Søndag, den 14. april 2019 kl. 10:30. i Orø forsamlingshus, Brøndevej 24, 4305 Orø

Transkript

1 Indkaldelse til ordinær generalforsamling Søndag, den 14. april 2019 kl. 10:30 i Orø forsamlingshus, Brøndevej 24, 4305 Orø Vedtægternes 4: På generalforsamlingen har kun medlemmer og deres ægtefæller/samlevere, samt gæster som skriftligt er inviteret af bestyrelsen adgang. Såfremt der er flere ejere af en ejendom har hver af disse ejere og deres ægtefæller/samlevere adgang. Ved begrebet samlever forstås i disse vedtægter: Parterne lever sammen på fælles bopæl og venter, har eller har haft, et fælles barn eller har levet sammen på den fælles bopæl i et ægteskabslignende forhold i de sidste 2 år. Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Valg af 2 stemmetællere 4. Bestyrelsens beretning for perioden siden sidste ordinære generalforsamling 5. Godkendelse af årsregnskab 6. Indkomne forslag 7. Vedtagelse af budget for indeværende og kommende år, vedtagelse af kontingent, indskud for nye medlemmer, honorar til formand og kasserer samt størrelse af gebyret ved for sen betaling 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer 9. Valg af suppleanter 10. Evt. valg af administrator 11. Valg af revisor, idet der indledningsvis først skal tages stilling til, hvorvidt der skal vælges et eksternt revisionsfirma eller revisor og suppleant skal vælges blandt medlemmer 12. Eventuelt Side 1 af 15

2 Sum af I alt Sum af Økonomi Sum af Formand Sum af Veje Sum af Fællesareal Sum af Dræn Sum af Medlemskartot ek Sum af Andet Sum af Hjemmeside 4. Bestyrelsens beretning for perioden siden sidste ordinære generalforsamling Bestyrelsens organisering i perioden: Formand: Lars Jokumsen Næstformand Per Grøhn Nielsen Kasserer: Bent Åkerlund Menige bestyrelsesmedlemmer: o Conny Rasmussen o Jonna Dehn o Vibeke Jacobsen, o Bent Andresen. Suppleanter: o Jan Bryla Pedersen o David Henrik Fried Generel information Grundejerforeningen Salvig er etableret i april 1965 og har 351 medlemmer. Der har været afholdt 6 bestyrelsesmøder i indeværende periode. Der er gennemført 4 inkassosager i perioden. Bestyrelsens praksis er, at der sendes én rykker, herefter går fordringen til inkasso. Bestyrelsen har udsendt et informationsbrev i november Bestyrelsesarbejdet involverede ca. 600 mails i indeværende periode, det er lidt færre end perioden før (tallene er fra formandens mail): Bestyrelsen har samlet anvendt min. ca timer i perioden Total timer i Total I alt Side 2 af 15

3 Bestyrelsestimer akkumuleret pr. måned Total APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC JAN FEB MAR Veje Der er i 2018 blevet kørt 130 m 3 0,18 stabilgrus ud på grundejerforeningens veje. Bestyrelsen besluttede at vendepladserne også trængte til en vedligeholdelse, og der blev brugt yderligere 50m 3 0,32 stabilgrus på dette. Grusvejene er derudover blevet profilreguleret / skrabet 1 gang. Der er i den indeværende periode blevet udskiftet nogle vejskilte samt nyindkøbt skilte pga. påkørsler og tekst der ikke kunne læses. Der er sat skilte op i hver ende af Salvigvej, for at præcisere hvor grundejerforeningens hjertestarter befinder sig. Den tørre sommer i 2018 gav en del store støvgener for de medlemmer der bor ud til de gennemgående veje. Bestyrelsen har derfor undersøgt, hvad det vil koste at udlægge støvbinder (støvbinder er en form for harpiks som er opløst i vand) på grundejerforeningen Salvigs ca. 5 km. grusveje. Prisen for udlægning, vil beløbe sig til ca kr. inkl. moms pr. gang. Hvis der kommer meget regn et år vil udlægning skulle ske 2 gange henover sommeren for at opnå den ønskede virkning. Konklusion: Udlægning af støvbinder vil koste ca kr. inkl. moms pr. gang. Det må forventes at én gang pr. år ikke er nok og derfor vil den samlede omkostning baseret på to gange pr. år være kr. inkl. moms for udlægning. Bestyrelsen har vurderet at prisen for udlægning er for høj og har derfor ikke medtaget udlægning af støvbinder i budget for Der er indkøbt, og opsat skilte med tekst og figur, for at gøre opmærksom på de støvgener, som mange medlemmer må leve med, når der er tørt om sommeren, på grund af den fart og mangel på hensyn nogle bilister færdes med i området, Bestyrelsen opfordrer til at farten sænkes tilstrækkeligt, til at det ikke støver. Det er muligt at farten skal ned på km, eller lavere, for at undgå støvgener. Vis hensyn til de medlemmer der bor ved grundejerforeningen Salvigs grusveje. Side 3 af 15

4 Bestyrelsen har kontaktet ejeren af de marker der støder op til Salvigvej for at præcisere, at der i 1964 er købt og tinglyst en 10 meter bred vej i gennem de marker der støder op til udstykningen af Salvig. Der er blevet pløjet meget tæt op til Salvigvej, med risiko for at vejkassen vil bryde sammen og asfalten knække med den tunge trafik der er igennem området. Dræn Der er i perioden udskiftet endnu 30 stk. af de gamle betondæksler til nye jerndæksler med lås. Der mangler stadig udskiftning af 25 betondæksler. Disse vil blive udskiftet i Udskiftning af betondæksler er et lovgivningskrav. Sandfang/brønde er blevet tømt og renset i august / september 2018 og vil blive gennemgået igen i tilsvarende periode i Der har været et enkelt tilfælde af reparation / oprensning af dræn på engen bag Skovhøjvænge, pga. af en del vand på nogle medlemmers grunde. Fællesarealerne I 2018 er alle grundejerforeningens stier på fællesarealet blevet slået 6 gange. Det høje græs er i år kun blevet slået og rullet sammen en gang. Det skyldtes bl.a. at sommeren 2018 med megen sol og intet vand, medførte at græsset ikke voksede særligt meget. Stierne langs Salvigvej er blevet slået to gange. Træbæltet fra boldbanen til Kanevænget er blevet udtyndet og træer helt fjernet, for at hindre at der er nogen der kommer til skade hvis et eller flere træer vælter. I 2018 er der væltet flere træer på fællesarealet. Affaldsstativerne er fjernet, fordi hundeaffald ikke kan afleveres på Orø genbrugsplads og affaldsstativer blev anvendt til privat affald. Grundejerforeningens hjemmeside Formålet med grundejerforenings hjemmeside er at give en generel information om status og evt. ændringer i Salvig området. Hjemmesiden starter altid på Fanen [Nyheder]. Her er det meningen at medlemmerne kan finde de seneste nyheder og evt. en henvisning til, hvor man kan læse mere. Under Fanen [Bestyrelse] findes en oversigt over bestyrelsesmedlemmer vedtægter og ordensregler Under Fanen [Generalforsamlinger] findes indkaldelser og referater fra generalforsamlinger, regnskab og budgetter Der findes desuden Faner med information om [Fællesarealer], [Veje & Rabatter] Under Fanen [Veje & Rabatter] findes information om Kloak og Dræn. Vedr. mail og adresse oplysninger Side 4 af 15

5 Det er vigtigt, at medlemmer husker at oplyse korrekte mail- og adresseoplysninger til bestyrelsen anvendelse af s holder portoudgifterne på et minimum. Adresseoplysninger er vigtige, fordi der ifølge vedtægterne skal rundsendes materiale fx inden en generalforsamling. Vedr. mail henvendelser Indbakken tømmes mindst en gang om ugen og henvendelser vil blive behandlet hurtigst muligt. Al henvendelse til bestyrelsen skal ske skriftligt til et bestyrelsesmedlem enten pr. post eller via mail. Hjemmesiden kan anvendes. Kloakering i Salvig Bestyrelsen har inviteret en repræsentant fra Holbæk Kommune til at deltage på generalforsamlingen for at svare på spørgsmål angående Holbæk Kommunes beslutning, om udskydelse af kloakering i grundejerforeningens område på ubestemt tid. Der er ikke modtaget svar fra Holbæk Kommune vedr. deltagelse. Side 5 af 15

6 Henvendelser fra medlemmer Bestyrelsen har modtaget nedenstående fra et medlem vedr. udsendt informationsmeddelelse (november 2018). Først mange tak for den tilsendte informationsmeddelelse. Dejligt at blive informeret om, hvad der sker i vores grundejerforening. Hvad angår foreningens info om at holde fortove og stier rene, vil vi gøre opmærksom på en tendens, der desværre har bredt sig mere og mere igennem de sidste år parkering af biler/trailere på fortove og stier. Disse er at betragte som fællesarealer, hvor det i foreningens husorden punkt 5 hedder: Fællesarealer må ikke anvendes som tilkørselsvej til grund eller som parkeringsplads. På denne baggrund og af hensyn til fri passage for bl.a. udrykningskøretøjer skal vi opfordre til, at der gøres opmærksom herpå i en fremtidig informationsmeddelelse. Bestyrelsen besigtiger løbende området og påtaler forhold hos medlemmer. GDRP Persondataforordningen Bestyrelsen har udarbejdet følgende 3 dokumenter for at være i overensstemmelse med persondataforordningen. Grundejerforeningen Salvig - Intern beskrivelse for behandling af persondataoplysninger Grundejerforeningen Salvig - Privatlivspolitik frivillig forening Grundejerforeningen Salvig - TRO OG LOVE ERKLÆRING fratrædelse som medlem af bestyrelsen Mere kan læses på internettet: Henvendelser til medlemmer Beplantning af pil Bestyrelsen har sendt flere breve/mails til medlemmer om at fjerne beplantning af pil, da der i flere tilfælde er sket skade på dræn. Flere medlemmer reagerer ikke og virker ligeglade. Resultatet er at grundejerforeningens økonomi påvirkes og derved kommer alle medlemmer til at betale for de medlemmer som ikke reagerer. Bestyrelsen overvejer pt. næste skridt i forhold til de medlemmer der ikke reagerer på henvendelser. Bestyrelsen har besluttet at involvere advokater i forbindelse med 2 tilfælde hvor medlemmer ikke efterkommer kravet om at overholde Grundejerforeningen Salvigs vedtægters 5. Side 6 af 15

7 Bestyrelsens visioner for de kommende år Fortsat polstring af økonomi til brug for vedligehold af dræn og evt. etablering af nye dræn Fortsætte med at udskifte flere gamle betondæksler. Der mangler 25 stk. Fortsætte med af vedligeholde grusveje og Salvigvej som i 2018, herunder udskiftning af flere skilte Fortsat polstring af økonomi til udgifter relateret til kloakering, nyt slidlag på Salvigvej og tilkørsler til Salvigvej, selvom planen for kloakering i Salvig ser ud til at trække ud. Fortsætte med at rydde træer og beplantning med fokus på sikkerhed Revidere vedtægter og ordensregler og bringe dem op på 2020 niveau Forbedre grundejerforeningens hjemmeside Side 7 af 15

8 5. Godkendelse af årsregnskab (underskrevet årsregnskab er vedhæftet/vedlagt) Resultatopgørelse 2018 Resultat 2018 Indtægter Grundejerafgifter (medlemskontingent) kr ,00 Indtægter fra ejendomsmæglere ifm med salg kr. - Renteindtægter kr. 400,00 Indtægter i alt kr ,00 Udgifter Veje kr ,76 Dræn kr ,17 Forsikringer, grundejerforening kr. 461,90 Ørsted (tidligere Dong) kr. 597,91 Fællesareal og rabatter kr ,50 Drift & Support, Hjertestarter kr ,75 Mindre anskaffelser, hjertestarter kr ,75 Drift + vedligehold i alt kr ,74 Generalforsamling og møder kr ,00 Honorarer kr ,00 Hjertestarter (el og vedligehold) kr. - Kontorartikler kr ,50 EDB kr ,00 Porto kr ,00 Blomster og gaver kr ,00 Advokat kr. - Hjemmeside kr ,00 Nets kr ,07 Forsikringer kr ,62 Regnskabsassistance kr ,88 Administration i alt kr ,07 Renter og gebyrer Bankgebyrer kr. 395,00 Renter kr. - Øredifferencer kr. - Renter og gebyrer i alt kr. 395,00 Udgifter i alt kr ,81 Resultat kr ,19 Side 8 af 15

9 Balance 2018 Aktiver Kassebeholdning kr. 445,10 Tilgodehavender kr ,00 Danske Bank kr ,11 Danske Bank (dræn, veje) kr ,80 Aktiver i alt kr ,01 Passiver Egenkapital primo kr ,55 Overført resultat tidl. år kr ,27 Årets resultat kr ,19 Egenkapital ultimo kr ,01 Passiver i alt kr ,01 Side 9 af 15

10 Dræn- og Vejfond Dræn- og Vejfond, Danske Bank, kontonr saldo pr : kr ,80 saldo pr : kr ,80 År 2018; kr ,00 År 2017; kr ,00 År 2016; kr ,80 År 2018 År 2017 År 2016 TOTAL Dræn- og Vejfond, t.kr. Danske Bank, kontonr saldo pr : kr ,80 saldo pr : kr ,80 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,80 kr ,80 kr ,80 ÅR 2016 ÅR 2017 ÅR 2018 I 2018 er der henlagt: kr. til dræn og kr. til veje. Drænfond, ultimo Vejfond, ultimo Side 10 af 15

11 6. Indkomne forslag Der er indkommet følgende forslag: Forslag 1: Højen på fællesarealet skal bevares Forslagsstiller: Grundejerforeningen Salvigs bestyrelse. Motivation: Bestyrelsen overvejer at højen på fællesarealet fjernes/jævnes. Bestyrelsen ønsker at generalforsamlingen tager stilling til om højen på fællesskabet skal bevares. Højen på fællesarealet blev i sin tid etableret med det formål at børn og legende sjæle fik en ski/kælkebakke. Derudover ville højen give læ fra syd. Det er bestyrelsens opfattelse, at højen kun minimalt bliver brugt til formålet. Ved fjernelse af højen genetableres udsigten over Salvig bugt. Højen kan uden problemer fjernes/jævnes da højen blev renset for forurening da den blev etableret. Økonomi: Højen koster grundejerforeningen ca. kr hvert år for at holde ukrudtet nede, Bestyrelsen synes det er en stor omkostning, i forhold til det minimale brug. Bortskaffelsesudgift, forventet ca. kr Proces: Stemmes der FOR dette forslag er det en stemme der tilkendegiver at højen på fællesarealet skal bevares. Side 11 af 15

12 Forslag 2: Der skal være en debat om fremtiden for grundejerforeningens fællesarealer Dette forslag har et omfattende antal bilag og er derfor vedhæftet mail eller vedlagt som separat dokument. Bestyrelsen har drøftet bilagene og vurderer, at der kan være dele som kan være omfattet af GDPR lovgivningen. Distributionen sker på forslagsstillers ansvar. Bestyrelsen har oprettet en sag i datatilsynet og forventer at få svar fra datatilsynet i uge 18. Forslagsstiller: Medlem Susanne Nielsen Motivation: Forslagsstiller motiverer forslaget. Økonomi: Ukendt Proces: Stemmes der FOR dette forslag er det en stemme der tilkendegiver at der skal ske en debat om fremtiden for grundejerforeningens fællesarealer. Forslag 3: Gebyr på kr. 200 pr. time kan kræves for en bestyrelsesindsats på mere end 20 timer ved henvendelser fra medlemmer Forslagsstiller: Medlem Lars Jokumsen Motivation: Forslagsstiller motiverer forslaget. Økonomi: Ukendt, afhænger af antallet af henvendelser fra medlemmer som kræver en bestyrelsesindsats på mere en 20 timer Proces: Stemmes der FOR dette forslag er det en stemme der tilkendegiver, at der kan ske en opkrævning af et gebyr på henvendelser fra medlemmer der kræver en bestyrelsesindsats på mere end 20 timer. Side 12 af 15

13 7. Vedtagelse af budget for indeværende og kommende år, vedtagelse af kontingent, indskud for nye medlemmer, honorar til formand og kasserer samt størrelse af gebyret ved for sen betaling Bestyrelsen foreslår at kontingent er uændret kr Bestyrelsen foreslår at indskud for nye medlemmer følger hidtil praksis kr. 0. Bestyrelsen foreslår at honorar til formand og kasserer er uændret kr til hver. Bestyrelsen foreslår at gebyr ved for sen betaling er uændret kr Side 13 af 15

14 2018 Budget 2019 Budget 2020 Indtægter Indeværende år Kommende år Grundejerafgifter (medlemskontingent) kr ,00 kr ,00 Indtægter fra ejendomsmæglere ifm med salg kr. - kr. - Renteindtægter kr. - Indtægter i alt kr ,00 kr ,00 Udgifter Veje kr ,00 kr ,00 Dræn kr ,00 kr ,00 Forsikringer, grundejerforening kr. 500,00 kr. 500,00 Ørsted (tidligere Dong) kr. 600,00 kr. 650,00 Fællesareal og rabatter kr ,00 kr ,00 Drift & Support, Hjertestarter kr ,00 kr ,00 Mindre anskaffelser, hjertestarter kr. - kr. - Drift + vedligehold i alt kr ,00 kr ,00 Generalforsamling og møder kr ,00 kr ,00 Honorarer kr ,00 kr ,00 Hjertestarter (el og vedligehold) kr ,00 kr ,00 Kontorartikler kr ,00 kr ,00 EDB Porto kr ,00 kr ,00 Blomster og gaver kr ,00 kr ,00 Advokat kr ,00 kr. - Hjemmeside kr ,00 kr ,00 Nets kr ,00 kr ,00 Forsikringer kr ,00 kr ,00 Regnskabsassistance kr ,00 kr ,00 Administration i alt kr ,00 kr ,00 Renter og gebyrer Bankgebyrer kr. 400,00 kr. 400,00 Renter kr. - kr. - Øredifferencer kr. - kr. - Renter og gebyrer i alt kr. 400,00 kr. 400,00 Udgifter i alt kr ,00 kr ,00 Resultat kr ,00 kr ,00 Side 14 af 15

15 Ofte stillede spørgsmål og svar: Udleverer bestyrelsen kontaktoplysninger på andre medlemmer? Svar: Nej. Bestyrelsen udleverer ikke navne, adresser, telefonnumre, adresser på medlemmer. Hvorfor tager bestyrelsen ikke imod henvendelser fra medlemmer vedr. Fibia internet? Svar: Kundeforhold med Fibia er et privat anliggende. Grundejerforeningen har ingen aftaler med Fibia. Har grundejerforeningen Salvig en hjertestarter? Svar: Ja. Hjertestarteren er placeret på adressen Salvigvej nr. 29, 4305 Orø. Bestyrelsen har i 2018 opsat skilte som henviser til hjertestarteren på Salvigvej nr. 29 både fra den vestlige side og fra østlige side af Salvigvej. Bestyrelsen har tegnet et serviceabonnement på hjertestarteren (skift af batteri, løbende tjek m.m.). Medlemmer opfordres til at se TrygFondens video: Lær at starte et hjerte igen på internettet: eller Har grundejerforening en velkomstpjece til nye medlemmer? Svar: Ja. Bestyrelsen har udarbejdet en velkomstpjece som kan ses på Må et medlem beskære beplantning på fællesarealet? Svar: Nej. Se ordensreglerne 5: Træer og buske på og langs grundejerforeningens fællesareal må kun beskæres efter aftale med bestyrelsen - ikke fældes af andre end grundejerforeningen. Konstateres det, at træer er fældet, bliver nye plantet for parcelejerens regning. Må et medlem fjerne emner fra fællesarealet fx sten og beplantning? Svar: Nej. Det er bestyrelsen som disponerer over fællesarealet. Der er ikke tale om et fællesejeareal hvor man bare kan tage/bruge hvad man har lyst til. Må et medlem sætte et skilt op tæt ved grusvejen? Svar: Nej. Skilte skal stå på medlemmets matrikel. Skilte med hastighedsbegrænsning må ikke forekomme, da det kræver tilladelse fra flere myndigheder. Når et dræn går gennem en privat grund skal grundejerforeningen så involveres? Svar: Nej. Det er en privat anliggende mellem de involverede medlemmer. Side 15 af 15