VERSION BRUGERMANUAL TIL WINDOWS 32-BIT

Transkript

1 VERSION BRUGERMANUAL TIL WINDOWS 32-BIT TM

2 Ansvarsfraskrivelse Novell, Inc. fremsætter ingen erklæringer og fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med indholdet eller brugen af nærværende manual og fralægger sig udtrykkeligt ethvert ansvar, det være sig udtrykkeligt eller stiltiende, for salgbarhed eller egnethed til bestemte formål. Endvidere forbeholder Novell, Inc. sig ret til at revidere nærværende publikation og når som helst foretage ændringer i indholdet uden at være forpligtet til at oplyse andre fysiske eller juridiske personer om sådanne revisioner eller ændringer. Novell, Inc. fremsætter ingen erklæringer og fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med al Novellsoftware og fralægger sig udtrykkeligt ethvert ansvar, det være sig udtrykkeligt eller stiltiende, for salgbarhed eller egnethed til bestemte formål. Novell, Inc. forbeholder sig endvidere ret til når som helst at foretage ændringer i alle komponenter, der indgår i softwareprodukter produceret af Novell, uden at være forpligtet til at oplyse andre fysiske eller juridiske personer om sådanne ændringer. Novell og GroupWise er registrerede varemærker tilhørende Novell, Inc. i USA og andre lande. C3P0, Client 32, Envoy og GroupWise 5 er varemærker tilhørende Novell, Inc. WordPerfect og WordPerfect Office er registrerede varemærker tilhørende Corel Corporation i USA og andre lande. QuickMenu er et varemærke tilhørende Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner er et registreret varemærke tilhørende Franklin Quest Co. Word Pro er et varemærke tilhørende Lotus Development Corporation. Windows er et registreret varemærke tilhørende Microsoft Corporation. Excel og Windows 95 er varemærker tilhørende Microsoft Corporation. Xerox er et registreret varemærke tilhørende Xerox Corporation. Version Novell, Inc. Alle rettigheder forbeholdes. Trykt i USA Denne publikation, eller dele heraf, må ikke gøres til genstand for reproduktion, fotokopiering, lagring på et søgesystem, overførsel eller oversættelse til et andet sprog uden udtrykkeligt skriftligt samtykke fra udgiveren. Novell, Inc.1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097, USA.

3 Indholdsfortegnelse Introduktion Brug af kuverter i postkassen Planlægning af fælles og personlige aftaler Brug af kalenderen Styring af postkassen Brug af telefonen sammen med GroupWise Brug af GroupWise uden for kontoret Velkommen til GroupWise...2 En hurtig rundtur i GroupWise...7 Sende og modtage kuverter...16 Vedlægge filer...23 Styre afsendte kuverter...27 Styre modtagne kuverter...30 Planlægge aftaler...38 Planlægge tilbagevendende aftaler...46 Bruge kalenderen...55 Sætte alarmer for kuverter i kalenderen...58 Bruge mappelisten...61 Bruge fælles mapper...64 Køre Notifikation...66 Arkivere kuverter i postkassen...69 Udskrive kuverter i postkassen...70 Oprette regler...73 Give andre brugere adgang til postkassen...79 Åbne og tømme papirkurven...84 Slette kuverter fra postkassen...86 Gemme kuverter i postkassen...87 Eje ressourcer...89 Anvende Ring op til afsender...93 Anvende Samtalested...93 Bruge GroupWise Bærbar: Oversigt...98 Forberede brug af Bærbar Sende og hente kuverter i Bærbar Konfigurere forbindelser til Bærbar Indholdsfortegnelse

4 Oprettelse og brug af dokumenter Tilpasning af GroupWise Søgning efter kuverter i postkassen Afsendelse og modtagelse af workflow-kuverter Brug af adressebogen Brug af GroupWise Imaging Logge på GroupWise Indeks Styre dokumenter i GroupWise Oprette dokumenter Importere dokumenter i et GroupWise-bibliotek Integrere GroupWise med dine programmer Gemme flere versioner af et dokument Fælles dokumenter Vise tidligere brug af et dokument Lægge dokumenter ud Hente dokumenter ind Slette dokumenter Kopiere dokumenter Gemme dokumenter Åbne dokumenter Tilpasse funktioner i GroupWise Tildele adgangskode til postkassen Tilpasse værktøjslinjen Tilpasse biblioteksindstillinger Bruge opsætningsfunktionerne Søge efter kuverter Søge efter tekst i kuverter Filtrering Bruge workflow: Oversigt Bruge adressebogen: Oversigt Søge efter brugere og ressourcer Bruge grupper til at sende kuverter Oprette personlige adressebøger Flytte adresser fra én adressebog til en anden Se andre oplysninger i adressebogen Bruge adressebogen til at sende meddelelser Bruge Hyppige kontakter Se grupper, firmaer eller ressourcer i adressebogen Bruge Imaging: Oversigt Bruge kommentarer Scanne Åbne et eksisterende billede Sende et billede via Logge på GroupWise Indeks Indholdsfortegnelse 3

5 Introduktion 4 Indholdsfortegnelse

6 - Velkommen til GroupWise GroupWise er software, som er designet til at opfylde alle dine behov i forbindelse med afsendelse af meddelelser, planlægning og styring af kalenderen og dokumenter. Starte GroupWise Hente hjælp Før du kan bruge GroupWise, skal du køre opsætningsprogrammet til GroupWise. Opsætningsprogrammet fører dig trin for trin gennem opsætningen af programmet. Køre opsætningsprogrammet 1 Kontakt den systemansvarlige for at få vide, hvor opsætningsprogrammet til GroupWise, SETUP.EXE, er placeret. Du skal kende detst placering, før du fortsætter. 2 Sørg for, at du er logget på computeren som dig selv. 3 Klik på Start f Kør. 4 Skriv stien til SETUP.EXE-filen til GroupWise, og klik derefter på OK. 5 Følg anvisningerne i opsætningsprogrammet. Starte GroupWise 1 Dobbeltklik på på skrivebordet. Hovedvinduet i GroupWise vises. Hvis du vil have flere oplysninger om hovedvinduet, skal du læse En hurtig rundtur i GroupWise i afsnittet Introduktion. Hvis du har problemer med GroupWise, kan du få forskellige former for hjælp. Online Hjælp er tilgængelig overalt i GroupWise. Udover online Hjælp kan du få svar på dine spørgsmål i online-magasinet Cool Solutions på World Wide Web. Bruge online Hjælp Klientdokumentationen til GroupWise er tilgængelig online. Der findes mange forskellige metoder til at få adgang til online-hjælp, så du kan vælge den, der passer bedst til dine behov. Sådan gør du Viser en liste over Hjælp-emner sorteret efter relaterede opgaver. 2 Velkommen til GroupWise

7 1 Klik på Hjælp f, Emner i Hjælp f, Indhold f, og dobbeltklik på Sådan gør du. Indeks Viser nøgleord, så du nemmere kan finde oplysninger, på samme måde som et indeks i en bog. 1 Klik på Hjælp f og Emner i Hjælp f, og klik på fanen Indeks. Guider Fører dig gennem en opgave eller en serie af opgaver, så du lærer GroupWise-funktionerne at kende. Du kan nøjes med at læse vejledningen i guiderne, hvis du ikke vil udføre trinnene. Velkommen til GroupWise 3

8 1 Klik på Hjælp f og Guider. Kontekstafhængig Hjælp Viser en kort beskrivelse af hver funktion i en dialogboks. 1 Klik på f klik på en funktion i en dialogboks. Søg Giver dig mulighed for at skrive bestemte ord eller udtryk og viser derefter Hjælp-emner, der indeholder disse ord eller udtryk. 4 Velkommen til GroupWise

9 1 Klik på Hjælp f, vælg Emner i Hjælp f, og klik på fanen Søg. Bruge magasinet Cool Solutions Cool Solutions er et onlinemagasin på World Wide Web, der kan hjælpe dig med at lære GroupWise at kende. I magasinet finder du nyttige tip og hele artikler, der indeholder detaljerede oplysninger om, hvordan GroupWise anvendes. Som supplement hertil finder du ressourcer, f.eks. introduktionskort, du kan downloade til din egen computer, samt demonstrationer, der hjælper dig med at komme i gang med GroupWise. Følgende er et eksempel på, hvad magasinet indeholder. Åbne Cool Solutions 1 Skriv i Web-browseren. Klik på Basics for at lære de grundlæggende funktioner i GroupWise. Klik på Notify Me for at få meddelelse, hver gang en ny artikel er tilgængelig. Klik på The Vault for at læse tidligere udgaver af magasinet. Klik på Talk to Us, og send feedback om GroupWise. Sende dine spørgsmål til GroupWise-eksperter Ask the Experts er et forum, hvor du kan stille spørgsmål om GroupWise. Hvis du mangler hjælp til en funktion, og du ikke kan finde den i dokumentationen, kan du sende dine spørgsmål til eksperterne. Velkommen til GroupWise 5

10 1 Skriv i Web-browseren. 2 Klik på Ask the Experts f, og klik derefter på Ask Us. 3 Klik på Ask the Cool Solutions Experts. Afhængigt af størrelsen på skærmen, er du muligvis nødt til at bruge rullepilene for at finde kæden Ask the Cool Solutions Experts. 4 Skriv dit navn og din -adresse, og formuler et spørgsmål. 5 Klik på Send. Hente ressourcer fra Cool Solutions På de sider, du kan downloade, findes mange ressourcer, du kan bruge i din virksomhed. Siderne indeholder demonstrationer, der viser dig, hvordan GroupWise bruges, artikler fra magasinet og et introduktionskort for blot at nævne nogle få eksempler. 1 Skriv i Web-browseren. 2 Klik på Downloadables. 3 Klik på de oplysninger, du vil hente, og følg derefter anvisningerne. 6 Velkommen til GroupWise

11 En hurtig rundtur i GroupWise Med GroupWise kan du håndtere postmeddelelser, aftaler, kalender og dokumentstyring fra ét og samme sted. Hovedvinduet Lange meddelelser vises på titellinjen, der beskriver hvert menupunkt. Hovedvinduet i GroupWise er "udgangspunktet". Her kan du læse postmeddelelser, planlægge aftaler, se kalenderen, åbne dokumenter og meget mere. Værktøjslinje Mappeliste Kuvertliste Med QuickViewer kan du læse meddelelser i postkassen uden at åbne dem i et andet vindue. Du kan åbne mere end ét hovedvindue. Dette kan være nyttigt, hvis du har fuldmagt fra en anden bruger. Du kan se dit eget hovedvindue og det hovedvindue, som tilhører den person, som har givet dig fuldmagt. Du kan også åbne en bestemt mappe i ét vindue og se på kalenderen i et andet. Du kan åbne så mange hovedvinduer, som computerens hukommelse tillader. De grundlæggende dele i hovedvinduet er beskrevet nedenfor. Værktøjslinje Med værktøjslinjen kan du hurtigt udføre almindelige opgaver i GroupWise, f.eks. åbne adressebogen, sende postmeddelelser og vise kalenderen. Du skal flytte musmarkøren hen på en knap på værktøjslinjen for at få vist navnet på funktionen. En hurtig rundtur i GroupWise 7

12 Mappeliste Med mappelisten til venstre i hovedvinduet kan du arrangere de kuverter, du sender og modtager. Du kan også oprette nye mapper til lagring af kuverter. Indholdet af standardmapperne er følgende: Brugermappe (vist med dit navn) indeholder din GroupWise-database. Brugermappen indeholder også andre mapper samt kuverter. Postkasse indeholder de kuverter, du har sendt og modtaget. Brug knapperne på værktøjslinjen til kun at se de kuverter, der er sendt eller modtaget. Kabinet indeholder alle de personlige og fælles mapper. Uafsluttede arbejdsopgaver indeholder meddelelser, der er ikke er afsluttet. Du kan arbejde med en meddelelse og sende den senere. Denne mappe indeholder også henvisninger til dokumenter, der er åbnet eller lagt ud. Papirkurven indeholder de kuverter og dokumenter, du har slettet. Kuvertliste Kuvertlisten til højre i hovedvinduet viser post- og telefonmeddelelser, aftaler, notater, opgaver og dokumenthenvisninger. Brug knapperne på værktøjslinjen til at få vist indgående kuverter, udgående kuverter og personlige kuverter. QuickViewer QuickViewer åbnes under kuvertlisten. I QuickViewer kan du hurtigt gennemse kuverterne i stedet for at åbne hver kuvert i et separat vindue. Bruge postkassen Alle kuverterne, hvad enten du sender eller modtager dem, gemmes i GroupWise-postkassen på netværket. Du kan hurtigt vise ind- og udgående kuverter, personlige kuverter eller kladdekuverter ved at klikke på knapperne på værktøjslinjen. Med funktionen Udvælg kan du yderligere begrænse, hvilke kuverter der skal vises i postkassen. Yderligere oplysninger om Filtrering finder du i afsnittet Søgning efter kuverter i postkassen. Du kan arrangere dine meddelelser ved at flytte dem ind i mapper i Kabinet. 8 En hurtig rundtur i GroupWise

13 Ikoner, der vises ved siden af postkassen Ved siden af hver enkelt kuvert, du modtager, findes der et ikon, som angiver, hvad der står i kuverten. Du kan f.eks. bestemme kuverttypen (postmeddelelse, aftale osv.) og kuvertens prioritet. Du kan også se, om der er vedlagt en fil i kuverten, om en kuvert, du har sendt, ikke kunne afleveres til nogle modtagere osv. Ikon Beskrivelse Vises ved siden af en kuvert, du har sendt. Ikonet angiver, at kuverten ikke kunne afleveres til én eller flere modtagere. Vises ved siden af en opgave eller en aftale, du har afsendt. Når ikonet er placeret ved siden af en opgave, betyder det, at mindst én modtager har slettet opgaven uden at markere den som Afsluttet. Når ikonet er placeret ved siden af en aftale, betyder det, at mindst én modtager har slettet eller afvist aftalen uden at acceptere den. Vises ved siden af en kuvert, du har sendt. Når ikonet er placeret ved siden af en aftale, betyder det, at ikke alle modtagere har accepteret aftalen. Når ikonet er placeret ved siden af en opgave, betyder det, at ikke alle modtagere har afsluttet opgaven. Når ikonet er placeret ved siden af andre kuverttyper, betyder det, at ikke alle modtagere har åbnet kuverten, eller at ikke alle modtagere har slettet kuverten. Uåbnet postmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet. Åbnet postmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet. Uåbnet aftale med lav, normal eller høj prioritet. En hurtig rundtur i GroupWise 9

14 Ikon Beskrivelse Uåbnet opgave med lav, normal eller høj prioritet. Åbnet opgave med lav, normal eller høj prioritet. Uåbnet notat med lav, normal eller høj prioritet. Åbnet notat med lav, normal eller høj prioritet. Uåbnet telefonmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet. Åbnet telefonmeddelelse med lav, normal eller høj prioritet. Uåbnet dokument med lav, normal eller høj prioritet. Åbnet dokument med lav, normal eller høj prioritet. Afsender ønsker svar på denne kuvert. Kuverten kan have lav, normal eller høj prioritet. Visningsfunktioner i postkassen Du kan få vist kuverterne i postkassen på tre forskellige måder, afhængigt af hvordan du vil arrangere oplysningerne. Menuen Vis indeholder de tre funktioner Detaljer, Diskussionsemner og Som kalender. Detaljer I Detaljer vises en liste over kuverter samt kolonner med oplysninger om dem, herunder Emne, Dato, CC, Prioritet, Dokumenttype, Frist, Størrelse, Version og mange andre kategorier. Detaljer er standardvisningen for postkassen, hvis du ikke har ændret egenskaberne for postkassen. 10 En hurtig rundtur i GroupWise

15 1 Klik på på værktøjslinjen for at få vist kuverterne efter detaljer. Diskussionsemner Diskussionsemner viser en diskussion via mellem den oprindelige kuvert og alle svarene på den i hierarkisk rækkefølge. 1 Klik på på værktøjslinjen for at få vist kuverter efter diskussionsemner. Som kalender Som kalender viser alle de planlagte kuverter, der er gemt i en bestemt mappe. Denne funktion er nyttig, hvis du arrangerer alle dine aftaler og andre kuverter til et bestemt projekt i en mappe, enten manuelt eller med regler. 1 Klik på på værktøjslinjen for at få vist Som kalender. En hurtig rundtur i GroupWise 11

16 Bruge kolonnerne i postkassen Kuvertlisten i hovedvinduet er delt i to kolonner. Hver kolonne viser oplysninger om kuverterne på listen. Forskellige kolonner viser f.eks. kuverternes emne, dato osv. Du kan tilpasse kolonnevisningen for hver mappe i hovedvinduet ved at ændre kolonnebredden, ved at tilføje eller slette kolonner og ved at ændre rækkefølgen af kolonnerne. Du kan også definere forskellige opsætninger for kolonnevisningen for hver personlig mappe på mappelisten. Føje kolonner til postkassen 1 Åbn den mappe, du vil føje kolonner til, i hovedvinduet. 2 Højreklik på en kolonneoverskrift f, og klik derefter på en kolonnetitel. eller Højreklik på en kolonneoverskrift f, klik på Flere kolonner f vælg en kolonne på listen Kolonner til rådighed f, og klik på Tilføj. Du kan tilføje flere kolonner ved at trykke på Ctrl, mens du klikker på kolonnerne. Ændre kolonnerækkefølgen 1 Åbn den mappe i hovedvinduet, du vil ændre kolonneindstillinger for. 2 Højreklik på en kolonneoverskrift f, og klik derefter på Flere kolonner. 3 Klik på et kolonnenavn i boksen Valgte kolonner. 4 Klik på Ned eller Op. 5 Klik på OK. Du kan også trække kolonner til nye placeringer i hovedvinduet. I Egenskaber kan du definere forskellige kolonneindstillinger for hver mappe i postkassen. Tilpasse størrelsen på kolonner i postkassen 1 Klik i hovedvinduet på den mappe, hvor du vil tilpasse størrelsen på kolonnerne. 2 Anbring musmarkøren over kanten på en kolonne, indtil dobbeltpilen vises f, og træk derefter for at tilpasse størrelsen på kolonnerne. 12 En hurtig rundtur i GroupWise

17 Sortere kuverter i kolonner i postkassen 1 Klik på den mappe, der indeholder de kuverter, du vil sortere. 2 Klik på Vis f, og Sorter. 3 Klik på den kategori, du vil sortere efter, på listen. 4 Klik på Stigende for at sortere fra A til Å. eller Klik på Faldende for at sortere fra Å til A. 5 Klik på OK. Fjerne kolonner fra postkassen 1 Åbn den mappe, du vil fjerne kolonner fra, i hovedvinduet. 2 Træk kolonneoverskriften væk fra kolonnelinjen. Bruge værktøjslinjen Værktøjslinjen giver adgang til mange forskellige faciliteter og funktioner i GroupWise. Når du anvender visse faciliteter (f.eks. når du befinder dig i kalenderen), vises værktøjslinjen for den pågældende facilitet. Du kan få en beskrivelse af en knap på værktøjslinjen ved at flytte musmarkøren hen på knappen og læse det tip, der vises. Du kan tilpasse alle værktøjslinjerne ved at tilføje og slette knapper, vælge rækkefølgen af knapper og indsætte adskillerlinjer mellem knapperne. Se Tilpasse værktøjslinjen i afsnittet Tilpasning af GroupWise. En hurtig rundtur i GroupWise 13

18 Redigere visningen af værktøjslinjen 1 Klik på Vis f og Værktøjslinje, hvis værktøjslinjen ikke vises. 2 Højreklik på værktøjslinjen f, og klik på Egenskaber. 3 Klik på fanen Vis. 4 Vælg, hvordan værktøjslinjen skal vises f, og klik på OK. 14 En hurtig rundtur i GroupWise

19 Brug af kuverter i postkassen En hurtig rundtur i GroupWise 15

20 Sende og modtage kuverter Hver dag kommunikerer du på forskellige måder. For at dække dette behov, anvender GroupWise forskellige kuverttyper, når kuverterne leveres. Hver kuverttype beskrives nedenfor. Postmeddelelse En postmeddelelse er beregnet til almindelig korrespondance. Du kan anvende en postmeddelelse til alt, der minder om et notat eller et brev. Telefonmeddelelse Med en telefonmeddelelse kan du give en person meddelelse om et opkald eller et besøg. Du kan f.eks. medtage oplysninger om den person, der har foretaget opkaldet, telefonnummeret, firmaet, opkaldets vigtighed osv. Aftale En aftale giver dig mulighed for at invitere brugere og planlægge ressourcer til møder eller begivenheder. Du kan planlægge datoen, tidspunktet og stedet for mødet. Du kan anvende personlige aftaler til at planlægge personlige aktiviteter, f.eks. en aftale hos lægen, en påmindelse om en opringning på et bestemt tidspunkt osv. Se Planlægge aftaler under Planlægning af fælles og personlige aftaler. Opgave En opgave giver dig mulighed for at anbringe en opgavekuvert på din egen eller en anden persons opgaveliste. Du kan planlægge en frist for opgaven og medtage en prioritet (f.eks. A1). Uafsluttede opgaver flyttes til næste dag. Notat Et notat er en påmindelse, du anbringer i din egen eller i en anden persons kalender på en bestemt dato. Du kan anvende notater til at minde dig selv eller andre om frister, ferier, fridage osv. Personlige notater er nyttige til påmindelse om fødselsdage, ferier, lønningsdage osv. Sende postmeddelelser En postmeddelelse svarer til et internt notat. Den indeholder en primær modtager, emnelinje og dato og kan være sendt som carbon-kopi og blind-kopi til andre brugere. Du kan også vedlægge filer. CC (Carbon-kopi) Sender kopier af en kuvert til brugere, som kan have gavn af oplysningerne, men som ikke er direkte ansvarlige for oplysningerne eller instruktionerne i kuverten. Alle modtagere kan se, at kopien er sendt. BC (Blind-kopi) Sender en kopi af kuverten til en modtager uden nogen af de andre modtageres viden. Kun afsenderen og BC-modtageren ved, at den pågældende kopi er blevet sendt. 16 Sende og modtage kuverter

21 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Skriv et brugernavn f i boksen Til, og tryk på Enter. Gentag dette, hvis du vil sende en meddelelse til flere brugere. Klik på Adresser f, dobbeltklik på hver bruger f og klik derefter på OK, hvis du vil vælge brugernavne på en liste. 3 Skriv et emne. 4 Skriv en meddelelse. 5 Klik på Send. Du kan angive et andet standardlayout for postmeddelelser med layoutfunktionerne. Se Tilpasse funktioner i GroupWise under Tilpasning af GroupWise. Du kan angive adskillige funktioner, f.eks. give denne meddelelse høj prioritet, bestille et svar fra modtagerne osv. Se Tilpasse funktioner i GroupWise under Tilpasning af GroupWise. Sende telefonmeddelelser En telefonmeddelelse er et notat, du kan sende for at give andre GroupWisebrugere meddelelse om opkald, de har modtaget, mens de var væk fra kontoret eller var optagede. Telefonmeddelelser gemmes i modtagerens postkasse. En Telefonmeddelelse er ganske enkelt et layout på samme måde som et opgavelayout eller et layout til en postmeddelelse. Du kan ikke tage telefonen fra en telefonmeddelelse. Anvend Samtalested til at styre din telefon direkte fra GroupWise-skrivebordet. Se Anvende Samtalested under Brug af telefonen sammen med GroupWise. Sende og modtage kuverter 17

22 Du kan ændre de telefonmeddelelser, du modtager, til opgaver, notater eller andre personlige kuvertlayout. På denne måde kan du efterlade en registrering af samtalen på den dato, hvor samtalen fandt sted (notat) eller oprette en opgavekuvert, der skal afsluttes på et senere tidspunkt (opgave). Se Ændre kuverttyper under Styre modtagne kuverter. 1 Klik på Filer f, Ny f og Telefonmeddelelse. 2 Skriv brugerens navn i tekstboksen Til. Når du skriver brugerens navn, vil Smart navnesøgning søge efter navnet i systemadressebogen. Når et tilsvarende navn er fundet, anbringes det i boksen Til. 3 Skriv navnet, firmaet og telefonnummeret på den person, der har ringet. 4 Klik på de afkrydsningsfelter, der skal gælde for denne telefonmeddelelse. 5 Skriv meddelelsen i boksen Meddelelse. 6 Klik på Send. Du kan anbringe en knap til en ny telefonmeddelelse på værktøjslinjen. Se Tilpasse værktøjslinjen under Tilpasning af GroupWise. 18 Sende og modtage kuverter

23 Sende opgaver En opgave skal afsluttes på en bestemt dato og inden for et bestemt tidspunkt, og du kan tildele en opgave til dig selv, en anden GroupWise-bruger eller en gruppe brugere. Hvis du f.eks. har givet en person ansvaret for at skrive en rapport, der skal være færdig i næste uge, kan du tildele rapporten til brugeren som en opgave. Brugeren kan acceptere eller afvise opgaven, men indtil opgaven afvises eller afsluttes, vises den i brugerens opgaveliste hver dag. Når opgaven er accepteret, vises den i kalenderen på startdatoen. Hvis fristen for aflevering overskrides, vises opgaven med rødt i kalenderen. Når du markerer en opgave som afsluttet, overføres den ikke længere til næste dag i kalenderen. Når du har færdiggjort en opgave, kan du markere den som afsluttet. Hvis du har oprettet en tildelt opgave, kan du ved hjælp af GroupWise modtage en notifikation, når opgaven markeres som afsluttet. Du skal have Notifikation installeret for at kunne modtage en notifikation. Opgaven vises med status som afsluttet, herunder den dato og det klokkeslæt, opgaven blev markeret som afsluttet, i vinduet Egenskaber. Tildele en opgave til en anden bruger Når du tildeler en opgave til en anden bruger, vises en kopi af opgaven i postkassen. Du kan vælge at tildele et prioritetsniveau til en opgave. Der findes to prioritetsniveauer: alfabetiske og numeriske. Opgaver kan have prioriteter, f.eks. A, A1, A2, B, B1, 1, 2 osv. Udover prioritetsniveauet, kan du tildele en afsendelsesprioritet (høj, normal eller lav) under fanen Opgave i Sendefunktioner. Prioriteten for afsendelse bestemmer, hvordan opgaven vises i modtagerens postkasse. Hvis du f.eks. tildeler en opgave en høj prioritet, er opgaveikonet rød i modtagerens postkasse. 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Skriv navnet på den person, du vil tildele opgaven til. 3 Skriv startdatoen for opgaven. Sende og modtage kuverter 19

24 4 Skriv slutdatoen for opgaven. 5 Skriv emnet. 6 Angiv en prioritet for opgaven. 7 Angiv en beskrivelse af opgaven. 8 Klik på Send. Tildele en opgave til sig selv 1 Klik på pilen til højre for på værktøjslinjen f, og klik på Personlig opgave. 2 Skriv et emne. 3 Angiv en prioritet for opgaven. 4 Angiv en startdato. 5 Angiv en frist. 6 Skriv en meddelelse. 7 Klik på OK. Du kan også angive startdatoer og frister ved hjælp af knapperne Sæt dato til højre for tekstboksene Startdato og Frist. Personlige opgaver anbringes i din kalender. De anbringes ikke i din postkasse eller i en anden brugers postkasse. Markere opgaver som afsluttet Når du er færdig med en opgave, kan du markere den som afsluttet. De opgaver, du markerer som afsluttet, overføres ikke til næste dag i kalenderen. Afsluttede opgaver vises med et afkrydsningsmærke i kalenderen. Opgaver, hvor fristen er overskredet, vises med rødt. Hvis du markerer en opgave som afsluttet og derefter bliver klar over, at du ikke er helt færdig med den, kan du fjerne markeringen af den. Opgaver, hvor markeringen er fjernet, vises under den aktuelle dag i kalenderen. 20 Sende og modtage kuverter

25 Når du markerer en opgave som afsluttet, sender GroupWise en meddelelse til ophavsmanden til opgaven, hvis han eller hun har valgt returmeddelelse i Sendefunktioner. Opgaven vises i vinduet Egenskaber hos ophavsmanden med status som afsluttet med den dato og det klokkeslæt, hvor opgaven blev markeret som afsluttet. Kontrollere status for en opgave 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Klik på den opgave, du vil kontrollere status for. 3 Klik på Filer f og Egenskaber. Fjerne markeringen fra en afsluttet opgave 1 Klik på Vindue f og Kalenderlayout. 2 Klik i det markerede afkrydsningsfelt ved siden af opgaven. Sende notater Et notat er en påmindelse, du anbringer i din egen eller i en anden persons kalender på en bestemt dato. Du kan anvende notater til at minde dig selv eller andre om frister, ferier, fridage osv. Personlige notater er nyttige til påmindelse om fødselsdage, ferier, lønningsdage osv. Skrive et personligt notat 1 Klik på Filer f, Ny f og Notat. 2 Klik på Rediger f, Konverter til f, Flere f, klik på radioknappen Personlig f, og klik derefter på OK, hvis du vil skifte til et personligt layout. 3 Skriv i boksene Startdato den dato, hvor du vil vise dette notat i kalenderen. 4 Angiv et emne (valgfrit), og skriv notatet. 5 Klik på OK. Sende og modtage kuverter 21

26 Du kan senere få adgang til oplysningerne ved at åbne kalenderen og vælge den dato, hvor oplysningerne vises. Dobbeltklik på notatet på listen Notater. Du kan gøre layoutet Personligt notat til dit standardlayout for notater i stedet for layoutet Gruppenotat. Se Tilpasse funktioner i GroupWise under Tilpasning af GroupWise. Sende et notat til andre brugere 1 Klik på Filer f, Ny f og Notat. Stavekontrollere kuverter, du sender 22 Sende og modtage kuverter 2 Udfyld adressefelterne. Hvis du ikke kender brugernavnet, skal du klikke på Adresser. 3 Skriv i boksen Startdato den dato, hvor dette notat skal vises i modtagernes kalendere. 4 Angiv et emne (valgfrit), og skriv notatet. 5 Klik på Send. Brug Stavekontrol til at kontrollere teksten for stavefejl, dobbelte forekomster og bestemte versalfejl. Du kan kontrollere markerede ord eller hele meddelelsen for stavefejl. Mens du udfører stavekontrollen, kan du vælge mellem følgende funktioner: Erstat Erstatter et ord, der er stavet forkert, med et ord, Stavekontrol foreslår. Hvis du vil erstatte et ord, der er stavet forkert, skal du dobbeltklikke på ordet eller klikke på ordet f og Erstat. Hvis du vil indføre dine egne rettelser, skal du redigere ordet i boksen Konverter til f og klikke på Erstat. Ignorer Ignorere ordet én gang. Stavekontrol stopper, næste gang ordet forekommer. Ignorer alle Ignorerer alle forekomster af ordet i hele dokumentet. Stavekontrol ignorerer ordet, indtil du udfører en stavekontrol igen.

27 Tilføj Tilføjer ordet til den aktuelle brugerordbog, som gemmer supplerende ord, så Stavekontrol kan genkende ordene, når du næste gang udfører en stavekontrol. 1 Klik i boksen Emne eller Meddelelse. eller Marker den tekst, der skal stavekontrolleres. 2 Klik på Funktioner f og Stavekontrol. 3 Klik på Ja, når stavekontrollen er afsluttet. Vedlægge filer Du kan vedlægge filer og dokumenthenvisninger til postmeddelelser, aftaler, notater, opgaver og telefonmeddelelser. Du kan bruge Vedlæg til at sende én eller flere filer eller dokumenthenvisninger til andre brugere. Det kan være, du vil sende en udgiftsrapport til en anden bruger. Du kan vedlægge en fil, som findes på harddisken, disketten eller netværksdrevet. Modtagerne kan åbne den vedlagte fil, gemme den eller udskrive den. Hvis du foretager ændringer i den vedlagte fil, når du har sendt den, kan modtagerne ikke se ændringerne. Hvis den fil, du vil vedlægge, er et dokument, der er gemt i et GroupWisebibliotek, kan du vedlægge en dokumenthenvisning. Modtageren kan bruge henvisningen til at åbne dokumentet, se det, redigere det eller udskrive det, afhængigt af modtagerens rettigheder. Yderligere oplysninger om delerettigheder finder du i afsnittet Fælles dokumenter i Oprettelse og brug af dokumenter. Hvis du forsøger at åbne eller se en vedlagt fil, der er beskyttet af en adgangskode, skal du skrive adgangskoden til filen. Hvis du ikke kender adgangskoden, kan du ikke åbne eller se den vedlagte fil. Vedlægge filer 23

28 - Vedlægge en fil i en kuvert 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Udfyld boksene Til, Emne og Meddelelse. 3 Klik på for at åbne dialogboksen Bilag. 4 Klik på Vælg fil. 5 Klik på den fil, du vil sende f, og klik på Åbn f og Luk. Hvis du vil vedlægge flere filer, skal du trykke på Ctrl og klikke på de andre filer. 6 Klik på Send. Modtagerne ser et lille papirclipikon ud for kuverten i deres postkasse, hvilket angiver, at kuverten indeholder et bilag. Hvis du flytter eller sletter en fil på et disk- eller netværksdrev, påvirker det ikke en fil, du har vedlagt en kuvert og sendt. Vedlægge en dokumenthenvisning til en kuvert 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Udfyld boksene Til, Emne og Meddelelse. 3 Klik på f og Dokumenthenvisning. 4 Angiv den mappe, hvor dokumentet er gemt. 24 Vedlægge filer

29 - 5 Skriv dokumentnummeret i tekstboksen Dokument. 6 Angiv, hvilken version (aktuel, officiel eller bestemt) dokumenthenvisningen skal referere til f, og klik derefter på OK. 7 Klik på Send. Slette en vedlagt fil fra en kuvert 1 Højreklik på det bilag, du vil slette f, og klik på Slet. Hvis du ikke kan se et ikon, der repræsenterer bilaget i layoutet, skal du klikke på f og klikke på det bilag, du vil slette. Klik på Slet f og Luk. Hvis du sletter en vedlagt fil, slettes den ikke fra disk- eller netværksdrevet, men fjernes blot fra bilagslisten. Du kan slette en vedlagt fil, hvis du er afsenderen, men ikke hvis du er modtageren. Se vedlagte filer Hvis du kun vil løbe indholdet af et bilag hurtigt igennem, kan du få det vist i stedet for at åbne det. Når et bilag vises, åbnes det ikke i et separat program. I stedet vises det i en fremviser. Dette er normalt hurtigere end at åbne bilaget, men vær opmærksom på, at bilaget muligvis ikke formateret korrekt. 1 Højreklik på bilaget f, og klik på Vis bilag. Hvis du ikke kan se et ikon for bilaget i layoutet, skal du klikke på Filer f, Bilag f og Vis bilag. Hvis den kuvert, du er ved at læse, indeholder flere bilag, vises de som ikoner øverst i vinduet Vis bilag. Du kan få vist de andre bilag ved at klikke på dem. Vedlægge filer 25

30 - Åbne vedlagte filer Når du åbner en vedlagt fil, bestemmer GroupWise, hvilket program filen skal åbnes i. Du kan acceptere det foreslåede program, eller du kan skrive stien til og filnavnet for et andet program. Hvis du kun vil løbe indholdet af bilaget hurtigt igennem, kan du få det vist i stedet for at åbne det. Se Se vedlagte filer i dette afsnit. 1 Åbn den kuvert, der indeholder bilaget. 2 Højreklik på bilaget f, og klik på Åbn. 3 Hvis du vil åbne bilaget i et andet program, skal du angive stien og et eksekverbart filnavn. Dette trin er muligvis ikke nødvendigt, hvis det ønskede program allerede vises på listen. 4 Klik på OK. Hvis du ikke kan se et ikon for bilaget i layoutet, skal du klikke på Filer f, Bilag f og Åbn. Vedlægge lydfiler til en kuvert Du kan vedlægge lydfiler til en kuvert. Du kan f.eks. diktere et brev og få modtageren til at lytte til dikteringen og derefter skrive brevet. Hvis du vil forsyne en kuvert med lyd, skal du dog have den nødvendige hardware og de nødvendige softwaredrivere installeret. 1 Træk fra statuslinjen til et vilkårligt område i et kuvertlayout uden for tekstboksene. 2 Klik på cirklen for at optage lyden. 3 Klik på firkanten for at stoppe optagelsen. 4 Klik på Filer f og Afslut og vend tilbage til GroupWise for at lukke dialogboksen Lydoptagelse. 26 Vedlægge filer

31 - Styre afsendte kuverter I postkassen kan du se kuverter, du allerede har sendt. Nedenfor beskrives nogle af grundene til, at du evt. vil se kuverter, du har sendt. Læse Du kan altid læse en meddelelse, du tidligere har sendt, for at sikre dig, at du har medtaget de korrekte oplysninger og minde dig selv om, hvad du har skrevet. Sende igen Du kan sende en kuvert igen, måske med rettelser, eller til andre brugere, der ikke har modtaget kuverten første gang. Søge efter status (Egenskaber) Du kan se, hvem der har modtaget kuverten, hvem der har åbnet den, hvem der har slettet den osv. Trække tilbage Hvis du opdager, at du har begået en fejl, men allerede har sendt kuverten, kan du trække den tilbage, før modtagerne læser den. Se kuverter, du har sendt 1 Hvis værktøjslinjen ikke allerede vises, skal du klikke på Vis f og Værktøjslinje. 2 Klik på Hvis både modtagne og afsendte kuverter skal vises, skal du trykke på Ctrl og klikke på eller, afhængigt af hvilken knap der i øjeblikket ikke er valgt. Bekræfte levering af kuverter, du har sendt I GroupWise er der flere måder, hvorpå du kan bekræfte, at kuverten er leveret. Spore en kuvert, du har sendt Du kan kontrollere status i vinduet Egenskaber for de kuverter, du har sendt. Højreklik på kuverten f, og klik på Egenskaber. Vinduet Egenskaber viser, hvornår kuverten er leveret og åbnet samt andre oplysninger. Modtage notifikation om, hvornår kuverten er åbnet eller slettet Du kan modtage notifikation, når modtageren åbner eller sletter en meddelelse, afviser en aftale eller afslutter en opgave. Mens du udformer en meddelelse, skal du klikke på Filer f, Egenskaber f og lokalmenuerne Send returmeddelelse, når en meddelelse åbnes og Send returmeddelelse, når en meddelelse slettes f og vælge, hvordan du vil modtage notifikation. Styre afsendte kuverter 27

32 - Bestille et svar Du kan give modtageren af en kuvert meddelelse om, at du gerne vil have et svar. GroupWise føjer en sætning til kuverten, som fortæller, at der er bestilt et svar, og ændrer ikonet i modtagerens postkasse til en dobbeltpil. Mens du udformer en kuvert, skal du klikke på Filer f, Egenskaber f og vælge, hvor hurtigt du vil modtage svaret i boksen Svar udbedes. Sende kuverter igen Brug Send igen til at sende en kuvert igen evt. med rettelser. Med Send igen kan du sende en kuvert uden at skrive alle oplysningerne en gang til. Når du sender en kuvert igen, kan du trække den oprindelige kuvert tilbage. Post- og telefonmeddelelser kan ikke trækkes tilbage, hvis de allerede er åbnet. Aftaler, notater og opgaver kan altid trækkes tilbage. 1 Klik på på værktøjslinjen for at få vist de kuverter, du har sendt. 2 Højreklik på den kuvert, du vil sende igen f, og klik på Send igen. 3 Foretag de nødvendige ændringer i kuverten f, og klik på Send. 4 Klik på Ja for at trække den oprindelige kuvert tilbage. eller Klik på Nej for at forlade den oprindelige kuvert. Du kan kontrollere egenskaberne for den oprindelige kuvert for at se, om den kunne trækkes tilbage. Hvis egenskaberne ikke viser Trukket tilbage, er kuverten allerede åbnet. Trække kuverter, du har sendt, tilbage Anvend Slet til at trække en kuvert, du har sendt, tilbage. Hvis du f.eks. opdager, at du har begået en fejl, efter du har sendt kuverten, kan det være, at du vil slette kuverten, før modtagerne læser den. 1 Klik i postkassen på den kuvert, du vil trække tilbage. Klik på på værktøjslinjen, hvis du vil se afsendte kuverter i postkassen. 2 Klik på Rediger f og Slet. 3 Vælg den ønskede funktion. 4 Klik på OK. 28 Styre afsendte kuverter

33 Du kan trække en post- eller en telefonmeddelelse tilbage fra de modtagere, som endnu ikke har åbnet kuverten. Du kan altid trække en aftale, et notat eller en opgave tilbage. Hvis du vil se, hvilke modtagere der har åbnet meddelelsen, skal du højreklikke på kuverten i postkassen f og klikke på Egenskaber. Kontrollere status for kuverter Egenskaber giver dig mulighed for at kontrollere status for de kuverter, du har sendt. Du kan f.eks. se, hvornår kuverten er leveret, og hvornår modtageren har åbnet eller slettet kuverten. Hvis en modtager har accepteret eller afvist en aftale og har vedlagt en kommentar, kan du se kommentaren i vinduet Egenskaber. Du kan også se, om en modtager har markeret en opgave som Afsluttet. Egenskaber indeholder også oplysninger om de kuverter, du modtager. Du kan se, hvem der ellers har modtaget kuverten (undtagen modtagere af en blindkopi), størrelsen på og oprettelsesdatoen for vedlagte filer osv. Hvis du vil have flere oplysninger om et dokument, skal du bruge Aktivitetslog i Egenskaber. Se afsnittet Vise tidligere brug af et dokument i Oprettelse og brug af dokumenter. 1 Klik på eller åbn den kuvert, du vil kontrollere status for. 2 Klik på Filer f og Egenskaber. Du kan også højreklikke på en kuvert i postkassen og derefter klikke på Egenskaber for at se statusoplysningerne. Ikonerne ud for en kuvert kan også give dig nyttige statusoplysninger. Se En hurtig rundtur i GroupWise i Introduktion. Styre afsendte kuverter 29

34 Styre modtagne kuverter GroupWise gemmer alle de kuverter, postmeddelelser, aftaler osv., du modtager i postkassen. Klik her for at se de kuverter, du har modtaget. Fra postkassen kan du læse, svare på og videresende de kuverter, du har modtaget. Derudover kan du uddelegere opgaver og aftaler til andre brugere. Du kan ændre en kuvert, f.eks. en postmeddelelse, til en anden type kuvert, f.eks. en aftale. Læse kuverter, du modtager Du kan læse indgående kuverter i postkassen eller kalenderen. I postkassen vises en liste over alle de kuverter, du har modtaget fra andre brugere. Personlige aftaler, notater og opgaver vises i kalenderen men ikke i postkassen. Du kan åbne og læse alle nye kuverttyper i postkassen. Det kan dog være en fordel at læse aftaler, opgaver og notater i kalenderen, så du kan få vist de nye meddelelser, samtidig med at du ser på din plan. Telefon- og postmeddelelser bliver i postkassen, indtil du sletter dem. Aftaler, notater og opgaver bliver i postkassen, indtil du accepterer, afviser eller sletter dem. Når du accepterer en aftale, et notat eller en opgave, flyttes denne til kalenderen. Alle kuverter i postkassen vises med et ikon. Følgende oversigt indeholder alle de ikoner, der vises i postkassen. Ikonerne skifter udseende, afhængigt af om kuverten er åbnet eller ej. Kuverttype Uåbnet Åbnet Postmeddelelse Telefonmeddelels e Opgave Aftale Notat 30 Styre modtagne kuverter

35 Læse kuverter i postkassen 1 Dobbeltklik på den kuvert, du vil læse. Hvis postkassen ikke vises, skal du klikke på på mappelisten. Læse kuverter i QuickViewer Med QuickViewer kan du hurtigt løbe indholdet af kuverterne igennem. Med QuickViewer sparer du tid, fordi du ikke behøver at åbne hver enkelt kuvert. Du skal blot klikke på en kuvert eller trykke på pil ned for at læse dine kuverter. Hvis du klikker på en dokumenthenvisning, vil dokumentet blive vist i QuickViewer. Bilag vises dog ikke i QuickViewer. Når du læser en kuvert i QuickViewer, ændres status for ikonet til åbent. Den lukkede kuvert, der viser en postmeddelelse, ændres f.eks. til en åben kuvert. 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Tilpas størrelsen på vinduet QuickViewer ved at trække i et hjørne af vinduet eller ved at trække den vandrette skillelinje op eller ned. 3 Klik i postkassen på de kuverter, du vil læse. Gentag trin 1 for at lukke QuickViewer. Højreklik i vinduet QuickViewer for at vælge en anden funktion, f.eks. Udskriv. Styre modtagne kuverter 31

36 Markere en kuvert som ulæst Hvis du åbner en kuvert for at læse den, men beslutter, du vil læse kuverten senere, kan du markere kuverten som ulæst. Hvis du markerer kuverten som ulæst, ændres kuvertikonet til uåbnet, så du ved, at du skal læse kuverten. 1 Klik på kuverten på kuvertlisten i hovedvinduet. 2 Klik på Handlinger f og Læs senere. Hvis du markerer en kuvert, du har åbnet, som ulæst, ændrer det ikke kuvertens status i Egenskaber. Hvis du f.eks. har åbnet en kuvert og derefter markeret kuverten som ulæst, ser afsenderen af kuverten stadig status for kuverten som åbnet i vinduet Egenskaber. Svare på kuverter, du modtager Brug Svar til at svare på en kuvert. Du kan svare alle, som har modtaget den oprindelige kuvert eller udelukkende svare afsenderen uden at oprette og sende en ny meddelelse. Du kan også medtage en kopi af den oprindelige meddelelse i dit svar. Svaret indeholder Vedr:, som kommer før den oprindelige emnetekst. Hvis du vil, kan du ændre emneteksten. Svare på en kuvert 1 Åbn eller klik på den kuvert, du vil svare på. 2 Klik på Handlinger f og Svar. 3 Klik på Svar til afsender. eller Klik på Svar til alle (afsender og modtager). 4 Klik på OK. 5 Skriv meddelelsen f, og klik på Send. Hvis du svarer alle modtagere af en kuvert, og den oprindelige meddelelse har medtaget BC- eller CC-modtagere, vil svaret medtage CC-modtagerne, men ikke BC-modtagerne. 32 Styre modtagne kuverter

37 Medtage meddelelsesteksten i et svar 1 Åbn den kuvert, du vil svare på. 2 Klik på Svar. 3 Klik på Medtag meddelelse fra afsender f og OK. 4 Skriv meddelelsen f, og klik på Send. Indimellem vil du muligvis flette dine kommentarer ind i den vedlagte tekst, så korrespondancen former sig som en slags samtale. I sådanne tilfælde kan du markere dit svar med fed, understregning eller kursiv, så det tydeligt kan skelnes fra den oprindelige tekst. Svare på en kuvert i en fælles mappe Når du svarer på en kuvert i en fælles mappe, har du yderligere to svarmuligheder. Hvis du læser en andens svar, kan du vælge at svare på det oprindelige diskussionsemne i stedet for at svare på den kuvert, du læser. Du kan også svare på en kuvert, du læser, hvad enten det er det oprindelige diskussionsemne eller en andens svar. Under alle omstændigheder sendes disse svar i den fælles mappe i stedet for at blive sendt til enkeltpersoner. 1 Åbn eller marker en kuvert i den fælles mappe. 2 Klik på Handlinger f og Svar. 3 Klik på en svarfunktion f og OK. Klik på f og funktionen for at få hjælp til en funktion i en dialogboks. 4 Skriv dit svar f, og klik på OK. Medmindre du vælger funktionen Svar privat, placeres svaret i den fælles mappe og sendes ikke til enkeltpersoner. Styre modtagne kuverter 33

38 - Videresende kuverter til andre brugere Når du modtager en meddelelse, aftale eller opgave, kan du videresende den til én eller flere brugere. Du kan også videresende en dokumenthenvisning. Hvis du f.eks. ikke længere er formand for et udvalg, men stadig modtager post, som relaterer til udvalgets opgaver, kan du videresende de kuverter, du modtager, til den nye formand. Når du videresender en kuvert, sendes den som et bilag til en postmeddelelse. Postmeddelelsen indeholder dit navn og yderligere kommentarer, du måtte have. Hvis du modtager en aftale, opgave eller et notat, du vil tildele til en anden bruger, skal du anvende Uddeleger. Når du uddelegerer en kuvert, modtager afsenderen af kuverten meddelelse om, at ansvaret for kuverten er blevet overdraget til en anden bruger. 1 Klik i postkassen på den kuvert, du vil videresende. 2 Klik på Handlinger f og Videresend. 3 Klik på Adresser f, og klik på den fane i adressebogen, du vil bruge. 4 Dobbeltklik på den bruger eller gruppe, du vil videresende kuverten til f, og klik på OK. 5 Skriv en meddelelse i boksen Meddelelse (valgfrit). 6 Klik på Send. Hvis du ikke kan acceptere en aftale, opgave eller et notat, kan du uddelegere kuverten i stedet for at videresende den. Når du uddelegerer, angives det med en status i afsenderens vindue med egenskaber, der oplyser afsenderen om, at du har overført ansvaret for kuverten til en anden person. Ændre kuverttyper Du kan bruge Konverter til til at konvertere en kuvert i postkassen til en anden kuverttype. Du kan f.eks. ændre en postmeddelelse i postkassen til en aftale i kalenderen. Den nye aftale indeholder alle de oplysninger fra postmeddelelsen, f.eks. Til-, CC- og BC-lister, emnet og meddelelsesteksten, der skal gælde for aftalen. Som standard er alle de nye kuverter, der oprettes med Konverter til, personlige kuverter, men du kan ændre en personlig kuvert til en gruppekuvert i dialogboksen Konverter til. Når du ændrer en post- eller telefonmeddelelse til en anden kuverttype (f.eks. en aftale eller opgave), slettes den oprindelige kuvert fra postkassen, og den nye kuvert tilføjes det relevante sted, f.eks. i kalenderen. 34 Styre modtagne kuverter

39 Når du ændrer en kuvert, viser GroupWise det standardlayout for kuverten, der er valgt i Miljøfunktioner. Ændre en kuvert i postkassen til en anden kuverttype 1 Klik i postkassen på den kuvert, du vil ændre. 2 Klik på Rediger f og Konverter til. 3 Klik på en kuverttype. 4 Skriv de nødvendige oplysninger. 5 Klik på Send. Du kan klikke på Rediger f, Konverter til f og Flere, hvis du vil ændre den valgte kuvert fra en personlig kuvert til en gruppekuvert eller omvendt. Ændre en kuvert i kalenderen til en anden kuverttype 1 Klik på Vindue f og Kalenderlayout for at åbne kalenderen. 2 Klik på den kuvert, du vil ændre, på aftale-, opgave- eller notatlisten. 3 Træk kuverten til listen med den ønskede kuverttype. Træk f.eks. en opgave til aftalelisten, hvis du vil ændre den til en aftale. 4 Angiv eventuelle yderligere oplysninger i kuvertlayoutet f, og klik på OK. Hvis du vil kopiere kuverten, kan du også trykke på Ctrl, mens du trækker kuverten. Styre modtagne kuverter 35

40 Ændre en personlig kuvert til en gruppekuvert 1 Klik på en personlig kuvert i kalenderen. 2 Klik på Rediger f, Konverter til f og Flere. 3 Klik på Gruppe f og OK. 4 Skriv eventuelle yderligere oplysninger f, og klik på Send. Uddelegere kuverter Anvend Uddeleger, hvis du modtager aftaler, opgaver osv., du ikke kan acceptere. Du kan f.eks. modtage en aftale om et møde angående et område, du ikke længere har ansvaret for. I stedet for at afvise aftalen, kan du uddelegere den. Du kan uddelegere aftaler, opgaver eller notater. Afsenderen kan se, hvem du har uddelegeret kuverten til, i vinduet Egenskaber i kuverten. 1 Klik på en opgave, et notat eller en aftale i hovedvinduet. 2 Klik på Handlinger f og Uddeleger. 3 Skriv brugernavne i adressefelterne. Hvis du er usikker på stavemåden, kan du klikke på Adresser. 4 Skriv eventuelle yderligere kommentarer til modtageren. 5 Klik på Send. 6 Klik på Ja, hvis kuverten skal blive i kalenderen. eller Klik på Nej, hvis kuverten skal slettes fra kalenderen. 36 Styre modtagne kuverter

41 Planlægning af fælles og personlige aftaler Planlægge aftaler 37

42 Planlægge aftaler Planlægge en aftale GroupWise er velegnet til planlægning af aftaler, opgaver og notater. Du kan anvende Søg efter ledige tidspunkter til at finde et tidspunkt, hvor alle de personer og ressourcer, der skal deltage i et møde, er ledige. Du kan anvende Automatisk dato til hurtigt og let at planlægge tilbagevendende aftaler, opgaver eller notater. Se Planlægge tilbagevendende aftaler under Planlægning af fælles og personlige aftaler for oplysninger om Automatisk dato. Du kan også reservere et tidsrum til en personlige aftale. Hvis du vil undersøge, om der er brugere, der har accepteret en opgave eller kommer til mødet, kan du kontrollere, om status er angivet som accepteret eller afvist. 1 Klik på på værktøjslinjen. 2 Skriv navnet på de personer, der skal indkaldes, i boksene Til, CC og BC. Endvidere skal du medtage ressource-id'er i boksen Til. Klik på Adresser, hvis du ikke kender et ressource-id. 3 Angiv en beskrivelse af stedet i boksen Sted. 4 Angiv startdato, starttidspunkt og varighed. 5 Skriv et emne og en meddelelse. 6 Klik på Send. 38 Planlægge aftaler

43 Hvis du vælger en ressource for et sted i adressebogen, vises beskrivelsen af ressourcen i boksen Sted og ressource-id'et i boksen Til. Hvis du vil sikre dig, at de personer, der er indkaldt til mødet, og ressourcerne er ledige, kan du udføre en søgning efter ledige tidspunkter. Se Undersøge, hvornår alle er ledige senere i dette afsnit. Hvis du senere arbejder hen mod en deadline, er på ferie eller på anden måde ikke er ledig til møder, kan du planlægge en personlig aftale for disse tidspunkter. Når en anden bruger medtager dig i en aftale og anvender funktionen Søg efter ledige tidspunkter, kan brugeren se, at du ikke er ledig på disse tidspunkter. Hvis du vil se et andet aftalelayout (f.eks. et personligt aftalelayout), når du klikker på, skal du anvende funktionerne til standardlayout. Ændre tidspunktet for en aftale 1 Klik på på værktøjslinjen, hvis postkassen ikke viser udgående kuverter. 2 Klik på den aftale, der skal ændres. 3 Klik på Handlinger f og Send igen. 4 Foretag ændringerne f, og klik på Send. 5 Klik på Ja for at trække den oprindelige kuvert tilbage. Du kan ændre en aftale, hvis du har planlagt et tidspunkt for den oprindelige aftale, eller hvis du har de nødvendige fuldmagtsrettigheder til planlæggerens postkasse. Hvis aftalen skal planlægges til et andet klokkeslæt den samme dag, skal du åbne kalenderen og trække aftalen til det nye klokkeslæt. Planlægge aftaler 39