Afdelingsmøde afd Birkeparken, den 25. april 2018

Transkript

1 Afdelingsmøde afd Birkeparken, den 25. april 2018 Deltagere: 24 beboere fra 19 husstande. Fra boligforeningens organisationsbestyrelse deltog: Kjeld Nielsen Fra administrationen deltog Nadja Strojeck (NS) ref., og Karen Sibbesen (KS), der var afbud fra Torben Leen (TOL) pga. sygdom. Afdelingsformand Hans Chr. Nielsen (HCN) bød velkommen. Herefter gik man over til behandling af dagsorden. Dagsorden: l. Valg af dirigent KS blev foreslået og valgt som dirigent - startede med at konstateres at mødet var lovligt indvarslet. Herefter blev dagsorden gennemgået, som der ikke var koinmentarer til fra forsamlingen. 2. Afdelingsbestyrelsens årsberetning HCN fremlagde beretningen: Afdelingsbestyrelsens beretning i afd. 12 Birkeparken til afdelingsmødet mandag den 25. april 2018 I afde1ingsbestyre1sens beretning vil vi fortælle lidt om det som er sket i året som gik, og lidt om hvad vi har som mål fremover. Bestyrelsen har været samlet til bestyrelsesmøde 5 gange siden sidste afdelingsmøde, hvor vi har behandlet de relevante opgaver der har været. Der er i afdelingen i indeværende periode indflyttet 13 nye beboere, nogle er intern flytning, en enkelt flere end der var af flytninger i2017 Her i Birkeparken kommer vi iregnskabsåret ud med et overskud på godt kr. det må siges er et nogenlunde resultati forhold til forventet med de rentesatser vi har på pengemarkedet, men det kommer Karen ind på senere i aften. 1

2 Fælleshuset Udlejning af fælleshuset i2017, både sal og værelser har været godt i løbet af året, og det ser ud til at fortsætte, dette vil Carl Lorentzen komme lidt ind på senere. I alt har huset givet overskud, hvilket jo er med til at holde vor husleje så langt nede som muligt. Busforbinde}se omkring Nr. Ønlevvej Vi har i bestyrelsen og i organisationsbestyre1sen i flere år arbejdet for at få busforbindelse ornkring Nr. Ønlevvej, uden at der sker det helt store. Vi har nu fået et samarbejde med Rødekro Udviklingsråd, som vil forsøge at lægge et pres på trafikudvalget. I forbindelse med det kommunale valg i e'fteråret, afholdt Rødekro udviklingsråd et valgmøde hvor der var indbudt 10 politiker fra Kornmunen, her blev aftalt at vi fra skulle stille et spørgsmål omlaing hvordan formanden for trafikudvalget ser på mulighederne. Som svar kom han ind på at situationen omlaing Nr. Ønlevvej ikke var ukendt for udvalget, da de har modtaget en del henvendelser, han ser mulighed i ændring af busruter når den nye skole på Fladhøj bliver færdig i2019, her lover han at Nr. Ønlevvej koinmer med i betragtning. Striber på bump I året som er gået har vi fået svejset striber på de bump som er i Birkeparken, det betyder så at det vil holde i en række år, i stedet for maling, som kun holder 1-2 år. Det betyder også at de bilister som koini'ner her, kan se der i området er vejforhindring og får mulighed for at køre efter forholdene. Figurer på plænen De figurer som stod på plænen ved fælleshuset, var efterliånden i en forfatning, at de skulle væk, det blev gjort i løbet af somrneren, det var så meningen at der i e'fteråret skulle være plantet Birketræer. Dette er udsat lidt, fordi det meste af plænen har stået under vand, vi forventer så snart det er tørret op, at vi kan plante træer som kan tåle at stå fugtigt. I forbindelse med plantning af nye træer, har vi valgt at få fjernet de 3 andre træer, da væksten i de træer var væk. Der eri øvrig også vand flere steder, det vil der blive fulgt op på, så vandet kan fjernes på de steder hvor det generer beboerne. Markvandring. Vi hari afdelingsbestyrelsen foretaget markvandring, i samarbejde med administrationen. Fra afde1ingsbestyre1sen var oplægget til markvandringen, at se på vort område med det for øje at nedsætte udgifterne til vedligeholdelse af de grønne områder. Vi har kikket på de smalle striber græs som går langs sti og hæk ved boligerne, her er det til gene for beboerne når der klippes, det er besværligt at udføre, samt det vil være besparelser ved kantskæring. Græsset vil blive fjernet, så der er bar jord som nogle beboere allerede selv har lavet. Der er forskellige hegn fjernet, og der er steder som ved fælleshuset hvor hegnet bliver forlænget op til den brøndring som står med en busk, dette vil betyde at vi nu helst skulle undgår skader på biler som baucer imod brønd ringen fordi den stod helt fri. Legepladsen er renoveret, så den igen opfylder betingelserne for brug af legeplads. Der har været en del kritik at sandkassen, den er fyldt med afføring fra hund og kat, der har i hele tiden vi har haft sandkassen været udskiftning af sandet hver år. 2

3 Vi har tidligere haft et net over sandkassen for at holde hunde og katte vaek, men det fungerede ikke fordi når der var nogle for at lege, blev nettet ikke lagt på igen. Vore viceværter fjerner når de ser urenheder i sandet, men de kan ikke være over sandkassen hele tiden Vi har fået nogle ønsker fra beboere til ændringer i forbindelse med vor markvandring, det er dejlig at nogle har lyst til at være med til at gøre området bedre, det ser vi frem til vil fortsætter fremover. F. eks. har vi fået en henvendelse om at fierne et par hegnsplanter ved nr. 40, der har betydet at dem som i bil kommer fra fælleshuset bedre kan se hvis der er små børn på cykel på stamvejen. Der hari sidste periode været utilfredshed med arrangement en beboer har med at arrangere løb her fra Birkeparken. At behandle klager er ikke afdelingsbestyre1sens bord, men da vi fik tilsendt klagen som stort set gik på at få det forbudt fordi det kom folk udefra, har vi reageret og udsendt en information om hvad der er givet tilladelse til, og om at der den blev vedtaget at udleje fælleshuset ud, så det også gjaldt folk udenfor boligforeningen I en almen boligorganisation skal alle behandler ens, så skal en beboer forbydes at have gæster udefra, betyder det jo at så kan afdelingen heller ikke udleje til andre end den som bor i boligforeningen. Det betyder yderligere at så skal det omstødes på et afdelingsmøde, for at være gældende, det betyder også et indtægtstab for afdelingen. Det var lidt om livad der er sket i afdelingen i årets løb, vi har nogle planer for det kommende år, vi gerne vil dele med jer. Markvandring 2018 Der er besluttet i organisationsbestyre1sen at markvandring skal være en årlig opgave, dette for at følge afdelingernes tilstand, og bruge de oplysninger en markvandring giver om oinrådets tilstand til justering i budgetter og vedligeholde1sesp1aner. Markvandringen 2018 bliver i sept. mdr. Rep. af murværk Vi har i boligforeningen i løbet af 2017 haft en murer til at geru'iemgå vore boliger for skader i murværk, dette gjaldt alle afdelinger, desværre er vi ikke nået hele vejen rundt, så det vi1i2018 fortsætte til de resterende afdelinger bl. andet Birkeparken Robotklipper Vi har i årets løb haft problemer med vor robotklipper, dette skyldes til dels det megen vand som er kornmet i løbet af sornmeren, men også fejl i robotten. Robotten vil i foråret blive udskiftet med en større, så problemerne bliver løst og vi kan få arealer der er klippet, uden at vi skal ud og opstarte den hele tiden. Hæklr1ipning Vi har i perioden som er gået haft et samarbejde med Rødding Andelsboligforening omkring klipning af hæk. Dette samarbejde er forløbet godt, og vi fortsætter næste sornmerperiode med en fælles hækklipning. 3

4 Græsklipning. Vi har i organisationsbestyrelsen indgået et samarbejde med Rødding og Løgumkloster Andelsboligforening ornkring Græsklipning. Samarbejdet betyder at vi nu kan udnytte vor store græsklipper optimalt, og derved reducere udgifterne til vedligeholdelse af græsarealer. Samarbejdet foregår på den måde, at der sainmen købes bil og trailer, der bliver en person som kører i alle områder i sornmermånederne og klipper græs. Ud fra de beregninger der er lavet, betyder det at der i alle organisationer kan spares på udgifterne til vedligeholdelse af grønne områder. Hvad sker der når du flytter ud af din bolig Der er fra beboerklagenævn og boligret komrnet en del afgørelser som kan have betydning for os, måske på sigt som udgifter for afdelingen, Der kan opstå utilfredshed ved fraflytning af boligen, mange sælger ting fra boligen til de nye lejere, og forstår ikke at, f.eks. stakit, udestuer og andet skal fjernes. Her er problemet at der en del som ikke forstår hvorfor det de har fået tilladelse til at opføre, skal fjernes når de flytter. Det som gives tilladelse til er jo en tilladelse som er gældende i den tid man bor i boligforeningen, og ikke en tilladelse som er gældende altid. Skal noget blive stående, er det helt andre ting som snauces om, så er det råderetsreglerne, og det betyder at der inden opsætning laves en råderetsaftale mellem beboeren og boligforeningen. Emnet, hvad sker, når du flytter ud af boligen, er taget op på fællesmødet den 21. marts med afde1ingsbestyrelserne og organisationsbestyrelsen, her er der aftalt at administrationen, i samarbejde med vor advokat, kommer frem til ens retningslinjer ihele Dalbo regi. Afslutning Her mod slutning vil jeg gerne opfordre så mange som muligt til at deltage i Boligforeningens generalforsamling onsdag den 17. maj kl på RØDE KRO. Jeg vil afslutningsvis gerne takke bestyrelsen for et godt samarbejde i årets løb, det har været dejlig at arbejde samrnen med jer, en tak skal også lyde til Familien Lorentzen for det store arbejdet med udlejning af fælleshuset, og det er meget at passe, f. eks. skal glas og porselæn og bestik jævnlig ses efter og vaskes op, fordi det bare bliver sat ind uden at blive aftørret. Samtidig vil jeg gerne takke vore ansatte, både i marken, vedligeholdelse af boligerne, og på det administrative plan for et godt samarbejde i årets løb, og for den måde de holder ornrådet, altid pæn og velholdt, det er noget vore gæster lægger mærke til og giver udtryk for. En tak skal også lyde til kontoret, for altid smil og hjælpsornhed, det er altid en fornøjelse at kornme på kontoret Dette var ordene fra formanden, Jeg giver ordet til Dirigenten og håber på en livlig debat af beretningen. 4

5 Der var spørgsmål fra forsamlingen til: ø ø Hvad der bliver giort ved de smalle græs "strimler", for det svinede meget når disse strimler skal klippes. HCN fortalte at det er planlagt at disse "strimler" fremover skai fremstå med bar jord, der så kun skal sprøjtes 6n gang årligt. Omudestuermv.ska1fjernesiforbindelsemedfraflytning. HCN svarede, at man i samarbejde med en advokat i gang med, at lave et oplæg til en fælles politik inden for DALBO til disse råderetsarbejder. Men den umiddelbare holdning er, at udestuer, overdækket terrasse mv. skal fjernes ved fraflytning for at afdelingen ikke komrner til at hænge på den fremtidige vedligeholdelse. Det blev bemærket at man ikke skal fjerne de terrassefliser, som man har ffiet tilladelse til at læggei forbindelse med udvidelse af den eksisterende terrasse. Afklaring: Beretning er godkendt. 3. Godkendelse af afdelingens driftsbudget for 2019 samt forelæggelse af regnskab 2017 KS fremlagde regnskab og budget med følgende bemærkninger: Regnskab 2017 Årets resultat er et overskud påkr Der har i årets løb været nogle afvigelser i forhold til budgettet. Udgifterne til ejendomsskat, renovation, forsikring, almindelig vedligeholdelse og diverse var mindre end budgetteret. Til gengæld har der været en merudgift til ydelse på prioritetslån og renholdelse i forhold til det budgetterede. På indtægtssiden var der en større renteindtægt end budgetteret. Yderligere var den en ekstraordinær indtægt kr som skyldes refusion af el til stibelysning for Renter af mellemregning med hovedforening har givet 0,63% mod budgetteret O%. Budget 2019 Der sker en fremskrivning af de forskellige udgiftsposter Beregningen af administrationsbidraget er ændret. For 2018 er der et grundgebyr på kr samt kr pr lejemål. I2018 var administrationsbidraget fastsat til kr pr lejemålsenhed. Huslejestigningen bliver på 1,2% Afklaring: Budgettet for 2019 er godkendt, regnskabet taget til efterretning. 5

6 4. Indkomne forslag 1. Afdelingsbestyrelsen foreslår ændring af priser, fælleshus Carl Lorenzen fremlagde forslaget, og pointerede at der ikke er sket prisstigning i4 år. Der var komrnentarer fra forsamlingen: - Hvorfor der skulle være prisstigning hvis tælleshuset giver overskud? - Om prisen er konkurrencedygtig i forhold til andre lignende steder? - Dervarkommentaromatmankunneforhøjemed50,-i2018også50,-i2019, Alle koinmentarer blev debatteret, hvorefter forslaget blev sat til afstemning. Afklaring: Forslaget er vedtaget. 2. Afdelingsbestyrelsen foreslår ændring af tekst blanket med tilladte arbeider udenfor boligen. HCN fremlagde dette forslag, da dette kun drejer sig om en formalitet. Afklaring: Forslaget er vedtaget. 5. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer for 2 år På valg var: Hans Chta. Nielsen, Birkeparken 68 (modtager genvalg) Aflclaring: Herefter består afde1ingsbestyrelsen af: Carl L. Lorentzen, Dorte Borchert, Hans Chr. Nielsen Birkeparken 30 Birkeparken 55 Birkeparken 68 valgperiode valgperiode valgperiode Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand.

7 6. Valg af 2 suppleanter Valgt blev: Lis Christensen Alcsel Jessen Birkeparken 72 Birkeparken suppleant 2. suppleant 7. Eventuelt Der blev fremført følgende: ø Carl Lorenzen fremlagde beretning for udlejning af fælleshuset. Udlejning af fælleshuset går over al forventning, har slået rekorden fra Fælleshuset blev udlejet som følger: UdlejettilBirkeparkensbeboere Udlejet til andre formål 2 2 Udlejettiløvrigeafde1inger 4 3 Udlejet til udenfor boende 10 6 Udlejet til andre formål 3 3 Udlejettilfestbrug Andre formål: børnefødselsdage og møder i div. Grundejerforeninger. Fælleshuset har desuden været udlejet til 3 kurser, afholdt af DALBO. Legestuen har ligeledes lejet tælleshuset 28 gange. I2018 har det 27 gange. Udlejning af værelserne: Birkeparken Øvrige afd. Udenfor boende l o l 8 Indtægter fra fælleshuset udgjorde i2017 kr ,00 Udgifter til fælleshusets drift i2017 kr ,00 " Total for fælleshuset i overskud kr ,00 **inkl. køb af ny kaffemaskine til kr ,00. Der blev stillet spørgsmål til hvem man skulle kontakte hvis fælleshuset ikke var klar når man skulle lejet det (der lå en pizza i ovnen). Det blev fremført at man kunne sætte ekstern rengøring på hver gang, men så ville prisen for leje stige tilsvarende. 7

8 Man konkluderede, at hvis det var store/alvorlige ting skulle man kontakte Carl, eller så måtte man selv ordne problemet. ø Græs og vinterved1igelioldelse: Der blev spurgt til: Hvor robotten skal klippe, HCN svarede at det var samrne som i2017, på krolf-banen og foran fælleshuset. Om det var muligt at der blev startet senere end man gør pt. når man kørte med de store maskiner, da de larmer. HCN svarede at det ikke var muligt, da ejendomsfunktionærerne eller ikke kan nå at blive færdige. Hvor der vinter vedligeholdes. HCN svarede at veje kun blev fejet i siderne for at spare. Det vii blive undersøgt om maskinen kan indstilles til at sprede mindre salt, da der biiver brugt en del salt. Om man havde undersøgt hvad det vil koste at få eksterne til at holde de grøme områder samt at udføre vintervedligeho1delse. HCN svarede at det havde man, og det kostede ca. det dobbelte i forhold til den nuværende Affald Der blev fremlagt klage over, at Arwos "taber" affald når de tørnmer containerne og samler ildce op efter sig. Det blev aftalt der beboere, der har mulighed for at tage billeder af det e:tterladte affald, skal sende det til post@,rabf.dk så vil kontoret tage sig af at klage til Arwos. Det blev fremført at der stadig bliver smidt plastikposer i container til haveaffald, det blev gjort opmærksom på at dette ikke er tilladt. Da det så koster afdelingen penge for at fa haveaffaldet sorteret. Herefter afsluttedes mødet. Afdelingsmødet, den 25. april 2018 Dirigent J'/{-it?;k ='Vtt/i= Formand 8