Indholdsfortegnelse. Brugervejledning til Stamdata

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Brugervejledning til Stamdata Om Stamdata... 1 Kodelister til Stamdata... 1 Strukturen i stamdata... 1 Navigatorniveauer... 1 Diagram over strukturen... 2 Anvendelse af navigatorniveauer... 2 Enhed... 3 Bygning/Terræn... 3 Afsnit... 4 Lokale... 4 Del... 4 Relationer... 5 Fritekst... 5 Arealer... 6 Adresser... 7 Dokumenter... 7 Lynopret af dele... 7 Duplikér... 8 Flyt objekter Find delmængde af stamdata Kriterier for find delmængde Udskriv... 11

2 Stamdata Om Stamdata Modulet aktiveres med ikonet Stamdata eller på Windows-menuen Modul Stamdata, hvorefter Caretaker åbner modulets hovedvindue. Stamdata er en fælles betegnelse for alle de data, der er rimeligt uforanderlige. Identifikationer, navne, arealer, tilhørsforhold, bygningsdele, mængder og lignende er meget statiske. I forhold til stamdata er f.eks. plan-data som aktiviteter meget dynamiske, og derfor er oplysningerne om et vindue placeret her i stamdata-modulet, mens oplysninger om hvornår vinduet skal males er placeret i vedligeholds-modulet. Før stamdata tages i anvendelse, er det nødvendigt at oprette de nødvendige koder i Kodelister, Adresser samt Dokumenter, ellers vil inddateringen af stamdata blive unødigt afbrudt, og dermed ikke så effektiv. Kodelister til Stamdata Til stamdata-modulet hører der en række kodelister. Hensigten med disse kodelister er, at gøre det hurtigere og mere sikkert at oprette eller søge data. F.eks. er det både en sikkerhed og en lettelse, at kunne slå postnumre og klassifikations-koder op fra en liste. Strukturen i stamdata Før registreringen af stamdata sættes i gang i Caretaker, er det vigtigt at fastlægge den struktur, der skal anvendes. Strukturen kan godt være forskellig fra enhed til enhed, men bør fastlægges i forhold til det egentlige behov. Der kan, for at komme hurtigt i gang, startes med en simpel struktur. Denne kan så evt. udvides på et senere tidspunkt, hvor behovet for detaljering er forøget. Navigatorniveauer Der er fem reelle niveauer i stamdata. Disse niveauer svarer til navigatoren. Ét af niveauerne kan have en dobbelt betydning; Bygning / Terræn. Det ønskede markeres udfor ledeteksten, eller gennem aktivering af menuen, Funktioner- Bygning / Terræn. Niveauerne i stamdata er afhængige af hinanden på følgende måde: Enhed er en forudsætning for Bygning / Terræn 1

3 Bygning/Terræn er en forudsætning for såvel Afsnit, Lokale som Del Afsnit er ikke en forudsætning for Lokale eller Del, ligesom Lokale ikke er en forudsætning for Del Diagram over strukturen Der er flere muligheder for opbygning af strukturen. De mest almindelige opbygninger er: Anvendelse af navigatorniveauer De eneste niveauer, der er krævet er Enhed. Bygning/Terræn er kun nødvendig hvis der ønskes anvendt lavere liggende niveauer. Alle de øvrige er valgfrie. Niveauet Afsnit kan på terræn anvendes til at sektionere større enheder som gård, p-plads, idrætsanlæg, haveanlæg osv. Inde i bygningen kan Afsnit anvendes til en etageopdeling eller en adskillelse af fællesarealer i modsætning til lejernes arealer. Niveauet Lokale anvendes i de bygninger, hvor der skal være en lokaleregistrering. Lokale behøver ikke at opdeles yderligere. Niveauet Del omfatter såvel bygningsdele som installationer eller inventar. Del er det laveste niveau i det hierarki, der er omfattet af navigatoren, men Del kan dog opdeles yderligere i Komponent, hvor dette er nødvendigt (især installationer eller maskiner). Bemærk, at der kan oprettes aktiviteter (vedligeholds-modulet) og arbejdsordrer (Ordre & Fejl modulet) til alle stamdataniveauer. 2

4 Enhed Niveauet Enhed anvendes til ejendomme af enhver art, fra ubebyggede grunde til et større ejendomskompleks. Ved beslutningen om hvad en enhed omfatter, skal de økonomisk/juridiske forhold medtages. I en boligforening vil enhed være det samme som afdeling. I en kommune eller en region vil enhed ofte være lig ejendom i BBR betydning, men enhed kan også fastlægges som en del af en BBR-ejendom (Eksempelvis biblioteket på 1. sal i en anden forvaltningsejendom). Enhed kan omvendt også omfatte flere BBR-ejendomme. (Eksempelvis en teknisk skole med flere ejendomme i et byområde) Ønskes en Enhed og alle tilhørende data slettet eller blot sat inaktiv kan dette gennemføres ved hjælp af en separat funktion Slet enhed Sæt enhed inaktiv, som findes under Systemadministration - Hjælpeværktøjer Når Caretakers Driftsøkonomi-modul er installeret, kan divisionen som er tilknyttet Enhed, ikke umiddelbart ændres. Ønskes divisionen ændret kan dette kun gennemføres ved hjælp af en speciel funktion Ændring af Division tilknyttet enhed, som findes under Systemadministration Hjælpeværktøjer. Bygning/Terræn Niveauet Bygning anvendes til at registrere den fysiske bygning. Hvad enten der er tale om én eller flere bygninger til enheden, bestemmer brugeren selv den ønskede opdeling i Caretaker. Opdelingen kan følge BBR-opdelingen eller følge den praksis for opdeling, der har været gældende på stedet. Ofte opdeles der efter store forskelligheder i fysisk udformning eller i alder og materialer. Bygning deler niveau med Terræn, da der kun er få oplysninger på dette niveau, og da kun et par af disse oplysninger er forskellige. Den ubebyggede grund (park, anlæg, grund etc.) eller det terræn, der er omkring bygningerne, registreres med ét eller flere terrænobjekter. (Dette er dog den ene måde at gøre dette på - Den anden er, at oprette ét terrænobjekt, og derefter underdele dette ved hjælp af afsnit). Om det er Bygning eller Terræn, der er valgt, afhænger af aktiveringen af omskifteren ved feltet på navigatoren. 3

5 Afsnit Niveauet Afsnit forudsætter, at Bygning / Terræn er oprettet. Hensigten med Afsnit er, at opdele en bygning i afsnit, hvad enten dette er på facaderne, som etager eller på tværs af bygningen (lejerafsnit, fællesafsnit, boligafsnit, erhvervsafsnit). Afsnitsopdelingen kan passe med det projekt der ligger til grund for bygningen, eller den kan spejle den daglige administration. En blanding er også mulig. På Terræn kan Afsnit anvendes til en opdeling af det ydre rum i f.eks. idrætsplads, haveanlæg, p-plads, veje og stier etc. Niveauet Afsnit kan danne grundlag for registrering af Lokale eller Del, men niveauet er ikke obligatorisk. Alle funktionerne på Afsnit er identiske med funktionerne på Bygning / Terræn. Lokale Niveauet Lokale forudsætter, at Bygning / Terræn er oprettet. Hensigten med Lokale er, at opdele en bygning indvendig i lokaler efter den praksis, der allerede er for nummerering. Niveauet Lokale kan danne grundlag for registrering af Del, men niveauet er ikke obligatorisk. Del Niveauet Del anvendes til at registrere bygningsdele, hvad enten der er tale om egentlige bygningsdele, installationer, maskiner, procesudstyr eller inventar. Del kan oprettes til Lokale, til Afsnit eller til Bygning/Terræn. Niveauet er ikke obligatorisk, idet der senere i de følgende moduler kan oprettes vedligeholdsaktiviteter eller arbejdsordrer til alle niveauer i navigatoren. Niveauet (og standard Caretaker) lægger op til en registrering af dele gennem anvendelse af klassifikationssystemet. For at lette registreringen er der kodelister eller kataloger, der følger denne inddeling. 4

6 Det er imidlertid ikke nødvendigt at følge klassifikationssystemet, idet brugeren kan oprette dele efter egen identifikation og evt. med ren tekst. Det er ligeledes muligt, at indrette kodelister og kataloger efter eget system. Dupliker poster er en særlig funktion i Enhed, Bygning/Terræn, Afsnit og Del, som er beregnet til hurtig oprettelse af nye identiske enheder, bygninger eller lign. Denne funktion er forklaret nærmere under punktet Lynopret af dele. Relationer Relationsvinduer er selvstændige vinduer, hvor andre objekter relateres (kobles) til stamdataobjekterne. Det kan være Fritekst, Arealer, Adresser eller Dokumenter. Afhængigt af den ønskede relation, aktiveres én af følgende ikoner: Genvej Betydning Ikon Ctrl 12 Ctrl F3 Ctrl F4 Ctrl F5 Fritekst Areal til objekt Adresse til objekt Dokument til objekt Ikonet åbner et vindue, og relationen kan hentes ind ved at trykke på ikonet Kodelisteopslag, eller den kan oprettes direkte. Relationen gemmes også i databasen, og der kan vendes tilbage til navigatorobjektet, hvorefter ikonen markeres med en gul stjerne, for at tydeliggøre at der gemmer sig information bagved. Er der ikke plads til de ønskede oplysninger på datavinduet, så kan der forlænges med Fritekst. En arealliste, en håndværkerliste eller et dokument tilknyttes også ved hjælp af relationer. Fritekst Denne relation findes til samtlige objekter i stamdata. Datavinduerne for de enkelte objekter rummer kun de forud definerede felter. Ønskes flere oplysninger lagret, så er fritekst den mest oplagte mulighed, idet de indtastede oplysninger gemmes til netop den Enhed, Bygning osv. der er i fokus. Funktionen aktiveres ved at trykke på Fritekst. Herefter åbner Caretaker et vindue til indskrivning af tekst. Dette vindue skal ikke opfattes som et fuldt tekstbehandlingssystem, men rummer kun de allermest nødvendige funktioner til at indskrive og redigere i tekst. 5

7 Vinduet kan, i modsætning til de øvrige stamdatavinduer, ændres i størrelsen. Dette gøres ved at flytte markøren til kanterne eller hjørnerne af vinduet, og derefter aktivere musen. Ved ændring af vinduesformatet vil teksten i vinduet automatisk blive ombrudt, således at det stadig er muligt at læse teksten. Kopiér til udklipsholder og indsæt fra udklipsholder er funktioner i Fritekstvinduet til behandling af tekst. Disse gør det muligt at flytte rundt med dele af teksten både lokalt, men også til et tekstbehandlingsprogram, der kører på Pc en i forvejen, f.eks. Word. Den sidste funktion er Fortryd, som annullerer den sidste udførte handling i friteksten. Når Fritekstvinduet lukkes igen, og der er indtastet en tekst markeres ikonen med en gul stjerne, for at tydeliggøre at der gemmer sig information bagved. Arealer Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn og Afsnit. Den findes ikke på Lokale eller Del, idet der her er særskilte felter til areal- og mængdeangivelse. Relationen findes endvidere til Aftalen i modulet Kontrakter og Aftaler. Relationen aktiveres ved et tryk på Areal til objekt. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til angivelse af arealer. Det er kun muligt, at oprette arealer med de standardbetegnelser, der findes i kodelisten Arealer. Dette er af hensyn til den senere mulighed for beregning af nøgletal. I vinduet kan der oprettes eller slettes som standard, men ved opret er det kun muligt, at angive de standard arealtyper, der findes i kodelisten. Som alternativ ved opret kan kodelisteopslag aktiveres, hvorefter Caretaker åbner vinduet Udvælg Arealtype. Her kan en eller flere typer vælges, og returneres med Udfører. Arealerne udfyldes herefter, og databasen opdateres. Når Arealvinduet lukkes igen, og der er indtastet mindst et areal, markeres ikonen med en gul stjerne, for at tydeliggøre at der gemmer sig information bagved. 6

8 Adresser Denne relation findes til niveauerne Enhed, Bygning/Terræn, Afsnit og Del. Den findes ikke til niveauet Lokale. Relationen aktiveres ved tryk på Adresser til objekt. Herefter åbner Caretaker et vindue til sammenkobling med adresser i adresse-arkivet. Der kan kun skabes relationer til adresser, der allerede er oprettet i Adressebiblioteket. Det gøres ved at trykke på Tilkobling. I vinduet kan der ikke oprettes men dog slettes. Adresserelationerne skabes ved derefter at aktivere Find, hvorefter adressevinduet åbner, men kun med funktioner til at søge og returnere adresser. Tryk på Vis antal poster og Udfører, hvorefter hele adresselisten kommer frem. Når én eller flere adresser er fundet gennem find-ikonet eller ved markering på adresselisten, kan en adresse returneres til relationsvinduet ved at aktivere Udfører. Har en adresse flere kategorier i Kategorivinduet, så kan adressen overføres med en given kategori, ved at bringe den ønskede kategori i fokus, og derefter overføre adressen. Den samme adresse kan godt overføres flere gange med forskellige kategorier, idet f.eks. et firma godt kan optræde med flere forskellige egenskaber på f.eks. en enhed. Når Adressevinduet lukkes igen, og der er tilknyttet mindst en adresse, markeres ikonen med en gul stjerne, for at tydeliggøre at der gemmer sig information bagved. Dokumenter Denne relation findes til alle stamdata-niveauerne. Her er det muligt, at knytte ét eller flere dokumenter til et stamdataobjekt. Ved et dokument forstås her et foto, en tekstfil, en CAD-tegning etc. Funktionen aktiveres ved et tryk på Dokument til objekt. Herefter åbner Caretaker et relationsvindue til visning af dokumenter. Der kan kun vises dokumenter, der allerede er oprettet i Dokumentbiblioteket. I vinduet kan der kun oprettes og slettes relationer til et dokument. Selve dokumenterne kan kun oprettes eller slettes på serveren. Lynopret af dele I systemer som Caretaker, hvor der ofte er tale om registrering af en betydelig mængde dele (terrændele, bygningsdele og installationer), er det vigtigt, at 7

9 denne registrering ikke tidsmæssigt er en blokering for hurtig igangsættelse af systemet. For at effektivisere denne proces, er der indlagt to funktioner lynopret og Duplikering. Lynopret aktiveres fra niveauet Del. Funktionen rummer en mulighed for at have ét eller flere standardiserede kataloger med typehuse eller typeanlæg, og derefter oprette dele til den aktuelle registrering ved at kalde kataloget, og hente en række dele over på én gang. Alle de dele der hentes i én operation, oprettes automatisk under den pågældende bygning (eller til afsnit/lokale). Funktionen aktiveres i Delvinduet ved at trykke på Indsæt fra bibliotek. Caretaker åbner et vindue med kataloget samt et vindue til bestemmelse af det delkatalog, der ønskes. Der er tale om ét fælles katalog, hvor de enkelte dele blot er mærkede med tilhørsforhold til et delkatalog. Her angives det ønskede delkatalog ved at bringe linjen i fokus og returnere med Udfører. Eller der kan søges med Find. Resultatet er, at Caretaker udvælger netop disse dele fra det totale katalog og viser disse. Brugeren gennemløber kataloget, og mærker alle de standarddele, der ønskes oprettet. Holdes Ctrl nede samtidig med museklik, vil de valgte linjer blive markeret og valgt samtidig. Efter valg af dele og returnering, vil alle de valgte dele blive oprettet, og vinduet kan lukkes. Duplikér Er der allerede oprettet nogle objekter, kan disse samt hele dataindholdet kopieres. De objekter, der har fokus, kopieres til et særskilt vindue ved aktivering af Duplikér poster. Brugeren kan herefter hente indholdet af dette vindue ned til samme sted for derefter at fortsætte med at ændre de få data, der adskiller de duplikerede objekter. Dette kan anvendes til at effektivisere registreringen. Efter at der er hentet en længere række dele fra standardkataloget, kan en eller flere af disse nu duplikeres. Dette kan være meget nyttigt når f.eks. en klimaskærm ønskes orienteret mod de forskellige verdenshjørner. Tages som eksempel en bygning med vinduer, der ønskes fordelt mod de fire verdenshjørner, så hentes delen fra kataloget og duplikeres herefter tre gange. Med Delvinduet i tabular-form bringes Orientering i fokus, og de fire dele gives hver sin orientering. 8

10 Flyt objekter Ønskes et eller flere stamdataobjekter flyttet fra ét sted i navigatoren til et andet, anvendes funktionen Flyt, når det pågældende objekt er valgt i navigatoren. Funktionen aktiveres ved at højreklikke og vælg Flyt bygning. Caretaker åbner et selvstændigt vindue Flyt skærm, hvortil objektet er overføret. Herefter kan brugeren angive det nye tilhørsforhold ved at vælge den nye placering i navigatoren. I dette eksempel bliver bygningen Testbygning flyttet fra Testenhed1 til Testenhed2 9

11 Find delmængde af stamdata I en så stor mængde objekter, som der kan være i den totale stamdataregistrering, er det nødvendigt at kunne søge ét specifikt objekt, og finde ud af hvor det befinder sig. Det kan også være en søgning af en række objekter, der alle opfylder et givet kriterium. I hvilke bygninger med denne anvendelse har vi installationer af denne type? Denne slags søgninger har i Caretaker sin egen funktion. Funktionen aktiveres på Windows-menuen med Funktioner - Find delmængde, eller ved et tryk på Find over navigatoren. Caretaker svarer ved at åbne et søgevindue til samtlige stamdataniveauer (Se evt. Anvendelse af navigator). Det niveau, der er i fokus på navigatoren vil stå forrest på søgevinduet, ligesom søgevinduet vil tage hensyn til, om der allerede er valgt et stamdataobjekt inden åbningen af vinduet (giver færre valgmuligheder, da der allerede er valgt noget!). Vinduet er udstyret med de standardiserede ikoner, men kan her ud over vise de respektive stamdata-niveauer ved at aktivere fanebladene med niveauernes betegnelser. Søgningen fungerer således, at jo flere kriterier der er angivet på de enkelte niveauer, jo færre data bliver hentet fra databasen. Det er altså muligt, at angive en kombination af kriterier der ikke vil give noget resultat! Kriterier for find delmængde Felterne udfyldes ved direkte indskrivning eller ved hjælp af et kodelisteopslag. Dette gøres ved dobbeltklik eller ved at aktivere Find. Caretaker vil så åbne et vindue, hvorfra én eller flere koder kan vælges. Efter returnering vil feltet vise den eller de valgte koder adskilt af komma. Felterne for niveauet Del rummer de to brugerstyrede felter Nummer1 og Nummer2, disse felter kan der søges på ved hjælp af logiske operatorer (=,>, <etc.). De niveauer, der har været aktiveret og er blevet udfyldt med søgekriterier, vil blive mærket med et ombuk af fanen. Når det komplette kriterium er inddateret, er det en god idé, at spørge hvor mange objekter, der opfylder kriteriet. Dette gøres med ikonet Vis antal poster og derefter Udfører. Caretakers navigator vil nu kun rumme den delmængde af objekter der opfylder kriteriet, samt deres tilhørsforhold. NB! Det vil sige, at navigatoren kun rummer en delmængde af de enheder, der er i hele databasen! 10

12 Dette sætter brugeren i stand til at koncentrere opmærksomheden eller udskrivningen om disse objekter. For at advare brugeren om denne tilstand, tændes teksten Delmængde valgt på navigatoren. Udskriv På alle datavinduer i Caretaker er der ikonet Print til udskrivning. Udskrivningen følger de generelle retningslinjer for Caretaker. Det, der ønskes udskrevet, skal først bestemmes eller findes frem. Med andre ord det, der skrives ud, er afhængigt af, hvorfra udskrivningen er aktiveret. Især for stamdata er det nødvendigt at overveje dette, idet der både kan være tale om stedbestemmelse i forhold til stamdataniveau, men også om eventuelle delmængder. Generelt udskriver Caretaker én datapost hvis denne er vist i formular, og flere dataposter hvis disse er vist i tabular. I Stamdata-modulet er det endvidere muligt at udskrive fremfundne data vedrørende Enheder, Bygninger/terræn, Afsnit, Lokaler, Dele og Adresser til en fil. Såfremt denne valgmulighed findes fremgår dette som en valgmulighed på det vindue der fremkommer ved aktivering af. 11