Randers Kommune, samlet 5,26 5,21 5,19 5,38 5,05. Børn, Skole og Kultur 5,08 4,83 4,76 4,88 4,95. Kommunaldirektør 2,20 3,17 2,06 3,39 2,64

Transkript

1 Vedrørende: Sygefraværsindsats 2013 Sagsnavn: Sygefraværsindsats Personale og HR Sagsnummer: A Skrevet af: Christina Willumsen christina.willumsen@randers.dk Forvaltning: HR team Dato: Sendes til: Økonomiudvalget Dette notat giver en kort redegørelse om sygefraværet i Randers Kommune, og det beskriver initiativer og indsatser, der har indflydelse på nedbringelse af sygefraværet i Randers Kommune. Sygefravær har store omkostninger både menneskelige og økonomiske. Derfor er der fortsat brug for stor opmærksomhed på det, der virker, og at vi fortsat gør en konkret indsats for nedbringelse af sygefraværet. Sygefravær i tal Sygefraværet i Randers Kommune er i en positiv udvikling det falder. Tabel 1 viser det samlede sygefravær i Randers Kommune i perioden Mest markant er faldet fra 2011 til 2012, hvor der især er sket en positiv udvikling i Sundhed og Ældre. Det skyldes blandt andet en skærpet fokus på sygefraværet i forbindelse med organisationsændringer Randers Kommune, samlet 5,26 5,21 5,19 5,38 5,05 Børn, Skole og Kultur 5,08 4,83 4,76 4,88 4,95 Kommunaldirektør 2,20 3,17 2,06 3,39 2,64 Miljø og Teknik 4,09 3,75 3,52 4,18 4,24 Social og Arbejdsmarked 5,26 5,64 5,87 5,74 5,19 Sundhed og Ældre 6,07 6,18 6,15 6,46 5,50 Tabel 1: Udtræk fra Opus i KMD. Fritid og Kultur indgår som en del af Børn, Skole og Kultur i Ultimo 2012 skiftede Randers Kommune koncernløsning. Fremover udtrækkes sygefraværsstatistikken i SD Datawarehouse, hvilket vil give få ændringer i layoutet men ingen ændringer indholdsmæssigt. 1

2 Tabel 2 sammenligner Randers Kommune i 7-by regi. Tallene er fra 2011 og er opgjort i dagsværk pr. ansat (fuldtidsbeskæftigede) og fravær i procent. Kommune Fuldtidsbeskæftigede Dagsværk Fravær i procent Herning ,6 4,7 Holstebro ,6 5,1 Horsens ,9 5,2 Randers ,7 5,6 Silkeborg ,5 5,1 Skive ,7 4,7 Viborg ,8 4,7 Tabel 2: FLD-tal, 2011 Tabel 3 sammenligner Randers Kommune i 6-by regi. Tallene er fra 2011 og er opgjort i dagsværk pr. ansat (fuldtidsbeskæftigede) og fravær i procent. Kommune Fuldtidsbeskæftigede Dagsværk Fravær i procent Esbjerg ,0 5,3 København ,6 6,4 Odense ,5 5,9 Randers ,7 5,6 Aalborg ,2 5,8 Aarhus ,0 5,3 Tabel 3: FLD-tal, 2011 Differencen på 0,22 procentpoint mellem tallene fra KMD Opus og FLD på henholdsvis 5,38 % og 5,6 % skyldes primært beregningsmetoden, hvor KMD Opus opgør i faktisk antal fraværstimer og FLD omregner kalenderdage til arbejdsdage/timer = dagsværk. Ydermere er der forskel i definitionen af sygefraværet, hvor FLD også medtager barselsfravær, det gør KMD Opus ikke. 2

3 Handlinger i forhold til sygefraværet Meget af det Randers Kommune gør har en positiv effekt på sygefraværet, blandt andet: God og konstruktiv ledelse Fokus på kerneopgaven Et godt arbejdsmiljø Konkrete indsatser til nedbringelse af sygefraværet Et fortsat skærpet fokus på ovennævnte punkter skal medvirke til en yderligere reduktion i sygefraværet. God og konstruktiv ledelse Kommunikation er et af lederens vigtigste redskaber, og god kommunikation kan læres. En tydelig og anerkendende dialog medvirker til at skabe tillid og tryghed i samarbejdet mellem leder og medarbejder. I Randers Kommune er der fokus på ledelsens rolle og værdi i forhold til sygefraværet. Tydelig og synlig ledelse er et af de vigtigste parametre for at nedbringe sygefraværet, det viser en ny undersøgelse fra FTF 1. Forvaltningen har udviklet et ledelsesværktøj, 3 vigtige samtaler, som er en folder om god praksis ved samtaler i forbindelse med sygefravær. Erfaringen fra Falck Healthcare viste et behov for klare aftaler omkring sygemeldinger. I Randers Kommune er det derfor praksis at sygemelde sig til nærmeste leder. Et nyt og målrettet tiltag er konsulenthjælp til ledelsen på de arbejdspladser, hvor man har et højt sygefravær. Derved får man mulighed for at kortlægge allerede kendte procedure og samtidig få klarlagt nye sygefraværsreducerende tiltag. Konsulenthjælpen kan være fra Personale og HR eller fra den enkelte forvaltning. Forvaltningen har samtidig opmærksomhed på de arbejdspladser, som har et lavt sygefravær for derigennem at skabe læring og erfaringsudveksling. Endelig tager HR initiativ til at udbyde en række workshops ultimo 2013, med det formål at fastholde fokus på nedbringelse af sygefraværet. Fokus på kerneopgaven Kerneopgaven er den fundamentale begrundelse for arbejdspladserne i Randers Kommune og for ledere og medarbejdere. Kerneopgaven er den centrale arbejdsopgave og altså dét den enkelte arbejdsplads arbejder med. Kerneopgaven er at skabe forandring hos en specifik målgruppe af borgere. Ex folkeskolen som skaber læring og udvikling hos børnene og ældrecentret som yder pleje- og omsorg og hjælp til selvhjælp hos ældre borgere. Det kan være svært at definere kerneopgaven i den offentlige sektor på grund af mange hensyn og interessenter. Hertil kommer at der skal være en fælles forståelse blandt flere fagligheder. Ex en folkeskole hvor lærere, pædagoger, rengørings- og tekniskservice personale alle skal have en fælles forståelse for kerneopgaven og dens højere formål. Ledelsen har hermed en væsentlig opgave med at skabe og synliggøre mening og sørge for fælles forståelse af retning og mål. Dette gøres sammen med medarbejderne ved at sætte ord på kerneopgaven og få det integre- 1 Undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø blandt over FTF'ere som sygeplejersker, pædagoger, lærere og socialrådgivere. FTF er hovedorganisation for offentlig og privat ansatte. 3

4 ret i handlinger. 2 Ved at have fokus på kerneopgaven skabes en effektiv arbejdsdag med et godt arbejdsmiljø. Et godt arbejdsmiljø Arbejdsmiljøet omhandler blandt andet forhold, som kan forårsage nedslidning og sygefravær. Det kan være arbejdsulykker, fysiske arbejdsmiljøbelastninger og psykiske belastninger som utilfredshed, afmagt og frustrationer. Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) vurderer, at den del af sygefraværet på arbejdspladsen, som kan tilskrives arbejdsmiljøet udgør ca. 1/3 af det totale sygefravær. Trivsel på arbejdspladsen giver overskud. Trivsel opstår, når der dels er balance mellem ressourcer og krav og dels, når hverdagens udfordringer kan håndteres. Randers Kommune kan blive bedre til at lære af de gode eksempler og dele succeshistorier på tværs i organisationen. Der sker mange gode tiltag i organisationen, som også kan inspirere andre, ex fremgår nedenfor. Konkrete indsatser til nedbringelse af sygefraværet Randers Kommune arbejder målrettet med at forebygge og håndtere sygefraværet. Dette afsnit indeholder en oversigt med konkrete initiativer og indsatser, som alle har en effekt på trivslen og sygefraværet på de enkelte arbejdspladser. De konkrete initiativer er drøftet og besluttet på decentralt niveau i de respektive institutioner, som fremgår af oversigten. Der er tale om en bred vifte at tiltag, som giver et godt grundlag for at få forskellige erfaringer med nye tiltag således at organisationen fortsat kan lære af de eksempler, der virker. Institutionsnavn Initiativ/indsats Kort beskrivelse Bakkegården-Rosenvænget Sygdom er ikke en privat sag Hver 3. måned ophænges liste med alle medarbejderes navne. De raske bliver overstreget med gult og vil modtage en belønning. Kildevang Fokus på de raske Belønne medarbejdere som har været raske og som ikke har haft barnets sygedage. Lave fokusinterview med raske medarbejdere. Søge forebyggelsesfonden om midler til projekt vedr. social kapital og den enkeltes medarbejders ressourcer. Lindevænget - Dragonparken Tæt opfølgning af syge medarbejdere Holdningsdiskussioner Sociale medarbejderarrangementer Systematik omkring sygefraværssamtaler. Holdningsdiskussioner i MED og på de enkelte afdelinger, hvordan taler vi om hvordan vi har det, hvad gør sproget ved os. Det skal være sjovt at gå på arbejde, så der sættes fokus på det sociale kollegaskab. Kristrup Assentoft Retningslinjer Tydeliggøre retningslinjer vedr. fravær. Lave forskellige arrangementer, som rund- 2 Kend din kerneopgave af Morten Christensen og Anders Seneca 4

5 Trivselsarrangementer boldmatch og fælles julefrokost. Randers Kloster Dialog og opmærksomhed Retningslinjer Positiv opmærksomhed på de langtidsfriske Tæt opfølgning og mulighed for delvis raskmelding. Åbakken Kompetenceudvikling Drøftelse af værdierne Social tillidsmand KRAM og Den gode arbejdsplads Undervisning i Vitae og forflytning. 60 medarbejdere får kursus i kollegial sparring, så de bliver bedre rustet til at kommunikere med borgere og pårørende. Fokus på motion og træning. Madservice Kronjylland Tæt opfølgning Trivselspolitik Arbejdsmiljø Brug af delvise raskmeldinger. Daglig, synlig oplistning af de kolleger som er syge. Mulighed for akutdage. Har høj grad af kollegial omsorg, i form af telefonopkald, sms, blomster osv. Fokus på fysisk arbejdsmiljø, herunder rigtig og individuel beklædning. Tilbud om psykologsamtaler. Synlig ledelse. Spentrup Møllevang Tæt opfølgning Synlighed omkring fravær Daglig kontakt med den sygemeldte. Opgørelse af sygedage pr. uge. Øget fokus på trivselssamtaler. Gaver til raske medarbejdere. Tiltag til særligt udsatte medarbejdere og tilbud om massage, træning mv. Tandplejen Fraværspolitik Trivselsaktiviteter Man har implementeret kommunens fraværspolitik. Der er sat mange trivselsaktiviteter i gang i et samarbejde med Godt i Gang projektet. Efter sammenlægning har sundhedsambassadør revideret politik til godkendelse i MED. Borupvænget Konkurrence Konkurrence mellem afdelingerne omkring nedbringelse af korttids sygefravær. Materielgården Systematisk håndtering af sygefravær Når en medarbejder har haft 3 fraværsperioder, indkaldes til fraværssamtale, hvor fraværsskema gennemgås. Der spørges indtil om fraværet skyldes noget på arbejdspladsen. Det er vigtigt at få frem. Der 5

6 er opfølgningssamtaler hver 3. måned indtil der ikke er fravær i efterfølgende periode. Medarbejderen informeres om, hvor vigtigt det er at man kommer på arbejde og hvor stor indflydelse det har, når man er fraværende. Randers Krisecenter Sygefraværspolitik Leder og medarbejdere har i fællesskab udarbejdet en sygefraværspolitik. Den gør det tydeligt, hvad man som medarbejder kan forvente i forbindelse med sygefravær. Udføreområdet, Børn og familie Arbejdet med måltal Afdelingen har arbejdet konkret med fraværsprocenten med fast måltal på 2,8%. Målopfyldelse har udløst præmie. IT-afdelingen Sundhedsscreening IT har tilbudt alle medarbejdere en sundhedsscreening gennem Godt i Gang samt tilbud om individuel rådgivning. Afdelingens samlede sundhedsprofil er efterfølgende fremlagt på afdelingsmøde. Social og Arbejdsmarked 3 vigtige samtaler Ledelsesfokus Arbejdsglæde, selvstændigt ansvar og fysisk helbred Konkret hjælp Sygemelding til nærmeste leder. Man arbejder blandt med tilrettelæggelse og indflydelse på egne arbejdsopgaver. Højt informationsniveau og medarbejderinddragelse. Fokus på sundhed gennem sociale arrangementer, frugtordning og adgang til motionsredskaber. Deltidssygemelding, krisehjælp mm. Ovenstående er eksempler på, at der arbejdes bredt og indgående med nedbringelse af sygefraværet i organisationen. Det vil i den kommende tid vise, hvilken effekt de konkrete tiltag har. Fra central side understøttes arbejdet med nedbringelse af sygefraværet blandt andet ved folderen 3 vigtige samtaler. Folderen er omdelt til alle ledere og beskriver god ledelsespraksis ved håndtering og forebyggelse af sygefraværet. Som konkret indsats tilbyder Randers Kommune Godt i Gang. Godt i Gang startede i 2010 som en indsats mod sygefravær og fremme af trivsel og sundhed hos medarbejdere. Projektet har tre typer af tilbud: Et tilbud for sygemeldte, hyppigt syge og medarbejdere i risiko for en sygemelding 6

7 Et tilbud med forebyggende indsats Et tilbud om sundhedsfremme I forhold til tilbuddet for sygemeldte kontakter Godt i Gang, med lederens accept, medarbejdere med 14 dages sygefravær. Medarbejderen tilbydes en samtale med Godt i Gang, og hvor man i fællesskab finder den bedst mulige løsning, der kan hjælpe medarbejderen både godt og hurtigt tilbage på arbejdet. I 2011 deltog 383 medarbejdere i sygefraværsdelen, og projektet havde samtidig sundhedsfremmende indsatser på 25 arbejdspladser. I 2012 deltog 297 medarbejdere i alt i projektet og ca. 20 arbejdspladser, heraf ca. 15 i længerevarende forløb. Evalueringsrapporter fra 2012 konkluderer, at Godt i Gang har størst effekt i forhold til medarbejderens selvvurderet helbred. Deltageren i projektet bevæger sig typisk fra et dårligere selvvurderet helbred end gennemsnittet i Randers Kommune til at ligge lige så højt eller højere end i de kommuner i regionen der ligger højst i forhold til selvvurderet helbred (Odder og Hedensted). Godt i Gang har gennem årene løbende tilpasset tilbuddene efter behov og ønsker fra arbejdspladser, ledere, nyeste forskning og gældende love og regler. I 2013 er fokus rettet endnu mere mod den forebyggende og sundhedsfremmende indsats. Godt i Gang har udviklet 5 pakkeløsninger, der retter sig mod områder og belastninger man gennem forskning har identificeret som værende særligt belastende for et højt sygefravær. Pakkerne tilrettes hver enkelt arbejdsplads behov og økonomisk formåen. Afslutning Sygefraværet i Randers Kommune falder, det viser tallene for perioden Vi er i en god udvikling og det skal vi fortsætte med. Nedenfor er nuværende måltal og forslag til nye måltal inddelt efter farve. Grøn betyder målopfyldelse, gul betyder observation og evt. igangsætning af aktiviteter, og rød betyder at indsats er påkrævet. Nuværende måltal for sygefraværet i Randers Kommune er: mindre end 5% mellem 5% og 7% over 7% Fremadrettet kan et tiltag til nedbringelse af sygefraværet være at ændre måltallene. Derigennem signaleres til organisationen; at i Randers Kommune sætter vi barren højt og målet kan nås. Forslag til fremtidige måltal: mindre end 4,5% mellem 4,5% og 6,5% over 6,5% Indstilling Det indstilles til økonomiudvalget, 7

8 at notatet tages til efterretning at forslag til fremtidige måltal godkendes 8