Tidsregistrering Genoptræning og vedligeholdelsestræning i Randers Kommune

Transkript

1 Tidsregistrering Genoptræning og vedligeholdelsestræning i Randers Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1 BAGGRUND FORMÅL INDHOLD OG METODE Planlægning Instruktion til ledere Omfang af registreringer mm Processen under tidsregistreringen Randers Kommunes opgaver ifm. tidsregistreringen Processen under tidsregistreringen AFGRÆNSNING RESULTAT Omfang af registreringer Undersøgelsens validitet Samlet ATA-tid AFSLUTNING... 9

3 1 Baggrund Randers Kommune har ønsket at opgøre, hvordan medarbejderne anvender deres tid i forbindelse med genoptræning og vedligeholdelsestræning. Kommunen har derfor valgt at gennemføre en tidsregistrering og har i den forbindelse bedt BDO Kommunernes Revision om bistand til at gennemføre tidsregistreringen. Nedenstående statusnotat tjener som afrapportering i forhold til stikprøveundersøgelse og beregning af brugertidsprocent for opgaverne på træningsområdet. 2 Formål Formålet med KR Rådgivnings bistand har været at gennemføre en tidsregistrering af, hvordan medarbejderne anvender deres tid i forbindelse med genoptræning og vedligeholdelsestræning. Herunder skulle det beregnes, hvor stor en del af medarbejderne arbejdsdag, der bruges sammen med brugerne ansigt til ansigt ATA-tid. 3 Indhold og metode Tidsregistreringen har omfattet medarbejdere fra Randers Kommune, der yder genoptræning og vedligeholdelsestræning til brugere i kommunes ni områdecentre, sundhedscentret og til brugere i eget hjem. 3.1 Planlægning KR har haft det overordnede ansvar for tidsregistreringens planlægning og har i den forbindelse udarbejdet et detaljeret forslag til procesforløb for tidsregistreringen. Derudover har KR udarbejdet: Beskrivelse af arbejdsopgaver i forbindelse med tidsregistreringen Vejledninger til kontrol af registreringsskemaer (for kontrollerende personale) Vejledninger til udfyldelse af registreringsskema (for registrerende personale) Registreringsskemaer Informationsskrivelser om formålet med tidsregistrering mv. BDO Kommunernes Revision A/S Side 1

4 I forbindelse med planlægningen har BDO Kommunernes Revision afholdt et konstruktivt møde med en følgegruppe fra Randers Kommune. På dette møde samt i en efterfølgende korrespondance imellem mødets deltagere blev registreringsskema og vejledninger til udfyldelse af skemaet m.v. tilrettet og udformet, så det blev tilpasset de forhold, der gør sig gældende på træningsområdet i Randers Kommune. 3.2 Instruktion til ledere D. 23. oktober 2008 blev der afholdt et informationsmøde vedr. processen med tidsregistreringen på træningsområdet. Til mødet orienterede BDO Kommunernes Revision ledere af aktivitetscentre og sundhedscenter om tidsregistreringens formål og de opgaver, som det indebærer for de parter, der er involveret i registreringen. 3.3 Omfang af registreringer mm. For at kunne opnå et brugbart resultat af tidsregistreringen har det været afgørende, at den var repræsentativ. Dette indebærer, at: Alle udførende medarbejdere skal tidsregistrere (ca. 150 medarbejdere). Registreringsperioden omfatter 14 dage (10 arbejdsdage). Der gennemføres en test på 3 dage, hvor medarbejderne får mulighed for at afprøve registreringsskemaet, inden selve tidsregistreringen gennemføres. 3.4 Processen under tidsregistreringen Det var på forhånd aftalt, at tidsregistreringen i hovedtræk skulle forløbe på følgende vis: Medarbejderne skal dagligt registrere deres tidsforbrug på et registreringsskema. Aktivitetslederen på områdecentret skal dagligt kontrollere, at alle registreringsskemaer er udfyldt korrekt. Skemaerne for hele områdecentret sendes dagligt videre til KR. BDO Kommunernes Revision indtaster oplysningerne fra registreringsskemaet i et regneark til beregning af ATA. BDO Kommunernes Revision står under tidsregistreringsperioden til rådighed for områdecentrene med vejledning og besvarelse af spørgsmål. BDO Kommunernes Revision A/S Side 2

5 3.5 Randers Kommunes opgaver ifm. tidsregistreringen Randers Kommune har haft ansvar for og har været behjælpelig med følgende opgaver: Trykning og omdeling af vejledninger, informationsmateriale og registreringsskemaer til de medarbejdere, der skulle deltage i tidsregistreringen. Afholdelse af informationsmødet med ledere og medarbejdere i samarbejde med KR Afholdelse af informationsmøder i de enkelte områder med de medarbejdere, der skulle deltage i tidsregistreringen Aktivitetslederen i de enkelte områder har haft ansvaret for at foretage kontrol af registreringsskemaer forinden indtastning. 3.6 Processen under tidsregistreringen I hovedtræk er tidsregistreringen forløbet som beskrevet herunder. Alle medarbejdere, som indgik i stikprøven, registrerede deres faktiske arbejdstid i registreringsskemaets relevante rubrikker og kolonner fordelt på bl.a. opgaver, der relaterer sig til genoptræning og vedligeholdende træning. Øverst på registreringsskemaet noterede medarbejderne deres navn, dato, område og medarbejdergruppe. Desuden noterede medarbejderne tidspunkter for mødetid og gået hjem tid samt arbejdstid i alt. Registrering af arbejdstid fungerede som kontrolvariabel for den noterede arbejdstid i registreringsskemaet. Medarbejderne skulle bruge kuglepen el. lign. Medarbejderne afleverede så vidt muligt det udfyldte registreringsskema dagligt til aktivitetslederen. Det var udelukkende medarbejdere, som mødte på arbejde, der registrerede deres tidsforbrug, dvs. at der ikke er udfyldt registreringsskemaer for medarbejdere, som var fraværende pga. ferie, sygdom og afspadsering Aktivitetslederne skulle dagligt kontrollere, at alle registreringsskemaer var udfyldt korrekt. Forekom der tvivl om en medarbejders registreringer, skulle aktivitetslederen hurtigst muligt tage kontakt til medarbejderen for at få afklaret spørgsmålene. Aktivitetslederne påførte registreringsskemaet dato og underskrift. Registreringsskemaerne for hele gruppen blev derpå sendt til BDO Kommunernes Revision enten pr. post eller pr. . BDO Kommunernes Revision har løbende indtastet oplysningerne fra registreringsskemaerne i et regneark til brug for beregning af ATA-tiden. BDO Kommunernes Revision A/S Side 3

6 4 Afgrænsning Analysen omfatter ikke omkostningsopgørelser og beregninger af timepriser for aktiviteter og træning. Der er ikke foretaget tidsregistreringer af aktiviteter, der foregik på plejehjem og i brugernes eget hjem i forbindelse med personlig pleje og praktisk hjælp samt sygepleje. Det indgår ikke i analysens formål at foretage en vurdering af enkelte medarbejdere faglige opgavevaretagelse eller deres præstationer. Der er ikke foretaget tidsregistreringer af personlig og praktisk hjælp samt sygepleje. 5 Resultat 5.1 Omfang af registreringer BDO Kommunernes Revision har i alt modtaget 1293 observationer i stikprøveundersøgelsen. Dette er inkl. de observationer, der er foretaget i testperioden. En observation er her identisk med et registreringsskema for én medarbejders vagt. Derved opfyldes kravet om minimum 800 observationer, som anbefales i vejledningen fra Servicestyrelsen og KL. 5.2 Undersøgelsens validitet Det er BDO Kommunernes Revisions vurdering, at ATA-målingen er opgjort på et validt grundlag. Der er således ikke registreret nogen væsentlige afvigelser fra de aftalte retningslinjer om gennemførelsen af tidsregistreringen. Dog har der været enkelte områdecentre, som ikke dagligt har indsendt materialet til BDO Kommunernes Revision som aftalt, men de er senere blevet eftersendt, således at datagrundlaget ved afrapporteringen er komplet. Forsinkelsen kan erfaringsmæssigt resultere i unøjagtigheder, hvis det er udtryk for, at registreringerne ikke er foregået på dagligt basis. 5.3 Samlet ATA-tid BDO Kommunernes Revision har på baggrund af registreringsskemaerne beregnet den samlede ATA-tid, og ATA-tiden er endvidere opgjort for hvert områdecenter, ligesom det er muligt at se fordelingen af ATA-tid på de forskellige medarbejdergrupper, der har deltaget i tidsregistreringen. Nedenfor følger en række tabeller, der anskueliggør resultaterne af registreringerne og BDO Kommunernes Revisions beregninger på baggrund heraf. BDO Kommunernes Revision A/S Side 4

7 Tabel 1: Opgørelse af tidsforbruget I alt i minutter I alt i timer Genoptræning efter sundhedsloven Direkte brugertid Genoptræning efter serviceloven Vedligeholdende træning Hjælpemidler Kontakt Indirekte brugertid Gruppemøder og fællesopgaver Journalisering og dokumentation Vejtid Udvikling og uddannelse Kvalifikationstid Møder (inkl. pauser og frokostpauser) Organisering og planlægning Sum Observationsoptælling Ovenstående tabel 1 angiver det samlede tidsforbrug i minutter og timer for tidsregistreringen på træningsområdet fordelt på de overordnede kategorier direkte brugertid, indirekte brugertid og kvalifikationstid og en række underkategorier, der nærmere angiver opgavetypen. Nedenstående diagram viser grafisk, hvorledes de forskellige opgavetyper fordeler sig: Figur 1: Samlet tidsforbrug fordelt på opgavetyper: BDO Kommunernes Revision A/S Side 5

8 Registreringerne kan endvidere opsplittes på de enkelte områdecentre med en angivelse af det relative forbrug på de nævnte hovedkategorier, jf. nedenstående diagram: Figur 2: Områdecentrenes relative tidsforbrug på opgavetypernes hovedkategorier Der henvises til bilagsmaterialet med det samlede dataark for en specifik opgørelse af det relative tidsforbrug for hver opgavetype på hvert områdecenter. Endelig indeholder de indsamlede og bearbejdede tidsregistreringsdata en mulighed for opgørelse af tidsforbruget på tre kategorier af medarbejdere, henholdsvis fysioterapeuter, ergoterapeuter og andre faggrupper, jf. nedenstående tabel: BDO Kommunernes Revision A/S Side 6

9 Tabel 2: Opgørelse af relativt tidsforbrug på medarbejdergrupper: Direkte brugertid Indirekte brugertid Kvalifikationstid Sum i procent Fysioterapeuter Ergoterapeuter Andre faggrupper Genoptræning efter sundhedsloven 23,1% 4,3% 0,5% Genoptræning efter serviceloven 4,6% 1,5% 2,6% Vedligeholdende træning 12,5% 10,9% 56,8% Hjælpemidler 2,3% 8,7% 0,2% Delsum 42,5% 25,5% 60,1% Kontakt 6,2% 7,8% 3,4% Gruppemøder og fællesopgaver 8,7% 10,3% 12,5% Journalisering og dokumentation 11,8% 16,9% 1,7% Vejtid 3,4% 4,7% 1,6% Delsum 30,2% 39,7% 19,2% Udvikling og uddannelse 6,7% 15,0% 4,2% Møder 14,2% 13,4% 9,7% Organisering og planlægning 6,4% 6,5% 6,9% Delsum 27,3% 34,8% 20,7% 100,0% 100,0% 100,0% Opgørelsen af tidsforbruget kan endvidere illustreres fordelt på medarbejdergrupperne på de forskellige områder jf. de følgende tre grafer: Figur 3.2: Fysioterapeuters tidsforbrug på forskellige områder BDO Kommunernes Revision A/S Side 7

10 Figur 3.2: Ergoterapeuters tidsforbrug på forskellige områder Figur 3.1: Andre medarbejderes tidsforbrug på forskellige områder BDO Kommunernes Revision A/S Side 8

11 6 Afslutning Med henvisning til analysens formål og afgrænsning anser vi hermed vores opgave for afsluttet. Såfremt ATA-beregningen giver anledning til spørgsmål, deltager vi gerne i en uddybende drøftelse. Århus, den 7. januar 2009 BDO KOMMUNERNES REVISION Anders Kühnau Konsulent Carl Malling Revisor BDO Kommunernes Revision A/S Side 9