Arbejdsmiljøsundhedskredse: Lær en metode til medarbejderdrevet arbejdsmiljøarbejde DREJEBOG

Transkript

1 Arbejdsmiljøsundhedskredse: Lær en metode til medarbejderdrevet arbejdsmiljøarbejde DREJEBOG 1

2 Formålet med denne drejebog er at give proceskonsulent, ledelse og arbejdsmiljøorganisation viden om, hvordan man konkret gennemfører et AMSK-forløb. Drejebogen indeholder bl.a. beskrivelse af: Deltagernes roller, ansvar og opgaver Tidsplan og aktiviteter Beskrivelse af de fire faser i forløbet, og hvilke møder der skal afholdes hvornår. Alle forebyggelsespakker fokuserer på psykisk og ergonomisk arbejdsmiljø. Netop AMSKmetoden kan dog i andre sammenhænge anvendes til at arbejde endnu bredere med virksomhedens arbejdsmiljø generelt (fx støj og kemi osv.). AMSK-metoden bygger på, at medarbejderne er eksperter i deres eget arbejdsmiljø og derfor i høj grad selv skal bidrage til at finde løsninger på deres arbejdsmiljøproblemer. Forudsætningen er, at de har fuld støtte fra ledelsen til at gennemføre det forløb, som fører frem til både at finde og gennemføre de relevante løsninger. Dette er forudsætningen for AMSK-metoden og afgørende for, om forløbet bliver en succes eller ej. Proceskonsulent kaldes moderator AMSK-metoden er udviklet og blevet brugt i Tyskland, hvor en proceskonsulent kaldes en moderator. Metoden er siden hen tilpasset danske arbejdsmarkedsforhold, men betegnelsen moderator er bibeholdt og anvendes også i denne forebyggelsespakke. Hvordan er rollefordelingen mellem moderator, ledelse og arbejdsmiljøorganisation i AMSKforløbet, og hvilke opgaver varetager de? Og hvordan forholder AMSK en sig til virksomhedens øvrige arbejdsmiljøarbejde som fx APV-processen? Svaret får man i dette afsnit. Moderatorens vigtigste opgave er: at sikre og understøtte en konstruktiv dialog på selve møderne i AMSK-kredsen og få AMSK ens deltagere til at tale, diskutere og tage ansvar på den bedst mulige måde. Moderators øvrige opgaver er desuden: at forberede møderne og sørge for, at AMSK-deltagerne får skrevet og distribueret referater. at sikre, at AMSK en formidler centrale beslutninger til den afdeling, som er omfattet af AMSK-processen og hvis det er relevant til hele arbejdspladsen. 2

3 at vurdere, om AMSK ens deltagere har viden nok til selv at kunne undersøge et konkret problem og udvikle løsninger til det. Hvis det ikke er tilfældet, kan moderator foreslå at invitere en faglig ekspert til et AMSK-møde. Alternativt kan moderator hvis vedkommende selv har faglig ekspertise på et givent område holde et oplæg for AMSK en bare det står klart for deltagerne, at moderator for en stund optræder som ekspert og ikke som moderator. En moderator blander sig ikke i det indholdsmæssige, da hovedfokus skal være at lede processen ved at motivere, støtte og sørge for, at alle deltagerne kommer til orde. Moderators rolle i styregruppen adskiller sig fra moderatorrollen på AMSK-møderne. I styregruppen kan moderator rådgive om faglige spørgsmål, hvis gruppen ønsker det. Desuden er det også moderators opgave at støtte de medlemmer af AMSK en, som er repræsenteret i styregruppen, til selv at fremlægge resultater og beslutninger truffet i AMSK en. Moderators timeforbrug til hele pakken forberedelse og 4 faser Forberedelse af forløbet, analyse af institutionens dagligdag og arbejdsmiljø, løbende processtøtte, udarbejdelse af mødereferater og afslutning af forløbet: 60 timer Møder på institutionen, som fremgår af drejebogen: 46 timer. Ledelsens primære opgave er: at bakke fuldt og helt op om AMSK-forløbet og motivere medarbejderne til at deltage. Ledelsens øvrige opgaver er desuden at sørge for: at medarbejderne får den fornødne tid stillet til rådighed at de løsninger, som AMSK en finder frem til, implementeres og forankres på arbejdspladsen i samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen. Med henblik på at sikre denne ledelsesmæssige opbakning opereres der i AMSK-forløbet med inddragelse af tre ledelsesniveauer: Den øverste leder, som typisk vil være forstanderen/institutionslederen, dvs. en person med kompetence til at træffe de nødvendige beslutninger for, at AMSK ens løsningsforslag kan føres ud i livet. Den øverste leder kan således bl.a. træffe beslutning om eventuelle organisationsændringer og om det økonomiske råderum, der er til at gennemføre de foreslåede arbejdsmiljøforbedringer. Afdelingslederen, som har det overordnede og løbende ansvar for driften af afdelingen. En daglig leder i afdelingen, som typisk vil være en gruppe-/mellemleder med ansvaret for den daglige tilrettelæggelse af arbejdet i et team på afdelingen, dvs. teamets nærmeste leder. Den daglige leder deltager i AMSK en som repræsentant for afdelingslederen og skal bidrage med sin viden om typiske arbejdsgange og beslutningsprocesser samt viderebringe beslutninger og eventuelle spørgsmål fra AMSK en til afdelingslederen, som kun deltager ved første og sidste AMSK-møde og i AMSK ens evalueringsmøde 3

4 Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) har to væsentlige opgaver: For det første at deltage i AMSK en og sikre, at arbejdet foregår hensigtsmæssigt og tilpasses virksomhedens egen struktur for arbejdsmiljøarbejdet. For det andet at være med til sammen med ledelsen at sikre den videre forankring af AMSK-forløbet i resten af organisationen. AMSK en skal ses som et supplement til den lovpligtige APV og AMO/MED-udvalgenes arbejde. Dermed bliver AMSK-forløbet et ekstra redskab i arbejdet med at forbedre det psykiske og ergonomiske arbejdsmiljø på arbejdspladsen. Der kan deltage op til 65 medarbejdere i AMSK-forløbet. I AMSK-processen deltager følgende: Den øverste leder (forstander/institutionsleder eller en anden beslutningstager fra det øverste ledelsesniveau) Afdelingslederen i den afdeling, som deltager i AMSK-processen En daglig leder (gruppe- eller mellemleder) fra afdelingen Arbejdsmiljørepræsentanten og tillidsrepræsentanten fra afdelingen Samtlige ansatte i afdelingen (herunder også dem, der repræsenterer medarbejderne i selve AMSK-gruppen) Moderator. Arbejdsmiljøsundhedskredsen (AMSK) består af: Daglig leder To medarbejderrepræsentanter (tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant) Seks til otte ansatte Moderator Afdelingsleder (deltager kun i det første og sidste AMSK-møde og i evalueringsmødet i AMSK en). Styregruppen består af: Øverste leder Afdelingsleder To medarbejderrepræsentanter (tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant) Moderator. Inden forløbet sættes i gang, har den øverste leder indgået to aftaler: Den ene aftale er med kommunen/regionen om at stille en moderator til rådighed med nedenstående kvalifikationer. Den anden aftale er en samarbejdsaftale med den konkrete moderator i den aktuelle periode. 4

5 Moderator skal, for at kunne gennemføre AMSK-forløbet, som minimum opfylde følgende krav. Moderator skal have: Erhvervet sig basisviden om AMSK-metoden gennem selvstudier af denne drejebog. Denne viden kan eventuelt suppleres med viden fra en omfattende AMSK-manual, der er udarbejdet af forskere fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) (se under henvisninger). Kendskab til branchen. Kendskab til virksomhedens organisationsstruktur. Erfaring med proceshåndtering og koordinering af udviklingsprojekter. Endelig vil det være en fordel, hvis moderator har en arbejdsmiljøfaglig viden. Følgende skal desuden være på plads, inden AMSK-forløbet kan iværksættes: Materialer (se faktaark 4 om brug af moderationstavlen. Her fremgår det, hvilke materialer der skal anvendes) Et egnet lokale, hvor AMSK en uforstyrret kan holde sine møder og have sine materialer tilgængelige. AMSK-forløbet omfatter fire faser og en række aktiviteter. Men hvad går faserne ud på, hvor lang tid tager de, og i hvilken rækkefølge kommer aktiviteterne? Svarene gives i dette afsnit og tager udgangspunkt i nedenstående flow-diagram: 1. Indledende møde 2. Personalemøde 3. Undersøgelse af arbejdsmiljø 4. Styregruppemøde 5. Personalemøde 1. Styregruppemøde 2. 6 AMSK-møder med moderator (inkl. midtvejsevaluering) 3. Personalemøde 1. Implementering af ændringsforslag (uden moderator) 2. Styregruppemøde 1. Evalueringsmøde med AMSK-deltagere 2. Afsluttende styregruppemøde 3. Afsluttende personalemøde FASE 1. Forberedelse FASE 2. Udvikling (AMSK- møder) FASE 3. Implementering FASE 4. Evaluering Ca. 3 måneder Ca. 3 måneder Ca. 3 måneder Ca. 1 måned 5

6 Indledende møde: 2 timer til øverste leder, afdelingsleder, daglig leder, medarbejderrepræsentanterne og moderator. Moderator kan desuden i forbindelse med forberedelsen af processen bruge et antal timer af kvoten på 60 timer, som bl.a. er øremærket til dette formål. Personalemøde: 1½ time til afdelingsleder, daglig leder, medarbejderrepræsentanterne, samtlige de medarbejdere, der skal være omfattet af AMSK-forløbet, og moderator. Kortlægning af arbejdsmiljø: Moderator bruger et antal timer til denne opgave fra kvoten på 60 timer. Styregruppemøde: 1 time til øverste leder, afdelingsleder, medarbejderrepræsentanterne og moderator. Personalemøde: 1½ time til afdelingsleder, daglig leder, medarbejderrepræsentanterne, samtlige de medarbejdere, der skal være omfattet af AMSK-forløbet, og moderator. Arbejdspladsens øverste leder og moderator sørger for, at der bliver indkaldt til et indledende møde af 2 timers varighed. Formålet med det indledende møde er: at afstemme forventningerne til den kommende AMSK-proces og i den sammenhæng se på de mål, som deltagerne gerne vil opnå i forbindelse med AMSK-forløbet at gennemgå forløbet med særlig fokus på, hvilke aktiviteter virksomheden er ansvarlig for, og hvilke aktiviteter moderator er ansvarlig for. På mødet deltager virksomhedens øverste leder, afdelingslederen, den daglige leder fra den afdeling, der skal være omfattet af AMSK-processen, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanten fra afdelingen (fælles benævnt medarbejderrepræsentanterne i denne drejebog) samt moderator. For at forankre AMSK-metoden i virksomhedens arbejdsmiljøorganisation er det meget væsentligt, at virksomhedens arbejdsmiljørepræsentant deltager i det indledende møde og i hele forberedelsesfasen. Moderator holder sammen med afdelingslederen et informationsmøde for personalet i den afdeling, der skal være omfattet af AMSK-processen. Mødet varer 1½ time. 6

7 Formålet med informationsmødet er: at moderator beskriver formålet med at gennemføre et AMSK-forløb at parterne afstemmer deres forventninger til forløbet at informere grundigt om AMSK-forløb og tidsforbrug. Moderator har til opgave at gøre alle involverede opmærksomme på, hvad de kan forvente, og hvad de ikke kan forvente af et AMSK-forløb. Moderator skal også fremhæve, at resultaterne i allerhøjeste grad afhænger af medarbejdernes og ledelsens egen indsats. Moderator giver derefter en grundig information om forløbet og brug af ressourcer. Moderator skal være ærlig omkring det nødvendige tidsforbrug og andre detaljer om forløbet, så ingen senere bliver overrasket over forløbets omfang. Moderator gennemgår de næste skridt i forløbet, nemlig kortlægning af det psykiske og ergonomiske arbejdsmiljø. Her præsenteres de kilder og metoder, som moderator har tænkt sig at anvende ved kortlægningen (fx arbejdspladsvurdering (APV), arbejdspladsgennemgang, spørgeskemaundersøgelse blandt alle medarbejdere, interviews med enkeltpersoner m.v.). Moderator drøfter med personalet, hvornår kortlægningen mest hensigtsmæssigt kan foregå. Personalet får også information om, at der bliver afholdt endnu et personalemøde, hvor AMSK en skal etableres. Moderator orienterer om, hvordan AMSK-gruppen bliver sammensat, og opfordrer medarbejderne til at tænke over, om de har lyst til at deltage. I den forbindelse bør det drøftes mellem afdelingslederen og personalet, hvordan de fremtidige deltagere i AMSK-kredsen kan skaffes tid til at deltage i AMSK-processen i forhold til varetagelsen af deres daglige arbejde på afdelingen. Moderator sørger for med hjælp fra arbejdspladsen/afdelingen, at der bliver skabt overblik over det ergonomiske og psykiske arbejdsmiljø gennem en kortlægning. Formålet med kortlægningen er at få viden om: Virksomhedens arbejdsmiljø og problemer hermed Tidligere erfaringer med arbejdsmiljøprojekter Den konkrete afdelings måde at håndtere det daglige arbejdsmiljøarbejde på. Kortlægningen giver moderator en baggrundsviden, der kan bruges i kommunikationen med ledelse og medarbejdere og i arbejdet med AMSK-gruppen. Kortlægningen kan også bidrage til, at afdelingens ledelse og medarbejdere får mere viden om deres arbejdsmiljø og begynder at tale mere om, hvilke ressourcer og arbejdsmiljøproblemer 7

8 de har på afdelingen. Dette vil medvirke til en generelt større opmærksomhed om AMSKforløbet. Ligeledes kan kortlægningen medvirke til at bringe klarhed over, hvordan ledelse og medarbejdere indtil nu har arbejdet med og talt om arbejdsmiljø på afdelingen. Endelig kan den viden, der indsamles, bruges igen i forbindelse med evalueringen af forløbet. Der er ikke i AMSK-processen fastlagt en bestemt metode, som skal bruges til kortlægningen af arbejdsmiljøet. Men det er oplagt, at moderator tager udgangspunkt i arbejdspladsvurderingen (APV en) og om nødvendigt supplerer med forskellige andre metoder til dataindsamling som fx: a) Arbejdspladsgennemgang (se forslag til tjekliste i faktaark 1) b) Spørgeskema (se forslag til spørgeskemaer i faktaark 2) c) Interviews med nøglepersoner, dvs. ledelse, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant (se forslag til interviewguide i faktaark 3). Desuden kan moderator med fordel inddrage tilgængelige data om sygefravær og resultater af trivselsundersøgelser. Uanset metodevalg er det vigtigt, at alle de ansatte, der er omfattet af AMSK-forløbet, føler, at de har haft mulighed for at komme til orde i forbindelse med kortlægningen. Det gælder derfor blandt andet om, at moderator inddrager alle personalegrupper, herunder også nattevagter, weekendvagter, afløsere m.fl. Arbejdspladsens øverste ledelse tager initiativ til at nedsætte en styregruppe for AMSKforløbet. Styregruppen afholder i alt fire møder, hvoraf det første er et konstituerende møde. Styregruppens opgave er at følge AMSK-forløbet fra start til slut, at træffe de overordnede beslutninger om ændringer i arbejdsmiljøet herunder ressourceforbrug og at sikre, at vedtagne løsningsforslag fra AMSK en bliver gennemført. Ledelsen kan ved nedsættelsen af styregruppen vælge: i) at bruge det eksisterende MED- eller arbejdsmiljøudvalg som styregruppe og supplere med afdelingslederen, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanterne fra den afdeling, der indgår i AMSKforløbet, og moderator. Dette selvfølgelig kun for den periode, som AMSK-forløbet varer. ii) at nedsætte en særlig AMSK-styregruppe bestående af som minimum en repræsentant fra arbejdspladsens øverste ledelse, afdelingslederen fra den afdeling, der indgår i AMSKforløbet, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanterne herfra samt moderator. Derudover er det relevant hvis det er muligt at inddrage en person, der har kompetence i forhold til arbejdsmiljøet på arbejdspladsen, dvs. en decideret arbejdsmiljøansvarlig, fx en arbejdsmiljøansvarlig personale- eller HR-chef. 8

9 Vælger man at nedsætte en særlig AMSK-styregruppe (ii), hviler der en grundlæggende forpligtelse på virksomhedens øverste leder og arbejdsmiljørepræsentanten. Forpligtelsen er at sikre, at AMSK en kommer til at supplere og ikke konkurrere med det arbejde, der løbende foregår i arbejdsmiljøorganisationen/med-udvalget, herunder ikke mindst arbejdet med virksomhedens arbejdspladsvurdering (APV) og de aktører og initiativer, der er knyttet hertil. Det er således en opgave for den øverste leder og arbejdsmiljørepræsentanten hele tiden at have fokus på, hvordan de initiativer og aktiviteter, der sættes i gang i AMSK-regi, både forankres bredt på hele arbejdspladsen og får betydning, efter at det formelle AMSK-forløb er afsluttet. Moderator tager initiativ til at afholde det første konstituerende styregruppemøde, som varer 1 time. På mødet informerer moderator styregruppen om det planlagte AMSK-forløb og resultaterne fra den overordnede kortlægning af det ergonomiske og psykiske arbejdsmiljø. Styregruppen skal også orienteres om, hvilke opgaver de har, og forpligte sig til at engagere sig i AMSK-forløbet og i de enkelte opgaver. På det konstituerende møde er det også vigtigt at afklare, hvordan forskellige typer af løsningsforslag fra AMSK en skal behandles. Afklaringen består fx i at finde ud af, om den afdeling, der indgår i AMSK-forløbet, fx selv i et vist omfang styrer ressourcerne til de foreslåede arbejdsmiljøforbedringer, eller om styregruppen skal involveres, og i så fald hvornår og hvordan. Moderator tager sammen med afdelingslederen initiativ til at afholde et personalemøde i den afdeling, der skal indgå i AMSK-forløbet. Mødet varer 1½ time. Formålet med mødet er først og fremmest at nedsætte AMSK-gruppen. Derudover er det også formålet at: opfordre til medarbejdernes fortsatte engagement i AMSK-forløbet informere om styregruppens opbakning og eventuelle beslutninger, der blev truffet på det konstituerende styregruppemøde informere om og diskutere resultaterne af kortlægningen af det psykiske og ergonomiske arbejdsmiljø informere om forudsætninger for at blive AMSK-deltager. En AMSK består af ledere og medarbejdere, som er motiverede, repræsentative og arbejdsdygtige. Kredsen er den helt centrale del i AMSK-metoden. I AMSK en er afdelingsleder, daglig leder, arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant faste deltagere. Moderator skal derudover sørge for, at der udvælges seks til otte menige AMSK-deltagere fra den afdeling, der skal indgå i AMSK-forløbet. De benævnes herefter AMSKmedarbejdere i pakkens rubrikker med timeforbrug. 9

10 De seks til otte medarbejderrepræsentanter skal være medarbejdere, som ikke i forvejen har en formel funktion på deres arbejdsplads i forhold til arbejdsmiljøarbejdet. Moderator bør opfordre til, at alle medarbejdere også dem, som ikke plejer at indgå i gruppearbejde om afdelingens fælles arbejdsforhold melder sig. I sidste ende er det personalet i fællesskab, som må gøre sig tanker om, hvem der vil være egnet, og som beslutter, hvem det skal være. Ved sammensætningen af AMSK en skal man tilstræbe en bred sammensætning med hensyn til køn, alder, etnicitet og personalegrupper. Dette princip må dog ikke betyde, at nogen tvinges til at deltage. Tværtimod er det helt afgørende for forløbet, at det er frivillige, der er motiverede for arbejdet, som melder sig. AMSK-deltagere skal helst også have kendskab til mange forskellige arbejdsopgaver i afdelingen, og hvilke arbejdsbelastninger der er tale om. Endelig skal den enkelte deltager være indstillet på at medvirke til en aktiv dialog og være villig til at tage medansvar for afdelingens fremtidige arbejdsmiljø. melder sig frivilligt helst har kendskab til mange forskellige arbejdsopgaver og deres arbejdsbelastninger om muligt sammen med de øvrige repræsenterer køn, alder, etnicitet, personalegrupper og jobfunktioner (herunder fx rengøring, køkken- og nattevagter m.v.) har kollegernes tillid til, at man vil repræsentere dem, selvom man ikke har en officiel rolle i arbejdsmiljøarbejdet har lyst og evner til at deltage i en konstruktiv diskussion kan deltage regelmæssigt. Afdelingslederen byder velkommen. Moderator overtager mødet og gennemfører følgende ni punkter: 1. Præsenterer det kommende AMSK-forløb og styregruppens rolle. Det er vigtigt, at moderator fra begyndelsen påpeger, at det er de ansatte selv, der skal bidrage aktivt i et AMSK-forløb, og at opfordres til at pege på problemer i arbejdsmiljøet og komme med løsningsforslag. Moderator skal gøre opmærksom på sin egen rolle som den, der hjælper med at målrette diskussionen og forløbet, men ikke har ansvar for at komme med løsningsforslag. 2. Præsenterer de vigtigste resultater fra kortlægningen af arbejdsmiljøet (problemer og ressourcer) og drøfter med de ansatte, hvorvidt de kan genkende resultaterne. De ansattes tilbagemeldinger noteres ned og indgår i AMSK ens arbejde. 10

11 3. Omdeler papkort til deltagerne, som sætter ord på, hvis de ser flere problemer og/eller ressourcer i afdelingen ud over dem fra kortlægningen. 4. Introducerer den såkaldte moderationstavle, som er et centralt værktøj i hele AMSKforløbet. Tavlen bruges i processen lige fra identifikation af problemer over udvikling af handlingsplan til implementering af løsningsforslag. Tavlen vil medvirke til at skabe synlighed om AMSK-processen og de resultater, der kommer ud af det (se mere om brugen af tavlen i faktaark 4). 5. Sætter deltagernes kort op på moderationstavlen under overskrifterne Ressourcer, Ergonomi og Psykisk arbejdsmiljø. Kortene drøftes ikke yderligere, men indgår i det videre AMSK-arbejde. 6. Fortæller, hvordan AMSK-gruppen skal sammensættes, og hvilke krav der er til medarbejderrepræsentanterne. 7. Sørger for, at personalet eventuelt efter snak i summegrupper iblandt sig vælger de seks til otte medarbejdere, som skal indgå i AMSK en. 8. Fortæller, at AMSK en nu er klar til at påbegynde sit arbejde, og at den ser sådan ud: - 11

12 9. Medarbejdernes og ledelsens roller uddybes: Afdelingslederen deltager kun ved første og sidste AMSK-møde og i AMSK ens evalueringsmøde, mens den daglige leder deltager i alle AMSK-møder. Alt efter hvordan organisationen er opbygget, kan der være forskellige måder og alternative løsninger til, hvordan AMSK-møderne afholdes. Det vigtige er, at der findes en balance mellem medarbejder- og lederinvolvering.. Grunden er, at ledelsen på den ene side skal involveres i diskussionsprocessen i AMSKgruppen for at sikre, at alle aspekter og synspunkter er med, og for at gruppen udvikler realistiske forslag, som passer til arbejdspladsens rammer. På den anden side skal ledelsen kun være til stede i et omfang, som sikrer, at atmosfæren i gruppen er så åben som muligt, dvs. så medarbejderne ikke føler sig hæmmede i forhold til at omtale for eksempel mangler hos ledelsen. Det er grunden til, at det er den daglige leder, som er valgt som repræsentant for afdelingslederen til at sidde i AMSK en. 12

13 6 AMSK-møder: 5 timer pr. møde (1½ time til selve mødet og 3½ times forberedelse) til daglig leder, AMSK-medarbejderne, medarbejderrepræsentanterne og moderator. Det første og det sidste af de 6 AMSK-møder: 5 timer til afdelingslederen (1½ time til selve møderne og 3½ times forberedelse). Styregruppemøde: 1 time til øverste leder, afdelingsleder, medarbejderrepræsentanterne og moderator. Personalemøde: 1 time til afdelingsleder, daglig leder, AMSK-medarbejderne, medarbejderrepræsentanterne, de øvrige medarbejdere, der er omfattet af AMSKforløbet, og moderator. På i alt seks møder skal AMSK en i denne fase af forløbet identificere ressourcer og problemer i det psykiske og ergonomiske arbejdsmiljø i afdelingen samt udvikle løsningsforslag. På møderne skal moderator også formidle den struktur, kommunikationsform og etik, som AMSK en bygger på. Dette vil AMSK-deltagerne lære som måden at løse arbejdsmiljøproblemer på fremover. Beslutningstagere og øvrige ansatte inddrages i processen ved styregruppemøder og personalemøder. Der afsættes 1½ time til hvert af de seks AMSK-møder, der afholdes i løbet af forløbet, og moderator sørger for, at møderne kan holdes i behagelige og uforstyrrede omgivelser. Derudover er der afsat 3½ time til hver deltager til forberedelse af møderne. Møderne afholdes med ca. 14 dages mellemrum, hvor deltagerne i mellemtiden har tid til at undersøge emnerne nærmere og sætte ændringerne i gang. Det første og sidste AMSK-møde har et lidt anderledes fokus og en anden dagsorden end de øvrige fire AMSK-møder, som følger samme forløb. På de fire mellemliggende AMSK-møder hjælper moderator AMSK en med at konkretisere arbejdsbelastningerne og identificere sammenhænge mellem arbejdsbelastninger og helbredsproblemer. Dernæst udvikler deltagerne løsningsforslag til de fundne problemer og belastninger. Ændringer føres hurtigst muligt ud i livet, dvs. helst mellem møderne, så man kan diskutere effekterne på de efterfølgende møder og eventuelt tilpasse ændringerne. Forholdet mellem alle deltagerne i AMSK-kredsen er ligeværdigt. Der er ingen, hvis stemme tæller mere end andres. Desuden kan alle deltagerne blive tovholdere for gennemførelsen af enkelte løsningsforslag. Det betyder, at de er ansvarlige for at sætte implementeringen i gang, men det er ikke nødvendigvis dem, som selv gennemfører ændringerne (fx bestiller materiel eller udarbejder en informationsfolder). 13

14 Strukturen i AMSK lægger op til dialog mellem AMSK en og de øvrige ansatte i afdelingen. De deltagere, som repræsenterer afdelingen, har således til opgave at være en slags ambassadører eller bindeled mellem afdelingen og AMSK en. Det betyder, at personalet i afdelingen kan henvende sig til AMSK-deltagerne og bede dem om at tage bestemte problemstillinger op ved AMSK-møderne. Samtidig skal AMSK-deltagerne fortælle om arbejdet i AMSK til deres kolleger i hele perioden. Alle deltagere har således den grundlæggende opgave at bære AMSK ens beslutninger videre til de øvrige i afdelingen. For at skabe synlighed om arbejdet i AMSK en udarbejder moderator i samarbejde med AMSKdeltagere et referat af hvert AMSK-møde. Da det for moderator kan være svært både at skrive referat og samtidig styre processen, er det vigtigt, at opgaverne bliver fordelt fra starten, og at det aftales, hvordan referatet skal skrives, og hvordan det bliver formidlet videre. Referatet skal indeholde en beslutningsprotokol, der er en fortløbende liste over alle de temaer, forslag og implementerede løsninger, som AMSK en har arbejdet med. Referatet distribueres så bredt som muligt, men som minimum til AMSK en, de øvrige ansatte i afdelingen og styregruppen. AMSK en kan overveje yderligere formidlingsaktiviteter, fx vægavis, nyhedsbreve, placering af moderationstavle eller postkasse et synligt sted i afdelingen eller på arbejdspladsen (gerne tæt på moderationstavlen). Ideen er at få medarbejdere, som ikke deltager i AMSK, og som oplever arbejdsmiljøproblemer og/eller har forslag til løsninger, til kort at beskrive dem på sedler og smide dem i postkassen. I det følgende beskrives henholdsvis det første og sidste AMSK-møde samt de mellemliggende fire møder. Moderator indkalder til det første møde i AMSK-kredsen og har til mødet (og fremtidige AMSKmøder) moderationstavlen og andre nødvendige materialer klar. På det første AMSK-møde skal deltagerne først og fremmest introduceres til arbejdsformen i AMSK. Der foretages en præsentationsrunde med beskrivelse af deltagernes forventninger til AMSKforløbet. Moderator introducerer Regler for samarbejdet, som skal danne et fælles grundlag for arbejdet i AMSK (se faktaark 5). Reglerne skrives på en stor vægplanche, som skal være synlig ved alle AMSK-møderne. 14

15 Deltagerne bliver bedt om at kommentere og forholde sig til, om det er regler, som de er enige i eller ej, og der tilføjes eventuelt yderligere regler, hvis det er nødvendigt. Moderator præsenterer kortlægningen af arbejdsmiljøet og diskussionen fra det personalemøde, hvor problemstillingerne blev forelagt, med henblik på at få AMSK en til at finde ud af, hvilke problemstillinger der skal arbejdes videre med. Moderator hjælper deltagerne med at kortlægge og prioritere de udpegede arbejdsmiljøproblemer under henholdsvis det psykiske og ergonomiske arbejdsmiljø. Det er en omfattende opgave på ét møde, men forløbet kan konkretiseres, og processen gøres overskuelig ved at: notere de problematikker ned på papkort, som deltagerne synes er de vigtigste sortere kortene på moderationstavlen prioritere problemerne. Først fremhæves ressourcerne ved arbejdspladsen, og derefter kortlægges arbejdsmiljøproblemerne. Det sker i følgende to særskilte forløb for henholdsvis ressourcer og arbejdsmiljøproblemer. Moderator har på forhånd skrevet de vigtigste ressourcer fra den overordnede kortlægning og fra personalemødet ned på farvede papkort. De sættes op på tavlen i samarbejde med AMSKdeltagerne under overskriften Ressourcer. Hermed kan deltagerne se, hvilke ressourcer der blev peget på i den indledende kortlægning. Det er vigtigt, at disse resultater er med, både for at sikre, at AMSK-deltagerne ikke starter på bar bund, og for at sikre, at så mange som muligt har haft lejlighed til at udpege ressourcerne i afdelingen. Moderator uddeler to-tre papkort i en anden farve og en tuschpen til hver deltager. På hvert enkelt kort skal deltagerne skrive en ressource ned ved at svare på et af to overordnede spørgsmål: Hvad fungerer godt i vores afdeling? Hvad skal bibeholdes eller vedligeholdes? Deltagerne skal skrive med blokbogstaver, og teksten må ikke fylde mere end tre linjer eller syv ord pr. kort (dvs. korte sætninger eller stikord). Ressourcerne skal desuden nedskrives på en måde, så andre, som ikke deltager i mødet, også kan forstå kortene. Kortene sættes op på moderationstavlen til de øvrige ressourcekort og samles i klynger med samme eller lignende indhold. Ressourcerne gemmes herefter til senere, hvor AMSK en skal arbejde med at komme med løsningsforslag til arbejdsmiljøproblemerne. Samlingen af ressourcer på tavlen tjener det formål, at AMSK-deltagerne og alle øvrige ansatte i afdelingen bliver bevidste om de aspekter, 15

16 som fungerer godt. Når de i det videre forløb kommer i gang med at udvikle løsningsforslag til problemerne og skal gennemføre ændringer, er det en god støtte at blive mindet om, hvilke ressourcer man har. Samtidig er det vigtigt for deltagerne at få synliggjort de positive ting, der er i deres afdeling, inden de i de næste faser går i dybden med arbejdsmiljøproblemerne. Moderator sætter papkort på moderationstavlen med de arbejdsmiljøproblemer, som blev identificeret i den overordnede kortlægning og på personalemødet. Papkortene sættes nu på moderationstavlens anden side, således at siden med ressourcerne vender væk fra deltagerne. Moderator sætter i samarbejde med AMSK-deltagerne kortene på tavlen under overskrifterne Ergonomisk arbejdsmiljø og Psykisk arbejdsmiljø. Hver enkelt deltager supplerer med to eller tre nye papkort, hvor de har nedskrevet et ergonomisk eller psykisk arbejdsmiljøproblem, som de mener findes i afdelingen. Undervejs eller til sidst samler moderator kortene i klynger med samme eller lignende indhold. Om muligt samles en klynge af enkeltkort under et overbegreb eller en kategori. Deltagerne foretager nu en vurdering og prioritering af, hvilke problemer der er vigtigst at få løst, og hvilke der er lettest at løse. Prioriteringen foregår på følgende måde: Alle deltagerne får tre til fem små, runde klistermærker i to forskellige farver, fx grøn og rød, som bruges til at markere deres stemme med. Hvis man fx efter samlingen af kortene i klynger har over ti problemstillinger på tavlen, skal alle deltagerne have fem røde og fem grønne klistermærker hvis der er mindre end ti problemstillinger, får deltagerne tre grønne og tre røde klistermærker. De røde klistermærker bruges til at vurdere problemernes vigtighed/relevans. De grønne klistermærker bruges til at markere problemer, som deltagerne vurderer, er lette at gøre noget ved. Deltagerne kan derefter frit fordele deres klistermærker på moderationstavlen ud for problemerne. De må gerne placere flere mærker ved samme problem. Den problemstilling, der har fået flest grønne mærker, er den, gruppen samlet set vurderer som nemmest at løse. Den problemstilling, som har fået flest røde mærker, er den, som vurderes som mest presserende. Hvis det er muligt, skal man allerede på det første møde gå i gang med løsning af et problem, som er let at løse. I afsnit 2 om de mellemliggende møder findes en fremgangsmåde for udvikling af løsningsforslag, som kan bruges (trin 1 til 5). 16

17 Efter det første møde skriver moderator et mødereferat, som blandt andet bør indeholde følgende punkter: Deltagerliste og dagsorden for det første møde. Et resumé af resultaterne fra den overordnede kortlægning. Et resumé af de supplerende problemer og ressourcer fra det indledende personalemøde. Liste over ressourcer og arbejdsbelastninger samt ændringsforslag indsamlet under det første møde. Beskrivelse af en eventuelt truffet beslutning om at løse en bestemt problemstilling. Hvad skal der gøres? Hvem er ansvarlig? Dagsorden for næste AMSK-møde. Mellem AMSK-møderne skal moderator desuden hver gang klare følgende opgaver: Hvis gruppen er blevet enig om, at der er brug for en ekspert, inviterer moderator eksperten til at deltage i næste AMSK-møde. Få dage inden næste møde skal moderator kontakte den daglige leder eller en person fra AMSK en for at høre, hvordan forløbet er blevet modtaget og for at sikre sig, at tingene er på plads til næste møde (lokale osv.). Endelig skal dagsorden og materialer til næste AMSK-møde forberedes. De mellemliggende fire AMSK-møder drejer sig om det andet til og med det femte AMSK-møde (i perioden mellem det tredje og fjerde møde skal moderator være opmærksom på, at der skal afholdes både et styregruppemøde og et personalemøde, jf. pkt. 3 og 4 nedenfor). Moderator og deltagere er klar til systematisk at arbejde på at finde løsninger på de identificerede arbejdsmiljøproblemer fra det første møde. Ved det andet møde gennemgår moderator igen kort reglerne for godt samarbejde i AMSK for at minde deltagerne om vigtigheden af at overholde reglerne (senere mindes deltagerne kun om reglerne, når det er nødvendigt). Moderationstavlen er også ved de fire mellemliggende møder et vigtigt og gennemgående arbejdsredskab. Den bruges i processen til at overskue konsekvenser, årsager og løsningsforslag samt til at få overblik over, hvordan forslagene kan gennemføres. Deltagerne prøvede allerede på det første møde at samle arbejdsmiljøproblemer under færre problemområder og kategorier. For at give deltagerne et større overblik fortsætter man dette arbejde på de mellemliggende fire møder. På moderationstavlen bruges nedenstående beslutningsprotokol med fem trin til at visualisere og fastholde gennemgangen af belastninger og helbredsproblemer under møderne. Hvis det er en fordel at have en papirversion af de fem trin, kan man bruge faktaark 6. Dette faktaark kan med fordel også fungere som referat. 17

18 Helbredsproblemer og andre konsekvenser Årsager til problemerne Løsningsforslag Ansvarlig kontaktperson /skal gennemføres til (tidspunkt) Beslutningsprotokollen opdateres løbende igennem AMSK-forløbet, så den til enhver tid afspejler, hvilke problemer og løsninger der er identificeret, og hvor langt man er nået med implementeringen. Udviklingen af løsningsforslagene foregår i en proces, der involverer fem trin, hvor trin 4 er det trin, hvor deltagerne konkret formulerer løsningsforslagene (se faktaark 6). De følgende hjælpespørgsmål er undervejs i processen gode at gå frem efter, når problemerne skal beskrives mere præcist, og konkrete løsninger skal findes. Hvad er problemet? Hvor optræder det? Hvornår optræder det? Hvor tit inden for for eksempel de sidste fire uger? Hvilke og hvor mange medarbejdere er berørt? Hvor belastende er problemet for dem, der er berørt på en skala fra 1 til 10, hvor 1 er mindst belastende? Hvilke konsekvenser er der af problemet? Hvordan bliver man opmærksom på problemet? Hvad er årsagen til, at problemet opstår? Hvilke muligheder er der for at reducere eller fjerne belastningen? Hvem kan være ansvarlig for denne opgave? Ved at finde svar på spørgsmålene kan deltagerne udvikle forslag til løsninger. Metoden gør det muligt for deltagerne at se selve strukturen i AMSK en og på sigt forankre den som en brugbar analysemetode på arbejdspladsen. Hvis det ikke på første møde lykkedes at arbejde med et simpelt problem, der er let at løse, bør gruppen starte med dette på det andet møde. 18

19 Som moderator kan det være fristende at gå med til at tage fat i en mere kompleks og alvorlig problematik, som deltagerne er særligt interesserede i at få løst. Hvis man gør det, kan der dog være en overhængende fare for, at processen trækker i langdrag, hvorefter gruppen ikke får den vigtige fælles oplevelse af, at det nytter at arbejde systematisk med arbejdsmiljø, og derfor fra starten bliver demotiverede. Man skal som moderator i stedet arbejde på at få en hurtig feedback til AMSK en i begyndelsen af forløbet. Hvis det lykkes at løse et mindre problem ved første eller andet møde, motiverer det deltagerne til at følge metodens regler og struktur, når der skal løses større problemer. Efter at det første simple problem er løst, bliver moderator og deltagerne enige om, i hvilken rækkefølge problemerne fra listen skal løses. Det anbefales, at man blander de vigtige, men svært løselige problemer med de lettere løselige. Årsagen er, at man på den ene side ikke skal for sent i gang med de svære, vigtige problemer, som det ofte er nødvendigt at arbejde med over flere møder, mens det på den anden side er vigtigt, at man kommer videre og oplever, at arbejdsmiljøproblemerne i afdelingen kontinuerligt bliver løst. Hvilke konsekvenser medfører de identificerede arbejdsmiljøproblemer for fx helbred, arbejdsglæde og motivation eller for andre faktorer? Det skal AMSK ens deltagere finde frem til i denne fase. Moderators rolle er i denne fase overvejende at styre samtalen. Det er vigtigt, at deltagerne fortæller om deres oplevelse af, hvilke konsekvenser problemet har for dem selv og deres kolleger. Målet er, at gruppen når til enighed om en samlet liste af konsekvenser, som et givent arbejdsmiljøproblem medfører. Efter at have fundet frem til konsekvenserne af et arbejdsmiljøproblem er det vigtigt at finde frem til, hvad årsagen til problemet er. Målet er at afhjælpe konsekvenserne af problemet og samtidig forebygge, at problemet opstår igen. AMSK-gruppen skal på dette trin udvikle de helt konkrete løsningsforslag, som ideelt set både skal afhjælpe konsekvenserne af de identificerede problemer og fjerne årsagerne. Det kan i denne proces være meget nyttigt at bringe kortlægningen af ressourcer frem igen, da det er dem, der skal trækkes på for at udvikle nye, bæredygtige løsninger. Løsningsforslag kan være alt fra små forsøgsordninger og gode råd til de ansatte til større indsatser, hvor man udarbejder nye procedurer, køber nyt materiel eller får ekstern konsulenthjælp. Mange af løsningsforslagene på de første møder er ofte små skridt på vejen til at få løst problemet og er dermed ikke den endelige løsning. 19

20 I AMSK-metoden implementeres løsningsforslag løbende. Så snart man i AMSK en har udviklet tilfredsstillende løsningsforslag, findes en eller flere AMSK-deltagere, som er ansvarlige for at gennemføre forslaget inden for en aftalt deadline. Her kan det imidlertid godt vise sig, at det drejer sig om forhold, som man ikke alene kan beslutte i AMSK en (eksempelvis større indkøb). I disse tilfælde vurderer AMSK-gruppen, om afdelingslederen, andre personer i virksomheden eller styregruppen skal inddrages og aftaler fx, hvem der tager kontakt til afdelingslederen eller fremlægger forslaget for styregruppen. Ved at iværksætte denne løbende implementering får AMSK en kontinuerligt feedback på, hvilke forslag der har virket, hvilke der skal arbejdes mere på, og hvilke der lægger op til en anden strategi. Helbredsproblemer og andre konsekvenser Årsager til problemerne Løsnings- Forslag Ansvarlig kontaktperson/skal gennemføres til (tidspunkt) 1. Løft af tunge borgere Ondt i ryggen 1a. Loftlifte fungerer ikke rigtigt 1a. Afklare vedligeholdelse af loftlifte 1a. NN (dato/måned/ evt. år) 1b. Dårlig forflyt- ningsteknik 1b. Forflytningsvejleder undersøger, hvorfor forflytningsteknikker ikke bliver brugt 1b. NN (dato/måned/ evt. år) Ved tredje eller fjerde AMSK-møde afsætter moderator tid til at lave en midtvejsevaluering af, hvordan processen skrider frem. Her kan moderator bruge forskellige metoder, fx lave en skala fra 1 til 10, hvor 10 er målet, og spørge, hvor langt deltagerne mener, de er i processen. Derefter kan deltagerne indbyrdes diskutere, hvorfor de mener, at de er på dette stadie. Alternativt kan metoder fra faktaark 7 bruges til inspiration (fx blitzlys-metoden). Disse metoder kan generelt bruges igennem hele AMSK-forløbet, hvis man går i stå eller har brug for inspiration. Derudover kan moderator opfordre til, at deltagerne bruger deres kreativitet og måske selv finder andre metoder/teknikker, som kan støtte processen for at finde gode løsninger. 20

21 Det er samtidig vigtigt at give deltagerne mulighed for at komme til orde med frustrationer og kommentarer til fremgangsmåden, så forløbet tilpasses bedst muligt ind i dagligdagen. Mellem tredje og fjerde AMSK-møde indkalder moderator til styregruppemøde af 1 times varighed. Dette møde er primært et statusmøde, hvor moderator fortæller om, hvad AMSK en har lavet indtil nu, og hvilke løsningsforslag den har sat i værk. Ved brug af moderationstavlen præsenterer moderator sammen med arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant de problemstillinger og løsningsforslag, som AMSK-gruppen har arbejdet med. Styregruppen vurderer og diskuterer de fremlagte løsningsforslag og kommer eventuelt med andre løsningsforslag på baggrund af deres større viden om eller overblik over arbejdspladsen. I den forbindelse drøfter styregruppen, hvordan den bedst kan støtte op om AMSK ens videre arbejde og gennemførelse af løsningsforslagene, herunder hvorledes styregruppen kan medvirke til at sikre, at AMSK ens tidsplan holder. Mellem tredje og fjerde AMSK-møde indkalder moderator også til et personalemøde i den afdeling, som er omfattet af AMSK ens arbejde. Mødet varer 1 time. Formålet er som ved styregruppemødet at præsentere og drøfte de problemer og løsningsforslag, som AMSK en er nået frem til. På det sjette og sidste AMSK-møde skal moderator sikre: at alle løsningsforslag bliver prioriteret at ubehandlede problemstillinger bliver vendt at AMSK en får udarbejdet en konkret handleplan for, hvordan den inden for de næste tre måneder vil implementere de resterende løsninger uden støtte fra moderator. Det er derfor vigtigt, at deltagerne i AMSK en tager stilling til alle fundne arbejdsmiljøproblemer og finder ud af, hvor langt man på arbejdspladsen er kommet med at udvikle og gennemføre løsningsforslag. Det kan godt være, at AMSK-gruppen ikke har nået det hele, men nu skal der sættes en ansvarlig person på alle de arbejdsmiljøproblemer, som endnu ikke er løst. Personen behøver ikke nødvendigvis selv at løse problemet, men er ansvarlig for, at der arbejdes videre med at finde en løsning. Da AMSK-gruppen efter møderækken skal arbejde videre på egen hånd, er det vigtigt, at det allerede ved det sidste AMSK-møde med moderator aftales, hvilke fremtidige møder der kan bruges til at fortsætte udviklingen af løsningsforslag og følge op på de ændringer, som bliver implementeret. 21

22 I den forbindelse kan medarbejderne eventuelt bruge eksisterende møder i afdelingen (fx gruppemøder eller ugemøder) til opfølgning, men hvis virksomhedens ledelse er indforstået med det, er det også muligt, at AMSK-gruppen kan fortsætte sit arbejde herunder i mindre arbejdsgrupper nedsat af AMSK en. Ved det sidste møde er det vigtigt at sikre ledelsens opbakning til at implementere AMSK ens løsningsforslag og til at forankre AMSK-metoden på arbejdspladsen. Af den grund deltager afdelingslederen i det sidste AMSK-møde og er med til at beslutte, hvordan processen skal fortsættes. Afdelingslederen skal klart og entydigt melde ud, hvor meget tid de ansatte i afdelingen må bruge på at implementere løsninger i de kommende tre måneder i forhold til deres kerneopgaver. Lederen kan her tilbyde støtte til den videre proces ved selv at medvirke til at holde styr på de aftalte aktiviteter og møder. Moderator har med udgangspunkt i beslutningsprotokollen udarbejdet følgende materialer: : Oversigt over alle de problemstillinger, der har været løsninger til. : Oversigt over alle de problemstillinger, der endnu ikke er fundet løsninger til, eller som mangler en ansvarlig person (disse problemstillinger skrives desuden på papkort). : Oversigt over ubehandlede problemstillinger fra forløbets start og problemstillinger, der er identificeret undervejs (disse problemstillinger skrives ligeledes på papkort i en anden farve end ark 2). På hvert ark tilføjes en kolonne med overskriften Beslutninger og handlinger, inkl. deadlines, hvor de forhold, der aftales på mødet, skal nedskrives. 22

23 Økonomiske/tidsmæssige omkostninger Skal (meget vigtigt) Bør (vigtigt) Kan (mindre vigtigt) Lav Middel Høj Forventning om, at afdelingen selv kan løse problemet Skal (meget vigtigt) Bør (vigtigt) Kan (mindre vigtigt) Lav Middel Høj Det første skema monteres på bagsiden af moderationstavlen, og det andet skema monteres på forsiden af tavlen under ark 1, 2 og 3. De to skemaer kan også findes i faktaark 8. Moderator giver indledningsvis et kort overblik over alle identificerede problemstillinger med og uden løsninger. Dette skal tjene til at give AMSK en et overblik over tidligere møders resultater. 23

24 Den følgende del af mødeforløbet er som følger: Moderator gennemgår rækken af løsningsforslag på ark 1 med henblik på at finde ud af, om de er gennemført eller ej. Når det er gjort, tages ark 1 af tavlen og hænges på væggen, så alle stadig kan se det. Deltagerne tager stilling til, hvordan der skal følges op på de løsningsforslag, som ikke er gennemført, og hvem der skal have ansvaret for at gennemføre dem. Det hele skrives ned på ark 2 på moderationstavlens forside. Når det er gjort, hænges ark 2 på væggen ved siden af ark 1. Moderationstavlen vendes, så skema 1 er klar til brug. Moderator viser papkortene med løsningsforslagene (knyttet til ark 2) et ad gangen og diskuterer deres placering i skemaet med AMSK-deltagerne. Når der er opnået enighed, monteres hvert kort i skemaet. Deltagerne tager stilling til de ubehandlede problemstillinger på ark 3. Når de har taget stilling til, hvilke løsninger der skal gennemføres, har fundet de ansvarlige personer og fastsat deadlines, tages ark 3 af tavlen og hænges op på væggen ved siden af de andre to ark. Skema 2 findes nu på moderationstavlens forside. Moderator viser de tilhørende kort (til ark 3) frem et ad gangen og diskuterer deres placering i skema 2 med AMSK-deltagerne. Når der er opnået enighed, monteres hvert kort på det rette sted i skemaet. Herefter er moderator ansvarlig for: at deltagerne aftaler procedurer for, hvordan der bliver arbejdet videre med løsningerne over de næste tre måneder (hvornår, hvem, hvordan) at aftale et tidspunkt for evalueringsmødet. Til sidst skal moderator sørge for, at AMSK-deltagerne evaluerer det hidtidige forløb, herunder hvordan de har oplevet møderne, om de er tilfredse med udbyttet indtil videre, og om de mener, at de har lært noget i forhold til at håndtere arbejdsmiljøproblemer i afdelingen. I forbindelse med denne evaluering skal deltagerne vurdere deres muligheder for at få gennemført handleplanen med implementering af de vedtagne løsningsforslag. Evalueringen kan foregå ved en afsluttende runde sidst på mødet, hvor alle kan komme med deres kommentarer. Endelig kan moderator og AMSK-gruppen aftale, at de kontakter hinanden en eller to gange i implementeringsfasen for at høre, hvordan det går. Efter det sidste møde er det vigtigt, at alle ark og skemaer bliver skrevet rent, så der ikke er tvivl om alle de beslutninger, der er taget. Det skal også stå klart, hvor man kan fortsætte diskussionen, og hvem man kan give tilbagemelding til om problemer og løsningsforslag. 24

25 Det er derfor en god ide under implementeringsforløbet, at moderationstavlen med de to skemaer bliver stillet et centralt og synligt sted i afdelingen ved siden af de tre ark, der hænges på væggen. 25

26 Styregruppemøde: 1 time til øverste leder, afdelingsleder, medarbejderrepræsentanterne og moderator. Eventuelt støtte fra moderator: Moderator bruger i givet fald et antal timer fra kvoten på 60 timer. Implementeringsfasen foregår uden moderator og strækker sig over ca. tre måneder. Formålet med denne fase er: at få implementeret så mange løsningsforslag fra AMSK en som overhovedet muligt at AMSK ens systematiske metode til løsning af arbejdsmiljøproblemer bliver forankret, så den bliver en del af afdelingens (og på sigt hele arbejdspladsens) generelle måde at håndtere arbejdsmiljøet på. Det er i implementeringsperioden, at afdelingen uden støtte fra moderator afprøver AMSKmetodens systematiske måde at løse arbejdsmiljøproblemer på og tilpasser den til de konkrete behov og den kultur, der er i afdelingen. Implementeringsperioden er derfor den mest risikofyldte, men også den mest afgørende fase i hele AMSK-forløbet. Her vil det vise sig, om den aktuelle afdeling og især AMSK-deltagerne har taget AMSK-metoden og de anvendte teknikker til sig, og om de selv er i stand til at styre processen. For at implementeringen skal lykkes, er det vigtigt, at alle ved, hvad de skal gøre, og hvem de skal melde tilbage til. Det vil sige, at aftalerne fra fase II lægger fundamentet for fase III. For at implementere AMSK-gruppens løsningsforslag er det som nævnt ovenfor helt afgørende, at ledelsen støtter op om forløbet og sikrer, at både de ansvarlige medarbejdere og øvrige involverede kan få stillet den nødvendige tid til rådighed. Den tid, der tildeles, skal være tilstrækkelig til, at medarbejderne kan klare at iværksætte og gennemføre løsningerne, uden at det føles som en stor byrde oven i deres daglige arbejde. Hvis det lykkes i fase III at få afdelingen til selvstændigt at bruge metoden, er der en større chance for, at den også efter afslutningen af AMSK-forløbet vil fortsætte med at bruge AMSKmetoden eller dele af den. Under implementeringen kan der efter forudgående aftale med moderator hentes støtte, hvis processen går i stå. Når handleplanen fra sidste del af fase II er færdiggjort, er det styregruppens ansvar at sørge for, at der bliver implementeret så mange af de indeholdte løsningsforslag som muligt. 26

27 Moderator indkalder derfor til et styregruppemøde af 1 times varighed. Her gennemgår moderator handleplanens enkelte elementer, og styregruppen drøfter, hvordan den bedst kan støtte op om gennemførelsen af løsningsforslagene. Det er her væsentligt, at den øverste ledelse melder ud, hvilke økonomiske muligheder der er for at implementere de foreslåede løsninger. Medlemmerne af styregruppen kan på mødet også overveje, om de vil beslutte, at Status for AMSK ens løsningsforslag bliver fast punkt på dagsordenen på arbejdspladsens MEDudvalgsmøder i den periode, implementeringen står på. Dette kan give inspiration til andre afdelinger og have betydning for en mulig forankring af AMSK-metoden på hele arbejdspladsen på længere sigt. 27