Referat af 33. møde i Centerbestyrelsen for Skov & Landskab Den 8. juni 2011, kl på Frederiksberg

Transkript

1 /DGC Referat af 33. møde i Centerbestyrelsen for Den 8. juni 2011, kl på Frederiksberg Dagsorden 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde samt opfølgning 3. Opfølgning på Budget Oplæg til ny strategi og udviklingsmål 5. Godkendelse af Centerberetning Oplæg til Resultatkontrakt med Miljøministeriet 7. Bestyrelsens selvevaluering Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning 9. Orientering og meddelelser 10. Næste møde 11. Eventuelt Deltagere Centerbestyrelsen: Adm. dir., forstkandidat Nils Wilhjelm (formand) Direktør Jens Kr. Poulsen Adm. dir. Carsten With Thygesen Direktør Jan Eriksen Kontorchef Lene Holm Prodekan Grete Bertelsen (observatør) Uddannelses- og erhvervsvejleder Arne Hebbelstrup Kontorfuldmægtig Jette L. Ljunggren Studerende Kristian Jepsen (for Magnus Østergaard Knudsen) Studerende Emil Egerod Hubbard (for Astrid Jakobsen Kirk) Studerende Line Hindborg Daglig ledelse: Direktør Niels Elers Koch Sekretariat: Sekretariatschef Henrik Paaby Specialkonsulent Poul Hjorth Hansen Direktionssekretær Dorthe Gartmann (referent) Afbud: Vicedirektør Agnete Thomsen (næstformand) Centerchef Jon Pape Lektor Lone Søderkvist Kristensen Orenæs Stiftelsen Sorø Akademi HedeDanmark a/s Friluftsrådet Odense Kommune LIFE Naturstyrelsen Københavns Kommune

2 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Formanden bød velkommen og meddelte, at der var afbud fra Agnete Thomsen, Jon Pape og Lone Kristensen. Astrid Kirk og Magnus Knudsen var repræsenteret ved hver en stedfortræder. Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra sidste møde i Centerbestyrelsen Bilag 2a: Udkast til referat af det 32. møde i Centerbestyrelsen Bilag 2b: Opfølgningsliste Der var indkommet én skriftlig kommentar med sproglige præciseringer fra Grete Bertelsen til referatet fra sidste møde, hvilken var medtaget i det udsendte materiale. Der var ikke yderligere kommentarer, og referatet blev herefter godkendt. Opfølgningslisten gav ikke anledning til bemærkninger. 3. Opfølgning på Budget 2011 Bilag 3a: Budget for 2011 Bilag 3b: Kvartalsrapport for 1. kvartal 2011 Bilag 3c: Prioriteringspuljen for 2011 Bilag 3d: Oversigt over kontrakter indgået i 2011 Henrik Paaby redegjorde for det foreliggende reviderede budget, der er resultatet af en gennemgang af afdelingsbudgetterne med deraf følgende justering i forventningerne til indtægter og udgifter. Som følge heraf vurderes det nu, at vil komme ud af regnskabsåret med et mindre overskud på 0,5 mio.kr.. Herudover forventes der, som følge af periodeforskydninger knyttet til Skovskolens aktiviteter og indtægter for 2010, at blive indtægtsført 3,8 mio.kr. i Budgettet er fortsat behæftet med store usikkerheder på indtægtssiden, bl.a. som resultat af LIFE s budgetreform, der bl.a. betyder, at bevillingen vil være knyttet til aktuel STÅ-produktion (studenter årsværk på de kurser, er ansvarlige for). Yderligere har LIFE besluttet at decentralisere midlerne til 1/3-finansierede ph.d.-stipendier. Siden udsendelsen af materialet til dette møde, er der kommet lidt mere klarhed over betydningen heraf. Det forventes således, at indfasningen af decentraliseringen først er endeligt implementeret i På forespørgsel fra Carsten With Thygesen vedrørende den i bilag 3d angivne foreløbige kontraktsum på 38 mio. kr. i 2011, præciserede Henrik Paaby, at disse kontrakter er indgået i indeværende år, mens kontrakterne ofte er flerårige, og kontraktsummen derfor fordeles over flere år. Også i relation til bilag 3d ønskede Grete Bertelsen oplyst, hvorvidt forventningen om indgåede kontrakter i indeværende år på 75 mio.kr. mod sidste års kontraktsum på 94 mio.kr. er en nedskrivning. Henrik Paaby svarede hertil, at der tværtimod forventes en stigning i de eksterne kontraktmidler. Formanden undrede sig over, at myndighedsbetjenings-projekter ikke indtægtsføres løbende, men først på faktureringstidspunktet. Henrik Paaby forklarede, at dette alene skyldes regnskabsteknik knyttet op på universitetets nuværende bogføringspraksis. Formanden spurgte til, hvad de angivne beløb, der er afsat i prioriteringspuljen for 2011, reelt indeholder. Niels Elers Koch oplyste hertil, at midlerne overvejende er afsat til dækning af løn-timer samt i mindre omfang driftsudgifter til f.eks. annoncekøb. Han oplyste videre, at tanken bag prioriteringspuljen er at skabe incitamenter til opfyldelse af de i prioriteringspuljen nævnte indsatsområder, samt at flere af midlerne

3 fordeles efter målopfyldelse på fastsatte indikatorer. På spørgsmål fra Jens Kr. Poulsen svarede Niels Elers Koch, at det afsatte beløb i prioriteringspuljen til understøtning af Skovskolens generelle omstilling er målrettet Skovskolens indfasning i universitetet, og vil derfor blive nedtrappet gradvist over en årrække. Som efterspurgt på sidste møde gav Niels Elers Koch en uddybende orientering omkring udvalgte projektbevillinger på eksterne midler, der er indgået i perioden. Han fremhævede især projektet Enerwood, der omhandler øget frembringelse af energitræ, og er resultatet af ca. 1½ års forberedende tværgående samarbejde initieret af SamNordisk Skogforskning. Yderligere nævnte han (1) projektmidler fra Hartmanns Familiefond, som udgør den 9. bevilling på ca. 1 mio. kr. fra denne fond til formål vedr. Arboretet, (2) den nystartede Videntjeneste for Kirkegårde, der produceres for og finansieres af Kirkeministeriet, samt (3) en bevilling på 10 mio.kr. årligt foreløbigt i de kommende to år fra Udenrigsministeriet til en platform på tværs af danske universiteter og koordineret af Chr. Pilegaard Hansen fra S&L, der skal fremme kapacitetsopbygning på udvalgte universiteter i Ghana og Tanzania. Formanden konkluderede, at Centerbestyrelsen godkendte budgettet for 2011 med de fremlagte indeholdte justeringer og tog i øvrigt orienteringerne til efterretning. 4. Oplæg til ny strategi og udviklingsmål Bilag 4a: Strategiarbejdet på KU og på LIFE Bilag 4b: Plan for S&L s Strategi samt Udviklingsmål 2012 Niels Elers Koch redegjorde indledningsvis for rammerne omkring s nye strategi for KU har igangsat processen til ny strategi for , ligesom LIFE har udformet en strategisk handlingsplan for Lederteamet for S&L har indledt processen for ny strategi på et seminar i foråret, hvor der blev udarbejdet en proces-plan samt disposition for strategien. Der lægges op til en åben, enkel, legitim og involverende proces, der forventes afsluttet med Centerbestyrelsens godkendelse på december-mødet Som led i processen er der lagt en plan for inddragelse af eksterne interessenter gennem bl.a. en interessent-analyse tillige med koordinering til udarbejdelsen af resultatkontrakten med Miljøministeriet. Samtlige medarbejdere inddrages løbende i arbejdet, dels via drøftelser i afdelingerne, dels gennem en medarbejdertilfredshedsundersøgelse og endelig ved den årlige personalekonference i september. Niels Elers Koch oplyste videre, at LIFE som led i LIFE Strategi har besluttet at nedsætte Foresight Paneler, der skal yde strategisk rådgivning omkring institutternes forskningsområder. Panelet for Skov & Landskab vil bestå af følgende personer: Professor, fhv. dean Jack Saddler, Faculty of Forestry, UBC, Canada. Direktør, adj. professor Tony Simons, ICRAF, Kenya. Professor, dean Jürgen Bauhuus, Faculty of Forest and Environmental Sciences, University of Freiburg, Tyskland. Professor, dekan Tiina Sarap, Fakultetet for Landskapsplanering, Trädgård og Jordbruk ved SLU i Alnarp, Sverige. Professor Simon Swaffield, Lincoln University, New Zealand. Professor Katarina Eckerberg, Department of Political Science, University of Umeå, affiliated Stockholm Environment Institute and Stockholm Resilience Centre, Sverige. Panelet vil blive indkaldt i efteråret for at kommentere på et næsten færdigt udkast til den nye strategi.

4 Formanden anbefalede, at der tilføjes et selvstændigt kapitel om det internationale samarbejde. Han foreslog, at der iværksættes en undersøgelse af S&L s aktiviteter på området i forhold til andre universiteter og institutter, som hjælp til at afdække og prioritere S&L s fremtidige internationale indsatsområder. Grete Bertelsen bakkede op omkring dette forslag, hvor også Foresight Panelet kan bidrage til at belyse forskningsområdet. Hun anbefalede, at man ligeledes prioriterer en afdækning af de internationale uddannelseslandskaber. Også Carsten With Thygesen tilsluttede sig dette, men påpegede samtidig, at den nationale konkurrence ligeledes bør undersøges, f.eks. i forhold til Århus Universitet. Han opfordrede endvidere til, at man inddrager fokusering på lige fod med internationalisering på både nationalt og internationalt plan, samt at dette prioriteres højt. Grete Bertelsen fandt det ligeledes vigtigt, at studielederne inddrages i strategiprocessen omkring uddannelsesstrategien. Niels Elers Koch oplyste hertil, at de første møder med studielederne omkring uddannelsesstrategien allerede er indledt. Formanden konkluderede, at Centerbestyrelsen godkender oplægget til procesplan med de nævnte ændringsforslag. Niels Elers Koch takkede for de nyttige kommentarer, der vil blive inddraget i den videre proces. Bestyrelsen vil få forelagt et første udkast til strategien på oktober-mødet. 5. Godkendelse af Centerberetning 2010 Bilag 5a: Udkast til Centerberetning 2010 Formanden udtrykte generel tilfredshed med Centerberetning Niels Elers Koch redegjorde kort for beretningens indhold. Enkelte bilag til beretningen er i modsætning til tidligere år ikke udfærdiget af ressourcemæssige årsager. Han fremhævede, at beretningen er et vigtigt ledelsesværktøj både på institutions- og afdelingsniveau. På personaleområdet er der sket en stigning i antal årsværk, hvilket til dels skyldes vækst på Skovskolen, men særligt en kraftig stigning i ph.d.-optaget. Der har således i de senere år været et kompetencetab i form af erfarne medarbejdere, men til gengæld en stigning i antal ph.d.-studerende. Carsten With Thygesen roste beretningen og foreslog, at tekstafsnittet i indledningen omkring beretningens mangler bør udgå. Jens Kr. Poulsen hæftede sig ved afsnittet omkring LIFE s elitemiljøer og udtrykte undren over navnene, der ikke umiddelbart afspejler indholdet for udenforstående. Niels Elers Koch oplyste, at navnene på de udvalgte elitemiljøer er blevet til som et led i en større proces på tværs af LIFE. Grete Bertelsen tilføjede, at processen omkring udpegningen af de nævnte elitemiljøer har været god for LIFE. Hun foreslog, at bestyrelsen inviterer prodekan for forskning Erik Bisgaard til at informere om elitemiljøerne på et kommende møde. Formanden mente, at det kan være tilfredsstillende med en skriftlig orientering. Formanden ønskede, at økonomitallene i beretningen opstilles i en mere læsevenlig form, således at det bl.a. tydeligt fremgår, hvilke indtægter der henføres til hhv. basisbevillinger og eksterne bevillinger. Carsten With Thygesen var enig heri. Han fandt ligeledes de økonomiske afsnit vanskelige at læse, og opfordrede til at betegnelsen for tallene blev gjort entydige i hele beretningen. Formanden lagde vægt på, at Fakultetsledelsen på LIFE er enig i rapportens indhold, eksempelvis i teksten om de fremtidige økonomiske rammer (s.10). Niels Elers Koch gav tilsagn om, at det pågældende afsnit vil blive forelagt for Fakultetets Budgetkontor inden den offentliggøres. Henrik Paaby udtrykte i den forbindelse sin overbevisning om, at beretningens indhold ikke vil give anledning til uoverensstemmelser, da

5 samtlige tal om basisbevillinger er hentet fra LIFE s egne tabeller. På spørgsmål fra Carsten With Thygesen, oplyste Poul Hjorth Hansen, at noten vedrørende målopfyldelse for udviklingsmålet øget deltagelse i offentlig debat, henviser til, at målopfølgningsproceduren herfor er sparet væk på grund af manglende ressourcer. På spørgsmål fra Formanden forklarede Henrik Paaby, at de foretagne nedskrivninger på debitorer for 0,4 mio.kr., vedrører husleje for studerende på Skovskolen. I forbindelse med indfusioneringen i KU blev der i overgangsperioden ikke udsendt faktura på huslejeinddrivelse til de studerende på skolen. Først i 2009 startede en rykkerproces, der nu er overgivet til SKAT. Kristian Jepsen udtrykte ønske om en ændring i proceduren, således at husleje kan indbetales via betalingsservice. Henrik Paaby lovede at følge op på dette. Formanden konkluderede, at bestyrelsen hermed bemyndiger direktøren til at færdiggøre og publicere beretningen med de nævnte ændringsforslag. 6. Oplæg til Resultatkontrakt med Miljøministeriet Bilag 6a: Udkast til Resultatkontrakt med Miljøministeriet Bilag 6b: Udkast til Bilag 1.1 til Resultatkontrakten Niels Elers Koch orienterede om processen forud for det foreliggende 2. udkast til resultatkontrakt med Miljøministeriet. Arbejdet er foregået i god dialog i arbejdsgruppen med deltagelse fra Naturstyrelsen, Miljøstyrelsen, Kort- og Matrikelstyrelsen samt S&L. Gruppen har stillet forslag til nye faglige indsatsområder, således at sammenhængen mellem den faglige indsats og de anvendte ressourcer kan tydeliggøres, som ønsket af Miljøministeriet. Formanden nævnte, at forklædet til sådanne udkast i proces fremover bør angive, hvilke ændringer, der er foretaget i papiret. Jens Kr. Poulsen beklagede, at de nye faglige indsatsområder er meget bredt beskrevet og dermed svært gennemskuelige. Han påpegede endvidere vigtigheden af, at ministeriet husker at få belyst de emner, der er rejst af Skovpolitisk Udvalg. Formanden bad direktøren om at følge op på dette. Lene Holm rejste spørgsmålet om, hvorvidt det er hensigtsmæssigt for S&L, at indsatsområderne ikke bliver fokuseret og prioriteret. Hun advarede endvidere mod, at S&L kontraktmæssigt forpligter sig på specifikke måltal i forhold til erlagte ydelser og gearing af midler i den kommende periode. Carsten With Thygesen var enig heri. Han påpegede, at S&L forpligter sig til de samme ydelser som i den forrige kontrakt, men indenfor en mindre bevilling. Han bakkede i øvrigt op omkring princippet om gennemsigtighed, og opfordrede S&L til løbende at vurdere, om aftalen er økonomisk fordelagtig. Henrik Paaby mente ikke, at kontrakten indebærer en specifik forpligtelse i forhold til gearing. Han foreslog dog, at teksten i det pågældende afsnit om gearing af midler kontraktens punkt 1, 4. afsnit udført opgaver for Miljøministeriet ændres til udført opgaver af interesse for Miljøministeriet. Denne ændring mødte opbakning fra bestyrelsen. I relation til de rejste spørgsmål omkring de faglige indsatsområder forklarede Niels Elers Koch, at netop de brede emneområder og en vis fleksibilitet med hensyn til den tidsmæssige placering af opgaverne giver mulighed for at geare bevillingen ved at søge andre eksterne midler, tillige med mulighed for at vedligeholde de relevante faglige kompetencer med henblik på at yde løbende forskningsbaseret myndighedsbetjening efter behov.

6 I forhold til kontraktens tekst omkring offentliggørelse af rapporter m.v. udtrykte Jette Ljunggren bekymring for, hvorvidt dette indebærer en risiko for S&L som forskningsinstitution. Niels Elers Koch svarede, at dette er et vigtigt spørgsmål, som både har været drøftet i Danske Universiteters Forum for Forskningsbaseret Myndighedsbetjening og med Videnskabsministeriet. Den foreliggende tekst skal sikre parterne begge veje, og spillereglerne er endvidere yderligere uddybet i notatet Publicering i forbindelse med forskningsbaseret myndighedsbetjening (link: Formanden påpegede, at S&L s største interessent er Miljøministeriet. Han konstaterede, at bestyrelsen bemyndiger direktøren til at fortsætte kontraktforhandlingerne med henblik på endelig godkendelse på næste møde. 7. Bestyrelsens selvevaluering 2011 Bilag 7a: Oplæg til selvevaluering 2011 af Centerbestyrelsen for I 2010 gennemførte bestyrelsen en selvevaluering med udgangspunkt i et spørgeskema opdelt i 4 dele: Hvordan løses opgaven, bestyrelsens arbejdsform og samspil med direktøren, bestyrelsens sammensætning og indsats samt yderligere bemærkninger. Som opfølgning på evalueringen blev der stillet forslag til nogle forbedringer i bestyrelsesarbejdet, ligesom der var enighed om at gentage evalueringen årligt. På spørgsmål oplyste Poul Hjorth Hansen at oplægget til den nye selvevaluering er enslydende med den tidligere undersøgelse, således at det vil være muligt at sammenligne resultatet. Bestyrelsen godkendte oplægget uden yderligere kommentarer. 8. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning Niels Elers Koch fremhævede i forhold til den udsendte orientering, at Gustav Berner er udtrådt af Det Rådgivende Udvalg for Skov og Naturressourcer efter i alt 44 års deltagelse i diverse udvalg i regi af Skov & Landskab. Bestyrelsen tiltrådte de anførte ændringer i De Rådgivende Udvalgs sammensætning. 9. Orientering og meddelelser Bilag 9a: Teamledelse og sammenlægning af afdelinger på (S&L) Niels Elers Koch orienterede om nybyggeriet, der har været en lang proces, og hvor der fortsat er mange fejl, der skal rettes. Erstatningssagen omkring laboratorierne kører ligeledes fortsat. På grund af de mange udeståender, er der taget beslutning om at fortsætte med den private byggerådgiver til at hjælpe med at afslutte dette. LIFE s direktion har meddelt, at den bevilgede støtte på 1,9 mio.kr. til ombygning af et laboratorium i Forhuset til et modellaboratorium for landskabsarkitektstuderende er trukket tilbage på grund af usikkerheder i LIFE s budget. Modellaboratoriet skulle have været klar til studiestart i september For S&L har det stor betydning for tiltrækning af landskabsarkitektstuderende, at der kan tilbydes de nødvendige faciliteter. Niels Elers Koch har taget sagen op med Fakultetsdirektionen med henblik på en hurtig løsning. Niels Elers Koch redegjorde med henvisning til bilag 9a for de organisatoriske ændringer, der er igangsat som led i en udviklingsproces, og som har betydet indførelse af teamledelse og en sammenlægning af to afdelinger i S&L. Orienteringen gav anledning til drøftelser omkring den nuværende og fremtidige betydning heraf. Formanden bemærkede afslutningsvis, at sådanne organisatoriske ændringer er den daglige

7 ledelses ansvar. Centerbestyrelsen tog i øvrigt orienteringen til efterretning. 10. Næste møde Næste møde afholdes onsdag den 4. oktober 2011 kl :30 på Skovskolen i Nødebo med efterfølgende ekskursion og middag til kl Eventuelt Der var ingen bemærkninger til dette punkt. Formanden afsluttede mødet med en stor tak til Poul Hjorth Hansen, der i de mange år har været en meget værdifuld hjælp for bestyrelsens arbejde, og som nu går på pension. I umiddelbar forlængelse af bestyrelsesmødet blev der afholdt møde i Aftagerpanelet for Skov, Landskab og Planlægning samt efterfølgende netværksmøde med studerende. Opfølgningsliste: Kursiveret tekst: Opfølgning er sket. Udgår i næste liste. Nr. Tekst Status pr /1 Ad 5: Opfølgning på trufne beslutninger på bestyrelsesmøderne Løbende opfølgning 31/2 Ad 5: Styrket information til bestyrelsen mellem møderne Løbende opfølgning 31/5 Ad 5: Forslag til faglige temaer til drøftelse i bestyrelsen Behandles på møde nr /6 Ad 5: Ny selvevaluering baseret på metoden i 2010 med forbedringer Behandlet på møde nr. 33 af spørgsmålene 32/2 Ad 4: Uddybende mundtlig redegørelse af udvalgte projektbevillinger Løbende opfølgning 33/1 Ad 5: Skriftlig orientering om LIFE s elitemiljøer Behandles på møde nr /2 Ad 5: Ændring af procedure for huslejeopkrævning på Skovskolen Behandles på møde nr. 34