Referat fra bestyrelsesmøde for Social- og Sundhedsskolen Fyn tirsdag den 13. december 2011

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde for Social- og Sundhedsskolen Fyn tirsdag den 13. december december 2011 cava Mødested: Mødelokalet Social- Sundhedsskolen Fyn, Odense City Til stede: Rektor Erik Knudsen, University College Lillebælt udpeget af University College Lillebælt (deltog ikke i punkt 5, 9, 10 og 13). Næstformand i social- og sundhedssektoren FOA Odense Hanne Knudsen udpeget af FOA, Fyn Regionsrådsmedlem Pia Tørving udpeget af Region Syddanmark. Oversygeplejerske Anette Pedersen, OUH udpeget af bestyrelsen. Underviser Betina Ransborg Nielsen udpeget af medarbejderne Underviser Tina Melbye udpeget af medarbejderne Social- og sundhedsassistentelev Pia Lambertsen udpeget af eleverne Direktør Mogens Kragh Andersen Økonomi- og administrationschef Carlo Vajhøj Under punkt 3 deltog afdelingschef Helga Bojesen. Afbud fra: 2. viceborgmester Anne Møllegaard Mortensen, Faaborg-Midtfyn Kommune udpeget af KKR Social- og sundhedsassistentelev Anja Bojsen udpeget af eleverne Dagsordenspunkter til bestyrelsesmødet 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde 3. Principper for byggeriet i Svendborg samt status. 4. Drøftelse af strategioplæg fra Bestyrelsesforeningen for social- og sundhedsskoler 5. Gennemgang af AMU-rapport samt drøftelse af eventuelle konsekvenser for skolens arbejde 6. Godkendelse af udbudspolitik 2012 for erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse (EVE). 7. Orientering om regnskab efter 3. kvartal samt forventninger til det endelige regnskabsresultat. 8. Budget 2012 samt overslagsårene Evaluering af årets arbejde i Orientering ved skolens leder 11. Datoer for bestyrelsesmøder i Resultatløn 13. Eventuelt Side 1

2 1. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Dagsordenen godkendt herunder tilføjelse af et ekstra dagsordenspunkt om resultatløn (punkt 12). 2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde Beslutning: Referatet fra bestyrelsesseminaret den september 2011 blev godkendt. 3. Principper for byggeriet i Svendborg samt status. Bestyrelsen har på møde den 22. september 2011 principgodkendt, at Svendborg-afdelingens fremtidige placering bliver i et nybyggeri på et areal syd for Svendborg Erhvervsskole, således at skolen kan indgå i et campusfællesskab med de øvrige ungdomsuddannelser i området. Bestyrelsen pegede i den forbindelse på en række principper, som man ønskede inddraget i det videre arbejde. Derudover ønskede man belyst, hvad det vil betyde for det samlede projekt, hvis man ændrede den samlede ramme med f.eks. 2 mio. kr. Skolen havde til mødet udarbejdet et notat, hvori der er gjort status for skolens videre arbejde med byggesagen. Det fremgår heraf bl.a. At skolen har indgået rådgivningsaftale med C&W-arkitekter vedr. EU-udbud af totalrådgivning At skolen har haft et indledende møde med Svendborg Erhvervsskole om betinget købsaftale/hensigtserklæring om køb samt samarbejdsaftale. At skolen har haft et møde med Svendborgs borgmester om skolens planer om at flytte til et nybyggeri ved Svendborg Erhvervsskole. At der er nedsat et internt byggeudvalg på Svendborg-afdelingen At skolen har været på en inspirationstur til Randers Social- og Sundhedsskole, som er i gang med byggeprojekt (udvidelse og ombygning af skolen), og at der påtænkes inspirationsture til yderligere et par skoler. At der har været afholdt personalemøde på Svendborg-afdelingen om konkretiseringen af de principper, som skal indgå i byggeprojektet. Afdelingschef Helga Bojesen deltog i behandlingen af dette punkt. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at der nedsættes et byggeudvalg bestående af formanden for bestyrelse, direktøren, økonomi- og administrationschefen samt afdelingschefen og en medarbejderrepræsentant fra Svendborg-afdelingen. Byggeudvalget bemyndiges til at godkende afvigelser på op til 2 mio. kr. i det samlede byggeprojekt, hvor Side 2

3 udgangspunktet er samlede anlægsudgifter incl. grundkøb og totalrådgivning på 54,9 mio. kr. Den endelige formulering af principperne sendes til bestyrelsen til kommentering inden den endelige fastlæggelse af byggeprogrammet. 4. Drøftelse af strategioplæg fra Bestyrelsesforeningen for social- og sundhedsskoler Bestyrelsesforeningen for social- og sundhedsskoler har udsendt et strategioplæg til de enkelte skolers bestyrelser til kommentering inden udgangen af Beslutning: Bestyrelsen har ingen kommentarer til det fremsendte oplæg. 5. Gennemgang af AMU-rapport samt drøftelse af eventuelle konsekvenser for skolens arbejde Ministeriet for børn og undervisning har for nylig offentliggjort en AMU-rapport, som er baseret på en kulegravning af området, hvor der har været et stigende antal sager om misbrug og utilsigtet anvendelse af AMU-systemet. Sammendrag af rapporten medsendes til orientering med henblik på drøftelse af eventuelle konsekvenser for skolens arbejde. På mødet gennemgik direktøren hovedkonklusionerne i AMU-rapporten og redegjorde for skolens interne kontrolprocedurer på AMU-området. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Godkendelse af udbudspolitik 2012 for erhvervsrettet voksen- og efteruddannelse (EVE). Forslag til udbudspolitik fremlægges til godkendelse. I forhold til udbudspolitikken for 2011 er ændringerne skrevet med gult og gult med overstregning, hvor der fjernes noget Beslutning: Bestyrelsen godkendte forslag til udbudspolitik 2012 for erhvervsrettet voksen- og efteruddannelsespolitik. 7. Orientering om regnskab efter 3. kvartal samt forventninger til det endelige regnskabsresultat. Regnskabet for 3. kvartal udviser umiddelbart et overskud på 5,7 mio. kr. På baggrund af erfaringerne fra de første tre kvartaler samt forventningerne til den resterende del af året er udarbejdet en samlet regnskabsprognose for 2011, som tyder på et samlet regnskabsresultat på ca. 7,1 mio. kr., hvilket er 1,2 mio. kr. mere end budgetteret. Side 3

4 Beslutning: Bestyrelsen tog regnskabet for de første 3 kvartaler af 2011 til efterretning. 8. Budget 2012 samt overslagsårene Skolen fremlagde forslag til budget Budgetforslaget er udarbejdet på baggrund af et opdateret skøn for aktiviteten, regeringens forslag til finanslov samt bestyrelsens beslutninger vedr. skolens mål og indsatsområder. I langtidsbudgettet er i den forbindelse taget højde for den planlagte flytning af Svendborg-afdelingen. Der blev på mødet uddelt og gennemgået et rettelsesbilag til det udsendte budgetmateriale. Der er herefter budgetteret med følgende resultat i de enkelte budgetår: 2012: + 1,8 mio. kr. 2013: + 7,5 mio. kr. 2014: + 0,1 mio. kr. 2015: + 2,8 mio. kr. 2016: + 2,8 mio. kr. Beslutning: Bestyrelsen godkendte det fremlagte budgetforslag herunder at ændringsforslagene i det uddelte bilag indarbejdes i budgettet. Bestyrelsens noterede sig i den forbindelse at budgettet indeholder en endnu ikke konkretiseret pulje vedrørende fremtidige udgiftsreduktioner, som vil skulle udmøntes i forbindelse med budget 2013, at der er forudsat 30 % egenfinansiering af det kommende byggeri i Svendborg, og at der i budgettet for 2012 er afsat et engangsbeløb til styrkelse af medarbejdernes IT-kompetencer. Bestyrelsen lægger vægt på, at skolen på forhånd gør sig klart, hvilke forbedringer man forventer at få ud af denne investering samt foretager en evaluering af i hvilket omfang dette lykkes. Bestyrelsen ønsker en tilbagemelding herom. Endelig anmodede bestyrelsen om sammen med referatet at få en forklaring på stigningen fra 2011 til 2012 i det budgetterede overskud på kursusområdet. 9. Evaluering af årets arbejde i 2011 Bestyrelsen har i 2011 afholdt to møder, hvoraf det ene var et døgnseminar. Bestyrelsen har i den forbindelse arbejdet med forskellige områder, som er Side 4

5 beskrevet i vedlagte bilag. Bestyrelsen bedes i evalueringen tage stilling til, om det er de rigtige områder bestyrelsen har prioriteret at arbejde med. Beslutning: Bestyrelsen udtrykte tilfredshed med afvikling og emnevalg ved de hidtidige møder. Bestyrelsen ønsker også i 2012 et døgnseminar med eksterne oplægsholdere. Det er dog vigtigt, at sådanne eksterne oplæg så vidt muligt programsættes inden strategidrøftelserne på seminaret. Det blev derudover tilkendegivet, at det er vigtigt med opsummering af beslutninger under de enkelte dagsordenspunkter 10. Orientering ved skolens leder Direktøren orienterede om følgende: Det lokale Uddannelsesudvalg for PAU (PAU/LUU) har anmodet om, at der i udvalgets forretningsorden tilføjes en frist på 14 dage for udsendelse af referater fra møder PAU/LUU, idet der ikke hidtil har været fastsat en frist herfor. Da der alene er tale om en præcisering af den nuværende forretningsorden, er anmodningen efter aftale med bestyrelsesformanden blot forelagt for bestyrelsen som en orienteringssag. Bestyrelsen er tidligere blevet orienteret om, at Arbejdstilsynet (AT) har været på besøg på skolens afdelinger i Middelfart og Odense City. AT har anmodet Middelfart-afdelingen om at sikre det administrative personale mod risici ved stor arbejdsmængde og arbejdspres, og City-afdelingen om at forebygge, at der forekommer stor arbejdsmængde og tidspres for de ansatte på PAU. Skolen har begge steder iværksat tids- og handleplaner for løsning af de påpegede problemer. På Middelfart-afdelingen har arbejdsmiljøgruppen den 25. november 2011 meddelt AT, at belastningssituationen i administrationen nu er løst på en god måde. På City-afdelingen er fristen for tilbagemelding til AT efter anmodning fra skolen blevet forlænget til den 1. september På baggrund af idekatalog fra Pluss Leadership for effektivisering af opgaveløsning og arbejdsprocesser har skolen a. besluttet at indkøbe et nyt Intranet It`s learning som implementeres i løbet af foråret 2012 for medarbejderne og senere også for eleverne b. besluttet ikke at indgå i et administrativt fællesskab om løn- og personale, da der ikke var interesse for det på nuværende tidspunkt Side 5

6 hos de 4 sosu- skoler i regionen. Skolerne kunne ikke på nuværende tidspunkt pege på oplagte effektiviseringsmuligheder ved et administrativt fællesskab. c. besluttet at afholde en netværksdag for forskellige ungdomsuddannelsesinstitutioner den 6. januar 2012, hvor man udveksler viden og erfaring i forhold til den måde man driver administration på. d. besluttet at centralisere dele af bygningsdriften vedligeholdelse af klimaskærmen som placeres ansvarsmæssigt under økonomi- og administrationschefen e. besluttet at ansætte en AC medarbejder til ledelsesstøtte omkring ledelsesinformation, analyser og projektansøgninger. Senere besluttes hvorledes man forbedre hele PR og kommunikationsstrukturen. f. gennemgået et eftersyn af ledelsens handlekraft ved at se på udnyttelsen af ledelsesrummet og de aftaler der ligger omkring ledelsesgrundlag og beslutningsstruktur og ved at gennemarbejde de nuværende funktionsbeskrivelser, så det er tydeligt, hvor de enkelte lederes ledelsesrum er. Skolen har i oktober 2011 modtaget en klage fra 3 repræsentanter for kommunerne og regionen vedr. forskellige forhold på PAU-området. Skolen har på den baggrund valgt at indkalde alle PAU-koordinatorerne fra kommunerne og regionen til et møde 11. november 2011, hvor skolen præsenterede et forslag til tids- og handleplan, De tilbagemeldinger, som skolen efterfølgende har modtaget tyder på, at alle parter ser frem til at samarbejde om at få en velfungerende PA uddannelse. Beslutning: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Datoer for bestyrelsesmøder i 2012 Følgende møderække foreslås for 2012: Tirsdag den 27. marts kl Tirsdag den 28. august kl onsdag den 29. august kl Tirsdag den 18. december kl Der kan desuden være behov for et eller to møder mere i forbindelse med godkendelse af skolens handlingsplan for øget gennemførelse og i forhold til byggeriet i Svendborg. Disse møder er ikke datofastlagt. Side 6

7 Beslutning: Bestyrelsen besluttede at bemyndige formanden til at godkende skolens handlingsplan for øget gennemførelse, hvorfor der ikke bliver brug for et januar-møde. Bestyrelsen besluttede herefter følgende mødeplan for 2012: Tirsdag den 27. marts kl Tirsdag den 19. juni kl Torsdag den 30. august kl fredag den 31. august kl Onsdag den 19. december kl Resultatløn Ministeriet for børn og undervisning har den 6. december 2011 udsendt dette års retningslinjer for anvendelse af resultatløn for ledere ved selvejende uddannelsesinstitutioner. Ifølge disse retningslinjer er det bestyrelsens kompetence at indgå sådanne resultatlønsaftaler. I forhold til tidligere år er retningslinjerne ændret på følgende områder: Den hidtidige maksimale økonomiske ramme er ændret til en basis og en ekstraramme, som tilsammen svarer til den tidligere maksimale økonomiske ramme Resultatlønskontraktens indsatsområder skal vedrøre institutionens væsentlige og aktuelle udfordringer og ikke som tidligere en række obligatoriske områder fastsat af ministeriet og en række frivillige områder fastsat af bestyrelsen. Til ekstrarammen er der dog knyttet to krav a) indsatsområderne skal indeholde krav om markante resultater, som fører til synlige ændringer for institutionen, og b) blandt indsatsområderne i ekstrarammen skal indgå en målsætning om en indsats mod frafald. Det sidste krav om prioriteret indsatsområde gælder for alle ministeriets institutioner. De øvrige rammer, vilkår og anbefalinger ligner den tidligere bemyndigelse, hvor det er muligt at bemyndige eksempelvis bestyrelsens formand til at indgå kontrakt med skolens øverste leder og bemyndige skolens leder til at indgå resultatlønskontrakt med skolens øvrige ledere. Beslutning: Bestyrelsen bemyndigede formanden til at indgå resultatlønsaftale med direktøren inden for en samlet ramme på kr. Den indgåede aftale sendes til bestyrelsen til kommentering, inden den træder i kraft. Bestyrelsen bemyndigede derudover direktøren til at indgå resultatlønsaftaler med skolens øvrige ledere inden for en samlet beløbsramme på kr. 13. Eventuelt Intet Side 7