Analyse af arbejdsgange, kvalitet og effektivitet på det specialiserede børn- og ungeområde.

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING løb TILBUD TIL Børne- & Familiecentret Analyse af arbejdsgange, kvalitet og effektivitet på det specialiserede børn- og ungeområde.

2 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING BAGGRUND FORMÅL INDHOLD OG METODE Fase 1: analyse af skriftligt materiale Fase 2:dialog med medarbejdere og ledelse Afgrænsning og forudsætninger AKTIVITETS- OG TIDSPLAN ORGANISERING RAPPORTERING BEMANDING BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har næsten medarbejdere i 135 lande. 2

3 1 INDLEDNING På møde den 12. maj 2014 med Direktør Ole Pedersen, Økonomi- og HR chef Ole Weller Nielsen, Børne- og Familiecenterchef Peter Jørgensen, Økonomi konsulent Christian Brændsgaard Madsen fra Lemvig kommune samt Chefrevisor Ole Nielsen og Chefkonsulent Helene Tørsleff fra BDO, blev det aftalt, at BDO skal give tilbud på analyseopgave på det specialiserede børne- og ungeområde i. Inden mødet havde BDO sendt et kort notat med skitse til temaer for analysen og disse temaer blev drøftet. ønsker en analyse, der sætter fokus på sagsgange / arbejdsgange, kvalitet og ressourceanvendelse i sagsbehandlingen på det specialiserede børn - og ungeområde med henblik på, at forvaltningen fremadrettet kan tilrettelægge så effektive sagsgange som muligt indenfor de givne rammer. Analysen skal gennemføres under hensyn til 1) at Børne- og Familiecentret har en igangværende besparelsesproces og 2) at centeret aktuelt er midt i en ledelsesmæssig omorganisering. Disse forhold understreger nødvendigheden af, at have et endnu skarpere fokus på effektiv drift og i den forbindelse ønsker Børne- og Familiecentret et supplerende blik udefra med henblik på at kvalificere grundlaget for kommunens fremadrettede beslutninger om styrkelsen af effektiv ressourceanvendelse. 2 BAGGRUND har i lighed med mange andre kommuner- udfordringer på det specialiserede børne og ungeområde med hensyn til at få en optimal sammenhæng mellem kvalitet og ressourcer. Kommunen oplever et stigende antal underretninger på trods af at børnetilvæksten i kommunen falder. Og overfor dette er der et krav om at nedbringe omkostningerne på det specialiserede børne og ungeområde. Samtidig er området udfordret af den ovenfornævnte aktuelle omstrukturering i ledelseslaget i Børne- og Familiecentret, hvor der hidtil har været en centerchef og fire afdelingsledere, som nu omlægges til en fagchef / koordinator og to afsnitsledere. Omlægningen er modtaget positivt af medarbejderne og der opleves generelt en god stemning på trods af den usikkerhed og den ekstra belastning den aktuelle ledelsesomlægning medfører i den daglige opgaveløsning. I Børne og Familiecentret er der endvidere god motivation til at få kigget på arbejdsgange og ressourceforbrug og der er opbakning til at få udefra kommende input til en effektivisering bredt forstået. Det er vigtigt at personalet inddrages i processen og at deres ideer til mere 3

4 hensigtsmæssig fremtidig praksis indgår, lige som det er vigtigt, at processen har en lang tidshorisont, så der ikke udløses unødig tidspres i centret. Resultaterne af analyseopgaven skal således først være færdig ultimo 2014 og præsenteres for det politiske niveau i primo Børne- og Familiecentret består fra 1. august 2014 af 2 afsnit. 1. Børne- og Familierådgivningen, som omfatter PPR samt familieafdeling og 2. Forebyggelses- og Behandlingsafsnit, som omfatter familiebehandling, familieplejen, sundhedsplejen og specialpædagogerne samt Bjerget, som er et kombineret dagbehandlings- og undervisningstilbud for aktuelt 5 unge med komplekse behov. Børne- og Familierådgivningen rummer myndighedsopgaver (10 socialrådgiverstillinger) for både udsatte familier og familier med børn med handicap handicapområdet beskæftiger ca. 2½ socialrådgiver af det samlede antal på 10 stillinger. Analysen skal ikke omfatter 41/42 området. Det er således sager med foranstaltninger såvel dag- som døgnforanstaltninger der skal indgå i analysen, som inddrager både myndighed som udfører (bortset fra Bjerget) og herunder også visitation til specialundervisning. Nærværende tilbud beskriver nedenfor forslag til metode, proces- og tidsplan, organisering, rapportering, bemanding og pris. 3 FORMÅL Som beskrevet ovenfor er der flere igangværende initiativer på det specialiserede børne- og ungeområde i og det overordnede formål med en ekstern analyse er, at kommunen får anbefalinger til: 1) hvordan den fremtidige tilrettelæggelse af arbejdet bedst muligt understøtter god kvalitet i sagsbehandlingen og at 2) arbejdstilrettelæggelsen indeholder effektive sagsgange og så hensigtsmæssig ressourceanvendelse som muligt. Anbefalingerne skal forelægges det politiske niveau - først Familie- og Kulturudvalget og efterfølgende kommunalbestyrelsen. Med udgangspunkt i det overordnede formål, kan der opstilles nedenstående delmål Udarbejdelse af anbefalinger til effektiviseringer af eksisterende arbejdsgange og ændringer af administrationsgrundlaget indenfor foranstaltningsområdet med særligt fokus på opfølgningen. Udarbejdelse af anbefalinger vedrørende visitationen til specialundervisning. Udarbejdelse af anbefalinger vedrørende samspillet mellem Børne - og Familiecentrets afdelinger, herunder vurdering af, om samarbejdet og snitfladerne understøtter kvalitet og effektiv ressourceanvendelse. Sidst men ikke mindst er det i sig selv et delmål at personalet i Børne- og Familiecentret er inddraget i processen med henblik på at belyse eksisterende erfaringer og ideer til mere effektiv og ressourcebevidst praksis fremover. For at sikre, at projektet opfylder de skitserede mål, foreslås et forløb, som beskrevet nedenfor. 4

5 4 INDHOLD OG METODE Med udgangspunkt i, at ønsker fokus på effektive arbejdsgange, socialfaglig kvalitet og økonomifokus i sagsbehandlingen, foreslår BDO en model for analyse af området på det specialiserede børn - og ungeområde, som både omfatter analyse af skriftligt materiale samt dialog med medarbejdere og ledelse om den daglige praksis. BDO har god erfaring med denne model, da den inddrager personalet i processen og har et læringsfokus. 4.1 FASE 1: ANALYSE AF SKRIFTLIGT MATERIALE Analyse af skriftligt materiale vil både omfatte det aktuelle administrationsgrundlag samt et antal konkrete sager fra Familieafdelingen og danne grundlag for en efterfølgende dialog med medarbejdere og ledelse. Analyse af det skriftlige administrationsgrundlag. Analyse af administrationsgrundlag vil omfatte alle relevante beskrivelser af blandt andet: Organisationsdiagram Oplysning om arbejdsgangsbeskrivelser fra modtaget underretning til iværksat foranstaltning herunder overgang til efterværn/ voksenområdet. Beskrevne serviceniveauer for 52- foranstaltninger, anbringelsespolitik, ydelseskatalog og lign. Kompetenceplan Visitationsprocesser og møder (både til de specialiserede undervisningstilbud og til foranstaltningsområdet jf. serviceloven) - afgrænsning af sagstyper, proces samt deltagere (både til foranstaltninger og specialundervisning) Beskrivelse af snitflader mellem almenområdet og det specialiserede undervisningsområde herunder brugen af kommunens tværteams. Samarbejdsaftaler mellem myndighed og udfører. Beskrivelse af interne tilbud og eventuelle foretrukne eksterne tilbud både i forhold til foranstaltningsområdet jf. serviceloven og også i forhold til folkeskoleloven. Eventuelle retningslinjer vedrørende brug af redskaber i sagsbehandlingen, herunder benyttelse af særlige skabeloner til børnefaglig undersøgelse, børnesamtale, handleplan, indstilling, opfølgning. Øvrigt relevant materiale som ønsker skal indgå. En analyse af skriftligt materiale giver godt grundlag for forståelse af de efterfølgende forløbsanalyser samt for udarbejdelse af interviewspørgsmål til den senere dialog med medarbejdere og ledelse. Analyse af sagsforløb Da formålet med analysen af sagsforløb er, at få indblik i den konkrete socialfaglige praksis med henblik på at tilvejebringe et solidt grundlag for dialog om udviklingsmuligheder samt med henblik på at udlede generelle anbefalinger, foreslår BDO, at gennemgå et antal sager ud fra en aftalt skabelon, således at alle sager gennemgås på en ensartet måde. 5

6 Forløbsundersøgelserne gennemgås ud fra en bredt socialfagligt perspektiv med henblik på at uddrage læring og har derfor ikke en kritisk dybdegående juridisk, pædagogfaglig eller psykologfaglig tilgang. Den socialfaglige analyse vil fokusere på sagernes beskaffenhed og samtidig indeholde en socialfaglig analyse af centrale elementer i sagsbehandlingen. Hermed menes vurdering af kvaliteten af den børnefaglige undersøgelse, handleplanen samt opfølgningen herunder om der er sammenhæng mellem den bestilte ydelse og det, der rent faktisk leveres. En skabelon til formålet foreslås at se således ud: 50 undersøgelse 140 handleplan Opfølgning Sagens beskaffenhed Sagens oplysning, analyse og vurdering Er sagen tilstrækkeligt belyst til at kunne konkludere på undersøgelsen, herunder: - Er barnet / den unge, forældrene, netværket hørt? - Indgår der udredninger, undersøgelser mv. Er der redegjort (beskrivelse, analyse og vurdering) for undersøgelsens resultater? Er der afdækket langsigtede og kortsigtede behov? Er der udarbejdet handleplan inden iværksættelse af foranstaltning? Er formålet med indsatsen beskrevetog hvilken indsats der er nødvendig for at opnå formålet? Er der - opstillet mål og delmål? - taget stilling til opfølgning? - forventet varighed? Er det tydeligt hvad der skal til for at målene er nået indikatorer? Er der fulgt rettidigt op? Er der talt med barnet / den unge? Indgår der statusnotat fra udfører? Tager opfølgningen udgangspunkt i undersøgelsen og målende fra handleplanen? Er der begrundelser for fortsættelse / ændring af indsats? BDO s socialfaglige vurderinger af sagens oplysninger, processen, beslutninger mv. Spørgsmål / overvejelser affødt af ovenstående belysning af sagen, analyse og vurdering Er grundlaget for den igangværende foranstaltning stadig aktuel og fyldestgørende? Imødekommer den foreslåede indsats / den aktuelle indsats barnets behov på kort og lang sigt? Afspejler de oplysninger vedr. barnets forhold og problemer, der blev afdækket i undersøgelsen, sig i handleplanen? Er formålet tydeligt? Er målene konkrete? Fremgår indikatorer? Er der noget, der er overset eller undrer i opfølgningen? Matcher statusnotatet fra udfører og / eller referat fra opfølgningsmødet handleplanens formål og mål? Omhandler opfølgningen udgiftsniveauet i sagen? Vurderer BDO, at den samlede sagsgang forløber hensigtsmæssigt i sagen? Det foreslås, at der udvælges 15 sager med dagforanstaltninger og 20 sager med døgnforanstaltninger efter nærmere aftale. Endvidere foreslås det, at udvælgelsen fordeler sig jævnt på de respektive socialrådgivere. Med henblik på at give et så reelt billede af praksis som muligt, forslås en tilfældig udvælgelse ud fra cpr-nummer liste indenfor de enkelte ovenfor nævnte kategorier. Med hensyn til BDO s adgang til sagsmaterialet foreslås enten, at printer relevant materiale ud fra sagerne og sender til BDO eller at BDO får fjernadgang til de relewww.bdo.dk 6

7 vante databaser hvor oplysningerne ligger. Det er BDO s erfaring, at tiden for sagsgennemgang pr. sag reduceres betydeligt såfremt sagsakterne er printet og udleveres til BDO. Følgende materiale kan være relevant for sagsgennemgangen i det omfang, det er til stede i de enkelte sager: Journalen 50 undersøgelsen Psykologfaglige samt lægelige udredninger / undersøgelser Undersøgelser / udtalelser fra skole, daginstitutioner og PPR Børnesamtaler 140 handleplan Indstillinger til visitation Afgørelser fra visitation Afgørelsesbreve til familien Udførerernes behandlingsplaner Statusnotater fra udførere Referat fra opstarts- og opfølgningsmøder 4.2 FASE 2:DIALOG MED MEDARBEJDERE OG LEDELSE Med udgangspunkt i analysen af administrationsmaterialet og forløbsundersøgelserne udarbejder BDO interviewspørgsmål til de efterfølgende fokusgruppeinterview, således at de udviklingstemaer, som BDO har udledt af første fase nuanceres og suppleres så godt som muligt både i dybden og i bredden. BDO har erfaring for at disse interviewtemaer, der udledes af den første fase, ofte vil være bevillingspraksis, visitationspraksis, sagsstyring (er der udfordringer mht. målsætninger og tidsperspektiv i de bevilgede foranstaltninger? Følges der tilstrækkeligt op på foranstaltninger? mm.), økonomifokus i sagsbehandlingen, opfølgningssystemer, samarbejdet mellem myndighed og tilbud, er der de rette tilbud, samarbejdet mellem almenområdet og det specialiserede børn og ungeområde osv. BDO foreslår således dialog med følgende grupper: Socialrådgivere med myndighedsfunktion x 2 Personale fra Familiebehandlingen Personale fra PPR Sekretariatet Ledelsen Interviewene foreslås i nævnte rækkefølge med henblik på, at temaerne belyses i en rækkefølge, der lægger sig så tæt op af en sagsgang som muligt. 7

8 4.3 AFGRÆNSNING OG FORUDSÆTNINGER I opgaven indgår ikke case forløb der beskriver skolesystemets visitation af konkrete sager, men analysen af visitation til specialundervisning beror udelukkende på analyse af materiale, der beskriver visitationsprocessen samt oplysninger fra de efterfølgende interviews. Som aftalt på det indledende møde indgår nøgletalsanalyse og sammenligninger i øvrigt med andre kommuner ikke i opgaven. 5 AKTIVITETS- OG TIDSPLAN Opgaven kan igangsættes 1 2 måneder efter godkendelse af tilbuddet og forventes at kunne gennemføres i løbet af 4 6 måneder. Nedenstående tidsplan er tilpasset på styregruppemødet den 11. august 2014 Delopgave/fase/milepæl Aktivitet Ansvar Tid Opstartsmøde i styregruppe Introduktionsmøde med personalet Analyse af administrationsgrundlaget Forløbsundersøgelser Midtvejs møder Interview Midtvejsmøder Fastlæggelse af endelig tidsplan og detaljerne i analyse faserne Formål og proces fremlægges for personalet BDO gennemgår og sammenfatter foreløbige resultater af det fremsendte materiale Analyse af 35 sager samt opsamling af temaer for udvikling Fremlæggelse af resultater fra fase 1 for styregruppe og følgegruppe Gennemførelse af fokusgruppeinterviews på to hinanden følgende dage Fremlæggelse af resultater fra interviewrunden for styregruppe og følgegruppe. BDO BDO 11.august august 2014 Kl. 10 BDO modtager materiale inden den 1.September 2014 BDO modtager materiale september oktober kl Styregruppemøde kl Følgegruppemøde November november 2014 Kl styregruppemøde 8

9 Rapportskrivning Fremlæggelse Fremlæggelse Fremlæggelse Nøgletal ver. 1 fremlægges () Sammenfatning af fase 1+2 Afrapportering til styregruppen. Fremlæggelse for hhv. udvalg og personale Fremlæggelse for kommunlabestytelsen Kl følgegruppemøde BDO Nov / dec 2014 BDO 18. december 2014 kl eller 13. januar og eller kl ORGANISERING BDO foreslår, at der nedsættes en styregruppe for projektet. Styregruppens opgave er at sikre fremdrift i projektet, herunder træffe eventuelle beslutninger undervejs i forløbet. Styregruppen består af Direktør: Ole Pedersen Fagchef for Børn og Familie: Peter Jørgensen Afsnitsleder for Børne- og Familierådgivningen: Steven Sidelmann Basnov Økonomi- og HR chef: Ove Weller Nielsen Økonomikonsulent: Christian Brændsgaard Madsen (Sekretær) Senior manager Ann Hermansen fra BDO Chefkonsulent Helene Tørsleff fra BDO Endvidere foreslås en følgegruppe med personalerepræsentanter. BDO udpeger en projektleder for opgaven og kan efter behov trække yderligere konsulenter ind i delopgaver. Fra BDO Consulting vil BDO s projektleder for opgaven forberede og deltage ved alle følgegruppe og styregruppemøder. Herudover kan der trækkes relevante konsulenter ind ved møderne ad hoc. Fremlæggelsen for det politiske niveau er projektlederens opgave. Det forventes, at der afholdes i alt 4 møder i styregruppen undervejs i forløbet. n udpeger en kontaktperson, som BDO kan benytte i forbindelse med dataindsamling, praktisk tilrettelæggelse af møder mv. 9

10 7 RAPPORTERING BDO udfærdiger en samlet rapport, der beskriver grundlaget for analyserne samt anbefalinger og forslag til fremtidig effektiv, ressourcebevidst sagsbehandling med fokus på kvalitet i sagsbehandlingen. Rapporten vil indeholde afsnit, der både beskriver fase 1 og fase 2 og herunder et mindre afsnit med særlige anbefalinger til visitationen til specialundervisning på baggrund af analysen af visitationsgrundlaget samt fokusgruppeinterviewet med PPR. Endvidere indeholder afrapporteringen et dias show til anvendelse både hos personalet og hos det politiske niveau. 8 BEMANDING BDO udpeger chefkonsulent Helene Tørsleff til projektleder for opgaven og er gennemgående i alle faser og herudover kan der inddrages andre relevante konsulenter undervejs. Helene Tørsleff har således det overordnede ansvar for opgavens løsning. 10