Vejledning om tilgængelige PDF-filer

Transkript

1 Vejledning om tilgængelige PDF-filer Denne vejledning er udarbejdet i Kompetencecenteret it for alle under ITog Telestyrelsen. Vejledningen er udarbejdet på baggrund af det øgede fokus på brugen af dokumentformatet PDF i forbindelse med edag og edag2. PDF-filer er som udgangspunkt ikke tilgængelige for handicappede. Men de kan blive det. Det kræver blot en del planlægning i tilblivelsesprocessen for dokumenterne - og lidt ekstra redigering efterfølgende. Denne vejledning anviser metoder til at gøre PDF-filer tilgængelige. Indhold Side 1 Om dokumentformatet PDF PDF og tilgængelighed At skabe tilgængelige PDF-filer Det rette værktøj Genkendelig tekst Struktur og opmærkning Undtagelse En tilgængelig låst PDF-fil At gøre en eksisterende PDF-fil tilgængelig Tilgængelighedstest tjek resultatet af dit arbejde Fejlretning

2 Bilagsfortegnelse Side Bilag 1 Danske retningslinjer for brugen af PDF filer...i Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj... III Bilag 3 Tjek en PDF-fil... X Bilag 4 Indscanning og OCR-behandling med Acrobat... XIV Bilag 5 Gem en PDF-fil i andre formater... XIX Bilag 6 Efterbehandling... XX Bilag 7 Lav dokumentstruktur med Word...XXIII Bilag 8 Alternativ tekst til billeder og grafik... XXXV Bilag 9 Konverteringen fra Word til PDF... XXXVII Bilag 9A At tjekke koder i strukturtræet... XXXVIII Bilag 10 At lave tilgængelige låste PDF-filer... XXXIX Bilag 11 At se og ændre indstillinger for låste PDF-filer... LIII Bilag 12 Tilgængelighedstest... LVI Bilag 13 Fejlretning... LX 2

3 1 Om dokumentformatet PDF Dokumentformatet PDF (Portable Document Format) fra firmaet Adobe er et ofte benyttet udvekslingsformat, ligesom det benyttes til publicering på internettet. Som udvekslingsformat, og i forhold til publicering på internettet, har PDFformatet nogle klare fordele; formatet er universelt og kan bruges på mange platforme, PDF-formatet bevarer et dokuments layout, grafik og fonte, dvs. at dokumentet altid ligner det, der blev sendt ud fra udgiveren, hvorfor PDF-formatet også altid bliver printet med ens resultat - og så kan man låse et PDF-dokument således, at andre f.eks. ikke kan rette i indholdet. Men læsning af PDF-formatet kræver installation af et særligt program på brugerens PC 1. PDF er desuden ikke er velegnet til udveksling af arbejdsdokumenter, hvor der skal tilføjes rettelser af flere personer, ligesom det ikke altid er muligt at genbruge indholdet i andre sammenhænge, hvis dokumentet er låst. Sidst, men ikke mindst, er PDFfiler som udgangspunkt ikke tilgængelige for handicappede. I forbindelse med edag og edag2 er PDF derfor anbefalet som udvekslingsformat, men udelukkende som sidste udvej. Hvis afsender og modtager kan blive enige om at benytte et andet format, er dette som oftest at foretrække. Og ifølge de danske retningslinjer omkring netpublicering og netpublikationer skal HTML benyttes til publicering af dokumenter og publikationer på nettet, og PDF-filer skal alene fungere som et evt. alternativt format. De danske retningslinjer for brug af PDF er refereret i Bilag 1 Danske retningslinjer for brugen af PDF filer 1.1 PDF og tilgængelighed PDF-formatet er skabt til distribution af information, og som et visuelt format. Men man har også behov for at få adgang til indholdet af en PDF-fil, selvom man f.eks. ikke kan se eller læse, og man får adgang til 1 Adobe stiller et sådant - Adobe Reader - gratis til rådighed til rådighed på internettet. 3

4 informationer vha. eget oplæsningsudstyr eller gennem PDF-læseren i Adobe Reader 2. Som udgangspunkt er PDF-filer ikke tilgængelige, fordi man ikke har adgang til teksten, og filen ikke kan læses op. Dette kan skyldes, at det er en indscannet fil, der ikke har en tekst, der kan genkendes som tekst, eller at filen er låst for redigering og evt. kopiering på en måde, så den ikke kan læses ved brug af en skærmlæser. Filen kan også være utilgængelig, fordi filen ikke giver mening, når den bliver læst op, og/eller man ikke har adgang til hele filen. Dette kan skyldes, at der ikke er en defineret struktur i filen, og at den ikke indeholder koder, der fortæller noget om, hvilke elementer der logisk hører sammen og/eller er afhængige af hinanden. Der er nok heller ikke lavet alternative tekster til billeder og grafik, der forklarer indholdet. Men det behøver ikke være sådan. Du kan godt lave en tilgængelig PDF-fil. 2 At skabe tilgængelige PDF-filer PDF-filer kan genereres ud fra forskellige formater, men bliver typisk genereret ud fra et indscannet papirdokument eller ud fra et tekstbehandlingsdokument, der gemmes som PDF. Det kan som udgangspunkt lade sig gøre at skabe tilgængelige PDF-filer, uanset hvilken type fil du arbejder ud fra, og uanset hvilket slutresultat du ønsker. På samme måde kan det normalt også lade sig gøre at få en eksisterende PDF-fil gjort tilgængelig. Der er fire ting, der er væsentlige når du vil lave en tilgængelig PDF-fil: 1. At du benytter et værktøj, der kan lave en tilgængelig PDF-fil. 2. At PDF-filen indeholder tekst, der er genkendelig som tekst. 3. At PDF-filen har en struktur, og at den er opmærket sådan, at du kan navigere i indholdet. 4. At evt. oplæsningsudstyr altid kan få adgang til indholdet også selvom der er tale om en låst fil. 2 Fra version 6.0 af Adobe Reader kan man læse PDF-filer ved hjælp af Readeren. Dette kræver, at man har installeret den fulde version. 4

5 2.1 Det rette værktøj Der findes i dag mange PDF-værktøjer, men p.t. er det kun Adobe Acrobat 6.0 og 7.0, der kan bruges til at lave tilgængelige PDF er. Ingen af de mange andre værktøjer, om de er freeware eller kommercielle, kan som udgangspunkt benyttes, idet de normalt ikke medtager information om struktur og opmærkning i dokumentet. Dette vil derfor mangle i den færdige PDF-fil. Men der kan naturligvis komme andre værktøjer på markedet, der vil være i stand til at kreere tilgængelige PDF-filer. I denne vejledning er der taget udgangspunkt i benyttelse af værktøjet Adobe Acrobat 6.0 Professionel 3 til at fremstille tilgængelige PDF-filer. Version 7.0 er i mange tilfælde lettere at bruge, men her gøres mange ting også anderledes. Der hvor der er forskel i brugen er det beskrevet. Der er dog situationer, hvor man undtagelsesvis kan benytte et andet værktøj. Læs mere herom i afsnit Man kan ved hjælp af Adobe Acrobat 6.0/7.0 lave tilgængelige PDF-filer direkte fra PageMaker, FrameMaker, InDesign, StarOffice samt alle Officeprodukter fra Microsoft. Som nævnt kreeres PDF-filer typisk fra et tekstbehandlingsprogram. Vi har i denne vejledning taget udgangspunkt i at lave en tilgængelig PDF-fil via Microsoft Word, idet Adobe har optimeret Adobe Acrobat 6.0/7.0 til Microsoft Word (til 2000 eller en senere Microsoft Word -version). Når du installerer Adobe Acrobat 6.0 vil du derfor samtidig få PDF Maker integreret i Word. Såvel Adobe Acrobat 6.0/7.0 som PDF Maker skal indstilles og opsættes således, at du kan lave tilgængelige PDF-filer og tjekke dit resultat. Det er selvfølgelig noget, du kun behøver gøre en gang. Det er gennemgået, hvordan du gør i Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj Måske står din it-afdeling for installation af programmet. Husk at bede dem om også at lave opsætning og indstilling af såvel Adobe Acrobat 6.0/7.0 som PDF Maker. 2.2 Genkendelig tekst PDF-filer bliver typisk genereret ud fra et tekstbehandlingsdokument, men ikke altid. Nogle gange indgår et papirdokument i det materiale du f.eks. 3 Du kan benytte både Standard og Professionel. Du kan også vælge i stedet at benytte Adobe Acrobat 5.0, men vi anbefaler Adobe Acrobat 6.0, da den har en nemmere opsætning end version 5.0 og i øvrigt kan mere inden for tilgængelighedsområdet. 5

6 skal videresende elektronisk eller journalisere elektronisk. Så bliver det nødvendigt at indscanne papirdokumentet og på den måde generere PDFfilen. Når du scanner materiale laver du en såkaldt Image Only fil. Der bliver populært sagt taget et billede af det oprindelige dokument. Dette kan du få ud som en PDF-fil. Men den PDF-fil er stadig kun et billede. Filen mangler altså en tekst, der kan genkendes som tekst. For at få en kendelig tekst skal en indscannet fil behandles med et såkaldt OCR-program 4. Et OCR-program vil gå ind og forsøge at omsætte et ordbillede til egentlige bogstaver. Når du ønsker at lave tilgængelige PDFfiler, skal du sikre, at dokumenter, der skal ende i PDF-formatet, altid kommer gennem en OCR-proces i forbindelse med indscanning 5. At lave en PDF-fil med genkendelig tekst er som sagt nødvendigt, hvis filen skal være tilgængelig, men det vil også være en fordel af andre grunde. Der er jo situationer, hvor man f.eks. har behov for at kopiere tekst fra en PDFfil til et andet dokument og det kan man ikke, hvis filen ikke indeholder tekst og kun er et billede. Der er mange forskellige procedurer i forbindelse med indscanning af dokumenter. Der hvor du arbejder har I måske en central indscanning, hvor en eventuel OCR-behandling også foregår 6. Eller måske foregår indscanning hos jer decentralt evt. med mulighed for at benytte et OCR-program, sådan at du selv skal gøre det. Uanset, hvem der foretager indscanningen, er OCR-behandling nødvendig. Hvis du har en PDF-fil, der er scannet ind, men ikke OCR-behandlet, kan du bruge Adobe Acrobat til dette. Hvis du har en scanner tilknyttet din egen computer, kan du også gennemføre indscanningsprocessen ved brug af Acrobat. Du kan læse mere om, hvordan du tjekker om din PDF-fil er OCR-behandlet i Bilag 3 Tjek en PDF-fil 4 OCR står for Optical Character Recognition. 5 Der findes mange forskellige OCR-programmer på det danske marked. Der kan være en vis forskel på, hvor mange ord de genkender rigtigt, men ingen er som sådan at foretrække frem for andre. 6 Adobe har udviklet et specialværktøj kaldet Adobe Acrobat Capture 3.0. Det kan konvertere store mængder papir til tilgængelige PDF-filer. Programmet indeholder OCRbehandlings-, efterbehandlings- samt opmærkningsværktøjer, således at man skulle kunne få en lettere proces. 6

7 Du kan læse, hvordan du scanner ind samt OCR-behandler med brug af Adobe Acrobat Bilag 4 Indscanning og OCR-behandling med Acrobat. Husk at efterbehandling er nødvendig for at sikre, at der er lavet en helt korrekt oversættelse af alle ordbilleder, sådan at der er overensstemmelse mellem den tekst, der er scannet ind og den færdige OCR-behandlede tekst. Sikr dig altid, at der er lavet efterbehandling, hvis OCR-behandlingen er sket centralt, eller lav selv efterbehandling. Du kan lave efterbehandling via Acrobat, hvis du har lavet OCRbehandlingen her. Men du kan også gemme dokumentet i formatet Microsoft Word eller et lignende tekstbehandlingsformat. Her vil du kunne se de steder, hvor der er behov for efterbehandling. Fra Adobe Acrobat kan du altid gemme din fil i andre formater - som f.eks. Word. Du kan læse hvordan du gemmer i Bilag 5 Gem en PDF-fil i andre formater Du kan læse mere om, hvordan du efterbehandler i Acrobat og i Word i Bilag 6 Efterbehandling 2.3 Struktur og opmærkning PDF-filer skal være struktureret rigtigt, og de enkelte strukturelementer skal være opmærket. Hvis der er billeder eller grafik i dokumentet, skal der også være alternative tekster til disse. Dette vil gøre det muligt for alle at navigere i dokumentet og f.eks. få dokumentet læst op i den rigtige rækkefølge og forstå betydningen af grafik. Hvis filen ikke er struktureret betyder det, at indholdet vil kunne blive læst op i en lidt tilfældig rækkefølge, hvilket igen betyder, at det ikke nødvendigvis giver megen mening. Men selv hvor der findes en logisk struktur, kan der være elementer, man ikke kan finde eller få adgang til og/eller få læst op, hvis filen ikke er opmærket. Derfor er opmærkning også nødvendig. Husk, at alle dokumenter som udgangspunkt skal struktureres og opmærkes. Også de dokumenter, du ikke selv har lavet og de dokumenter, der er scannet ind. Efter OCR-behandling kan det derfor være en fordel at gemme dokumentet som en Microsoft Word-fil 7. Se dog også undtagelserne i afsnit Adobe anbefaler, at du laver strukturering og opmærkning/kodning af et dokument i Word. Du kan godt lave visse former for opmærkninger/kodninger direkte i Acrobat, men det 7

8 Struktur skabes ved at definere de forskellige indholdselementer som sådanne, dvs. brødtekst som brødtekst eller normal, sidetal som sidetal, fodnoter som fodnoteangivelse og fodnotetekst, nummererede lister eller liste med punktopstilling som lister og overskrifter som overskrifter efter niveau - f.eks. titlen som overskrift 1, kapitler som overskrift 2, sektionsoverskrifter som overskrift 3. Det skal i tabeller desuden angives, hvilken tekst der hænger sammen altså f.eks. indholdet i en kolonne med kolonneoverskriften. Langt de fleste for ikke at sige næsten alle udnytter slet ikke de muligheder Word og andre tekstbehandlingsværktøjer giver for at strukturere dokumenter. Men brugen af strukturelementer giver mulighed for bl.a. at lave automatisk genererede indholdsfortegnelser, hurtige ændringer af skrifttyper, skriftstørrelser og linjeafstand i hele dokumentet. Du skal på den måde ikke vælge font og fontstørrelse, hver gang et nyt element som f.eks. en overskrift dukker op. Det giver kort sagt en masse fordele at strukturere. Du kan finde anvisninger på, hvordan du strukturerer et dokument i Word i Bilag 7 Lav dokumentstruktur med Word Det kan være, at I bruger skabeloner, dér hvor du arbejder. Benytter disse skabeloner ikke typografier, så bed den skabelonansvarlige om at få det rettet, så de gør. Billeder og grafik skal have en alternativ tekst, der forklarer, hvad billedet/grafikken viser, eller hvilken funktion billedet/grafikken har. Du kan læse om, hvordan du laver alternative tekster i Bilag 8 Alternativ tekst til billeder og grafik Et PDF-dokument, der er opmærket, vil indeholde en række koder, der fortæller noget om, hvilke elementer der logisk hører sammen og/eller er afhængige af hinanden, ligesom en kode indeholder yderligere information om elementet som f.eks. hvilket sprog, det er skrevet i. I en opmærket fil er elementer som tabeller og lister f.eks. beskrevet som sådanne med deres indbyrdes afhængighed. På samme måde er det beskrevet, hvilken tekst der hører til hvilken overskrift, hvilken fodnotetekst der hører til hvilken fodnotehenvisning, samt hvilken alternativ tekst der hører til hvilke billeder/grafiske elementer. Det gør det lettere at navigere i teksten med f.eks. oplæsningsudstyr. Det smarte er, at det meste opmærkning vil foregå automatisk, når du konverterer en Word-fil til en PDF-fil og benytter Adobe Acrobat. anbefales alene at gøre det som et supplement til behandlingen i Word. Se også afsnit 3 om test af din fejl, hvor muligheden for fejlretning i Acrobat gennemgås. 8

9 Du kan principielt bruge et hvilket som helst tekstbehandlingsprogram til at skrive og formatere dokumentet. Men hvis du gerne vil have automatisk opmærkning af dokumentet, skal det være udarbejdet i/ gemt i Microsoft Word 2000 eller en senere Microsoft Word -version eller StarOffice. Adobe har nemlig optimeret Adobe Acrobat til disse produkter, og når du installerer Adobe Acrobat, vil du derfor samtidig få PDF Maker integreret i de nævnte programmer og kan nemt konvertere en tekstbehandlingsfil til en tilgængelig og struktureret PDF-fil (se også afsnit 2.1). Du kan læse om, hvordan du nemt kan konvertere dit Word-dokument til en opmærket PDF-fil, når du har struktureret det og har lavet alternative tekster i Bilag 9 Konverteringen fra Word til PDF Det er måske lidt omstændeligt at skulle igennem en strukturering af dokumentet, men husk, at strukturering af teksten har du mange andre fordele af, og det er faktisk hurtigere end andre måder at layoute på, og de alternative tekster Ja, de skal bare laves Undtagelse Alle dokumenter skal som nævnt som udgangspunkt struktureres og opmærkes. Men der er situationer, hvor du ikke behøver gå gennem Microsoft Word, idet struktur og opmærkning ikke er nødvendig. I disse situationer kan du derfor også godt benytte andre værktøjer end Adobe Acrobat. Dette kræver: At teksten er kort (en eller to sider). At der er tale om ren tekst uden billeder, logoer, punktopstillinger, fodnoter, sidetal osv. At der er tale om en tekst, der kun har et langt afsnit og f.eks. ikke mere end en overskrift, sådan at teksten kan læses i en køre fra ende til anden. Er blot et af disse forhold ikke opfyldt, skal du gemme filen i Microsoft Word og give den struktur og opmærkning/kode, ligesom du skal benytte Adobe Acrobat som værktøj. 9

10 2.4 En tilgængelig låst PDF-fil Muligheden for låse og dermed sikre PDF-filen er en almindelig årsag til, at PDF vælges som udvekslingsformat. Man kan f.eks. sikre filen sådan, at andre kan læse filen, udskrive den og/eller kopiere tekst fra filen til et andet dokument, men samtidig sådan, at de ikke kan gemme rettelser og dermed ændre i filen. Man kan også låse filen helt sådan at den kun kan læses af andre og evt. kun af dem, der har den korrekte adgangskode. Låste PDF-filer er som udgangspunkt ikke tilgængelige, idet de ikke vil kunne læses op med oplæsningsudstyr. Det, der sker er, at en skærmlæser bliver forment programmatisk adgang til teksten, og dermed kan teksten ikke blive læst op. Denne problemstilling er af Adobe blevet adresseret i samarbejde med firmaer, der producerer skærmlæsere. Det betyder, at de nyeste versioner af Adobe Acrobat (version 6.0 op opefter) anvender en teknik, der kan arbejde sammen med de nyeste udgaver af skærmlæserprogrammerne. Du kan derfor i dag lave låste PDF-filer, der er tilgængelige, idet de kan læses op. Du låser dokumentet efter, at du har lavet PDF-filen. Du kan læse mere om, hvordan du benytter Acrobat til at lave en tilgængelig låst PDF-fil i Bilag 10 At lave tilgængelige låste PDF-filer Du kan læse mere om, hvordan du kan se, hvilken type låst fil der er tale om (hvad der f.eks. er låst for), samt hvordan du ændrer disse indstillinger i Bilag 11 At se og ændre indstillinger for låste PDF-filer. 2.5 At gøre en eksisterende PDF-fil tilgængelig Alle PDF-filer skal være tilgængelige ikke kun de nye du laver, men også de gamle, som er lavet længe før, at du læste denne manual. Det kan næsten altid lade sig gøre at lave gamle ikke-tilgængelige PDF-filer tilgængelige 8. Værktøjet er, som ved nye PDF-filer, Adobe Acrobat 6.0 eller 7.0, men metoden afhænger af, hvilken type fil den utilgængelige PDFfil er. Er det f.eks. en Image Only fil, skal den OCR-behandles og struktureres, er det en fil, der kun mangler strukturering, er det det, du skal tilføje. 8 Der er dog tilfælde, hvor PDF-filen er lavet af tredjepart og f.eks. password-beskyttet, hvor det ikke kan lade sig gøre, men så må du gå tilbage til tredjepart og få dem til at gøre filen tilgængelig. 10

11 Det er ikke altid, du er klar over, hvor problemet ligger og hvilken metode, der som følge deraf skal anvendes og det er derfor en fordel at starte med at tjekke PDF-filen for tilgængelighed. Det kunne jo også være, at du er så heldig, at PDF-filen rent faktisk er tilgængelig. Du kan læse mere om, hvordan du tjekker filen i Bilag 3 Tjek en PDF-fil Når du har konstateret, hvori problemet består, skal du følge anvisningerne i de foregående afsnit. 3 Tilgængelighedstest tjek resultatet af dit arbejde Uanset hvordan du har lavet din tilgængelige PDF-fil, skal du tjekke resultatet. Det er jo lidt dumt at tro, at du har lavet en tilgængelig fil, hvis den ikke er det f.eks. fordi der lige er noget, at du har glemt. Adobe Acrobat har en særlig funktionalitet til at tjekke tilgængelighed. Faktisk der er to udgaver af denne funktion; Hurtig kontrol og Fuld kontrol. Fuld Kontrol er den mest tilbundsgående og grundige test den kan f.eks. finde manglende alternative tekster til billeder, som Hurtig kontrol ikke finder. Med Fuld kontrol-testen får du også anvisninger på, hvordan du kan rette op på fejlene ligesom du kan få dem markeret i teksten. Du kan læse mere om, hvordan du tester ved brug af Fuld kontrol Bilag 12 Tilgængelighedstest Mens du kan se, hvordan man laver en Hurtig kontrol i Bilag 3 en PDF-fil Tjek Desværre virker Fuld kontrol ikke altid helt godt. Særligt ikke i version 6.0, hvor den meget sjældent finder manglende alternative tekster. I begge versioner kommer der desuden fejl frem, der ikke skyldes fejl eller mangler fra din side, men som faktisk skyldes fejl i PDF Maker. Forhåbentligt vil fremtidige opdateringer af Acrobat få løst problemet og gøre Fuld kontrol samt PDF Maker bedre og mere pålidelige. 11

12 3.1 Fejlretning Du vil få meddelelse om forskellige fejl ved brug af Fuld kontrol. Nogle fejlmeddelelser refererer til ting, du skal gå tilbage til Word for at rette, mens andre er fejl, du skal rette direkte i Acrobat. De ting, der skal rettes i Word, er f.eks. manglende alternative tekster og manglende eller forkert strukturopmærkning. Andre ting skal rettes direkte i Acrobat. Pga. af den omtalte fejl i PDF Maker kan du risikere at få en eller flere fejl, hvis du har link i din Word-tekst som f.eks. i en genereret indholdsfortegnelse eller en fodnote. PDF Maker får heller ikke altid dokumentets sprog med i konverteringen til PDF. Husk, at hvis du både skal rette i Word og i Acrobat, skal du rette Wordfilen først og konvertere til PDF igen. Herefter skal du køre et nyt tilgængelighedstjek og så rette i Acrobat med mindre der stadig er fejl i Word. Du kan læse mere om, hvordan du retter op på fejl i både Word og Adobe Acrobat i Bilag 13 Fejlretning 12

13 Bilag 1 Danske retningslinjer for brugen af PDF filer I Danmark findes der i dag retningslinjer om brugen af PDF-filer tre steder; i Netpublikationer. Statens standard for elektronisk publicering, i Hjemmesiders tilgængelighed, Statens retningslinier for offentlige hjemmesiders og netsteders tilgængelighed og i edag Vejledning (vejledning i forbindelse med edag og edag2). Netpublikationer. Statens standard for elektronisk publicering Ministerier og styrelser har fra 1997 skulle udgive deres publikationer på internettet parallelt med de trykte udgaver. Disse udgivelser betegnes netpublikationer. En netpublikation adskiller sig fra en almindelig hjemmeside ved at være statisk, afsluttet og med en tydelig start og en tydelig afslutning. Netpublikationer har desuden en vis størrelse en tosiders folder skal ikke - men kan - blive behandlet som en netpublikation. I standarden for netpublikationer hedder det, at Publicering på World Wide Web foregår ved hjælp af HTML formatet. Det hedder videre, at som supplement til HTML-versionerne kan du fremstille et eller flere sæt udskrivbare filer. Et tekstbehandlingsdokument (f.eks. Word) med den færdige tekst kan umiddelbart benyttes. Evt. kan du supplere med en PDFfil, der kan genereres fra DTP-filen. PDF er altså nævnt som et muligt supplement til en fil i HTML, men det understreges, at en PDF-fil ikke kan være den eneste publicering af en netpublikation. Hjemmesiders tilgængelighed. Statens retningslinier for offentlige hjemmesiders og netsteders tilgængelighed Hjemmesiders tilgængelighed. Statens retningslinier for offentlige hjemmesiders og netsteders tilgængelighed er en dansk adaption af de internationale Web Content Accessibility Guidelines 1.0 (WCAG 1.0) fra WAI/W3C med et par danske tilføjelser. I

14 Ordet PDF forekommer ikke i hverken retningslinjen eller tjeklisten. Men der står, at hvis det bliver nødvendigt at anvende ikke-w3c teknikker, skal der linkes til en alternativ side med den samme information, der anvender tilgængelig W3C-teknik. PDF er en sådan ikke-w3c teknik, og hvis du benytter dette format til publicering, skal du altså også have en alternativ side, der benytter W3Cteknik som f.eks. HTML. edag og edag2 1. september 2003 var edag for alle offentlige myndigheder i Danmark. Nu har alle myndigheder i stat, amt og kommune ret til at sende breve og dokumenter digitalt til andre myndigheder. edag2, der implementeres fra 1. september 2004 til 1. februar 2005, betyder, at borgere og virksomheder også får mulighed for at kommunikere digitalt med offentlige myndigheder. Myndighederne får desuden mulighed for at udveksle dokumenter med persondata digitalt og ret til at kræve, at andre offentlige myndigheder fremsender dokumenter digitalt. Udvekslingsformater er beskrevet i vejledningen (i punkt 2.4). Her anbefales PDF som et fælles udvekslingsformat for færdige officielle dokumenter, hvis afsenderens anvendte format giver problemer for modtageren. Arbejdsdokumenter anbefales udsendt i et redigerbart format, men giver afsenders anvendte formater problemer for modtageren, anbefales PDF igen som fælles udvekslingsformat. Masseudsendelser af dokumenter anbefales som hovedregel udsendt som link til en HTML-tekst på internettet. Hvis det er nødvendigt at udsende masseforsendelsen som e-post, anbefales det at udsende dokumentet i formatet PDF med et link til HTML-tekst på internettet. PDF er således anbefalet som udvekslingsformat i edag og edag2, men udelukkende som sidste udvej. Hvis afsender og modtager kan blive enige om at benytte et andet format, er dette som oftest at foretrække. Typisk vil det være et tekstbehandlingsformat, og det er ingen skade til at se på Referenceprofilen 9, hvis du mangler alternativer. Især kan det være en fordel, hvis du ønsker at udveksle data, som skal kunne indgå i forskellige back-office-systemer, og ikke blot filer (dokumenter) som samlet hele. Tilbage til afsnit 1 Om dokumentformatet PDF 9 Referenceprofilen findes på: II

15 Bilag 2 Installation og opsætning af værktøj For at fremstille tilgængelige PDF-filer skal du benytte værktøjet Adobe Acrobat 6.0 eller 7.0 Standard eller Professionel 10. Ved installation af Adobe Acrobat 6.0/7.0 anbefaler Adobe, at der foretages en brugerdefineret installation. Dette skyldes at du for at benytte sprogmenuen i forbindelse med OCR-behandling skal have foretaget en specialinstallation af Adobe Acrobat (brugerdefineret installation), hvorunder Roman Paper Capture skal vælges. Men i praksis viser det sig ikke at have nogen betydning. Til at lave tilgængelige PDF-filer via et tekstbehandlingsdokument benytter vi i denne vejledning Microsoft Word (2000 eller en senere Microsoft Word -version). Adobe Acrobat 6.0/7.0 er nemlig knyttet til Microsoft Word via en dokumentskabelon, der hedder PDFmaker.dot. Denne indeholder de makroer, der får Acrobat og Word til at spille sammen. Adobe Acrobat 6.0/7.0 vil ved installation automatisk integrere PDF Maker i Word. I Word vil du benytte PDF Maker til generering af PDF-filer. PDF Maker figurerer i Word som en ekstra menu, der hedder Adobe PDF, og tre ekstra knapper på værktøjslinjen: Såvel Adobe Acrobat 6.0/7.0 som PDF Maker skal efter installationen sættes op for at du kan lave tilgængelige PDF-filer og tjekke dit resultat. Begge dele er selvfølgelig noget, du kun behøver gøre en gang. Opsætning af Adobe Acrobat 6.0/7.0 Adobe Acrobat 6.0/7.0 skal sættes op sådan, at fanebladet Koder kommer frem yderst i venstre side. Det vil ikke være der som default, og du skal bruge det faneblad, hvis du skal kunne finde og rette fejl i Acrobat. For at få fanebladet Koder frem skal du gøre følgende: 1. Gå ind i menuen Vis > Navigationsfaner. 10 Du kan benytte både Standard og Professionel. Ved udarbejdelse af vejledningen er der arbejdet med Professionel. III

16 OBS! Hvis du arbejder med version 7.0 skal du have et PDF-dokument fremme på skærmen for at kunne få Koder frem. Åbn et tilfældigt dokument, så er du kørende. 2. Vælg Koder. Nu kommer et lille billede med bl.a. fanebladet Koder frem. 3. Under menuen Vis > Navigationsfaner vælger du nu Forankr alle faner. Se billede under pkt Nu skulle du kunne se fanebladet Koder yderst i venstre side af skærmen. 5. Du har også brug for navigationspanelet i venstre side af skærmen. Hvis det ikke er fremme skal du i version 6.0 trykke F6 og i version 7.0 på F4 på tastaturet, eller du kan klikke på fanebladet Koder. IV

17 6. I navigationspanelet kan du få dokumentets strukturtræ frem ved at trykke på plus-tegnet ud for Koder inde i panelet, så fremkommer Sect, hvilket står for sektion. 7. Tryk på plus-tegnet ud for Sect så vil du få hele strukturtræet og alle koder i dokumentet frem. I strukturtræet kan du se strukturen på dit dokument. Hvilken rækkefølge de forskellige elementer er placeret i og dermed også den orden de f.eks. bliver læst op efter. Ved hjælp af strukturtræet har du mulighed for at finde og rette fejl i Acrobat. V

18 Opsætning af PDF Maker PDF Maker skal indstilles til at lave tilgængelige PDF er. Du kan godt lave PDF er uden, men ikke tilgængelige PDF er. Du laver indstillinger af PDF Maker via Word. Du skal gøre følgende: 1. Vælg menuen Adobe PDF > Rediger konverteringsindstillinger. 2. Vælg Standard i listen Konverteringsindstillinger. 3. Sæt hak i Vis Adobe PDF-resultatet. 4. Du skal herefter sætte hak i Aktiver tilgængelighed og omløb for kodet PDF-fil Vælg fanebladet Sikkerhed og tjek, at der er hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede. Hvis der ikke er sat et hak i Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede, kan du sætte et i Brug en adgangskode til at begrænse adgangen til at udskrive og ændre dokumentet og dets sikkerhedsindstillinger. 11 Det kan også være en god ide at fjerne hakket ved Konverter dokumentoplysninger, men det har nu intet med handicaptilgængelighed at gøre. Det forhindrer, at information om dokumentets tilblivelse kommer med i PDF-udgaven. VI

19 a. Sæt nu hak ved Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede. b. Fjern hakket ved Brug en adgangskode til at begrænse adgangen til at udskrive og ændre dokumentet og dets sikkerhedsindstillinger. Hakket ved Aktiver tekstadgang for skærmlæsere for synshæmmede skulle gerne være der fortsat. 6. Vælg fanebladet Bogmærker og tjek, at Konverter Word-overskrifter til bogmærker er valgt. 7. Vælg herefter fanebladet Indstillinger > Avancerede indstillinger Vær opmærksom på, at billedet ser lidt anderledes ud i version 7.0, men funktionaliteten er helt den samme. VII

20 8. Under fanebladet/mappen Generelt, indstillingen Kompatibilitet, vælger du Acrobat 6.0 (PDF 1.5). 9. Vælg Fra i Komprimering på objektniveau. 10. Sæt hak i Integrer miniaturebilleder og Optimer for at få hurtig webvisning. 11. Vælg Gem som og gem din nye profil med et nyt navn efter eget valg. I eksemplet er der valgt Tilgængelig. Vær opmærksom på, at billedet ser lidt anderledes ud i version 7.0, men funktionaliteten er helt den samme. VIII