Ny forvaltningsstruktur - konsekvenser for personale, bygninger, lokaler og økonomi.

Transkript

1 Punkt 13. Ny forvaltningsstruktur - konsekvenser for personale, bygninger, lokaler og økonomi Borgmesterens Forvaltning indstiller til byrådet: Vedr. Ny forvaltningsstruktur: 1) at den i sagsbeskrivelsen viste "Ny forvaltningsstruktur" med de nævnte ændringer for afdelinger og opgaver samt økonomi i forhold til den nuværende forvaltningsstruktur gennemføres pr. 1. januar 2014, 2) at Magistratens indstilling vedrørende det fremtidige ansvarsområde for de nuværende direktører (minus Erik Ravn som har opsagt sin stilling med udgangen af april måned 2013) på de 7 forvaltninger pr. 1. januar 2014 godkendes, 3) at der straks i begyndelsen af 2013 kan igangsættes drøftelser og beslutninger om de fremtidige organisationsmodeller og opbygning i de forvaltninger og MED-udvalg, der berøres af de ovennævnte ændringer. Forslagene skal færdiggøres i de respektive forvaltninger og MEDudvalg i løbet af foråret 2013, med henblik på en drøftelse heraf i HMU og beslutning i Magistraten inden udgangen af april måned Vedr. Fremtidig bygnings- og lokaleanvendelse: 4) at det i sagsbeskrivelsen viste forslag til foreløbig flytteplan godkendes, 5) at de syv forvaltninger i slutningen af 2014 henholdsvis begyndelsen af 2015 placeres på de i sagsbeskrivelsen nævnte adresser, 6) at alle kommunens bygninger i Hammer Bakker disponeres som beskrevet i Bilag 1 henholdsvis sagsbeskrivelsen, samt 7) at byrådet i december 2012 samt i forbindelse med budgetlægningen i august 2013 for år 2014 får en status over Aalborg Kommunes samlede bygnings- og lokaleanvendelse, inkl. de fremmede lejemål med hensyn til realiseringen af rammebesparelsen på 10 mio. kr. årligt på huslejen i fremmede lejemål. Vedr. Økonomi i 2014 og 2015: 8) at der i forbindelse med budgetlægningen for 2014 afsættes kr. til køb af SOSUskolen i Hammer Bakker pr. 1. oktober 2014, jf. sagsbeskrivelsen, 9) at der i forbindelse med budgetlægningen for 2015 afsættes 3,5 mio. kr. til køb af Forchhammersvej pr. 1. juli 2015, jf. sagsbeskrivelsen, 10) at der i forbindelse med budgetlægningen for 2014 indregnes et samlet provenu på mio. kr. for salg af Østerbro 7 og Ny Kastetvej evt. m.fl. med samlet vurderet provenu på 29,6 33,6 mio. kr. (jf. bilag 2-4). De konkrete salg forelægges Magistraten til endelig beslutning, jf. sagsbeskrivelsen, 11) at der i forbindelse med budgetlægningen for indregnes ombygnings-, flytnings- og renoveringsomkostninger i størrelsesordenen 25 mio. kr., jf. sagsbeskrivelsen,

2 12) at de i sagsbeskrivelsen nævnte fremmede lejemål opsiges til fraflytning ultimo 2014 (evt. foråret 2015) svarende til en samlet årlig huslejereduktion på mindst 8,3 mio. kr. De konkrete opsigelser forelægges Magistraten til endelig beslutning. Magistraten: Vedrørende indstillingen - eksklusive 2. "at": Fremsendes til byrådets behandling. Henning G. Jensen, Thomas Kastrup-Larsen og Tommy Eggers anbefaler indstillingen. Mariann Nørgaard og Tina French Nielsen kan ikke anbefale indstillingen med følgende begrundelse: "Venstre mener ikke, at omstruktureringen skaber mere værdi for borgerne end den nuværende forvaltningsstruktur. Venstre mener, at ændringerne vil afstedkomme unødvendige omkostninger til omrokeringer og efterfølgende tid til koordinering." Anne-Dorte Krog kan ikke anbefale indstillingen. Vedrørende indstillingens 2. "at": Magistraten indstiller, at byrådet godkender, at seks direktører fortsætter under den nye struktur som direktører i følgende forvaltninger: Jens Kristian Munk: Kommunaldirektør, Borgmesterens Forvaltning Christian Bjerg: Direktør, Teknik- og Naturforvaltningen Preben Buchholt: Direktør, Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Jan Nielsen: Direktør, Ældre- og Handicapforvaltningen Bente Graversen: Direktør, Sundheds- og Kulturforvaltningen Knud Sloth: Direktør, Miljø- og Energiforvaltningen, og at afdelingschef Vibeke Lei Stoustrup, Borgmesterens Forvaltning, konstitueres i stillingen som direktør i Skole- og Kulturforvaltningen/Skoleforvaltningen i perioden 19. april marts Mai-Britt Iversen var fraværende. Sagsbeskrivelse besluttede i mødet den 4. juni 2012 en række administrative strukturændringer pr. 1. januar Herudover havde byrådet i mødet den 12. december 2011 besluttet at købe SOSU-skolen i Hammer Bakker pr. 1. oktober I de følgende punkter 1, 2, 4-6 samt 8-12 (refererende til de ovennævnte at er) er der en uddybende beskrivelse af en række konsekvenser af de to nævnte byrådsbeslutninger for forvaltningerne og

3 anvendelsen af bygninger og lokaler i Aalborg Kommune samt de afledte økonomiske konsekvenser. Der vil naturligvis ske en løbende opfølgning på de nævnte beslutninger, idet en række af de nævnte ændringer først skal ske pr. 1. januar 2014 henholdsvis kan ske, efter kommunen overtager SOSUskolen pr. 1. oktober Afhængig af ændringernes omfang og betydning vil der blive fulgt op med information til de relevante MED-udvalg og Magistraten henholdsvis byrådet. Ad 1) Ny forvaltningsstruktur, inkl. personale- og økonomiske konsekvenser besluttede som nævnt i mødet 4. juni 2012 en række ændringer af opgaveporteføljen mellem forvaltningerne. I det følgende organisationsdiagram er vist den nye betegnelse på de syv forvaltninger. Organisationsdiagram for Aalborg Kommune pr. 1. januar 2014: Som konsekvens af de ovennævnte ændringer i opgaveporteføljen mellem nogle af de nuværende forvaltninger er der i Bilag 2 vist forslag til fordeling af fællesfunktioner i nuværende Skole- og Kulturforvaltning henholdsvis Teknik- og Miljøforvaltningen samt øvrige ændringer mellem forvaltninger, idet forslaget har været drøftet i de respektive FMU er samt i HMU. Tilbagemeldingerne fra forvaltninger og FMU er med forslag til fordelinger er vedhæftet som Bilag 2.

4 Drøftet i HMU-mødet den 16. november 2012 med positive tilkendegivelser. Ad 2) Fremtidige ansvarsområder for de nuværende direktører Jf. Magistratens indstilling til byrådet fra mødet den 3. december Ad 4) Forslag til foreløbig stram flytteplan a) Ældre- og Handicapforvaltningen flytter til Hammer Bakker november måned b) Nuværende SBU flytter til Danmarksgade december måned c) Kultur- og Fritidsafdelingen flytter til Danmarksgade december måned d) PPR og UU flytter til Godthåbsgade ultimo e) Kjærulfsgade flytter til Godthåbsgade ultimo f) Bygningsmedarbejderne samles hos AaK Bygninger i Danmarksgade senest ultimo g) Kastetvej/Strandvejen (Sprogskolen) flytter til ledige lokaler i skole X og/eller skole Y ultimo h) Kastetvej/Strandvejen (Jobcenter og Socialafdelingen) flytter til Rantzausgade ultimo i) Østerbro 7 (Småbørnsafsnit + Ældre- og Handicapafdelingen) flytter til Rantzausgade ultimo j) Østerbro 7 (Projektafsnit) flytter til Storemosevej 6-14 eller skole z ultimo Den foreløbige flytteplan vil løbende blive ajourført. Ad 5) Forvaltningernes fremtidige adresser Teknik- og Naturforvaltningen: Stigsborg Brygge Skoleforvaltningen: Godthåbsgade Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen: Sønderbro Borgmesterens Forvaltning: Boulevarden Ældre- og Handicapforvaltningen: Storemosevej, Hammer Bakker Sundheds- og Kulturforvaltningen: Danmarksgade Miljø- og Energiforvaltningen: Stigsborg Brygge Ad 6) Status over kommunens bygninger og lokaler i Hammer Bakker, jf. Bilag 1 I Bilag 1 er vist en samlet status over anvendelsen af alle kommunens bygninger i Hammer Bakker samt deres anvendelse. Der er imidlertid også en række bygninger i Hammer Bakker, som er eller bliver ledige til andre formål. Der er forskellige overvejelser, som undersøges nærmere på nuværende tidspunkt, dette drejer sig bl.a. om: 1) Viren 6 2) Viren 15 (Tilsynssekretariatet?) 3) Storemosevej 6-14 (Limfjordsværkstedet overvejes flyttet til Storemosevej), 4) Pitsvej 7 (Gl. Kastaniebo)? 5) Andre? Ad 8) Køb af SOSU-skolen i Hammer Bakker

5 besluttede i mødet 12. december 2011 at afgive bud på køb af ejendomme i Hammer Bakker (SOSU-skolens ejendomme) på kr. svarende til det beløb SOSU-skolen selv havde betalt for ejendommene Storemosevej og Viren 15. Resultat af udbudsrunden blev, at Aalborg Kommune erhverver ejendommene pr. 1. oktober 2014 med betaling samme dag. Ad 9) Køb af Forchhammersvej I forbindelse med kommunesammenlægningen overtog Aalborg Kommune Forchhammersvej fra amtet, som havde belånt bygningen ved en leasingaftale. Det er muligt at gøre en køberet gældende pr. 1. juli 2015 til en samlet pris på 3,5 mio. kr. Hvis dette ikke sker, vil aftalen skulle fortsætte med en årlig leasingafgift på ca kr. Ad 10) Salg af kommunale ejendomme I forbindelse med godkendelsen af budget blev det besluttet at igangsætte en analyse af alle kommunens bygninger og lokaler, inkl. alle de fremmede lejemål med henblik på at optimere anvendelse af kommunens egne bygninger og dermed reducere udgiften til husleje i fremmede lejemål. I Budget 2012 og følgende år er der indarbejdet en rammebesparelse på 10 mio. kr. årligt. Analysearbejdet er aktualiseret yderligere med købet af SOSU-skolen i Hammer Bakker pr. 1. oktober 2014, jf i øvrigt anden sag på dagsordenen. På grundlag af analysen foreslås, at der i budgetlægningen for 2014 indregnes et samlet provenu på mio. kr. for salg af følgende kommunale ejendomme, idet de nuværende afdelinger foreslås flyttet til kommunens egne bygninger: a) Østerbro 7 sælges pr. 31. december 2014 til fraflytning senest ultimo marts Ejendomsmæglervurdering mio. kr. Jf. Bilag 3. b) Ny Kastetvej sælges pr. 31. december 2014 til fraflytning senest ultimo januar Ejendomsmæglervurdering 5,6 mio. kr. Jf. Bilag 4. c) Borgergade 39 i Gandrup sælges pr. 31. december 2014 til ombygning til et nyt Sundhedshus og delvis genleje til kommunale formål. Ejendomsmæglervurdering 3,0 mio. kr. Jf. Bilag 5. (Måske ikke aktuelt/realisabelt!) d) Andre ejendomme? Ad 11) Vedr. ombygnings-, flytnings- og renoveringsomkostninger 2014 og 2015 I budgetlægningen for 2014 og 2015 indregnes ombygnings-, flytte- og renoveringsudgifter, som i hovedtræk indeholder følgende områder: IT- installationer samt AV-udstyr, Wi-Fi netværk o.lign. Fysisk tilgængelighed Almindelige nødvendige istandsættelser, hvor der partielt malerbehandles, repareres gulve og lofter samt etableres nødvendigt supplement til belysningsanlæg mv. Flytteudgifter Ombygning og renovering af det nuværende Firmasport, Godthåbsgade 8A.

6 Flere lokaliteter har de sidste år gennemgået omfattende istandsættelser, hvorfor der her ikke skal påregnes særlige udgifter mht. overflader, IT-installationer, belysning mv. Disse lokaler fremstår helt tidssvarende, og kan umiddelbart ibrugtages dog vil der i nødvendigt omfang skulle udføres almindelige istandsættelser efter fraflytning før indflytning af ny forvaltning/afdeling. Udgangspunktet har været - i så høj grad som muligt - at benytte eksisterende rumstrukturer, herunder storrums-kontorer (bl.a. begrundet i nye arbejdsformer) samt som en forudsætning for at begrænse ombygningernes omfang. Ingen af de påtænkte flytninger betragtes som ændret anvendelse bygningsmæssigt, hvorfor særlige krav til ventilation mm. - ikke udløses fra bygningsmyndighedens side. De berørte ombygninger og renoveringer vil anslået kræve følgende investeringer kr. ekskl. moms. Storemosevej (Nuværende SOSU-bygning) m 2 ( Ældre- og Handicapforvaltningen ) IT-installationer kr. Flex, alarm og AV-udstyr o.lign kr. Tilgængelighed, fysisk kr. Almindelig istandsættelse m 2 x 225 kr kr. 20% nye vinduer, efter vurdering på stedet kr. Flytteudgifter 165 medarbejdere x kr kr. I alt kr. Danmarksgade 17 b (Nuværende Ældre- og Handicapforvaltning) m 2 ( Sundheds- og Kulturforvaltningen ) Almindelig istandsættelse m 2 x 225 kr.... Flytteudgifter 127 medarbejder x kr.... I alt kr kr kr. Godthåbsgade 8 og 8A m 2 ( Skoleforvaltningen inkl. PPR & UU samt ca. 50 medarbejdere fra Kjærulfsgade) (heraf m 2 Firmasport) Godthåbsgade 8 Almindelig istandsættelse ( m 2 ) x 225 kr.... Flytteudgifter 249 medarbejdere x kr kr kr.

7 I alt... Firmasport, Godthåbsgade 8A Renoverings- og ombygningsudgifter, m 2... Flytteudgifter Kjærulfsgade 56 medarbejdere x kr.... I alt... (Ombygning Firmasport: 1/ til 1/ = 9 mdr.- kan projekteres i 2013) kr kr kr kr. Rantzausgade 4 (Nuværende SBU) m 2 Almindelig istandsættelse m 2 x 225 kr kr. Flytteudgifter 50 medarbejdere x kr kr. I alt kr. Rantzausgade 8 (Nuværende Ældre- og Handicapforvaltning) m 2 Almindelig istandsættelse m 2 x 225 kr kr. Flytteudgifter 75 medarbejdere x kr kr. I alt kr. Anden afledt økonomi: Kastetvej/Strandvejen Skole X og/eller Y Opsigelse af lejemål og fraflytning af sprogskolen til skole X og/eller Y er ikke vurderet omkostningsmæssigt, idet grundlaget herfor pt. ikke er beskrevet, men der reserveres 1,5 mio. kr. til indretning og evt. ombygning kr. Østerbro 7/Projektafsnittet Salg af Østerbro 7 og fraflytning af Projektafsnittet til skole Z eller Storemosevej 6-14 er ikke vurderet omkostningsmæssigt, men der reserveres kr. til indretning kr. Samlede håndværkerudgifter i alt... Bruttobudget inkl. tekniske omkostninger og uforudseelige udgifter vil således udgøre i alt: kr. x kr. = kr. Storemosevej 6-14

8 Ved salg af Østerbro 7 skal der som nævnt ske en flytning til Rantzausgade samt skaffes plads til Projektafsnittet. Der er ikke vurderet omkostninger på Storemosevej 6-14, idet dette bl.a. afhænger af, om Limfjordsværkstedet skal flyttes hertil (særskilt økonomi i Ældre- og Handicapforvaltningen) og om Projektafsnittet så kan være her, eller eksempelvis på skole z. Andre mulige Følgerokeringer bl.a. i Hammer Bakker - skal desuden vurderes økonomisk her kunne samling og/eller flytning af institutioner og administrative funktioner komme på tale, såfremt det bygningsmæssige disponible m 2 - potentiale skal bringes i spil denne økonomi kan selvsagt først defineres, når strategien for Hammer Bakker er gennemført. Kommuneplanbestemmelserne siger, at bygningerne i Hammer Bakker kun må benyttes til institutionsformål og kommunal administration hvorfor salg ikke umiddelbart er en mulighed. Ad 12) Opsigelse af fremmede lejemål: Som konsekvens af de ovennævnte flytninger og samling af forvaltninger og afdelinger foreslås følgende fremmede lejemål opsagt med udgangen af 2014, idet det før afsendelsen af opsigelsen naturligvis skal vurderes om den ovennævnte foreløbige flytteplan kan overholdes: a) PPR Øst (Tranumparken) årlig husleje... 0,5 mio. kr. b) PPR Vest (Skelagervej) årlig husleje... 0,9 mio. kr. c) Kjerulfsgade årlig husleje... 1,2 mio. kr. d) Kastetvej/Strandvejen årlig husleje... 5,0 mio. kr. e) Forchhammersvej årlig leasing... 0,7 mio. kr. f) Andre?... I alt... 8,3 mio. kr. Herudover bliver der tale om besparelser på varme og el på samtlige de opsagte lejemål. Tilsvarende bliver der tale om merudgifter til Storemosevej (Ældre- og Handicapforvaltningen samt Godthåbsgade 8A (Skoleforvaltningen og Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen). Netto forventes en samlet besparelse. De konkrete opsigelser forelægges Magistraten til endelig beslutning, før opsigelsen i givet fald iværksættes. Bilag: 1) Status over kommunens bygninger og lokaler i Hammer Bakker. 2) Fordeling af normeringer og økonomi som konsekvens af ny opgavefordeling. 3) Ejendomsmæglervurdering Østerbro 7. 4) Ejendomsmæglervurdering Ny Kastetvej. 5) Ejendomsmæglervurdering Borgergade i Gandrup. 6) Status på bygningens tilgængelighed: Storemosevej Bilag 1 - Hammer Bakker Rapport (27. november 2012)

9 Bilag 2 - Fordeling af normeringer og økonomi som konsekvens af ny opgavefordeling Bilag 3 - Ejendomsmæglervurdering Østerbro 7 Bilag 4 - Vurderingsrapport - Ny Kastetvej 1 Bilag 5 - Vurdering Borgergade 39 Bilag 6 - Status på bygningens tilgængelighed: Storemosevej Beslutning:. For indstillingen stemte 20. Felix Henriksen stemte dog imod indstillingens 1. "at". Imod indstillingen stemte 8 (Venstre). Indstillingen, herunder Magistratens, var herefter godkendt, med den bemærkning, at der skal findes en hensigtsmæssig placering med gode transportforhold til ny placering af sprogskolen (punkt Ad. 4), g) i sagsbeskrivelsen).

10