Spørgsmål & Svar. Udbud af fødevarer til sygehusene i Region Syddanmark 09/11633

Transkript

1 Spørgsmål & Svar 1 Spørgsmål & Svar 09/11633 Udbyder har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Dokumentet vil løbende blive opdateret, efterhånden som udbyder modtager og besvarer nye spørgsmål Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget på informationsmøde den 22/10 offentliggjort d. 29/10 1 Det er i udbudsmaterialet angivet at man som minimum skal give tilbud på 90% af linjerne. Gælder dette også delaftale 1 og 3 mht alternative produkter? 2 Pkt : hvis man byder på flere end en delaftale stiger prisen til at vægte med 80% i stedet for 60%? 3 Hvorfor er kaffeautomater, serviceydelser etc. ikke med i dette udbud? Hvornår forventes udbud på dette? 4 Er det muligt af få en ikke skrive-beskyttet udgave af udbudsmaterialet og kontraktudkastet? I henhold til udbudsbetingelsernes punkt skal der afgives tilbud på 90% af varelinjerne (på delaftale 3 må der udelades én position). Dette gælder for første buddet på de 3 delaftaler, samt for første buddet på de økologiske vareliner. Det er valgfrit om tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på alternative produkter. Afgives der tilbud på alternative produkter kan dette gives på en eller flere produktlinjer. Evt. tilbud på alternative produkter vil blive mikset med første buddet. Nej pris vægter altid 60%. Ved evalueringen beregnes Tilbudsgivers samlede pris ved at vægte priserne angivet i Kontraktbilag 2 kombineret med evt. rabat ved tildeling af flere aftaler med 80 % og rabat på restsortiment kombineret med Tilbudsgivers vejledende engrospriser med 20%. Denne samlede pris indgår i selve tilbudsevalueringen med 60%. Der vil blive lavet særskilt udbud. Vi kan ikke oplyse hvornår udbud offentliggøres. Nej. Vi ser gerne at udbudsbilagene bruges til afgivelse af tilbud. Udbudsmaterialet og kontrakten skal ikke medsendes tilbuddet.

2 Spørgsmål & Svar 2 5 Levering: fleksibilitet mht leveringstidspunkter for Esbjerg? Det er ikke angivet noget tidsrum. For Esbjerg sygehus rettes leveringstidspunkterne for følgende områder. Delaftale 1 Frisk brød: Mandag kl , torsdag kl Delaftale 2 Snitgrønt: Mandag kl , torsdag kl Delaftale 2 Kartofler: Torsdag kl punkt, se rettelsesblad 1. 6 Kontraktbilag 2: betingelse af samme mærke i hele kategorien. Hvad menes der? 7 Delaftale 1 bouillon: særskilt ark for bouillon. Hvorfor? 8 Snitgrønt skal leveres senest 24 timer efter produktion. Hvordan vil I kontrollere at dette overholdes? Der er ikke ifølge dansk lov regel om at man skal opgive produktionstidspunkt. 9 Gælder Fokus-krav også for kaffe og the? Skal punkt 2.4 accepteres hvis der ikke er fokuskrav på kaffe og the? 10 Kravspecifikationens pkt der kræves energifordelingsprocent på produktdatablade. Dette er ikke et lovkrav. Hvorfor? Vil I fastholde kravet? Såfremt Tilbudsgiver kræver at en produktgruppe (f.eks. alle bouilloner) skal købes i samme mærke skal dette oplyses. I bemærkning præciser gerne hvad der menes med produktgruppe f.eks. alle bouilloner. Bouillon indgår i delaftale 1, men der er mulighed for at afgive tilbud på 4 forskellige produkter. Tilbudsgiver behøver kun at afgive ét tilbud. Udbyder stiller ikke krav om opgivelse af produktionstidspunkt. Såfremt Kunden får anledning til at tro at holdbarheden ikke overholdes, vil der blive foretaget tiltag for at kontrollere dette. Der findes ikke Fokuskode på kaffe- og theprodukter. Det er derfor ikke nødvendigt at Tilbudsgiver accepterer punkt 2.4 såfremt Tilbudsgiver alene byder på delaftale 3. Punkt 11.2 rettes så kravet om energiprocentfordeling udgår og i stedet er et ønske. Ønsket indgår ikke i evalueringen. punkt, se rettelsesblad 1. Der vil ikke blive udarbejdet et ny wordskema af kontraktbilag 1. Ved accept af punkt 11.2 er det formuleringen i henhold til rettelsesbladet der accepteres. 11 Priser: priser skal afgives i prisniveau pr. 1/ Hvordan tages der højde for nye afgiftsregler pr. 1/ og igen evt. pr. 1/ I henhold til kontraktens pkt må priser reguleres ved ændringer af danske afgifter med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret. Priserne må reguleres på tidspunktet for afgiftsændringens ikrafttrædelse, også selv om dette tidspunkt falder udenfor tidspunktet for normale prisreguleringer.

3 Spørgsmål & Svar 3 12 Krav til restholdbarhed: Hvorfor bruges Foodsams krav ikke? Har man overvejet at dette kan medføre ekstra udgifter for udbyder? 13 Restholdbarhed i forbindelse med højtider kan ikke overholdes. Fastholdes samme krav? 14 Åbenrå og Sønderborg: hvorfor skal leveres snitgrønt hver dag? 15 Kontraktens pkt : leverandør skal sikre at produkter ikke udgår af sortiment i kontraktperiode. Hvordan håndteres hvis producenten lader vare udgå af sortiment? 16 Option på udpakning af mælk: Der ønskes ca. antal på afdelinger på de forskellige sygehuse. 17 Kontraktens pkt Samarbejde i overgangsperiode. Hvad menes der? Problemstilling har været taget op med brugergruppen i forbindelse med høring. De i udbudsmaterialet opstillede krav fastholdes. I henhold til kravspecifikationens tabel punkt 16.3 skal der i forbindelse med højtider sikres levering i overensstemmelse med Købers behov ved konkret aftale. Her i er også indbefattet at der konkret aftales nødvendige holdbarheder. Af hensyn til produktionsmønsteret er det nødvendigt med daglig levering. I henhold til Kontraktens pkt må produkter ikke udgå uden forudgående godkendelse fra institutionen. Evt. godkendte substituerende produkter må ikke medføre forhøjelse af den aftalte pris. Udgår et produkt af producentens sortiment omfattes dette af ovenstående. Der leveres i dag mælk til et sted mellem 200 og 250 afdelinger. Samarbejdet kan f.eks. omfatte levering af statistikoplysninger, leveringstidspunkter samt oplysninger om produktspecifikationer. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt - offentliggjort d. 29/10 18 Er det helt fastlagt mht. antallet af leveringer pr. uge eller kan det ændres.? Jeg tænker specielt på Sønderborg og Aabenraa, som ønsker levering hver dag. 19 Kontraktbilag 7, s (E-handel): Vi ønsker en beskrivelse af OIOUBL samt en integrationsmanual til NemHandel. Antallet af leveringer kan ikke ændres. I henhold til Kontraktbilag 1 tabellens pkt. 16.2; er leveringsterminerne beskrevet i Kontraktbilag 5 et mindstekrav der ikke kan fraviges. For en generel beskrivelse af Nemhandel henvises til: Dertil kommer information om NemHandel, herunder OIOUBL formatet på IT & Telestyrelsens hjemmeside: Ovenstående indeholder ligeledes en be-

4 Spørgsmål & Svar 4 skrivelse af integration til NemHandel. 20 Kontraktbilag 1, Kravspecifikation, s. 8-18: Vil det være acceptabelt at henvise til tilbudsgivers egne bilag i det skrivebare felt, der findes under afkrydsningsfeltet Accepteres? 21 Tilbudsliste og produktoplysningsskema: Delaftale 3: Kaffe & the, positionsnr. 630: Vil det være acceptabelt at levere en palle med max 32 kasser frem for 30 kasser? 22 Den tekst som står på linie 131 / delaftale køl - frost og kolonial hvad er det?? Ja, det accepteres at evt. kommentarer skrives i eget bilag og at der blot henvises til dem i skrivefeltet. Vi opfordrer dog tilbudsgiver til at afkrydse accepteres såfremt kravet kan accepteres. Ligeledes bedes tilbudsgiver være opmærksom på at evt. kommentarer kan opfattes som et forbehold, der kan medfører at Tilbudsgivers tilbud bliver ukonditionsmæssigt. I henhold til kravspecifikationens punkt er de størrelser der fremgår af Tilbudsliste og produktoplysningsskema ikke mindstekrav, men vejledende. Det tillades derfor at der leveres paller med 32 kasser. Korrekt tekst er: Grøntsag,frost,hvidkål,kogt og hakket,1kg Basisenhed: pose punkt, se rettelsesblad 1. Da det kan forventes at Tilbudsgivere er begyndt at udfylde Tilbudsliste og produktoplysningsskema, vil der ikke blive offentliggjort nyt excel-skema. 23 Word-udgave af kontrakt- og udbudsbilag: Skriftfarven er enkelte steder formateret til rød er det en fejl? 24 Vedr. Tilbudslisten og produktoplysningsskemaet for delaftale 3: Hvad betyder "inderpakningsstørrelse"? Hvad betyder "yderpakningsstørrelse"? 25 Hvad mener i med "betinget af samme mærke i hele kategorien" På side 4 og 6 er nogle af de med blå markerede steder skrevet med skriftfarve rød. Det har ingen betydning. Der er tale om steder der vil blive udfyldt efter kontraktindgåelse. Med inderpakke menes den inderste emballage produktet leveres i. For kaffe f.eks. en pose. Med yderpakning menes den yderemballage inderemballagen er pakket i. For kaffe kan det f.eks. være en kasse med 30 poser. For kaffe kan Tilbudsgiver i kolonne inderpakningsstørrelse skrive: 1. Og i kolonne yderpakningsstørrelse f.eks. skrive 30. Se svar spørgsmål nr. 6

5 Spørgsmål & Svar 5 Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt - offentliggjort d. 17/11 26 Tilbudsliste og produktoplysningsskema -Delaftale 3 : Vil det være acceptabelt ved bud af alternative produkter at tilbyde alternative kaffevarianter med et blandingsforhold på eksempelvis?: Arabica / Robusta 60 / / / Med hensyn til theer vil det være acceptabelt at tilbyde?: Sorte theer udover Earl Grey Frugt theer udover forest fruit 28 Vedr. delaftale 3 I forhold til punkt 6.7 og i beskrivelse af rammekontrakt. Vil det være hensigtsmæssigt, som adfærds regulerende faktor, med hensyn til : Miljø, resurser og økonomiske årsager. Med en min. levering f.eks. 400,00 kr. pr. lev. Ordre under 400,00 kr. kan pålægges et adfærdsregulerende beløb på eks kr. pr. ordre. Nej. Bud på alternative produkter skal også opfylde produktbeskrivelsen. Nej, der skal kun afgives tilbud på te, på de 5 positioner der er angivet i udbudsmaterialet. Som anført i spørgsmålet fremgår det af kontraktens punkt 6.7 at kunden ikke betaler gebyrer og af punkt at produkterne leveres frit på Kundens institutioner. Kravet fastholdes. 29 Vedr. delaftale 3 Se svar spørgsmål 26 Vedrørende skemaet (tilbudsliste og produktoplysningsskema) Er der angivet 2 kvaliteter med max. 20% robusta indhold. Er der mulighed for, at den ene kvalitet kan ændres til eks. vis 30% robusta og 70 % arabica. Årsagen er at det vil fremme alsidigheden, variationen samt smag/drøjhed og ikke mindst optimere det økonomiske element i tilbuddet. 30 Vedr. delaftale 3 I skemaet (tilbudsliste og produktoplysningsskemaet) (I forsættelse af spørgsmål/svar skrivelse 09/11633) Under position nr. 630 står der angivet, at der max. må være 20 ps. Pr. krt.. Kan det I henhold til kravspecifikationens punkt er de størrelser der fremgår af Tilbudsliste og produktoplysningsskema ikke mindstekrav, men vejledende. Det tillades derfor at der leveres kartoner med flere eller færre poser, blot det ikke påvirker arbejdsgangen i køkkenet.

6 Spørgsmål & Svar 6 fraviges, da levering pr. krt. i ½ kg. poser typisk varierer fra den ene leverandør til anden med poser pr. krt. 31 Vedr. delaftale 3 Nej, det skal ikke medfølge. Under udbudsbilag punkt 19, regulering af kaffepriser. Skal der i tilbudsmaterialet, medfølge den aktuelle basiskurs for arabica/robusta, samt valuta indekset gældende for uge Hvad menes med FOKUS krav? For en nærmere redegørelse for FOKUS Krav henvises til FoodSams hjemmeside, hvor alle Fokus krav/beskrivelser fremgår: 33 Master Cater lidt uddybende om det Master Cater og tilsvarende systemer er kosternæringssystemer som køkkenerne anvender til at beregne ernæringsindhold samt produktionspris for varen. Den ønskede CD-rom (kravspecifikationens tabel punkt 11.4) skal indeholde oplysninger så som: varens ingredienser, næringsindhold, nettoindhold samt priser. Oplysningerne skal være på dansk. Konkret beskrivelse oplyses til leverandøren ved kontraktindgåelse. 34 Betegnes besvarelsen af udbudsbilag, som tilbud eller forventer man et særskilt tilbud ved siden af med aktuelle bilag? 35 I delaftale 2 Kartofler og Snitgrønt er der i Tilbudsliste og produktoplysningsskema, oplyst et forbrug i basisenhed, og forbrug i kg. Er disse tal et samlet forbrug for alle køkkener pr. år eller er det et samlet forbrug over de 3 år kontrakten vil løbe. Udbudsmaterialets punkt 2 Disposition for tilbud er en vejledning til udfyldelse af tilbud. Tilbudsgiver bedes udfylde Udbudsbilag 1-5 (Bemærk Udbudsbilag 2 henviser til nogle bilag der skal vedlægges). Derudover bedes Tilbudsgiver udfylde Kontraktbilag 1-4 (Bemærk kontraktbilag 2 vedlægges som excel-regneark. Der er ikke krav om hvilket format Kontraktbilag 4 vedlægges i, men bemærk at i henhold til kravspecifikationens tabel punkt 1.2 skal der på engrosprislisten anføres hvilke varer der er lagerførte varer og hvilke der er skaffevarer). Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation m.v. Følges Disposition for tilbud er det ikke nødvendigt at vedlægge yderligere oplysninger/tilbud. Alle oplysninger om forbrug, er det samlede forbrug for alle sygehuskøkkenerne pr. år.

7 Spørgsmål & Svar 7 Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt - offentliggjort d. 24/ Pkt. 1.10: Er det korrekt forstået, at fremsendelse af dokumentation som angivet i pkt skal fremsendes for leverandøren alene og altså ikke for evt. underleverandører? 37 Inderpakning størrelse (antal stk/pose mm): ønsker man oplyst eksempelvis antal tebreve pr. pakke eller tepakkens fysiske størrelse i millimeter Yderpakningsstørrelse (antal stk/poser mm): Ønsker man oplyst antal pakker pr. kasse eller ønsker man oplyst, eksempelvis fysiske mål, i milimeter Det er korrekt forstået at vedr. udbudsmaterialets punkt 1.10 Betingelse for deltagelse (egnethedsvurdering) er det alene for Tilbudsgiver selv, der skal fremsendes de anførte oplysninger/udfyldes erklæringer. Der ønskes oplyst eksempelvis antal tebreve pr. pakke. Under produktets specifikationer (vægt, liter, størrelse) kan oplyses om eksempelvis tepakkens fysiske størrelse enten i millimeter eller i gram. Der ønskes oplyst antal pr. kasse. Minimumsordre (antal stk. pose mm): kan der angives eksempelvis 90 pakker ass. af positionsnr kontraktbilag 2 Vil det være acceptabelt at differentiere priser ved levering i rullebure eksempelvis ved under bemærkning at notere at ved levering i rullebure pålægges x% på tilbudspris 39 Hvorledes skal det fremgå af Tilbud at der eksempelvis kun gives tilbud på delaftale 3? 40 Såfremt man kun giver tilbud på delaftale 3. Er det korrekt antaget at det ikke forventes, at der er besvaret med afkrydsning i "Accepteres", for mindstekrav gældende for punkter der ikke er relevant for produkterne i delaftale 3. Eksempelvis pkt. 9.1 som omhandler kølevarer, pkt.13.5 vedr. saft og Minimumsordrer er det antal stk. af inderpakning man minimum skal købe. Det accepteres, hvis det angives som samme vare, men med forskellige smagsvarianter. Som f.eks. angivet i spørgsmålet. Nej, der skal afgives én pris pr. position. Der kan ikke pålægges tillæg til denne pris. I Kontraktbilag 2 er der ud for enkelte positioner (f.eks. mælk) angivet at prisen er pr kasse eller bur. Og for kaffe position 630 at prisen er ved levering af en hel palle. Af kravspecifikationens punkt 13.1 fremgår, at det enkelte sygehus efter kontraktindgåelse vil oplyse, om der skal leveres på paller eller i rulleburer. Levering af kaffe og the vil typisk ske på paller eller ved mindre mængder i produktets yderemballage. Det er ikke nødvendigt at angive at der kun afgives tilbud på delaftale 3. Det vil fremgå af kontraktbilag 2 at der kun afgives priser på delaftale 3 Det er korrekt antaget. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at alle mindstekrav vedr. de delaftaler, der afgives tilbud på afkrydses Accepteres. Afkrydses mindstekrav som vedrører delaftaler, som der ikke afgives tilbud på, vil der blive set bort fra disse afkrydsninger.

8 Spørgsmål & Svar 8 juice eller 13.7 vedr. mælk. 41 pkt Normaltvis vil der ikke være oplysninger om næringsindhold på produktblade for kaffe og te. Er det korrekt at antage at det ikke forventes at pkt er afkrydset med accepteres, såfremt der kun gives tilbud på delaftale 3. Kravspecifikationens tabel punkt 11.2 gælder ikke for delaftale 3 Kaffe og the. punkt, se rettelsesblad Oplysninger fra Ordregiver Efter krav fra Levnedsmiddelkontrollen må OUH, Odense Universitetshospital, Svendborg ikke modtage træpaller. Dette medfører en ændring i kravspecifikationens tabel punkt 13.1 og 13.4 punkt, se rettelsesblad I tilbuds- og produktoplysningskemaet fremgår det i kolonne L og M at der ønskes en inderpakningsstørrelse og en yderpakningsstørrelse samt kolonne N minimumsordre. Er det muligt at få uddybet hvad der menes med dette? 44 Jeg vil høre om det kan lade sig gøre at få en kode til at det det regneark der skal skrives ind i, så jeg kan ophæve skrivebeskyttelsen, så det er muligt at redigerer i det under og efter indskrivningen. Se svar på spørgsmål 24 og 37 Nej, det kan det desværre ikke lade sig gøre. Regnearket er skrivebeskyttet for at for at forebygge fejl i tilbuddet og lette vores arbejde i evalueringen.