Indholdsfortegnelse. Brugervejledning til Vedligehold

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Brugervejledning til Vedligehold Om Vedligeholdsmodulet... 2 Hovedfunktionerne og arbejdsgangen i Vedligehold... 2 Priskatalog... 3 Kontoplan... 3 Prisindeks... 4 Opsætning af standardværdier... 5 Aktiviteten som det centrale... 5 Funktionerne til aktivitet... 6 Find delmængde af aktiviteter... 6 Udvælgelse med flere kodefelter... 7 Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog... 7 Eftersyn... 8 Planvinduet... 9 Vedligeholdsplan... 9 Prioritering af aktiviteter Budget Præsentation af budget Journal Udskriv fra Vedligehold Aktivitetsoversigt Ajourføringsliste/Checkliste til eftersyn Aktivitets- og eftersynsplan Budgetter Brugervejledning Vedligehold Caretaker vers. 4

2 Vedligehold Om Vedligeholdsmodulet Vedligehold aktiveres med ikonet Vedligehold, eller ved at aktivere modulet på Windows-menuen Modul Vedligehold, hvorefter Caretaker åbner modulets hovedvindue. Caretaker rummer den komplette cyklus til styring af vedligehold: Konstatering eller eftersyn, besigtigelse, tilstandsvurdering Planlægning med koordinering og prioritering Udførelse, med igangsætning og afslutning af aktiviteter Dokumentering, med journalisering I Caretaker er hovedbegreberne: Eftersyn Aktivitet Projekt Planlægning Budget Journal Før modulet tages i anvendelse, er det nødvendigt at forberede arbejdsgangen. Visse af de kodelister, der bliver nødvendige i vedligehold, er udfyldt i Caretaker for at lette igangsætningen, men det bør overvejes hvilken skala, der skal anvendes for at vise et arbejdes prioritet. Ligeledes er det en god idé, at gennemløbe kodelisten Priskvalitet der rummer koder for nøjagtighed og oprindelse af priser. De to store kodelister Priskatalog og Kontoplan bør gennemgås før Vedligeholds- tages i anvendelse. Hovedfunktionerne og arbejdsgangen i Vedligehold En brugbar arbejdsgang kunne være: 1) Der opbygges en eftersynsplan for samtlige Enheder. Det fastlægges hvilken detaljering eftersynet skal forløbe i. 2) Eftersynet gennemføres successivt, og de resulterende aktivitetsbehov inddateres, evt. sammen med tilstandsvurderingen. 3) Eventuelle projekter defineres, og de tilhørende aktiviteter kobles til projekterne. Vedligeholdsplanen justeres ud fra faglige kriterier ved hjælp af planlægningsfunktionen. 4) Det afledte budget skrives ud til politisk behandling. 5) Budgetjusteringer og nødvendige prioriteringer samt udskydelser foretages ved hjælp af planlægningsfunktionen. 6) Det endelige budget og den endelige plan kan skrives ud. 2

3 7) Aktiviteter sættes i gang ved hjælp af udbud eller bestilling. 8) Aktiviteter afmeldes og journaliseres efter eventuelt tilsyn. Arbejdsgangen afspejler sig i de ikoner, der er anbragt i selve modul-vinduet over navigatoren, og af Windows-menubjælken, der under Funktioner rummer funktionerne til at håndtere styringen. Ikonerne har følgende betydning: Genvej Ctrl O Ctrl F Betydning Viser aktiviteter Åbner Find-vindue Viser aktivitetsplan Ikon Viser budget Åbner journalvinduet Priskatalog Caretaker indeholder et pris- og levetidskatalog. Hensigten med dette katalog er ikke alene at kunne fungere som opslagsværk, men også at kunne levere en standardaktivitet med anvisning I forbindelse med oprettelse af aktiviteterne i Caretaker. En af fordelene ved at anvende kataloget under oprettelse af aktiviteter er, at en del datafelter udfyldes med forslag, en anden fordel er muligheden for automatisk priskalkulation. Bemærk at dette datavindue kan opsplittes til dobbeltvindue med to rulleskakter ved hjælp af Windows-standard. Da priskataloget kan have et stort omfang, er en søgemulighed nødvendig. Søgevinduet rummer de væsentlige felter fra priskataloget. Det skal bemærkes, at indholdet i dette priskatalog ikke opdateres automatisk. Indholdet er brugerens, og det er brugeren der skal ajourføre priser, oprette nye priser, eller slette gamle. Hensigten med kataloget er, at bruger kan samle sine egne erfaringer om de aktiviteter eller behandlinger der anvendes i organisationen. Kontoplan For at kunne omsætte vedligeholdsplanerne til budgetter, indeholder Caretaker en kontoplan. Kontoplanen findes under Bibliotek Kodelister Økonomi - Kontoplan. 3

4 Kontoplanen har tre niveauer, der indgår delvis i hinanden. På det laveste niveau (niveau 3) skal kontonummeret være unikt, dvs.at der ikke kan oprettes to kontonumre, der er ens. De kontonumre der skal benyttes i det daglige ved oprettelse af aktiviteter skal inddateres til niveau 3. Niveauerne 1 og 2 tjener kun til at kunne finde et kontonummer eller ved udskrivninger og statistikker. Eksempelvis kunne en kontoplan se således ud for et boligselskab: Eksempel A: Niveau 1: Niveau 2: Niveau 3: Eksempel B: Niveau 1: Niveau 2: Niveau 3: Niveau 2: Niveau 3: 3 Daglig byggeteknisk 3.1 Dagligt vedligehold Daglig byggeteknisk klimaskærm Daglig byggeteknisk - installationer osv. 3 Daglig Vedligehold 3.1 Dagligt byggeteknisk Daglig byggeteknisk klimaskærm Daglig byggeteknisk installationer Dagligt funktionelt - overflader 3.2 Dagligt funktionelt Dagligt funktionelt klimaskærm Dagligt funktionelt installationer Dagligt funktionelt - overflader Vinduet er udstyret med de standardiserede funktioner til at oprette, ændre og slette konti. De tre datavinduer er selvstændige med hensyn til standardfunktionerne. Der startes med oprette én eller flere konti på niveau 1. Med én af disse konti i fokus, kan der nu oprettes én eller flere konti på niveau 2. Derefter oprettes én eller flere konti på niveau 3. Sættes en konto i fokus på niveauerne 1 eller 2, vil det lavere niveau altid vise de tilhørende underkonti. Prisindeks Alle beløb tilknyttet aktiviteter og i priskataloget er relateret til et prisindeks. Indekset oprettes (og ajourføres) i kodelisten Prisindeks. Her oprettes de forskellige prisindeks før de skal tages i brug. Det er herefter muligt at anvende et givet indeks til indeksering af aktiviteter eller priser i priskataloget. 4

5 Selve indekseringen foretages på følgende måde: Aktiviteter. Her findes de ønskede aktiviteter frem, enten via navigatoren, eller via funktionen Find. De aktiviteter der herefter vises i datavinduet vil blive indekseret. Beregningen startes ved at aktivere menupunktet Funktioner - Prisindeksering. Caretaker åbner et vindue med de mulige værdier, og det ønskede vælges, hvorefter Udfører aktiveres. Caretaker gennemfører herefter beregning af nye beløb. Opsætning af standardværdier Før vedligeholdsmodulet tages i brug, er det nødvendigt at vælge de standardværdier der ønskes. Det drejer sig om valg af de værdier som Caretaker anvender som standart, hvis der ikke vælges andet under brug. Opsætningen foretages ved at aktivere menupunktet Arkiv - Standardværdier. Planlægning Til planvinduet bestemmes det hvilken tidsenhed der normalt skal anvendes (normalt = år), antal perioder og startværdi, samt om alle hændelser ønskes vist. Derudover er det muligt at bestemme en værdi for antal gange som automatisk skal indsættes, når der oprettes aktiviteter, samt et forslag til datoerne Tidligst og Senest. Opret aktivitet I vinduet bestemmes det hvilken aktivitetsart der automatisk skal foreslås ved oprettelse af aktiviteter (normalt = Planlagt aktivitet), samt hvordan datoen skal fremstå. Budget Til budgetvinduet kan angives evt. startår/-md og antal år, samt om konti, uden beløb i den viste periode, skal vises. De valgte værdier gemmes ved at trykke på Gem. Aktiviteten som det centrale Det mest centrale register i vedligehold er Aktiviteter. Her ligger al information om, hvad der skal laves, hvornår, af hvem og til hvilken pris. Herfra dannes oversigter, planer og budgetter. I Caretaker er aktiviteten gjort meget central. En aktivitet i Caretaker dækker flere forskellige styringsområder: 1. Eftersyn, - aktiviteten rummer det planlagte eller det igangværende eftersyn med stedbestemmelse og tidsstyring. 5

6 2. Almindelig planlagt aktivitet, der f.eks. rummer et stykke vedligeholdsarbejde. Dette kan være en engangsaktivitet eller en intervalbaseret aktivitet. 3. Planlagt aktivitet efter den direkte metode, dvs.at der kan flyttes på de enkelte individuelle hændelser. Funktionerne til aktivitet Selve aktivitetsvinduet er udstyret med standardfunktioner. Men ud over disse er der en anden relevant funktion, nemlig en styringsfunktion. Styringsfunktionen aktiveres ved at højreklikke på aktiviteten og vælg Funktioner Igangsætter valgte aktiviteter. Derved sættes en aktivitet i gang. Dvs. aktiviteten skifter status til igangværende. Udfør afslutter en aktivitet, og skriver den udførte aktivitet til journal. Hvis aktiviteten er uden interval, slettes den. Hvis aktiviteten er med interval, udregnes næste plandata ved hjælp af interval. Find delmængde af aktiviteter Aktiviteter kan principielt vises på to måder. Enten som aktiviteterne til et givet sted i navigatoren (aktiviteterne til en Enhed, en Bygning osv.), eller på tværs af navigatoren som aktiviteter der opfylder samme kriterium. For at finde aktiviteter der møder et givet kriterium, aktiveres Windows-menuen Funktioner - Find Aktivitet, eller ikonet Find aktiveres. Caretaker åbner herefter et vindue til angivelse af kriterier. Hvis navigatoren er blank eller nulstillet inden funktionen aktiveres, er samtlige felter til stede på vinduet. Find-vinduet har flere faneblade, hvor de væsentlige er: 1) Alle de væsentlige felter fra aktiviteten 2) De mest nødvendige felter fra stamdata De kodede felter udfyldes direkte eller ved aktivering af Kodelisteopslag eller ved dobbeltklik. Her kan en eller flere koder udvælges blot ved at klikke på dem og derefter returnere. 6

7 Udvælgelse med flere kodefelter Ved at foretage en udvælgelse med flere kodefelter i anvendelse, kan en given type aktiviteter findes på tværs af alle enheder. Eksempelvis kan der besvares spørgsmål som: Find alle de aktiviteter der vedrører gulve i alle gymnastiksale, og hvor det gælder, at de har én af de to øverste prioriteter. Vinduet Find er forsynet med standard ikoner for find-vinduer, men der er her tilføjet tre ekstra ikoner, der sætter brugeren i stand til at vælge præsentationsformen. Ikonet Viser aktiviteter viser resultatet i aktivitetsform, hvor alle data til aktiviteterne er til stede og kan ændres. Ikonet Vis i plan viser resultatet i planlægningsform, hvor kun visse aktivitetsdata er til stede, men hvor den fulde planlægning kan overskues. Ikonet Vis i budget viser aktiviteterne sammenregnet til et budget. For alle former gælder det, at hvis aktiviteterne er fundet på tværs af navigatoren, så kan den enkelte aktivitets sted vises ved at bringe den i fokus og aflæse navigatoren. Aktiveres navigatoren enten før findvinduet åbnes eller efter, så samarbejder find-vinduet og navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges f.eks. et lokale i navigatoren, så findes kun de aktiviteter der befinder sig i dette lokale. Opret aktivitet ved hjælp af Priskatalog Under oprettelse af en aktivitet kan priskataloget åbnes. Dette gøres når man står i feltet Katalog. Aktivering af ikonet Kodelisteopslag eller ved dobbeltklik i feltet Katalog åbner priskataloget, hvorfra der kan vælges. Med Udfører returneres til aktivitetsvinduet, når den rette standardaktivitet er fundet. Før dette kan én af de tre priser fastholdes manuelt ved at vælge Fasthold pris 1, pris 2, pris 3 eller mængdebetinget valg af pris. Når der returneres udfyldes visse felter i aktiviteten automatisk. Det gælder alle felterne fra priskataloget, også enhedspris hvis mængden er inddateret i niveau Del. Priserne fra kataloget anvendes til en automatisk beregning af det totale budgetbeløb, i det øjeblik hvor brugeren udfylder aktivitetens mængde. Denne 7

8 beregning udføres kun på dette tidspunkt under oprettelsen. Ved senere justeringer af mængder eller ved ændring af katalogkoden, opdateres prisen ikke automatisk, idet den efterfølgende kan være beregnet af bruger, eller være baseret på et tilbud. Eftersyn Caretaker anvender aktiviteter til at planlægge og udføre eftersyn. Et eftersyn kaldes også en besigtigelse eller et bygningssyn. Eftersynet resulterer i en tilstandsbeskrivelse, der er operationel, idet den består af aktiviteter, der rummer det vedligehold, der er konstateret et behov for. Eftersynet kan også resultere i en verbal tilstandsbeskrivelse, tilstandsrapporten, ved at benytte Fritekst. Et eftersyn startes ved at oprette en aktivitet til det pågældende sted. Stedet kan være alle niveauerne i navigatoren. Det vil sige, at der kan planlægges eftersyn for en hel enhed, og der kan planlægges for en enkelt bygningsdel. Eftersynsaktiviteten oprettes ved at vælge aktivitetsart til Planlagt eftersyn. Aktiviteten kan intervalbaseres og prissættes. Det er hensigtsmæssigt, at vælge en forklarende beskrivelse for aktiviteten, da denne kan optræde sammen med andre lignende aktiviteter på tværs af hele ejendomsmængden. Der kan oprettes en eftersynsanvisning i aktivitetens fritekst, og der kan hentes standardeftersynsaktiviteter fra priskataloget. Planlægningen af eftersyn begynder som nævnt med oprettelsen af en aktivitet. Gennem Funktioner - Find eftersyn spørges Caretaker, hvilke eftersyn der skal gennemføres inden for den næste måned eller det næste år. Find-vinduet afsluttes ved at aktivere ikonet for Planlægning. Caretaker svarer ved at åbne planlægningsvinduet indeholdende de fundne eftersynsaktiviteter. Der kan nu vælges mellem forskellige funktioner. Ønskes plan for årets eftersyn udskrevet aktiveres ikonet Print. Ønskes ét eller flere eftersyn igangsat, højreklikkes på aktiviteten og vælg Funktioner Igangsætter valgte aktiviteter, herved ændres status, for den eller de aktiviteter, der er i fokus, til igangværende. Ved at aktivere ikonet Udfør, kan eftersyns-aktiviteterne endelig udføres (afsluttes), Herved nedlægges aktiviteten, dvs.at den enten slettes (hvis der ikke er angivet noget interval) eller fremskrives til næste gang. Under alle omstændigheder skrives den afsluttede eftersynsaktivitet til journal. 8

9 Planvinduet I den daglige drift med Caretaker vil ét vindue være helt centralt. Det er Planvinduet. I dette vindue kan der både planlægges og styres, samtidig med at planen, den tilhørende økonomi samt det totale indhold af aktiviteterne kan ses. Planvinduet kan aktiveres fra alle de vinduer, hvor ikonet Viser aktivitetsplan optræder. Planens indhold af aktiviteter vil altid være afhængig af det vindue, man kommer fra. Aktiveres navigatoren først, vil planen respektere det, der er i fokus. Ønskes en plan der går på tværs af navigatoren, f.eks. over alle aktiviteter med en given prioritet, aktiveres planikonet først på Find aktiviteter-vinduet. Aktiviteterne vises altid i tabular/form, og der kan rettes direkte i de enkelte felter hvis dette er ønsket. For at sikre overblikket er der kun medtaget udvalgte felter fra aktiviteterne. De øvrige felter kan dog ses ved at dobbeltklikke på den enkelte aktivitet. Herved åbnes et hjælpevindue med restinformationerne. Vedligeholdsplan Selve vedligeholdsplanen er repræsenteret ved farvekoder. Disse har følgende betydning: Grøn Angiver det tidspunkt, hvor aktiviteten er planlagt til udførelse = Bedste tid. Gul Viser de år eller måneder hvor det er muligt at placere aktivitetens udførelse. Gul repræsenterer afstanden mellem Tidligste tid og Seneste tid. Rød Viser det område, hvortil det ikke er muligt at flytte aktiviteten. Rød repræsenterer tiden før tidligste tid og efter seneste tid. Blå Viser aktiviteter der er igangværende. Rosa Viser aktiviteter der er hvilende. En ændring af aktivitetens udførelsestidspunkt sker ved at klikke på et grønt felt der repræsenterer aktivitetens første udførelsestidspunkt, samtidig med at venstre musetast holdes nede. Tidspunktet trækkes herefter til den ønskede måned/det ønskede år, hvorefter musetasten slippes. Tidspunktet er nu ændret. Sættes der flueben i feltet Vis Hændelser, vises alle fremtidige vedligeholdelser. 9

10 Ved at aktivere Setup vises der en række felter der bestemmer selve præsentationen. Disse felters indhold kan ændres, hvis præsentationen ønskes anderledes. Præsentationen vises først, når Gentegn/refresh aktives. Prioritering af aktiviteter En af de væsentligste funktioner er at kunne foretage en prioritering af planens aktiviteter. Det ømme punkt i enhver vedligeholdsplanlægning er, når der ikke kan bevilges nok penge til at udføre alle de ønskede aktiviteter. Når eftersynet er overstået, og alle data fra eftersynet er inddaterede, så kan den første vedligeholdsplan dannes, og det tilhørende budget beregnes. Dette er dokumentationen for det vedligehold der burde udføres, forudsat at den nødvendige faglighed har været tilstede under eftersynet / konstateringen. Prioriteringen af de aktiviteter der bør udføres først, kan lettes betydeligt, hvis der under eftersynet er tildelt den enkelte aktivitet en prioritet. Er dette tilfældet, aktiveres funktionen Åbner find vinduet, og vinduet kan udfyldes i et eller begge prioritetsfelter. T-prioritet er den tekniske prioritet og A-prioritet er den administrative prioritet. Caretaker vil herefter finde de aktiviteter, der har den eller de pågældende prioriteter, og vise disse. En gennemgang af de lavest prioriterede aktiviteter giver således mulighed for direkte at udskyde disse, samtidig med at den økonomiske konsekvens vises i et budget. Budget Da aktiviteterne kan forsynes med et forventet beløb samt et kontonummer, kan Caretaker beregne et langtidsbudget, samt præsentere dette over en valgt tidshorisont. Budgettet aktiveres fra menuen, eller med ikonet Viser budgettet. Budgetfunktionen findes to steder: På selve Vedligeholdsmodul-vinduet, hvor der kan vises budgetter direkte til et valgt sted i navigatoren. Markere først stedet i navigatoren og tryk derefter på ikonet. Bemærk at der kan vises budgetter til alle niveauer i navigatoren. 10

11 På Planlægningsvinduet vises budgettet til de aktiviteter, der er kaldt frem i Planlægningsvinduet. Præsentation af budget Budgettet vises altid først i tabelform med såvel række - som søjlesummer. Vinduet kan ændres i størrelse, og antallet af år/mdr. og startværdi der vises kan ændres. Ændringen vises/præsenteres først efter aktivering af funktionen Gentegn/refresh. Budgettet har et selvstændigt udskrivningsvindue, der tillader skalering af kroner samt valg af synlige aktiviteter på udskriften. Bemærk at udskriftsmuligheder er afhængig af, om budgetter er vist/præsenteret i år eller måneder. Ved at aktivere ikonet Skift visning kan budgettet også præsenteres grafisk. Journal Journalen aktiveres med ikonet Åbner journal vinduet eller med menupunktet Funktioner Vis journal. Caretaker svarer ved at åbne journalvinduet i tabular-form, til det sted der er i fokus på navigatoren. Når en aktivitet afmeldes eller udføres i Caretaker, vil den blive skrevet ind i journalen. Det er kun de mest betydende informationer fra aktiviteten der bliver skrevet over, da journalen kun skal tjene til støtte for hukommelsen samt til en senere erfaringstilbageføring. Journalen er fælles mellem de to moduler Vedligehold og Ordre&Fejl. Det betyder, at journalen vil rumme en blanding af de planlagte aktiviteter fra Vedligehold, og de ikke planlagte (afhjælpende, akut etc.) fra Ordrer &Fejl. På denne måde sikres det, at journalen kan vise den fulde historie til et givet sted. Det betyder imidlertid også, at der - set fra Vedligehold - er flere felter i journalen, end de der kommer fra Vedligehold. Disse vil så blot være tomme. Det skal bemærkes, at det indhold der vises i journalvinduet er de poster, der har relation til det sted der er i fokus på navigatoren. Det vil sige, at hvis der vælges en enhed, så vises alle journalposter til hele enheden. Fokuseres der på bygning, så vises kun de poster der hører til denne bygning osv. 11

12 På denne måde er det muligt, at vise journalen (historikken) for en enkel del, som f.eks. et ventilationsanlæg, ved at bringe denne del i fokus på navigatoren og derefter åbne journalen. Udskriv fra Vedligehold Vedligeholdsmodulet rummer flere centrale rapporter. Disse udskrives fra de væsentlige steder i styringen, dvs.: Aktivitetsoversigt Ajourføringsliste til brug i forbindelse med eftersyn Eftersyns- og aktivitetsplan Budgetter Alle rapporter skrives ud på den måde der allerede er gennemgået i afsnittet om Stamdata. Der er i alle datavinduer et printerikon Print, og når denne aktiveres, så åbner Caretaker et valgvindue til styring af selve udskriften. Caretaker arbejder altid ud fra princippet, at først skal de data der ønskes udskrevet findes frem. Dernæst er udskrivningen afhængig af hvorledes data præsenteres på skærmen. Er data vist i formular, så udskrives kun denne ene. Er data vist på tabular, så udskrives alle de fremfundne data. De væsentligste valgvinduer til udskrivning af rapporter er gennemgået i det følgende. Aktivitetsoversigt Udskriftsvalgvinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. Udskriftstype Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges aktivitet. Dybde Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling. Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet. Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori T- eller A- prioritet. SK Giver mulighed for valg af sideskift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Overskrifter 12

13 Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften. Ajourføringsliste/Checkliste til eftersyn Denne type rapport kan skrives ud til brug ved selve eftersynet. Den rummer data for de planlagte aktiviteter der var ved sidste eftersyn, dog minus de aktiviteter der er udført i mellemtiden. Rapporten er udformet med plads til at kunne skrive eventuelle ændringer i aktiviteterne. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. Udskriftstype Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges Ajourføring. Dybde Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling. Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet. Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori eller prioritet. Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter og/eller dele skal medtages på udskriften. SK Giver mulighed for valg af sideskift Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. 13

14 Aktivitets- og eftersynsplan Rapporten kaldes også vedligeholdsplan, og rummer en oversigt over hvad der skal gennemføres af aktiviteter samt hvornår. Ofte er der behov for at udskrive en rapport over det der skal sættes i gang inden for en bestemt tidsperiode. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. Udskriftstype Det er muligt at vælge mellem flere udskriftstyper. Her vælges aktivitet. Dybde Angiver hvor detaljeret udskriften ønskes med hensyn til stedlig opdeling. Underste niveau Angiver det underste niveau for opdeling af aktiviteterne såfremt lokale eller del er benyttet. Opdelt efter Mulighed for at gruppere aktiviteterne efter lokale/del, kategori, T- eller A- prioritet. SK Giver mulighed for valg af sideskift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Fritekst Angivelse af om fritekst knyttet til aktiviteter skal medtages på udskriften. Fjern tomme aktiviteter fra udskriften Mulighed for kun at udskrive de aktiviteter som skal udføres inden for den valgte tidshorisont. Beløb udskrives Mulighed for at vælge om beløb skal medtages på udskriften. Budgetter Budgetter er meget centrale rapporter. Budgetter kan skrives ud på mange måder for at imødekomme de mange krav der er til detaljering og sortering. Budgettet rummer også flere muligheder for at generere summer. Vinduet er opdelt i en række mindre områder/felter: Til Angiver hvor der ønskes udskrevet til. I kroner 14

15 Det er muligt at vælge mellem udskrift i hele kroner og i tusinder. Hele kroner kan kun vælges såfremt tidshorisonten for budgettet er 10 år eller mindre. Hovedopdeling Angiver den overordnede opdeling af udskriften. Caretaker beregner en sum for hver hovedopdeling. Underopdeling Mulighed for en yderligere opdeling af den valgte hovedopdeling. Mulighed for opdeling af enheder i bygninger og afsnit med tilhørende delsummer. Kontoniveau Angivelse det ønskede kontoniveau på udskriften når der er valgt konto i hoved- eller underopdeling. Caretaker beregner delsummer såfremt der er valgt mere end et kontoniveau. SK Giver mulighed for valg af sideskift Nøgletal Mulighed for beregning og udskrift af nøgletal (kr./m 2 ) på baggrund af et defineret areal. Dette areal skal defineres i System Setup i Caretakers System-modul. Aktiviteter udskrives Mulighed for udskrift af aktiviteter med tilhørende beløb. Fjern tomme aktiviteter fra udskriften Mulighed for kun at udskrive de aktiviteter som skal udføres inden for den valgte tidshorisont. Kan kun anvendes når der er valgt udskrift af aktiviteter. Overskrifter Mulighed for ændring af standardoverskriften samt tilføjelse af en underoverskrift. Indeksering af udskrift Giver mulighed for prisindeksering af beløbene på udskriften. Denne indeksering ændrer ikke på beløbene i databasen. Ud over standard ikonerne på valgvinduerne, som er beskrevet i afsnittet Stamdata, er der to ikoner som giver mulighed for at gemme og genbruge brugerens egne standardrapporter. Ikonet Hent indstillinger åbner et vindue, hvor de valgte kriterier kan gemmes. Ikonet Gem indstillinger åbner et vindue, hvorfra tidligere gemte rapportdefinitioner kan hentes. 15