INDKALDELSE. Gør tanke til handling VIA University College. Møde i Bestyrelsen. Dagsorden

Transkript

1 Gør tanke til handling VIA University College Møde i Bestyrelsen Mødested VIA, The Animation Workshop, Kasernevej 5, 8800 Viborg, lokale Big Classroom Mødetidspunkt Den 1. februar 2019 kl Der er mulighed for frokost fra kl 12:30. Deltagere Jørgen Nørby Morten Ballisager Berit Eika Jens Eistrup Lars Goldschmidt Bente Alkærsig Rasmussen Krista Riina-Maaria Singh Hedvig Lund Dybdal Danny Stentoft Hanne Roed Kim Andersen Lars Krarup Marie Sonne Noemi Katznelson Gæster Morten Thorning, VIA The Animation Workshop, deltager under pkt. 3. Økonomichef Lars Peter Schou deltager under punkt 5 og 6. Revisorer Henrik Kragh og Kristian Kjær Jensen, PWC, deltager under punkt 6. INDKALDELSE Mødeleder: Referent: EM Dato: J.nr.: U Ref.: EM 1/12 Fra ledelsen Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Kirsten Bundgaard, prorektor Louise Gade, Lotte Pape og Jette Regnarsson Jacobsen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden (1 min)/ps 2 2. Undertegning af det godkendte referat af bestyrelsesmøde den 3. december 2018 (1 min)/ps 3 3. Intro for ny bestyrelse, The Animation Workshop (30 min) 3 4. Strategisk temadrøftelse om efter- og videreuddannelse (50 min)/loug 3 5. Vedtagelse af Budget 2019 (30 min)/kibu 4 6. Revisionsprotokollat om det forberedende revisionsarbejde 2018 (15 min)/kibu 5

2 7. Status på VIAs organisering fra 2019 (10 min)/hm 7 2/12 8. Lukket punkt 7 9. Godkendelse af årsplan for bestyrelsen 2019 (10 min)/ps Godkendelse af program for studietur til München 2019 (10 min)/ps Udpegning af medlem til bestyrelsen for Seniorhøjskolen i Nørre Nissum (5 min)/hm Handleplan for øget gennemførelse på VIAs erhvervsuddannelser (5 min)/loug Orientering om øget dimensionering af sygeplejerskeuddannelsen (5 min)/ps Skriftlig orientering om styrket efteruddannelsesindsats i 2018 på Hf i Nørre Nissum. Skriftlig orientering om samtykke til indhentelse af straffeattesten ifbm. udstedelse af serviceattest for VIA Eventuelt 12 Punkt 1 - Godkendelse af dagsorden (1 min)/ps U Under dette punkt er der mulighed for at kommentere og justere dagsordenen og stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Bestyrelsen gøres opmærksom på, at prorektor Louise Gade fremover deltager i bestyrelsesmøderne i stedet for Peter Friese at Lotte Pape, som har deltaget i de sidste par bestyrelsesmøder, fremover deltager på permanent basis i stedet for Lisbeth Katborg Bjerre. Bemærk venligst, at bestyrelsesmødet i Viborg ikke finder sted på VIAs Campus Viborg på Prinsens Allé 2, men på The Animation Workshop (TAW) på Kasernevej 5 i Viborg i lokalet "Big Classroom". Der er mulighed for parkering tæt på lokalet. Se evt. det vedlagte kort. Der er mulighed for frokost fra kl Bestyrelsen godkender dagsordenen.

3 Punkt 2 - Undertegning af det godkendte referat af bestyrelsesmøde den 3. december 2018 (1 min)/ps 3/12 U Referatet har været i høring pr. . Der er ikke fremsendt bemærkninger til referatet, som nu betragtes godkendt af bestyrelsen. 1. Bestyrelsen undertegner referatet Punkt 3 - Intro for ny bestyrelse, The Animation Workshop (30 min) Harald Mikkelsen U Som led i introduktionen af bestyrelsen i VIAs uddannelser og campus er der forberedt en præsentation af og rundvisning på The Animation Workshop. Morten Thorning viser rundt. Bredere intro til Campus Viborg kommer senere. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 4 - Strategisk temadrøftelse om efter- og videreuddannelse (50 min)/loug Louise Gade U Bestyrelsen skal på dette møde have en strategisk drøftelse af VIAs efter- og videreuddannelsesområde. Emnet er sat på dagsordenen, da bestyrelsen på flere møder har interesseret sig for efter- og videreuddannelsesområdet, markedssituationen og forventningerne til den kommende periode. På et tidligere møde aftalte bestyrelsen, at efter- og

4 videreuddannelsesområdet skal drøftes som tema på et bestyrelsesmøde i /12 Prorektor Louise Gade indleder punktet med et oplæg, hvor hun gør status for efter- og videreuddannelsesområdets aktiviteter og skitserer de strategiske overvejelser og forventningerne til den kommende periode. Forud før mødet bedes bestyrelsesmedlemmer reflektere over følgende spørgsmål: 1) Hvordan kan VIAs efter- og videreuddannelsesindsatser udvikles på de forskellige aktivitetsområder? Hvilke områder er der særligt behov for at kompetenceudvikle arbejdsstyrken? 2) Hvordan vurderer bestyrelsen, at VIA kan få et stærkere samarbejde indenfor efter-videreuddannelsesområdet med Region Midtjylland på det sundhedsfaglige felt. Hanne Roed bidrager med et oplæg til regionens forventninger og muligheder for samarbejde med VIA. 1. Bestyrelsen drøfter efter- og videreuddannelsesområdet. Punkt 5 - Vedtagelse af Budget 2019 (30 min)/kibu Kirsten Bundgaard U Direktionen fremlægger budget 2019 til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. Budgettet er lagt med udgangspunkt i den nye økonomimodel og med udgangspunkt i, at alle penge er VIA-penge. Det betyder, at indtægter fra grundtilskud, taxametre og øvrige særlige tilskud budgetlægges centralt og fordeles til hhv. fællesområdet og uddannelsesområdet efter besluttede prioriteringer. Efter beslutning i bestyrelsen er effekten af den nye økonomimodel næsten neutraliseret i 2019 gennem en overgangsordning. Dog er der områder, der oplever budgetudsving, der primært skyldes udsving i aktiviteten. Ud over den centrale fordeling har hovedområderne budgetteret med indtægter i form af efter- og videreuddannelsesaktiviteter, eksternt finansierede projekter og øvrige indtægter. Samlet set budgetlægges med en omsætning på 1,7 mia.kr. og et overskud på 12 mio.kr. Heraf anvendes 61 % til uddannelse, 11 % til Forskning og udvikling samt 28% til fællesomkostninger og kapitalformål. Der er afsat 23 mio.kr. til den strategiske pulje i Puljen skal understøtte særlige strategiske satsninger i VIA. Herfra er der forlods reserveret midler til satsningen på ingeniøruddannelserne (Engineering) og satsningen på læreruddannelsen, som tidligere besluttet i bestyrelsen. Desuden er der indenfor puljens rammer reserveret midler

5 til IT- og Digitaliseringsinitiativer samt engangsudgifter i forbindelse med implementeringen af den nye organisation. 5/12 Frascatimidlerne til forskning og udvikling er fordelt efter samme fordelingsnøgle som i Budgettet er som tidligere besluttet lagt inden for rammerne af den tidligere organisering i VIA (hovedområdestrukturen). Grunden hertil er, at den nye organisering endnu ikke er fuldt på plads, og at det af tids- og systemmæssige årsager endnu ikke er muligt at opdele budgettet efter den nye organisering. For hvert hovedområde er der kort redegjort for områdets budget. Professionshøjskoledirektør Kirsten Bundgaard og Økonomichef Lars Peter Schou vil fremlægge budgettet. Bemærk, at kun punkter af særlig opmærksomhed vil blive gennemgået. Økonomichef Lars Peter Schou deltager i behandlingen. 1. Bestyrelsen vedtager budget 2019 som fremlagt og indstillet. Punkt 6 - Revisionsprotokollat om det forberedende revisionsarbejde 2018 (15 min)/kibu Kirsten Bundgaard U På mødet fremlægges revisionsprotokollat om forberedende revisionsarbejde 2018 for bestyrelsen. Det af PWC udarbejdede protokollat redegør for den udførte revision og for hovedkonklusionerne i forbindelse med denne. Bestyrelsen skal drøfte revisionens konklusioner samt godkende og underskrive protokollatet. Bemærk, at dette protokollat er forberedende til årsregnskabet, og det indgår i årsplanen for revisionen af VIA. På bestyrelsesmødet den 27. marts vil revisionsprotokollat til årsrapport 2018 blive fremlagt. Hovedkonklusionerne fremgår af protokollatets punkt Overordnet set er det revisionens opfattelse af, at VIA s regnskabssystemer som helhed giver et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af regnskabet, og vi er ikke under denne del af revisionen blevet opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i vores revisionspåtegning på regnskabet. Revisionen påpeger dog enkelte opmærksomhedspunkter. Heraf kan følgende fremhæves i forhold til styrkelse af VIA s samlede økonomiske styring m.v.: Punkt 12 mange processer og forretningsgange foretages decentralt i VIA og der er ikke en klar skelen mellem, hvilke processer som udføres decentralt, hvilket kan medføre at nogle

6 udføres dobbelt. Et af formålene med VIAs nye organisation er at sikre en mere enkelt og transparent organisation. Det er forventningen at implementeringen af den nye organisation og de deraf følgende nye processer vil være medvirkende til, at administrationen bliver effektiv og ensartet. Punkt 14 Rigsrevisor har påpeget, at VIA udbetaler cheflønstillæg ud over hvad der er til rådighed i cheflønspuljen. Der træder et nyt aftalegrundlag i kraft pr. 1. januar 2019, som VIA endnu ikke kender vilkårene for. VIA afventer fortsat en konkret udmelding omkring aftalegrundlaget, hvorefter der vil blive arbejdet henimod at bringe lønningerne i balance hen over de kommende budgetår. Punkt VIA s nye økonomimodel og kontoplan er under udvikling. Økonomimodellen skal understøtte og tage højde for såvel den nye organisering, som understøtte en ændret incitamentsstruktur. Der er iværksat initiativer, der skal sikre, at økonomistyringen tilpasses den nye økonomimodel, kontoplan og organisering. Incitamentsstrukturerne i den nye økonomimodel bliver på en række områder ændret i retning af understøttelse af det grundlæggende princip om, at alle penge er VIA-penge, hvilket skal fremme helhedstænkningen i VIA fremfor suboptimering. Punkt der er konstateret en risiko for, at der kan foretages ændringer i betalingsoplysninger i forbindelse med betaling af kreditorfakturaer. Der er indarbejdet nye procedurer, der skal forhindre dette. Punkt en lang række medarbejdere er tildelt rettigheder til både at varemodtage og godkende kreditorfakturaer. Der sker ingen løbende overvågning af i hvor høj grad disse medarbejdere godkender egne indkøb. Det forventes, at økonomi- og betalingssystemerne vil være omlagt inden udgangen af 1. kvartal, så der altid kræves to niveauer af godkendelser ved betaling af fakturaer som ved helt små beløb. VIA vil generelt sikre, at processerne og kontrollerne ændres og styrkes, således at de risici der er forbundet med ovennævnte elimineres. Arbejdet med dette er påbegyndt og forventes ændret med udgangen af 1. halvår /12 Revisionen har til administrationens brug udarbejdet et Management Letter med mindre anbefalinger. Administrationen vil i den kommende periode indarbejde revisionens anbefalinger i VIA procedurer og forretningsgange. Under punktet deltager koncernøkonomichef Lars Peter Schou samt statsautoriserede revisorer Henrik Kragh og Kristian Kjær Jensen, PWC. Revisorerne er inviteret til kl. 14:45. Som bilag vedlægges: Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2018 (side ) 1. Bestyrelsen drøfter revisors konklusioner 2. Bestyrelsen som opfølgning på punkt 14 i protokollatet godkender, at ledelsen bedes om at arbejde hen imod, at cheflønningerne i VIA bringes i balance og i overensstemmelse med statens retningslinjer på området. 3. Bestyrelsen godkender og underskriver protokollatet 4. Bestyrelsen bemyndiger koncernøkonomichef Lars Peter Schou og regnskabschef Pia West Christensen til efterfølgende at

7 foretage at foretage den digitale indberetning af protokollatet ved hjælp af Digital Signatur 7/12 Punkt 7 - Status på VIAs organisering fra 2019 (10 min)/hm Harald Mikkelsen U Harald Mikkelsen orienterer om status for arbejdet med at implementere den nye organisering, herunder: Processerne vedr. omplacering af medarbejderne Titlen uddannelsesdekan Status for ansættelse af digitaliseringsdirektøren Til orientering vedlægges det endelige beslutningsoplæg, som blev justeret få steder på baggrund af bestyrelsens behandling den 3. december Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 8 - Lukket punkt Punkt 9 - Godkendelse af årsplan for bestyrelsen 2019 (10 min)/ps U Forretningsudvalget har udarbejdet en årsplan for bestyrelsesarbejdet for I udarbejdelsen er der taget højde for bestyrelsens tilkendegivelser vedrørende de strategiske temadrøftelser. Årsplanen er et dynamisk planlægningspapir, som løbende vil blive justeret. Årsplanen fremlægges for bestyrelsen med henblik på godkendelse. 1. Bestyrelsen godkender årsplan for bestyrelsesarbejdet i 2019.

8 Punkt 10 - Godkendelse af program for studietur til München 2019 (10 min)/ps 8/12 U Bestyrelsen godkendte den 8. juni 2018, at der planlægges en studietur til München i De primære formål med studieturen er: At få faglig inspiration til nogle af de opgaver, som VIA og bestyrelsen står over for de kommende fire år (fx input til ny vision, uddannelseskvalitet, digitalisering af uddannelserne, uddannelsesinstitutionernes samarbejde med erhvervslivet, indsigt i nye uddannelsestrends mv.) At styrke samarbejde og relationerne internt i den nye bestyrelse, og mellem bestyrelsen og direktionen i VIA 14 bestyrelsesmedlemmer deltager i studieturen. Der er afbud fra Lars Krarup. Fra direktionen deltager Harald Mikkelsen, Kirsten Bundgaard og Louise Gade. Som bilag vedlægges et forslag til program. 1. Bestyrelsen godkender program for studieturen. Punkt 11 - Udpegning af medlem til bestyrelsen for Seniorhøjskolen i Nørre Nissum (5 min)/hm Harald Mikkelsen U VIAs bestyrelse har i henhold til SeniorHøjskolens vedtægter udpegningsret og udpeger et medlem af højskolens bestyrelse. Det er et krav i højskolens vedtægt, at det af VIAs bestyrelse udpegede bestyrelsesmedlem skal have/have haft tilknytning til læreruddannelsen i Nørre Nissum. VIAs bestyrelse har i 2010 udpeget Henrik Sommer, der tidligere har været rektor for Nørre Nissum seminarium. Henrik Sommer har henvendt sig til rektor Harald Mikkelsen og orienteret om, at han efter mange års bestyrelsesarbejde agter at trække sig fra bestyrelsesposten, og VIAs bestyrelse skal udpege et nyt medlem. Det foreslås, efter anbefaling fra Henrik Sommer, at bestyrelsen udpeger lektor Frede Krøjgaard fra læreruddannelsen i Nørre Nissum, som opfylder betingelserne i vedtægterne. SeniorHøjskolens forstander Maria

9 Christensen er orienteret om indstillingen og bakker op om udpegningen af Frede Krøjgaard. 9/12 1. Bestyrelsen udpeger lektor Frede Krøjgaard som medlem af bestyrelsen for SeniorHøjskolen i Nørre Nissum. Punkt 12 - Handleplan for øget gennemførelse på VIAs erhvervsuddannelser (5 min)/loug Louise Gade U Iflg. Reglerne fra Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling skal VIAs erhvervsuddannelser Beklædningshåndværkeruddannelsen og Den Pædagogiske Assistentuddannelse hvert år udarbejde en handleplan for øget gennemførelse. Handleplanen skal lægges på VIAs offentlige hjemmeside 1. februar. Forud for at det sker skal den godkendes i bestyrelsen. Handleplanen udarbejdes af de to uddannelser i fællesskab. Handleplanen skal redegøre for de centrale indikatorer for de fire klare mål, der opstilles ifm. Erhvervsskolereformen: 1. Andel af elever, som efter grundskolens 9. eller 10. klasse søger ind på EUD (Erhvervsuddannelse) 2. Frafald fra uddannelsesstart til hovedforløb 3. Tilgang til EUX, talentspor, fag på ekspertniveau og fag på højere niveau samt beskæftigelsesfrekvensen for nyuddannede 4. Elevtrivsel 5. Virksomhedstilfredshed Desuden skal handleplanen beskrive det praktikpladsopsøgende arbejde, det Fælles pædagogiske og didaktiske grundlag samt differentieringsindsatser, som man arbejder ud fra på skolen. Resumé af hovedelementerne i handleplanen 1. Andel af elever, som efter grundskolens 9. eller 10. klasse søger ind på EUD (Erhvervsuddannelse): Arbejdet med at deltager i messer hvor 9. og 10. klasserne præsenteres for de forskellige ungdomsuddannelser fortsættes; der er fortsat øget samarbejde med UU-systemet; der arbejdes med øget brobygningstiltag fremadrettet 2. Frafald fra uddannelsesstart til hovedforløb: Frafaldet på VIA s EUD uddannelser hovedforløb er faldet. I 2017 var frafaldet 5,19% (landsgennemsnit i 2017 er 7,1%) og i ,8% (landsgennemsnit for 2018 kendes ikke). 3. Tilgang til EUX, talentspor, fag på ekspertniveau og fag på højere niveau samt beskæftigelsesfrekvensen for nyuddannede a) der samarbejdes med praksis om at spotte talenteleverne så man kan målrette undervisningsindsatsen ift. undervisningsdifferentiering

10 og b) i takt med at uddannelsen bliver mere anerkendt på det pædagogiske arbejdsmarked ser vi flere få fast fodfæste i faste stillinger. Desuden viser vores dimittendundersøgelser, at en relativt stor andel bevidst bruger uddannelserne som adgangsgivende ift. videreuddannelse f.eks. på professionsbacheloruddannelserne 10/12 4. Elevtrivsel: Målingen for elevtrivsel på VIAs erhvervsuddannelser ligger over landsgennemsnittet. Der er dog en fortsat en række indsatser med fokus på øget feedback, samt øget elevinddragelse og medindflydelse. 1. Bestyrelsen godkender handleplanen. Punkt 13 - Orientering om øget dimensionering af sygeplejerskeuddannelsen (5 min)/ps U VIA har igangsat en proces med henblik på at øge dimensioneringen af sygeplejerskeuddannelsen med 120 studiepladser, fra en dimensionering i dag på totalt 778 studiepladser til 898. Målet er at imødekomme den forventede mangel på sygeplejersker i Region Midtjylland i fremtiden. Der lægges op til at etablere 40 ekstra studiepladser på sygeplejerskeuddannelsen i Horsens, 20 ekstra pladser i Silkeborg, 20 ekstra pladser i Holstebro samt at åbne en helt ny uddannelsesstation for uddannelse af sygeplejersker på Campus Herning med 40 studiepladser. Uddannelsesstationen i Herning skal organisatorisk forankres ved sygeplejerskeuddannelsen i Holstebro. Etablering af en uddannelsesstationer skal godkendes af bestyrelsen og Uddannelsesog Forskningsministeriet. Sagen vil på et senere tidspunkt blive sat til behandling i bestyrelsen. Som en del af processen er der sendt breve til regionsrådet og kommunekontaktrådet (KKR) i Region Midtjylland. Brevet til Region Midtjylland vedlægges til orientering. Peter Søren vil på mødet give en supplerende mundtlig orientering. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning.

11 Punkt 14 - Skriftlig orientering om styrket efteruddannelsesindsats i 2018 på Hf i Nørre Nissum. 11/12 Louise Gade U Anvendelsen af midler tildelt til den styrkede efteruddannelsesindsats på HF i Nørre Nissum, jf. aftalen om styrkede gymnasiale uddannelser, skal dokumenteres. Dokumentationskravet fastsætter, at skolens bestyrelse ved årets afslutning skal skrive under på, at efteruddannelsesmidlerne er anvendt i overensstemmelse med de fastsatte kriterier, og overstiger den gennemsnitlige efteruddannelsesindsats i med det tildelte beløb i Tina Kandborg Gade, Pædagogisk-administrativ leder på HF, orienterer hermed bestyrelsen, at man på HF i Nørre Nissum har brugt mere i 2018, end man gennemsnitligt har brugt i til et ekstra kapacitetsløft i form af: Faglige kurser for undervisere (udvikling af undervisning) Kurser for ledelsen (ledelse af forandringsprocesser og pædagogisk ledelse) En pædagogisk dag for alle undervisere på hf, hvor vi har arbejdet med den anvendelsesorienterede læring, der dækker målet i reformen omkring udviklingen af hf s profil særligt professionsrettede initiativer. Vi har tillige udviklet vores særligt tilrettelagte forløb for ordblinde ind i den nye reformtænkning. Disse tre punkter er beskrevet som områder, der kan dækkes af de ekstra midler fra ministeriet i et brev omkring dokumentationskrav ifbm. styrket efteruddannelsesindsats. En skrivelse, underskrevet af formanden, vedr. det samlede beløb, som er anvendt til den styrkede efteruddannelsesindsats, er sendt til undervisningsministeriet den 11. januar Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 15 - Skriftlig orientering om samtykke til indhentelse af straffeattesten ifbm. udstedelse af serviceattest for VIA Harald Mikkelsen U VIAs såkaldte serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen, skal fornys to gange om året og bestyrelsesmedlemmer skal involveres i fornyelse af serviceattesten i forbindelse med to møder om året.

12 Serviceattester bruges til at dokumentere over for en opgaveudbyder (fx en styrelse), at VIA opfylder kravene i udbudsloven til at kunne vinde udbud, herunder kravet om, at medlemmer af VIAs direktion og bestyrelse ikke er dømt for en række strafbare forhold. I den forbindelse skal Erhvervsstyrelsen gives mulighed for at indhente straffeattester på medlemmer af bestyrelsen og direktionen, hvilket de skal give samtykke til. Eksempelvis har socialstyrelsen i udbudsbetingelserne formuleret, at de kun accepterer serviceattester, som er 6 måneder gamle. For at VIA kan deltage i lignende udbud skal vi altid have en maks. seks måneder gammel serviceattest, og derfor skal fornyelsen ske to gange årligt. 12/12 Denne nye arbejdsgang er en fast arbejdsgang i bestyrelsen, også nævnt i bestyrelsens forretningsorden. Bestyrelsesmedlemmerne orienteres hermed, at de i forbindelse med bestyrelsesmødet den 1. februar 2019 vil blive bedt om at udfylde samtykke til, at Erhvervsstyrelsen til brug for udstedelse af serviceattest indhenter en straffeattest. 1. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Punkt 16 - Eventuelt U