Resultat af BTP-måling i hjemmesygeplejen

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Syddjurs Kommune Januar 2012 Notat til Syddjurs Kommune Resultat af BTP-måling i hjemmesygeplejen Januar

2 Indhold 1 Indledning Formål Hjemmesygeplejen generelt Proces og metode Definition af BTP Registreringsperiode, deltagere og registreringskategorier Planlægning af undersøgelsen Processen under tidsregistreringen BTP for hjemmesygeplejen Omfang af registreringer Fejl i registreringerne BTP for hjemmesygeplejen Tidsforbrug for de enkelte opgavetyper Vurderinger Bilag

3 1 Indledning Syddjurs Kommune har ønsket, at synliggøre hvor meget tid sygeplejeydelser i hjemmesygeplejen bruger på direkte sygepleje til borgerne i eget hjem. Derfor har Syddjurs Kommune, i samarbejde med BDO Kommunernes Revision, gennemført en Bruger- Tids-Procent-måling (BTP) i hjemmesygeplejen. BTP-målingen er gennemført over 14 dage i november 2011 og omfatter alle hjemmesygeplejens medarbejdere. BDO har forestået selve dataindsamlingen og gennemført den efterfølgende analyse. 2 Formål Formålet med BTP-målingen er at give et realistisk her og nu -billede af den leverede tid hos borgerne. Det vil sige hvor meget tid, der bruges på levering af sygeplejeydelser ude hos borgerne, og hvor meget tid der bruges til andre opgaver. Målingen inddeler sygeplejens leverede tid som henholdsvis direkte tid, indirekte tid samt øvrig tid. Resultatet af BTP-målingen kan efterfølgende anvendes som grundlag for, at harmonisere og effektiviserer leveringen af sygeplejefaglige ydelser, samt optimere de nuværende arbejdsgange i hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune. 3 Hjemmesygeplejen generelt Hjemmesygeplejen er generelt, i hele landet, kendetegnet ved at der er tilkommet nye og mere komplekse opgaver. Ved strukturreformen i 2007 blev det præciseret, at den kommunale sundhedsindsats, skal omfatte krav til borgerforløb fra tidlig opsporing, forebyggelse af indlæggelser til hjemtagning af færdigbehandlede borgere. Disse opgaver har stor betydning for kommunens udgifter til medfinansiering af sundhedsydelser. Samtidig blev opgaver vedrørende borger- og patientrettet forebyggelse overdraget fra amterne til kommunerne. Udviklingen på sygehusene med øget specialisering samt omlægning fra stationær til ambulant behandling har sammen med demografien givet flere og mere komplekse 3

4 opgaver for ældreområdet, herunder hjemmesygeplejen. Desuden har hjemmesygeplejen fået nye opgaver på baggrund af udviklingen i nye behandlingsmuligheder, f.eks. telemedicin. Den nuværende praksis for dokumentation af hjemmesygeplejeydelser i kommunerne er generelt mangelfuld i forhold til at skabe den lokale og nationale dokumentation. Øget dokumentation har ligeledes det formål at hjælpe kommunen til at styre deres ressourcer, skabe overblik og ledelsesinformation og kunne prioritere i de forebyggende indsatser. For at kunne opsamle valid ledelsesinformation skal der være en ensartethed i arbejdsgange og dokumentationspraksis. Udfordringen i forhold til dokumentation er blandt andet at der visiteres meget uens til sygeplejeydelser og der ses forskelle i dokumentation af delegerede ydelser. Opgaver som er uddelegeret er ofte ikke registreret tilstrækkeligt. Det kan dreje sig om en stor del af sygeplejeydelserne som enten ikke er dokumenteret eller er dokumenteret ukorrekt, f.eks. som ydelser efter serviceloven. Ofte ses desuden, at sygeplejeydelser udført af andre faggrupper i, f.eks. bo-tilbud, sundhedscentre, psykiatrien mv., ikke er registret som en hjemmesygeplejeydelse. Ældreområderne har traditionelt baggrund i det socialfaglige område og har derfor ikke tradition for dette fokus på det sundhedsfaglige. Udviklingen i stigende og mere komplekse opgaver i kommunernes flytter fokus fra borger til fokus på patient. Dette stiller nye krav til dokumentationen og herunder IT systemer. For at styrke dokumentationen har regeringen og KL aftalt 27 indikatorer på ældreområdet som fremover skal indberettes centralt. En række af disse indikatorer omfatter hjemmesygeplejeområdet fra juni Desuden implementeres et fælles indsatskatalog for hjemmesygepleje. Kataloget bygger på de 12 hovedgrupper som er beskrevet i Vejledning fra Sundhedsstyrelsens. Hovedgrupperne er i overskriftform hvorfor den enkelte kommune selv skal fastsætte det lokale serviceniveau ved beskrivelser af dette. Dette kan bl.a. gøres ved udvikling af kvalitetsstandarder og beskrivelse af indsatser. Afsættet, for at harmonisere og beskrive det fremtidige serviceniveau ved kvalitetsstandarder, er viden om det nuværende niveau. Flere kommuner har ved hjælp af tidsmålinger opnået overblik og viden herom. Erfaringer viser, at det oftest er de samme typer af opgaver som udføres, men forbruget af tid kan variere meget. Variation kan ses mellem kommuner, distrikter og i visse tilfælde på personniveau. Den tid sygeplejerskerne anvender til øvrige opgaver, f.eks. administration, uddannelse, og møder, varierer også. Overblikket over den tid som anvendes til de forskellige sygeplejeydelser samt øvrig tid kan opnås ved tidsregistreringen. Derved skabes et godt grundlag for at fastlægge det fremtidige niveau, samt skabe klarhed over hjemmesygeplejerskens fremtidige rolle og opgaver. 4

5 Fravær Fravær Øvrig tid Fremmødetid Direkte brugertid Syddjurs Kommune Januar Proces og metode 4.1 Definition af BTP Definitionen af BTP (Bruger-Tids-Procent) i notatet svarer til den nyeste definition, som Styrelsen for Social Service og KL anvender. Definition af BTP Brugertidsprocenten (BTP) udtrykkes som den direkte brugertids andel af fremmødetimerne. Den direkte brugertidsprocent (BTP) er altså et mål for, hvor stor en andel af den tid medarbejderne møder frem på arbejdspladsen, som de anvender til levering af sygeplejeydelser til borgere. BTP = Direkte bruger tid Fremmøde tiden Begreber og definitioner Figuren viser et fiktivt eksempel på, hvordan en ansats timer kan fordele sig på et år. Medicinhåndtering BTP, gl. definition BTP, ny definition Dosering Sårpleje Rådgivning / sundhedsfremme Sygepleje beboer på center Øvrige kliniske opgaver Kontakt Møder og fællesopgaver Vejtid Visitation & dokumentation Planlægning Udvikling og uddannelse Pause & personlig tid Feriedage Feriefridage Søgnehelligdage Øvrigt fravær 30,0% 40,0% 45,0% 60,0% 25,0% Sygefravær I alt 100,0% 100,0% Total De betalte timer 5

6 Øvrig tid Indirekte tid Direkte tid Syddjurs Kommune Januar Registreringsperiode, deltagere og registreringskategorier Tidsregistreringen er gennemført fra mandag den 7. november kl ved dagvagts begyndelse og slutter mandag den 21. november kl ved nattevagtens ophør. Der er for tidsregistreringen valgt en periode uden for normale ferieperioder for at give et så realistisk billede som muligt. Alle medarbejdere (fastansatte, vikarer, afløsere, studerende mv.) der udfører hjemmesygepleje for borgere i eget hjem dag, aften og nat har deltaget i tidsregistreringen. Teamlederne og sosu-assistenter ansat i hjemmesygeplejen har som udgangspunkt også deltaget i tidsregistreringen. BDO har efterfølgende indsamlet, indtastet og beregnet en samlet BTP for hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune, samt for aften- og nattevagten. Figur 1. Registreringskategorier for hjemmesygeplejen Medicinhåndtering Dosering Sårpleje Rådgivning og sundhedsfremme Øvrige kliniske opgaver Akutopgaver Sygepleje beboer på center & korttidsplads Personlig pleje (pp-ydelser) Dokumentation i borgerens hjem Specialistfunktion Kontakt hjælpergruppen Kontakt andre Dokumentation & handleplan Visitation & Planlægning af borger forløb, Advis Vejtid Møder Kurser, uddannelse Vejledning af studerende Pauser & personlig tid Øvrige opgaver Disponering 6

7 Figur 1 viser registreringskategorierne som kommunen har valgt skal gælde for hjemmeplejen. Registreringerne er opdelt på tre overordnede kategorier samt enogtyve underordnede kategorier. Definitionerne af de enkelte kategorier fremgår af bilagene. 4.3 Planlægning af undersøgelsen BDO har haft det overordnede ansvar for tidsregistreringens planlægning og gennemførelse, samt udarbejdelse af: Vejledninger til kontrol af registreringsskemaer (for ledelsen) Vejledninger til udfyldelse af registreringsskema (for medarbejderne) Registreringsskema for dag-, aften- og nattevagt Der blev afholdt et informationsmøde mandag den 31. oktober 2011 for alle medarbejdere i hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune, hvor BDO i samarbejde med Syddjurs Kommune informerede om formålet med tidsregistreringen, dens gennemførelse og praktiske forhold hertil. 4.4 Processen under tidsregistreringen I hovedtræk er tidsregistreringen forløbet som beskrevet herunder: Alle medarbejdere, der har deltaget i tidsregistreringen, har dagligt udfyldt et registreringsskema med den faktiske arbejdstid anvendt på de enkelte opgaver Teamlederne har dagligt samlet og kontrolleret de afleverede registreringsskemaer og efterfølgende sendt dem pr. post eller indscannet i til BDO BDO har modtaget registreringsskemaerne, og har sidenhen indtastet data i et Excel-regneark til beregning af BTP Det er udelukkende medarbejdere, der mødte på arbejde de pågældende dage, der har registreret deres tidsforbrug. 7

8 5 BTP for hjemmesygeplejen Der er gennemført en tidsregistrering der omfatter alle ansatte i hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune over en periode på 14 dage. 5.1 Omfang af registreringer Herunder ses antal tidsregistreringer, som BDO har modtaget. En observation svarer til én medarbejders registrering pr. dag vedkommende er mødt frem på arbejde. Tabel 1: Antal observationer i BTP-målingen Antal observationer Hverdage, dagtimer Weekend, dagtimer Aften, alle dage Nat, alle dage Antallet af registreringer er tilfredsstillende, og da der i perioden er gennemført en fuldstændig registreringer blandt samtlige medarbejdere, der er mødt på jobbet, ses datagrundlaget som værende validt. 5.2 Fejl i registreringerne BDO har modtaget enkelte registreringsskemaer, hvor registreringerne har givet anledning spørgsmål, eller hvor der har været åbenlyse fejl. BDO har umiddelbart efter modtagelse af et sådant registreringsskema direkte kontaktet lederen for den medarbejder registreringen vedrørte for at afklare spørgsmålet eller fejlen. BDO er blevet gjort opmærksom på, at den 8. november er der i Lillerup og Rosengården gennemført et teammøde. Teammødet gennemføres normalt én gang månedligt. Tilsvarende er der den 16. november afholdt personalemøde i dagvagten i hele hjemmesygeplejen, dette møde foregår kun én gang i kvartalet. Der er i tidsregistreringsperioden derfor brugt forholdsvis meget tid på mødeaktivitet. For at møderne ikke skævvrider resultatet er tid til møde korrigeret, således tidsforbruget der anvendes i beregning af BTP tager højde for at møderne ikke foregår jævnt fordelt. 8

9 BDO har på baggrund af data fra registreringsskemaerne udregnet bruger-tidsprocenten (BTP) i hjemmesygeplejen. Den udregnede BTP-værdi for de enkelte områder samt for hjemmesygeplejen samlet ses herunder. En BTP-måling vil altid være behæftet med en vis metodisk usikkerhed, og resultaterne skal derfor altid fortolkes med tilsvarende forsigtighed. Det understreges, at enkelte BTP-værdier er beregnet på et relativt begrænset antal tidsregistreringer. Antallet af bagvedliggende tidsregistreringer for de enkelte BTP-værdier varierer således mellem 27 og 210 registreringer. For at sikre et tilstrækkeligt valid antal registreringer er sygeplejegrupperne Lillerup og Rosengården slået sammen tilsvarende er Ringparken og Søhusparken slået sammen. 5.3 BTP for hjemmesygeplejen BDO har på baggrund af data fra registreringsskemaerne udregnet brugertidsprocenten (BTP) for de to områder samt for Syddjurs Kommune samlet. Et mere detaljeret grundlag for beregningerne fremgår af det til Syddjurs Kommune udleverede Excel-regneark med samtlige BTP-beregninger. Tabel 2: BTP for hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune Hverdage, dagtimer Weekend, dagtimer Aften, alle dage Nat, alle dage Hele sygeplejen 40,3% 46,4% 40,7% 48,1% Ringparken & søhusparken 41,8% 44,3% Lillerup & Rosengården 38,9% 48,4% Tabel 2 viser BTP værdierne for hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune opgjort for henholdsvis den samlede hjemmesygepleje samt for de to områder. Det fremgår af tabellen, at den samlede værdi for hele kommunen er højest i nat og i dagtimerne i weekend, mens den er lavere i dagtimerne, hverdag og i aftentimerne. 9

10 Øvrig tid Indirekte tid Direkte tid Syddjurs Kommune Januar Tidsforbrug for de enkelte opgavetyper I dette afsnit ses mere detaljeret på tidsforbruget i de to områder. Hermed er det muligt at sammenligne den procentandel af arbejdstiden, der i hvert område anvendes til de enkelte arbejdsopgaver. Gennemgangen har primært udgangspunkt i BTPværdierne for dagvagter på hverdage. I det udleverede Excel-ark findes en detaljeret oversigt over BTP-værdier for henholdsvis dag-, weekend-, aften- og nattevagter. BDO anbefaler Syddjurs Kommune, at se nærmere på det udleverede Excel-regneark for et mere detaljeret indblik i de to områders BTP-værdier. Tabel 3: Områdernes tidsforbrug fordelt på de enkelte delopgaver på hverdage i dagtimerne Ringparken & Søhusparken Lillerup & Rosengården Samlet Medicinhåndtering 10,0% 10,4% 10,2% Dosering 8,3% 9,0% 8,6% Sårpleje 8,4% 9,1% 8,8% Rådgivning/sundhedsfremme 2,0% 2,0% 2,0% Øvrige kliniske opgaver 8,0% 4,5% 6,2% Akutopgaver 4,0% 2,7% 3,3% Sygepleje beboer på center og korttidsplads 0,6% 0,2% 0,4% Personlig pleje 0,2% 0,5% 0,3% Dokumentation i borgerens hjem 0,5% 0,6% 0,5% Specialistfunktionen 5,1% 2,1% 3,6% Kontakt hjælpergruppen 1,9% 0,8% 1,4% Kontakt andre 4,3% 2,3% 3,3% Dokumentation og handleplan 7,6% 7,3% 7,5% Visitation, planlægning af borger forløb, advis 11,2% 10,8% 11,0% Vejtid 15,2% 14,1% 14,6% Møder 2,3% 3,3% 2,8% Kurser, uddannelse 0,0% 1,4% 0,7% Vejledning af studerende 0,1% 3,8% 2,0% Pauser og personlig tid 5,3% 4,0% 4,6% Øvrige opgaver 2,6% 9,8% 6,3% Disponering 2,5% 1,3% 1,9% SUM 100,0% 100,0% 100,0% Tabel 3 viser, hvor stor en andel af arbejdstiden som medarbejderne i det enkelte område anvender på de forskellige opgaver i løbet af en arbejdsdag. 10

11 Øvrig tid Indirekte tid Direkte tid Syddjurs Kommune Januar 2012 Generelt kan der konstateres at der ikke er væsentlige forskelle i tidsforbruget for de enkelte opgaver i Syddjurs Kommune. BDO har fået oplyst at forskel på områdernes tidsforbrug til specialistfunktioner kan skyldes at kategorien er opfattet forskelligt i sygeplejegrupperne, hvorfor der er registreret forskelligt I direkte borgerrettede opgaver varierer de to områder især på Øvrige kliniske opgaver og Akutopgaver. Af opgaver under indirekte tid er det særligt specialistfunktionen og kontakt til hjælpergruppen og kontakt til andre. Opgaver under øvrig tid varierer de to områder i sær på Øvrig opgaver, dette skyldes at Fællestillidsrepræsentanten har registreret sin tid på tillidshverv her. Samt områderne varierer på vejledning af studerende. Tabel 4: Områdernes tidsforbrug fordelt på de enkelte delopgaver på i dagtimerne i weekender. Weekend, dagtimer Ringparken & søhusparken Lillerup & Rosengården Samlet Medicinhåndtering 15,9% 21,1% 18,6% Dosering 2,2% 2,1% 2,1% Sårpleje 6,9% 11,2% 9,1% Rådgivning/sundhedsfremme 1,7% 1,2% 1,5% Øvrige kliniske opgaver 10,5% 6,8% 8,6% Akutopgaver 6,2% 4,7% 5,4% Sygepleje beboer på center og korttidsplads 0,0% 0,0% 0,0% Personlig pleje 0,1% 0,5% 0,3% Dokumentation i borgerens hjem 0,7% 0,9% 0,8% Specialistfunktionen 0,0% 0,2% 0,1% Kontakt hjælpergruppen 2,4% 1,9% 2,1% Kontakt andre 3,2% 3,1% 3,1% Dokumentation og handleplan 8,4% 4,4% 6,3% Visitation, planlægning af borger forløb, advis 7,8% 9,6% 8,8% Vejtid 21,6% 23,6% 22,6% Møder 0,0% 0,0% 0,0% Kurser, uddannelse 0,0% 0,0% 0,0% Vejledning af studerende 0,0% 0,0% 0,0% Pauser og personlig tid 6,3% 5,3% 5,8% Øvrige opgaver 3,7% 1,8% 2,7% Disponering 2,4% 1,8% 2,1% SUM 100,0% 100,0% 100,0% 11

12 Øvrig tid Indirekte tid Direkte tid Syddjurs Kommune Januar 2012 I weekend i dagtiden varierer tidsforbruget til de enkelte opgaver der direkte retter sig mod borgerne mere end i dagvagt. Derudover er der særligt forskel på områdernes tidsforbrug til dokumentation og handleplan. Opgaver under øvrig tid er i begge områder begrænset. Tabel 5: Områdernes tidsforbrug fordelt på de enkelte delopgaver på i dagtimerne hverdag, i weekender, aften og nat. Hverdag Weekend Aften Nat Medicinhåndtering 10,2% 18,6% 24,2% 3,1% Dosering 8,6% 2,1% 0,4% 0,1% Sårpleje 8,8% 9,1% 2,9% 0,0% Rådgivning/sundhedsfremme 2,0% 1,5% 0,8% 0,1% Øvrige kliniske opgaver 6,2% 8,6% 7,6% 1,1% Akutopgaver 3,3% 5,4% 2,5% 9,6% Sygepleje beboer på center og korttidsplads 0,4% 0,0% 0,8% 14,6% Personlig pleje 0,3% 0,3% 0,8% 18,1% Dokumentation i borgerens hjem 0,5% 0,8% 0,6% 1,4% Specialistfunktionen 3,6% 0,1% 0,2% 0,0% Kontakt hjælpergruppen 1,4% 2,1% 2,3% 0,4% Kontakt andre 3,3% 3,1% 3,4% 2,2% Dokumentation og handleplan 7,5% 6,3% 3,9% 1,9% Visitation, planlægning af borger forløb, advis 11,0% 8,8% 9,7% 8,9% Vejtid 14,6% 22,6% 31,7% 30,1% Møder 2,8% 0,0% 0,9% 0,3% Kurser, uddannelse 0,7% 0,0% 0,0% 0,0% Vejledning af studerende 2,0% 0,0% 0,0% 0,0% Pauser og personlig tid 4,6% 5,8% 6,0% 3,3% Øvrige opgaver 6,3% 2,7% 1,3% 2,8% Disponering 1,9% 2,1% 0,0% 2,0% SUM 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% Af tabel 5 fremgår det, at der er væsentligt forskel på, hvornår på døgnet de forskellige sygeplejefaglige opgaver, under direkte tid leveres. Det fremgår således at dosering, sårpleje kun leveres i et meget begrænset omfang om aftnen og natten, mens medicinhåndtering er den største opgave for aftenvagterne. Om natten fylder akutopgaver, sygepleje til beboere på plejecentrene og personlig pleje og vejtid væsentlig mere end på de øvrige tidspunkter. Det er bemærkelse værdig at der bruges væsentlig mindre tid om aften og natten på dokumentation og handleplan. 12

13 5.5 Vurderinger BDO vurderer, at BTP værdien for Syddjurs Kommune samlet må vurderes at være på et tilfredsstillende niveau. Syddjurs Kommune har en BTP på 40,3 % i dagtimer i hverdagen. BDO har gennemført BTP undersøgelse i hjemmesygeplejen i en række kommuner, tilsvarende har KL gennemført BTP målinger i hjemmesygeplejen. Resultatet af disse registreringer er, at BTP for hjemmesygeplejen i dagtimerne i hverdage svinger fra 36,2 % til 43,1 %. En sammenligning af sygeplejen på tværs af kommuner bør dog foretages med visse forbehold. En oplagt forklaring på forskelle i BTP er naturligvis forskelle i produktiviteten og arbejdsgange, særligt arbejdsgange ift. dokumentation, planlægning og visitation. Organisering, geografi og vejtid samt kommunens tidsforbrug til kurser og uddannelse spiller også ind. BTP værdien i sygeplejen er betydeligt lavere end den tilsvarende i hjemmeplejen. Dette svarer til resultaterne fra BTP målinger i andre kommuner. I sygeplejen anvendes der som udgangspunkt en betydelig større ikke-direkte brugerrelateret tid end i hjemmeplejen, da medarbejderne har væsentlig flere administrative og koordinerende opgaver end medarbejdere i hjemmehjælpen. Hertil kommer de mange konsulentopgaver, som retter sig mod organisationen og ikke er direkte borgerrelaterede. På baggrund af tidsregistreringen og BTP-beregningerne vurderer BDO, at der særligt for hverdage er en forholdsvis lille forskelle i hvordan medarbejderne i hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune anvender deres arbejdstid. Der er forskelle - disse kan have baggrund i enten forskelle i registreringspraksis henover registreringsperioden, egentlige kvalitative forskelle imellem sygeplejegrupperne eller mulige effektiviseringspotentialer. På tværs af døgnet er det dog bemærkelsesværdigt at der bruges væsentlig mindre tid om aften og natten på dokumentation og handleplan end i dagtimerne. 5.6 Anbefalinger BDO anbefaler generelt set, at der sættes fokus på optimering af arbejdsgangene i Hjemmesygeplejen i Syddjurs Kommune. Herved vil Kommunen kunne synliggøre den nuværende praksis i sygeplejegrupperne, og dermed angive områder, hvor ændrede og harmoniserede arbejdsgange vil være en fordel. En arbejdsgangsanalyse vil sand- 13

14 synligvis vise et uudnyttet potentiale blandt medarbejdernes tidsforbrug et potentiale, som hvis det udnyttes, ville kunne frigive mere tid til borgerrelaterede sygeplejefaglige opgaver og samtidig sikre en mere ensartet visitations og dokumentationspraksis på tværs af døgnet. I den sammenhæng kan en øget brug af sygeplejeklinik indgå i vurdering. Sygeplejen kan med fordel etablere klare forudsætninger, retningslinjer og fælles forståelse for brugen af øvrig tid på tværs af hjemmesygeplejegrupperne. Lederen af sygeplejegrupperne bør gøre sig forudsætninger om, hvor stor en del af fremmødetiden, medarbejderne gennemsnitligt må bruge til opgaver, der ikke finder sted i brugerens hjem, herunder hvor meget tid der skal afsættes til visitation, dokumentation, planlægning, deltagelse i møder og uddannelse mm. Som en del af en nærmere arbejdsgangsanslyse af sygeplejeområdet kan det være relevant for Syddjurs Kommune at vurdere på, hvorvidt ensartetheden øges ved, at udpege en sygeplejerske fra hvert team som koordinator (både i forhold til visitation og planlægning). Koordinatoren kan eksempelvis have ansvar for at modtage henvisning og registrer årsag, ydelse og foretage en administrativ rammevisitation/ydelsestildeling. Samt koordinatoren kan eksempelvis have ansvar for at sikre ligelig og kompetencemæssig optimal fordeling af opgaver i temaet samt styrke samarbejde til de øvrige hjemmesygeplejeteam med fokus på vagtdækning og udnyttelse af specialistkompetencer. 6 Bilag Bilag 1: Vejledninger til udfyldelse af registreringsskema (for medarbejderne) Bilag 2: Vejledninger til kontrol af registreringsskemaer (for ledelsen) Bilag 3: Registreringsskema for dag-, aften- og nattevagt 14

15 6.1 Bilag 1. Information til medarbejderne i hjemmesygeplejen om tidsregistrering. Formål Formålet med opgørelsen er at få et realistisk her og nu billede af den leverede tid hos borgerne. Det vil sige, hvor meget tid, der bruges ude hos borgerne til sygeplejeopgaver, og hvor meget tid der bruges på andre opgaver. Oplysninger skal bruges til at optimere arbejdsgange for hjemmesygeplejen. Hvornår Registreringen starter mandag den 7. november kl ved dagvagts begyndelse og slutter mandag den 21. november kl ved nattevagtens ophør. Hvem Alle medarbejdere der udfører hjemmesygepleje for borgere i eget hjem dag, aften og nat skal deltage i tidsregistreringen. Lederen registrerer ikke. Alle medarbejdergrupper fastansatte, vikarer, afløsere, studerende og ansatte på særlige vilkår (fleksjob, skånejob, aktivering m.v.) skal deltage i registreringen. Hvordan Du skal dagligt i perioden skrive på et registreringsskema, hvor lang tid du bruger på de enkelte arbejdsopgaver. Der anvendes en kolonne pr. borger/opgave på registreringsskemaet. Skriv antal minutter, der går til hver opgave. Skriv det reelle tidsforbrug ikke det planlagte. På registreringsskemaet skal du angive navn, dato, team, faggruppe, samt faktisk møde- og gåtid (f.eks. kl og kl.15.05). Der er et skema for henholdsvis dag-, aften- og nattevagter. Der skal bruges et skema pr. dag. På skemaet anvendes følgende kategorier: 1. Medicinhåndtering: Tid du anvender på at håndtere og give medicin (Eksempelvis: injektioner, IVbehandling, insulin, øjendrypning mv.) til en borger i vedkommendes eget hjem. 2. Medicin - Dosering: Tid du anvender på at dosere medicin til en borger i vedkommendes eget hjem. 3. Sårpleje: Tid du anvender på at tilse og behandle sår hos en borger i vedkommendes eget hjem. 4. Rådgivning og sundhedsfremme: Tid du anvender på at rådgive og informere borgeren om vedkommendes sygdom, behandling mv. Herunder også sundhedsfremmende rådgivning samt psykiskog social støtte. 5. Øvrige kliniske opgaver: Tid du anvender på andre øvrige kliniske opgaver hos en borger i vedkommendes eget hjem. Eksempelvis: Palliation, inkontinens, obstipation, ernæring og væsketerapi mf. 6. Akutopgaver: Den samlede tid du anvender på sygepleje (af enhver art) i forbindelse med et akut (ikke-planlagt) besøg hos en borger. Besvarelse af nødkald 7. Sygepleje for beboer på center & korttidsafsnit. Tid du anvender på sygepleje (af en hver art) hos en beboer på et af kommunens plejecentre. Samt tid du anvender på korttidsafsnittet. 8. Personlig pleje (PP-ydelse): Tid du anvender på personlig pleje hos en borger i vedkommendes eget hjem. 9. Dokumentation i borgernes hjem: Tid du anvender til dokumentation, når dette foregår borgerens hjem. 15

16 10. Specialfunktion: Tid du bruger hvis du har en specialfunktion som eksempel demenskonsulent, diabetes, inkontinens, KOL, palliation, sår 11. Kontakt hjælpergruppen: Kontakt med medarbejder fra hjælpergruppen, herunder vejledning og introduktion af kollega i hjælpergruppen, når det ikke foregår i borgerens hjem. 12. Kontakt andre: Kontakt med visitationen, kollega, hjemmeplejen, apotek, læge, sygehus, borgeren, pårørende mv., når det ikke foregår i borgerens hjem. 13. Dokumentation & handleplan: Udfyldelse af handleplaner, dokumentation og journalisering i omsorgssystem, når det ikke foregår i borgerens hjem. 14. Visitation & Planlægning af borger forløb, Advis: Tid du anvender til at visitere, koordinere og planlægge individuelle fokusområder og borgerforløb, læse advis, når det ikke foregår i borgerens eget hjem. Vejledning og introduktion af kollega i sygeplejegruppen. Vagtoverlevering. Tid du brug på praktisk gøremål i forbindelse med opstart og afslutning af dagen 15. Vejtid: Tid, du bruger på transport til/fra borgere og mellem borgere registreres som vejtid. Husk at få alle vejtider med - både fra grupperummet om morgen og ud til første borger og fra sidste borger og ind til grupperummet. Tankning af bil. 16. Møder: Tid du bruger møder, gruppemøder og personalemøder. 17. Kurser, uddannelse: Tid du bruger på deltagelse i planlagt kurser og uddannelse i arbejdstiden. 18. Vejledning af studerende: Tid til vejledning af studerende, og koordinering og planlægning af deres praktikophold: Tid du modtager vejledning som studerende. 19. Pauser og personlig tid: Tid du bruger på frokostpauser og øvrige pauser samt personlig tid. 20. Øvrig opgaver: Tid du bruger på øvrige opgaver i arbejdstiden, der ikke forgår i borgernes hjem. Eksempelvis opgaver som TR, AMR, APV, oprydning i grupperum og depot, bestilling af depotvarer mv. Deltagelse i arbejdsgrupper. Beredskabstid registreres her, dvs. tid, hvor du står til rådighed for evt. kald. Tid du bruger på tidsregistreringen 21. Disponering: Tid til planlægning og disponering af køreliste. Brug kuglepen ikke blyant Husk hver dag at aflevere det udfyldte registreringsskema til din leder dagligt inden du går hjem! 16

17 6.2 Bilag 2: Information til lederne om opgørelse af direkte brugertid i sygeplejen Formål Formålet med opgørelsen er at få et realistisk her og nu billede af den leverede tid hos borgere i eget hjem. Det vil sige, hvor meget tid, der anvendes hos borgerne til sygepleje, og hvor meget tid der anvendes på andre opgaver. Hvornår Registreringen starter mandag den 7. november kl ved dagvagts begyndelse og slutter mandag den 21. november kl ved nattevagtens ophør. Hvem Alle medarbejdere der udfører sygepleje for borgere i eget hjem dag, aften og nat skal deltage i tidsregistreringen. Ledere registrer ikke Alle medarbejdergrupper fastansatte, vikarer, afløsere, elever og ansatte på særlige vilkår (fleksjob, skånejob, aktivering m.v.) deltage i registreringen. Udfyldelse af registreringsskemaerne Det er vigtigt, at alle medarbejdere ved, hvad der skal foregå og hvorfor. Derfor er der udarbejdet informationsmateriale til medarbejderne, som kort fortæller om formålet med registreringen samt om, hvornår, hvem og hvordan, ligesom det indeholder en vejledning omkring udfyldelse af registreringsskemaerne. Medarbejderen skal øverst på registreringsskemaet notere sit eget navn, dato, team og stillingsbetegnelse samt den faktiske mødetid og fyraftenstidspunkt. Medarbejderen skal dagligt påføre deres faktiske tidsforbrug for hver borger for henholdsvis sygepleje og øvrige opgaver. Medarbejderne skal dagligt aflevere det udfyldte registreringsskema til lederen. Der er udarbejdet tre skemaer til henholdsvis dag-, aften- og nattevagt. Der skal bruges kuglepen eller lignede ikke blyant Lederen skal sammentælle tidsforbruget for hver kategori og notere dette på registreringsskemaet. Tidsforbruget angives i minutter. Vær opmærksom på, at der ikke skal udfyldes skemaer på de personer som er fraværende på grund af sygdom, fridag, ferie, afspadsering. Der skal altså kun udfyldes skemaer på personer som møder ind på arbejde. 17

18 Vejledning til kontrol af skemaer Lederen skal dagligt: Kontrollere, at alle registreringsskemaer modtages Sikre at medarbejderens tidsforbrug er sammentalt og noteret på registreringsskemaet. Tidsforbruget skal angives i minutter. Vurdere, om medarbejdernes noteringer ser korrekte ud. Forekommer der tvivl om én medarbejders registreringer, tages der hurtigst muligt kontakt til medarbejderen for at få afklaret spørgsmål Alle kontrollerede registreringer skal påføres dato og lederens underskrift Det udfyldte registreringsskema sendes til BDO i de udleverede konvolutter, eller indscannet på Af hensyn til BDO, som skal indtaste registreringerne i opsamlingsregnearket, skal registreringsskemaerne dagligt sendes til BDO i de udleverede konvolutter eller via . 18

19 6.3 Bilag 3: Registreringsark 19