Ole Andersen spørger, hvem der sletter vores bookinger, der står, at det er Admin, BRND, der har slettet dem:

Transkript

1 Udfordringer med det nuværende bookingsystem, BRND - udarbejdet af Ole Andersen, CPK Følgende er en foreløbig opgørelse over en lille del af de udfordringer der har været for administrationen de sidste par år, efter systemskiftet fra Planbook til BRND. Kommunikationen og selve programmet BRND har skabt udfordringer med konsekvenser både i administrationen i idrætten, administrationen i kultur og fritid, administrationen på skolerne og måske de vigtigste, for vores brugere og foreningslivet i Egedal Kommunen. Vores aftale med BRND blev blandt andet indgået med kravspecifikation fra Egedal Kommune til BRND og disse krav er enten ikke overholdt eller også er løsningerne så komplekse og at almindelige administrative medarbejdere ikke kan tilgå dem med almindelige IT-kompetencer. BRND løsningen er sat op med en CRM løsning som er meget følsom og specifikt program. Dette er BRND selv klar over og er derfor gået over til et nyt program. Dette program skal tilkøbes på ny og eksisterende data skal konverteres til det nye program ved tilkøb af BRND timer. Vi har to gange tidligere købt nye udviklinger til programmet, da det ifølge BRND har været nødvendigt for at programmet kan køre. Disse tilkøb har ikke hjulpet på udfordringerne for hverken brugere eller administrativt personale. Derfor er der stor tvivl om hvor vidt det nye tilkøb vil gøre foreningerne og brugerne tilfredse. Overordnet set, sender Egedal Kommune et spørgsmål til supporten i BRND. BRND svare at der ikke er informationer nok til at svarer. De får en uddybende mail tilsendt og svarer herefter. Der er mange mails der ryger frem og tilbage og der kommer ikke nogle konkrete løsninger men forklaringer om hvem der har lavet fejlen eller hvorfor vi skal vælge at tilkøbe en ny og bedre løsning. Her er et eksempel: Ole Andersen spørger, hvem der sletter vores bookinger, der står, at det er Admin, BRND, der har slettet dem: Der svares fra BRND: Det skulle være Ølstykke Gymnastikforening der har slettet bookingen. Der er ingen fra Ølstykke Gymnastikforening der har adgang til booking / Afbooke.

2 Der har været mange foreninger, som har været svært utilfredse med systemet og Lokalebooking i Egedal Kommune. Der har været mange henvendelser til politikkere og borgmestre om dette. Foreningernes største problem er, at de ikke kan komme på systemet og BRND kan ikke fortælle administrationen hvorfor. En stor del af de foreninger som kommer på systemet Planen har været at brugerne selv skal kunne booke de ønskede lokaler og administrationen fører tilsyn med dette og godkender forespørgsler der laves via nettet. Dette skal være en effektivisering i forhold til at opgaven med at booke samtlige lokaler ligger hos administrationen i Egedal Kommune. Lige nu bliver størstedelen af alle bookinger lavet manuelt af administrationen både i idrætten og i kultur og fritid. Disse bookinger bliver forespurgt via Outlook mailsystem eller telefonopringninger. I skemaet nedenfor ses de konkrete tal over hvor mange bookinger der er lavet af brugerne og af administrationen. Tiden til opgavehåndteringen er sat væsentlig op igennem det sidste år, da personalet som var tovholdere på opgaven ikke kunne følge med. Dette satte også sine tydlige præg hos en nu forhenværende kollega. Konsekvensen af dette tidspres har desværre været at brugerne er blevet meget utilfredse og utålmodige. Administrationen har arbejdet hårdt for at få denne lange svarperiode ned og er dags dato næsten up to date med enkelte undtagelser. Sæsonbooking laves uden om systemet, da brugerne ikke kan logge på og komme med deres ønsker. Derfor er der i starten af året brugt måneder på at sætte kommunens ca. 40 huse/skoler og 200 aktive foreninger i skemaer i Excel med tidsrum. Administrationen har samlet alle Egedal Kommunes foreningers ønsker for sæson 17/18 og fordelt dem i alle lokaler. Nedenfor ses et udsnit af et af de mange skemaer. Dette skulle ellers kunne ske automatisk i BRND med fordelingsmøder efterfølgende.

3 Her er ugens to første dage på Græstedgård: En del af udfordringerne, sat i skema: Udfordring Handling/proces Konsekvens Dobbelt booking Selvom det ikke er muligt at lave dobbeltbookinger i BRND er der ofte problemer med at der står to foreninger/brugere med hver deres bekræftelse på samme lokale samme tid og dato. Administrationen søger altid i historikken og her står f.eks.: slettet af admn.brnd. Altså en BRND administrator har slettet en booking, så den ikke længere figurer i systemet og derved bliver booket til anden part. BRND skriver at de ikke sletter bookinger i systemet og at systemet ikke gør det af Foreninger kommer begge med bekræftelser på bookinger.

4 sig selv. Alligevel sker det ofte. Se mail korrespondance nr.1 Bruger eksisterer ikke (A)Meget lav bruger venlighed (B) Meget lav bruger venlighed Gennerelle udfordringer for brugere: 1-Log ind knap kan ikke lokaliseres 2-Lokale kan ikke vælges 3-bookinger foretages som privat person og ikke forening 4- synlighed af booking processen 5-bekræftelse kommer ikke frem En af vores hidtil største udfordringer. Brugere som fungerer fint den ene dag, virker ikke den anden dag. Det får teksten: bruger eksisterer ikke. Dette gælder rigtig mange af kommunens foreninger. I 2015 har 2016 er 621 bookinger blevet lavet af brugerne bookinger er lavet af administrationen. Ved div BRND workshops og undervisningsgange der er tilbudt foreningerne og brugerne i Egedal kommune er de fleste endt i forvirring. Underviseren har været ude af stand til at logge folk på med brugernavn og adgangskode. Ca. 50% af deltagerne har måtte kigge med hos sidemanden da de ikke kunne komme i gang. Der er ikke været nogen synlige forskelle for administrationen eller BRND hvorfor enkelte kan komme på og andre ikke kan. 1- Log in knappen er en lille sort hængelås i øverste højre hjørne. Søgning på lokaler er midt på forsiden. 2- Når du søger på et sted i kommunen skal du også vælge hvad du skal bruge lokalet til i form af møde, musik, sport Da BRND køre på CRM ligger al deres data i CRM. BRND fortæller os at det skyldes at brugerne bliver fjernet i det der kaldes umbraco og derfor ikke er inde BRND og kan booke, BRND kan så ikke genkende brugerne og størstedelen af brugerne kan ikke logge på systemet. Svaret til dette er som regel at det er en fejl 40. Altså administrationen trykker forkert eller lignende. Vi beder derfor om hjælp til at få rettet det, men skal enten betale eller guides via face time som også koster penge. Administrationen sletter ikke brugerne. Administrationen mener på ingen måde at de sletter noget og er ikke over hvordan dette sker- Administrationen er meget sjældent inde i det der hedder Umbraco og kun en har adgang. Vi har i kultur og fritid brugt 2 fuldtidsstillinger på at guide folk igennem bookinger. Det er til dato ikke lykkedes. De fleste bookinger bliver nu lavet manuelt i administrationen. Med gennemsnitlig 7-10 bookinger om dagen pr medarbejder. 1- Brugerne går i gang med at søge på lokaler, da det er midt på siden og kan ikke komme til booking da de ikke er logget ind. De ringer til administrationen og bliver guidet. 2- Når folk vil have et hvilket som hest lokale vist i kommunen skal de vælge service og det udelukker en del lokaler. Brugerne

5 6- osv.. Hvis du feks. vælger musik udelukker du de lokaler, som ikke kan bruges til musik. 3- Hvis en log ind er lykkedes logger man ind som privat person og er tilknyttet en forening som enten formand eller bookingansvarlig. Dette figurerer i toppen af billedet i venstre hjørne med en grøn cirkel med brugerens initialer. Når man skal booke skal der stå foreningens initialer. 4- Når brugeren har valgt lokale og forsøger at udfører en booking fungere dette ligesom et hvilket som helst online køb. Varen vælges, den kommes i kurv og ekspederes. 5- Brugere oplever tit at bekræftelsen slet ikke kommer frem. Systemet sender bekræftelse afsted når den enten bliver godkendt af administrationen eller når administrationen laver en booking. ringer og bliver guidet. 3- Det er vanskeligt for brugerne at tyde om de er på som forening eller privatperson. De ringer og bliver guidet. 4- Brugerne har svært ved at finde knapperne for at komme videre. De synes ikke det er tydeligt hvad næste skridt er. Ofte låser den næst sidste side sig fast og dernæst bliver brugeren smidt af systemet og skal starte forfra med log-on. Mange opgiver og ringer til administrationen og de bliver guidet eller bookingen bliver foretaget af administrationen. 5- En del bekræftelser kan ende i spam indbakke eller reklame, men enkelte dukker slet ikke op. Brugeren ringer og administrationen finder bookningen i systemet, henter bekræftelsen, gemmer den på et drev og sender den manuelt til bruger. 6- System går ned når man sender bekræftelse på ændring eller aflysning Grå felter ved lokaler Når man ændrer en tid og derefter gemmer spørger systemet om man vil sende bekræftelsen eller Qvick gemme. Hver gang man åbner en ny kalender på et lokale er kalenderen grå og dette betyder at man ikke må booke lokalet og man kan ikke se nogle bookinger. Når man vælger send bekræftelse går systemet ned og bekræftelsen bliver ikke sendt. Administrationen vælger derfor altid Qvick gem og går så på ny ind og finder booking, åbner bekræftelsen, gemmer den og sender den manuelt via Outlook. Her har administrationen fundet ud af at der skal trykkes F5 efter hver forespørgsel på nyt lokale og så åbner den får lokalet igen. Hvis man ikke er obs. på dette kan man udelukke bookinger da man ikke tror der kan bookes eller man kan overse allerede

6 Manuelle forespørgsler hober sig op Bekræftelser mangler info Manglende licenser Der kommer mange forespørgsler i lokalebooking@egekom.dk Til Maria Brown og til Ole Andersen via mail samt telefon opkald. Efter der er sat flere mandetimer på er mailindbakken næsten up to date. Sidste år på samme tid var der i indbakken ca forespørgsler. Nu ligger der 5 når der er to fuldtidsansatte som varetager bookinger. Der figurer ikke hvilket arrangement der er booket til. Ole har lavet navnet om i BRND så det figurerer hvor henne man har lånt et lokale Da BRND manglede en licens i en periode kunne vi ikke logge på pga. kommunens sikkerhedssystemer. Dette fandt vi ud af at gøre uden om kommunens sikkerhedssystemer og kunne så arbejde deri alligevel. booket tider. Bookinger bliver overset da der ikke er mandetimer til alle de forespørgsler som systemet skulle kunne lave selv. Foreninger/brugere bliver vrede når deres tålmodighed løber ud og skriver vrede mails med borgmester/direktion/politikere cc. Bruger kan ikke se hvor der er booket og hvem det er booket til. Administrationen kan enten fortælle det ved evt. opringer eller de kan åbne bekræftelsen via systemet i Word, tilføje den nødvendige tekst og gensende den. Meget langsommelig presses. Ingen support fra BRND. Ophobning af bookinger i mailbokse. Egedal Kommune er i ERFA gruppe med andre kommuner. Alle kommuner har oplevet det samme. De har nøjagtig samme problemer og konsekvenser afhænger af hvor mange timer de har til booking i deres kommune og af størrelsen på kommunen. Her er et udsnit af et referat hvor det kan ses at kommunerne har samme udfordringer: