Vejledning om tilgængelige PDF-filer

Transkript

1 Vejledning om tilgængelige PDF-filer Denne vejledning er udarbejdet i Kompetencecenteret it for alle under ITog Telestyrelsen. Vejledningen er udarbejdet på baggrund af det øgede fokus på brugen af dokumentformatet PDF i forbindelse med edag og edag2. PDF-filer er som udgangspunkt ikke tilgængelige for handicappede. Men de kan blive det. Det kræver blot en del planlægning i tilblivelsesprocessen for dokumenterne - og lidt ekstra redigering efterfølgende. Denne vejledning anviser metoder til at gøre PDF-filer tilgængelige. Indhold Side 1 Om dokumentformatet PDF PDF og tilgængelighed At skabe tilgængelige PDF-filer Det rette værktøj Genkendelig tekst Struktur og opmærkning Undtagelse En tilgængelig låst PDF-fil At gøre en eksisterende PDF-fil tilgængelig Tilgængelighedstest tjek resultatet af dit arbejde Fejlretning

2 Bilagsfortegnelse Side Bilag 1 Danske retningslinjer for brugen af PDF filer...i Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj... III Bilag 3 Tjek en PDF-fil... X Bilag 4 Indscanning og OCR-behandling med Acrobat... XIV Bilag 5 Gem en PDF-fil i andre formater... XIX Bilag 6 Efterbehandling... XX Bilag 7 Lav dokumentstruktur med Word...XXIII Bilag 8 Alternativ tekst til billeder og grafik... XXXV Bilag 9 Konverteringen fra Word til PDF... XXXVII Bilag 9A At tjekke koder i strukturtræet... XXXVIII Bilag 10 At lave tilgængelige låste PDF-filer... XXXIX Bilag 11 At se og ændre indstillinger for låste PDF-filer... LIII Bilag 12 Tilgængelighedstest... LVI Bilag 13 Fejlretning... LX 2

3 1 Om dokumentformatet PDF Dokumentformatet PDF (Portable Document Format) fra firmaet Adobe er et ofte benyttet udvekslingsformat, ligesom det benyttes til publicering på internettet. Som udvekslingsformat, og i forhold til publicering på internettet, har PDFformatet nogle klare fordele; formatet er universelt og kan bruges på mange platforme, PDF-formatet bevarer et dokuments layout, grafik og fonte, dvs. at dokumentet altid ligner det, der blev sendt ud fra udgiveren, hvorfor PDF-formatet også altid bliver printet med ens resultat - og så kan man låse et PDF-dokument således, at andre f.eks. ikke kan rette i indholdet. Men læsning af PDF-formatet kræver installation af et særligt program på brugerens PC 1. PDF er desuden ikke er velegnet til udveksling af arbejdsdokumenter, hvor der skal tilføjes rettelser af flere personer, ligesom det ikke altid er muligt at genbruge indholdet i andre sammenhænge, hvis dokumentet er låst. Sidst, men ikke mindst, er PDFfiler som udgangspunkt ikke tilgængelige for handicappede. I forbindelse med edag og edag2 er PDF derfor anbefalet som udvekslingsformat, men udelukkende som sidste udvej. Hvis afsender og modtager kan blive enige om at benytte et andet format, er dette som oftest at foretrække. Og ifølge de danske retningslinjer omkring netpublicering og netpublikationer skal HTML benyttes til publicering af dokumenter og publikationer på nettet, og PDF-filer skal alene fungere som et evt. alternativt format. De danske retningslinjer for brug af PDF er refereret i Bilag 1 Danske retningslinjer for brugen af PDF filer 1.1 PDF og tilgængelighed PDF-formatet er skabt til distribution af information, og som et visuelt format. Men man har også behov for at få adgang til indholdet af en PDF-fil, selvom man f.eks. ikke kan se eller læse, og man får adgang til 1 Adobe stiller et sådant - Adobe Reader - gratis til rådighed til rådighed på internettet. 3

4 informationer vha. eget oplæsningsudstyr eller gennem PDF-læseren i Adobe Reader 2. Som udgangspunkt er PDF-filer ikke tilgængelige, fordi man ikke har adgang til teksten, og filen ikke kan læses op. Dette kan skyldes, at det er en indscannet fil, der ikke har en tekst, der kan genkendes som tekst, eller at filen er låst for redigering og evt. kopiering på en måde, så den ikke kan læses ved brug af en skærmlæser. Filen kan også være utilgængelig, fordi filen ikke giver mening, når den bliver læst op, og/eller man ikke har adgang til hele filen. Dette kan skyldes, at der ikke er en defineret struktur i filen, og at den ikke indeholder koder, der fortæller noget om, hvilke elementer der logisk hører sammen og/eller er afhængige af hinanden. Der er nok heller ikke lavet alternative tekster til billeder og grafik, der forklarer indholdet. Men det behøver ikke være sådan. Du kan godt lave en tilgængelig PDF-fil. 2 At skabe tilgængelige PDF-filer PDF-filer kan genereres ud fra forskellige formater, men bliver typisk genereret ud fra et indscannet papirdokument eller ud fra et tekstbehandlingsdokument, der gemmes som PDF. Det kan som udgangspunkt lade sig gøre at skabe tilgængelige PDF-filer, uanset hvilken type fil du arbejder ud fra, og uanset hvilket slutresultat du ønsker. På samme måde kan det normalt også lade sig gøre at få en eksisterende PDF-fil gjort tilgængelig. Der er fire ting, der er væsentlige når du vil lave en tilgængelig PDF-fil: 1. At du benytter et værktøj, der kan lave en tilgængelig PDF-fil. 2. At PDF-filen indeholder tekst, der er genkendelig som tekst. 3. At PDF-filen har en struktur, og at den er opmærket sådan, at du kan navigere i indholdet. 4. At evt. oplæsningsudstyr altid kan få adgang til indholdet også selvom der er tale om en låst fil. 2 Fra version 6.0 af Adobe Reader kan man læse PDF-filer ved hjælp af Readeren. Dette kræver, at man har installeret den fulde version. 4

5 2.1 Det rette værktøj Der findes i dag mange PDF-værktøjer, men p.t. er det kun Adobe Acrobat 6.0 og 7.0, der kan bruges til at lave tilgængelige PDF er. Ingen af de mange andre værktøjer, om de er freeware eller kommercielle, kan som udgangspunkt benyttes, idet de normalt ikke medtager information om struktur og opmærkning i dokumentet. Dette vil derfor mangle i den færdige PDF-fil. Men der kan naturligvis komme andre værktøjer på markedet, der vil være i stand til at kreere tilgængelige PDF-filer. I denne vejledning er der taget udgangspunkt i benyttelse af værktøjet Adobe Acrobat 6.0 Professionel 3 til at fremstille tilgængelige PDF-filer. Version 7.0 er i mange tilfælde lettere at bruge, men her gøres mange ting også anderledes. Der hvor der er forskel i brugen er det beskrevet. Der er dog situationer, hvor man undtagelsesvis kan benytte et andet værktøj. Læs mere herom i afsnit Man kan ved hjælp af Adobe Acrobat 6.0/7.0 lave tilgængelige PDF-filer direkte fra PageMaker, FrameMaker, InDesign, StarOffice samt alle Officeprodukter fra Microsoft. Som nævnt kreeres PDF-filer typisk fra et tekstbehandlingsprogram. Vi har i denne vejledning taget udgangspunkt i at lave en tilgængelig PDF-fil via Microsoft Word, idet Adobe har optimeret Adobe Acrobat 6.0/7.0 til Microsoft Word (til 2000 eller en senere Microsoft Word -version). Når du installerer Adobe Acrobat 6.0 vil du derfor samtidig få PDF Maker integreret i Word. Såvel Adobe Acrobat 6.0/7.0 som PDF Maker skal indstilles og opsættes således, at du kan lave tilgængelige PDF-filer og tjekke dit resultat. Det er selvfølgelig noget, du kun behøver gøre en gang. Det er gennemgået, hvordan du gør i Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj Måske står din it-afdeling for installation af programmet. Husk at bede dem om også at lave opsætning og indstilling af såvel Adobe Acrobat 6.0/7.0 som PDF Maker. 2.2 Genkendelig tekst PDF-filer bliver typisk genereret ud fra et tekstbehandlingsdokument, men ikke altid. Nogle gange indgår et papirdokument i det materiale du f.eks. 3 Du kan benytte både Standard og Professionel. Du kan også vælge i stedet at benytte Adobe Acrobat 5.0, men vi anbefaler Adobe Acrobat 6.0, da den har en nemmere opsætning end version 5.0 og i øvrigt kan mere inden for tilgængelighedsområdet. 5

6 skal videresende elektronisk eller journalisere elektronisk. Så bliver det nødvendigt at indscanne papirdokumentet og på den måde generere PDFfilen. Når du scanner materiale laver du en såkaldt Image Only fil. Der bliver populært sagt taget et billede af det oprindelige dokument. Dette kan du få ud som en PDF-fil. Men den PDF-fil er stadig kun et billede. Filen mangler altså en tekst, der kan genkendes som tekst. For at få en kendelig tekst skal en indscannet fil behandles med et såkaldt OCR-program 4. Et OCR-program vil gå ind og forsøge at omsætte et ordbillede til egentlige bogstaver. Når du ønsker at lave tilgængelige PDFfiler, skal du sikre, at dokumenter, der skal ende i PDF-formatet, altid kommer gennem en OCR-proces i forbindelse med indscanning 5. At lave en PDF-fil med genkendelig tekst er som sagt nødvendigt, hvis filen skal være tilgængelig, men det vil også være en fordel af andre grunde. Der er jo situationer, hvor man f.eks. har behov for at kopiere tekst fra en PDFfil til et andet dokument og det kan man ikke, hvis filen ikke indeholder tekst og kun er et billede. Der er mange forskellige procedurer i forbindelse med indscanning af dokumenter. Der hvor du arbejder har I måske en central indscanning, hvor en eventuel OCR-behandling også foregår 6. Eller måske foregår indscanning hos jer decentralt evt. med mulighed for at benytte et OCR-program, sådan at du selv skal gøre det. Uanset, hvem der foretager indscanningen, er OCR-behandling nødvendig. Hvis du har en PDF-fil, der er scannet ind, men ikke OCR-behandlet, kan du bruge Adobe Acrobat til dette. Hvis du har en scanner tilknyttet din egen computer, kan du også gennemføre indscanningsprocessen ved brug af Acrobat. Du kan læse mere om, hvordan du tjekker om din PDF-fil er OCR-behandlet i Bilag 3 Tjek en PDF-fil 4 OCR står for Optical Character Recognition. 5 Der findes mange forskellige OCR-programmer på det danske marked. Der kan være en vis forskel på, hvor mange ord de genkender rigtigt, men ingen er som sådan at foretrække frem for andre. 6 Adobe har udviklet et specialværktøj kaldet Adobe Acrobat Capture 3.0. Det kan konvertere store mængder papir til tilgængelige PDF-filer. Programmet indeholder OCRbehandlings-, efterbehandlings- samt opmærkningsværktøjer, således at man skulle kunne få en lettere proces. 6

7 Du kan læse, hvordan du scanner ind samt OCR-behandler med brug af Adobe Acrobat Bilag 4 Indscanning og OCR-behandling med Acrobat. Husk at efterbehandling er nødvendig for at sikre, at der er lavet en helt korrekt oversættelse af alle ordbilleder, sådan at der er overensstemmelse mellem den tekst, der er scannet ind og den færdige OCR-behandlede tekst. Sikr dig altid, at der er lavet efterbehandling, hvis OCR-behandlingen er sket centralt, eller lav selv efterbehandling. Du kan lave efterbehandling via Acrobat, hvis du har lavet OCRbehandlingen her. Men du kan også gemme dokumentet i formatet Microsoft Word eller et lignende tekstbehandlingsformat. Her vil du kunne se de steder, hvor der er behov for efterbehandling. Fra Adobe Acrobat kan du altid gemme din fil i andre formater - som f.eks. Word. Du kan læse hvordan du gemmer i Bilag 5 Gem en PDF-fil i andre formater Du kan læse mere om, hvordan du efterbehandler i Acrobat og i Word i Bilag 6 Efterbehandling 2.3 Struktur og opmærkning PDF-filer skal være struktureret rigtigt, og de enkelte strukturelementer skal være opmærket. Hvis der er billeder eller grafik i dokumentet, skal der også være alternative tekster til disse. Dette vil gøre det muligt for alle at navigere i dokumentet og f.eks. få dokumentet læst op i den rigtige rækkefølge og forstå betydningen af grafik. Hvis filen ikke er struktureret betyder det, at indholdet vil kunne blive læst op i en lidt tilfældig rækkefølge, hvilket igen betyder, at det ikke nødvendigvis giver megen mening. Men selv hvor der findes en logisk struktur, kan der være elementer, man ikke kan finde eller få adgang til og/eller få læst op, hvis filen ikke er opmærket. Derfor er opmærkning også nødvendig. Husk, at alle dokumenter som udgangspunkt skal struktureres og opmærkes. Også de dokumenter, du ikke selv har lavet og de dokumenter, der er scannet ind. Efter OCR-behandling kan det derfor være en fordel at gemme dokumentet som en Microsoft Word-fil 7. Se dog også undtagelserne i afsnit Adobe anbefaler, at du laver strukturering og opmærkning/kodning af et dokument i Word. Du kan godt lave visse former for opmærkninger/kodninger direkte i Acrobat, men det 7

8 Struktur skabes ved at definere de forskellige indholdselementer som sådanne, dvs. brødtekst som brødtekst eller normal, sidetal som sidetal, fodnoter som fodnoteangivelse og fodnotetekst, nummererede lister eller liste med punktopstilling som lister og overskrifter som overskrifter efter niveau - f.eks. titlen som overskrift 1, kapitler som overskrift 2, sektionsoverskrifter som overskrift 3. Det skal i tabeller desuden angives, hvilken tekst der hænger sammen altså f.eks. indholdet i en kolonne med kolonneoverskriften. Langt de fleste for ikke at sige næsten alle udnytter slet ikke de muligheder Word og andre tekstbehandlingsværktøjer giver for at strukturere dokumenter. Men brugen af strukturelementer giver mulighed for bl.a. at lave automatisk genererede indholdsfortegnelser, hurtige ændringer af skrifttyper, skriftstørrelser og linjeafstand i hele dokumentet. Du skal på den måde ikke vælge font og fontstørrelse, hver gang et nyt element som f.eks. en overskrift dukker op. Det giver kort sagt en masse fordele at strukturere. Du kan finde anvisninger på, hvordan du strukturerer et dokument i Word i Bilag 7 Lav dokumentstruktur med Word Det kan være, at I bruger skabeloner, dér hvor du arbejder. Benytter disse skabeloner ikke typografier, så bed den skabelonansvarlige om at få det rettet, så de gør. Billeder og grafik skal have en alternativ tekst, der forklarer, hvad billedet/grafikken viser, eller hvilken funktion billedet/grafikken har. Du kan læse om, hvordan du laver alternative tekster i Bilag 8 Alternativ tekst til billeder og grafik Et PDF-dokument, der er opmærket, vil indeholde en række koder, der fortæller noget om, hvilke elementer der logisk hører sammen og/eller er afhængige af hinanden, ligesom en kode indeholder yderligere information om elementet som f.eks. hvilket sprog, det er skrevet i. I en opmærket fil er elementer som tabeller og lister f.eks. beskrevet som sådanne med deres indbyrdes afhængighed. På samme måde er det beskrevet, hvilken tekst der hører til hvilken overskrift, hvilken fodnotetekst der hører til hvilken fodnotehenvisning, samt hvilken alternativ tekst der hører til hvilke billeder/grafiske elementer. Det gør det lettere at navigere i teksten med f.eks. oplæsningsudstyr. Det smarte er, at det meste opmærkning vil foregå automatisk, når du konverterer en Word-fil til en PDF-fil og benytter Adobe Acrobat. anbefales alene at gøre det som et supplement til behandlingen i Word. Se også afsnit 3 om test af din fejl, hvor muligheden for fejlretning i Acrobat gennemgås. 8

9 Du kan principielt bruge et hvilket som helst tekstbehandlingsprogram til at skrive og formatere dokumentet. Men hvis du gerne vil have automatisk opmærkning af dokumentet, skal det være udarbejdet i/ gemt i Microsoft Word 2000 eller en senere Microsoft Word -version eller StarOffice. Adobe har nemlig optimeret Adobe Acrobat til disse produkter, og når du installerer Adobe Acrobat, vil du derfor samtidig få PDF Maker integreret i de nævnte programmer og kan nemt konvertere en tekstbehandlingsfil til en tilgængelig og struktureret PDF-fil (se også afsnit 2.1). Du kan læse om, hvordan du nemt kan konvertere dit Word-dokument til en opmærket PDF-fil, når du har struktureret det og har lavet alternative tekster i Bilag 9 Konverteringen fra Word til PDF Det er måske lidt omstændeligt at skulle igennem en strukturering af dokumentet, men husk, at strukturering af teksten har du mange andre fordele af, og det er faktisk hurtigere end andre måder at layoute på, og de alternative tekster Ja, de skal bare laves Undtagelse Alle dokumenter skal som nævnt som udgangspunkt struktureres og opmærkes. Men der er situationer, hvor du ikke behøver gå gennem Microsoft Word, idet struktur og opmærkning ikke er nødvendig. I disse situationer kan du derfor også godt benytte andre værktøjer end Adobe Acrobat. Dette kræver: At teksten er kort (en eller to sider). At der er tale om ren tekst uden billeder, logoer, punktopstillinger, fodnoter, sidetal osv. At der er tale om en tekst, der kun har et langt afsnit og f.eks. ikke mere end en overskrift, sådan at teksten kan læses i en køre fra ende til anden. Er blot et af disse forhold ikke opfyldt, skal du gemme filen i Microsoft Word og give den struktur og opmærkning/kode, ligesom du skal benytte Adobe Acrobat som værktøj. 9

10 2.4 En tilgængelig låst PDF-fil Muligheden for låse og dermed sikre PDF-filen er en almindelig årsag til, at PDF vælges som udvekslingsformat. Man kan f.eks. sikre filen sådan, at andre kan læse filen, udskrive den og/eller kopiere tekst fra filen til et andet dokument, men samtidig sådan, at de ikke kan gemme rettelser og dermed ændre i filen. Man kan også låse filen helt sådan at den kun kan læses af andre og evt. kun af dem, der har den korrekte adgangskode. Låste PDF-filer er som udgangspunkt ikke tilgængelige, idet de ikke vil kunne læses op med oplæsningsudstyr. Det, der sker er, at en skærmlæser bliver forment programmatisk adgang til teksten, og dermed kan teksten ikke blive læst op. Denne problemstilling er af Adobe blevet adresseret i samarbejde med firmaer, der producerer skærmlæsere. Det betyder, at de nyeste versioner af Adobe Acrobat (version 6.0 op opefter) anvender en teknik, der kan arbejde sammen med de nyeste udgaver af skærmlæserprogrammerne. Du kan derfor i dag lave låste PDF-filer, der er tilgængelige, idet de kan læses op. Du låser dokumentet efter, at du har lavet PDF-filen. Du kan læse mere om, hvordan du benytter Acrobat til at lave en tilgængelig låst PDF-fil i Bilag 10 At lave tilgængelige låste PDF-filer Du kan læse mere om, hvordan du kan se, hvilken type låst fil der er tale om (hvad der f.eks. er låst for), samt hvordan du ændrer disse indstillinger i Bilag 11 At se og ændre indstillinger for låste PDF-filer. 2.5 At gøre en eksisterende PDF-fil tilgængelig Alle PDF-filer skal være tilgængelige ikke kun de nye du laver, men også de gamle, som er lavet længe før, at du læste denne manual. Det kan næsten altid lade sig gøre at lave gamle ikke-tilgængelige PDF-filer tilgængelige 8. Værktøjet er, som ved nye PDF-filer, Adobe Acrobat 6.0 eller 7.0, men metoden afhænger af, hvilken type fil den utilgængelige PDFfil er. Er det f.eks. en Image Only fil, skal den OCR-behandles og struktureres, er det en fil, der kun mangler strukturering, er det det, du skal tilføje. 8 Der er dog tilfælde, hvor PDF-filen er lavet af tredjepart og f.eks. password-beskyttet, hvor det ikke kan lade sig gøre, men så må du gå tilbage til tredjepart og få dem til at gøre filen tilgængelig. 10

11 Det er ikke altid, du er klar over, hvor problemet ligger og hvilken metode, der som følge deraf skal anvendes og det er derfor en fordel at starte med at tjekke PDF-filen for tilgængelighed. Det kunne jo også være, at du er så heldig, at PDF-filen rent faktisk er tilgængelig. Du kan læse mere om, hvordan du tjekker filen i Bilag 3 Tjek en PDF-fil Når du har konstateret, hvori problemet består, skal du følge anvisningerne i de foregående afsnit. 3 Tilgængelighedstest tjek resultatet af dit arbejde Uanset hvordan du har lavet din tilgængelige PDF-fil, skal du tjekke resultatet. Det er jo lidt dumt at tro, at du har lavet en tilgængelig fil, hvis den ikke er det f.eks. fordi der lige er noget, at du har glemt. Adobe Acrobat har en særlig funktionalitet til at tjekke tilgængelighed. Faktisk der er to udgaver af denne funktion; Hurtig kontrol og Fuld kontrol. Fuld Kontrol er den mest tilbundsgående og grundige test den kan f.eks. finde manglende alternative tekster til billeder, som Hurtig kontrol ikke finder. Med Fuld kontrol-testen får du også anvisninger på, hvordan du kan rette op på fejlene ligesom du kan få dem markeret i teksten. Du kan læse mere om, hvordan du tester ved brug af Fuld kontrol Bilag 12 Tilgængelighedstest Mens du kan se, hvordan man laver en Hurtig kontrol i Bilag 3 en PDF-fil Tjek Desværre virker Fuld kontrol ikke altid helt godt. Særligt ikke i version 6.0, hvor den meget sjældent finder manglende alternative tekster. I begge versioner kommer der desuden fejl frem, der ikke skyldes fejl eller mangler fra din side, men som faktisk skyldes fejl i PDF Maker. Forhåbentligt vil fremtidige opdateringer af Acrobat få løst problemet og gøre Fuld kontrol samt PDF Maker bedre og mere pålidelige. 11

12 3.1 Fejlretning Du vil få meddelelse om forskellige fejl ved brug af Fuld kontrol. Nogle fejlmeddelelser refererer til ting, du skal gå tilbage til Word for at rette, mens andre er fejl, du skal rette direkte i Acrobat. De ting, der skal rettes i Word, er f.eks. manglende alternative tekster og manglende eller forkert strukturopmærkning. Andre ting skal rettes direkte i Acrobat. Pga. af den omtalte fejl i PDF Maker kan du risikere at få en eller flere fejl, hvis du har link i din Word-tekst som f.eks. i en genereret indholdsfortegnelse eller en fodnote. PDF Maker får heller ikke altid dokumentets sprog med i konverteringen til PDF. Husk, at hvis du både skal rette i Word og i Acrobat, skal du rette Wordfilen først og konvertere til PDF igen. Herefter skal du køre et nyt tilgængelighedstjek og så rette i Acrobat med mindre der stadig er fejl i Word. Du kan læse mere om, hvordan du retter op på fejl i både Word og Adobe Acrobat i Bilag 13 Fejlretning 12

13 Bilag 1 Danske retningslinjer for brugen af PDF filer I Danmark findes der i dag retningslinjer om brugen af PDF-filer tre steder; i Netpublikationer. Statens standard for elektronisk publicering, i Hjemmesiders tilgængelighed, Statens retningslinier for offentlige hjemmesiders og netsteders tilgængelighed og i edag Vejledning (vejledning i forbindelse med edag og edag2). Netpublikationer. Statens standard for elektronisk publicering Ministerier og styrelser har fra 1997 skulle udgive deres publikationer på internettet parallelt med de trykte udgaver. Disse udgivelser betegnes netpublikationer. En netpublikation adskiller sig fra en almindelig hjemmeside ved at være statisk, afsluttet og med en tydelig start og en tydelig afslutning. Netpublikationer har desuden en vis størrelse en tosiders folder skal ikke - men kan - blive behandlet som en netpublikation. I standarden for netpublikationer hedder det, at Publicering på World Wide Web foregår ved hjælp af HTML formatet. Det hedder videre, at som supplement til HTML-versionerne kan du fremstille et eller flere sæt udskrivbare filer. Et tekstbehandlingsdokument (f.eks. Word) med den færdige tekst kan umiddelbart benyttes. Evt. kan du supplere med en PDFfil, der kan genereres fra DTP-filen. PDF er altså nævnt som et muligt supplement til en fil i HTML, men det understreges, at en PDF-fil ikke kan være den eneste publicering af en netpublikation. Hjemmesiders tilgængelighed. Statens retningslinier for offentlige hjemmesiders og netsteders tilgængelighed Hjemmesiders tilgængelighed. Statens retningslinier for offentlige hjemmesiders og netsteders tilgængelighed er en dansk adaption af de internationale Web Content Accessibility Guidelines 1.0 (WCAG 1.0) fra WAI/W3C med et par danske tilføjelser. I

14 Ordet PDF forekommer ikke i hverken retningslinjen eller tjeklisten. Men der står, at hvis det bliver nødvendigt at anvende ikke-w3c teknikker, skal der linkes til en alternativ side med den samme information, der anvender tilgængelig W3C-teknik. PDF er en sådan ikke-w3c teknik, og hvis du benytter dette format til publicering, skal du altså også have en alternativ side, der benytter W3Cteknik som f.eks. HTML. edag og edag2 1. september 2003 var edag for alle offentlige myndigheder i Danmark. Nu har alle myndigheder i stat, amt og kommune ret til at sende breve og dokumenter digitalt til andre myndigheder. edag2, der implementeres fra 1. september 2004 til 1. februar 2005, betyder, at borgere og virksomheder også får mulighed for at kommunikere digitalt med offentlige myndigheder. Myndighederne får desuden mulighed for at udveksle dokumenter med persondata digitalt og ret til at kræve, at andre offentlige myndigheder fremsender dokumenter digitalt. Udvekslingsformater er beskrevet i vejledningen (i punkt 2.4). Her anbefales PDF som et fælles udvekslingsformat for færdige officielle dokumenter, hvis afsenderens anvendte format giver problemer for modtageren. Arbejdsdokumenter anbefales udsendt i et redigerbart format, men giver afsenders anvendte formater problemer for modtageren, anbefales PDF igen som fælles udvekslingsformat. Masseudsendelser af dokumenter anbefales som hovedregel udsendt som link til en HTML-tekst på internettet. Hvis det er nødvendigt at udsende masseforsendelsen som e-post, anbefales det at udsende dokumentet i formatet PDF med et link til HTML-tekst på internettet. PDF er således anbefalet som udvekslingsformat i edag og edag2, men udelukkende som sidste udvej. Hvis afsender og modtager kan blive enige om at benytte et andet format, er dette som oftest at foretrække. Typisk vil det være et tekstbehandlingsformat, og det er ingen skade til at se på Referenceprofilen 9, hvis du mangler alternativer. Især kan det være en fordel, hvis du ønsker at udveksle data, som skal kunne indgå i forskellige back-office-systemer, og ikke blot filer (dokumenter) som samlet hele. Tilbage til afsnit 1 Om dokumentformatet PDF 9 Referenceprofilen findes på: II

15 Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj For at fremstille tilgængelige PDF-filer skal du benytte værktøjet Adobe Acrobat 6.0 eller 7.0 Standard eller Professionel 10. Ved installation af Adobe Acrobat 6.0/7.0 anbefaler Adobe, at der foretages en brugerdefineret installation. Dette skyldes at du for at benytte sprogmenuen i forbindelse med OCR-behandling skal have foretaget en specialinstallation af Adobe Acrobat (brugerdefineret installation), hvorunder Roman Paper Capture skal vælges. Men i praksis viser det sig ikke at have nogen betydning. Til at lave tilgængelige PDF-filer via et tekstbehandlingsdokument benytter vi i denne vejledning Microsoft Word (2000 eller en senere Microsoft Word -version). Adobe Acrobat 6.0/7.0 er nemlig knyttet til Microsoft Word via en dokumentskabelon, der hedder PDFmaker.dot. Denne indeholder de makroer, der får Acrobat og Word til at spille sammen. Adobe Acrobat 6.0/7.0 vil ved installation automatisk integrere PDF Maker i Word. I Word vil du benytte PDF Maker til generering af PDF-filer. PDF Maker figurerer i Word som en ekstra menu, der hedder Adobe PDF, og tre ekstra knapper på værktøjslinjen: Såvel Adobe Acrobat 6.0/7.0 som PDF Maker skal efter installationen sættes op for at du kan lave tilgængelige PDF-filer og tjekke dit resultat. Begge dele er selvfølgelig noget, du kun behøver gøre en gang. Opsætning af Adobe Acrobat 6.0/7.0 Adobe Acrobat 6.0/7.0 skal sættes op sådan, at fanebladet Koder kommer frem yderst i venstre side. Det vil ikke være der som default, og du skal bruge det faneblad, hvis du skal kunne finde og rette fejl i Acrobat. For at få fanebladet Koder frem skal du gøre følgende: 1. Gå ind i menuen Vis > Navigationsfaner. 10 Du kan benytte både Standard og Professionel. Ved udarbejdelse af vejledningen er der arbejdet med Professionel. III

16 OBS! Hvis du arbejder med version 7.0 skal du have et PDF-dokument fremme på skærmen for at kunne få Koder frem. Åbn et tilfældigt dokument, så er du kørende. 2. Vælg Koder. Nu kommer et lille billede med bl.a. fanebladet Koder frem. 3. Under menuen Vis > Navigationsfaner vælger du nu Forankr alle faner. Se billede under pkt Nu skulle du kunne se fanebladet Koder yderst i venstre side af skærmen. 5. Du har også brug for navigationspanelet i venstre side af skærmen. Hvis det ikke er fremme skal du i version 6.0 trykke F6 og i version 7.0 på F4 på tastaturet, eller du kan klikke på fanebladet Koder. IV

17 6. I navigationspanelet kan du få dokumentets strukturtræ frem ved at trykke på plus-tegnet ud for Koder inde i panelet, så fremkommer Sect, hvilket står for sektion. 7. Tryk på plus-tegnet ud for Sect så vil du få hele strukturtræet og alle koder i dokumentet frem. I strukturtræet kan du se strukturen på dit dokument. Hvilken rækkefølge de forskellige elementer er placeret i og dermed også den orden de f.eks. bliver læst op efter. Ved hjælp af strukturtræet har du mulighed for at finde og rette fejl i Acrobat. V

18 Opsætning af PDF Maker PDF Maker skal indstilles til at lave tilgængelige PDF er. Du kan godt lave PDF er uden, men ikke tilgængelige PDF er. Du laver indstillinger af PDF Maker via Word. Du skal gøre følgende: 1. Vælg menuen Adobe PDF > Rediger konverteringsindstillinger. 2. Vælg Standard i listen Konverteringsindstillinger. 3. Sæt hak i Vis Adobe PDF-resultatet. 4. Du skal herefter sætte hak i Aktiver tilgængelighed og omløb for kodet PDF-fil Vælg fanebladet Sikkerhed og tjek, at der er hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede. Hvis der ikke er sat et hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede, kan du sætte et i Brug en adgangskode til at begrænse adgangen til at udskrive og ændre dokumentet og dets sikkerhedsindstillinger. 11 Det kan også være en god ide at fjerne hakket ved Konverter dokumentoplysninger, men det har nu intet med handicaptilgængelighed at gøre. Det forhindrer, at information om dokumentets tilblivelse kommer med i PDF-udgaven. VI

19 a. Sæt nu hak ved Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede. b. Fjern hakket ved Brug en adgangskode til at begrænse adgangen til at udskrive og ændre dokumentet og dets sikkerhedsindstillinger. Hakket ved Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede skulle gerne være der fortsat. 6. Vælg fanebladet Bogmærker og tjek, at Konverter Word-overskrifter til bogmærker er valgt. 7. Vælg herefter fanebladet Indstillinger > Avancerede indstillinger Vær opmærksom på, at billedet ser lidt anderledes ud i version 7.0, men funktionaliteten er helt den samme. VII

20 8. Under fanebladet/mappen Generelt, indstillingen Kompatibilitet, vælger du Acrobat 6.0 (PDF 1.5). 9. Vælg Fra i Komprimering på objektniveau. 10. Sæt hak i Integrer miniaturebilleder og Optimer for at få hurtig webvisning. 11. Vælg Gem som og gem din nye profil med et nyt navn efter eget valg. I eksemplet er der valgt Tilgængelig. Vær opmærksom på, at billedet ser lidt anderledes ud i version 7.0, men funktionaliteten er helt den samme. VIII

21 Du har nu fået indstillet PDF Maker til at lave tilgængelige PDF-filer. Tilbage til afsnit 2.1 Tilbage til Bilag 9 Det rette værktøj Konverteringen fra Word til PDF IX

22 Bilag 3 Tjek en PDF-fil Hvis du har en PDF-fil og er i tvivl om, hvorvidt den indeholder en genkendelig tekst, er låst på en tilgængelig måde eller er struktureret, kan du benytte Adobe Acrobat eller Adobe Reader til at tjekke det. Hvis du allerede har Acrobat installeret, kan du selvfølgelig med fordel anvende denne til at tjekke, men du kan altså gøre det samme med den gratis Reader 12. Vær opmærksom på, at version 7.0 er lidt bedre til at tjekke i både Reader og Acrobat. Så vi anbefaler, at du under alle omstændigheder downloader den gratis Reader i version 7.0, hvis du ikke allerede har gjort det. Tjek PDF-filen ved at benytte Adobe Acrobat Adobe Acrobat har en særlig funktionalitet til at tjekke tilgængelighed. Faktisk er der to udgaver af denne funktion, men for at tjekke om filen indeholder genkendelig tekst, er låst på en tilgængelig måde eller er struktureret er det udmærket at benytte den hurtige udgave særligt hvis du benytter version 7.0. Du gør sådan: 1. Vælg menuen Avanceret > Tilgængelighed > Hurtig kontrol. 12 Dette kræver, at du har installeret version 6.0 eller senere af Acrobat Reader. X

23 2. Se om der meddeles fejl og/eller hvilke fejl, der meddeles. Hvis der er tale om en Image Only fil (altså en fil, der ikke indeholder genkendelig tekst), vil du få en meddelelse om, at dokumentet ikke indeholder tekst, men at dette kan rettes ved at OCR-behandle dokumentet, og hvordan du kan gøre dette ved brug af Acrobat. Se et eksempel på en sådan meddelelse fra version 6.0 her: I 7.0 er teksten lidt en anden, men meningen er den samme. Her er et eksempel fra version 7.0, hvor filen er låst på en utilgængelig måde, og den heller ikke er struktureret: XI

24 Hvis man bruger version 6.0 får man samme ordlyd. Tjek PDF-filen ved at benytte Adobe Reader Med den gratis Adobe Reader version 6.0 eller senere har du mulighed for at lave et hurtigt tilgængelighedstjek. Dette tilgængelighedstjek svarer til det hurtige tilgængelighedstjek, du kan lave med Adobe Acrobat. Som nævnt anbefaler vi, at du bruger version 7.0 af Adobe Reader, der kan downloades gratis fra Adobes hjemmeside. For at lave et hurtigt tilgængelighedstjek med Adobe Reader skal du: 1. Vælge menuen Dokument > Hurtig kontrol af tilgængelighed. 2. Se om der meddeles fejl og/eller hvilke fejl, der meddeles. Hvis der er tale om en Image Only fil, vil du få en meddelelse om, at dokumentet ikke indeholder tekst, men at dette kan rettes ved at OCRbehandle dokumentet. Se et eksempel på en sådan meddelelse her: XII

25 Her er et eksempel, hvor filen er låst på en utilgængelig måde og teksten ikke er struktureret: Tilbage til afsnit 2.2 Tilbage til afsnit 2.5 Tilbage til afsnit 3 Genkendelig tekst At gøre en eksisterende PDF-fil tilgængelig Tilgængelighedstest tjek resultatet af dit arbejde XIII

26 Bilag 4 Indscanning og OCR-behandling med Acrobat Hvis du har en PDF-fil, der er scannet ind, men ikke OCR-behandlet kan du bruge Adobe Acrobat til dette, idet der i programmet er indbygget en OCR-mulighed. I Adobe Acrobat 6.0 betegnes OCR-processen Tekstgenkendelse, men i version 7.0 hedder det Genkend tekst vha. OCR. Hvis du har installeret en scanner på den samme PC som Acrobat, kan du herfra både scanne ind og OCR-behandle. Indscanning med Adobe Acrobat Du kan styre din scanner direkte fra Adobe Acrobat. Gør følgende: 1. Vælg menuen Filer > Opret PDF > Fra scanner. a) Under Enhed vælger du din scanner. Vær opmærksom på, at du i version 7.0 får et lidt andet billede frem. Her skal du vælge din scanner under Scanner. XIV

27 2. Du skal herefter i Format vælge Enkeltsidet eller Dobbeltsidet alt efter formatet på originaldokumentet. Vær opmærksom på, at du i version 7.0 får et lidt andet billede frem. Her skal du under Scan vælge om du kun vil scanne Forsider eller Begge sider. a) Marker Åbn nyt PDF-dokument. Vær opmærksom på, at du i version 7.0 får et lidt andet billede frem. Her skal du ikke markere en knap, men under Destination vælge Nyt dokument. b) Når du arbejder med version 6.0 skal du sørge for, at der under Indstillinger er hak i Tilpas komprimering til sidens indhold og i Fjern kantskygger fra billeder (hvilket vil være default). I version 7.0 skal du bruge knappen Billedindstillinger for at fjerne kantskygger. Og hvis du arbejder i version 7.0 skal du sikre, at der er hak i Genkend tekst vha. OCR (for så påbegyndes OCR-processen automatisk se og senere). Du skal også sætte et hak i Føj koder til dokument. c) I version 6.0 skal du under Indstillinger vælge Acrobat 5.0 og nyere under Kompatibel med. I version 7.0 skal du trykke på knappen Indstillinger og vælge Formateret tekst og grafik under PDF-outputformat. XV

28 d) Benyt herefter skyderen til at vælge niveauet i forhold til komprimering (Større komprimering) og kvalitet (Bedre kvalitet). Default er sat til kompakte sider af god kvalitet (i midten). Ved bedre kvalitet bliver billedet komprimeret mere præcist, hvilket resulterer i en større fil, og ved dårligere kvalitet vil billederne blive mere kompakte og filen mindre. Skyderen finder du i version 7.0 under knappen Billedindstillinger. e) Vælg Scan. Nu skal du indstille yderligere scanningsmuligheder for din scanner og færdiggøre scanningen. Hvilke muligheder du har, samt scanningsprocessen XVI

29 i øvrigt, afhænger af din scanner. Vælg aldrig tilpasset kompression (Adaptiv komprimering), da det nedsætter læsbarheden af siden og besværer OCR-processen. 2. Vælg Næste for hver ny side, hvis du scanner flere sider 3. Vælg Afslut, når du er færdig med at scanne sider. Nu er du færdig med at scanne ind og skal OCR-behandle filen. Hvis du bruger version 7.0 og har sat kryds i Genkend tekst vha. OCR skulle OCR-processen gå i gang automatisk. OCR-behandling med Acrobat - Tekstgenkendelse Du kan OCR-behandle direkte fra Adobe Acrobat. Dette kaldes i Acrobat version 6.0 Tekstgenkendelse, mens det i version 7.0 hedder Genkend tekst vha. OCR, men det er stort set samme funktionalitet. Det gøres på følgende måde: 1. Åben den fil, du ønsker at OCR-behandle, så den er fremme i vinduet. Hvis du lige har scannet en fil ind gennem Adobe Acrobat og ikke har lukket den, vil den selvfølgelig allerede være fremme, og du kan gå direkte til OCR-behandling. 2. Vælg i version 6.0 menuen Dokument > Tekstgenkendelse > Start hentning. I version 7.0 hedder det i stedet Dokument > Genkend tekst vha. OCR > Start. An kommer samme sted hen.. XVII

30 a) Under Sider vælger du Alle sider. Hvis du kun har en side, kan du også vælge Aktuel side. b) Du skal herefter under Indstillinger vælge, hvilket sprog dokumentet har. c) Nu skal du vælge PDF-outputformat. Der er tre at vælge imellem, men du skal vælge Formateret tekst og grafik for at kunne redigere og efterbehandle teksten. d) Tryk OK for at starte OCR-behandlingen. Nu er OCR-behandlingen færdig og du skal efterbehandle dokumentet for at sikre, at der er overensstemmelse mellem den tekst, du nu har, og originaldokumentet. Du kan læse mere om, hvordan du efterbehandler i såvel Acrobat som Word i Bilag 6 Efterbehandling Tilbage til afsnit 2.2 Genkendelig tekst XVIII

31 Bilag 5 Gem en PDF-fil i andre formater Fra Adobe Acrobat kan du altid gemme din PDF-fil i andre formater. Her er et eksempel på, hvordan du gemmer en PDF-fil som en Microsoft Word fil, men princippet er det samme for alle formater. Du gør følgende: 1. Vælg menuen Filer > Gem som 2. Her vælger du, hvor du vil gemme filen under Gem i. I Filtype vælger du Microsoft Word-dokument (*.doc), og så navngiver du filen som normalt. Du kan på samme måde gemme din PDF-fil i RTF-format (*.rtf) eller som tekst (*.txt), hvis du skal bruge dokumentet ind i et andet tekstbehandlingsprogram end Microsoft Word. Tilbage til afsnit 2.2 Genkendelig tekst XIX

32 Bilag 6 Efterbehandling Du skal altid efterbehandle et OCR-behandlet dokument for at sikre, at der er overensstemmelse mellem teksten i det behandlede dokument og teksten i originaldokumentet. Det kan derfor være en god ide at have originaldokumentet ved hånden. Hvis der er lavet OCR-behandling ved brug af Adobe Acrobat kan du lave efterbehandling direkte fra Acrobat, ellers skal du gøre det i Word eller et andet tekstbehandlingsprogram. Efterbehandling med Acrobat Acrobat har en funktion til efterbehandling. Her kan du korrigere alle de steder, hvor OCR-programmet (tekstegenkendelsen) ikke har opfattet, eller ikke er sikker på, et bogstav, en stavemåde eller lignende. På dansk er det typisk i forbindelse med de danske bogstaver ø og æ. Du kan kun benytte denne funktion, hvis OCR-processen også er foregået med brug af Acrobats OCR-funktion (der hedder Tekstgenkendelse i version 6.0). Når du har gennemført OCR-processen med Acrobat (se evt. Bilag 4 Indscanning og OCR-behandling med Acrobat), skal du gøre følgende for at finde de steder, hvor programmet er i tvivl: 4. Vælg menuen Dokument > Tekstgenkendelse (6.0) / Genkend tekst vha. OCR (7.0) > Find alle usikre OCR-genkendelser. Dette vil medføre, at alle usikre ord (muligvis forkerte ord) bliver omkranset af en rød boks i dokumentet. 5. Klik på en rød boks. Den vil blive sort og i den vil der stå det ord systemet har læst, men er usikker på dette er ofte forkert. Samtidig får du dialogboksen Find Element frem. Hvis dialogboksen ikke kommer frem, når du klikker på en boks, kan du prøve at vælge Dokument > Tekstgenkendelse > Find første usikre OCRgenkendelse. Dette vil altid få dialogboksen frem. XX

33 6. Klik igen på boksen så bliver den hvid og du kan læse det mistænkelige ord. I dialogboksen Find Element kan du samtidig se det originale bitmap billede (det billede, der blev taget ved scanningen) og du kan sammenligne de to. a) Hvis ordet er korrekt i forhold til billedet i dialogboksen Find Element, vælger du Accepter og find. b) Hvis det ikke er, kan du rette ordet direkte i teksten, så længe boksen omkring ordet er hvid. Når du har rettet, vælger du Accepter og find. c) Hvis ordet ikke er korrekt, men du ikke ønsker at rette det, kan du vælge Find næste for at komme videre og så gå tilbage til ordet senere. Det gør du med Find næste, når alle andre ord er accepteret. Husk, at der skal være markeret i Søg i dokument. 7. Når du er færdig og har tjekket og rettet alle mistænkelige ord, lukker du dialogboksen Find Element med knappen Luk. Hvis du har lukket dialogboksen Find Element, inden du var færdig med at tjekke og rette alle mistænkelige ord, kan du åbne vinduet igen og finde de resterende ord ved at åbne menuen Dokument > Tekstgenkendelse > Find XXI

34 første usikre OCR-genkendelse. Herefter gentages processen som beskrevet under punkt 2. Nu er du færdig med indscanning og OCR-behandling og har en PDF-fil, hvor der er overensstemmelse mellem filen og originaldokumentet. Efterbehandling i Word Hvis du har en tekst, der allerede er OCR-behandlet (og forhåbentlig også efterbehandlet) kan du lave et ekstra tjek ved at gemme dokumentet i formatet Microsoft Word eller et lignende tekstbehandlingsformat. Her vil du let kunne se de steder, hvor der evt. er behov for efterbehandling. Du skal starte med at gemme din fil i Word (eller evt. et andet format), og det kan du gøre fra Adobe Acrobat. I Bilag 5 Gem en PDF-fil i andre formater er det beskrevet, hvordan du gør. De typiske problemer vil f.eks. være, at teksten under brevhovedet er flettet ind i den øvrige tekst, hvis der er tale om et indscannet brev med brevhoved, at sidenummereringer står inde midt i teksten eller punkterne i en punktopstilling er lavet om til billeder. Igen kan der være problemer med bogstaverne æ, ø og å. I Word kan du bruge stavekontrollen til at finde ord med fejl i, men du bør også læse dokumentet igennem og støtte dig til originaldokumentet, hvor du er i tvivl. Selvom du har lavet efterbehandling i Acrobat kan det faktisk være en god ide også at gøre det i Word fordi du vil kunne finde andre ting som nævnt i eksemplet herover. Tilbage til afsnit 2.2 Tilbage til Bilag 4 Genkendelig tekst Indscanning og OCR-behandling med Acrobat Tilbage til Bilag XXII

35 Bilag 7 Lav dokumentstruktur med Word Du kan her finde anvisninger på, hvordan du strukturerer et dokument i Word. Når du arbejder i Word vil programmet automatisk definere en række strukturelementer. Disse vil oftest være defineret ud fra den skabelon du arbejder i. Hvis du ikke arbejder i en bestemt skabelon som f.eks. en brevskabelon, vil du typisk arbejde i normalskabelonen for Word (kaldet Normal.dot). Her er det f.eks. fastlagt, hvilken typografier altså skrifttyper og størrelser du skriver i. På samme måde er fodnotetekst og et sidetal f.eks. defineret som hhv. fodnotetekst og sidetal, når du vælger funktionen Fodnote eller Sidetal under menuen Indsæt, og du behøver derfor ikke ændre definitionen. Der er dog undtagelser. Hvis du f.eks. kopierer almindelig tekst (brødtekst) ned i en fodnote, skal du efterfølgende give teksten typografien Fodnotetekst så den ikke står som Normal eller Brødtekst. Typografi er altså et meget væsentligt strukturelement. Typografien er samtidig udgangspunktet for al strukturering for når du har defineret typografien for et element som f.eks. en overskrift kan du efterfølgende ændre skriften, skriftstørrelsen, afstanden mellem tekstafsnit og meget mere, blot ved at ændre opsætningen af typografien. At definere typografi Du definerer typografier på denne måde: 1. Marker den sætning eller det afsnit, du vil have defineret typografien for. I eksemplet her er det en overskrift, men det er samme fremgangsmåde, du skal benytte, uanset hvad der skal defineres. Blot skal du selvfølgelig foretage forskellige valg. a) Herefter skal du åbne menuen Formater > Typografi. XXIII

36 b) Du kan også åbne drop-down listen Typografi (den står lige ved siden af drop-down listerne med Skrifttype og Skriftstørrelse). c) Vælg det ønskede overskriftsniveau i drop-down listen Typografier, der er ens uanset, hvordan du har åbnet den. Du skal huske at benytte overskriftsniveauerne rigtigt. Du må ikke springe i niveauerne, så efter en Overskrift 1 skal der komme en Overskrift 2, og ikke en Overskrift 3, hvis der er tale om en underoverskrift. Men du kan naturligvis godt have sideordnede overskrifter. Nogle steder anbefales det kun at have en Overskrift 1, der benyttes til titlen, men overskrifter på f.eks. kapitler skal benytte Overskrift 2. Det vigtige i denne sammenhæng er, at du altid skal starte din tekst med en defineret overskrift ellers vil du få fejl i den PDF-fil du laver. Denne metode skal også benyttes til at definere al brødtekst (evt. som Normal), alle fodnotehenvisninger og tekst m.m. XXIV

37 Generering af indholdsfortegnelse Når du har defineret dine overskrifter, kan du let generere en indholdsfortegnelse. En genereret indholdsfortegnelse er smart, fordi den består af link, så man kan hoppe til et bestemt sted i teksten via indholdsfortegnelsen. Denne funktion vil blive overført til PDF-filen. Du genererer en indholdsfortegnelse på følgende måde: 1. Stil cursoren der i dokumentet, hvor du ønsker at indsætte en indholdsfortegnelse. Vælg menuen Indsæt > Indeks m.m., og vælg fanebladet Indholdsfortegnelse. 8. Vælg det generelle layout du ønsker under Formater. Du kan se layoutet for det valgte format i indholdsruden, der hedder Eksempel på udskrift. Hvis du selv vil rette til, så indholdsfortegnelsen bliver lige efter dit hoved, skal du vælge Fra skabelon. Hvis du gør det, og du gerne vil have prikker eller andet mellem tekst og sidetal, skal du vælge dette under Tabulatorfyldtegn:. 9. Vælg antallet af niveauer, der skal med i din indholdsfortegnelse. Dette afhænger af, hvor mange niveauer af overskrifter du har i din tekst, og om du vil have alle overskrifter med i indholdsfortegnelsen. Hvis du f.eks. benytter Overskrift 1 6 og ønsker, at alt skal med i indholdsfortegnelse, skal du vælge 6 i Vis niveauer. Det er nemlig så snedigt, at Overskrift 1 svarer til Indholdsfortegnelse 1, Overskrift 2 til Indholdsfortegnelse 2 osv. 10. Vælg OK. Nu indsættes en genereret indholdsfortegnelse. XXV

38 Du behøver kun indsætte en indholdsfortegnelse én gang. Herefter skal du blot opdatere den, hvis du f.eks. har indsat ekstra afsnit og flere sider. Opdater din indholdsfortegnelse Du opdaterer din indholdsfortegnelse på følgende måde: 1. Placer cursoren på indholdsfortegnelse og højreklik med musen. Vælg Opdater felt. 2. Vælg Opdater kun sidetal, hvis du alene har fået flere sider, men ikke nye afsnit og eller ændrede overskrifter eller overskriftsniveauer og Opdater alt, hvis du har ændret en af disse ting. 3. Tryk OK. Dette gælder dog ikke, hvis du har lavet flere niveauer i din tekst som du ønsker skal med i indholdsfortegnelsen - og du ikke har valgt så mange fra starten. Altså hvis du fra starten har valgt tre niveauer og du nu har fire. Så skal du indsætte en ny indholdsfortegnelse som beskrevet ovenfor. En ting, der ofte driller, når man genererer en indholdsfortegnelse, er, at titlen (der jo er defineret som en Overskrift 1) samt overskriften Indhold eller Indholdsfortegnelse (der også vil være defineret som en overskrift) kommer med i selv indholdsfortegnelsen. Dette problem løser du på følgende måde: Definer Indhold eller Indholdsfortegnelse som en Indeksoverskrift i stedet for en almindelig overskrift den kommer så ikke med i den genererede indholdsfortegnelse. XXVI

39 Titlen er jo dokumentets første overskrift, og som nævnt tidligere skal den være markeret som en Overskift 1. Der findes ingen smart løsning til at udelade denne fra en indholdsfortegnelse (i hvert tilfælde ikke en, der virker hver gang), så den skal du slette manuelt. For at gøre dette uden at slette hele indholdsfortegnelsen skal du bruge piletasterne og stille markøren efter (for enden af) den linje i indholdsfortegnelsen du ønsker at slette. Tryk herefter på Backspace (Tilbage knappen), hvilket markerer hele den linje du ønsker at slette. Tryk endnu engang på Backspace, hvilket sletter linjen. Nu kan du slette evt. ekstra luft. Husk på, at dette ikke vil ske automatisk, så du skal gøre det hver gang du har opdateret din indholdsfortegnelse (hvis du vælger Opdater alt) vent derfor med at gøre dette til sidst. Hvis du ikke er tilfreds med indholdsfortegnelsens udseende (og du har valgt at benytte layoutet Fra skabelon), kan du rette skriftstørrelser, linjeafstand og indrykning af de forskellige niveauer som beskrevet i de følgende afsnit. Når du benytter denne metode, vil indholdsfortegnelsen i dit dokument altid have det udseende du definerer uanset, hvor mange gange du opdaterer eller indsætter på ny. Ændring af skriftstørrelse, skrifttype, linjeafstand og afsnitsmellemrum Når du har defineret typografier og dermed struktureret dit dokument kan du let ændre udseende på de strukturerede elementer, f.eks. kan du ændre skriftstørrelsen, skrifttypen, linjeafstanden og afstanden til/mellem afsnit. Du bør f.eks. ikke lave større afstand mellem afsnit ved at trykke flere gange på Enter, i stedet bør du definere afstanden mellem de enkelte linjer og mellem afsnit i løbende tekst samt afstanden mellem tekst og f.eks. overskriftselementer. Ændring af skriftens type, størrelse og udseende gøres på følgende måde: 1. Stil cursoren på det strukturelement du vil ændre udseende på altså f.eks. en overskrift eller brødteksten. I eksemplet her er det brødteksten, der benytter typografien Normal. 2. Herefter skal du åbne menuen Formater > Typografi. a) Tryk på knappen Rediger. XXVII

40 3. Tryk nu på knappen Formater. På drop-down listen vælges Skrifttyper. 4. Her kan du så vælge type, typografi, størrelse og farve på skriften samt forskellige effekter. XXVIII

41 a) Når det ønskede er valgt trykkes OK. 5. Der trykkes OK igen, og det bringer os tilbage til vinduet Typografi. a) Tryk på knappen Anvend. Det lukker vinduet og gemmer samtidig dine indstillinger. Det betyder samtidig, at alle strukturelementer, der benytter det format har ændret udseende. Du kan benytte denne metode til at ændre skrifttype og skriftstørrelse på alle strukturelementer. Men indholdsfortegnelses-elementer er lidt specielle. Når du vil markere en del af indholdsfortegnelsen, skal du ikke bruge musen for så aktiverer du bare linket. Stil cursoren umiddelbart over indholdsfortegnelsen og brug piletasterne til at komme ned til det ønskede. Hvis du f.eks. vil lave ændre skriftstørrelsen på alle Indholdsfortegnelse 2-elementer (dvs. de elementer, der svarer til Overskrift 2), skal du markere et Indholdsfortegnelse 2- element. På den liste (Typografi-billedet), der kommer frem, vil typografien Hyperlink være markeret, fordi dette element jo ud over at være en del af en indholdsfortegnelse også er et link. Du skal derfor bladre ned i listen til du kommer til Indholdsfortegnelse 2, der også er markeret med en trekant i venstre side. Marker Indholdsfortegnelse 2 og tryk først herefter på Rediger-knappen. Ændring af afstanden mellem linjer og afsnit, definering af afstanden mellem overskriftselementer og tekst gøres på stort set samme måde. På drop-down listen skal du blot vælge Afsnit i stedet for Skrifttype (se pkt. 3 ovenfor). Hvis du kun vil ændre f.eks. et bestemt afsnit kan du i stedet markere det og gå ind via menuen Formater > Afsnit (men du får det samme billede frem som i dette eksempel). Så får du følgende billede frem: XXIX

42 Under Afstand kan du definere linjeafstand. Du definerer enten linjeafstanden for hele dokumentet, hvis du har markeret det (dette gøres let med CTRL + a), eller alene for det strukturelement, du har markeret. Du kan desuden definere afstanden før og efter et strukturelement (det strukturelement du har markeret). Du vil typisk benytte dette værktøj til at definere afstand både før og efter overskrifter. Dette er en måde at definere afstanden mellem overskriften og det foregående afsnit (afstand før) og f.eks. specificere forskellen på niveauer med større eller mindre afstand. Men du kan også lave forskel på afstanden mellem overskriften og teksten (afstand efter) for at vise forskellen på niveauer ligesom du ofte benytter forskellige skrifttyper og/eller størrelse til det. Hvis du altid vil have et sideskift før en bestemt overskrift, f.eks. fordi du ønsker et sideskift før et nyt kapitel kan du også vælge det her. Åbn fanebladet Linje- og sideskift og sæt hak i Sideskift før. XXX

43 Når du vil specificere afstanden mellem afsnit markerer du strukturelementet Normal (eller det du nu har benyttet til brødtekst) og definerer en afstand efter. Denne afstand vil nemlig først blive aktiveret når du trykker Enter for at skifte til et nye afsnit. Afstanden mellem linjerne i et afsnit defineres jo under Linjeafstand. Når du har lavet de ønskede rettelser lukker du som beskrevet ovenfor i pkt. 4 og 5. Indrykning og brug af tabulator Du bør ikke bruge mellemrumstasten til at lave indrykning af en tekst. Hvis det er et afsnit eller et struktureret element som f.eks. en overskrift med to linjer eller en del af en indholdsfortegnelse, kan du definere, hvilken indrykning du ønsker. Ved at bruge samme metode som ovenfor beskrevet. Dette gøres nemlig også på billedet Afsnit. Under Indrykning kan du definere indrykning for f.eks. et strukturelement (det strukturelement du har markeret). Dette vil f.eks. typisk benyttes i forhold til forskellige niveauer i en indholdsfortegnelse. Når du vil markere en del af indholdsfortegnelsen, skal du ikke bruge musen for så aktiverer du bare linket. Stil cursoren umiddelbart over indholdsfortegnelsen og brug piletasterne til at komme ned til det ønskede. Hvis du f.eks. vil lave en indrykning af alle Indholdsfortegnelse 2- elementer (dvs. de elementer, der svarer til Overskrift 2), skal du markere et Indholdsfortegnelse 2-element. På den liste (Typografi-billedet), der kommer frem vil typografien Hyperlink være markeret, fordi dette element jo ud over at være en del af en indholdsfortegnelse også er et link. Du skal derfor bladre ned i listen til du kommer til Indholdsfortegnelse 2, der også er markeret med en trekant i venstre side. Marker Indholdsfortegnelse 2 og XXXI

44 tryk først herefter på Rediger-knappen. Nu kan du vælge den ønskede indrykning under Indrykning. Typisk vil man kun benytte Venstre:. Hvis du har overskrifter og dermed indholdsfortegnelseselementer med en nummerangivelse et mellemrum af en vis størrelse og så en tekst og disse er på to linjer eller mere, kan du sikre, at teksten på alle linjer automatisk kommer til at stå under hinanden. Det gør du ved under Speciel: at vælge Hængende og herefter i Med: at definere det ekstra de øvrige linjer skal rykkes ind med. Dette afhænger af afstanden mellem nummerangivelse og tekst. Gør dette for begge typer strukturelementer. Hvis du bare vil lave en indrykning af en sætning enkelte steder i teksten, skal du bruge tabulator-tasten. Du må aldrig bruge mellemrumstasten til dette. Hvis tabulatortasten ikke giver den ønskede indrykning, kan du ændre den afstand, der rykkes ind med. Dette gøres også fra menuen Formater > Typografi. Men på drop-down listen skal du vælge Tabulatorer i stedet for Skrifttype (se pkt. 3 ovenfor). Så får du følgende billede frem: Her kan du under Justering definere, hvilken type tabulering du ønsker. Venstre er det almindelige, hvor tabuleringspunktet vil fungere som en venstremargen. Men hvis du f.eks. har en liste med et produkt i venstre side og en pris ude til højre, er det smart at lave en højre-tabulering. Når du så trykker på tabulatortasten, vil du med det samme nå derhen, hvor beløbet skal skrives og beløbene vil stå pænt under hinanden, da de højrejusteres. I denne situation kan du måske også benytte. som fyldtegn mellem produkt og pris. Prikkerne vil blive sat, når du trykker på tabulatortasten for at skrive prisen. Under Position defineres, hvor der skal være tabuleringspunkter. I eksemplet her er valgt 1,2 cm og 1,6 er ved at blive valgt. For at fuldføre dette valg skal du trykke på knappen Sæt. Har du valgt forkert, kan du XXXII

45 markere det forkerte og trykke på knappen Nulstil, eller du kan slette alle på en gang ved at trykke på knappen Nulstil alle. Når du har lavet de ønskede rettelser, lukker du som beskrevet ovenfor i pkt. 4 og 5. Brug af lister Brug altid rigtige lister frem for nummererede sætninger og lignende. Husk også på, at der er en reel forskel på en nummeret liste og en liste med punktopstilling. Når du bruger en nummeret liste indikerer du, at der er en orden på de elementer listen indeholder - f.eks. at nummer 1 på listen er vigtigere end nummer 4 - eller en rækkefølge f.eks. at nummer 1 er første skridt, nummer 2 er andet osv. Med denne type lister giver du derfor læseren en oplysning om, hvordan listen skal læses. Lister med punktopstilling har derimod primært en visuel effekt. En nummereret liste eller en liste med punktopstilling skal være defineret som en liste, og det vil den sjældent være, når du benytter menuen Formater > Punktopstilling eller knapperne og - medmindre du tidligere har defineret de forskellige typer lister som lister. I disse tilfælde kan du i Formater > Punktopstilling vælge den type, hvor der står liste efter tallet eller punktet. Hvis en sådan ikke findes er du nødt til definere din(e) punktopstilling(er) som liste(r). Det gør du ved at definere typografien. Brug af tabeller Brug altid rigtige tabeller til at vise informationer i tabelform. Man vil godt visuelt kunne vise den samme information ved f.eks. at opstille information under hinanden med brug af tabulatorer. Men det vil skabe problemer for mennesker, der ikke kan se og derfor også i forhold til at lave en tilgængelig PDF-fil. Når du skal bruge en tabel, kan du indsætte den ved at vælge Tabel > Indsæt > Tabel, vælge antallet af kolonner og rækker og trykke OK. XXXIII

46 Her har vi valgt en tabel med to kolonner og tre rækker. Det er nemlig en tabel, der skal vise hvor mange æbler henholdsvis Signe og Anne har. Tabellen skal have definerede overskrifter og i eksemplet er det en kolonneoverskrift og to rækkeoverskrifter. Med overskrifterne indikerer man læserækkefølgen. I eksemplet her er Antal æbler fællesnævneren og denne kolonneoverskrift er derfor blevet givet det højeste nummer i overskrift (Overskrift 7) for at indikere, at det skal først. De to rækkeoverskrifter har fået Overskrift 8 for at indikere, at de skal læses efter. Overskriften vil blive læst sammen med det reelle antal af æbler. Antal æbler Signe Anne 8 9 Tilbage til afsnit 2.3 Struktur og opmærkning XXXIV

47 Bilag 8 Alternativ tekst til billeder og grafik Billeder og grafik skal have en alternativ tekst, der forklarer, hvad billedet/grafikken viser, eller hvilken funktion billedet/grafikken har. Har billedet alene en rent æstetisk funktion, er der sjældent grund til at give billedet en alternativ tekst, andet end blot *, der efterhånden er standard for billeder uden funktion. Sådan arbejder du med billeder og grafik og alternative tekster: 1. Sæt billedet eller grafikken ind der, hvor du vil have det i dokumentet 2. Placer markøren på billedet og vælg Formater > Billede eller højreklik på billedet med musen a. Vælg Formater billede. b. Vælg fanebladet Web og skriv en alternativ tekst til billedet eller grafikken. 3. Tryk OK. XXXV

48 Tilbage til afsnit 2.3 Struktur og opmærkning XXXVI

49 Bilag 9 Konverteringen fra Word til PDF Når du har struktureret og opmærket dit Word-dokument og har sat alternativ tekst i dine billeder, er du klar til at konvertere dit Worddokument og det er ret nemt. For at konvertere dit Word-dokument til en PDF-fil skal du gøre følgende: 1. Vælg Konverter til Adobe PDF i menuen Adobe PDF eller tryk på knappen Konverter til Adobe PDF. 2. Nu går processen i gang, og det kan tage lidt tid afhængigt af størrelsen på dit dokument. Først får du en boks op, hvor du skal vælge, hvor du vil gemme den færdige PDF-fil og herefter kommer der en dialogboks, hvor du kan følge med i processen. Når du har valgt at sætte hak ved Vis Adobe PDF-resultatet under konfigureringen af PDF Maker (se Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj ), vil Adobe Acrobat åbne efter konverteringen. Og det er smart, for du skal bruge Acrobat til at tilgængelighedsteste for at tjekke om din fil nu også er tilgængelig. Den struktur og opmærkning du lavede i dit Word-dokument er nu blevet til koder i et strukturtræ i navigationspanelet i Adobe Acrobat. Acrobat opretter nemlig et strukturtræ, der indeholder filen og hvor man kan se både rækkefølgen på de forskellige elementer og hvilke elementer, der er tale om. Hvis din Acrobat er sat rigtig op kan du åbne navigationspanelet ved at trykke F6 eller klikke på fanen Koder i yderste venstre side. Du kan læse mere om, hvordan du sætter Acrobat rigtigt op i Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj Du kan læse mere om, hvordan du bruger strukturtræet i Bilag 9A tjekke koder i strukturtræet At Tilbage til afsnit 2.3 Struktur og opmærkning XXXVII

50 Bilag 9A At tjekke koder i strukturtræet Acrobat opretter et strukturtræ, der indeholder filen og hvor man kan se både rækkefølgen på de forskellige elementer og hvilke elementer, der er tale om. Der er er en sammenhæng mellem den opmærkning du har lavet af din Word-fil og den kode, der fremgår af strukturtræet. Når du har lavet en tilgængelighedstest og du får at vide, at flere elementer i din tekst ikke er tilgængelige fordi de ikke findes i strukturtræet, kan du selv se, hvad problemet er. Hvis du f.eks. ikke har brugt overskrifter til din tekst vil du få en fejl, og du kan tjekke den på denne måde: 11. Åbn navigationspanelet ved at trykke F6 i version 6.0 eller F4 i version 7.0. Du kan også klikke på fanen Koder i yderste venstre side. 12. Tryk på plus-tegnet ud for Koder inde i panelet, så fremkommer Sect, hvilket står for sektion. 13. Tryk på plus-tegnet ud for Sect så vil du få hele strukturtræet og alle koder i dokumentet frem. a) Her kan du se, at den første kode, der er illustreret med et skilt (deraf det engelske navn Tag) er <Normal>. Når du trykker på plus-tegnet kan du læse teksten under. I dette tilfælde er det titlen, der står her og titlen skulle jo faktisk have været en Overskrift 1. Tilbage til Bilag 9 Tilbage til Bilag 12 Tilbage til Bilag 13 Konverteringen fra Word til PDF Tilgængelighedstest Fejlretning XXXVIII

51 Bilag 10 At lave tilgængelige låste PDF-filer Når du har lavet din PDF-fil kan du låse dokumentet helt eller delvist. Den fil, der ønskes låst, hentes ind i Adobe Acrobat 6.0. For at lave en låst, tilgængelig PDF-fil skal du anvende Adobe Acrobat 6.0 eller senere. Andre værktøjer er i dag ikke i stand til at lave en låst fil, der kan læses af en skærmlæser. En delvist låst PDF-fil En PDF-fil låses delvist for at sætte visse restriktioner på, hvad andre skal kunne med den andre skal f.eks. kunne læse filen, udskrive den og kopiere tekst fra filen til et andet dokument, men skal ikke kunne gemme rettelser og dermed ændre i filen. Du laver en delvist låst fil i version 6.0 på følgende måde: 1. Åbn Adobe Acrobat og åbn det PDF-dokument, der ønskes delvist låst. 2. Åbn menuen Dokument > Sikkerhed eller tryk på knappen Sikker på værktøjslinjen. a) Vælg Begræns åbning og redigering 3. Nu skal du vælge indstillinger for din fil. XXXIX

52 a) Sørg for, at der i Kompatibilitet står Acrobat 5.0 og nyere. b) Sæt hak i Brug en adgangskode til at begrænse udskrivning og redigering af dokumentet og dets sikkerhedsindstillinger. c) Skriv derefter en adgangskode, du altid kan huske i Tilladelsesadgangskode. d) Beslut under Udskrivning tilladt om og hvordan, andre skal kunne skrive dokumentet ud. I eksemplet her er valgt, at man godt må printe ud i kvaliteten Lav opløsning (150 dpi). e) Beslut under Ændringer tilladt om og hvordan, andre skal kunne lave ændringer i dokumentet. I eksemplet her er valgt Ingen, fordi man ikke skal kunne lave ændringer i dokumentet. f) Sæt hak i Aktiver kopiering af tekst, billeder og andet indhold. g) Sørg for, at der er hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere til synshæmmede. Dette vil normalt være der fra starten, men hvis der ikke er hak her, skal du fjerne hakket ovenover (i Aktiver kopiering af tekst, billeder.) og så sætte hakket. Derefter kan du igen sætte hak i Aktiver kopiering af tekst, billeder. h) Vælg OK. 4. Nu får du en advarsel om, at nogle ikke-adobe produkter muligvis ikke vil overholde de sikkerhedsrestriktioner, du har sat. XL

53 a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. 5. Herefter bliver du bedt om at gentage den adgangskode, du lige har tastet ind a) Skriv adgangskoden og tryk OK. 6. Nu får du en besked op om, at dine sikkerhedsindstilling ikke vil træde i kraft, før dokumentet er blevet gemt og lukket. XLI

54 a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. 7. Gem og luk dokumentet. Nu er dit dokument delvist låst. Du laver en delvist låst fil i version 7.0 på følgende måde: 1. Åbn Adobe Acrobat 7.0 og åbn det PDF-dokument, der ønskes delvist låst. 2. Åbn menuen Dokument > Sikkerhed eller tryk på knappen Sikker på værktøjslinjen. a) Vælg Vis sikkerhedsindstillingerne for dette dokument. 3. Vælg Adgangskodesikkerhed under Sikkerhedsmetode. XLII

55 4. Vælg Acrobat 5.0 og nyere under Kompatibilitet. a) Sæt hak i Begræns redigering og udskrivning af dokumentet. Der kræves en adgangskode for at ændre disse indstillinger for tilladelser. b) Skriv derefter en adgangskode, du altid kan huske i Skift adgangskode for tilladelser. Denne kode skal du bruge, hvis du skal ændre indstillinger for dokumentet. XLIII

56 c) Beslut under Udskrivning tilladt om og hvordan, andre skal kunne skrive dokumentet ud. I eksemplet her er valgt Ingen, fordi man ikke skal kunne lave ændringer i dokumentet. d) Beslut under Ændringer tilladt om og hvordan, andre skal kunne lave ændringer i dokumentet. I eksemplet her er valgt Ingen, fordi man ikke skal kunne lave ændringer i dokumentet. e) Sæt hak i Aktiver kopiering af tekst, billeder og andet indhold. f) Sørg for, at der er hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere til synshæmmede. Dette vil normalt være der fra starten, men hvis der ikke er hak her, skal du fjerne hakket ovenover (i Aktiver kopiering af tekst, billeder.) og så sætte hakket. Derefter kan du igen sætte hak i Aktiver kopiering af tekst, billeder. g) Vælg OK. 4. Nu får du en advarsel om, at nogle ikke-adobe produkter muligvis ikke vil overholde de sikkerhedsrestriktioner, du har sat. a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. 5. Herefter bliver du bedt om at gentage den adgangskode, du lige har tastet ind XLIV

57 a) Skriv adgangskoden og tryk OK. 6. Nu får du en besked op om, at dine sikkerhedsindstilling ikke vil træde i kraft, før dokumentet er blevet gemt og lukket. a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. 7. Gem og luk dokumentet. Nu er dit dokument delvist låst. XLV

58 En helt låst PDF-fil En PDF-fil låses helt for at sætte store restriktioner på, hvad andre skal kunne med den andre skal f.eks. kun kunne læse filen og selv dette kan kræve brug af den korrekte adgangskode. Hvis du bruger Acrobat 6.0 vil lave en helt låst fil følger du pkt. 1 og 2 i vejledningen ovenfor Dvs. at du åbner Acrobat og filen, som du vil låse og går ind i menuen Sikkerhed. Men fra pkt. 3, hvor du vælger indstillinger, vil der være ændringer, når du vil låse filen helt. Hvis du bruger version 7.0 skal du følge ovenstående vejledning til og med punkt 3. Fra punkt 4 vil der være ændringer. Når du bruger version 6.0 skal du herefter: 1. Efter at have valgt Begræns åbning og redigering, skal du vælge indstillinger for din fil. a) Sørg for, at der i Kompatibilitet står Acrobat 5.0 og nyere. b) Sæt hak i Brug en adgangskode til at begrænse udskrivning og redigering af dokumentet og dets sikkerhedsindstillinger. c) Skriv derefter en adgangskode, du altid kan huske i Tilladelsesadgangskode:. d) Beslut under Udskrivning tilladt om og hvordan, man skal kunne skrive dokumentet ud. I eksemplet her er valgt, at man godt må printe ud i kvaliteten Lav opløsning (150 dpi). Men hvis du vil have en helt restriktiv fil, skal her stå Ingen. XLVI

59 e) Vælg Ingen under Ændringer tilladt, fordi man ikke skal kunne lave ændringer i dokumentet. f) Sørg for, at der ikke er hak i Aktiver kopiering af tekst, billeder og andet indhold. g) Sørg til gengæld for, at der altid er hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere til synshæmmede. Dette vil normalt være der fra starten, men hvis der ikke er hak her, skal du sætte det. h) Vælg OK, hvis du ikke ønsker at have en løsning, hvor der kræves en adgangskode for at åbne og læse filen se pkt Du kan vælge at have en adgangskode for at åbne og læse en fil. For at gøre det skal du sætte hak i En adgangskode skal angives for at åbne dokumentet. a) Skriv derefter en adgangskode, du altid kan huske i Adgangskode til åbning af dokument. Bemærk, at de to adgangskoder ikke kan være ens. Dette vil programmet også gøre dig opmærksom på. b) Vælg OK. 15. Hvis du har valgt en adgangskode for at åbne dokumentet, bliver du bedt om at indtaste det igen. Du bliver samtidig gjort opmærksom på, at denne adgangskode skal bruges, hver gang du ønsker at åbne dokumentet. XLVII

60 a) Hvis du fortryder kan du vælge Annuller og fjerne hak samt adgangskode b) Hvis ikke, skal du skrive adgangskoden og trykke OK. 16. Nu får du en advarsel om, at nogle ikke-adobe produkter muligvis ikke vil overholde de sikkerhedsrestriktioner, du har sat (med mindre du tidligere har sat hak i Vis ikke denne meddelelse igen). a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. 17. Herefter bliver du bedt om at gentage den adgangskode, der vedrører de restriktioner, du har lavet i dokumentet (det kaldes i Acrobat tilladelsesadgangskode). XLVIII

61 a) Skriv adgangskoden og tryk OK. 18. Nu får du en besked op om, at dine sikkerhedsindstilling ikke vil træde i kraft, før dokumentet er blevet gemt og lukket (med mindre du tidligere har sat hak i Vis ikke denne meddelelse igen). a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. Gem og luk dokumentet. Nu er dit dokument låst evt. med en adgangskode for at åbne og læse det. Hvis du har sat en adgangskode på for at åbne og læse filen, vil det også gælde, når du selv ønsker at åbne filen i f.eks. Acrobat. XLIX

62 Når du bruger version 7.0 skal du herefter: 1. Efter at have valgt Acrobat 5.0 og nyere under Kompatibilitet, skal du gøre følgende. a) Sæt hak i Du skal angive en adgangskode for at åbne dokumentet. b) Skriv derefter en adgangskode, du altid kan huske i Dokumentåbningskode (det må ikke være samme kode som du bruger til tilladelsesadgangskode). c) Beslut under Udskrivning tilladt om og hvordan, man skal kunne skrive dokumentet ud. I eksemplet her er valgt, at man ikke må printe ud. d) Vælg Ingen under Ændringer tilladt, hvis man ikke skal kunne lave ændringer i dokumentet. e) Sørg for, at der ikke er hak i Aktiver kopiering af tekst, billeder og andet indhold. f) Sørg til gengæld for, at der altid er hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere til synshæmmede. Dette vil normalt være der fra starten, men hvis der ikke er hak her, skal du sætte det. g) Vælg OK. 2. Du bliver nu bedt om at indtaste dokumentåbningskoden igen. Du bliver samtidig gjort opmærksom på, at denne adgangskode skal bruges, hver gang du ønsker at åbne dokumentet. L

63 c) Skriv koden og tryk OK. 19. Nu får du en advarsel om, at nogle ikke-adobe produkter muligvis ikke vil overholde de sikkerhedsrestriktioner, du har sat (med mindre du tidligere har sat hak i Vis ikke denne meddelelse igen). a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. 20. Nu får du en besked op om, at dine sikkerhedsindstilling ikke vil træde i kraft, før dokumentet er blevet gemt og lukket (med mindre du tidligere har sat hak i Vis ikke denne meddelelse igen). LI

64 a) Sig OK til det. b) Sæt evt. hak i Vis ikke denne meddelelse igen, hvis du ikke behøver se denne meddelelse igen. Gem og luk dokumentet. Nu er dit dokument låst med en adgangskode for at åbne og læse det. Det vil det også gælde, når du selv ønsker at åbne filen i f.eks. Acrobat. Tilbage til afsnit 2.4 En tilgængelig låst PDF-fil LII

65 Bilag 11 At se og ændre indstillinger for låste PDF-filer Du kan somme tider have brug for at ændre indstillinger for din låste PDFfil, og det kan i forskellige situationer også være nødvendigt at se, hvilken type låst fil, der er tale om (hvad der f.eks. er låst for). At se indstillinger for låste PDF-filer Du kan se en oversigt over hvilke sikkerhedsindstillinger, et givet dokument har, på følgende måde: 21. Åbn den fil, du ønsker at se sikkerhedsindstillinger for. Hvis åbning af filen kræver en adgangskode, skal du indtaste denne adgangskode for at åbne filen i Acrobat. 22. Herefter kan du åbne menuen Dokument > Sikkerhed - eller trykke på knappen Sikker på værktøjslinjen. I version 6.0 skal du herefter vælge Vis restriktioner og sikkerhed. Mens du i version 7.0 skal vælge Vis sikkerhedsindstillingerne for dette dokument. LIII

66 a) På billedet, du får frem, kan du se, hvilken sikkerhedsmetode der er valgt, samt hvilke begrænsninger der er på dokumentet. I det viste eksempel er dokumentet meget restriktivt, og det eneste, der er tilladt, er Udtræk af indhold til tilgængelighed. Vær opmærksom på, at billedet ikke er helt det samme i de to versioner, men begge indeholder det væsentlige nemlig Oversigt over dokumentbegrænsninger. b) Du kan også trykke på knappen Vis detaljer og få et endnu mere nuanceret billede, hvor du f.eks. kan se hvilke typer adgangskoder, der er valgt. At ændre indstillinger for låste PDF-filer Du kan til enhver tid ændre de indstillinger, du laver omkring adgangen til et PDF-dokument. Du kan altså godt låse et delvist låst dokument helt, eller låse et dokument helt op. Men det kræver, at du kan huske den/de adgangskode(r), du gav dokumentet. Vælg derfor altid adgangskoder, som du kan huske! Du kan ændre indstillinger på følgende måde: 1. Åbn filen. Hvis du har to adgangskoder til filen dvs. både en for at åbne filen og en for at ændre indstillinger/tilladelser, vil du blive bedt om den første adgangskode (den for at åbne filen) allerede nu, hvor du ønsker at åbne filen i Acrobat. LIV

67 2. Når du indtaster adgangskoden og trykker OK, får du lov til at åbne filen. 3. Herefter kan du åbne menuen Dokument > Sikkerhed - eller trykke på knappen Sikker på værktøjslinjen. I version 6.0 skal du herefter vælge Begræns åbning og redigering på samme måde som du gjorde for at låse dokumentet. Mens du i version 7.0 skal vælge Vis sikkerhedsindstillingerne for dette dokument og trykke på knappen Skift indstillinger. 4. Nu får du igen en boks op, hvor du skal indtaste en ny adgangskode. Denne gang er det tilladelsesadgangskoden. 5. Når du indtaster adgangskoden og trykker OK, får du det billede frem, hvor du kan bestemme indstillinger for sikkerheden i PDFfilen. Brug samme fremgangsmåde som beskrevet i Bilag 10 At lave tilgængelige låste PDF-filer Vær opmærksom på, at du kan ændre alt også adgangskoder og brugen af disse. Men husk på, at der uanset hvad altid skal være hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere til synshæmmede. Tilbage til afsnit 2.4 En tilgængelig låst PDF-fil LV

68 Bilag 12 Tilgængelighedstest Tjek altid om din PDF-fil nu også er tilgængelig. Det gør du bedst ved at bruge Fuld kontrol i Adobe Acrobat, da dette er den mest grundige kontrol. Du laver en fuldstændig tilgængelighedstest (Fuld kontrol) på denne måde: 23. Vælg menuen Avancerede indstillinger > Tilgængelighed > Fuld kontrol. I version 7.0 er der en indstilling mere end i version 6.0 (og på det viste billede). Den hedder Tabuleringsrækkefølgen er forenelig med rækkefølgen i strukturen. a) Sæt hak i Opret tilgængelighedsrapport og vælg, hvor den skal ligge ved at tykke på knappen Gennemse. I eksemplet her er det valgt at ligge rapporten på skrivebordet, hvor den let kan findes og slettes efter brug. Vær opmærksom på, at i version 7.0 vil rapporten også kunne vises længst ude i højre side i Adobe Acrobat. Man har desuden fået en ekstrafunktion, sådan at der under menuen Avancerede indstillinger > Tilgængelighed nu også findes et punkt, der hedder Åbn tilgængelighedsrapport. b) Sørg for, at der er hak i Medtag reparationstip i tilgængelighedsrapport. LVI

69 c) Sæt evt. også hak i Opret kommentarer i dokument. Denne funktion vil markere de steder i PDF-filen, hvor der er et problem. Markeringen foregår på lidt forskellig måde i de to version, men har samme funktion. Den kan være en hjælp for nogen, mens den for andre vil være en kilde til irritation fordi disse markering ikke forsvinder, selvom du retter en fejl. Og hvis du gemmer dokumentet med markeringer vil de altså aldrig forsvinde. Du skal derfor ikke begynde at lave rettelser så længe du har markeringer i dit dokument. Men markeringerne er selvfølgelig også en hjælp og de gør fejl meget lette at opdage i teksten. I version 6 har forskellige fejl forskellig farve og form (se det ses på de to billeder). Når du kører musen hen over en markeret fejl får du også en forklaring på, hvorfor dette er en fejl eller et problem (som illustreret på det nederste billede). I version 7.0 har alle fejl samme farve, men på hver side kommer der en kommenboks, hvor fejlen beskrives. Som det ses her: Prøv evt. at have hak i Opret kommentarer i dokument de første gange for at få et overblik, men begynd aldrig at rette med kommentarerne i dokumentet. Luk i stedet dokumentet uden at gemme og hent det ind igen, før du starter på at fejlrette. 2. Tryk på Start kontrol. Nu vil kontrollen gå i gang. Hvis du er heldig, vil du få en meddelelse som denne, der siger at alt er OK: LVII

70 Hvis du får denne meddelelse, når du har du lavet en Fuld test, skulle dit PDF-dokument være tilgængeligt 13. Tilgængelighedsrapport Meget ofte vil der være en eller flere fejl, der skal rettes. Hvis du har sat kryds i Opret tilgængelighedsrapport opretter Acrobat en tilgængelighedsrapport. I version 6.0 oprettes to rapporter i HTML, der bliver lagt der, hvor du har bedt om det. Hvis du åbner den, der har samme navn som din fil får du en Html-side frem, hvor din tekst er på højre side, men der på venstre er en fejlrapport. Hvis du åbner den anden, der hedder det samme som din fil _ support, får du kun fejlrapporten frem. I fejlrapporten kan du se, hvilke(n) side(r) der er fejl på og hvor mange, der er på en side. Som f.eks. her: Som det fremgår er der for hver fejl et link du kan trykke på, der relaterer til den enkelte fejl. 13 Pga. en fejl i testen kan man desværre ikke være sikker på, at testen finder manglende alternative tekster med den nuværende udgave af Acrobat. LVIII

71 I version 7.0 vil tilgængelighedsrapporten også blive lagt der, hvor du har bedt om det. Men samtidig vil du kunne få den frem yderst i højre side i Acrobat, så den er ved siden af den tekst du skal rette i. Det er faktisk meget rart. Hvis tilgængelighedsrapporten ikke kommer frem i højre side af sig selv, kan du får den frem ved at vælge Avancerede indstillinger > Tilgængelighed > Åbn tilgængelighedsrapport. Du får i fejlrapporten en vejledning i at rette den aktuelle fejl. I ovenstående eksempel fra version 6.0 er fejlen, at elementet ikke findes i strukturtræet og hjælpen hedder (Sådan tilføjes struktur). Men du bør som udgangspunkt ikke følge denne hjælp. Hvis du bruger version 7.0 er PDF Maker meget bedre, og du vil typisk kun få fejl omkring manglende sprog. Så der er det meget lettere at rette fejl. Det er altid en god ide, at åbne strukturtræet i Acrobat i forbindelse med fejlretning. Du kan læse mere om, hvordan du åbner og bruger strukturtræet i Bilag 9A At tjekke koder i strukturtræet Hvis der er tale om elementer, der helt mangler i strukturtræet, så mangler der generelt struktur i Word, og du skal rette det her. Men hvis du godt kan finde elementet i strukturtræet og du stadig får en strukturfejl, så er der nok tale om en fejlmeddelelse, der er et resultat af den tidligere omtalte fejl i PDF Maker. Du skal du godt nok rette dette i Acrobat, men du skal bruge en anden metode end den her anviste, idet du blot skal tilføre elementet en kode ikke lave ny struktur. Du kan læse mere om, hvordan du retter fejl i Word og i Acrobat, og hvordan du tilfører kode til et element i Acrobat i Bilag 13 Fejlretning Tilbage til afsnit 3 Tilbage til Bilag 13 Tilgængelighedstest tjek resultatet af dit arbejde Fejlretning LIX

72 Bilag 13 Fejlretning Metoden du skal benytte for at tjekke din PDF-fil gennemgås i Bilag 12 Tilgængelighedstest Der er fejl du skal rette i Word, mens andre fejl skal rettes direkte i Acrobat herunder også strukturfejl, der skyldes den tidligere omtalte fejl i PDF Maker, der kræver tilføjelse af kode i strukturtræet. Langt de fleste af disse fejl forekommer dog kun når du bruger Acrobat version så her er det virkelig en fordel at have opgraderet til version 7.0. Rettelser i Word De ting, der skal rettes i Word, typisk manglende alternative tekster og manglende eller forkert strukturopmærkning. Desværre vil du i version 6.0 normalt ikke få fejlmeddelelser ved manglende alternative tekster 14, men det er jo ikke nogen undskyldning for ikke at have alternative tekster i din PDF-fil. Den nemmeste måde at sikre sig mod at skulle rette dette på er, at gøre det til en vane altid at indsætte de alternative tekster samtidig med at du indsætter et billede og evt. retter det til. Den fejl du typisk vil få i forhold til forkert strukturopmærkning er der, hvor du ikke starter dokumentet med en strukturopmærkning altså en Overskrift 1. Det vil man typisk ikke gøre, fordi man ikke vil have titel med i sin genererede indholdsfortegnelse. Men hvis du ikke indleder med et strukturelement en overskrift vil du få fejl i din tilgængelighedstest, idet du vil få at vide, at flere elementer i din tekst ikke er tilgængelige fordi de ikke findes i strukturtræet. Som i dette eksempel: 14 Det skyldes en fejl i testen i denne udgave af Acrobat. LX

73 Du kan læse mere om, hvordan du kan bruge strukturtræet, og hvordan du kan finde ud af, hvad der er med her, og hvad der mangler i Bilag 9A At tjekke koder i strukturtræet Når du laver rettelser i Word, skal du efterfølgende konvertere din PDF-fil igen. Du skal også lige lave et tilgængelighedstjek igen for at være sikker på, at du har fået det hele med. Husk også at du altid skal have lavet alle rettelser i Word, før du begynder at lave rettelser i Acrobat. Rettelser i Acrobat Der er også ting, der skal rettes direkte i Acrobat. Det er i den forbindelse altid en god ide, at åbne strukturtræet i Acrobat. Du kan læse mere om, hvordan du åbner og bruger strukturtræet i Bilag 9A At tjekke koder i strukturtræet Den typiske fejlmeddelelse i version 6.0, hvor du skal rette fejl i Acrobat ser sådan ud: Fejl der angives som elementer, der ikke findes i strukturtræet forekommer alene når du benytter version 6.0. Men fejlen med den manglende sprogangivelse forekommer i begge versioner. Selvom du har angivet sprog for dokumentet i Word har PDF Maker ikke fået dette med i konverteringen, hvilket du skal rette i Acrobat. Elementer, der ikke findes i strukturtræet er en fejl, der er opstået fordi PDF Maker i version 6.0 ikke kan overføre link i din Word-tekst til LXI

74 strukturtræet. Det kan f.eks. være i forbindelse med en genereret indholdsfortegnelse og en fodnote. Linkene vil typisk være der og vil fungere for alle andre også i PDF-filen men de er ikke defineret i strukturtræet og du få derfor denne fejlmeddelelse. Du skal rette dette i Acrobat ved at tilføre elementet en kode. Rettelse af sprog Moderne skærmlæsere kan faktisk oplæse tekster på forskellige sprog. Det er derfor en stor hjælp, at sproget på dokumentet er angivet. Det er meget let at angive sproget for hele dokumentet. Det gør du på denne måde: 1. Åbn Filer > Dokumentegenskaber. I version 7.0 finder du Sprog under fanen Avanceret. a) På drop-down listen Sprog vælger du Dansk (eller det sprog dokumentet nu er skrevet i). b) Tryk OK. Nu er sproget for hele dokumentet angivet til dansk (eller det sprog du nu har valgt). LXII

75 Nu har du angivet sproget for dokumentet og skal gemme PDF-dokumentet. Herefter kan du evt. køre en ny tilgængelighedstest. Når man har prøvet dette et par gange, vil man som regel vælge sprog for dokumentet inden man laver en tilgængelighedstest, fordi erfaringen siger, at det er et meget almindeligt problem. Rettelse af link-elementer, der ikke findes i strukturtræet at tilføre kode Det er kun når du benytter Acrobat version 6.0, at du skal gøre dette! Du har fået at vide, at x-antal elementer ikke er tilgængelige, fordi de ikke findes i strukturtræet. Men du har fundet dem her og ved derfor, at dette er forkert. Du ved også, at der er tale om fejl i forbindelse med en indholdsfortegnelse og i forbindelse med fodnoter. Herfra kan du konkludere, at der er tale om manglende link-elementer i strukturtræet. De figurerer som fejl fordi den manglede kode betyder, at teksten bliver læst op, men at link-informationen ikke bliver læst op selvom linket faktisk findes i PDF-filen. Det er irriterende, at PDF Maker har denne fejl, der gør at link-angivelsen i f.eks. genererede indholdsfortegnelser og fodnoter ikke kommer med i strukturtræet og man kan jo håbe på at fejlen bliver rettet i nye udgaver af Adobe Acrobat. Men for nærværende er det altså noget vi er nødt til at rette i hånden og noget, der skal rettes i Acrobat. Vent med at lave disse rettelser til du er sikker på, at der ikke er andre rettelser. Det tager nemlig lidt tid (afhængigt af, hvor mange der er), og er ikke noget man ynder at gøre for mange gange i den samme tekst. Du benytter følgende metode når du vil rette indholdsfortegnelsen: 1. Åbn navigationspanelet ved at trykke F6 eller klikke på fanen Koder i yderste venstre side. 2. Tryk på plus-tegnet ud for Koder inde i panelet, så fremkommer Sect, hvilket står for sektion. Tryk også på plus-tegnet ud for Sect sådan at du får hele strukturtræet frem. 3. Tryk på Indstillinger (som du finder oven over strukturtræet) og vælg Find. LXIII

76 a) Dette åbner dialogboksen Find element. Vælg Uopmærkede anmærkninger i drop-down listen. Du kan også vælge Uopmærkede hyperlinks det giver samme resultat her. b) Sørg for at der er markeret i Søg i dokument. c) Tryk Find, hvilket medfører, at der kommer en sort boks rundt om den første Uopmærkede anmærkning (eller Hyperlink) som det kan ses herunder. LXIV

77 4. Find nu element du skal angive et link for i strukturtræet. Du kan evt. tælle overskrifter. Og husk at en <Normal> svarer til et afsnit (eller evt. luft, hvis du har brugt Enter til at lave linjeskift med - og ikke fulgt anvisningen her). Indholdsfortegnelsen hedder i strukturtræet <TOC>. 5. Tryk på plustegnet ud for <TOC> så får du alle linjerne i indholdsfortegnelsen frem de hedder <TOCI>. Vælg den rigtige (det er selvfølgelig lettest at starte fra toppen og arbejde sig nedefter). Tryk på plustegnet til du får <Underline> frem. 6. Marker <Underline>. Nu har du både markeringen i teksten (den sorte boks om teksten) og markeringen i strukturtræet (markeringen af underline, der indeholder samme bid af indholdsfortegnelsen) fremme på samme tid. 7. I boksen Find kodeelement, der stadig er åben, trykker du nu på knappen Kodeelement. a) Nu kommer der til at stå Link under Type:, hvor der før stod Ingen (se pkt. 3, a). Det betyder samtidig, at du har indsat typen i strukturtræet og dermed rettet en fejl. b) Du kan nu gå videre til at rette den næste fejl. Tryk på Find næste og forsæt fra punkt 3,c. c) Du kan også vælge at lukke (ved at trykke på knappen Luk) og så fortsætte fejlretningen på et andet tidspunkt. 8. Husk at gemme din PDF-fil med disse rettelser. LXV

78 Du retter manglende linkangivelser i fodnoter på næsten samme måde. Dvs. du gør det samme til punkt 3, c ovenfor, hvor du selvfølgelig vil få et andet billede, da fodnoter er noget anderledes. Dit billede vil f.eks. se sådan ud: I strukturtræet skal du lede efter en fodnoteangivelse, der i strukturtræet hedder <Footnote>. Det er igen lettest at starte fra toppen og arbejde sig nedefter for hele tiden at have styr på, hvilken fodnote du arbejder med. Herfra gør du følgende: 1. Tryk på plustegnet ud for <Footnote> så får du alle linjerne i fodnoten frem. Tryk på plustegnet på <Fodnotehenvisning> til du får <Superscript> frem. På den måde får du også fodnoteteksten frem og kan sikre dig, at du har fat i den rigtige. 2. Marker <Superscript> og fortsæt fra punkt 7 herover. Du bruger også samme metode, hvis du har andre link i teksten f.eks. hvor du har indsat link i forbindelse med henvisninger til andre steder i teksten. Så skal du bare være opmærksom på, at de som hovedregel ikke vil have en særlig kode, men vil ligge under en <Normal> som en del af et afsnit eller evt. som en del af en liste betegnet <L>. Når du åbner <L> finder du en række <LI>, der repræsenterer de enkelte dele af listen, ligesom i eksemplet med indholdsfortegnelsen ovenfor. Du skal derfor finde den rigtige <Normal> eller <LI> og indsætte typen Link som anført ovenfor. Du skal altid gøre dette på det lavest mulige niveau inden en egentlig tekst der skal med andre ord være et plus-tegn på den kode du markerer. I forhold til <Normal> vil det laveste niveau være <Normal>, mens det i forhold til en liste typisk vil være <LBody>. Tilbage til afsnit 3.1 Fejlretning LXVI

79 Tilbage til Bilag 12 Tilgængelighedstest LXVII