Boligorganisationen Lundebjerggårds bestyrelse og repræsentantskab 30. april 2018

Transkript

1 Boligorganisationen Lundebjerggårds bestyrelse og repræsentantskab 30. april 2018 Boligorganisationen Lundebjerggård Referat af bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i Boligorganisationen Lundebjerggård den 17. april 2018 Deltagere Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Lundebjerg Allan Bogholdt, Jette Bork og Sven Levitin Afdeling Ravnsletlund Ingelise Buczio Repræsentantskabsmedlemmer Afdeling Lundebjerg Anne Grete Guldfeldt, Frederik Gylstorff, René Hansen og Thomas Larsen Afdeling Ravnsletlund Yvonne Ahlgren Administrationen Lisbet Schaltz, Claus Hansen og Lene Terpe (referent) Afbud Jack Nør Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referater: Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 2. oktober 2017 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 22. februar Optagne lån i perioden 2. oktober april Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen Lundebjerggård inkl. sideaktiviteter og spørgeskema b. Afdeling Lundebjerg c. Afdeling Ravnsletlund d. Revisionsprotokollat 6. Budget 2019 Orientering om administrationsbidraget for 2019

2 7. Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo 8. Renoveringsarbejder a. Status renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg 9. Nybyggeri a. Opførelse af rækkehuse på børnehavens areal b. Ejendomskontor 10. Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Allan Bogholdt) b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Jette Bork) c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 11. Behandling af indkomne forslag 12. Valg af revisor 13. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra afdelingerne c. Fra kommunens repræsentant d. Fra administrationen 14. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag den 2. oktober Eventuelt. Ad 1 Ad 2 Valg af dirigent Claus Hansen blev valgt som dirigent. Godkendelse af referater Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 2. oktober Ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 22. februar Begge referater blev godkendt. Ad 3 Optagne lån i perioden 2. oktober april 2018 Der er ikke optaget lån i perioden. Ad 4 Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Lisbet Schaltz oplyste, at i forbindelse med en skærpelse af lovgivningen omkring regnskabsaflæggelse er årsberetningen trukket ud af regnskabet og udarbejdet som et selvstændigt dokument. Skærpelsen har ligeledes medført, at revisionsprotokollen fra år 2017 fremstår i ny form og er mere tekstbaseret end tidligere år. Formanden aflagde følgende beretning: Afdelingsbestyrelsen i afdeling Lundebjerg har i samarbejde med ejendomskontoret foranlediget, at der er opført chikaner på vejen ved de ældrevenlige boliger til stor tilfredshed for områdets beboere. 2

3 Afdelingsbestyrelsen i afdeling Lundebjerg mener ikke, at de har modtaget den mængde information fra Almenbo, som de har ønsket. Problematikken blev drøftet på et møde med afdelingsbestyrelsen den 10. april Referat fra mødet medsendes dette referat. Vedrørende dokumenthåndtering har jeg aftalt med administrationen, at de fremadrettet sender kvittering på modtagne mails/materiale sendt fra afdelingsbestyrelserne. Fra efterårsmødet og fremover vil der blive serveret middag/smørrebrød i mødelokalet i umiddelbar forlængelse af mødet, således at administrationen også får mulighed for at deltage i det sociale samvær. Endelig vil jeg rette en stor tak til Finn Dalhammer og hans mandskab for den store indsats, de til stadighed yder i afdelingerne. Der var følgende kommentarer til beretningen: Formanden for afdeling Lundebjerg oplyste, at elektrikeren er i gang med opsætning af tre hjertestartere i afdelingen. Herefter blev beretningen godkendt. Ad 5 Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Boligorganisationen inkl. sideaktiviteter og spørgeskema Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab har i 2017 et underskud på kr., der skyldes nedskrivning af værdipapirer. Underskuddet er overført til arbejdskapitalen, der herefter udgør kr. pr Egenkapitalen udgør kr. pr Boligorganisationen Lundebjerggårds regnskab inkl. sideaktiviteter og spørgeskema for 2017 blev godkendt. Herefter blev byggeafdelingens regnskab for 2017 gennemgået og administrationen oplyste, at skema A er godkendt og tilsagn er modtaget fra Landsbyggefonden. Endvidere er der aftalt 25% anvisning af boligerne med Ballerup Kommune, dvs. at Ballerup Kommune skal have 1. gang anvisningsretten til tre rækkehuse samt 2 boliger i stueplan og 2 boliger på 1. etage. Beboerne vil få yderligere information om de nye boliger, når Skema B er godkendt. Byggeafdelingens regnskab for 2017 blev godkendt. b. Afdeling Lundebjerg Afdelingen har i 2017 et overskud på kr., som primært skyldes faldende pris på vand- og renovationsafgiften samt mindre udgifter til den almindelige vedligeholdelse. Afdelingens leje blev reguleret pr. 1. januar 2017 med 8 kr. pr. m 2. Afdelingens gennemsnitsleje inkl. forbedringslejeforhøjelser og hjemfaldsydelse udgør herefter 764 kr. pr. m 2. I forbindelse med vurdering af afdelingens regnskab har revisor spurgt til regnskab for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Sidst der blev spurgt til dette var i

4 Regnskab for rådighedsbeløb 2017 med bilag er udarbejdet af kassereren, som Almenbo retter henvendelse til. Afdeling Lundebjergs regnskab for 2017 blev godkendt. c. Afdeling Ravnsletlund Afdelingen har i 2017 et overskud på kr., som primært skyldes faldende pris på vand- og renovationsafgiften. Afdelingens leje blev ikke reguleret pr. 1. januar Gennemsnitslejen udgør 995 kr. pr. m 2. Afdeling Ravnsletlunds regnskab for 2017 blev godkendt. d. Revisionsprotokollat Revisionsprotokollatet blev godkendt. Ad 6 Budget 2019 Orientering om administrationsbidraget for 2019 Boligorganisationens administrationsbidrag for 2019 udgør kr. inkl. moms pr. lejemålsenhed. Bestyrelsen godkendte det foreløbige administrationsbidrag, der endeligt godkendes ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2019 på efterårsmødet. Ad 7 Effektiv drift a. Oplæg: Effektivisering af driftsopgaver i boligafdelingerne Administrationen ønsker Lundebjerggårds godkendelse af, at der kan arbejdes videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen, så der på baggrund af konkrete analyser kan indhentes tilbud på opgaven. Før tilbud indhentes, skal et samarbejde med de enkelte afdelingsbestyrelser igangsættes, så man i fællesskab kan vurdere de enkelte afdelingers nuværende rengøringsudgifter og sætte disse op imod nye behov og ønsker. Der var en drøftelse af oplægget, herunder blev der spurgt, hvor evt. rengøringspersonale skal have base. Administrationen svarede, at basen kan være i administrationen, hvorfra der køres ud til afdelingerne. Lundebjerggårds repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en sammenlægning af rengøringen i afdelingerne. b. Oplæg: Effektiviseringsmuligheder af Almenbo Almenbos bestyrelse ønsker, at den enkelte boligorganisation giver tilsagn til, at administrationen kan arbejde videre med at finde effektiviseringstiltag i administrationen og herunder planlægge en temaaften, hvor boligorganisationerne mødes og får fremlagt et gennemarbejdet forslag for en effektivisering af Almenbo med fokus på en styrkelse af beboerdemokratiet på afdelingsniveau. Administrationen oplyste endvidere, at de mange ekstra nye arbejdsopgaver f.eks. digitalisering, vurdering af ressourcer, analyser, benchmark og egenkontrol kan betyde 4

5 ansættelse af yderligere personale med relevante kompetencer i forhold til udarbejdelse af føromtalte opgaver. Almenbos bestyrelse har derfor drøftet muligheden for en anden administrationsform, herunder fusion Der blev spurgt til den enkelte boligorganisations midler ved en eventuel fusion. Administrationen svarede, at der selvfølgelig vil blive set på indestående inden konvertering af dispositionsfond, egen trækningsret samt arbejdskapital for de enkelte boligorganisationer. Lundebjerggårds repræsentantskab godkendte, at administrationen arbejder videre med ideen om en fusion af de stiftende boligorganisationer. Ad 8 Renoveringsarbejder a. Status renovering af badeværelser i afdeling Lundebjerg Halvdelen af badeværelserne er nu renoverede. Der henstår stadig mangelarbejder, og problemerne med vandtryk og vandtemperatur er stadig ved at blive løst. Det har vist sig, at en installation i varmecentralen har været årsag til den svingende vandtemperatur. Administrationen mener ikke, at rådgiver har opfyldt sine forpligtelser til fulde og vil først tillade en delaflevering, når alle nuværende problemer er løst. Renoveringen forventes afsluttet i april-maj Fejl og mangler udbedres løbende i projektet. Ad 9 Nybyggeri a. Opførelse af rækkehuse på børnehavens areal Nedrivningen af børnehaven er påbegyndt og området miljøsaneres på grund af asbestforekomster. Der skal udføres ny brandvej i forbindelse med byggeriet. Administrationen undersøger, om de store træer ved vejen kan bevares. b. Ejendomskontor Der er udarbejdet endelig kontrakt med HusCompagniet og tegningerne over huset er på plads. Ved bygningsgennemgangen blev placeringen af det nye ejendomskontor genovervejet, idet afdelingsbestyrelsen mente, at ejendomskontoret alligevel placeres for tæt på det eksisterende byggeri. Afdelingsbestyrelsen foreslog derfor at ejendomskontoret i stedet placeres i midt i det grønne areal (i daglig tale kaldet trekanten ). Administrationen foreslog at placere ejendomskontoret i samme område som besluttet af afdelingsmødet, men dog 4 m længere væk fra den eksisterende byggeri. Der var herefter en afstemning om placeringen med følgende resultat: 4 stemmer for den oprindelige placering, men dog 4 meter længere væk fra eksisterende byggeri 5 stemmer for afdelingsbestyrelsens forslag om ny placering i trekanten Det blev besluttet, at ejendomskontoret omplaceres til trekanten. 5

6 Ad 10 Almenbos ordinære generalforsamling den 30. maj 2018 a. Valg af boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Allan Bogholdt) Allan Bogholdt blev genvalgt. b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse (på valg er Jette Bork) Jette Bork blev genvalgt. c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Valgkort blev udleveret til formand Allan Bogholdt. Ad 11 Behandling af indkomne forslag Der var ikke modtaget forslag til mødet. Ad 12 Valg af revisor Revisionsfirmet Deloitte blev genvalgt som revisor. Ad 13 Meddelelser a. Fra formanden Formanden ønsker, at der fremover anvendes MobilePay i stedet for kontant afregning ved leje af selskabslokale, depositum m.v. Der blev spurgt, hvordan ødelagte genstande, når der anvendes MobilePay, erstattes. Administrationen svarede, at depositum fratrukket eventuelt beløb for manglende eller ødelagte genstande afregnes over huslejen. Administrationen anbefalede at brugen af MobilePay. Det blev besluttet at indføre pengeløst afdelingsbestyrelseskontor, så lejerne af selskabslokalet også indbetaler og afregner for depositum i lighed med lejen af lokalet. Formanden oplyste, at han fremover ønsker at deltage som observatør ved afdelingsbestyrelsernes møder. b. Fra afdelingerne Afdeling Lundebjerg Afdeling Lundebjerg havde ingen meddelelser. Afdeling Ravnsletlund Formanden spurgte, hvordan afdelingens ældre- og handicapegnede boliger fordeles mellem kommune og boligorganisationen. Til referat kan oplyses, at Ballerup Kommune har anvisningsret til 66-2/3% af boligorganisationens ældreboliger og at boligorganisationen selv har anvisningen til 33-1/3%. Formanden oplyste, at afdelingsbestyrelsen vil stille forslag om indkøb af en hjertestarter på afdelingsmødet i september måned. c. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant var ikke til stede. d. Fra administrationen Administrationen havde ingen meddelelser. 6

7 Ad 14 Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag den 2. oktober 2018 Næste møde blev fastsat til tirsdag den 2. oktober Ad 15 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl Referat digitalt underskrevet af Formand Allan Bogholdt Dirigent Claus Sieben Hansen Referent Lene Terpe 7