen, Susanne Linderoth, Susanne Rough Poniewocik, Tove Svendsen, Ulla Bilø 7. Ydelser 7.1 Rådgiverens ydelser omfatter: Udføre opgaven, som beskrevet i udbudsmaterialet. 3

4 Region Syddanmark kan til enhver tid kræve ændringer i opgavens omfang og udførelse, herunder begrænsning af Rådgiverens og underentreprenørens indsats. 7.2 Regionens ydelser omfatter: Indledende orientering af grundejere samt kommunale myndigheder Deltagelse i opstartsmøde, projektstyring, besigtigelse og arbejdsmøder undervejs Kommentering og godkendelse af undersøgelsesoplæg, analyseresultater og udkast til rapporter Samt levering af: Kopi af regionens foreliggende sagsmateriale (historisk baggrundsmateriale, kortlægningsbrev, JAR-udskrift mv.) Adgang til oplysninger om indvindingsoplande, potentialelinjer og lertykkelser m.m. Adgang til vejledninger i Rådgivers brug af GeoGIS-databasen Vejledninger i anvendelse af Region Syddanmarks til enhver tid gældende analysesamarbejdsaftale (p.t. Eurofins) 8. Tidsfrister 8.1 Aftalte frister Arbejdet skal foregå efter den tidsplan, der udarbejdes ved opstart af hver pulje. En pulje skal afvikles over en tidsperiode på max. 6 måneder (eksklusiv ferie: 3 ugers sommerferie, 1 uges efterårsferie, 1 uges juleferie, 1 uges vinterferie, 1 uges påskeferie). Tiden beregnes fra puljen sættes i gang med enten et opstartsmøde eller levering af materiale fra Regionen til Rådgiver. Rådgiver har ansvaret for, at tidsplanen herunder delelementer i tidsplanen overholdes, samt ansvaret for at kontakte Regionen, såfremt der er behov for at ændre på tidsplanen. Ved delelementer i tidsplanen forstås opgaver vedr. bl.a.: foreløbige oplæg forud for besigtigelse ; endelige undersøgelsesoplæg ; fremsendelse af resultater samt forslag til supplerende undersøgelser/midtvejsmøde ; udkast til rapporter ; endelige rapporter ; Afslutning af puljen - herunder økonomi. Hvis tidsplanen ændrer sig, skal Regionen modtage et nyt udkast samt begrundelse for ændringen. Regionen skal godkende det nye udkast, før det kan betragtes som gældende. Det er vigtigt, at Rådgiver bestræber sig på at overholde de enkelte delelementer i tidsplanen, idet tidsplanen er en fælles tidsplan for Rådgiver og Region. 8.2 Bod vedr. tidsplaner Såfremt Rådgiveren ikke overholder en aftalt frist for afslutning af puljen, skal Rådgiveren betale Regionen en dagbod på kr (inkl. moms) pr. arbejdsdag. Dagbøder udløses automatisk, hvis fristen for afslutningen af puljen i en godkendt tidsplan overskrides uden godkendelse af Regionen. 4

5 Dagboden modregnes i det fakturerede rådgiverhonorar. Dagboden skal dog ikke betales, hvis forsinkelsen skyldes forhold, der ikke kan tilskrives Rådgiveren, eller hvis der er truffet aftale med Regionen om forlængelse af tidsplanen. Den samlede bod kan dog max. udgøre 50 % af vederlaget for en pulje. 8.3 Andet Regionen skal have den endelige rapport senest 2 uger efter, at Regionen har givet sine kommentarer til rapportudkastet. Der kan være behov for, at Regionen modtager rapportudkast af flere omgange. Filtersatte boringer sløjfes af boreentreprenøren på foranledning af Rådgiver og efter aftale med Regionen, jf. opgavebeskrivelsen. 9. Det økonomiske grundlag for opgavens løsning På baggrund af besigtigelserne og de endelige godkendte undersøgelsesoplæg udarbejdet af Rådgiver, udfylder Rådgiver økonomioversigten for hver lokalitet og udarbejder et budget for hele puljen, som skal godkendes af Regionen. Økonomioversigten og budgetskemaet i bilag 3.8 skal benyttes. Eventuelle aftalte justeringer i feltarbejdet m.m. indarbejdes i økonomioversigten og i budgettet. Rådgiver har ansvaret for at kontrollere, at de aftalte budgetter overholdes, og hvis merforbrug bliver nødvendigt, indhenter Rådgiver på forhånd godkendelse hos Regionen. Budgettet for en given pulje kan fordeles over flere budgetår af Regionen. Rådgiverens vederlag beregnes ved anvendelse af de i tilbudslisten (bilag 1) anførte priser, herunder enhedspriser. Regionen betaler alene for faktisk udførte ydelser. De af Rådgiveren tilbudte priser reguleres årligt den 1. juli i overensstemmelse med ændringen af Danmarks Statistiks Nettopris Indeks for januar måned i det pågældende år i forhold til januar måned det foregående år. Regulering vil ske første gang den 1. juli Når en pulje er startet op, færdiggøres denne pulje ud fra de priser, der var gældende ved pulje-opstart, også selvom puljen fortsætter efter 1. juli, hvor der foretages pristalsregulering. Rådgiver sørger selv for at opdatere priserne og fremsende opdaterede tilbudslister til regionen senest d. 30/9 det pågældende år. Ved fremsendelse af de regulerede priser skal Rådgiver oplyse, hvilke hovedtal fra nettoprisindekset, der er benyttet til reguleringen. Nettoprisindekset kan findes via dette link: Fakturering af honorar og udlæg 10.1 Fakturering Rådgiver 5

6 Fakturering skal, medmindre andet aftales, ske efter kontraktmæssig udførelse af 1) besigtigelse og godkendelse af endelige oplæg, 2) efter feltarbejde, 3) evt. efter supplerende feltarbejde og 4) efter afrapportering. Fakturaen skal være specificeret på forskellige gennemskuelige delposter jf. det angivne pristilbud. Sammen med fakturaen vedlægges budgetstatus over Rådgiverens honorarforbrug og udlæg samt opdateret økonomioversigt pr. lokalitet (uden administrationstillæg). Fakturaen skal sendes elektronisk og have påført: EAN-lokationsnummer: Personreference (oplyses af regionen) Region Syddanmarks journalnummer (oplyses af regionen) Opgavetitel: Indledende forureningsundersøgelser, pulje X, år 20xx 10.2 Fakturering analyselaboratorie Inden analyselaboratoriet (p.t. Eurofins) sender en elektronisk faktura til regionens sagsbehandler til betaling, vil et fakturaudkast blive sendt til Rådgiver til godkendelse. Rådgiveren modtager ikke særskilt vederlag eller administrationsbidrag for denne ydelse. Det vil af den elektroniske faktura hos regionen fremgå, hvilken person hos Rådgivereren, der har godkendt regningen. Fakturaen skal være specificeret på forskellige gennemskuelige delposter jf.de angivne analysepriser i regionens rammeaftale med analyselaboratoriet. Fakturaen skal sendes elektronisk og have påført: EAN-lokationsnummer: Personreference (oplyses af regionen) Region Syddanmarks journalnummer (oplyses af regionen) Opgavetitel: Indledende forureningsundersøgelser, pulje X, år 20xx Rådgiveren har ansvaret for at give disse oplysninger til analyselaboratoriet Eksterne udlæg fakturering eller anvisning Rådgiveren modtager ikke særskilt vederlag eller administrationsbidrag for denne ydelse. Fakturering af eksterne udlæg Regionen opfordrer til, at Rådgiver betaler fakturaer fra 3. part som eksterne udlæg (herunder også fakturaer fra analyselaboratoriet). De eksterne udlæg afregnes så vidt muligt sammen med rådgiverhonorar. Fakturaen skal sendes elektronisk og have påført: EAN-lokationsnummer: Personreference (oplyses af regionen) 6

7 Region Syddanmarks journalnummer (oplyses af regionen) Opgavetitel Indledende forureningsundersøgelser, pulje X, år 20xx Anvisning af eksterne udlæg Såfremt fakturaer med eksterne udlæg anvises og sendes direkte til betaling hos Regionen, skal der først sendes en kopi af fakturaen til Rådgiver (for analyser se dog afsnit 8.2). Rådgiver kontrollerer og godkender fakturaerne til betaling og sender en mail til regionens sagsbehandler vedhæftet kopien af den anviste elektroniske regning. Fakturaen skal sendes elektronisk og have påført: EAN-lokationsnummer: Personreference (oplyses af regionen) Region Syddanmarks journalnummer (oplyses af regionen) Opgavetitel: Indledende forureningsundersøgelser, pulje X, år 20xx 11. Fejl og forsømmelser i forhold til kvaliteten af opgavens udførelse Fejl og forsømmelser foreligger, såfremt rådgivningen ikke opfylder kontraktgrundlaget, eller såfremt rådgivningen eller bistanden ikke svarer til, hvad Regionen med rette kan forvente. Regionen skal afgive skriftlig reklamation til Rådgiveren inden rimelig tid efter, at Regionen har konstateret, at der er fejl eller forsømmelser i forbindelse med udførelse og afrapportering af de indledende undersøgelser. Rådgiveren skal uden ugrundet ophold efter modtagelse af en skriftlig reklamation afhjælpe fejlen eller forsømmelsen. Såfremt Rådgiveren ikke uden ugrundet ophold og senest inden 10 arbejdsdage har draget omsorg for, at leverancen er fri for fejl og forsømmelser, er Regionen berettiget til et forholdsmæssigt afslag i vederlaget eller til at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende, herunder foretage dækningskøb. Såfremt en Rådgiver ikke overholder afslutningsdatoen i en godkendt tidsplan, eller såfremt leverancen to gange ikke er fri for øvrige fejl og forsømmelser, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. I dette tilfælde er Regionen berettiget til at bringe rammeaftalen til ophør uden varsel. Alternativt kan Regionen vælge at springe den misligholdende Rådgiver over ved næste tildeling af puljer. Sidstnævnte vil indebære, at den eller de puljer, som Rådgiveren ellers ville være blevet tildelt, i stedet vil blive tildelt den Rådgiver, hvis aktuelle procentvise tildeling ligger næst-længst fra den angivne procent. Den Rådgiver, som springes over, vil blive tildelt fiktive puljer i fordelingsnøgle-beregningen, hvormed den procentvise andel stiger på tilsvarende vis, som hvis Rådgiverne havde fået tildelt reelle puljer. Fejl og forsømmelser kan f.eks. udgøres af: Manglende overholdelse af fristen for afslutning af en pulje Manglende overholdelse af delelementer i tidsplanen 7

8 Manglende kvalitetssikring af resultater og rapport Forkerte faglige vurderinger i undersøgelsesforløb og afrapportering Manglende oplysninger på oversigtskort Forkerte analyseresultater Mangelfuld beskrivelse af f.eks. historik og risikovurdering Gentagne stavefejl/uklare formuleringer i gentagne rapporter Manglende overensstemmelse mellem risikovurderingerne i den tekniske rapport og grundejerrapporten. Gentagne tilfælde af fejl og forsømmelser vil uanset deres isolerede væsentlighed udgøre væsentlig misligholdelse. I tilfælde af væsentlig misligholdelse er Regionen berettiget til at ophæve kontrakten. Hvis kontrakten ophæves, afregnes for det arbejde, der er leveret tilfredsstillende indtil ophævelsestidspunktet. 12. Ansvar Rådgiver er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler. Rådgivers ansvar begrænses dog til kr. 5 mio. pr. lokalitet. 13. Forsikring VÆLG Rådgiver har tegnet ting- og personskade forsikring i Forsikringsselskabet XXXXXXX, Policenummer XXXXXXXXX. Forsikringssummen er kr. XXXXXXX Rådgiver har tegnet Rådgiveransvarsforsikring i Forsikringsselskabet XXXXXXX. Policenummer XXXXXXX. Forsikringssummen er kr. XXXXXXXX ELLER Rådgiver har tegnet ting- og personskade forsikring og Rådgiveransvarsforsikring i Forsikringsselskabet XXXXXXX, Policenummer XXXXXXXXX. Forsikringssummen er kr. XXXXXXX Rådgiveren er til enhver tid forpligtet til at underrette Regionen, såfremt der sker ændringer i de i henhold til de fremlagte forsikringsvilkår eller forsikringssummen. 14. Myndighedsforskrifter Rådgiveren skal sikre og indestå for, at alle leverancer udført af Rådgiveren opfylder lovgivningens krav og alle relevante myndighedsforskrifter, således som disse foreligger på tidspunktet for opgavens udførelse. Regionen henleder særligt Rådgiverens opmærksomhed på en til enhver tid gældende bekendtgørelse om udførelse og sløjfning af boringer på land pt. nr af 8. november 2013 og Miljøstyrelsens vejledninger nr. 6 og 7, 1998 om oprydning på forurenede lokaliteter. 8

9 15. Rettigheder Resultaterne af opgaven tilhører alene Region Syddanmark. Rådgiveren må ikke over for tredjemand - uden Region Syddanmarks skriftlige tilladelse - gøre brug af de oplysninger, der kommer til Rådgiverens kendskab. 16. Tvister Tvister skal søges løst i mindelig overenskomst. Er dette ikke muligt, afgøres disse efter dansk ret ved de almindelige domstole med Retten i Kolding som værneting i første instans. 17. Ikrafttræden og ophør Rammeaftalen træder i kraft pr. 18. juni Rammeaftalen er gældende til 17. juni 2020, hvor den ophører uden varsel, medmindre Regionen senest 6 måneder forinden skriftligt har meddelt Rådgiveren, at Regionen udnytter optionen på op til ét års forlængelse samt varigheden af forlængelsen. Rammeaftalen kan af Regionen opsiges med skriftligt varsel på 6 måneder til udgangen af en måned. Rammeaftalen er uopsigelig fra Rådgiverens side. Uanset Rammeaftalens opsigelse eller ophør kan Regionen kræve, at Rådgiveren afslutter igangværende opgaver på de i Rammeaftalen fastsatte vilkår. Hvis udbuddet vedrørende tildelingen af nærværende kontrakt indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Regionens beslutning om at tildele Rådgiver kontrakten annulleres, og/eller kontrakten erklæres for uden virkning, eller Regionen i øvrigt pålægges at bringe kontrakten til ophør, kan Regionen efter eget valg bringe kontrakten til ophør uden varsel eller mod et af Regionen fastsat varsel. Rådgiveren vil ikke have krav på erstatning eller kompensation udover betaling for faktisk udført arbejde. 18. Underskrifter Dato Region Syddanmark (underskrift og evt. firmastempel) Dato Rådgiver (underskrift og evt. firmastempel) 9