Vejledning til Møbelaftalen. 21. juni 2017

Transkript

1 Vejledning til Møbelaftalen 21. juni 2017

2 KOM GODT I GANG 2

3 LEVERANDØRER & AFTALENS VARIGHED Leverandører Der er indgået rammeaftaler med tre leverandører: Varighed EFG A/S Holmris.DesignBrokers A/S Kinnarps A/S Rammeaftalerne løber fra den 15. juni 2017 og frem til den 31. december 2018, med mulighed for at forlænge aftalerne yderligere to gange af et år ad gangen, til i alt den 31. december Eventuel forlængelse offentliggøres ultimo september på Læs mere i Rammeaftalens punkt

4 HVEM SKAL / KAN ANVENDE AFTALEN? Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer, som aftalen omfatter, jf. cirkulære om indkøb i staten. Hvem kan anvende aftalen? Følgende har en ret, men ikke en pligt til at anvende aftalen, og kan således frivilligt anvende aftalen efter ønske og behov: Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Færøernes Hjemmestyre og Grønlands Selvstyre samt række selvejende institutioner. NB! Frivillige kunder behøver ikke at tilmelde sig aftalen. I Bilag 3 og 3A kan du se hvem der kunder på aftalen. 4

5 AFTALENS OPBYGNING Rammeaftale Bilag 0: Definitioner Bilag 1A: Virksomhedens ansvar Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 1C: Serviceydelser Bilag 3: Liste over Kunden Bilag 3A: Selvejende institutioner Bilag 4: Priser Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering Bilag 6: Levering Bilag 8: E-handelssystemer Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 13: Procedure for bestilling Bilag 13A: Miniudbudsbetingelser Bilag 13B: Leverandørens tilbud ved miniudbud Bilag 13C: Bestillingsseddel ved direkte køb Bilag 14: udskiftning af produkter Bilag 15: Underleverandører 5

6 SORTIMENT OG SERVICEYDELSER Møbler til kontor, kantine og mødelokaler Arbejdsborde (skriveborde) med eldrevne højdejusterbare bordplader Kontorstole med justering, synkront og flydende vip, samt to slags gaspatroner Reoler, skuffekabinetter og skrivebordslamper Stole og borde til mødebrug og til kantine Supplerende møbler til kontorområder, fx skærmvægge Tilbehør og reservedele til ovenstående, fx CPU-holder og gaspatroner Serviceydelser relateret til ovenstående, fx levering og montering/opsætning Du kan læse mere i Bilagene 1B og 1C. 6

7 BESTILLING DIREKTE KØB Start med at udfylde bestillingsarket på hjemmesiden. Direkte tildeling Den samlede bestilling overstiger ikke DKK Køb til et eksisterende miljø: Den samlede bestilling overstiger ikke DKK Nederst i fanebladet kan du se om hvilken leverandør der er billigst. Lav en pdf af fanebladet og send til leverandøren som din ordreseddel. NB! Send ikke excel-arket, da de indeholder alle leverandørernes priser! Husk at leverandøren skal sende en ordrebekræftelse tilbage til dig. Du kan læse mere om direkte køb i Bilag 13, punkt 2. 7

8 BESTILLING - MINIUDBUD Miniudbud Det fremgår af bestillingsarket at du skal i minudbud. Den samlede bestilling overstiger DKK Udfyld Bilag 13A og B, og send til alle tre leverandører. Leverandørens tilbud ikke må overstige leverandørens pris i prislisten. Hvis det er tilfældet, skal du nedjustere prisen til prisen i prislisten. Du kan læse mere om miniudbud i Bilag 13, punkt 3, og i Bilagene 13A og 13B. 8

9 INDHENTELSE AF DOKUMENTATION Ved miniudbud skal du indhente dokumentation fra den vindende tilbudsgiver, før du må tildele leveringsaftalen. Dokumentationen skal fremlægges af den vindende tilbudsgiver inden 18 dage og indeholde følgende: En erklæring, hvor leverandøren skriver under på at denne inden for det seneste disponible regnskabsår havde; en omsætning på mindst 25 mio. DKK en soliditetsgrad på mindst 10 pct. (skabelonen findes sammen med de øvrige miniudbudsdokumenter) En serviceattest*, der dokumenterer, at leverandøren ikke er omfattet af nogen af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens og 137, stk. 1, nr. 2 og 6. *En serviceattest kan indhentes af tilbudsgiver hos Erhvervsstyrelsen. Erhvervsstyrelsen koordinerer indsamlingen af oplysninger fra andre offentlige myndigheder i forbindelse med virksomheders tilbud på offentlige udbud. 9

10 INDHENTELSE AF DOKUMENTATION Undtagelse Tilbudsgiveren er ikke forpligtet til at fremlægge dokumentationen, når: 1) kunden kan skaffe dokumentationen eller de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller 2) kunden allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. 10

11 INDHENTELSE AF DOKUMENTATION Vindende tilbudsgiver opfylder kravene Leveringsaftalen anses først for endeligt tildelt, når dokumentationen er indhentet og verificeret. Alle leverandører (tilbudsgivere) skal underrettes samtidigt om tildelingsbeslutningen det vil sige efter dokumentationen er indhentet og verificeret. Vindende tilbudsgiver opfylder ikke længere kravene Hvis den vindende tilbudsgiver ikke opfylder de fastsatte krav omsætning, soliditetsgrad eller er omfattet af udelukkelsesgrundene skal Moderniseringsstyrelsen straks underrettes. Der kan ikke umiddelbart indgås leveringsaftale. 11

12 UFORENELIGHED MED EKSISTERENDE MILJØ Kun ved køb som supplement til eller udvidelse af et allerede eksisterende miljø. Vurderingen foretages per produkt, objektivt og sagligt, ud fra følgende kriterier: Funktion Fx, møde- og kantinestole der skal kunne stables med allerede anskaffede stole. Form Møblets formgivning og designmæssige udtryk skal kunne indgå som en integreret del af en helhed i et allerede indrettet møbelmiljø. Du kan læse mere om uforenelighed i Bilag 13, punkt Du kan læse mere om bestilling i Bilagene 13, 13A, 13B og 13C, samt Rammeaftalens punkt 4.2 og

13 PRISER Flere steder i aftalen henvises til Bilag 4A, som er leverandørernes tilbud i udbuddet. Leverandørers respektive Bilag 4A er samlet til én oversigt, Leverandørpriser. Priserne er eksklusiv moms. Priserne er inklusive: - Montering - Afgifter og told - Leverandørens udgifter fx til transport Ved direkte køb skal leverandøren altid tilbyde laveste dagspris. Priserne på produkter reguleres årligt den 15. februar, første gang i Priserne gebyrer og serviceydelser reguleres ikke. Læs mere i Bilag 4 og Rammeaftalens punkt 7. 13

14 LEVERING Leveringssted er kundens anviste lokale, uanset om lokalet er direkte tilgængeligt fra gadeniveau. Leveringsfristen er 20 arbejdsdage efter leverandørs modtagelse af kundens bestilling. Ved større bestillinger, over 50 hovedprodukter, kan aftales maks. 60 dage. Eventuelt leveringsgebyr fremgår af prislisten. Læs mere i Bilag 6 og Rammeaftalens punkt 4.4. og

15 FORSINKELSE OG MANGLER Forsinkelse leverede produkter og serviceydelser svarer ikke i art og antal til bestillingen leveringfristen overskrides dagbod á minimum 500 kr. i maksimum 10 arbejdsdage Mangler leverede produkter og serviceydelser opfylder ikke aftalens krav skal afhjælpes straks efter skriftligt påkrav Læs mere i Rammeaftalens punkt 8.1.1, 8.1.3, 8.2 og

16 BETALING OG FAKTURERING Husk altid at afstemme din bestilling med leverandørens ordrebekræftelse, og med fakturaen, samt med hvad du har fået leveret før du betaler. Leverandøren skal gebyrfrit fremsende elektronisk faktura. Leverandøren kan ikke fakturere fra andre cvr numre, end dét cvr nummer der fremgår af hjemmesiden. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag, også ved forsinkelse. Betalingsfrist er 30 dage. I Bilag 12 kan du læse mere om fakturering. 16

17 MØBELAFTALEN Adgang til Møbelaftalens priser, sortimentsoversigt og aftalevilkår kræver log-ind. Du kan anmode om log-ind på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside for Statens Indkøb 17