Udfordringen Løsningen Fordelene

Transkript

1 IBM Rational Focal Point løfter niveauet af bankledernes informations- og kontrolniveau. Dette har allerede bidraget betydeligt til programmets succes. Vi samarbejder løbende med Decision Focus om at udvide løsningen for at øge vores evne til at forudsige, imødegå og løse problemerne, før de opstår - og derved styre vores projekter så effektivt som muligt og minimere virksomhedens risici. Jan Kühnel, CIO Bank Dnb NORD Udfordringen Bank DnB NORD gik i gang med en strategisk opdatering af deres IT-infrastruktur et kæmpemæssigt program, der omfattede hundredvis af separate projekter på tværs af firmaets tre største datterselskaber. Med projektdata gemt i utallige dokumenter, regneark og systemer og med projektteams, der arbejder i flere forskellige lande, var effektiv styring af alle disse projekter en betydelig udfordring. Løsningen Jan Kühnel, CIO RESUME Focal Point benyttes i dag i Bank DnB NORD. En fælles projektmodel er implementeret på tværs af flere forskellige lande og understøtter såvel projektledere som projektkontor og bankens ledelse. Specifikt understøttes: Porteføljestyring Projektstyring Ressourcestyring Ledelsesoverblik Budgetopfølgning Decision Focus, en IBM Business Partner, hjalp Bank DnB NORD med at implementere IBM Rational Focal Point med henblik på at håndtere projektstyring, porteføljestyring, change management, leverandørhåndtering og ressourcestyring såvel som levering af bedre overblik til støtte for beslutninger på tværs af hele IT-opdateringsprogrammet. Fordelene Forbedret synlighed af projektdata i realtid, øget ledelsesoverblik og bedre beslutningsstøtte Hurtigere prognoser til budgetter og ressourcetræk. Reducering af tidsforbruget til fremstilling af en fuld statusrapport over alle projekter fra 70 timer til blot 1,5 time. Begrænsning af det administrative arbejde og frigørelse af to fuldtidsansatte til mere produktivt arbejde. Tjener hurtigt sig selv ind uden behov for en kompleks big bang -implementering.

2 BANK DNB NORD Bank DnB NORD, der er hjemmehørende i København, er et velkendt og respekteret brand i de skandinaviske og baltiske lande. Banken, der er grundlagt i 2006, er et joint venture mellem norske DnB NOR og tyske NORD/ LB. Banken tilbyder retail- og corporate banking i Estland, Letland, Litauen og Polen. Banken har ansatte på 158 kontorer, betjener mere end kunder og håndterer aktiver på tilsammen 10,9 mia. Hvordan undgår man en big bang -implementering? Vi ville implementere et system, der kunne hjælpe os med at formalisere og standardisere bankens porteføljestyring men vi kunne ikke bruge en masse tid på at udvikle en løsning, siger Cruse. Vi havde behov for noget, der var enkelt nok til, at det kunne tages i brug i en fart, men avanceret nok til at kunne udvides og tilpasses til vore behov. Da jeg fra min karriere har en masse erfaring med at arbejde med forskellige systemer, blev jeg bedt om at anbefale en løsning og IBM Rational Focal Point opfyldte præcis vores behov. Projekthåndtering i stor målestok Banken indså hurtigt, at det ville blive meget vanskeligt at styre alle de individuelle IT-projekter effektivt med deres nuværende tilgang, der omfattede en lang række dokumenter, regneark og applikationer som f.eks. Microsoft Project, forklarer Torben Bøllingtoft Cruse, Head of Project Portfolio Management hos Bank DnB NORD. Omfanget af programmet var ganske enkelt for stort. Når vi ville give direktionen et overblik over status for alle projekterne, tog det op til 70 timer bare at samle de relevante data fra alle de forskellige kilder. Dette medførte, at statusrapporterne generelt nåede frem alt for sent til at give den relevante støtte for nødvendige beslutninger og desuden var der betænkeligheder ved, om informationerne var konsistente. Projektkontoret fik et dårligt ry inden for banken som et sort hul - der gik en masse oplysninger ind, men det var næsten umuligt at få nogen ud. Cruse og hans team fik ansvaret for at håndtere disse problemer via en total omlægning af bankens projekt porteføljestyring. Single source of truth Løsningen samler data fra forskellige kilder, herunder ugentlig import fra bankens ERP-system, såvel som manuelle input fra medlemmer af de enkelte projektteams. Forskellige typer brugere får forskellige niveauer af adgang via en rollebaseret webportal: f.eks. kan driftspersonale og eksterne konsulenter se de projekter, de arbejder på og logge det antal timer de har arbejdet. Projektledere kan rapportere om fremskridt på de vigtigste milepæle og direktionen kan få et overblik over hele projektporteføljen.

3 Det er hurtigt og let at eksportere/importere data fra og til Microsoft Excel, så det bliver lettere at lave rapporter, der er tilpasset forretningen. Statusrapporter holder styr på tidsforbrug og fremdrift på hvert projekt, hvilket gør det muligt for lederne at vurdere projektomkostninger og blive advaret i tide hvis de skrider. Hvis det er nødvendigt at justere budgettet, tidsplanen eller lignende, har Rational Focal Point en yderst enkel og struktureret proces til håndtering af ændringer. DECISION FOCUS Decision Focus er ansvarlig for flere implementeringer af Focal Point end noget andet konsulenthus i Norden. Vi er eksperter i Focal Point og hjælper flere af Danmarks største virksomheder og organisationer med at skabe overblik og prioritere med Focal Point. Fremadrettet ressourcestyring Et andet element vi virkelig har udvidet i den senere tid, er ressourcestyring, tilføjer Cruse. Medarbejdere og konsulenter bliver tildelt specifikke projekter i systemet og de timer, de bruger på både projektrelaterede og ikke-projektrelaterede opgaver logges. Dette giver os et helt nøjagtigt billede af de tilgængelige ressourcer så hvis vi har et nyt projekt, der skal starte om tre måneder, kan vi se, om der er folk nok med de rette færdigheder til at arbejde på det, eller om de stadig er optaget af deres nuværende projekter. Dette hjælper os med at beslutte, om vi skal gå i gang med det nye projekt eller udsætte det, indtil ressourcerne bliver tilgængelige og derved hjælper det os med at gå fra en reaktiv tilgang til en mere forudsigelig, fremadrettet porteføljestyringsmodel. Tidsbesparelse og kvalitetsforbedring Med hensyn til håndgribelige fordele kan projektkontoret nu fremstille en færdig statusrapport for hele porteføljen på mindre end halvanden time en opgave, der plejede at tage op til 70 timer. Dette har, sammen med andre effektivitetsforbedringer, gjort det muligt for banken at flytte to fuldtidsansatte fra projektkontoret til andre, mere produktive områder. Rational Focal Point sparer os så meget tid på controlling og ledelsesrapporter, at det er vanskeligt at forstå, hvordan vi kunne klare os uden det, siger Cruse. Men tidsbesparelser i projektkontoret er ikke hovedsagen; det, der virkelig er vigtigt, er at vi nu kan levere nøjagtige og udførlige ledelsesoverblik i rette tid og derved støtte beslutningsprocessen og holde alle DnB NORD s projekter på sporet. I stedet for at blive betragtet som et sort hul bliver vi nu anset som et aktiv for virksomheden i så høj grad, at banken er begyndt at bruge Rational Focal Point til at styre alle deres projekter ikke blot dem, der relaterer til IT-opdateringen og programmet.

4 Valg af partner DnB NORD-teamet havde behov for en teknologipartner til at hjælpe både med den indledende implementering og de efterfølgende overgangsfaser til Rational Focal Point. Da Rational Focal Point er yderst fleksibelt og konfigurerbart, er det vigtigt at samarbejde med eksperter om den korrekte opsætning og tilpasning til vores forretningsprocesser, siger Cruse. Vi valgte at samarbejde med Decision Focus, fordi de har en lang række vellykkede resultater bag sig med Rational Focal Point, og fordi de har opbygget en omfattende samling af værktøjer og skabeloner, der kunne give os et forspring ved implementeringen. Torben Bøllingtoft Cruse, Head of PPM Takket være Decision Focus-teamets ekspertise har vi kunnet udnytte løsningens muligheder indenfor projekt- og porteføljestyring i løbet af bare tre måneder og vi har arbejdet med dem lige siden for at tage nye processer i brug i værktøjet. Yderligere oplysninger Hvis du vil vide mere om IBM-software, kan du kontakte IBM s repræsentant eller gå ind på: ibm.com Hvis du vil vide mere om Focal Point og løsningerne fra Decision Focus, kan du gå ind på: decisionfocus.dk

5 FOCAL POINT Focal Point fra IBM er et simplere system til projektporteføljestyring. Det er 100 % webbaseret og serviceorienteret, let at konfigurere og kræver et minimum af træning. Focal Point erstatter det kaos af s, dokumenter og regneark mange oplever med en brugervenlig og kundetilpasset portal. Tilpas porteføljen til jeres strategi Prioritér dine projekter hurtigt og effektivt Saml & del al projektinformation ét sted Lav overblik over porteføljen på sekunder Tilpas og træk rapporter øjeblikkeligt IBM udvikler Focal Point og er en førende global leverandør inden for automatisering og understøttelse af processer i hele virksomheden. Læs mere om IBM og samarbejdet med Decision Focus på decisionfocus.dk KONTAKT Bregnerødvej 144 DK 3460 Birkerød T : M : [email protected] W : decisionfocus.dk