DI s Guide til Leanledelse

Transkript

1 Kom godt i gang med DI s Guide til Leanledelse DI har samlet en værktøjskasse til dig, der vil have produktivitetsforbedringer med lean. DI s Guide til Leanledelse bygger på modellen Leanrejsen, der er et udviklingsforløb for en virksomhed, der vil transformere virksomheden til en leanfilosofi. Metode Du får opbygget en leankultur i din virksomhed, når en ny adfærd hos ledere, og medarbejdere trænes samtidig med, at du tager leanværktøjerne i brug. Du kan læse mere om den metode, der ligger bag Leanrejsen nedenfor. Forudsætninger Kan jeg bare tage fat og gå i gang med værktøjskassen? Nej. For at kunne anvende værktøjskassen skal du have kendskab til lean. Forudsætningerne kan du læse mere om nedenfor. Læringscirkler Med læringscirkler opbygger du viden om værktøjerne i din virksomhed. Som kaizenleder kan du gennemføre en kaizenevent i dit eget ansvarsområde. Som kaizenspecialist kan du undervise andre i værktøjet og støtte en kaizenleder i gennemførelsen af en kaizenevent. Læs mere om læringscirkler nedenfor. Værktøjer Til hvert trin i modellen Leanrejsen har DI udarbejdet et sæt materialer, der indeholder instruktioner, vejledninger, undervisningsmaterialer og hjælpeskemaer. Du kan få et overblik over værktøjsstrukturen nedenfor. Metode Ændring af kultur Kulturen i en virksomhed er den fælles adfærd, ledere og medarbejdere naturligt udviser i deres indbyrdes omgang med hinanden og over for personer uden for virksomheden. Hvis kulturen ønskes ændret, skal hele organisationen lære en anden adfærd i de situationer, hvor der ønskes en anden kultur. Den nye adfærd læres gennem træning med tilbagemeldinger på den udviste adfærd fra lederen, ledelsen og kollegaerne. Tilbagemeldingen bør gives på en sådan måde, at det stimulerer udviklingen af den ønskede adfærd. Leankultur Når en virksomhed ønsker at udvikle en leankultur, skal der udvikles en adfærd, der understøtter den ønskede kultur. Det betyder, at den ønskede adfærd skal vises og trænes for alle i organisationen. For de fleste virksomheder vil der være stor forskel på leankultur og den eksisterende kultur i virksomheden. Ledelsen og lederne må lære den ønskede adfærd og foranledige, at medarbejderne tilegner sig denne adfærd. Med behov for mange og væsentlige ændringer i adfærden Kom Godt Igang - 20 (2) udskrevet den kl. 10:43 side 1 af 6

2 skal ændringerne læres trinvis, så der hele tiden er en kendt og fælles kultur i virksomheden, som over tid udvikler sig i den ønskede retning. For at styre denne udvikling skal ledelsen sikre sig, at den foregår trinvis og, at adfærden til hvert trin bliver forankret i virksomheden. Som hjælp til denne proces har DI med støtte af Industriens Fond udviklet værktøjer til de enkelte trin. Værktøjerne anvendes til at løse et erkendt problem, som medfører ændringer i den måde, virksomheden udfører sine processer på. Den nye proces ejes af virksomheden og skal følges af alle. Når værktøjet har været anvendt, udviser ledelsen den adfærd, som passer til de ændringer, der er indført med værktøjet. Se mere under Værktøjsstruktur. Det forudsætter, at ledelsen på forhånd kender den nye rolle. Hvis ledelsen ikke har stor erfaring med lean, skal den nye rolle læres i forbindelse med implementeringen. Værktøjet indeholder speciel information til ledelsen, så denne har mulighed for at lære den nye rolle. Hvis rollen er ny for ledelsen, mangler den erfaring i og viden om at udvise den rette adfærd. For at lære den nye rolle for alle niveauer i organisationen indføres den i et mindre afgrænset område. For dette område afprøves en række sammenhørende værktøjer, så ledelsen og medarbejderne i området også får lært den indbyrdes sammenhæng for de nye roller, inden resten af organisationen skal lære dem. For at lære den nye rolle kan udvalgte medarbejdere og ledere deltage i implementeringen af dette værktøj i en anden virksomhed. Det kan for eksempel gennemføres som beskrevet under Læringscirkler. For at kunne vise retning og for at forstå, hvad der skal drive kulturændringen, skal ledelsen på forhånd have valgt, at den vil indføre en leankultur. Den skal på forhånd have tilegnet sig relevant viden om, hvad det indebærer og, hvilken adfærd ledelsen selv skal udvise, samt hvilken adfærd den skal udvikle for alle i organisationen. Se mere under Forudsætninger for anvendelse af værktøjer. Forudsætninger for anvendelse af værktøjer Værktøjerne til DI s Guide til Leanledelse er udarbejdet for implementering af lean, men de kan også anvendes som enkeltstående værktøjer. Udbyttet af anvendelsen kan umiddelbart være uafhængig af, om det gøres for at indføre lean eller ej, men det må forventes, at der over tid bliver forskelle. For at fastholde udbyttet skal formålet med anvendelsen være specificeret, så de nødvendige tiltag for forankring også bliver iværksat. I det følgende gennemgås anvendelsen i de to situationer. Anvendelse som enkeltstående værktøjer Der kræves ikke andre forudsætninger for anvendelsen af værktøjerne end det, der er beskrevet i værktøjets dokumenter. Værktøjerne er udarbejdet for at forbedre produktiviteten i danske virksomheder. De enkelte værktøjer hjælper ledelsen med at skabe forbedringer ved at vejlede ledelsen til at løse erkendte problemer på en struktureret måde Kom Godt Igang - 20 (2) udskrevet den kl. 10:43 side 2 af 6

3 For hvert værktøj er der i en af faserne for beskrivelsen af DI s Guide til Leanledelse en beskrivelse af, hvilke problemer værktøjet er egnet til at løse. Værktøjet er beskrevet i den fase, hvor det første gang bringes i anvendelse ved implementering af lean efter DI s model. Hvis virksomheden ikke arbejder med lean, er de ledelsesmæssige anvisninger for værktøjerne gode råd, som følges i det omfang, der passer ind i virksomhedens måde at skabe forbedringer og at løse problemer på. Leanimplementering Virksomhedens ledelse samt de ledere og medarbejdere, der driver processen, skal have kendskab til implementering af lean. Dette kendskab skal være erhvervet inden anvendelsen af det første værktøj. Ledelsen kan lære om deres rolle ved en implementering af lean på kurser som for eksempel DI s kursus Lean Leadership. Ledere og medarbejder, der driver processen, kan lære om de første trin ved implementering af lean på kurser som for eksempel DI s kursus Lean Facilitator. Værktøjerne er udarbejdet for at forbedre produktiviteten i danske virksomheder, ved at virksomheden implementerer lean i virksomhedens kultur. Det betyder, at hvert værktøj ud over at løse et specifikt problem, som forbedrer produktiviteten, også medfører ændringer i adfærden i virksomheden. Den ændrede adfærd vil over tid påvirke kulturen i virksomheden. For at få den mest effektive udvikling af kulturen skal værktøjerne anvendes i en bestemt rækkefølge, som er beskrevet i DI s Guide til Leanledelse. Virksomhedens ledelse samt de ledere og medarbejdere, der driver processen, skal have læst og forstået denne beskrivelse. De enkelte værktøjer hjælper ledelsen med at skabe den ønskede udvikling i adfærden og løser på samme tid erkendte problemer på en struktureret måde. Den ændrede adfærd sikrer fastholdelsen af de opnåede forbedringer. Det er derfor afgørende, at ledelsen har forstået formålet og målet med implementering af lean, så den støtter arbejdet med at udvikle kulturen i virksomheden i den ønskede retning. Læringscirkler Værktøjer til DI s Guide til Leanledelse De værktøjer, DI har udarbejdet med støtte fra Industriens Fond til DI s Guide til Leanledelse, uddanner og træner deltagerne i at løse et erkendt problem på en måde, så der efterfølgende udvises en adfærd fra medarbejderne, lederen og ledelsen, som understøtter en leankultur. Værktøjet indeholder derfor mange elementer for at kunne opfylde dette formål. Som indledning til arbejdet med at løse det erkendte problem skal rammerne for en løsning fastlægges, så de opfylder filosofien for lean. Til at hjælpe med at få dette til at ske, er der udarbejdet vejledninger og undervisningsmateriale. Materialets omfang er meget stort for hvert enkelt værktøj. Der skal derfor gøres en indsats for at lære værktøjet at kende, en større indsats for at beherske værktøjet og en særlig stor indsats for at kunne undervise og vejlede i værktøjet Kom Godt Igang - 20 (2) udskrevet den kl. 10:43 side 3 af 6

4 Når værktøjet beherskes, er personen i stand til at anvende det i et kendt område. En person, der kan undervise og vejlede i værktøjet, kan anvende det i et ikke kendt område efter en kort forberedelse. En person lærer værktøjet at kende ved at deltage i et forløb (kaizenevent), hvor værktøjet anvendes til at løse et erkendt problem. Kaizenleder og kaizenspecialist En person, som kender værktøjet, kan lære at anvende det ved at være ansvarlig for anvendelsen i et kendt område. Når vedkommende har lært at anvende værktøjet, tildeles vedkommende titlen kaizenleder for dette værktøj. En kaizenleder i et værktøj kan lære at undervise og vejlede andre i værktøjet. Når vedkommende behersker dette, tildeles vedkommende titlen kaizenspecialist for dette værktøj. Til hvert værktøj er der en beskrivelse af begreberne kaizenleder og kaizenspecialist. Der er også udarbejdet det materiale, som skal anvendes til vurderingen af, om vedkommende kan tildeles den titel, der søges erhvervet. Det er nødvendigt, at virksomheden har adgang til både en kaizenleder og en kaizenspecialist i hvert værktøj, der anvendes i virksomheden. Det beror på virksomhedens størrelse, hvor mange kaizenledere og kaizenspecialister der er behov for. Det vil ofte være en fordel at have flere kaizenledere, mens behovet for kaizenspecialister er noget mindre. Behovet for kaizenspecialister kan eventuelt deles ved et samarbejde med andre virksomheder. Implementering af leanfilosofien Hidtil har implementeringen af leanfilosofien ikke været identisk for forskellige virksomheder. Med DI s Guide til Leanledelse er der en fælles metode for alle virksomheder til læring af den adfærd, der er knyttet til det enkelte værktøj. DI s Guide til Leanledelse etablerer en standard for hvert trin, som er implementeret med et værktøj. Når konverteringen er gennemført, og adfærden er lært for det udvalgte område, kan virksomheden tilpasse den udviklede standard for opfølgning til virksomhedens behov. Tilpasningen skal udføres, så standarden stadig understøtter rejsen mod en leankultur for at bevare sammenhængen til de næste værktøjer. Den nye standard verificeres i det udvalgte område. Når standarden er verificeret, gøres den til en del af virksomhedens forretningssystem ved at tilpasse de enkelte værktøjer, så de understøtter den nye standard. Med de tilpassede værktøjer fortsætter virksomheden med at konvertere andre områder til lean. Læringscirkel DI s Guide til Leanledelse har fokus på læring af adfærd og systematiske metoder til at implementere lean. Denne fokus på adfærd og metoder giver mulighed for, at de kan læres i et fremmed område eller i en anden virksomhed. Dette giver mulighed for, at virksomheder med fordel kan arbejde sammen om at indføre lean. Virksomhederne kan bruge hinanden til at træne deres medarbejdere i værktøjerne, så medarbejderne får en bredde i deres forståelse af værktøjernes mulige anvendelse og i værktøjernes begrænsninger Kom Godt Igang - 20 (2) udskrevet den kl. 10:43 side 4 af 6

5 Virksomhederne kan endvidere hjælpe hinanden med træning og uddannelse af kaizenledere og kaizenspecialister, hvilket gør dem mindre sårbare, hvis en kaizenleder eller kaizenspecialist fratræder. En læringscirkel er en gruppe af virksomheder, der arbejder sammen om at implementere lean efter DI s Guide til Leanledelse. DI faciliterer læringscirkler som et led i at styrke udvekslingen af erfaringer mellem virksomhederne i netværk. Værktøjsstruktur Alle værktøjerne er beskrevet i DI s Guide til Leanledelse, som beskriver de faser og trin, en virksomhed kan følge for at udvikle lean i virksomhedens kultur. Som det er beskrevet, er denne rejse opdelt i faserne: 1. Strateginedbrydning Arbejdet med at indføre en ny kultur (lean) skal være forankret i virksomhedens strategi og opfølgningsstruktur. 2. Konvertering Ved gennemførelse af Konverteringen identificeres den vigtigste værdistrøm i virksomheden, layout ændres, standarder etableres og flow mellem arbejdsprocesser skabes. 3. Stabilisering I Stabilisering anvendes målinger til at synliggøre afvigelser som indikatorer for et problem, der håndteres efter faste metoder og løses ved at ændre processen, udstyret, materialerne eller standarden. 4. Organisering I fasen Organisering forbedres reaktionstiden for støttefunktionerne ved, at de bliver en del af værdistrømmen og får nye succeskriterier. 5. Leankultur De nødvendige ændringer i denne fase er karakteriseret ved beslutninger, som topledelsen træffer for at tilpasse virksomhedens politikker og beslutningsprocesser. Hver fase består af et antal trin, som implementeres med et værktøj. For at lette anvendelsen af værktøjet er dokumenterne grupperet efter det tidspunkt, de skal anvendes på i forbindelse med anvendelsen af værktøjet: 1. Forberedelse Instruktion til ledelsen og kaizenlederen om anvendelsen af værktøjet og de ændringer i adfærd, som skal etableres med værktøjet, samt dokumenter til forberedelse og indkaldelse. 2. Undervisning Filer til undervisning og øvelser for værktøjet for at deltagerne forstår rammer og vilkår for arbejdet med det identificerede problem. 3. Udførelse Skemaer og hjælpeværktøjer for anvendelse i forbindelse med løsning af det identificerede problem. 4. Opfølgning Skemaer og hjælpeværktøjer for anvendelse i forbindelse med opfølgning på løsningen for det identificerede problem. 5. Diplomer Diplomer og grundlaget for evalueringen Kom Godt Igang - 20 (2) udskrevet den kl. 10:43 side 5 af 6

6 6. Eksempler Her samles eksempler for værktøjets anvendelse i forskellige brancher og områder af virksomheden. 7. Artikler Her kan være artikler vedrørende anvendelsen af værktøjet Alle værktøjerne medfører en ændret adfærd. Disse ændringer vedrører alle de medarbejdere og ledere, der arbejder med de processer, som bliver ændret. Alle niveauer i organisationen over den direkte leder for den berørte proces skal også ændre adfærd, når de er i nærheden af eller beskæftiger sig med den proces, som er blevet ændret. Den generelle information om ændringerne i adfærd er for hvert værktøj samlet under grupperne Forberedelse og Undervisning Kom Godt Igang - 20 (2) udskrevet den kl. 10:43 side 6 af 6