Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen

Transkript

1 Januar 2017 Nyhedsbrev til medarbejderne i Studieadministrationen Kære alle Jeg vil denne gang indlede Nyhedsbrevet med at byde hjerteligt velkommen til medarbejderne i KomU Studieadministrationen. Jeg håber, at vi i de kommende måneder vil lære hinanden bedre at kende på tværs af enhederne i Studieadministrationen. Dette Nyhedsbrev udkommer én gang om måneden og indeholder nyheder fra de bidragsydere, der har ønsket at få videreformidlet en information, og fra mig. Jeg håber også, at I med tiden vil have lyst til at formidle informationer fra videreuddannelsen, som kunne være interessante for os alle at kende til. Send dem bare til mig, så kommer de med - nyhedsbrevet udarbejdes i slutningen af hver måned. Jeg har de seneste uger holdt møder med medarbejderne fra Studieadministrationen i KomU og er blevet bekendt med, hvilke opgaver der løses, og af hvem. Og selv om jeg troede, at jeg havde et godt kendskab til aktiviteterne og relationerne i enheden, så var der (selvfølgelig) en hel del nyheder for mig. Disse samtaler og den viden, jeg fik, har stor betydning for det videre samarbejde og for, at vi kan leve op til målsætningen om at opnå både økonomiske og faglige gevinster ved en enstrenget uddannelsesadministration, der også har fælles adresser. Vi kommer i foråret sammen til at se nærmere på, hvor det giver mening med et tættere samarbejde mellem enhederne. Jeg vil også gerne sige tak for, at I fandt plads til møderne, og at I alle mødte meget velforberedt op til samtalerne. Jeg håber, at vi i løbet af de kommende måneder kan finde tidspunkter i Vejle og i Odense, hvor der bliver lejlighed til at hilse nærmere på hinanden. Det drøfter vi i ledergruppen, hvor vi også glæder os over, at Thorbjørn nu er med. MOVE kompetence - så er vi i gang Vi kom før jul godt i gang med MOVE-projektet. Der var ad flere omgange inviteret til workshops, hvor der var fokus på de kompetencer, der skal være til stede i Studieadministrationen; kompetencer der både nu og i fremtiden er afgørende for, at UCL kan nå i mål med udviklingen af fremragende uddannelser. Med dette MOVE-projekt skal vi definere kompetenceprofiler for kernefunktioner og kerneopgaver, og det bidrog de afholdte workshops til. Vi har også holdt møde herom med uddannelseschefer og stabschefer, der er kommet med deres forventninger til opgaver og kompetencer i Studieadministrationen. Det næste skridt er, at ledelsesgruppen i samarbejde med Birgitte fra BDO udvikler kompetencematrix på forskellige taksonomiske niveauer for de grundlæggende kompetencer definerer kompetenceprofiler for typer af medarbejdere I starten af marts forventer vi at kunne informere jer herom og inddrage nogle af jer i en form for test af kompetenceprofilerne. Der er desuden lavet en aftale med HR & Kommunikation on, at de af jer, der ikke har fået udarbejdet en Garuda profil, får et tilbud herom i foråret. 1

2 Ny medarbejder i Studievejledningen Jeg skal byde velkommen til Trine Lippert, som er ansat i KomU. Hun indgår også i Studievejledningen fremover med vejledning på Pædagoguddannelsen i Odense som sin vigtigste opgave. Ny procedure for rejsehåndtering Ledelsessupporttemaet i Studieadministrationen har pr. 1. januar 2017 overtaget central håndtering af rejsebestillinger i UCL. Det har givet ekstra travlhed, da der har været mange henvendelser via det weblink, som medarbejdere i UCL fremadrettet skal benytte. Registreringerne viser, at der de første 2 uger er modtaget ca. 100 bestillinger, hvoraf hovedparten af bestillingerne omfatter togrejser. Udover de indgåede bestillinger har der været flere henvendelser omkring den nye procedure samt forslag til forbedring af weblink og spørgsmål. Ledelsessupportteamet evaluerer løbende på processen, således at der kan justeres i forhold til de input, der måtte komme, og så der samtidig sker en professionel og effektiv håndtering af området. I kan læse mere om rejsehåndtering her: Organisatoriske ændringer Som følge af, at Kathrine Bøtker Krogh er gået på barsel fra og med den 25. januar, er opgaverne med skemalægning overdraget til henholdsvis Lisbeth Christensen (Pædagoguddannelsen og Læreruddannelsen i Jelling) og Lene R. Andersen (Læreruddannelsen på Fyn). I den forbindelse overdrager Lisbeth og Lene opgaver til andre i henholdsvis teamet med ansvar for eksamen og forudsætningskrav, teamet med ansvar for studiefremdrift samt til Studieadministrationen for KomU. Margit Birkebjerg Pedersen stopper til sommer for at gå på pension, og i den forbindelse overdrager hun stafetten med praktik på læreruddannelsen i Odense til Katarina Opacak, som allerede i foråret løbende tager over og holder den indtil efter august, hvor opgaven overdrages til en anden. Eksamensbevissystemet Teamet for eksamen og forudsætningskrav har i januar måned arbejdet hårdt på at få alle uddannelser koblet på det nye eksamensbevissystem, og det er lykkedes!!! Vi mangler kun Læreruddannelsen, som først skal have produceret eksamensbeviser til sommer. Vejen til succes har dog haft et par små bump, som f.eks: Hvor på Campus Odense finder man A4 kuverter uden rude?? En ny bevisskabelon med digitalt UCL logo hvor skrifttypen ikke fandtes hos halvdelen i teamet Praktikoplysninger, som enten ikke kom med ud i bevisflettefilen eller manglede i SIS Bevispapir, der ikke blev leveret til tiden, men endte med at komme frisk fra trykkeriet Underskrifter fra de nye uddannelsesledere MEN bevissystemet er et lækkert og intuitivt system. Vi glæder os allerede til næste gang, hvor vi er en hel del erfaringer ringere. 2

3 Gennemført uddannelsesmodul og bestået eksamen Og så et hjerteligt tillykke til de medarbejdere fra Studieadministrationen, der i efteråret 2016 har fulgt et akademimodul og bestået eksamen i december. Her er de: Kommunikation: Anita Hansen Anne Birgitte Rasmussen Anne Berthelsen Cristina Lerche Marianne Bøg Grue Pernille Bering Kyndesen Sefika Raonic Projektkoordinering: Tine Erenskjold Liselotte Schmidt Janni Maria Frank Personaleforening Arbejdsgruppen i relation til den kommende Personaleforening opfordrer alle i Studieadministrationen til at slutte op om Personaleforeningen ved at møde op til den stiftende generalforsamling tirsdag den 31. januar kl Arrangementet afholdes via telepresence på alle 4 adresser. Se yderligere info i mail af fra Ulrich Storgaard Andersen og på mit.ucl: Studerende med flere arbejdsområder i TS Susanne Nedergaard Hansen har sendt følgende indlæg: Der er flere medarbejdere, der har konstateret, at en studerende kan have mere end 1 arbejdsområde i TeamShare, hvilket ikke er hensigtsmæssigt, når vi og studievejlederne skal gemme dokumenter. Jeg er blevet spurgt om, hvordan man skal forholde sig hertil. Umiddelbart tror jeg, at det mest vil være kollegerne i teamet for studiefremdrift, der støder på udfordringen, og min løsning er, at den medarbejder, der opdager, at der er mere end 1 arbejdsområde på en studerende, er den, der også agerer på det. Og ellers sender man besked til en anden i teamet. Når man støder på en studerende, der har flere områder, skal man først se efter, om der ligger dokumenter i alle arbejdsområderne. Eksempel 1 Her antager jeg, at der er et arbejdsområde oprettet i 2015 og Der er ingen dokumenter i 2015, så det arbejdsområde kan afsluttes. Eksempel 2 Lad mig nu antage, at der er oprettet et arbejdsområde i 2014, et i 2015 og et i 2016, og der er dokumenter i alle tre. I dette tilfælde skal dokumenterne flyttes efter følgende fremgangsmåde for at bevare rækkefølgen og historikken i den studerendes sag: 3

4 1) Dokumenterne flyttes fra 2015 til ) 2015 afsluttes 3) Dokumenterne flyttes fra 2016 til ) 2016 afsluttes En god samtale at tænke over.. Som altid hører jeg gerne fra jer - og modtager også gerne bidrag til det kommende Nyhedsbrev. Med venlig hilsen Ambrosia 4

5 5