Indholdsfortegnelse. 1. Installation af TimeSag Indledning Inddatering i TimeSag Rapporter... 14

Transkript

1 TimeSag Indholdsfortegnelse 1. Installation af TimeSag Indledning Gennerelt om inddatering I TimeSag Valgbokse Fortryd indtastning Inddatering i TimeSag Stamdata Medarbejdere Maskiner Opgavetyper Bedrifter Afgrøder Projektoplysninger Oprettelse af projekter Afslutning af projekter Inddatering af dagsrapporter Rapporter Udskrift af medarbejdertimer Udskrift af maskintimer Udskrift af projektanalyse Udskrift af afgrødeanalyse Eksport af data... Fejl! Bogmærke er ikke defineret Eksport til Løn... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Sidst revideret KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

2

3 1. Installation af TimeSag TimeSag installeres med den fremsendte cd-rom. Fremgangsmåden er følgende : 1. Åben stifinderen 2. Åben cd-rom drevet 3. Dobbeltklik på filen setup.exe 4. Følg instruktionen på skærmen TimeSag vil så blive installeret i biblioteket programmer Efter installationen skal programmet kobles sammen med en data fil. Dette gøres ved at åbne programmet og vælge Find datafil under menuen TimeSag

4 TimeSag 2. Indledning TimeSag er et program, der er designet til at opsamle informationer om forbruget af mand- og maskintimer på dyrkning af markafgrøder. Disse informationer bruges i programmet til at lave analyser på forbruget af mand- og maskintimer fordelt på afgrøder, marker og opgaver. TimeSag bruger begrebet projekter til at beskrive dyrkningen af de enkelte marker i de enkelte høstår. Et projekt er en mark i et høstår, således at mark 10.1 er et projekt i høstår 2000 og et andet projekt i høstår Årsagen til denne brug af projekter til at beskrive kombinationen af marker og høstår grundes i muligheden for at knytte øvrige oplysninger til projektet, så som afgrøder, bedrift og varierende dyrkningsareal ved delemarker. Ligeledes gør brugen af projekter det muligt at definere forskellige start- og slutdatoer på de enkelte marker i samme høstår. Dette betyder, som et eksempel, at projektet på mark 11 kan løber fra 15. september 2000 til 30. august 2001, mens projektet på mark 12 løber fra 28. september 2000 til 1. oktober KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

5 2.1 Gennerelt om inddatering i TimeSag Alle informationer til brug ved analyserne, skal inddateres i TimeSag, det er derfor ved designet tilsigtet at gøre inddateringen og flytning rundt i de forskellige vinduer så let som muligt. Ved indtastningen kan man flytte fokus rundt i skærmbilledet vha. mus eller tastatur. Det vil dog som regel være hurtigst at bruge tastaturet, og det er tilstræbt at indtastning kan foretages med så få tast-tryk som muligt. F.eks. vil tryk på retur-tasten efter indtastning af data i ét felt bringe fokus videre til næste felt. Hvis der allerede er data i det felt der kommer i fokus, vil disse data markeres og derfor automatisk overskrives ved ny indtastning. De data, der indtastes i TimeSag, bliver hele tiden gemt automatisk på maskinens harddisk. Det sker hver gang fokus flyttes til en ny linie. Brugeren behøver derfor ikke selv sørge for at gemme data. Det er gennerelt for alle vinduer, at vinduet lukkes ved tryk på krydset i det øverste højre hjørne Valgbokse Valgbokse bruges en række steder i programmet, hvor der skal vælges mellem forskellige muligheder, f.eks. valg af bedrift eller afgrøde. En valgboks er et særligt inddateringsfelt med en knap i højre side. Hvis man klikker på valgboksens pil-knap med musen, eller taster Alt+pil-ned når valgboksen er i fokus, vil man få en liste med de tilgængelige valgmuligheder. Den ønskede tekst kan vælges ved at klikke på den med musen eller flytte fokus til den vha. pil-tasterne og trykke retur. Valgbokse bruges for at gøre indtastningen så let og hurtig som muligt, og for at undgå fejl i data som følge af forskellig stavemåde

6 TimeSag Fortryd indtastning Indtastning i et felt kan fortrydes med ét tryk på Esc-tasten. Indtastning i et vindue fortrydes med 2 tryk på Esc. Når en linie forlades, gemmes indholdet på harddisken, og indtastningen kan ikke længere fortrydes. (Indholdet af feltet eller linien kan dog altid ændres ved at indtaste på ny). KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

7 3. Inddatering i TimeSag Inddateringen i TimeSag sker i en række forskellige vinduer, som vælges via de forskellige menupunkter. Som udgangspunkt er der tre typer af inddateringer i TimeSag : 1.Stamdata 2.Projekter 3.Dagsrapporter 3.1. Stamdata Stamdata er data, der skal inddateres i TimeSag, inden der kan oprettes projekter og inddateres dagsrapporter. Stamdata består af oplysninger omkring : 1.Medarbejdere 2.Maskiner 3.Opgavetyper 4.Bedrifter 5.Afgrøder Medarbejdere Inden der kan inddateres dagsrapporter, er det nødvendigt at oprette medarbejdere i programmet. Det er muligt senere at oprette ydeligere medarbejdere, ligesom det er muligt at rette oplysninger i de inddaterede medarbejdere. Inddateringen af medarbejderoplysninger sker i et vindue, der fremkommer ved tryk på knappen Inddatering af medarbejderdata på Hovedmenuen. Første gang vinduet åbnes vil felterne være tomme, imens der efterfølgende gange vil vises data på den sidst inddaterede medarbejder.

8 TimeSag Vinduet består af ovenstående elementer, hvoraf enkelte vil blive beskrevet : Medarbejder nr. Det interne medarbejdernummer bruges i programmet ved inddatering af medarbejdere, således at nummeret skrives istedet for navnet. Dette gøres for at mindske tastslag og mindske risikoen for forskellige stavemåder. Timesats 1, 2 & 3 Lønsatserne for den pågældende medarbejder. Der er lagt op til tre lønsatser, med tanke på normalsats, overtid I og overtid II. De tre timesatser kan dog bruges efter eget valg. Ved valg af timesatser, er det vigtigt at overveje de sociale omkostninger (feriepenge, forsikringer o.l.). Den inddaterede timesats bruges uden yderlige tillæg ved analyserne. Knappen Opret ny medarbejder Knappen viser et tomt skema, der bruges til oprettelse af nye medarbejdere. Knapperne Forrige inddatering og Næste inddateringer Knapperne bruges til at skifte imellem de enkelte medarbejdere Maskiner Inden der kan inddateres dagsrapporter, er det ligeledes nødvendigt at oprette maskiner i programmet. Det er muligt senere at oprette ydeligere maskiner, ligesom det er muligt at rette oplysninger i de inddaterede maskiner. Inddateringen af maskinoplysninger sker i et vindue, der fremkommer ved tryk på knappen Inddatering af maskinedata på Hovedmenuen. Første gang vinduet åbnes vil felterne være tomme, imens der efterfølgende gange vil vises data på den sidst inddaterede maskine. KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

9 Vinduet består af ovenstående elementer, hvoraf enkelte vil blive beskrevet : Maskine nr. Det interne maskinenummer bruges i programmet ved inddatering af maskiner, således at nummeret skrives istedet for navnet. Dette gøres for at mindske tastslag og mindske risikoen for forskellige stavemåder. Timesats for maskinen Timesatsen for maskinen bruges ved analysearbejdet. Det bør overvejes om timesatsen kun skal dække de variable omkostninger, så som brændstof og vedligeholdelse eller om omkostninger til afskrivningm forsikring o.l. også skal dækkes. Knappen Opret ny maskine Knappen viser et tomt skema, der bruges til oprettelse af nye maskiner. Knapperne Forrige inddatering og Næste inddateringer Knapperne bruges til at skifte imellem de enkelte maskiner Opgavetyper Inden der kan inddateres dagsrapporter, er det ligeledes nødvendigt at oprette opgavetyper i programmet. Det er muligt senere at oprette ydeligere opgaver, ligesom det er muligt at rette oplysninger i de inddaterede opgaver. Inddateringen af maskinoplysninger sker i et vindue, der fremkommer ved tryk på knappen Inddatering af opgavetyper på hovedmenuen. Første gang vinduet åbnes vil felterne være tomme, imens der efterfølgende gange vil vises data på den sidst inddaterede opgave.

10 TimeSag Opgave nummer Nummeret bruges ved inddatering i dagsrapporter for at minske antallet af tastslag. Opgave beskrivelse Beskrivelsen bruges ved udskrifter til at beskrive opgavetyperne Knapperne maskiner. i vinduet har samme funktioner som beskrevet under medarbejdere og Bedrifter TimeSag giver mulighed for at håndtere flere bedrifter således, at data kan fordeles på bedrifter. Analyser kan derfor foretages både på bedriftniveau og på alle bedrifter som et samlet. For at kunne fordele data på bedrifter, er det nødvendigt at oprette bedrifterne inden der inddateres projektdata. Bedrifter oprettes i et vindue, der åbnes med Oversigt over bedrifter under menuen TimeSag. Derved åbnes følgende vindue : Nye bedrifter tilføjes ved at udfylde de tomme felter i bunden af vinduet. Data i felterne kan frit ændres, men der kan ikke slettes poster. KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

11 3.1.5 Afgrøder For at kunne analysere på de enkelte afgrøder, er det vigtigt at afgrøden er angivet ens ved hver inddatering. Derfor er alle afgrøder, der bruges i programmet, stillet op i en tabel således, at der kun kan vælges afgrøder, der står i tabellen. Der er to muligheder for at inddatere nye afgrøder 1.Ved inddatering under oversigt over afgrøder under menuen TimeSag 2.Ved inddatering af projektdata, hvor inddatering af afgrøder, som ikke er i tabellen, vil resultere i en dialogboks, der spørger, om afgrøden skal tilføjes i tabellen. Ad.1 Ved valg at oversigt over afgrøder under menuen TimeSag vil følgende vindue fremkomme. Vinduet er opbygget på samme måde som beskrevet under Bedrifter, og nye afgrøder kan inddateres i det tomme felt i bunden af vinduet. Feltet Vis i forvalg giver mulighed for at vælge, om afgrøden skal vises i valgboksen (se under Valgbokse 2.1.1) i inddateringsvinduet for projektdata således, at afmærkes feltet, vises afgrøden i valgboksen. Ad. 2 Som et alternativ til at oprette afgrøderne samlet, kan de enkelte afgrøder oprettes, når der inddateres i projektdata-vinduet. Dette sker ved at inddatere den nye afgrøde i feltet Afgrøde, og programmet vil så spørge om afgrøden skal tilføjes. Til dette svares ja

12 TimeSag 3.2. Projektoplysninger Projekterne bruges som beskrevet til at identificere dyrkningen af de enkelte marker i de enkelte høstår. Ud over denne identifikation, tilknyttes der også nogle oplysninger til projekter, som der efterfølgende kan sorteres efter Oprettelse af projekter Oprettelse af projekter er nødvendigt for at kunne foretage inddateringer af dagsrapporter. Oprettelsen sker i et vindue, der fremkommer ved tryk på knappen Oprettelse af projekter i hovedmenuen. Vinduet indeholder følgende felter : Projekt Nr Det interne projektnummer, der bruges ved inddatering af dagsrapporter. Projekt Navn Navn eller kort beskrivelse af projektet Mark Nr. Marknummer Bedrift Bedriftnummer, såfremt der kun ønskes at arbejde med en bedrift, er det stadig nødvendigt at oprette denne bedrift og inddatere bedriftsnummeret. Afgrøde Markafgrøden KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

13 Dato for dyrkningsstart Dato for påbegyndelse af projektet. Feltet udfyldes ved oprettelse af nye projekter med dags dato, som dog kan ændres. Dato for dyrkningsafslutning Dato for afslutning af projektet. Feltet udfyldes ved oprettelse af nye projekter med Datoen skal ikke ændres ved oprettelse af nye projekter, da der ikke på dette tidspunkt vides hvornår projektet afsluttes. Dyrkningsareal Dyrkningsarealet på marken. Knapperne i vinduet virker på samme måde som beskrevet under Mandskab og Maskiner Afslutning af projekter Efterhånden som markerne høstes og ryddes således, at der kan klargøres til en ny afgrøde, afsluttes de enkelte projekter. Denne afslutning af projekterne foregår ved, at der sættes en dato for dyrkningsafslutning i projektet. Dyrkningsafslutningen kan påføres projekterne på to måder : 1) Ved at åbne vinduet Projektdata som beskrevet under Oprettelse af projekter, finde det projekt, som skal lukkes, og her inddatere dyrkningsafslutningen. 2) Ved at vælge Afslutning af projekter (gruppevis) under menuen TimeSag. Herved åbnes nedenstående vindue. Vinduet viser en oversigt over de projekter, der har en dyrkningsafslutning, som ligger senere end dags dato.

14 TimeSag Der kan vælges at afslutte alle projekter ved et tryk på knappen Afslut alle, eller kun at afslutte udvalgte projekter, ved at markere de udvalgte projekter med et kryds i feltet yderst til venstre, og derefter trykke på knappen Afslut udvalgte Afslutningsdatoen sættes til den dato, der står i feltet øverst på siden. Ved åbning af vinduet står dags dato i feltet, men denne dato kan ændres, såfremt der ønskes en anden dyrkningsafslutning i projekterne Inddatering af dagsrapporter Efter at der er inddateret stamdata og oprettet projekter, kan der inddateres dagsrapporter i programmet. Inddateringen af dagsrapporter danner grundlaget for de senere analyser, da det er her at timeforbruget på mandskab og maskiner registreres. Inddateringen sker i et vindue, der åbnes med knappen Inddatering af dagsrapporter på hovedmenuen. Vinduet er opbygget således at, de hvide felter udfyldes af brugeren, og de grå felter udfyldes af programmet som oplysning til brugeren. Første gang vinduet åbnes er alle felter tomme. Ved efterfølgende åbninger vil data fra den sidst inddaterede dagsrapport vises på skærmen. Ved oprettelse af en ny inddatering overføres oplysninger om medarbejder, mark, dato, projekt og arbejdsopgave til den nye inddatering. Dette gøres for at gentagende oplysninger ikke skal inddateres. KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

15 Programmet foreslår selv et projektnummer ud fra inddateringen af marknummer og dato. Dette forslag kan accepteres eller ændres. Inddateringen er opbygget således, at der kan flyttes imellem de enkelte felter med tabulator eller enter. For at komme ud af feltet med maskinoplysninger, holdes Ctrl nede samtidig med at der trykkes på Enter eller tabulator.

16 TimeSag 4. Rapporter Der kan udskrives 4 forskellige typer rapporter i TimeSag: 1.Udskrift af medarbejdertimer 2.Udskrift af maskintimer 3.Udskrift af projektanalyse 4.Udskrift af afgrødeanalyse Alle udskrifter vises ved at vælge en af udskrifts-knapperne på hovedmenuen 4.1 Udskrift af medarbejdertimer Udskrift af medarbejdertimer viser forbruget af timer og lønomkostninger fordelt på hver medarbejder og fordelt på de tre timesatser på hver medarbejder. Ved valg af Udskrift af medarbejdertimer gives der i en dialogboks mulighed for at afgrænse udskriften. Dette sker ved, at der er mulighed for at vise timerne for en udvalgt bedrift eller alle bedrifter. Ligeledes er der mulighed for at vise timerne for en given periode eller et givent høstår. 4.2 Udskrift af maskintimer Udskriften af maskintimer viser forbruget af timer, og maskinomkostninger fordelt på hver maskine og fordelt på de enkelte arbejdsopgaver på de enkelte maskiner. Ved valg af Udskrift af maskintimer gives der i en dialogboks mulighed for at afgrænse udskriften. Dette sker ved, at der er mulighed for at vise timerne for en udvalgt bedrift eller alle bedrifter. Ligeledes er der mulighed for at vise timerne for en given periode eller et givent høstår. KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax

17 4.3 Udskrift af projektanalyse Udskriften af maskintimer viser en række oplysninger om de udvalgte projekter. Oplysningerne vises projektvis Øverest på hver side er en beskrivelse af de udvalgte projekter For hvert projekt er analysen delt op i 3 dele : 1.Medarbejdertimer 2.Maskintimer 3.Opgavetimer Ad 1 : Medarbejdertimer angiver forbruget af timer og lønomkostninger fordelt på hver medarbejder og timesats. Ud fra disse data er der beregnet det samlede forbrug af timer og medarbejderomkostninger samt forbruget af timer og medarbejderomkostninger pr. ha. ud fra dyrkningsarealet på projektet. Ad 2 : Maskintimer angiver forbruget af maskintimer og maskinomkostninger fordelt på hver maskine. Ud fra disse data er der beregnet det samlede forbrug af maskintimer og maskinomkostninger, samt maskinomkostningerne pr. ha. ud fra dyrkningsarealet på projektet. Endelig er der beregnet tidsforbruget pr. ha. ud fra dyrkningsarealet for hver maskine. Ad 3 : Opgavetimer angiver forbruget af timer på hver opgave samt forbruget pr. ha. ud fra dyrkningsarealet for hver opgave. Ved valg af Udskrift af projektanalyse gives der i en dialogboks mulighed for at afgrænse udskriften. Dette sker ved, at der er mulighed for at vise data for en udvalgt bedrift eller for alle bedrifter Ligeledes er der mulighed for at vise data for projekter afsluttet i en given periode eller et givent høstår.

18 TimeSag 4.4 Udskrift af afgrødeanalyse Udskriften viser en række oplysninger om den udvalgte afgrøde Udskriften er opdelt i fire dele : 1.Projektoversigt 2.Medarbejderoversigt 3.Maskinoversigt 4.Opgaveoversigt Ad 1: Projektoversigten viser hvilke projekter, der ligger til grund for afgrødeanalysen. Dette viser, hvort stort et datagrundlag der er for analysen, og derfor, hvor sikker analysen er. Ad 2 : Medarbejderoversigten viser medarbejderomkostningerne fordelt på de enkelte medarbejdere, samt de samlede medarbejderomkostninger. Ud fra dette beregnes medarbejderomkostningerne pr. ha. ud fra det samlede dyrkningsareal. Ad 3 : Maskinoversigten viser forbruget af timer og omkostninger fordelt på hver maskine, samt de samlede maskinomkostninger. Ud fra dette beregnes maskinomkostninger pr. ha. ud fra det samlede dyrkningsareal. Ad 4 : Opgaveoversigten viser timeforbruget på de enkelte opgaver samt det samlede timeforbrug. Ud fra dette beregnes timeforbruger pr ha for de enkelte opgaver. KW PLAN Ordrupvej 80 tlf St. Merløse fax