Aktuelle sygefraværsdata Randers Kommune vedtog i 2013 et måltal for organisationens samlede sygefravær på 4,5 procent,

Transkript

1 Notat Vedrørende: Status på sygefraværsindsatsen 2014 Sagsnavn: Status på sygefravær Sagsnummer: A Skrevet af: Christina Willumsen og Bjarne Vejrup Forvaltning: Personale- og HR-afdeling Dato: Sendes til: Direktionen og Økonomiudvalget Indledning Sygefravær er et komplekst felt og det kræver en langsigtet indsats at nedbringe Randers Kommunes samlede sygefravær til det ønskede måltal på 4,5 procent. Dette notat indeholder aktuelle sygefraværsdata fra 2014 og første halvår af 2015, en status på igangværende aktiviteter til nedbringelse af sygefraværet (på baggrund af notat Sygefravær 2014 Nye veje til nedbringelse af sygefravær i Randers Kommune som byrådet tog til efterretning 16. juni 2014) samt en kort beskrivelse af fremtidig sygefraværsindsats som understøtter det ønskede måltal. Aktuelle sygefraværsdata Randers Kommune vedtog i 2013 et måltal for organisationens samlede sygefravær på 4,5 procent, og der skal arbejdes målrettet og effektfuldt både centralt og decentralt for at det realiseres i Måltallene for sygefraværet er inddelt efter en farveskala: 0 4,5 procent 4,5 6,5 procent 6,5 procent og derover Grøn betyder målopfyldelse. Gul indikerer, at sygefraværet skal observeres og der skal påtænkes igangsætning af aktiviteter. Rød betyder, at en indsats er påkrævet. Nedenstående tabel angiver Randers Kommunes sygefravær i perioden halvår Tallene viser, at der er sket en mindre stigning i det samlede sygefravær fra 2013 til 2014, fra 4,9 procent til 5,0 procent er svarende til niveauet i 2012 og ligger lavere end i 2011 og For 1. halvår 2015 er der sket en stigning i sygefraværet til 5,7 %, og der er stigning inden for alle direktørområder. Direktionen har på den baggrund taget initiativ til en indsats for at få nedbragt det stigende sygefravær, hvilket nærmere er beskrevet i slutningen af notatet: Mere tid og trivsel en tværgående indsats i hele organisationen. Tabel 1. Sygefraværet Randers Kommune halvår Udtræk fra KMD Opus og Silkeborg Data, opgjort i faktisk antal fraværstimer 1

2 7,0 6,5 6,0 5,5 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 6,2 6,2 5,9 5,6 5,2 5,2 4,8 4,8 3,8 3,2 3,5 2,1 6,5 5,7 5,5 5,4 5,2 4,9 5,0 5,1 4,2 4,2 3,4 2,6 5,3 5,1 5,1 5,2 4,9 5,0 4,7 4,5 4,1 4,2 2,5 3,1 6,1 5,8 5,7 5, halvår ,9 3,8 Børn, Skole og Kultur Stabene Miljø og Teknik Social og Arbejdsmarked Sundhed og Ældre Randers Kommune Overvågning af udviklingen Direktionen og de øvre MED-udvalg modtager kvartalsvis dataudtræk på sygefravær, således bliver sygefraværet fulgt nøje med henblik på skærpelse af indsats på det enkelte fagområde og generelt i Randers Kommune. Den daglige leder på arbejdspladsen foretager månedlige udtræk af sygefraværsdata, som blandt andet anvendes til drøftelse på lokale MED-udvalgsmøder med henblik på beslutning om rette og effektfulde indsatser i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Sammenligning med landsgennemsnittet Kommunernes og Regionernes Løndata (KRL) opgør sygefraværet på landsplan i dagsværk og procent, hvor kalenderdage til arbejdsdage/timer er lig med dagsværk mens Randers Kommune opgør fraværet i faktiske antal fraværstimer. Ifølge KRL var det landsgennemsnitlige sygefravær i 2014 på 5,3 procent svarende til 12,0 dagsværk. I Randers Kommune var fraværet 5,5 procent svarende til 12,5 dagsværk. Status på igangværende aktiviteter Dette afsnit giver en status på igangværende aktiviteter herunder en række organisatoriske værktøjer som lederen tager udgangspunkt i arbejdet med nedbringelse af sygefraværet samt en status på den forstærkede indsats som byrådet vedtog i Organisatoriske værktøjer Randers Kommune benytter en række organisatoriske værktøjer som understøtter både forebyggelse og håndtering af sygefraværet. Fundamentet er Randers Kommunes personalepolitik, ledelsesgrundlaget og samarbejdet mellem ledere og medarbejdere formaliseret i MED- og arbejdsmiljøorganisationen. Lederen har ansvaret for fokus på sygefraværet og har dertil en række 2

3 værktøjer, både digitale, samtaleanvisende og kompetenceudviklende. Værktøjerne understøtter blandt andet ledelsestilsyn, advisering om medarbejderes sygefravær og samtalepraksis ved sygefravær og medarbejderudvikling. Hoved MED-udvalget i Randers Kommune har ultimo 2014 vedtaget strategiske målsætninger på arbejdsmiljøområdet som gælder i perioden Målsætningerne omhandler overordnet: udvikling af MED-organisationen og forbedringer af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Herudover tilbyder Godt i Gang forebyggende og håndterende forløb som både kan være individorienteret og til hele arbejdspladsen. Godt i Gang og HR samarbejder om at give ledersparring til arbejdspladser med et sygefravær over 6,5 procent, hvor en indsats er særlig påkrævet. På den baggrund afholdtes i 2014 i alt 37 besøg/ledersparringer, fordelt på 12 arbejdspladser med ét besøg og 12 arbejdspladser med mere end et besøg. Endvidere er der på ældreområdet og i administrationen 7 medarbejdere, der fungerer som sociale tillidsmænd/trivselsmedarbejdere, som også arbejder med at nedbringe sygefraværet. Ovenstående er ikke udtømmende for den aktivitet og indsats som pågår i forhold til at arbejde med og sikre medarbejderes trivsel og udførsel af kerneopgaven. Decentralt er der igangsat mange forskelligartede indsatser fx systematisk og vedvarende opfølgning, sundhedsmæssige initiativer og udarbejdelse af volds- og stresspolitikker. Den forstærkede indsats fra 2014 I notat Sygefravær 2014 Nye veje til nedbringelse af sygefravær i Randers Kommune 2 blev der foreslået fire forskellige og nye initiativer, som skulle supplere de organisatoriske værktøjer, og samtidig medvirke til en styrket og helhedsorienteret indsats. Det handler om følgende initiativer: 1. Overvejelse om anvendelse af positiv tilskyndelse 2. En centralt forankret, bred indsats med fokus på arbejdspladskulturen 3. Styrkelse af det organisatoriske set-up 4. Differentierede måltal for forvaltningsområderne Overvejelse om anvendelse af positiv tilskyndelse. Medio 2014 besluttede dagtilbudsområdet at deltage i et projekt om positiv tilskyndelse med Personale og HR som tovholder. Projektet effektueres i To dagtilbud har hver især udpeget to daginstitutioner med et højt sygefravær, som indgår i projektet. Inden opstart har ledere og tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter afholdt møder med henblik på refleksioner og motivation for at indgå i projektet, herunder fordele og ulemper ved belønning generelt og stillingtagen til belønningen. Beslutningen blev at give belønning til både den enkelte medarbejder og til hele arbejdspladsen. Dette for at understøtte at projektet skal være med til skabe opmærksomhed på et højt sygefravær og samtidig være en øjenåbner, som sætter høj trivsel og en god arbejdspladskultur på dagsordenen. Den individuelle belønning er et gavekort som udløses efter en kvartalsperiode uden eget sygefravær. Den kollektive belønning aftales på personalemøde og kan fx være oplæg om læringsgruppestrukturen og/eller personlighedstyper, anskaffelse af regntøj/udetøj eller en robotstøvsuger. Det er aftalt, at der skal 2 Taget til efterretning i byrådet den 16. juni

4 være tale om en belønning som tilgodeser kollektivet på arbejdspladsen og det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. Deltagelse i projektet er drøftet og aftalt i de lokale MED-udvalg og udvalgene følger udviklingen i En centralt forankret, bred indsats med fokus på arbejdspladskulturen. Dette initiativ indeholder tre hovedelementer: kulturkampagne, formidling af den gode historie og etablering af et task force. Personale og HR har lanceret en kampagne om arbejdspladskulturens betydning for det gode arbejdsmiljø. Der er udarbejdet materiale som tager udgangspunkt i arbejdspladsens sociale kapital og hvor kerneopgaven er omdrejningspunktet. Materialet er rolleanvisende i forhold til lederen, medarbejderen og MED-udvalget, og alt materialet er tilgængeligt på Broen. Personale og HR følger op løbende på kampagnen i Den gode historie skal fortælles igen og igen. Det er væsentligt, at de gode erfaringer deles på tværs af organisationen, så andre kan lade sig inspirere til nye indsatser til nedbringelse af sygefravær. Nogle eksempler herpå følger: 1) Med udgangspunkt i Aftale om trivsel og sundhed inviterede hovedudvalget i februar fem decentrale ledere og deres arbejdsmiljørepræsentanter til at holde oplæg om initiativer til at skabe bedre trivsel og lavere sygefravær. Oplæggene omhandlede: udarbejdelse af stresspolitik, trivselsmedarbejderens indsats for lavere sygefravær, sundhedsfremmende initiativer, udarbejdelse af politik om vold og trusler og systematisk håndtering af sygefraværet. 2) Et dagtilbud har taget initiativ til at drøfte fremmende og hæmmende faktorer i forhold til sygefraværsindsatsen med arbejdspladser på tværs af organisationen. Derfor mødes ledere fra fire arbejdspladser fra hver sin forvaltning, og sammen med deres næstformænd og arbejdsmiljørepræsentanter drøfter og inspirerer de hinanden til mere nærvær og trivsel og lavere sygefravær. 3) Nyheder på Broen og i personalebladet Rundt i Randers. Randers Kommunes task force i forhold til nedbringelse af sygefraværet består af samarbejdet mellem Godt i Gang og Personale og HR. Samarbejdet og deraf de forskellige ekspertiser er med til at forstærke og understrege nødvendigheden af en helhedsorienteret tilgang for at nå målet. Styrkelse af det organisatoriske set-up. Arbejdsmiljøorganisationen har fokus på generelle problemstillinger og er en væsentlig aktør i nedbringelse af sygefraværet. Derfor skal medlemmerne løbende opdateres og kompetenceudvikles, så de er bekendt med ny viden og effektive indsatser. Således har 126 arbejdsledere og arbejdsmiljørepræsentanter deltaget i kursus om psykisk arbejdsmiljø. Imellem de to kursusdage har deltagerne arbejdet med en konkret opgave/problemstilling i forhold til det psykiske arbejdsmiljø. En rundspørge blandt deltagerne viser en stor bredde og kreativitet i opgaveløsningen: En psykisk beredskabsplan i forbindelse med vold og trusler En citat-positivitetsvæg skaber smil og eftertænksomhed 4

5 Arbejde med social kapital bl.a. igangsat med spørgsmål om: Hvad der skaber arbejdsglæde? Alle personalemøder både fælles og afdelingsmøder begynder med den gode historie stort og småt hvad er gået godt. Positiv indgangsvinkel til italesættelsen af ny skolestruktur Som opfølgning på kurset om psykisk arbejdsmiljø vil der i efteråret 2015 blive udbudt en workshop for MED- og arbejdsmiljøorganisationen om social kapital og arbejdspladskulturen. Differentierede måltal for forvaltningsområderne. Der er forskel på forvaltningsområdernes sygefravær fx har service- og omsorgsmedarbejdere større risiko for sygefravær end administrative medarbejdere. Derfor er det nødvendigt med differentierede måltal for at nå måltallet på 4,5 procent for det samlede sygefravær. Tabellerne nedenfor viser de differentierede måltal, som byrådet tog til efterretning 16. juni Tabel 2. Differentierede måltal for sygefravær opgjort i procent: Børn, Skole og Kultur 5,1 4,9 4,8 4,6 Stabene 2,5 2,4 2,4 2,3 Miljø og Teknik 4,1 4,0 3,8 3,7 Social og Arbejdsmarked 4,7 4,5 4,4 4,2 Sundhed og Ældre 5,3 5,1 5,0 4,8 Randers Kommune 5,0 4,8 4,7 4,5 Tabel 3. Måltallene opgjort i kalenderdage pr ansatte 3 : Børn, Skole og Kultur 17,0 17,1 16,1 15,5 Stabene 8,0 9,6 9,0 7,3 Miljø og Teknik 13,4 14,3 13,4 12,2 Social og Arbejdsmarked 15,5 16,0 15,1 14,1 Sundhed og Ældre 18,1 17,5 16,5 16,5 Randers Kommune 16,7 16,7 15,7 15,2 Fremtidig sygefraværsindsats som understøtter ønskede måltal Ovenstående indsatser vil fortsætte i For at nå målet med et generelt sygefravær på 4,5 procent, er der brug for at arbejde endnu mere fokuseret og målrettet med indsatsen. Og det skal være klart for den enkelte leder at nedbringelse af sygefraværet har høj prioritering. 3 Fald med 9 % i 2016 i forhold til

6 Flere dage flere hænder på ældreområdet I marts 2015 blev ældreområdets ledere samt ledere fra andre direktørområder indkaldt til konference til præsentation af, hvordan Esbjerg Kommune havde gennemført en indsats, som nedbragte sygefraværet væsentligt. Med inspiration herfra har ældreområdet i Randers Kommune fra 1. maj 2015 sat en tilsvarende indsats i gang. Indsatsen er forankret i ældreområdets MED-udvalg, som har drøftet og godkendt sygefraværsindsatsen samt nedsat en styregruppe til projektstyringen. Formålet med indsatsen er at få reduceret sygefraværet og dermed opnå flere langtidsfriske medarbejdere. Samtidig har indsatsen til formål at sikre en optimal håndtering af sygefraværet samt at skabe en kultur, hvor der gøres op med myter og tales åbent om sygefravær. Som basis for indsatsen gennemføres en analyse af sygefraværet. Den kortlægger det faktiske fravær på de enkelte arbejdspladser, og afdækker samtidig forandringsbehovet. Efterfølgende opstilles visioner og konkrete målsætninger for de enkelte arbejdspladser samt kritiske faktorer for målopfyldelse. Dernæst udvikles de konkrete aktiviteter, som giver den største nedbringelse af sygefraværet. Aktiviteterne evalueres løbende og der foretages nødvendige justeringer eller udskiftning, så aktiviteterne opfylder målsætningerne. Ældreområdet gennemfører projektet i samarbejde med en ekstern konsulent, og internt er frikøbt en medarbejder fra forvaltningens eget sekretariat, som også fungerer som projektleder. Projektforløbet strækker sig over perioden: Marts 2015 maj Ældreområdets mål er i første omgang at reducere fraværet med 5,7 kalenderdage pr. medarbejder pr. 1. maj Mere tid og trivsel en tværgående indsats i hele organisationen På baggrund af ældreområdets erfaringer med ovenstående sygefraværsindsats har direktionen besluttet at tilsvarende indsats igangsættes på alle direktørområder. Beslutningen er taget på baggrund af et relativt højt sygefravær og samtidig for at opfylde det vedtagne måltal på 4,5 procent i december Esbjerg har haft stor effekt af indsatsen og fraværet falder fortsat på udvalgte områder, derfor vælger Randers Kommune at anvende samme indsats. En øget indsats for at nedbringe sygefraværet forudsætter en helhedsorienteret indsats, som gennemgøres i samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Udviklingen i de første måneder af 2015 har ført at emnet har været taget op til drøftelse på MED hovedudvalgets seneste møde lige før sommerferien. Hovedudvalget udtrykte i den forbindelse opbakning til at udbrede modellen fra ældreområdet til en indsats i hele organisationen og tilkendegav at udvalget gerne indgår i en dialog og vil medvirke til at fremme, at sygefraværet nedbringes. Der var enighed om, at indsatsen skal koordineres med de øvrige aktiviteter i Randers kommune på for eksempel arbejdsmiljøområdet, samt at der i denne sammenhæng skal ske en stærkere formidling af de rammer og gode redskaber, som allerede eksisterer. En tværgående indsat vil håndtere sygefraværet som et fælles anliggende med afsæt i ledelse og fælles fokus. Formålet med sygefraværsindsatsen er at få reduceret sygefraværet og opnå flere langtidsfriske medarbejdere. Samtidig er formålet at sikre en optimal 6

7 håndtering af det nuværende sygefravær og at skabe en kultur, hvor der gøres op med myter og tales åbent om sygefraværet. Direktionen har taget initiativ til at iværksætte et projekt, der skal styrke indsatsen for at nedbringe sygefraværet. De konkrete rammer for projektet skal drøftes videre i samarbejde med medarbejderne. Projektet forudsætter involvering af ekstern bistand efter den model, der er sat i værk indenfor ældreområdet. Der er på den baggrund iværksat et udbudsmateriale om opgaven, da opgaven forventes at overstige grænseværdien på 0,5 mio. kr. for opgaven. Udbuddet gennemføres under forudsætning af udvalgets accept af at opgaven iværksættes, idet opgaven overstiger den grænseværdi på 0,1 mio. kr. vedr. eksterne ydelser, som byrådet har fastsat for Projektperioden for sygefraværsindsatsen anslås til 16 måneder, gennemført fra den 1. september 2015 til ultimo Sygefraværsindsatsen starter ved et kick-off den 6. oktober 2015 på en allerede planlagt arbejdsmiljøkonference. Sygefraværsindsatsen vedkommer alle arbejdspladser, og ledelsen og de respektive MED-udvalg er centrale parter i udfoldelsen af processen. Den tværgående sygefraværsindsats vil blive suppleret af de allerede eksisterende værktøjer og indsatser såvel lokalt som centralt initieret. 7