Referat af bestyrelsesmøde i Hodsager Rideklub 24. oktober Til stede: Mette, Grethe, Kenneth, Rikke, Nanna, Josephine, Lisbeth, Jette fra kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Hodsager Rideklub 24. oktober Til stede: Mette, Grethe, Kenneth,, Nanna, Josephine,, fra kl Gæst: Henriette (ikke under pkt. vedr. pokaler) Punkt: Beslutning / Orientering: Ansvar: 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt med tilføjelse af punkt om sponsorstævne 2 Godkendelse af referat, opsamling og underskrifter fra sidste møde Referat af sidste møde godkendt og underskrevet. Underskrevne referater placeres i referatmappe på rideskolen. Opsamling af løse ender fra sidste referat: Møde med ridelærere: Der indkaldes snarest. Vi drøfter mappe til undervisning, besked ved vikarer Oversigt over, hvilke heste der går på hvilke folde. Der laves en løsning på tavlen med undervisningstider. Magnetstrimler med hestenavne og en oversigt over folde, så det er nemt at flytte fra en fold til en anden. Hjælper til Alberte om torsdagen: Mette har talt med forældrene, som er gode til at hjælpe hinanden. Liv Wind Kristensen, hvis datter og søster rider på torsdagsholdene har lovet at hjælpe nye ryttere i stalden m.m. Salg af Cirkeline: Rom Rideklub har haft dyrlæge på, som Lange har talt med. Dyrlægen skyder Cirkeline til mellem 15 og 18 år og ikke 10, som der står i passet. Rom Rideklub vil derfor ikke give de 5000kr, som de er blevet tilbudt hende til, men Cirkeline trives i Rom, og de er glade for hende. Bestyrelsen giver mandat til at forhandle det bedst mulige salg af Cirkeline til Rom Rideklub. Staldmøde med Villy og Lange: kommer efter weekenden, Nanna, Mette sørger for magneter og dymostrimler. Henriette tilbyder at lave foldoversigt.

2 Køkkenet: Mette og Grethe laver mad om onsdagen. De har gang i en større oprydning. Der er rigtig mange sodavand, bolcher/slik, vand m.m., på lager, som er tæt på udløbsdato. De sælges billigt. For gamle varer mærkes tydeligt op og sættes frem til fortæring på egen risiko. Mobile pay: Vi mangler sim-kortet til rideskolens Mobile Pay-løsning. Det skal på plads, så Grethe kan se, hvem der har overført og hvad det dækker. beder banken om hjælp. Rideklubbens Mobile pay løsning er en erhvervsløsning, og det koster et gebyr, som mobilepay trækker af alle overførsler. Beslutning: Det koster fremover 1 kr. oven i prisen, når man betaler med mobile pay til rideklubben, uanset beløb. Det meldes ud på opslagene med mobile pay-nummeret på rideskolen, på Facebook og i nyhedsbrev. Mette, Grethe Rideskoven: Kenneth har fat i kommunens udvalg om rideskoven. Vi skal tjekke spring. Holde toiletter og folde rene. Samle hestepærer op. Vedligeholde spring m.m. kommunen betaler træ mv. Driftsaftalen lægges på rideklubbens hjemmeside Politiet bruger skoven til hundetræning, og der er så løse hunde i skoven. Kenneth tager med tilbage til udvalget, at politiet skal huske at give besked. Vi overvejer en bestyrelsesudflugt til rideskoven, så alle får set faciliteterne Googlekalender til hjemmesiden: Afventer datoer/årshjul med aktiviteter næste år Kenneth 3 Bordet rundt og orientering fra formanden Grethe: Der er kommet afregning på kr fra Villy kr jordarbejde er betalt. Der udestår 5000kr opstaldning og 5000 kr. til vedligehold/rengøring i Grethe

3 ridehallen. Der er kommunalt tilskud til rengøringen af halfaciliteter. Faktura på 3750 kr for maskinleje fra Steens Biobrændsel. Grethe fortæller, at Steens Biobrændsel giver beløbet som sponsorat til rideklubben. Grethe: Det er tid til service på ventilation i rytterstuen. Mette kender et firma, der kan og bestiller service. I forbindelse med servicebesøget skal Grethe og Mette oplæres i den ugentlige rengøring af ventilationen. Grethe: Der mangler at komme penge fra 3 årssponsorer, som vi har kontrakt med. De overgives til sponsorudvalget til opfølgning, så pengene kommer i hus. Vi vil gerne have en status på arbejdet med nye årssponsorer. Nanna følger op. : Rideklubbens hesteklipper regler omkring udlån og leje af den. Bestyrelsen beslutter følgende regler: Alle medlemmer kan leje rideskolens klipper, Det koster pr klipning: 200 pr. hest og 150 pr. pony. Betaling skal falde kontant til. Afregning inden klipning. Klipper skal altid være på rideskolen og må ikke tages med herfra. Rengøres og afleveres i samme stand, som modtaget. Vejledning fås hos Tang-pigerne og klæbes i låget på kassen. Knivene er pt. til slibning. Nanna henter dem sidst på ugen, så er klipperen klar til udlejning. Klipper-udlejning sker i eget, separat regnskab. Der er blokke med udgift og indtægtsbilag på rideskolen, som kan bruges. : Morten Strangholt (far til Kirstine) har tilbudt at hjælpe med praktisk tømreropgaver. Han har adgang til overskudstræ. Vi beder Morten, om han vil lave nyt præmiepodie (som 3 løse kasser), skamler til stalden og ny opstigningsskammel til ridehallen. : Er blevet kontakt af Anita Moesgaard, der har en 1 er pony til salg til kr. og Mette Grethe ( Stefansen & Christine Tønnesen) Nanna.

4 vil høre, om hori er interesseret. Bestyrelsen er enige om, at det er over vores budget pt. og derfor ikke aktuelt. De er også interesseret i en låner til ponyen. Vi tilbyder at efterlyse en låner i klubben i nyhedsbrevet. melder tilbage 4 Status på økonomi Grethe orienterer om, at vi forventer et underskud på kr. ved årets udgang. Beløbet er uden årssponsorater. Og inden afskrivninger. Det er især de manglende indtægter til 4- dages stævnet, der kan mærkes. Vi skal finde ny kasserer Grethe går efter eget ønske af på pension, men vil gerne hjælpe ny i gang. Vi efterlyser en afløser i nyhedsbrevet. Man kan ringe til Grethe, og høre mere om opgaven. 5 Sponsorstævnet Kasper er klar som dommer til spring. Der mangler dommer til dressur, dem har spurgt kan ikke. Forslag: Charlotte Rask? Sarah Lund? Nanna spørger dem Program med starttider kommer op onsdag inden stævnet på Facebook og hjemmesiden Dressur + showklasse formiddag. Start kl. 9. Spring om eftermiddagen Køkkenet serverer morgenmad for hele familien fra kl. 8. Kom og få et rundstykke. Frokost med sædvanlig stævne menu. I nyhedsbrevet Reklamerer vi for morgenmad og lægger op til, at hele familien kan komme og spise. Der er også behov for grundig info om stævnet. Nanna Mette/Grethe Alberte kan være der fra kl. 13. Janne har meddelt, at hun gerne vil være med hele dagen.

5 6 Ting, vi skal have styr på Fordeling af ansvarsområder: Kalender 2018 Julestævne Undervisning af de dygtigste ryttere Lys ved trailerparkering Scrapbøger m.m. fra tidligere bestyrelser: Materialerne er hos Kris. Hun har lovet at overdrage til os ved snarlig lejlighed. Idrætsrådet skal vi finde en, der tager med til møder i idrætsmøde. Man skal have interesse for klubben og turde spørge om det, man ikke ved. Vi får tilskud fra idrætsrådet. Vi har brug for en stærk stemme. Vi efterlyser i nyhedsbrev. Rideskoven - Kenneth Netværket Hodsager (hjælp i multicentret til et par arrangementer) - Hesteansvarlig Underviserne Undervisningen forældre/rytterkontakt Josephine laver lister over hold og brug af ponyer hører Janni Sponsorudvalg Nanna Distriktsråd Nanna, Forældre/aktivitetsudvalg - Mette Praktisk udvalg - Kenneth Søgning af fonde Mette Stævne planlægnings møde i distriktet:, Nanna Arbejdsdage til foråret og kalender planlægning for det nye år. Dato for generalforsamling. 22. februar kl Behandles på næste møde. Fastlagt til 29. december. tjekker, at underviserne er orienteret om datoen og er klar til at hjælpe. 5 voksne damer vil gerne på hold ved Lange mandag de har spurgt Lange, som har sagt ja. Aflønning af Lange vil i så fald skulle være på samme vilkår som Alberte og Janne. Beslutning: Afventer snak med Villy/Lange. Flere, der kommer med egne heste til undervisning har efterlyst lys på bagsiden af stalden ved trailer parkeringen. Villy har tidligere lovet at sørge for, at det kommer op i år. Afventer næste møde. /.

6 Samtykke til at bruge billeder af klubbens børn Ønske om at rotere medlemsmøder mellem ugedage Ryttermærker Helle Sauggaard - eksamensprojekt Beslutning: Punktet tages med på staldmødet med Villy Aktivitetsudvalget spørger til, hvordan vi sikrer samtykke til, at vi må bruge de billeder, der tages af medlemmer, kan bruges på hjemmesiden og i markedsføringen af klubben. Beslutning: Der implementeres et afkrydsningsfelt på indmeldelsesblanketten, hvor forældre / voksne skal tage stilling til, om klubben må bruge billeder af deres børn på hjemmeside, facebookgruppe og markedsføring. Nuværende medlemmer informeres i nyhedsbrevet med besked om at skrive til klubbens , hvis man ikke vil have, der tages billeder af ens barn. Flere voksne på de sene ridehold har udtrykt ønske om, at medlemsmøder kan lægges på forskellige ugedage fra gang til gang. Beslutning: Ønske efterkommes. Alberte har fået ønsker fra flere om ryttermærker og vil gerne undervise i dem. Det forlyder, at ryttermærker ikke er nødvendige mere, så det skal være fordi, man vil have den viden, mærkerne giver. Aktivitetsudvalget har flere HORI-mærker på bedding. Beslutning: Nanna undersøger, hvordan det præcis er med ryttermærker. Mette tjekker op på, hvor langt aktivitetsudvalget er. Der informeres i nyhedsbrev Vi vurderer på næste møde. Helle er ved at tage efteruddannelse i ledelse og skal skrive en afsluttende eksamensopgave om at en organisation udvikling/ledelse/kommunikation, hvor hun gerne vil bruge HORI som case. Hun sender spørgeskema til bestyrelsen og får regnskab til rådighed. Helle har på eget initiativ ønsket, at opgaven kun gøres tilgængelig for vejleder og censor samt HORIs bestyrelse. Beslutning: Helle må gerne skrive om HORI. melder tilbage til Helle. Bestyrelsen. Nanna Mette

7 Ny pony: Emma Via Lange/Carina opstod pludselig en mulighed for at få en 3 er pony, Emma, til afløsning for Sally på prøve som rideskolepony i en måned uden omkostninger for klubben. Emma ser lovende ud og prøves af i både dressur og spring, inden vi træffer beslutning i næste uge. Emma tjekkes af Marie Raundal inden køb. Venteliste halvparter Beslutning: Grethe laver liste over alle dem, der har halvpart nu, og ponyer, der ikke har halvpart. Medtages i nyhedsbrev Vi opretter en venteliste over de, der ønsker halvpart. / T. Grethe Overblik over heste Støvsuger/koste til rytterstuen. Klippekort til undervisning og ønske om køb af enkelte undervisningstimer af og til. Lille Tarzan: Er han endeligt prøvet af? Kan en lille, men øvet halvpart være noget? Mogens går meget lidt, og det ser ikke ud til, at der er publikum til ham. Vi har mere brug for en stor pony mere, som både kan gå med børn og voksne. Der mangles en stor pony til spring. Beslutning: Et udvalg nedsættes til at få overblik over vores heste og behov. Vi har fået ønsker om bedre grej til at gøre rent i rytterstuen. Lone Thomsen tilbyder at låne os sin robotstøvsuger. Klubben har en alm. Støvsuger, men den er låst inde i handicaprummet. Beslutning: Det tror vi ikke vil fungere. giver Lone besked Mette sætter klubbens støvsuger i et skab i rytterstuen og køber poser til den. Info i nyhedsbrev. Vi har fået ønske om at kunne købe klippekort til undervisning fx så man kan komme til spring hver anden gang. Der er også kommet ønske om at kunne købe en times undervisning på et hold ind i mellem, under forudsætning af, at der er en ledig elevhest og plads på holdet. Beslutning: Vi vender det på undervisermødet og hører deres holdning da det kan have stor,, Nanna, Josephine og staldfolket. Mette /.

8 Ridetimers længde Klubbens prisstruktur Henvendelse om brug af ridehal Fordeling af pokaler: 7 Til næste møde skal vi huske: indflydelse på deres planlægning af undervisningen. Beslutning: Tages op igen på næste møde til endelig beslutning. Er det en hel time eller 50 min. Beslutning: Tages op på næste møde. Gennemgang af vores undervisningspriser, hesteleje, enkeltstående timer, brug af faciliteter m.m. Beslutning: Tages op på næste møde. Barbesgaard har skrevet på Facebook med flere spørgsmål om, hvordan hun kan bruge ridehallen. Beslutning: ringer til hende. Pokaler uddeles på sponsorstævnet næste weekend. skriver udkast til tekst til overrækkelse. tager pokaler med hjem til gravering. Vi mangler at få børne og ungdomspokalerne hjem dem er der rykket for hos Camille og Signe Raahede, som fik dem sidste år De faste punkter iflg, vedtægterne: 1. Godkendelse af referat 2. Meddelelser fra formanden 3. Rapport fra udvalgene 4. Evt. Derudover: 5. Søndertoftmodellen mulighed for 50/50 ejerskab. 6. Gentænke bespisning i kantinen til frokost til stævner. Sundere mad? 7. Ekstra hold om fredagen? Evt. trækkehold. 8. Julestævne 9. Ridetimers længde 10. Klubbens prisstruktur 11. Ryttermærker 12. Kalender 2018: Arbejdsdage og (klub)stævner 13. Årssponsorer: Status fra udvalget 14. Overblik over Heste: Status fra udvalget 15. Bestyrelsessammenkomst

9 8. Eventuelt Ønske om at få rejst galgen til ringridning igen. Det ser praktisk udvalg på Egon Hansen, rideskolens grundlægger er død og begraves fredag. Bestyrelsen sender bidrag også til blomst til hans kone efterfølgende. foreslår, at vi holder en bestyrelsessammenkomst med ægtefæller for at pleje sammenhold og fællesskab. Det taler vi mere om på næste møde. Kenneth Ref.: Kusk Referatet godkendes: Skram Mikkelsen Mette Jensen Grethe Jensen Aaberg Kusk Nanna Væggemose Kenneth Bang Møller Tang