Facilitering og rollen som facilitator

Transkript

1 Facilitering og rollen som facilitator Fokus på facilitering og rollen som facilitator Ved møder og seminarer i et projekt sker det jævnligt, at den indholdsmæssige diskussion sluger al opmærksomhed fra deltagerne mens ingen rigtig holder øje med processen og mulighederne for at få dialogen til at foregå på en (endnu) bedre måde. Erfaringen viser med andre ord, at det er svært samtidigt at fokusere på indhold og proces selv for en erfaren projektleder. Det er den umiddelbare anledning til at sætte fokus på udtrykkene facilitering og facilitator rollen. At facilitere går grundlæggende ud på at gøre processen mindre besværlig og/eller at gøre det nemmere at nå det ønskede resultat. Med andre ord går facilitering ud på at fremme mødets/seminarets resultat ved at tage bevidst vare på processen. Ifølge ordbøgerne har udtrykkene rod i det latinske facilis, som betyder at lette. At fungere som facilitator går ud på at sikre, at der foregår en egnet facilitering. Initiativerne til at lette processen kan både komme fra facilitatoren, projektlederen og øvrige deltagere men facilitatoren holder øje med, om der er behov for initiativer!

2 At virksomheder i udlandet og her hjemme i de seneste år har valgt at formalisere facilitatorrollen skyldes umiddelbart erkendelsen af, at mere opmærksomhed på processen fremmer, at vi får musik i projektet. Dertil kommer, at nye måder at bruge projektformen på, betinger en mere kompetent håndtering af processen. Her tænkes på tendenserne mod mere samarbejde på tværs i organisationer og mod tættere samarbejde mellem virksomheder. Det indebærer nye muligheder men stiller samtidig krav til håndteringen af mere komplekst samarbejde især i projekternes indledende faser. I det følgende vil vi først afklare udtrykkene facilitering og facilitatorrollen i forhold til beslægtede begreber. Derpå gives overblik over de situationer i et projekt, hvor det er relevant med en formel facilitator. Endvidere berettes om grundreglerne for varetagelse af rollen. Som værktøj redegøres for en interaktiv planlægningsmetode også kaldet gummi-og-pap-metoden. Som afrunding peges på muligheder for at udvikle kompetence i facilitering og facilitatorrollen. Fremstillingen bygger på erfaringer fra virket som konsulent i projektledelse, der både omfatter varetagelse af rollen som facilitator og uddannelse i at facilitere møder og seminarer. Facilitering i forhold til beslægtede begreber Et umiddelbart spørgsmål kunne være: Har vi brug for nye begreber som facilitering og facilitator? Har vi ikke allerede begreber som er tilstrækkeligt dækkende? Ja, vi taler vel om så grundlæggende sider af god kommunikation og godt samarbejde, at dagligdags sprogbrug burde være dækkende? Problemet i et projekt er imidlertid, at vi nemt glemmer at bruge det vi ved om kommunikation og samarbejde. I dagligdags eller mindre komplekse situationer klarer vi os alligevel igennem men i komplekse situationer får vi problemer. Sigtet med begreberne facilitering og facilitator er at gøre det nemmere for os at huske at have øje for processen. Desuden lægger begreberne op til en bevidst udvikling af kompetencen i at håndtere processen. Rollen som facilitator kan i praksis varetages af projektchefen, projektlederen, en projektdeltager eller en person, der tilknyttes projektet med facilitering som opgave. Hvis der tilknyttes en formel facilitator vil rollefordelingen typisk være, at projektlederen fortsat står for den samlede ledelse opad og udad - og hvad angår indholdet i projektet. Facilitatoren assisterer med styringen af fremgangsmåden og med ledelsen indad. Facilitatoren varetager med andre ord dele af projektledelsen. Facilitering er en ledelsesfunktion og formålet er at fremme projektets resultat. Herved adskiller facilitering sig fra beslægtede begreber som sparring, proceskonsultering, coaching og mentoring, som foregår fra sidelinien og som for de tre sidstnævnte handler om at udvikle kompetencen hos de deltagende personer, herunder projektlederen: I lighed med facilitering er formålet med sparringen at fremme projektets resultat. Men sparringspartneren fokuserer på at fungere som er spejl i forhold til de emner, der er på dagsordenen og fremme kreativiteten: Har I tænkt på? Hvad tror I det vil betyde? Er der andre muligheder?

3 Mentoring Coaching Assistancen person rettet Konsultering Facilitering Sparring Assistancen projekt rettet Proceskonsulentens rolle er beslægtet med facilitatorrollen der ved, at der fokuseres på samarbejdsprocessen. Konsulenten går ikke ind og leder processen, men hjælper projektlederen og øvrige deltagere til selv at håndtere eksempelvis konfliktsituationer. Devisen er eyes on hands off! Samtidig kan der arbejdes med udvikling af deltagernes kompetence i kommunikation og samarbejde. Coaching er undertiden brugt som synonym for facilitering og de øvrige tre begreber. Den specifikke betydning af coaching er imidlertid at træne. En coach er en træner eller en instruktør, som opmuntrer til og understøtter, at den coachede bliver mere kompetent og får lyst til yderligere at udbygge sin kompetence. Da coachingen her forudsættes at foregå med udgangspunkt i et konkret projekt, vil der også være en effekt i retning af at fremme projektets resultat. Mentoring handler udelukkende om over en længere periode at udvikle den pågældende persons kompetence. En mentor er en vejleder og (nærmest faderlig) rådgiver for den pågældendes udvikling og karriere. Desuden tjener mentorens status i organisationen også til at styrke personens muligheder. Som afrunding på den begrebsmæssige udredning kan også nævnes udtrykkene moderering og moderator. Det er begreber, som er parallelle til facilitering og facilitator og som så vidt vides især benyttes i tysktalende lande.

4 Anvendelser af en facilitator i projektforløbet Facilitering er en vigtig side af projektledelse, så det typiske - også frem over - vil være, at projektlederen i nødvendigt omfang fungerer som facilitator. Det velfungerende projektteam kan endvidere kendes på, at alle deltagerne løbende bidrager til faciliteringen. At engagere en facilitator er udryk for, at vi gør noget særligt for at sikre det maksimale udbytte af et møde eller seminar i projektet. Blandt kriterierne for at tilknytte en formel facilitator kan nævnes: Kompleks opgave eller samarbejdssituation Høj prioritering af projektet og/eller tidspres Behovet for at tilføre yderligere projektkompetence Tilgængeligheden af en egnet facilitator internt eller eksternt Ikke mindst for en mindre erfaren projektleder kan en facilitator være en støtte ved at bidrage med metoder og varetage dele af procesledelsen ved et krævende møde eller seminar. Mødets/seminarets emne kan være på forskellige niveauer jf. kapitlet om Metoder for at planlægge ledelsesindsatsen i projektet tidligere i bogen: 1. Opgaver som led i projektudførelsen eksempelvis udarbejdelse af en fælles kravspecifikation eller alternative løsningskoncepter. 2. Udøvelsen af projektledelse herunder eksempelvis analyse af projektets interessenter, tydeliggørelse af resultatmålene, planlægning af projektforløbet og afklaring af roller og spilleregler/værdier i projektet. 3. Planlægge ledelsesindsatsen herunder for eksempel afklaring af de ledelsesmæssige udfordringer og udarbejdelse af programmet for et projektseminar. I det følgende samles opmærksomheden om brug af en facilitator på niveauet om udøvelse af projektledelsen. Behovet for facilitering vil her være størst i følgende fire ledelsesfaser, hvor ledelses- og kommunikationsindsatsen bør være størst: Projektforberedelsen fra godkendelsen af et ideoplæg til gennemarbejdet, overordnet projektplan foreligger. Projektopstarten fra godkendelse af projektplanen inkl. deltagerne til forudsætningerne er på plads for et effektivt samarbejde. Projektevaluering fra et større projektresultat foreligger til det er godkendt og planerne for det videre forløb er reviewet og udbygget. Projektafslutningen fra (hovedparten af) deltagerne har afsluttet projektudførelsen til oplevelser undervejs er bearbejdet og læring er uddraget fra projektet.

5 Hvis der for projektet er valgt et højt ambitionsniveau hvad angår projektledelsen, er brug af en facilitator på de fire stadier et af de anbefalede virkemidler. To andre virkemidler er at afholde seminarer til fremme af bred og uddybende dialog samt at gøre de ledelsesmæssige dokumenter tilgængelige i form af en såkaldt projekthåndbog, der i dag typisk udgør en del af projektets web-side. Ved kombination af de tre virkemidler bliver facilitatorens typiske roller disse: Assistance ved forberedelse af seminaret, herunder facilitering af møder om forberedelse/ajourføring af projekthåndbogen. Facilitering af projektseminaret, herunder lede processen og tilføre viden om egnede projektmetoder. Assistance ved opfølgningen af seminaret, herunder facilitering af møder om dokumentering og evaluering samt planlægning af den kommende ledelsesindsats. Varetagelse af rollen som facilitator for projektet I det følgende gives praktiske vink for varetagelse af facilitatorrollen: Først er der brug for at specificere det forventede resultat af det pågældende seminar og at udarbejde et egnet program. Endvidere er det vigtigt at få afklaret, hvad rollen konkret går ud på. Hvilken form for assistance har projektet brug for? Og hvilke dele af faciliteringen kan andre udmærket varetage? Specielt er det vigtigt at få afklaret rollefordeling i forhold til projektleder og projektejer, hvis denne deltager aktivt i den aktuelle ledelsesfase. En sådan afklaring svarer til planlægningen af projektets ledelsesindsats jf. kapitlet herom tidligere i bogen. For udøvelsen af rollen som facilitator anbefales følgende: Forbliver til stadighed neutral - det er vigtigt at tilstræbe objektivitet og undgå at vælge side! Fokuserer på processen - engagerer sig ikke i indholdet, deltagerne er eksperterne! Delegerer til deltagerne - rollen aftager i takt med at deltagerne håndterer processen. Ved sessionen er det facilitatorens opgave at sørge for en god balance mellem struktur/styring og proces/dialog jf. betragtningerne i bogens indledende artikel om vekselvirkningen mellem struktur og proces, som nøglen til effektivitet i projekter. Til struktur/styring hører at holde tempo og at holde fokus på emnet til proces/dialog hører at få alle med og at håndtere konflikter. Ved seminaret er et virkemiddel tidligt at få aftalt og siden at fastholde spilleregler. Det er eksempelvis langt bedre fra starten af en session at få aftalt, at alle slukker mobiltelefonerne end at tage spørgsmålet op når en opringning åbenlyst har punkteret en frugtbar drøftelse. Fra en drøftelse med en gruppe projektfolk om forventninger til den gode facilitator kan i øvrigt citeres:

6 Fungerer som den talentfulde ordstyrer Virker som styrmand uden at dominere Veksler mellem at stimulere og styre processen Skaber gejst og er venligt provokerende Skærer igennem med et smil på læben Holder folk på kursen holder fast i den røde tråd Tager initiativ til strukturering og konklusioner En af udfordringerne er i øvrigt, at facilitatoren ikke tager billedet fra projektlederen. Der skal være god plads til, at projektlederen kan markere sig og udfylde sin lederrolle i projektet. Det stiller særlige krav til facilitatoren nogle personlige profiler er bedre egnet end andre. Udvikling af kompetence i facilitatorrollen At en virksomhed sætter fokus på facilitering og facilitatorrollen handler ikke kun om her og nu at assistere de enkelte projekter. Etablering af et netværk af (ad hoc) facilitatorer kan blive krumtappen i en satsning på en mere projektorienteret organisation og videreudvikling af projektkompetence. Men forudsætningen er at facilitatorerne selv er kompetente. Det handler både om uddannelse og om udvælgelse af personer med en egnet profil. Hvad angår uddannelse vil vi anbefale grundlæggende uddannelse i projektledelse, hvor de potentielle facilitatorer får lejlighed til at fungere som facilitatorer ved gruppesessioner. Desuden kan de potentielle facilitatorer deltage som assistenter for en erfaren facilitator ved afholdelse af projektseminarer. I begge tilfælde foretages trinvis en evaluering af kandidaternes varetagelse af facilitatorrollen. Hvad var godt og hvad kan gøres bedre? To ting er ud fra vores erfaringer bemærkelsesværdige fra sådanne evalueringer: Hvis der først er stillet skarpt på faciliteringen af processen har så godt som alle en god fornemmelse for, hvad der giver en god proces og hvad der bremser. Facilitering er med andre ord bevidst håndtering af sund fornuft. Men når det kommer til spørgsmålet om den personlige profil viser det sig, at kun en mindre del af typiske projektfolk har forudsætninger for at udvikle sig til virkeligt kompetente facilitatorer.