Mødereferat. Deltagere Fra Centerbestyrelsen: Adm. dir., forstkandidat Nils Wilhjelm (formand)

Transkript

1 Mødereferat Deltagere Fra Centerbestyrelsen: Adm. dir., forstkandidat Nils Wilhjelm (formand) Vicedirektør Agnete Thomsen (næstformand) Kontorchef Kirsten Vintersborg Afdelingsleder Jens Kr. Poulsen Direktør Jan Eriksen Stadsgartner Lars Østerbye Prodekan Torben Greve (observatør) Lektor Lone Søderkvist Kristensen Kontorfuldmægtig Jette L. Ljunggren Uddannelses- og erhvervsvejleder Arne Hebbelstrup Studerende Benedicte Isabella Pedersen Studerende Christian Mørk Hansen Øvrige: Direktør Niels Elers Koch Sekretariatschef Henrik Paaby Seniorkonsulent Bruno Bilde Jørgensen (under punkt 8) Studieleder, lektor Henrik Meilby (under punkt 9) Projektleder Morten Kvistgaard (under punkt 9) Specialkonsulent Poul Hjorth Hansen Fraværende: Kontorchef Lene Holm Adm. dir. Carsten With Thygesen Seniorkonsulent Lars Eskild Jensen (observatør) Studerende Steen Himmer Orenæs Skov- og Naturstyrelsen By- og Landskabsstyrelsen Stiftelsen Sorø Akademi Friluftsrådet Herning Kommune Det Biovidenskabelige Fakultet Evaluators A/S (referent) Odense Kommune HedeDanmark a/s Udenrigsministeriet, Danida 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Bilag 1: Dagsorden Formanden bød velkommen til mødet og rettede en særlig velkomst til prodekan Torben Greve fra Det Biovidenskabelige Fakultet, der fremover deltager som observatør. Vicedirektør Agnete Thomsen fra Skov- og Naturstyrelsen er af Miljøministeriet udpeget til næstformand i Centerbestyrelsen. Nyudpeget er også adm. dir. Carsten With Thygesen fra HedeDanmark a/s, der dog var forhindret i at deltage i dette møde. Der var desuden afbud fra Lene Holm, Lars Eskild Jensen og Steen Himmer. Den udsendte dagsorden blev godkendt, idet punkt 9 blev flyttet op af hensyn til konsulenten. 9. Interessentundersøgelse blandt studerende og kandidater 2007 Bilag 9a: Resumé af rapporten Bilag 9b: Studieledernes handlingsplaner for opfølgning Bilag 9c: Særskilt afrapportering af forstkandidatuddannelsen Projektleder Morten Kvistgaard fra konsulentfirmaet (nu) Evaluators A/S præsenterede den interessentundersøgelse blandt studerende og kandidater med ca. 3 års anciennitet, som har fået udført for de uddannelser, hvor centret har et særligt ansvar. Undersøgelsen har omfattet faglighed, relevans, anvendelighed, de pædagogiske evner, studiemiljøet samt styrker og svagheder ved de forskellige uddannelser. Overordnet set er konklusionen, at studerende såvel som kandidater anser undervisningens organisering for god, hvorimod der er større variation i vurderingen af kvalitet, faglighed, relevans og anvendelighed samt af undervisernes pædagogiske evner. Svarene peger på, at disse forhold i høj grad er afhængige af den enkelte underviser. Undersøgelsen fremhæver tværfaglighed, undervisernes engagement og undervisningens tilrettelæggelse, ligesom sammenhængen i uddannelserne og koblingen mellem teori og praksis er centrale styrker. Blokstrukturen opfattes derimod af mange som en svaghed, idet den hæmmer fleksibiliteten i uddannelsen og indebærer intensive perioder med for meget pensum. Formanden takkede for præsentationen og konstaterede, at undersøgelsen er et godt udgangspunkt for det løbende arbejde med at forbedre uddannelserne, og han henviste især til de igangværende tiltag i forbindelse med Forstkandidat, SLing og Erasmus Mundus uddannelserne. Henrik Meilby orienterede om de handlingsplaner, som studielederne har udarbejdet for at følge op på interessentundersøgelsen, og om arbejdet i det ad hoc udvalg, som blev nedsat på baggrund af diskussionen og de studerendes kommentarer på sidste bestyrelsesmøde. Udvalget har afholdt 3 møder, der bl.a. har resulteret i forslag til forbedringer af procedurer for optag af nye udenlandske og danske studerende, studiestart, introduktionsforløb og -temaer. Christian Mørk Hansen var enig i, at udvalgsarbejdet har været

2 nyttigt og konstruktivt, og at det vil styrke fagligheden fremover. 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra det 19. møde i Centerbestyrelsen Bilag 2a: Udkast til referat af det 19. møde i Centerbestyrelsen Bilag 2b: Opfølgningsliste Der var ikke indkommet skriftlige kommentarer til det udsendte referat fra sidste møde, som herefter blev godkendt. Niels Elers Koch oplyste i tilknytning til opfølgningslisten, at den omtalte oversigt over mødefora med andre universiteter (opfølgningspunkt 19/1) ikke var medtaget i Strategi , men at der vil blive udarbejdet et notat herom til bestyrelsen. 3. Forretningsorden for Centerbestyrelsen ved Bilag 3a: Udkast til Forretningsorden Formanden oplyste, at der inden for rammerne af s nye vedtægt er udarbejdet et udkast til en forretningsorden for Centerbestyrelsen, som fastlægger de overordnede principper for bestyrelsesarbejdet. Jan Eriksen spurgte i tilknytning til 15, om observatørernes rolle i forbindelse med eventuelle afstemninger, hvortil Formanden svarede, at disse ikke har stemmeret. Bestyrelsen godkendte herefter udkastet til forretningsorden. 4. Godkendelse af Regnskab 2007 Bilag 4a: Regnskab 2007 Henrik Paaby meddelte, at s driftsresultat for 2007 udviser et underskud på 3,9 mio. kr., hvilket er lidt større end forventet. Underskuddet var planlagt i den forstand, at det var aftalt med Fakultetsdirektionen, at centret i de første år investerer i de nye uddannelser imod en senere tilførsel af øgede taxameterindtægter. På baggrund af regnskabet er opmærksomheden skærpet omkring en række forhold, bl.a. Skovskolens økonomi. Formanden bemærkede, at bestyrelsen allerede på fusionstidspunktet var klar over, at der ville være omkostninger forbundet med inddragelsen af Skovskolen, men at man anser Skovskolen for et vigtigt element i det samlede center. Niels Elers Koch oplyste, at opsparingen nu næsten er opbrugt, og at centret formentlig er det universitetsinstitut, som med 68 % ekstern finansiering ligger højest i Danmark, hvilket også influerer på både arbejdsbelastning og arbejdsklima. Jens Kr. Poulsen spurgte, hvad bestyrelsen kan gøre for at afhjælpe denne situation, hvortil Niels Elers Koch svarede, at forholdet bl.a. drøftes med dekanen, ligesom den nye aftale om større dækning af følgeudgifterne ved bevillinger fra forskningsrådene vil få en vis positiv effekt. Agnete Thomsen fandt ligeledes, at det vil være nyttigt for bestyrelsen at se en analyse af, hvilke muligheder centret har for at stabilisere situationen, og hun tilføjede, at det vil være uheldigt og bekymrende, hvis centret kommer i en økonomisk situation, hvor man ikke kan opfylde sine eksterne forpligtelser. Jan Eriksen opfordrede til, at bestyrelsen overvejer, hvorledes man kan bakke op om bestræbelserne på at forbedre økonomien. Han så en klar ledelsesstrategisk linje i, at man strammer snoren til det yderste, men man skal samtidig gøre sig klart, at der kun er lønnen at regulere på, hvis dette skulle blive nødvendigt. Niels Elers Koch svarede, at medarbejderne er klar over dette forhold, og gav tilsagn om at udarbejde et notat om situationen til det næste bestyrelsesmøde. Niels Elers Koch orienterede på Formandens opfordring om et møde den 26. februar mellem dekanen, formanden og ham selv, hvor man havde drøftet LIFE s tilskud til i Fra centrets side havde man forståelse for behovet for de anførte besparelser på universitetet, hvorimod der ikke var opnået enighed i forhold til de midler, som stammer fra Miljøministeriet, og det var derfor besluttet at lægge dette spørgsmål op til juridisk afgørelse i Rektorsekretariatet. Agnete Thomsen spurgte i relation til tabel 2, hvorledes administrationsudgifterne på 17,7 % placerer centret i en sammenligning med tilsvarende institutioner. Henrik Paaby svarede, at det er en forholdsvis lav procent, og at erfaringerne fra en række forskningsprojekter sammen med andre institutioner samt EU-revision viser, at centret opererer med lavere totale udgifter til administration end flertallet. Formanden konstaterede herefter, at bestyrelsen med de faldne bemærkninger godkender regnskabet for Opfølgning på budget 2008 Bilag 5a: Oversigt over nye kontrakter indgået i 2008 Henrik Paaby oplyste, at det nye økonomisystem er ved at være fuldt integreret med KU s økonomisystem. Der pågår diskussioner om implementeringen af en mere projektorienteret procedure.

3 Tilgangen af nye projektkontrakter er forud for budgettet, og der er bl.a. indgået en vigtig kontrakt med Rockefellerfonden på 3,2 mio. kr., hvilket er en ny finansieringskilde i forhold til centrets ulandsaktiviteter. Niels Elers Koch anførte, at der forventes et regnskabsmæssigt underskud i 2008 som følge af de netop aftalte lønstigninger på det statslige område. Formanden spurgte, om lønstigninger løbende indarbejdes i budgettet, hvilket Henrik Paaby bekræftede. Jens Kr. Poulsen konstaterede, at bestyrelsen savner en egentlig budgetopfølgning, og han bad om, at dette fremover bliver et fast punkt på møderne, når integrationen af økonomisystemerne er på plads. 6. Godkendelse af Centerberetning 2007 Bilag 6a: Udkast til Centerberetning 2007 Niels Elers Koch oplyste, at centerberetningen med de tilhørende bilag er et vigtigt værktøj for ledelsen til opfølgning af strategi og arbejdsprogrammer. Der pågår fortsat arbejde med kvalitetssikring af tekst og data, inden beretningen vil blive offentliggjort som elektronisk publikation. Poul Hjorth Hansen tilføjede, at der vil ske korrektion af visse resultatindikatorer i tabel 9 som følge af nogle principielle diskussioner om klassificeringen af tidsskriftsartikler. Lone Søderkvist Kristensen foreslog en opdeling af indikatoren for ECTS-point i tabel 9, hvortil Niels Elers Koch svarede, at dette bør ske i bilagsmaterialet for at undgå en forøgelse af antallet af indikatorer. Torben Greve foreslog, at omtalen af ph.d.-arbejdet udbygges i teksten, hvilket der var enighed om. Bestyrelsen bemyndigede herefter direktøren til at færdiggøre beretningen inden for den skitserede ramme. 7. Nye resultatkontrakter med Miljøministeriet og Udenrigsministeriet Bilag 7a: Resultatkontrakt med Udenrigsministeriet Niels Elers Koch orienterede om den nye resultatkontrakt med Udenrigsministeriet, som er indgået for en 3- årig periode, idet ministeriet ønsker at udfase kontrakten over en 5-årig periode og herefter konkurrenceudsætte de frigivne midler. På formandens spørgsmål om, hvorledes centret er rustet til en sådan situation, svarede Niels Elers Koch, at man har gode erfaringer med at vinde kontrakter inden for Udenrigsministeriets puljer, men at de prioriterede emner kan skifte til ugunst for centret, og i givet fald kan det blive vanskeligt at opretholde de faglige miljøer ikke mindst på grund af centrets lave basisbevilling, jf. diskussionen under punkt 4. Agnete Thomsen oplyste, at kontrakten med Miljøministeriet forventes underskrevet inden for den nærmeste fremtid. 8. Opfølgning af Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen 2007 Bilag 8a: Oversigt over resultaterne og sammenligning med lignende undersøgelser på LIFE Bilag 8b: Afdelingernes foreløbige handlingsplaner for opfølgning Næstformanden i CenterSamarbejdsudvalget (CeSam) Bruno Bilde Jørgensen præsenterede resultaterne af Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen 2007 (MTU07) og relationerne til den tilsvarende undersøgelse i 2005 (MTU05). Der er fremgang på alle hovedområder i undersøgelsen, hvilket bl.a. kan tilskrives de handlingsplaner, som de enkelte afdelinger og CeSam har udarbejdet som opfølgning på MTU05. Der er ligeledes udarbejdet handlingsplaner for afdelingernes opfølgning af MTU07, og en handlingsplan fra CeSam for hele centret er også på vej. Efter CeSam s opfattelse er medarbejdertilfredshedsundersøgelser et godt værktøj, når de anvendes jævnligt, og værdien kan især tilskrives det forhold, at det er medarbejderne selv, som har udformet spørgeprofilen. KU anvender en anden tilgang, hvor det er den centrale HR-afdeling, som har udarbejdet spørgsmålene. Agnete Thomsen fandt, at det er en nyttig øvelse og nogle interessante resultater. Hun anbefalede, at man især sætter fokus på team-samarbejdet, som kan have en positiv effekt på stressniveau og på arbejdsbelastning. Hun havde bemærket, at der var en vis utilfredshed med de administrative funktioner, hvilket kunne skyldes, at man havde sparet for meget her, jf. diskussionen under punkt 4. Hun undrede sig desuden over den ringe betydning, som medarbejderudviklingssamtalerne (MUS) tillægges, og foreslog i denne sammenhæng en styrkelse af arbejdet med kompetenceplaner. Bruno Bilde Jørgensen svarede, at der netop er vedtaget et nyt koncept for MUS i både centret og på LIFE, og at der fremover vil blive lagt øget vægt på kompetenceudviklingen og opfølgningen af samtalerne. Niels Elers Koch var enig i nytten af team-arbejde, men påpegede samtidig vanskelighederne ved at gennemføre dette i små, fagligt stærkt specialiserede miljøer med stor afhængighed af ekstern finansiering. Henrik Paaby anførte, at centret i de seneste år er kommet godt på vej i arbejdet med at styrke kompetenceudviklingen hos medarbejderne. Jette Ljunggren spurgte til muligheden for, at de ph.d.-studerende, som udgør 1/5 af medarbejderne ved

4 centret, kan blive repræsenteret i bestyrelsen, hvortil Niels Elers Koch svarede, at dette må foregå gennem de nuværende medarbejderrepræsentanter, ligesom det gør sig gældende for andre store grupper af medarbejdere, der heller ikke er direkte repræsenterede. 10. Videnskabsministeriets nye kvalitetsindikator for forskning Bilag 10a: Orientering om ny kvalitetsindikator for forskning Poul Hjorth Hansen orienterede om Videnskabsministeriets initiativer omkring udviklingen af indikatorer, som kan lægges til grund for den fremtidige fordeling af en del af basismidlerne til universiteterne. Der forventes indikatorer inden for de tre hovedområder forskning, uddannelse og videnspredning, og hovedvægten i arbejdet ligger p.t. inden for det første område, hvor 68 arbejdsgrupper er ved at udforme principperne for en dansk autoritetsliste over tidsskrifter og forlag, som kan udløse point i kvalitetsmodellen. Torben Greve vurderede, at indikatorarbejdet og den nye kvalitetsmodel vil få stor betydning for den fremtidige fordeling af midler mellem universiteterne, og det er derfor besluttet, at LIFE vil afprøve sin egen model i forbindelse med fordelingen af en mindre del af finanslovsmidlerne for den kommende 2-års periode. Niels Elers Koch fandt, at der er tale om en meget ressourcekrævende øvelse, hvor et vigtigt formål med Skov & Landskabs deltagelse er at sikre, at arbejdet med myndighedsbetjening også tilgodeses i modellen. Torben Greve var enig i dette synspunkt. 11. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning Bilag 11a: s internationale rådgivende udvalg Omdelt på mødet Niels Elers Koch omdelte en oversigt over s Internationale Rådgivende Udvalg efter en del ændringer i dette. Han oplyste desuden, at Jens Kr. Poulsen er indtrådt i det Rådgivende Udvalg for Skov og Skovprodukter, samt at Carsten With Thygesen indtræder som formand for det Rådgivende Udvalg for Skovskolens Uddannelser og Aktiviteter, idet Bo Jung er udtrådt af de to udvalg. Centerbestyrelsen tiltrådte disse og de øvrige anførte ændringer af medlemssammensætningen i udvalgene. 12. Orientering og meddelelser Bilag 12a: Forårsprogram 2008 Kurser, temadage, konferencer I tilknytning til det udsendte materiale oplyste Niels Elers Koch, at der er indsendt en kronik til Politiken med henblik på at korrigere en række misforståelser omkring de nye Erasmus Mundus uddannelser. koordinerer to af disse og har dermed et stort engagement, men også LIFE og KU følger udviklingen tæt og har bakket fuldt og helt op om disse uddannelser det afholdte uddannelsesseminar var meget vellykket og vil blive gentaget årligt fremover ledergruppen i den kommende tid vil indgå i et udviklingsforløb, hvor alle medlemmer testes, og hvor resultaterne kan medføre refordeling af visse ledelsesopgaver Have- og Parkingeniøruddannelsen ikke er blevet godkendt i første omgang, men der arbejdes videre med substansen i forslaget, evt. som en specialisering inden for SLing. Centerbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3. Forslag til mødetidspunkter for resten af 2008 På baggrund af svarene på de udsendte mødekort blev følgende tidspunkter aftalt for de kommende møder: Møde nr. 21: 19. juni, kl. 12:30-15 i Hørsholm Møde nr. 22: 23. september, kl. 12:30-15 med efterfølgende ekskursion til den 24. september kl. 19 Møde nr. 23: 2. december, kl. 12:30-15 i Hørsholm. 14. Eventuelt Jan Eriksen omdelte følgende publikationer fra Friluftsrådet: Årsberetning 2007, Årsberetning 2007, Tips og lottotilskud til friluftslivet samt Find foråret.

5 Opfølgningsliste: Kursiveret tekst: Opfølgning er sket. Udgår i næste liste. Nr. Tekst Status pr /1 Ad 4: Beskrivelse af mødefora med andre universiteter Behandles på møde nr /2 Ad 4: Møde mellem Steen Himmer og Per Stahlschmidt om Er gennemført landskabsarkitektuddannelsen 19/3 Ad 10: Interessentundersøgelse blandt studerende og kandidater 2007 Behandlet på møde nr /4 Ad 12: Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen 2007 samt Behandlet på møde nr. 20 handlingsplaner for opfølgningen 20/1 Ad 4: Notat om centrets muligheder for at stabilisere den økonomiske Behandles på møde nr. 21 situation samt om konsekvenserne af den lave basisbevilling 20/2 Ad 5: Budgetopfølgning indgår fremover som fast dagsordenspunkt Nyt opfølgningspunkt 20/3 Ad 6: Omtalen i Centerberetningen af ph.d.-arbejdet udbygges Nyt opfølgningspunkt