Vejledning til Kontorartikelaftalen

Transkript

1 Vejledning til Kontorartikelaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Side 2 af 19 Indholdsfortegnelse DEL I. INTRODUKTION TIL AFTALEN Indledning Leverandør Aftalens sortiment Rammekontraktens varighed Hvad er formålet med aftalen? Hvem kan bruge Rammekontrakten? Sondring mellem kontorartikelaftalen og andre aftaler i regi af Statens Indkøb Kontorartikelaftalens opbygning Udskiftning af produkter... 7 DEL II. NÅR DU KØBER IND PÅ AFTALEN Bestilling Påfyldnings- og opsætningsfrist af depotløsningen Forpakningsstørrelser Priser Levering Leveringsgebyr Fakturering og betaling DEL III. ØVRIGE JURIDISKE FORHOLD Mangler Forsinkelse Bodsopkrævning Ophævelse Opsigelse af depotkontrakten Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Tvister... 19

3 Side 3 af 19 DEL I. INTRODUKTION TIL AFTALEN 1. Indledning Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen besluttede som en del af 7. fase af Statens Indkøbsprogram at foretage genudbud af aftalerne for kontorartikler med dag til dag levering og kontorartikler med konsignationslager som én samlet kontorartikelaftale, hvor kontorartikler leveres to gange ugentligt eller i en depotløsning. I forbindelse med ikrafttrædelsen af den nye aftale den 1. januar 2013 er der udarbejdet denne vejledning til kontorartikelaftalen. Formålet er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over aftalens konkrete indhold og forberedelser forud for brug af aftalen, og herigennem overføre aftalens bestemmelser til den konkrete anvendelsessituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af væsentlige informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på Statens Indkøbs hjemmeside, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag og prisoversigter (forudsætter login). 2. Leverandør Der er indgået kontrakt med Staples Denmark ApS som eneleverandør på aftalen. 3. Aftalens sortiment Nedenfor oplistes kontorartikelaftalens produkter. Tabel 1. Kontorartikelaftalens produkter. Artikelkategorier: Underartikelkategorier: Arkivering, herunder arkivæsker, brevordnere, ringbind mv, Blokke og protokoller mv, Hæftemaskiner, hulleapparater, mindre kontorudstyr m. tilbehør mv, Aftalen indeholder arbejdsmapper, arkivæsker og tilbehør, brevordnere, cd-lommer, charteques, combiringbind, demomapper, elastikmapper, fotolommer, hængemapper og tilbehør, klapmapper, konferencemapper, lommecharteques, magnetark, plastetuier, plastlommer og chateques, registre, ringordnere, signallommer, sorteringsmapper, tidsskriftskassetter, tilbudsmapper samt universalmapper. Aftalen indeholder beskedblokke og blanketbøger, blokholdere og clipboards, blokke, kollegieblokke, lommering bøger og tilbehør, memoblokke og tilbehør, notesbøger samt voksdugsnotes. Aftalen indeholder blokhæftere og hæftepistoler, hulapparater, hæfteklammer, hæftemaskiner, klammefjernere samt hæftetænger.

4 Side 4 af 19 Papirkalendere mv, Kontortilbehør, herunder papirkurve, pennebægre mv, Konvolutter og emballager til forsendelser mv, Lim og tape mv, Makulatorer, regnemaskiner, diktermaskiner, adaptere, batterier mv, Mærkning og etikettering, herunder tekst/labelmaskiner og etiketprintere m/tilbehør, bord & navneskilte, etiketter mv Præsentationsmaterialer, herunder lim- og spiralindbindingsmaskiner og tilbehør, indstiksringbind, bordflipovere mv, Skriveredskaber og korrektionsmaterialer mv, Aftalen indeholder afrivningskalendere, aftalekalendere, blokkalendere, bordkalendere, diplomatkalendere, ferieplannere, flagkalendere, halvårskalendere, indexplannere, kontor/væg kalendere, kæmpe kalendere, miniplannere, projektplannere, refills, spiralkalendere, systemplannere, timekalendere, ugekalendere samt øvrige kalendere. Aftalen indeholder bladvendere, bogstøttere, borddispensere/penneholdere, brevbakker, brevclipse, brochureholdere, bulldog clipse, bøjler/knagerækker, clipsdispensere/-bøger, clipse, elefantfod, fodstøtter, geometritrekanter, hobbyknive m/tilbehør, katalogholdere, kortbøger, kortnåle, linealer og målebånd, manusholder, opslagstavler, papirknive/brevåbnere, papirkurve, sakse, skriveunderlag, stoleunderlag, tegnestifter, teleskop pegepind, ure samt ventilatorer. Aftalen indeholder bindegarn, boblefolie, bølgepap, bølgepapkasser, postæsker, fidele, manillamærker, gummibånd, lynlåsposer, flyttekasser, forsendelsesmateriale, forsendelsesæske, kassefyld, konvolutter, luftbobleposer, pallestrækfilm, paprør samt prøveposer med tilbehør. Aftalen indeholder dokumenttape, emballagetape, gaffatape og forseglingstape, hæftemasse og klæbestrips, lim, tape samt tapedispensere. Aftalen indeholder batterier, bordregnere, diktérmaskiner, farvebånd og farveruller, lomme-/skoleregnere, makulering med tilbehør, miniregnere, regnemaskiner, regneruller samt strimmelregnere. Aftalen indeholder bogplast, etiketter og etikettering, faneblade, holdere, indexfaner, indstik, kongresmærker, laminering med tilbehør, laseretiketter, multietiketter, navneskilte, tekst/labelmaskiner, teksttape og farvebånd samt visitkort og tilbehør. Aftalen indeholder bordstandere og vægstandere med tilbehør, flipovere med tilbehør, indbinding med tilbehør, indstiks/vindues ringbind, klemrygge, kulørt karton, limomslag, øvrig præsentation, skæremaskiner, spiralrygge samt tilbehør til tavler. Aftalen indeholder blyanter, blyantspidsere, fiberpenne og finelinere, korrektionsmaterialer, kuglepenne, pencils, markere, overheadpenne, refills og patroner, grafitminer, highlightere og tekstmarkere samt roller- og gelink penne.

5 Side 5 af 19 Stempler og stempelpuder mv, Aftalen indeholder automatstempler, datostempler, andre stempler og tilbehør samt stempelpuder. Standard whiteboardtavler og tilbehør mv. Aftalen indeholder magneter, tilbehør til whiteboards, rens samt whiteboardtavler. 4. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den træder i kraft den 1. januar 2013, og er gældende frem til den 31. december Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere to gange ét år, dvs. frem til 31. december Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Hvad er formålet med aftalen? Formålet med aftalen er at sikre statens adgang til kontorartikler, der opfylder krav til funktion, kvalitet og miljø på området. I Rammekontraktens Kontraktbilag 1B, punkt 2.1, fremgår det bl.a., at Rammekontraktens produkter skal have en kvalitet, herunder holdbarhed, som man med føje kan forvente af produkterne, og som gør produkterne velegnede til professionel brug. Ydermere skal produkterne kunne opfylde den funktion, der naturligt må forventes af det pågældende produkt. Kvaliteten er, sammen med de overordnede krav gengivet oven for, sikret gennem fastsættelsen af en hel række konkrete minimumskrav, som af fremgår af Kontraktbilag 1B og Kontraktbilag 4A. 6. Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige myndigheder er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at bruge Rammekontraktens kontorartikler. Ved at bruge Rammekontrakten løfter de statslige myndigheder samtidig deres eventuelle udbudspligt på området. Selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget, Færøernes Hjemmestyre samt Grønlands Selvstyre har mulighed for at tilslutte sig adgangen til at kunne gøre brug af aftalen. Om frivillige tilslutninger

6 Side 6 af 19 Derved kan institutionen frivilligt købe de af Rammekontrakten omfattede produkter og ved brug af Rammekontrakten. Institutionen er således ikke forpligtet til at gøre brug af Rammekontrakten, men alene berettiget hertil. Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af forlængelsesoptionerne, er tilsluttede kunder fortsat tilsluttet aftalen, hvormed tilsluttede kunder fortsat kan gøre brug af aftalen i forlængelsesperioden. Læs mere om tilmeldingsproceduren på eller i Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A og Kontraktbilag 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner, der kan tilslutte sig aftalen. 7. Sondring mellem kontorartikelaftalen og andre aftaler i regi af Statens Indkøb I regi af Statens Indkøb findes der andre selvstændige aftaler med snitflader til kontorartikelaftalen. Du kan læse mere om disse aftaler på Nedenstående tabel viser eksempler på artikelkategorier, der har snitflader til kontorartikelaftalen, men som er omfattet af en anden aftale i regi af Statens Indkøb. Tabel 2. Snitflader mellem kontorartikelaftalen og de andre aftaler i regi af Statens Indkøb. Artikelkategori Aftale som skal benyttes Papir, herunder eksempelvis kopipapir, Papir i ark med dag-til-dag-levering specialpapir og fotopapir. (Papiraftalen) Blækpatroner Forbrugsstoffer og datatilbehør (Toneraftalen) Datamedier/Lagringsmedier, herunder Forbrugsstoffer og datatilbehør (Toneraftalen) eksempelvis disketter, CD, DVD samt USBnøgler. Datatilbehør, herunder eksempelvis musemåtter, mousetrappers samt håndledstøtter Højtalere, mikrofoner, headsets Computertasker Skrivebordslampe Stumtjener Affaldsposer og sække Opvaskemidler Forbrugsstoffer og datatilbehør (Toneraftalen) Forbrugsstoffer og datatilbehør (Toneraftalen) Levering og distribution af stationære og bærbare computere, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Computeraftalen) Levering og distribution af kontor- og kantinemøbler, inventar, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Møbelaftalen) Levering og distribution af kontor- og kantinemøbler, inventar, tilbehør og tilknyttede serviceydelser (Møbelaftalen) Rengørings- og forbrugsartikler (Rengøringsog forbrugsartikel-aftalen) Rengørings- og forbrugsartikler (Rengørings-

7 Side 7 af 19 Borddækning og engangsservice (til tekøkkener og lignende), herunder eksempelvis servietter Fødevareemballage (til tekøkkener og lignende), herunder eksempelvis alufolie Flyttekasser ved bestilling af flytteydelser og forbrugsartikel-aftalen) Rengørings- og forbrugsartikler (Rengøringsog forbrugsartikel-aftalen) Rengørings- og forbrugsartikler (Rengøringsog forbrugsartikel-aftalen) Flytteydelser (Flytteaftalen) 8. Kontorartikelaftalens opbygning Kontorartikelaftalen udgøres af en rammekontrakt med tilhørende kontraktbilag. Kontraktbilagene regulerer det kontraktuelle forhold mellem rammekontraktens ordregiver (Kunden), Moderniseringsstyrelsen og leverandøren. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt Kontraktbilag 0: Definitioner Kontraktbilag 1A: Generelle krav Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation Kontraktbilag 1C: Serviceydelser Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag Kontraktbilag 4: Priser med underbilag Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering med underbilag Kontraktbilag 6: Levering Kontraktbilag 7: Tilslutningsaftale Kontraktbilag 8: Bestillingssystemet Kontraktbilag 8A: Depotkontrakt med underbilag Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter 9. Udskiftning af produkter I Rammekontraktens løbetid vil alle de i Kontraktbilag 4A angivne produkter kunne udskiftes. Udviklingen i eksempelvis dansk lov, myndighedskrav eller branchestandarder kan begrunde produktudskiftning. Leverandøren og Moderniseringsstyrelsen kan på baggrund af retningslinjerne i Kontraktbilag 14 initiere, at et produkt på Rammekontrakten udskiftes med et nyt produkt. Læs mere herom i Kontraktbilag 14.

8 Side 8 af 19 DEL II. NÅR DU KØBER IND PÅ AFTALEN 10. Bestilling Kundens køb af produkter på kontorartikelaftalen sker direkte hos aftalens leverandør. Det er for kunden muligt selv at vælge blandt forskellige bestillingsprocedurer, således at kundens forskellige arbejdsgange understøttes. Det er muligt både at anvende: Elektroniske indkøbssystemer via et elektronisk varekatalog. IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter. Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem. Alternativ bestillingsprocedure pr. telefon eller pr. (hvis Bestillingssystemet ikke er tilgængeligt). Læs mere herom i Kontraktbilag 8. Depotløsningen: Såfremt kunden ønsker en depotløsning, skal leverandøren forud for kundens bestilling fremkomme med et forslag til, hvilket sortiment depotet skal omfatte, samt i tilfældet, hvor kunden ønsker servicepakken, et forslag til minimums- og maksimumslager. Sortiment og eventuelt lager fastlægges af kunden i dennes bestilling, jf. Kontraktbilag 8A. Bestilling af kontorartikler og tilknyttede serviceydelser i en depotløsning sker efter én af nedenstående modeller, jf. Kontraktbilag 8A. Tabel 3. Modeller for bestilling af kontorartikler og tilknyttede serviceydelser. Model Anvendelse Køb af serviceydelser i form af vedligehold af Denne model anvendes i de tilfælde, hvor kunden ønsker at købe serviceydelser i form af vedligehold af depotet. depotet Vedligehold af depotet medfører, at leverandøren skal levere kontorartikler til depotet og foretage udpakning af varerne på reoler/skuffer/skabe samt fjerne brugt emballage. Køb af serviceydelser i form af servicepakken Denne model anvendes i de tilfælde, hvor kunden ønsker at købe serviceydelser i form af servicepakken, der (vedligehold af depotet og driften af depotet) indeholder serviceydelserne vedligehold af depotet og driften af depotet. Servicepakken medfører, at leverandøren skal levere kontorartikler til depotet og foretage udpakning af varerne på reoler/skuffer/skabe samt fjerne brugt emballage. Derudover skal leverandøren foretage bestilling af varer og tilpasning af sortimentet, således at sortimentet svarer til kundens behov.

9 Side 9 af 19 Ved køb af serviceydelser i tilknytning til depotløsningen fremsender kunden en leveringsaftale med tilhørende leveringsaftalebilag til leverandøren. Leveringsaftalebilaget udfyldes af kunden. Leverandøren har pligt til at underskrive leveringsaftalen med tilhørende leveringsaftalebilag straks efter kundens fremsendelse, jf. Kontraktbilag 8A, pkt. 2 og 3. Læs mere herom i Kontraktbilag 8A Depotkontrakt med underbilag. 11. Påfyldnings- og opsætningsfrist af depotløsningen Nedenfor angives påfyldnings- og opsætningsfristen af depotløsningen. Tabel 4. Påfyldnings- og opsætningsfrist af depotløsningen Periode Med leje af depotsystem Uden leje af depotsystem Indgåelse af depotkontrakt mellem 1. januar 2013 og 1. april Indgåelse af depotkontrakt efter 1. april 2013 Læs mere herom i Kontraktbilag 8Ai og 8Aii, pkt Depotsystemet være opstillet og kunne påfyldes, som beskrevet i Kontraktbilag 1C, inden for 2 måneder efter indgåelse af Depotkontrakten. Dette forudsætter, at kundens depot er klargjort og ryddet til opstilling og påfyldning af depotsystemet. Depotsystemet skal være opstillet og kunne påfyldes, som beskrevet i Kontraktbilag 1C, inden for 30 dage efter indgåelse af Depotkontrakten. Depotløsningen skal kunne påfyldes inden for 30 dage efter indgåelse af Depotkontrakten. Såfremt kunden ikke har opsat depotsystemet ved indgåelse af Depotkontrakten, løber fristen for leverandørens pligt til påfyldning først fra kundens opsætning af depotsystemet. Depotløsningen skal kunne påfyldes inden for 14 dage efter indgåelse af Depotkontrakten. Såfremt kunden ikke har opsat depotsystemet ved indgåelse af Depotkontrakten, løber fristen for leverandørens pligt til påfyldning først fra Kundens opsætning af depotsystemet 12. Forpakningsstørrelser Leverandøren har angivet pris DKK pr. stk. eller pris DKK pr. pakke. En pakke defineres som den mindste enhed, som Leverandøren normalt sælger sine produkter i på det marked, som Danmark er omfattet af, jf. hjemmeside, varekatalog og lignende, dvs. den mindste salgsenhed uden der foretages anbrud. En pakke kan eksempelvis også være et etui eller en æske.

10 Side 10 af 19 Forpakningsstørrelsen pakke kan således ikke være konstrueret specifikt for Rammekontrakten. Såfremt forpakningsstørrelsen pakke omfatter størrelse, som er specifikke for Rammekontrakten, er Kunden berettiget til at købe produktet i den størrelse, som Leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af, men til pris DKK pr. enhed i Kontraktbilag 4A. Tabel 5. Eksempler på forpakningsstørrelser. Forpakningsstørrelser Leverandøren vil sælge en forpakningsstørrelse på 100 stk., men den generelle størrelse er 20 stk. I Kontraktbilag 4A har Leverandøren angivet en pris DKK pr. enhed til 3. Kundens pris Kunden er således i eksemplet berettiget til at købe produktet til DKK 3 pr. enhed uafhængigt af, om forpakningsstørrelsen er 100 stk. pr. pakke eller 20 stk. pr. pakke. Leverandøren vil sælge en forpakningsstørrelse på 5000 stk., men den generelle størrelse er 100 stk. I Kontraktbilag 4A har Leverandøren angivet en pris DKK pr. enhed til 0,1. Kunden er også berettiget til at købe produktet i den størrelse, som leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af. Den generelle størrelse var 20 stk. pr. pakke. Kunden er således i eksemplet berettiget til at købe produktet til DKK 0,1 pr. enhed uafhængigt af, om forpakningsstørrelsen er 5000 stk. pr. pakke eller 100 stk. pr. pakke. Leverandøren vil sælge en forpakningsstørrelse på 250 stk., men den generelle størrelse er 10 stk. I Kontraktbilag 4A har leverandøren angivet en pris DKK pr. enhed til 5. Kunden er også berettiget til at købe produktet i den størrelse, som leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af. Den generelle størrelse var 100 stk. pr. pakke. Kunden er således i eksemplet berettiget til at købe produktet til DKK 5 pr. enhed uafhængigt af, om forpakningsstørrelsen er 250 stk. pr. pakke eller 10 stk. pr. pakke. Kunden er også berettiget til at købe produktet i den størrelse, som leverandøren generelt stiller til rådighed for kunder på det marked, som Danmark er omfattet af. Den generelle størrelse var 10 stk. pr. pakke. 13. Priser Ved køb på Rammekontrakten betaler Kunden den pris, der er fastlagt i Kontraktbilag 4A. Priser kan findes på ehandelsplatforme som fx NetIndkøb samt på Leverandørens eget web-baserede bestillingssystem.

11 Side 11 af 19 Såfremt en bestillings værdi udgør mindre end DKK 500, tillægges gebyr på DKK 150. Ved bestilling forstås en samlet mængde af produkter, som kunden har bestilt hos leverandøren til samtidig levering. Se vejledningens pkt. 15. Aftalepriserne reguleres én gang årligt i hele Rammekontraktens løbetid, med virkning fra 15. februar i det pågældende år, første gang dog 15. februar Priserne reguleres i henhold til Nettoprisindekset eller Prisindekset for indenlandsk vareforsyning, afhængig af den enkelte vare. Prisen, der gælder ved kundens køb på Rammekontrakten, må ikke overstige Leverandørens laveste dagspris. Leverandørens laveste dagspris inkluderer særlige kampagnepriser, markedspriser eller anden dertil svarende betegnelse for leverandørens til enhver tid laveste centralt fastlagte og udsendte pris for identiske produkter og serviceydelser ved salg uden for Rammekontrakten. Læs mere herom i Kontraktbilag 4 - Priser. 14. Levering Leveringsformerne er blevet ændret, således at kontorartiklerne leveres to gange ugentligt (ugelevering) eller i en depotløsning. Det er muligt at benytte begge leveringsformer. Det vil sige, at man eksempelvis kan have et eller flere depotløsninger, hvor gængse kontorartikler som penne, markere og blokke forbruges efter medarbejdernes behov, mens mere specialiserede produkter, der ikke føres i depotløsningen, indkøbes via ugelevering. Ugelevering: Ved kundens første bestilling på Rammekontrakten aftaler kunden og leverandøren to faste, ugentlige leveringsdage gældende for kunden i Rammekontraktens løbetid. Leveringsdagene skal ligge på en almindelig ugedag (mandag-fredag). De aftalte leveringsdage skal have minimum én Arbejdsdags mellemrum. Kunden har ikke mulighed for levering på andre dage end de to faste leveringsdage. Falder leveringsdagen på en helligdag, har kunden dog mulighed for levering den først kommende hverdag herefter. Kunden har mulighed for bestilling af varer til levering næste faste leveringsdag, såfremt der bestilles inden kl dagen før leveringsdagen. Afgives bestillingen på en dag, der ikke er en Arbejdsdag, anses bestillingen for afgivet den førstkommende Arbejdsdag inden kl Såfremt Kunden i bestillingen har angivet specifik leveringsdato blandt én af Kundens to faste leveringsdage for leverancen, skal varerne leveres under overholdelse af denne angivelse, medmindre det angivne leveringstidspunkt er i konflikt med de ovenfor anførte frister i forbindelse med bestilling og levering på to faste, ugentlige leveringsdage. Ved en adresse forstås et eller flere lokaler, jf. ovenfor, i samme bygning. Såfremt der skal leveres til flere ikke-sammenhængende bygninger på en enkelt postadresse, regnes dette for flere adresser

12 Side 12 af 19 og dermed flere leverancer. Kunden skal ved ordreafgivelsen eller modtagelsen af produkterne angive, hvor disse ønskes leveret. Levering omfatter samtlige af de af den konkrete bestilling omfattede produkter. Det vil sige, at der kun kan faktureres ét leveringsgebyr for én leverance, uanset antal bestilte produkter, og uanset om produkterne leveres af flere omgange inden for leveringsfristen. Ved bestilling af stempler eller tilbehør til stempler begge med specielle tilrettede tekstplader har kunden mulighed for levering den først kommende leveringsdag 5 arbejdsdage efter bestillingen. Læs mere herom i Kontraktbilag 6 - Levering. Depotløsningen: Levering af kontorartikler i en depotløsning er beskrevet nedenfor: Tabel 6. Levering af kontorartikler i en depotløsning. Model Levering Køb af serviceydelser i form af vedligehold af Kunden og leverandøren aftaler en fast ugentlig leveringsdag, jf. Kontraktbilag 8Ai, pkt. 5. depotet Køb af serviceydelser i form af servicepakken (vedligehold af depotet og driften af depotet) Der skal altid være tilstrækkeligt med produkter på depotet, hvilket medfører, at leverandøren skal bestille og levere produkter til depotet inden grænsen for minimumslager er nået. Såfremt leverandøren ikke bestiller og leverer tilstrækkeligt med produkter til depotet inden grænsen for minimumslager er nået, skal leverandøren straks efter kundens påkrav afhjælpe forsinkelsen. Såfremt leverandøren ikke senest to arbejdsdage efter kundens påkrav afhjælper denne forsinkelse med levering, anses dette for misligholdelse og bestemmelserne om bod finder bl.a. anvendelse, jf. Kontraktbilag 8Aii, pkt. 5. Læs mere herom i Kontraktbilag 8A Depotkontrakt med underbilag. 15. Leveringsgebyr Såfremt en bestillings værdi udgør mindre end DKK 500, tillægges gebyr på DKK 150. Ved bestilling forstås en samlet mængde af produkter, som kunden har bestilt hos leverandøren til samtidig levering. Samtidig levering er levering til samme leveringsdag (eksempelvis tirsdag). Levering omfatter samtlige af de af den konkrete bestilling omfattede produkter. Det vil sige, at der kun kan faktureres ét leveringsgebyr for én leverance, uanset antal bestilte produkter, og uanset om produkterne leveres af flere omgange inden for leveringsfristen.

13 Side 13 af 19 En bestilling kan således indeholde flere ordrer, der er bestilt på forskellige tidspunkter til samtidig levering (eksempelvis tirsdag). Det vil sige, at Kunden kan placere 3 ordre på en dag (fx fredag) og 4 ordrer en anden dag (fx mandag inden kl ) til samtidig levering på førstkommende leveringsdag, som er tirsdag. Der er tale om flere adresser og dermed flere leverancer, når der skal leveres til flere ikkesammenhængende bygninger på en enkelt postadresse. Tabel 7. Eksempler på leveringsgebyr Eksempel K har foretaget 7 ordrer til samtidig levering(en bestilling) tirsdag på Solskinsgade 1, der er en sammenhængende bygning, og dermed én leverance. K har foretaget 2 ordrer til samtidig levering (en bestilling) torsdag på Solskinsgade 1, der er en sammenhængende bygning, og dermed én leverance. K har foretaget 3 ordrer fredag og 4 ordrer mandag inden kl til samtidig levering på førstkommende leveringsdag, som er tirsdag. K har foretaget 7 ordrer til samtidig levering (en bestilling) tirsdag på Månegade 2, hvor der skal leveres til to ikke-sammenhængende bygninger på en enkelt postadresse. Der skal leveres 3 ordrer til Bygning A og 4 ordrer til Bygning B. Kundens pris De 7 ordrer har samlet en værdi af 700 kr., hvilket medfører, at K ikke skal betale leveringsgebyr. De 2 ordrer har en samlet værdi af 450 kr., hvilket medfører, at K skal betale et leveringsgebyr på 150 kr. De 7 ordrer har en samlet værdi af 1000 kr., hvilket medfører, at K ikke skal betale leveringsgebyr. De 3 ordrer til Bygning A har en samlet værdi af 510 kr., hvilket medfører, at K ikke skal betale leveringsgebyr for Bygning A. De 4 ordrer til Bygning B har en samlet værdi af 450 kr., hvilket medfører, at K skal betale et leveringsgebyr på 150 kr. for Bygning B. 16. Fakturering og betaling Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til kunden. Såfremt kunden ikke skriftligt har anmodet om at modtage en samlet månedsfaktura, skal en afgivet ordre udløse én faktura. Krav til levering er angivet i Kontraktbilag 6. Såfremt enkelte produkter er i restordre eller delleveres, kan fakturering tidligst ske fra den leveringsdag, hvor kunden har modtaget samtlige produkter fuldt ud. Leverandøren skal på kundens skriftlige anmodning foretage én samlet månedsfakturering, der indeholder referencer til ordrenumre eller følgesedler. Endvidere skal fakturaen indeholde alle ordrelinjer pr. ordre. Angivelse af totalbeløb alene accepteres ikke.

14 Side 14 af 19 Det vil sige, at kunden skriftligt kan anmode om at modtage en samlet månedsfaktura, og leverandøren skal foretage én samlet månedsfakturering, der indeholder referencer til ordrenumre eller følgesedler. Ved bestilling og levering af kontorartikler og tilknyttede serviceydelser i en depotløsning skal Leverandøren uden Kundens skriftlige anmodning foretage én samlet månedsfakturering for Kundens depoter, jf. Kontraktbilag 8A. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura, jf. Kontraktbilag 6. Bevirker forhold hos leverandøren, at kunden ikke er i stand til at betale via elektronisk overførsel, kan kunden ikke gøres ansvarlig for manglende betaling med efterfølgende morarente og/eller misligholdelsesbeføjelser til følge. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt. 6.2.

15 Side 15 af 19 DEL III. ØVRIGE JURIDISKE FORHOLD 17. Mangler Der foreligger en mangel, hvis de leverede kontorartikler og/eller Bestillingssystemet ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller ikke i øvrigt svarer til det, som Moderniseringsstyrelsen og kunden med føje kan forvente, eller hvis rapportering af salgsstatistikker ikke opfylder kravene i Rammekontrakten og Kontraktbilag 5, eller hvis Leverandøren ikke kan dokumentere opfyldelsen af en forretningsstandard eller et miljøkrav, jf. pkt. 12. Hvis kontorartiklerne i art og antal ikke svarer til det bestilte, finder reglerne om forsinkelse anvendelse, jf. Rammekontrakten, pkt Det samme gør sig gældende, såfremt det inden for fem arbejdsdage efter leveringen af de leverede ydelser konstateres, at afhjælpningen af mangler alene kan ske ved ombytning af det leverede. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Forsinkelse Der foreligger forsinkelse, såfremt en bestilling af kontorartikler ikke i sin helhed (art og antal svarende til det bestilte) leveres inden for de i Rammekontrakten, pkt. 4.4 anførte frister, eller såfremt en af de i Kontraktbilag 8 anførte frister for Bestillingssystemet overskrides. Der foreligger endvidere forsinket levering, såfremt levering af tilknyttede serviceydelser i en depotløsning ikke er leveret hos kunden i henhold til retningslinjerne i Kontraktbilag 1C og 8A, herunder vedrørende de bestillinger, der er aftalt med kunden, jf. Kontraktbilag 8A. Såfremt der konstateres forsinkelser, eller såfremt leverandøren forudser, at leverandøren bliver forsinket, skal leverandøren uden ugrundet ophold orientere kunden - ved forsinkelse med levering af en konkret ordre - eller Moderniseringsstyrelsen - ved forsinkelse med Bestillingssystemet eller med rapportering af salgsstatistikker - herom. Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen. Kunden og Moderniseringsstyrelsen kan stille rimelige krav til den måde, hvorpå forsinkelsen indhentes. I tilfælde af, at forsinkelse ved levering af en konkret bestilling er begrundet i, at produkter er i restordre, og dermed ikke lever op til bestemmelsen om lagerførte varer, jf. Rammekontrakten, pkt. 4.4, kan leverandøren efter kundens forudgående godkendelse levere substituerbare kontorartikler i tilsvarende kvalitet til samme pris. Såfremt der leveres substituerbare produkter efter kundens forudgående godkendelse i tilsvarende kvalitet til samme pris, bortfalder adgangen til betaling af bod, jf. Rammekontrakten, pkt , for forsinkelse med virkning fra tidspunktet, hvor de substituerbare produkter leveres. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt. 6.4.

16 Side 16 af Bodsopkrævning Leverandøren skal til kunden betale bod ved forsinket levering af kontorartikler. Påløbet bod opgøres på baggrund af den konstaterede forsinkelse. Bodsbeløbet betales efter skriftligt påkrav fra kunden eller Moderniseringsstyrelsen. Manglende påkrav medfører ikke, at retten til bod fortabes. Kunden informerer leverandøren om bodens størrelse, hvorefter leverandøren er forpligtet til at fratrække boden på den førstkommende faktura eller udstede en kreditnota i forbindelse med førstkommende faktura til kunden. Såfremt leverandøren ikke senest to måneder efter et bodskravs opståen har udstedt en faktura eller udstedt en kreditnota i forbindelse med førstkommende faktura til kunden, er kunden berettiget til at udsende en faktura på bodsbeløbet til leverandøren. Leverandøren skal betale en sådan faktura senest otte dage efter dens modtagelse. Såfremt kunden konstaterer mangler ved tilknyttede serviceydelser til depotløsningen, tager kunden et billede af manglen (eksempelvis billede af manglende udpakning eller manglende oprydning i tilknytning til leveringen af de tilknyttede serviceydelser) og fremsender denne pr. mail til leverandøren. Nedenfor er bodsbestemmelserne angivet: Tabel 8. Bodsbestemmelser Bod Bestemmelse Eksempler på beregning af bod Bod forsinket levering ved ugelevering, jf. Rammekontrakten pkt Bod forsinket opsætning af depotsystem, jf. Kontraktbilag 8Ai og Kontraktbilag 8Aii, pkt Såfremt den i Kontraktbilag 6 fastsatte leveringsfrist for bestilling af kontorartikler overskrides af grunde, der kan henføres til leverandøren, betaler leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag en bod svarende til 5 pct. af kundens pris for den pågældende bestilling. En bestilling kan bestå af flere produkter, og bodsbeløbet opgøres som 5 pct. af prisen for den samlede bestilling. Bodsbeløbet til kunden efter nærværende afsnit udgør minimum 50 DKK og kan ikke overstige 100 pct. af prisen for den pågældende bestilling og maksimalt udgøre DKK. Leverandøren skal til kunden betale bod ved forsinket opsætning af depotsystemet, jf. fristerne herfor i pkt Boden udgør DKK per Depotkontrakt per påbegyndt Produkt x er forsinket i 10 dage. Boden udregnes som værdi af hele bestillingen (produkt x, produkt y, produkt z). Hele bestillingen har en værdi af 800 kr. Det vil sige, at leverandøren skal betale en bod på 400 kr. (10*0,05*800). Såfremt produkt x er forsinket i 20 dage skal leverandøren betale en bod på 800 kr. Det vil sige, at hele bestillingen bliver gratis. Se Moderniseringsstyrelsens bodstemplate (depotløsningen) på statensindkob.dk

17 Side 17 af 19 Bod forsinket levering ved depotløsning, jf. Kontraktbilag 8Ai, pkt Bod forsinket levering ved depotløsning, jf. Kontraktbilag 8Aii, pkt Bod mangler ved tilknyttede serviceydelser til depotløsningen, jf. Kontraktbilag 8Ai og 8Aii, pkt arbejdsdag. Bod ved forsinket opsætning af depotsystemet kan maksimalt udgøre kr. Såfremt den fastsatte frist i nærværende pkt. 5 for levering af kontorartikler overskrides af grunde, der kan henføres til leverandøren, betaler leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag en bod svarende til 5 pct. af kundens pris for den pågældende bestilling. En bestilling kan bestå af flere produkter, og bodsbeløbet opgøres som 5 pct. af prisen for den samlede bestilling. Bodsbeløbet til kunden efter nærværende afsnit udgør minimum 50 DKK og kan ikke overstige 100 pct. af prisen for den pågældende bestilling og maksimalt udgøre DKK. Såfremt kunden konstaterer, at leverandøren ikke bestiller og leverer tilstrækkeligt med varer til depotet, jf. pkt. 5, og leverandøren ikke afhjælper forsinkelsen senest to arbejdsdage efter kundens påkrav, jf. pkt. 5, betaler leverandøren en bod på 500 DKK pr. påbegyndt arbejdsdag forsinkelsen varer. Såfremt kunden konstaterer, at de tilknyttede serviceydelser er mangelfulde, betaler leverandøren en bod på 300 DKK pr. konstateret misligholdelse. Kundens konstatering dokumenteres ved, at kunden tager et billede af manglen (eksempelvis billede af manglende udpakning eller manglende oprydning i tilknytning til leveringen af de tilknyttede serviceydelser) og fremsender denne pr. mail til leverandøren. Derudover er der bodsbestemmelser i nedenstående tilfælde: Bestillingssystemet (Moderniseringsstyrelsen) Rapportering af salgsstatistikker (Moderniseringsstyrelsen) Fakturering (Moderniseringsstyrelsen) Produkt x er forsinket i 10 dage. Boden udregnes som værdi af hele bestillingen (produkt x, produkt y, produkt z). Hele bestillingen har en værdi af 800 kr. Det vil sige, at leverandøren skal betale en bod på 400 kr. (10*0,05*800). Såfremt produkt x er forsinket i 20 dage skal leverandøren betale en bod på 800 kr. Det vil sige, at hele bestillingen bliver gratis. Se Moderniseringsstyrelsens bodstemplate (depotløsningen) på statensindkob.dk Se Moderniseringsstyrelsens bodstemplate (depotløsningen) på statensindkob.dk Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt og Kontraktbilag 8Ai og 8Aii, pkt. 7.4.

18 Side 18 af 19 Se også Moderniseringsstyrelsens bodstemplates for henholdsvis ugelevering og depotløsningen på statensindkob.dk, som kunderne med fordel kan bruge, når kunderne skal informere leverandøren om bodens størrelse. De pågældende bodstemplates kan udfyldes og sendes enten som brev eller i PDF-format per til leverandøren. Dokumentation i form af ordreseddel, faktura mm. vedlægges brevet eller en. 20. Ophævelse Kunden kan helt eller delvist ophæve en indgået aftale om en konkret ordre under nærværende Rammekontrakt, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side. Det anses altid for væsentlig misligholdelse i forhold til kunden, såfremt der foreligger forsinkelse, og leverandøren ikke leverer 5 arbejdsdage efter, at kunden har fremsat påkrav om levering med oplysning om, at manglende levering inden for den fastsatte frist vil medføre ophævelse. Det anses som væsentlig misligholdelse i forhold til kunden, såfremt et eller flere produkter omfattet af den konkrete ordre ikke fuldt ud opfylder samtlige krav angivet i Kravspecifikationen (Kontraktbilag 1A og 1B), og leverandøren ikke har afhjulpet manglerne inden for 15 arbejdsdage efter kundens reklamation over de pågældende mangler. Ophævelse omfatter som udgangspunkt alene de mangelfulde dele af den konkrete ordre, medmindre de mangelfulde dele har en sådan sammenhæng med den samlede ordre, som kan begrunde en samlet ophævelse. Kunden skal tilbagelevere de leverede produkter, der er omfattet af ophævelsen, i den stand, hvori de findes hos kunden. Leverandøren betaler transporten. Ved ophævelse skal leverandøren straks tilbagebetale købesummen for de produkter, der er omfattet heraf, uden fradrag for værdinedgang eller almindelig brug samt med tillæg af eventuel erstatning efter Rammekontrakten, pkt. 6.8 og bod efter Rammekontrakten, pkt For så vidt angår øvrige ydelser, gælder dansk rets almindelige regler om opgørelse ved ophævelse. Såfremt leverandøren gentagne gange væsentlig misligholder aftaler om konkrete ordrer over for den samme kunde, kan denne kunde af Moderniseringsstyrelsen blive løst af sin forpligtelse til at anvende Rammekontrakten. Moderniseringsstyrelsen orienterer leverandøren herom. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Opsigelse af depotkontrakten Kunden kan ikke opsige Depotkontrakten i de første 6 måneder efter indgåelse af Depotkontrakten, såfremt kunden lejer depotsystemet af leverandøren. Efter de første 6 måneder kan Depotkontrakten opsiges skriftligt af kunden med 1 måneds varsel.

19 Side 19 af 19 Leverandøren skal uden vederlag straks fjerne det opstillede depotsystem ved ophør af Depotkontrakten, såfremt kunden har lejet depotsystemet. Såfremt leverandøren ikke har fjernet det opstillede depotsystem 14 dage efter ophør af Depotkontakten, overgår det opstillede depotsystem enten til kundens ejendom, eller kunden er berettiget til at bortskaffe de opstillede skabe og reoler på Leverandørens regning. Depotkontrakten udløber automatisk samtidigt med Rammekontraktens udløb. Læs mere herom i Kontraktbilag 8Ai og Kontraktbilag 8Aii, pkt Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandøren er erstatningspligtig over for Moderniseringsstyrelsen og kunden efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar ud over betalt bod, jf. Rammekontrakten, pkt , kan maksimalt udgøre kr. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, kunden og/eller Moderniseringsstyrelsen dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt Tvister Rammekontrakten er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende Rammekontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer. Når det ovenfor beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved byretten eller landsretten i den retskreds, hvor Moderniseringsstyrelsen har sit hovedkontor. Læs mere herom i Rammekontrakten, pkt