Styrkelse og udvikling af tovholderfunktionen i almen praksis et populationsperspektiv Pilotprojekt på Startpakken Opsamling marts 2011

Transkript

1 Styrkelse og udvikling af tovholderfunktionen i almen praksis et populationsperspektiv Pilotprojekt på Startpakken Opsamling marts 2011 Styrkelse og udvikling af tovholderfunktionen i almen praksis et populationsperspektiv Som en del af indsatsen på kronikerområdet fik Region Nordjylland statslige midler med kronikerpuljerne til et projekt med fokus på udvikling af tovholderfunktionen i almen praksis. Projektet har til formål at styrke almen praksis muligheder for at arbejde med større systematik og proaktivitet i behandlingen af patienter med kronisk sygdom. Softwareprogrammet Datafangst indgår som redskabet, der muliggør dette. Programmet opsamler passivt data. Med Datafangst kan praksis få et overblik over klinikkens population af kroniske patienter og skabe systematik i behandlingen af den enkelte og styrke kvalitetsudviklingen i hele praksis. Projektet fokuserer både på at hjælpe praksis i gang med Datafangst med en Startpakke og på at hjælpe praksis videre med at anvende data til kvalitetsudvikling i form af en Læringspakke. Inden afprøvning af Startpakken blev der iværksat en mindre pilotafprøvning med fire praksis med det formål at få beskrevet det nærmere omfang, ressourcer og økonomi i forbindelse med at starte op med Datafangst (Startpakken). Pilotafprøvningen kørte over 3 mdr. fra november 2010 til januar Der indgik fire klinikker i pilotprojektet. Disse blev direkte rekrutteret til pilotprojektet og udvalgt således, at de større lægesystemer var repræsenteret, idet formodningen var, at der kunne være forskel på systemerne mht. installation af Datafangst. De deltagende praksis førte efter aftale med projektet logbog m. registrering af tid, ressourcer og økonomi. Ligeledes blev projektets datakonsulent og superbruger koblet på fra første færd og fulgte processen på nær hold. 1

2 Klinikkerne: - klinik A m. 2 læger, lægesystemet WinPLC - klinik B m. 4 læger, lægesystemet XMO - klinik C m. 1 læge (samt 1 uddannelseslæge), lægesystemet Medwin - klinik D m. 8 læger, lægesystemet XMO Forløbet Intromøder Der blev afholdt et intromøde i alle fire klinikker, med deltagelse af både læger og praksispersonale. På mødet blev klinikken præsenteret for Datafangst herunder hvad er Datafangst og begrundelser for Datafangst, kvalitetsrapporterne, DAK-Es hjemmeside m. tilmelding og pop-up. Ligeledes blev klinikkens organisering drøftet, samt organisering i forhold til Datafangst og kvalitetsarbejde. Projektet m. Startpakken og pilotprojektet blev præsenteret for klinikkerne. Klinikkerne fik udleveret en drejebog for opstart, samt logbog (skema) med henblik på registrering. Forinden intromødet blev klinikken stillet to afklarende spørgsmål, som skulle fungere som et udgangspunkt for drøftelserne og præsentationen, og for en pejling på fokus for klinikkens opstart: - ICPC koder I jeres patientkontakter, alle eller de kroniske? - Har I beskrevet diabeteskontroller/ årskontroller og har I en organisering omkring dette, i hvilket omfang? Alle fire klinikker ICPC koder de kroniske sygdomme, alle i varierende grad og mere el. mindre konsekvent. En enkelt klinik så vidt muligt alle konsultationer. En anden klinik koder udover de kroniske sygdomme også rygerne. Ligeledes har de alle en grad af systematik omkring deres diabeteskontroller og årskontroller herunder beskrevet kvartals og årskontroller. Alle klinikker udpegede én ansvarlig læge for Datafangst samt én ansvarlig fra praksispersonale. Processen i pilotprojektet var herefter planlagt med følgende elementer/steps: 1. Tilmelding 2. kontakt til systemhus 3. Installation af Sentinel Datafangst 4. Besøg i klinikken af datakonsulent (NordKAP 1 )og superbruger (læge m. godt kendskab til lægesystemet, Datafangst og ICPC) 5. Fælles kursus/opstartsmøde for projektets klinikker (udgik dog i pilotprojektets proces, i og med at egentlig undervisning giver bedst mening i forb. med at klinikken har data at arbejde med (bliver lagt ind som en del af læringspakken)) Tilmelding og kontakt til systemhus 1 Kvalitetsenheden for almen praksis i Nordjylland 2

3 Efter intromødet m. projektet tilmeldte klinikkerne sig til Datafangst, og kontaktede systemhuset for tilbud om installation af programmet. Tidsforløbet mellem kontakt til systemhuset til påbegyndelse af installation varierede. Installationsprocessen Projektets datakonsulent deltog ved installationen i tre klinikker for at observere og følge processen. Følgende observationer blev gjort i forhold til de enkelte lægesystemer. Klinik A Journalsystem WinPLC: Installation på 1 server og 7 pc ére. Tidsforbrug: 2,5 timer Server: 1 timer: Der skulle hentes opdateret version af programmet, og på at opgradere server Pc ére: 5 min. pr. pc. Resten udgjorde ventetid på systemhus, som skulle lave en opsætning fra centralt hold. Observationer: Klinikken har endnu ikke haft besøg af superbruger, men har selv med telefonsupport tilmeldt sig et el. flere projekter. Opsætningen af IUPAC koder er dermed ikke testet. Superbruger indenfor dette system var endnu ikke fundet og siden har Klinikken planer om at lukke. Klinik B Journalsystem Æskulap: Installation på egen server, og oprettelse af pop-up programmet på 5 pc ére: Tidsforbrug 3 timer: Server: 1 time, da der skulle downloades ny version (kunne ellers være gjort på en ½ time) Pc ére: 10 min. pr. pc, med undtagelse af én, hvor installationen tog 40 min, idet denne ikke var opdateret (manglede MS Framework) Ventetid: samlet 1 time v. aktivering af funktioner, samt på adgang til pcére Observationer: Server kræver fast IP-adresse Windows skal være opdateret til minimum servicepakke 2, og inkludere Framework. Tekniker fra systemhuset installerer programmet, og ikke andet. (datakonsulenten opdaterede Windows) 3

4 Klinik D Journalsystem Æskulap: oprettelse af 1 server, og installation af pop-up programmet på 12 pcére Tidsforbrug: ca. 8 9 timer Server: 1 time, da der skulle downloades ny version Problemløsning i forbindelse med netværk: ca. 5-7 timer Pc ére: installation af pop-up programmet på 12 pc ére; 2 timer (foretaget af datakonsulent) Observationer: På 2 pc ère manglede MS Framework ver. 3.5 Hele klinikken var uarbejdsdygtig i 1 time, mens server var lukket ned. Der var problemer med net/netkort/ip-adresser/firewall, som forårsagede, at klienterne ikke kunne kommunikere med Sentinel-serveren. Problemet blev ikke løst samme dag, først da klinikken senere selv kontaktede DAK-E. Herefter troede klinikken, at der blev leveret data. Men NordKAP konstaterede et par uger senere, at der godt nok blev kaldt op fra klinikken, men ikke leveret data. Fejlen, som herefter blev rettet, bestod i, at ydernummeret under opsætningen var indtastet med 5 cifre der manglede et nul foran (6 cifre er nødvendig). Der kan være variationer i forhold til tidsforbrug i forbindelse med installation af Datafangst, hvoraf en del afhænger af hvorvidt klinikkens pc ere er opdaterede (Windows UPdate og Framework). Som minimum skal klinikken forvente at installationen tager 2-3 timer. Indenfor dette tidsrum, skal teknikeren have adgang til den enkelte pc i ca. 10 min., hvis denne er opdateret, og op til en time hvis den først skal opdateres. Mangler der en hel servicepakke, kan opdateringen tage flere timer afhængig af internethastighed. Men der kan også opstå uforudsigelige problemer i installationsprocessen, som i klinik D, hvor det trods en teknikers fulde tilstedeværelse en hel dag ikke lykkedes at skabe kontakt mellem klinikkens server og Dansk Almen Medicinsk Database (DAMD). Hele klinikken skal ikke regne med at have adgang til journalsystemet i den periode der installeres på serveren (gælder klinikker med egen server), og der vil typisk være tale om en halv til hel time. Projektet vil følge og samle op på disse situationer. Desuden skal klinikkerne være opmærksomme på, at systemhusene som udgangspunkt ikke yder anden service end at installere Datafangst, og i den forbindelse at sikre, at der er forbindelse ml. lægesystemet og Sentinel serveren. Klinikken må efterfølgende selv tilmelde sig Datafangstprojekter, og har i udgangspunktet selv ansvaret for at følge op på at data opsamles/leveres korrekt, herunder at sammenkodningen med IUPAC koder er foretaget korrekt. Besøg af superbruger og Datakonsulent 14 dage efter installation fik klinikken besøg af projektets datakonsulent og superbruger. Besøget varede ml. 1½ - 2 timer. Fra klinikken deltog ansvarlig læge samt ansvarlig fra praksispersonale. Superbruger og datakonsulent sikrede at: Datafangst faktisk leverer data korrekt (testkørsel- Nancy Berggren) Opsætning af laboratorieskema med korrekte IUPAC koder hvis ikke allerede, tilmelding til kvalitetsprojekter 4

5 Anvendelse af Datafangst, pop-up Præsentation af hjælperedskaber på DAK-Es hjemmeside (Information om ICPC) Drøftelse af organisering i klinikken Ingen af pilotklinikkerne var efter teknikerbesøg og installation af softwaren, i stand til at levere korrekte data til DAMD. DAK-E s testpopup afslørede dette i forbindelse med klinikkens møde med superbruger og datakonsulent. Opsætningen af lægesystem og sammenkodningen med IUPAC koder er omstændeligt, og derfor må der forudses behov for besøg i størstedelen af klinikkerne. En mindre andel af klinikker skønnes selv at kunne foretage de nødvendige tests og rettelser, hvis der udarbejdes systemspecifikke vejledninger dertil. Tidsforløbet fra tilmelding til at være kørende (stabil datalevering) For de fleste klinikkers vedkomne vil der ikke finde stabil datalevering sted før superbruger har rettet og testet. Selv når klinikken følges på nærmeste hånd kan der, som i f.eks. klinik D s tilfælde, gå op til tre måneder fra tilmelding til stabil datalevering. Tilbud om Startpakke På baggrund af pilotprojektets forløb vil den endelige Startpakke til implementering indeholde et tilbud om besøg i den enkelte klinik af en superbruger (læge med god erfaring i det pågældende lægesystem og Datafangst) samt Datakonsulent efter installation er foretaget af systemhuset. Der ansættes i projektet superbrugere indenfor lægesystemerne: Medwin XMO Darwin WinPLC Nowax Emar På sigt forventes det at systemhusene bliver gearet til opgaven, således at bl.a. de rigtige koder er lagt ind fra start. 5