SÅDAN FINDER DU DEN HELT RETTE MEDARBEJDER

Transkript

1 SÅDAN FINDER DU DEN HELT RETTE MEDARBEJDER 6 gennemtestede steps, med råd og værktøjer, så du skaber resultater >>Rette mennesker rette resultater<<

2 HVAD FÅR DU I DENNE GUIDE? Vores guide om rekruttering har til formål at gøre dig skarp på at levere endnu bedre resultater, når du skal finde en ny medarbejder. Jeg vil lære dig at gennemføre en jobanalyse i 6 steps, som er en gennemtestet metode, jeg selv bruger, når jeg rekrutterer. Du kan læse dig træt i alverdens teori om jobsamtaler, annoncering og tests, men hvis du ikke laver en jobanalyse, kan det hele være ligegyldigt. Du kan læse hele guiden og skabe resultater allerede i morgen, eller du kan bruge den som opslagsværk, når du lige har brug for ekstra råd inden for et specifikt område. Uanset hvordan du vælger at bruge vores guide, så giver jeg dig konkrete og effektive værktøjer, så du kan udføre en rekruttering af høj kvalitet. 2 Palle Garler Senior Business Consultant Assistance HR Partners A/S

3 INTRODUKTION: DET KAN BETALE SIG AT LAVE EN GOD REKRUTTERING Jeg har oplevet det, de fleste ledere har oplevet, og du har sikkert også oplevet det. Du har ansat en ny medarbejder, men personen lever simpelthen ikke op til forventningerne fagligt eller personligt - og ofte er det svært at stille skarpt på årsagen. Mange virksomheder oplever endda at hyre nye medarbejdere - der Tal fra Danmarks Statistik viser, at en femtedel af alle nyansatte skifter job inden for ét år, og faktum er, at det koster penge hver eneste gang. En fejlrekruttering er dyr, mens den rette medarbejder, ansat i den rette stilling, kan tilføre værdi fra start. Normalt regner man med et tab på omkring DKK. på trods af skarp uddannelse, top anbefalinger og lovprisende resultater at vise frem - bare ikke leverer en performance i top. Så hvad går galt? Spildt annoncering, screening, interviews, tests, vurdering Spildt træning og interne oplæringsressourcer 1 ud af 5 nyansatte skifter job inden for 1 år Tab ved fejlrekruttering Fald i produktivitet, værdi- Re-fordeling af opgaver og tilførsel og viden om jobbet underbemanding Kilde: Danmarks Statistik Kultur og rammer er alfa & omega Det overrasker ofte, at en ellers faglig kvalificeret person ikke har den forventede succes. Der er kun et svar: Virksomheden har ikke forstået betydningen af medarbejderens match med kultur og Derfor er jeg glad for at præsentere dig for denne guide med en fast fremgangsmåde og tips og tricks til, hvordan du finder den rette medarbejder rammer, og hvordan det påvirker performance. 3

4 INDHOLD Tip! Lær hvordan du skaber resultater - få løbende tips og tricks til rekruttering og ledelse ved at følge os på Linkedin. Klik her for at se vores side Hvad får du ud af denne guide Introduktion Indhold Kapitel 1 - Jobanalysen Hvorfor en jobanalyse? Rammerne for jobanalysen Hvad kan jeg bruge jobanalysen til? Kapitel 2 - Jobanalysen: Sådan gør du Step 1 : Kortlæg resultater og opgaver Step 2 : Kortlæg faglige kompetencer Step 3 : Kortlæg kultur og rammer Step 4 : Personlige egenskaber Kapitel 3 - Jobanalysen: Brug resultaterne Step 5 : Organisér dine data 5.1: Lav en jobbeskrivelse 5.2: Lav en profil for den ideelle kandidat Kapitel 4 - Jobanalysen: Høst frugterne Step 6: Sådan bruger du det i rekrutteringen Step 6: Fortsat Afslutning: Få tips og tricks

5 JOBANALYSEN

6 Jobanalysen er uden tvivl det vigtigste værktøj, når du skal rekruttere en ny medarbejder. Alle kan lave en rekruttering, men analysen øger dine chancer markant for at finde den rette til jobbet. HVORFOR? Du undgår fejlrekrutteringer eller lav medarbejderperformance. JOBANALYSEN ER RETNINGSGIVENDE FOR ALLE DE VALG DU TAGER UNDER Alle kan lave en rekruttering, men analysen øger dine chancer markant for at finde den rette til jobbet. EN REKRUTTERING Jobanalysen er bindeled mellem din virksomhed og den ideelle kandidat - den sætter mål og retning for din rekruttering. Når du har en færdig jobanalyse lover jeg dig, at dit arbejde vil blive meget nemmere! 6

7 HVAD KAN JEG BRUGE JOBANALYSEN TIL? Råd! Mange rekrutterer uden JOBANALYSE En unik indsigt i virksomhedens kultur og værdier. Mulighed for at reflektere over og tilpasse jobbets indhold til virksomheden. Direkte adgang til al den information du skal bruge til at skrive det perfekte stillingsopslag. En skarp forventningafstemning mellem kandidat og virksomhed. Adgang til al information til telefonscreening. Et perfekt udgangspunkt for at udføre et målrettet og effektivt jobinterview. at lave en jobanalyse, men med en vis usikkerhed - og det er her fejlrekrutteringerne sker! Jeg anbefaler, at du laver jobanalysen, så du minimerer afvigelsen og kommer hele vejen rundt om de elementer, der er relevante for at finde den helt rette medarbejder. Mulighed for at give professionelt begrundede afslag. Rettesnor for hvordan kandidaten skal testes. DEN RETTE MEDARBEJDER DE RETTE RESULTATER Bedre udgangspunkt for evaluering af kandidat. 7

8 RAMMERNE FOR JOBANALYSEN Personlige egenskaber Kultur og rammer Jobanalysen består af 4 temaer. Når du har besvaret spørgsmålene, som jeg giver dig på de næste sider, så har du en færdig jobanalyse som med garanti vil gøre dit JOBANALYSE arbejde nemmere og bane vejen til den rette kandidat. Faglige kompetencer Resultater og opgaver 8

9 JOBANALYSEN: SÅDAN GØR DU

10 Det første du skal gøre dig klart er formålet med stillingen. Her finder du ud af, hvad stillingen indeholder, og hvad der skal opnås STEP 1 af resultater. Det er første skridt i processen, som hjælper dig med at fokusere og målrette din indsats. SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM RESULTATER OG OPGAVER Opgave: På næste side præsenterer jeg en øvelse, hvor du skal svare på en række spørgsmål. Sæt dig evt. sammen med en kollega og brainstorm på spørgsmålene. Start med at skrive alt ned og skær derefter det fra, som I mener ikke er relevant. Når I har et svar så stil spørgsmålet: Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat?. Skriv svaret på dette spørgsmål i punktform i et andet dokument. Senere skal du nemlig bruge de data til at til udarbejde profilen på den ideelle kandidat og en jobbeskrivelse. 10 NB. Det er muligt, at dine svar nogen steder vil overlappe hinanden. Det betyder intet - spørgsmålene er designet således for, at du kommer hele vejen rundt.

11 SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM RESULTATER OG OPGAVER Resultater Hvordan bør opgaverne løses? Hvad er det overordnede formål med jobbet? Hvad fremmer og hæmmer opgaveløsningen? Hvilke resultater skal der skabes i dette job? Hvordan vægtes opgaverne i forhold til Hvordan måles resultaterne? hinanden? Hvordan forventes resultaterne at udvikle sig? Hvordan er den tidsmæssige fordeling af opgaverne? Hvem bliver medarbejderen afhængig af når resultaterne skal nåes? Hvilke opgaver vil komme til i fremtiden? Opgaver Hvilke opgaver vil i fremtiden falde bort? Hvilke opgaver skal løses i jobbet? Får medarbejderen ledelsesansvar nu eller i Hvad kan vi lære af vores erfaringer fra lign. eller fremtiden? 11 tidligere medarbejder? - Hvad var stærkt i opgaveløsningen? - Hvilke udfordringer viste sig i opgaveløsningen Brainstorm Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? NB. Gentagelser kan forekomme

12 Det kommer nok ikke bag på dig, at de faglige kompetencer er vigtige, når du skal finde den rette kandidat. Ikke desto mindre er STEP 2 det afgørende, at du med en systematisk tilgang får afdækket alle områder. Jo mere detaljeret du er, jo klarere vil jeres ideelle profil være, når du er færdig med analysen. SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM FAGLIGE KOMPETENCER Opgave: Svar på spørgsmålene på næste side. Brug samme tilgang som ved den forrige opgave. Når I har et svar, så stil spørgsmålet Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? skriv svaret på dette spørgsmål i punktform i dit word dokument. 12

13 SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM FAGLIGE KOMPETENCER Hvilke faglige kompetencer er nødvendige i jobbet nu? Tip! Du kan kortlægge de Hvilke kompetencer er nødvendige i fremtiden? faglige kompetencer ud fra: Hvilken uddannelse og erfaring er relevant for at kunne skabe de ønskede resultater? Uddannelse IT Hvad skal den nye medarbejder bidrage med i afdelingen her og nu? Sprog Erfaring 13 Brainstorm Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? NB. Gentagelser kan forekomme

14 Her begår de fleste rekruttører fejlen; de tager ikke højde for, at hver eneste virksomhed er unik. Mange anvender professionelle STEP 3 bureauer netop fordi, at de mindste mangler kan resultere i en fejlrekruttering. Derfor er det også vigtigt, at du giver dig ekstra god tid til denne del af analysen. SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM KULTUR OG RAMMER Opgave: Svar på spørgsmålene på samme måde som ved den forrige opgave. Når I har et svar, så stil spørgsmålet Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? skriv svaret på dette spørgsmål i punktform i dit word dokument. 14

15 SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM KULTUR OG RAMMER Hvilke organisatoriske ændringer skal der evt. Har afdelingen en bonusplan? foretages i forbindelse med ansættelsen? Hvilken adfærd belønnes i afdelingen? Hvordan arbejdes der i afdelingen? Hvordan motiveres medarbejderne? Hvilke muligheder og begrænsninger er der i afdelingen? Hvordan er samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere idag? Hvilke udviklingsmuligheder er der i jobbet? Hvad kan være den største hindring for at Hvilken ånd/stemning præger afdelingen? og kandidaten fungerer godt i jobbet? hvilke krav sætter det til kandidaten? Har der været konkrete årsager til at tidligere Hvem skal medarbejderen referere til? medarbejdere ikke har fungeret godt i jobbet? 15 Brainstorm Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? NB. Gentagelser kan forekomme

16 FORTSAT: BRAINSTORM KULTUR OG RAMMER Hvilke eksterne og interne smarbejdspartnere er Hvilke ændringer kan der komme i fremtiden? der? (matrix organisation?) Hvem skal medarbejderen arbejde sammen Hvilke frihedsgrader er der i afdelingen? med? Hvordan er informationsgraden i afdelingen? Hvordan har afdelingen udviklet sig de sidste 2-3 år? 16 Brainstorm Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? NB. Gentagelser kan forekomme

17 De rigtige personlige egenskaber har stor betydning for om en medarbejder får succes. Forestil dig at du skal ansætte en sælger; STEP 4 det er vigtigt, at personen er udadvendt, men samtidig forstår at lytte for at tilbyde de rette løsninger. En økonomidirektør skal derimod være meget analytisk, strategisk og reflekterende, men behøver ikke nødvendigvis være stærk socialt. Derudover indgår de fleste medarbejdere i samarbejde med andre, og her er et match i SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM personlige egenskaber afgørende for succesen. PERSONLIGE EGENSKABER Opgave: Svar på spørgsmålene på næste side. Brug samme tilgang som ved den forrige opgave. Når I har et svar, så stil spørgsmålet Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? skriv svaret på dette spørgsmål i punktform i dit word dokument. 17

18 SÅDAN GØR DU: BRAINSTORM PERSONLIGE EGENSKABER Hvilken adfærd er god eller dårlig ifht. jobbet? Hvilke personlige egenskaber er uønskede? Hvordan skal man være som person for at passe ind i netop den afdeling? Hvordan fordeler arbejdstiden sig? Skal medarbejderen være samarbejdsorienteret eller god til at arbejde alene? Hvornår er man en succes i din afdeling - hvad skal der til? Hvem skal den nye medarbejder samarbejde med? Hvad er den mest pressede eller stressede Hvad kunne udviklingsperspektivet være for den situation, som medarbejderen kan komme i? nye medarbejder? Hvilke personlige egenskaber er vigtigst? 18 Brainstorm Hvilke krav stiller det til vores ideelle kandidat? NB. Gentagelser kan forekomme

19 JOBANALYSEN: BRUG RESULTATERNE

20 Nu har du alle informationer til at finde den perfekte kandidat til stillingen. Næste skridt er, at organisere dine data til brugervenlige STEP 5 dokumenter. Du skal renskrive dine data fra worddokumentet over i en jobbeskrivelse og en profilbeskrivelse af den ideelle kandidat. Jeg guider dig igennem øvelsen på de næste 2 sider. SÅDAN GØR DU: ORGANISÉR DINE DATA 20

21 BRUG RESULTATERNE: LAV EN JOBBESKRIVELSE Du kan lave jobbeskrivelsen ud fra følgende overskrifter: Formålet med stillingen. Resultater der skal realiseres. Opgaver. Opgaven: Gå systematisk gennem din liste i word og overfør de punkter som passer til den enkelte overskrift - renskriv til en sammenhængende tekst. 21

22 BRUG RESULTATERNE: LAV EN PROFIL FOR DEN IDEELLE KANDIDAT Du kan lave profilen ud fra følgende overskrifter: Krav til faglige kompetencer. Krav til personlige egenskaber. Forventninger til løn. Forventninger til udvikling i jobbet. Opgaven: Gå systematisk gennem din liste i word og overfør de punkter som passer til den enkelte overskrift. For at skabe overblik er det fint, at du lader dine data forblive i punkform, men kategoriseret under de rette overskrifter. Når du har kategoriseret, skal du skrive en sammenhængende tekst, som opsummerer de væsentligste elementer i et resumé - placér teksten i starten af profilbeskrivelsen. 22

23 JOBANALYSEN: HØST FRUGTERNE Hvis du er interesseret, tilbyder vi også et helt univers af tips og tricks inden for rekruttering og ledelse på Linkedin. Her guider vi dig løbende, så du skaber bedre resultater - vi kommer for eksempel dybere ind i jobsamtalen og stillingsopslagene og mange andre områder. Klik her for at komme til vores Linkedin side og følg os.

24 Nu er du nået til step 6, hvor du kan se effekten af den analyse, som du har lavet. Jeg lovede dig, at du gennem din analyse, ville få alle STEP 6 informationer til at lave en rekruttering af høj kvalitet. Nu skal du sådan set bare anvende de informationer. På næste side viser jeg dig, hvordan du anvender dine informationer i din rekruttering. HØST FRUGTERNE: SÅDAN BRUGER DU DET I REKRUTTERINGEN NB. Der findes mange flere værktøjer til at holde jobinterviews, lave stillingsopslag, searche osv. (dem kan du få ved at følge os på Linkedin), men jobanalysen er forudsætningen for de værktøjer - den er det afgørende skridt for den professionelle rekruttering. Bare ved at lave analysen har du allerede optimeret dine chancer væsentligt for at finde den rette kandidat - uanset din ekspertise i at udvikle stilingsopslag, holde jobsamtaler etc. 24

25 HØST FRUGTERNE: SÅDAN BRUGER DU DET I REKRUTTERINGEN Du har nu... Sådan bruger du det En unik indsigt i virksomhedens kultur og værdier. Mulighed for at reflektere over og tilpasse jobbets indhold til virksomheden. Direkte adgang til al den information du skal bruge til at skrive det perfekte stillingsopslag. Med jobanalysen er du nu sikker på, at du har alle elementer med i overvejelserne. Du kan se i profilbeskrivelsen, hvilke krav jeres kultur stiller til medarbejderne. Revurder opgave- og ansvarsfordeling og tilpas stillingen den situation virksomheden er i idag. Kan I eks. motivere nuværende medarbejdere ved at øge deres ansvar? Informationer til at udvikle et skarpt stillingsopslag kan du trække fra job- og profilbeskrivelsen. De konkrete detaljer sikrer, at dit opslag tiltrækker de rette kandidater. JOBANALYSE En skarp forventningafstemning mellem kandidat og virksomhed. Adgang til al information til telefonscreening. Et perfekt udgangspunkt for at udføre et målrettet og effektivt jobinterview. Selv de mindste misforståelser kan resultere i en fejlrekruttering. Sørg for at forventningsafstemme med kandidaten - brug jobbeskrivelsen og profilbeskrivelsen. Tag udgangspunkt i profilbeskrivelsen og vælg de punkter som kandidaterne som MINIMUM skal opfylde - så er det bare at gribe røret. Dyk ned i profilbeskrivelsen og undersøg kandidaterne ud fra de opstillede krav i profilbeskrivelsen. Mulighed for at give professionelt begrundede afslag. En rettesnor for hvordan kandidaten skal testes. Et bedre udgangspunkt for evaluering af kandidat. Afslag er svære, men skal gøres ordentligt - det siger meget om jer, hvordan I håndterer det. Vær anerkendende først og fortæl derefter hvor kandidaten afvigede fra profilbeskrivelsen. Der skal være et formål med at teste og i nogen tilfælde er særlige egenskaber eller kompetencer afgørende for succes - vurder ud fra profilbeskrivelsen. Det er vigtigt at evaluere på medarbejdere, men hvad måler vi på? - se i jobbeskrivelsen, den giver dig svaret. 25

26 Tak for nu! Hvis du sørger for at bruge denne metode, når du rekrutterer, så vil dine resultater altid have en høj kvalitet. Det tager lidt engagement at gennemføre opgaverne, men jeg garanterer, at det er det hele værd - rette mennesker giver rette resultater. Med tiden bliver du også mere rutineret i metoden, og så kan du udføre en rekruttering mere effektivt. Normalt regner vi med, at hele rekrutteringsprocessen tager ca. 60 timer fordelt udover 6-8 uger. Du kan se hele processen i modellen nedenfor. Jobanalyse Annoncering efter aftale Kandidattests Ansættelse af jeres unikke match Udvikling af job- og profilbeskrivelse Interviews Indhentning af referencer 60 timer fordelt på 6-8 uger Vil du lære endnu mere om jobanalysen og resten af rekrutteringsprocessen? eller skal vi finde den helt rette medarbejder til dig? - Så kontakt os på og hør 26 mere om, hvordan vi kan hjælpe dig.