Referat Afdelingsmøde afdeling 8

Transkript

1 Referat Afdelingsmøde afdeling 8 Vedrørende: Afdelingsmøde i afdeling 8 Sted: Kollektivhuset, Moldevej 3 Dato: Den 24. januar 2013, kl Deltagere: Dagsorden: Referent: Pkt. 1: 27 beboere Hanne Øhlenschlæger, formand John Olesen, Tonny Ørsted, Jens Peter Ibsen, Annette Grube Lorentzen, hoved Robin Sundstrøm, inspektør Helle Friis Jensen, driftschef Michael Levin, teknisk chef 1. Valg af dirigent 2. Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2013/ Orientering om afdelingens årsregnskab 2011/ Indkomne forslag 6. Valg af afdelingsmer og suppleanter A. Valg af På valg er: Jens Peter Ibsen, Tonny Ørsted samt 1 vælges for 1 år B. Valg af suppleanter 7. Eventuelt Michael Levin Annette Grube Lorentzen blev valgt som dirigent. Annette Grube Lorentzen takkede for valget, og konstaterede, at afdelingsmødet var lovligt indvarslet. Pkt. 2: Hanne Øhlenschlæger fremlagde beretning. Beretningen fra dette års arbejde i afdelingsbestyrelsen rummer ligesom sidste år store og små sager. Når afdelingsbestyrelsens referater gennemlæses, ses tydeligt, hvad der rører sig og hvilke spørgsmål, der har haft betydning for lejerne i afdeling 8. Det er også i referaterne nemt at se, at arbejdsgangen i en afdelingsbestyrelse er lang og sej, mange punkter optræder nogle gange i løbet af et år, inden de er blevet tilfredsstillende behandlet. Andre punkter har vi fornøjelsen af i årevis. 1

2 Som bestyrelse er vi glade for de mange, som kommer til åbningsaftnerne den 1. tirsdag i måneden. Det er dejligt straks at kunne tage hånd om de ting, der måtte være. Dette år har det vigtigste været, at vi har sendt en ansøgning til Landsbyggefonden på baggrund af den helhedsplan, som Rambøll har lavet for vores afdeling. Vores ansøgning er blevet modtaget, nu venter vi på, at landsbyggefonden kommer og besigtiger afdelingen. Det vil de gøre i løbet af året. Hvis I synes, det lyder lidt henholdende, kan jeg fortælle, at det faktisk er gået ret hurtigt sammenlignet med tidligere år. Den borgerlige regering benyttede en del landsbyggefondsmidler til opførelse af nybyggeri frem for renovering af de ældre boligafdelinger. Dette betød for nogen lang ventetid. Landsbyggefonden yder kun støtte til forbedringer af vores boliger, målet er at kommende lejere finder det attraktivt og tidssvarende at bo her. Landsbyggefonden giver ingen penge til manglende vedligeholdelse, det er boligforeningens og afdelingsbestyrelsen opgave at tage vare på, at alt er i god stand. Vores tage, især på 4 familiehusene på Jægervænget er et kedeligt eksempel på det modsatte. De er i følge helhedsplanen langt over forventet holdbarhedsdato. Så uanset hvad Landsbyggefonden bestemmer, skal vi have ordnet tagene. Men der vil intet ske, uden I vil blive indkaldt til orienterende møder først. I bestyrelsen medførte renoveringsplanerne, at der er blevet nedsat en følgegruppe. Følgegruppemøder er det forum, hvor alle beslutninger træffes ved igangsætning af renovering. Fra afd. bestyrelsen deltager John + endnu et, de skal følge planer og ombygning. For en ordens skyld vil jeg tilføje, at en kommende renovering ikke vil berøre boligerne på Hjortevej og Sikavej, de boliger er jo en del nyere. Man lærer nye ting ved at være i afdelingsbestyrelse, et nyt ord er tryghedsgennemgang. Vi har i afdelingsbestyrelsen været på tryghedsvandring. Sammen med os gik Uffe Philip fra Forsikringsmæglerfirmaet Willis. Kurt deltog som personale og Robin som ny inspektør. Vi vil modtage en rapport, som vurderer, hvordan afdeling 8 s tilstand er, set gennem et forsikringsselskabs briller. Vi gennemgik mandskabsrum, depoter til materiel og containergården, ældreboligerne på Hjortevej samt Jægervænget 7 og Elsdyrvej 12-14, de sidste fra kælder til kvist. Hensigten er, at vi skal gøre vore boliger mere sikre ikke kun i forbindelse med indbrud, brand m.v., men også mere sikre for os lejere. 2

3 Vi skal forebygge brande, speciel påsatte, derfor bør kældre holdes totalt aflåst. Ejendomsfunktionærerne må ikke komme til skade, så arbejdsmiljøet skal være i orden. Vandskader er dyre, tag og murværk skal være tæt. Fælles områder skal være veloplyste, så man kan færdes trygt. Bestyrelsen forudser, at der i forbindelse med ovenstående vil vente en del arbejde. Men da vi selvfølgelig gerne vil spare penge i forhold til forsikringsudgifter, ikke vil indebrænde, møde skurke eller have besøg af tyveknægte, må vi jo nok følge anbefalingerne. Der er også de faste årsberetningspunkter. Ved kældervandringen i januar viste alt sig at være i pæn orden. Men set i sammenligning med en tryghedsgennemgang ville kældervandringen nok blive anderledes bedømt. Det er blevet bestemt ved den netop overståede kældervandring, at alle radiatorer i tørrerum skal fastlåses på indstillingsområde min 1,5 og max 3. Dermed vil vi undgå, at der trækker fugt ind udefra gennem væggene i tørrerummene. Havevandringen fandt sted i maj og er derefter med som punkt på efterårets dagsordner. Alt henfaldent klaredes straks, og resten blev ordnet her i efteråret. På Jægervænget er mange flisegange blevet fornyet, resten står for tur. De gamle tørrestativer erstattes af nye. I foråret kom der ønsker fra beboere om bede med planter. Straks blev der sammen med ØsterBOs gartner lavet en haveplan, som skulle sættes i værk i efteråret. Der var faktisk midler til det. Men så kom først Waoo! Hvor ville de gå i jorden? Og dernæst dukkede affaldsproblematikken op igen. Derfor er bedene blevet udsat. Bestyrelsen har i endnu et år på en del møder drøftet affald. Hvordan det end går, vil resten af skakterne højst sandsynligt blive lukkede pga. arbejdsmiljøregler. Hver gang vi har opfyldt de eksisterende krav, kommer der nye bekendtgørelser, som også skal efterleves, og som koster. Vi leder efter en løsning, så punktet omsider kan afsluttes. I foråret oplevede vi, at gulve i tre lejligheder gik i stykker næsten samtidig. Bestyrelsen vedtog da, at: Nedslidte gulve erstattes af pladegulve, idet der i alle lejekontrakter står, at lejlighederne er med blændgulve. ØsterBO erstatter ødelagte gulvtæpper med nye i en rimelig kvalitet og betaler selvfølgelig også montering. Såfremt gulvet har fremstået som parketgulv, betaler ØsterBO for gulvtæppe og montering som ovenstående. Herudover kan lejerne selvfølgelig benytte deres råderet til selv at betale for parketgulv og/eller bedre gulvtæpper. 3

4 De får så det beløb, som udgiften til pladegulv, erstatningsgulvtæppe og montering kommer op på. Vil lejerne kun have et bedre gulvtæppe, betaler de selv den sidste differens. Blandt de mere hyggelige opgaver i bestyrelsen er at planlægge og deltage i årets udflugt. I år gik turen til Olsens Paradis med efterfølgende middag på Faaborg Kro. Det var en rigtig fin tur, om end regnen strømmede ned. Vi var 35 deltagere af sted. Af andet kan nævnes, at der er kommet flere korttids P- pladser på Elsdyrvej. At afdeling 8 har fået egen hjemmeside på nettet. Den er ret ny endnu, så vi har ikke talt om, hvordan den kan bruges, men referater fra afdelingsbestyrelsens møder vil fremover også kunne læses her. Vi skal bare lige lære at lægge dem ind på hjemmesiden. Allerførst en tak til beboerne for det samarbejdet og for den tillid, I viser afdelingsbestyrelsen. Vi vil også takke administrationen. Dernæst tak til Michael Levin, som har været vores inspektør i mange år, men som nu har fået andre opgaver og tak til Robin Sundstrøm, som er blevet vores nye inspektør. Vi ser frem til et rigtigt godt samarbejde med dig. En vigtig hilsen med tak skal gå til vores ejendomsfunktionærer: Brian, Kurt og Hans. Imidlertid er Brian også trukket ned til andre opgaver i ØsterBO, derfor må Hans og Kurt hilse mange gange og sige tak, når I mødes dernede. Til allersidst en meget stor tak til bestyrelsen: Til Bjarne, som desværre efter kun et års arbejde må stoppe, og til Tonny, Jens Peter og John. Det har været dejligt at samarbejde med jer alle. Der var spørgsmål til beretningen om ikke der efter hvert bestyrelsesmøde kunne det være muligt at få referaterne hængt op i alle opgange? Spørgsmålet bliver drøftet i bestyrelsen. Bestyrelsens beretning blev godkendt. Pkt. 3: Pkt. 4: Budgettet blev fremlagt af inspektør Robin Sundstrøm. Budgettet blev godkendt. Forsamlingen ønskede ikke årsregnskabet gennemgået. Pkt. 5: Der var ikke indkommet forslag til behandling på mødet. 4

5 Pkt. 6: 6A: Følgende blev opstillet: Jens Peter Ibsen Jægervænget 4, st. tv Maiken Ibsen Jægervænget 4, st. tv Tonny Ørsted Elsdyrvej 8, 1. tv Hanne Bæk Jægervænget 4, 1. tv Agim Neziri Elsdyrvej 14, st. th. Resultatet blev at: Tonny Ørsted Elsdyrvej 8, 1. tv og Hanne Bæk Jægervænget 4, 1. tv blev valgt til bestyrelsen for en 2-årig periode. Agim Neziri Elsdyrvej 14, st. th, blev valgt for en 1-årig periode. 6B: Følgende blev opstillet: Birgitte Hansen Elsdyrvej 12 st. th Jens Peter Ibsen Jægervænget 4 st. tv. Resultatet blev: 1. suppleant: Birgitte Hansen, Elsdyrvej 12, st. th. 2. suppleant: Jens Peter Ibsen, Jægervænget 4, st. tv. Pkt. 7 Der kom følgende under eventuelt: Ejendomsfunktionær Brian Stidsen er ikke i afdelingen mere, da han af personalemæssige grunde er blevet flyttet til Østbyen. Afdelingen får en ny medarbejder pr. 1. marts, men vi kan desværre ikke oplyse navnet på ham, da han er i uopsagt stilling. Hans Hansen bliver ved med at være afløser i afdelingen. Der har været utilfredshed med snerydning i weekenderne, og desværre var der en weekend, hvor der først blev ryddet kl Vi er opmærksom på det, og I bedes straks, på næste hverdag, rette henvendelse til os, via ØsterBO Drift på telefon , så vi kan rette op på problemet sammen med Hede Danmark, som har entreprisen i weekenden. Vi har en aftale med Hede Danmark om, at de ikke må starte før kl om morgenen, men der blev givet udtryk for, at de flere gange er startet tidligere, hvilket selvfølgelig bliver drøftet med Hede Danmark. Det tilstræbes, at alle områder er ryddet senest kl om formiddagen. Waoo! Overgangen til Waoo! formentlig sker formentlig pr. 1. april 2013, men I vil blive 5

6 nærmere informeret fra ØsterBO omkring endeligt tidspunkt. I skal først opsige eventuelle ekstraudstyr/tilkøb, når I bliver informeret fra ØsterBO. Afdelingen har opnået 90 % s tilslutning, og dermed den kollektive pris på 109 kr. for grundpakken. Opkrævning af de første 109 kr. sker via huslejen, har man yderligere tilkøb af enten TV eller internet bliver resten opkrævet via TRE-FOR. I flere lejemål sidder den nye fiberboks lagt fra det gamle stik, ligesom der ikke var strømstik i nærheden af boksen. Michael Levin undersøger. Man kan bruge værktøjskasse i forbindelse med kanalindstillingen på sit fjernsyn Ring til Frivillighedscentret på Banegårdspladsen. Kunne der ikke blive placeret en sneskraber i containergården, som kunne bruges? Inspektøren og afdelingsbestyrelsen drøfter spørgsmålet. En opfordring til at komme med forslag til udflugten til sommer. Eventuelle forslag skal oplyses bestyrelsen. Bestyrelsen oplyste, at de har haft et projekt i 2012, hvor man samlet kunne købe sikkerhedskæder til dørene. Dette tilbud vil komme igen i løbet af foråret. Bestyrelsen ser herefter således ud : Formand Hanne Øhlenschlæger, Jægervænget 7, st. th. John Olesen, Jægervænget 1, 1. tv. Tonny Ørsted, Elsdyrvej 8, 1. tv. Hanne Bæk, Jægervænget 4, 1. tv Agim Neziri, Elsdyrvej 14, st. th. 1. suppleant Birgitte Hansen, Elsdyrvej 12, st. th. 2. suppleant Jens Peter Ibsen, Jægervænget 4, st. tv. I ønskes alle et rigtig godt nytår og vi glæder os til et godt samarbejde i Ref.: 30. januar