Indhold. Vejledning til rollebaseret indgang

Transkript

1 Vejledning til rollebaseret indgang Indhold Log på... 2 Opbygning af skærmbilledet... 2 Løn- og Personaleoplysninger... 4 Medarbejderprofil / mine medarbejdere... 4 Opret termin / erindring... 4 Lønprofil... 5 Oprettelse af tillidshverv... 5 Rapporter... 6 Tid/Tillæg... 6 Indberet fravær/nærvær pr. medarbejder... 6 Gentagelser... 8 Indberetning af afspadseringssaldo... 9 Fraværstyper... 9 Indberet fravær/nærvær, masseindberetning Tidssaldi Mødetidsplaner Overfør / udbetal tid Regler for fraværsmeddelelser Rapporter Fraværsrapport Øvrige rapporter under tid og tillæg Min Økonomi Frie kendetegn Rapporter generel funktionalitet Tilføje/fjerne oplysninger Enheder på nøgletal m.m Undertrykke nul værdier Resultatlinjer Indsætte filter Aktiver/inaktiver hierarki Visning af tekst og nøgle Ombyt et kendetegn med et andet Fortryde sidste handling eller retur til start Knapperne øverst i rapporten Omsættertabel Ændring af adgangskode Log af Dok. Nr Version 3.1 Side 1 af 29

2 Log på Log på og udfyld din JX brugernavn samt dit password. Passwordet skal minimum indeholde 1 stort bogstav, 1 lille bogstav samt 2 tal. Det skal være på minimum 8 tegn. Hvis flere personer bruger samme maskine til at logge på rollebaseret indgang, skal browseren logges ned før næste bruger logger på. Opbygning af skærmbilledet Når du arbejde med Rollebaseret Indgang, vil skærmen altid være inddelt i 2 eller 3 hovedområder. Disse områder kaldes topområdet, finnavigation og indholdsområde. Topområdet Topområdet vil altid indeholde generelle knapper til hjælp og personalisering, samt en knap til at logge af systemet øverst til højre. Derudover er det i topområdet, at du finder din rollemenu. Denne menu er personlig og vil være opbygget specielt til den enkelt bruger, afhængigt af hvilke roller du udfylder i din organisation. I dette eksempel er brugeren en leder med ansvar for personale. I eksemplet har brugeren en rolle i kraft af sin egenskab som stedfortræder for en anden personaleleder. Hver af disse roller vil være repræsenteret ved et faneblad øverst i menuen. Dok. Nr Version 3.1 Side 2 af 29

3 Finnavigation Området finnavigation giver mulighed for at vælge mellem flere forskellige funktionaliteter indenfor et arbejdsområde. Når du klikker på et emne i finnavigationen, vil indholdsområdet blive opdateret og vise dig de informationer, du har bedt om. Midterst i finnavigationen vises Teamoversigten med det personale, du kan administrere fravær for. Du kan søge efter medarbejder eller tilpasse hvilke oplysninger, der skal vises i Teamoversigten ved at klikke på de to ikoner i teamoversigten. Nederst i finnavigationen findes en personlig liste over dine foretrukne sider i Rollebaseret Indgang. Her kan du selv tilføje sider du ofte har brug for. Du kan regulere bredden på navigationspanelet og teamoversigten i vinduets venstre side ved hjælp af knapperne. Indholdsområdet Den resterende del af skærmen bruges til at vise det indhold, du vil arbejde med. Dette indhold kan antage mange former, og ofte vil området være delt op i et antal delområder med forskelligt indhold, såkaldte iviews. Hvert iview vil have en ramme med mulighed for f.eks. at opdatere iviewet eller fjerne det. Dette gøres via knappen i øverste højre hjørne. Dok. Nr Version 3.1 Side 3 af 29

4 Løn- og Personaleoplysninger Medarbejderprofil / mine medarbejdere Under ovenstående kan du se medarbejderens omkostningssted, ansættelsesdato, medarbejderkreds m.m. Opret termin / erindring Det er ligeledes under dette punkt, at der kan opsættes terminer til opfølgning på medarbejderen. Der er mulighed for at vælge følgende terminstyper. Aftale om ny løn Andet Forhåndsaftale Genopfrisk kursus Klar til central behandling Kurser/uddan. Ønskes Medarb. Udv. Samtale Næste bedømmelse Omsorgssamtale Prøvetidssamtale Under menupunktet rapporter kan der laves rapport over terminerne. Udfyld OrgEnhed lang Samt Termin den for den periode du ønsker at spørge på. Tryk herefter udfør. Udover ovenstående terminer vises ligeledes terminerne, som er oprettet centralt på Løn og Personale. Dok. Nr Version 3.1 Side 4 af 29

5 Lønprofil Her kan ses medarbejderens lønsammensætning, erfaringsdato, pensionsordning, kvota m.m. Oprettelse af tillidshverv Alle tillidshverv hvor man er tillidsmandsbeskyttet skal registreres. Som administrativ assistent findes tillidshverv under Løn- og Personaleoplysninger og tillidshverv. Som leder registrerer man medarbejdere med tillidshverv under menuen mine medarbejder og øvrige oplysninger Peg medarbejderen ud i teamoversigten og udfyld nedenstående. Udfyld gyldig: Startdato for hvervet. Udfyld funktion i virksomhed: Udfyld rolle: Erhvervet pr.: Samme dato som overfor. Kommentar: Her kan skrives bemærkninger. Tryk herefter på yderligere oplysninger og udfyld repræsentant, organisatorisk og fagforbund i nedenstående. Dok. Nr Version 3.1 Side 5 af 29

6 Rapporter Vi har udarbejdet to NK rapporter. Den ene bruges til at lave en medarbejder oversigt og den anden til at lave en samlet liste over medarbejdernes aflønning. Fælles for begge rapporter er, at man altid skal spørge på en måned, som er fuldt afsluttet. Tid/Tillæg Indberet fravær/nærvær pr. medarbejder Under Tid og Tillæg eller Mit personale, alt efter hvilken rolle der er tildelt, vælges undermenuen Tid. Når der skal indberettes fravær på en medarbejder, klik da på Indberet fravær/nærvær og efterfølgende på Pr. medarbejder. De medarbejdere, som der kan indberettes fravær på, skal søges frem i søgebilledet nederst til venstre. Det er desuden muligt, at personalisere sit søgebillede, så der f.eks. kommer CPR-nr. med i oversigten, org. enhed eller at man ønsker at se flere linjer i søgeresultatet. Dette gøres ved at klikke på det lille ikon til højre for SØG -knappen For at søge på fratrådte medarbejdere, skal Søg pr. være udfyldt med en dato, hvor den pågældende medarbejder var ansat. Når den ønskede medarbejder er fundet, klik på navnet og der kommer efterfølgende en kalender op som viser denne, forrige og næste måneds registrerede fravær. Dok. Nr Version 3.1 Side 6 af 29

7 Dage med fravær, som er registreret, vil være markeret med blåt. Det er muligt, at bladre frem og tilbage i månederne vha. pilene ved siden af månederne. Under Fravær/nærvær vælges den aktuelle fraværstype. (Se oversigt over fraværstyper senere i vejledningen.) Datointervallet vil være udfyldt med dags dato fra starten. Hvis fraværet ikke kun dækker denne dag, skriv eller vælg start- og evt. slutdato for fraværet. Hvis slutdatoen ikke kendes, kan der enten skrives eller simpelthen slet datoen, så bliver den automatisk sat til Klik på Gem for at komme videre. VIGTIGT! Man må ALDRIG sætte flueben i feltet Overskriv arbejdstid, da fraværsrapporterne efterfølgende bliver misvisende. Kontrollér og gem hvis det indtastede er korrekt, eller klik på Fortryd for at komme et skridt tilbage for at rette. Klik på Indberet mere fravær/nærvær eller skift til anden oversigt, for at afslutte registreringen. Når en medarbejder skal raskmeldes, fraværstypen skal ændres eller helt slettes, vælg da medarbejderen ud fra oversigten, hvor efter det er muligt at se det registrerede fravær på kalenderen. Klik på datoen for en evt. raskmelding, og hele den periode fraværet dækker over, vil blive markeret. Under kalenderen er det muligt at se fraværstypen samt start og slutdato. Klik på Ændr for at kunne rette i fraværstypen og datoerne. Når raskdatoen er indtastet eller andre ændringer er registreret, klik på Gem ændringer for at komme videre til næste skærmbillede, hvor ændringen skal kontrolleres og bekræftes. Dok. Nr Version 3.1 Side 7 af 29

8 Ved registrering af omsorgsdage, vil der, såfremt medarbejderen har omsorgsdage tilbage, komme en liste over de børn der giver ret til omsorgsdagen. Udfyld datointervallet og vælg hvilket barn der holdes omsorgsdag med, ved at klikke på den lysegrå firkant ud for barnets navn. Det er ikke muligt, at se på hvilket barn, der er en positiv omsorgsdagssaldo. Afslut fraværsregistreringen som tidligere beskrevet. For både Omsorgsdage og seniordage gælder det, at såfremt der IKKE er en positiv saldo, vil der komme en fejlmeddelelse der fortæller om dette. Gentagelser Hvis en medarbejder ikke kan starte på fuld tid, er det muligt at få vedkommende til at vende tilbage til arbejdet på nedsat tjeneste. Dette kan også være tilfældet i forbindelse med graviditet og 56- sygdom. Husk at bruge de korrekte fraværskoder for hver sygdom, da refusionssøgningen er afhængig af disse korrekte oplysninger. Fraværet skal oprettes som en gentagelse med enten med et tidsinterval eller en specifik varighed pr. dag. Det er vigtigt at såfremt der benyttes klokkeslæt, så skal fraværet ligge indenfor den mødetidsplan som medarbejderen er oprette med. Som udgangspunkt vil det være nok, at lave en daglig gentagelse med en angivelse af det daglige fravær. (I ovenstående eksempel, 3 timer/dag) Når fraværet gemmes, bliver der oprettet en fraværsregistrering pr. dag, og samtidig kontrolleret om dagen er en arbejdsdag eller en fridag (fridag, helligdag, weekend etc.) Kontrollér fravær og vælg Gem eller Fortryd for at komme videre. Hvis fraværet efterfølgende skal slettes eller ændres, heriblandt raskmeldes, klik på den registrerede fraværsperiode som tidligere beskrevet under sygdom. Vælg om du kun ønsker at åbne den valgte dato eller hele gentagelsen. Klik på Ændr eller Slet for at få mulighed for at rette i datoerne, herunder også at sætte en slutdato for sygdomsperioden. Afslut fraværsregistreringen som tidligere beskrevet. Dok. Nr Version 3.1 Side 8 af 29

9 Indberetning af afspadseringssaldo Det er muligt, at kører afspadseringsregnskab i RI for dem, som ikke kører KMD vagtplan. Ved indberetning af optjente afspadseringstimer bruges følgende fravær/nærværs type: Overarbejde 100 % hensættes = 1 time bliver til 2 afspadseringstimer Overarbejde 50 % hensættes = 1 time bliver til 1½ afspadseringstime Timer hensættes 1:1 = 1 time bliver til 1 afspadseringstime Ved afvikling af afspadsering bruges følgende fravær/nærværs type: Afspadsering timer Optjening og afvikling af afspadsering registreres under tidssaldi straks efter indberetningen. Afspadseringssaldoen fremgår af medarbejderens lønseddel. Fraværstyper Liste over fraværstyper samt hvornår de bruges. 6. Ferieuge Afholdes af 6. ferieuge Afspadsering timer Indberettes, hvis afspadseringsregnskab kører i RI Alvorligt sygt barn Bruges ved barns indlæggelse iht fravær af familiemæssige årsager Arbejdsskade Syg på grund af arbejdsskade Barsel Barsel med løn Barsel udskudt Barsel på fuldt tid uden løn Barsel delv genopt. Arb Bruges ikke Barsel drypvis Bruges ved delvist genoptaget arbejde Barsel fædre/reg. Partner Fædres 14 dages barsel ved fødslen Barsel uden løn Bruges ikke Delvis syg Bruges når man bliver syg i løbet af dagen Ferietimer Bruges til ferie med løn, uden løn og overført ferie. Systemet finder selv ud af at tage fra korrekt saldo Ferietimer tidl. Arbejde Bruges ikke Ferietimer uden løn Bruges ikke Frihed iht. Overenskomst Bruges ikke Fritvalgsdage Afholdelse af fritvalgsdag Fritvalgsdage timeafvikl. Afholdelse af fritvalgsdag i timer Graviditetsgener Sygemeldt på grund af graviditet. Barselssag skal være oprettet Hjemmeboende barn syg Barns 1. og 2 sygedag Kursus Kan bruges ved fravær på grund af kursus Kursus (Uddannelse) Kan bruges ved fravær på grund af kursus Nedsat tj gravid, gener Sygemeldt på nedsat tid på grund af graviditet. Barselssag skal være oprettet Nedsat tjeneste Bruges når der er indgået aftale om delvis genoptagelse af arbejde efter sygdom Omsorgsdage Indberettes på børn under 8 Organisationsmøde Ved AKUT refusion. Indberettes af L&P Orlov intet løntræk Bruges når L&P har stoppet lønnen på grund af orlov Orlov med løn Bruges når registrering af orlov med løn Orlov uden løn Bruges ikke Overarb 100% alt udbetal. Bruges kun på de overenskomster, hvor overarb. nå indberettes decentralt Dok. Nr Version 3.1 Side 9 af 29

10 Overarb 100% hensættes Indberettes, hvis afspadseringsregnskab kører i RI Overarb 100% tillæg Bruges ikke Overarb 33,33% hensættes Bruges ikke Overarb 33,33 tillæg udb Bruges ikke Overarb 50% alt udbetales Bruges kun på de overenskomster, hvor overarb. nå indberettes decentralt Overarb 50% hensættes Indberettes, hvis afspadseringsregnskab kører i RI Overarb 50% tillæg udb. Bruges ikke Overarb 66,66% hensættes Bruges ikke Overarb 66,66% tillæg udb Bruges ikke Overførte ferietimer Bruges ikke Seniordage Afholdelse af seniordage i henhold til overenskomsten Seniordage timeafvikling Afholdelse af seniordage i timer i henhold til overenskomsten Specialdag Bruges hvis KMD ikke automatisk har lagt dette ind på f.eks. juleaften Sygdom Almindelig sygdom Sygdom m/ 56-aftale Sygdom på grund af 56 aftale. Aftale skal foreligge i edoc Søgne-helligdag Bruges hvis KMD ikke automatisk har lagt dette ind på f.eks. 1. juledag Tillidmandskursus Ved AKUT refusion. Indberettes af L&P Timer hensættes 1:1 Indberettes, hvis afspadseringsregnskab kører i RI Tj. fri u. løn red. pens. Bruges ikke Tjenestefri Bruges når fri med løn i henhold til tjenestefrihedsreglerne Tjenestefri uden løn Bruges på enkelt dage, hvor medarbejder gives fri uden løn Udøvelse af hverv Ved AKUT refusion. Indberettes af L&P Indberet fravær/nærvær, masseindberetning Hvis man ønsker, at indberette fravær på mange medarbejdere i samme arbejdsgang, kan man med fordel bruge Masseindberetning. VIGTIGT! Ved indberetning via Masseindberetning tages der forbehold for allerede registret ferie, barsel og sygdom, som ikke kan overskrives. Bemærk, at Nedsat tjeneste og Nedsat tjeneste, graviditetsgener vil blive overskrevet af masseindberetninger. Klik på Masseindberetning og søg efterfølgende på den ønskede Org.enhed ved at klikke på ikonet til højre for feltet. Marker derefter i venstre side, hvilken organisationsenhed der skal registreres på. Klik på Søg medarbejder for at få vist en oversigt over de ansatte medarbejdere. Markér nu ud for de medarbejdere der skal indberettes på, og klik på Behandl Dok. Nr Version 3.1 Side 10 af 29

11 Masseindberetning kan bruges på to måder. 1. Indberetning af samme type fravær i samme periode: Udfyld indberetningen på den øverste medarbejder i oversigten med de relevante oplysninger. Klik på Kopier og vælg til tomme Klik på Gem og kontrollér eller ret, inden endelig bekræftelse på registreringerne. 2. Indberetning af forskellig type fravær i forskellige perioder: Indberet relevante oplysninger på de markerede personer. Klik på Gem og kontrollér eller ret, inden endelig bekræftelse på registreringerne. Tidssaldi Det er muligt, at man hurtigt kan se de tidssaldi en medarbejder har. Punktet findes til venstre i skærmbilledet. Mødetidsplaner Her kan du oprette mødetidsplaner for et antal medarbejdere ad gangen. Oprettes der ikke mødetidsplan, vil systemet automatisk tage en gennemsnitsdag 5 dage om ugen. F.eks 7 timer 24 minutter pr. dag på en medarbejder med 37 timers ansættelse. Ønskes en anden plan, skal der lægges mødetidsplan ind. Planen skal huskes rettet ved arbejdstidsændringer. Dok. Nr Version 3.1 Side 11 af 29

12 Oprettelse af mødetidsplaner foregår i tre trin. Øverst ser du, hvor langt du er kommet i processen. Trin 1 - Vælg skabelon eller medarbejdere For at oprette en mødetidsplan skal du markere de medarbejdere, den skal gælde for. Det gør du ved at klikke i ud for navnene på dine medarbejdere. Du markerer alle medarbejdere på én gang ved at klikke på. Ved at klikke på fjerner du alle markeringerne igen. Du kan vælge at bruge en skabelon til mødetidsplanen ved at indtaste skabelonens nummer, hvis du kan nummeret. For hver medarbejder kan du se den aktuelle mødetidsplan ved at klikke på Vis plan. Samtidig kan du se om der er lagt mødetidsplan på medarbejderen. Du skal klikke på for at udarbejde en mødetidsplan for de valgte medarbejdere. Trin 2 - Angiv plan for periode På dette trin skal du udfylde mødetidsplanen for de medarbejdere, du valgte på trin 1. For at se hvilke medarbejdere du valgte, skal du klikke på vis valgte medarbejdere. Gyldigheden henviser til den periode, hvor mødetidsplanen skal gælde. Lader du feltet Til være blankt, er mødetidsplanen gældende uendeligt. Antal uger kan betragtes som en mødecyklus varighed startende i den uge, mødeplanen er gyldig fra. Hvis du på forrige trin har valgt en skabelon, er dette antal allerede fastlagt. Du skal klikke på eller, for at se Dok. Nr Version 3.1 Side 12 af 29

13 mødetidsplanen for en anden uge. I tidsskemaet skal du indtaste de mødetider, der gør sig gældende for de valgte medarbejdere. Derudover kan du indtaste tidspunkter for en pause og angive, om pausen er betalt eller ej (bruges kun, hvis der ikke er betalt pause). Hvis du på forrige trin har valgt en skabelon, er nogle tidspunkter allerede lagt ind i skemaet, men dem har du mulighed for at ændre. Hvis du ikke anvender en skabelon, skal du navngive den mødeplan, du er ved at oprette. Din mødeplan gemmes senere som en ny skabelon, som du efterfølgende kan anvende. Skabelonerne bruges på tværs af kommunen, navngivningen skal derfor være f.eks. 37 t/uge. Du kan se den gennemsnitlige mødetid pr. uge for mødecyklussen, hvis du klikker på #beregn gns. mødetid. Når du har udarbejdet mødetidsplanen, skal du klikke på Gem. Herved fremkommer nedenstående popup, hvor du skal bekræfte dine indtastninger. Trin 3 - Kvittering Processens tredje trin er en kvittering på, at din mødeplan er gemt. Overfør / udbetal tid Dette punkt må ikke benyttes. Regler for fraværsmeddelelser Her kan du opstille regler for, hvornår du vil informeres om såvel medarbejdernes fortløbende fravær og enkeltstående fravær samt regler for, hvornår du skal følge op på en medarbejdernes sygdomsforløb. Du skal indledningsvist vælge, hvilken organisatorisk enhed du vil se eksisterende regler for. ud for fortløbende fravær, enkeltstående fravær eller øvrige reg- Herefter skal du klikke på ler, for at se reglerne. Som udgangspunkt arver en organisatorisk enhed de regler, der er udarbejdet på overordnet kommuneniveau på baggrund af vejledning om håndtering af sygefravær, men du har mulighed for at påfører yderligere regler for netop din organisatoriske enhed. Det gør du ved at Dok. Nr Version 3.1 Side 13 af 29

14 vælge din organisatoriske enhed i listen og klikke på. Herved åbnes felterne for indtastning. OBS! Du må ikke ændre på de nedarvede regler, da disse er opsat efter administrationsgrundlaget. Du skal klikke på for at gemme de regler, du har opstillet. Vælger du på et senere tidspunkt din organisatoriske enhed for igen at ændre reglerne, vil denne knap ikke være synlig. I stedet er felterne åbne for indtastning med det samme. Hvis du har lavet specielle regler for en bestemt organisationsenhed, kan du vende tilbage til de overordnede regler på kommuneniveau. Det gør du ved at klikke på nulstil regner, så reglerne på kommuneniveau slår igennem igen. Når du får en meddelelse om en medarbejders fravær eller sygdomsforløb, er den at finde i din Outlook indbakke. Afsenderen er TWSUSER [mailto:kan-ikke-besvares@kmd.dk] Modtager du ikke disse mails, kan du kontakte en af vores brugeradministratorer. Karina S. G. Larsen, Helle Rasch eller Søren Rossburg. Der kan komme følgende meddelelser, når en regel er opfyldt: Antal dage i fortløbende sygefravær (opsat på kommuneniveau) Antal dage i spredt fravær (opsat på kommuneniveau) Indkald følgende medarbejder(e) til en sygefraværssamtale (opsat på kommuneniveau) Anmod følgende medarbejder(e) om en Tro- og loveerklæring Anmod følgende medarbejder(e) om en Mulighedserklæring Grænser op til en ferieafholdelse Udover ovenstående regler har KMD opsat nedenstående regler, hvor der automatisk vil komme følgende meddelelser til lederen: 4 til 6 uger til forventet fødsel 0 til 4 uger til forventet fødsel Barselsorlov starter Mere end 6 uger før forventet fødsel Mere end 8 uger før forventet fødsel Faktisk dato for nedkomst er ikke oprettet og forventet dato for 7 uger efter faktisk nedkomst Er aftale om barselsorlov indgået? Barselsorlov med løn ophører 46 ugers barselsorlov er tilendebragt Til-dato er ikke udfyldt, selvom dato for faktisk nedkomst er ældre end Rapporter Fraværsrapport Under menupunktet rapporter og fravær, kommer nedenstående rapporter frem. I lederrollen ligger rapporterne under Mit Personale - Fravær/nærvær samt under Mit Personale - Ledelsesinfo og rapporter - Fravær. Dok. Nr Version 3.1 Side 14 af 29

15 Vi har udarbejdet flere NK rapporter, som hjælper jer med hurtigt at få brugbare tal frem. Vi tilpasser løbende rapporterne i forhold til administrationsgrundlag for sygdom. Rapporten NK-fraværsprocenter alle anbefaler vi til at få et overblik over fraværsprocenten. Det er den rapport, som hver måned udleveres til vores Direktion. Udfyld variabel skærm med den ønskede organisatoriske enhed samt periode. Tryk herefter kontroller og OK. Rapporten fremkommer på en ny fane. Herefter kan du arbejde videre med rapporten, ved at indsætte frie kendetegn, påfører totaler, fjerne kolonner, gemme og exporterer til Excel. Se punktet rapporter funktionalitet anden sted i denne vejledning. Dok. Nr Version 3.1 Side 15 af 29

16 Øvrige rapporter under tid og tillæg Af øvrige rapporter kan specielt nævnes nedenstående. Ferieregnskab Her trækkes saldoliste. Det er en god ide, at trække denne løbende henover året, men specielt skal den trækkes, når restferie planlægges og når det er tid til overførsel til næste ferie år. Udfyld vælg ultimo måned med en måned indenfor det ferie år du ønsker at se. F.eks viser ferieåret 2013/14 og viser ferieåret 2014/15. Fravær pr. dato Denne rapport viser hvem der er fraværende på den pågældende dato. Kan bruges til at få overblik over hvilke fraværsoplysninger, der er blevet indberettet på medarbejderne eller mangler at blive indberettet. Fravær pr. periode Denne rapport bruges til at få overblik over en enkelt person. Her indtastes medarbejder nummeret. Den kan bruges til alle fraværsårsager. Vælg periode, medarbejder nummer samt evt. fraværsårsagskoder. Det er dog hurtigere først at sætte filter på fraværsårsagskoderne, når du har dannet rapporten. Ønsker man kun at se ferie eller sygdom, har vi lavet rapporterne NK-Ferie afholdt og NK- Sygedage med årsagskoder. Dok. Nr Version 3.1 Side 16 af 29

17 Barsel For at det er muligt, at registrere fravær i forbindelse med graviditet eller barsel, skal der være oprettet en barselssag af lønkonsulenten i lønsystemet. Derfor skal lønkonsulenten have besked om terminsdatoen / modtagelsesdatoen ved adoption, når en medarbejder anmelder en graviditet / adoption. VIGTIGT! Det er muligt, at se oplysninger på medarbejdernes barselsaftaler. Desværre er det ikke muligt i øjeblikket at begrænse rettighederne således, at det IKKE vil være muligt at oprette, rette eller slette disse oplysninger. Vi henstiller derfor til, at I ikke bruger dette menupunkt til andet end at se disse oplysninger. Min Økonomi Vi anbefaler, at I bruger NK rapporterne. NK-1 til den månedlige budgetopfølgning. Beløbet kan direkte afstemmes til Prisme. NK-2 spørg pr. medarbejder nr., hvor det opdeles delt op på lønart. NK-3 spørg pr. medarbejder nr., hvor antal enheder kommer med. NK-4 spørg pr. medarbejder nr.. Her vises hvilken periode bogføringen vedrører. NK-5 viser forventet forbrug på variable ydelser. Dok. Nr Version 3.1 Side 17 af 29

18 Frie kendetegn Nedenfor findes en beskrivelse af de frie kendetegn I kan finde og sætte ind i økonomirapporterne. Ans. Forhold. = Viser om medarbejderen er forudlønnet, bagudlønnet eller timelønnet. Artskonto = Opdeler efter de forskellige artskonti i økonomisystemet f.eks. art 1.1= , art 4.9 = Hoved/Lønelem. Individuel tekstning af lønarter/lønelementer Ledelsesniveau = viser om det er en niveau 1 til 4 leder Lederstilling = en markering af om den enkelte stilling er en lederstilling eller ej Lønart = viser de enkelte dele lønnen er splittet op i f.eks. grundløn, funktionsløn, overarbejde, merarbejde MA Kreds = opdeler i grupperinger af medarbejder f.eks. elever, vikarer, fleksjob Nævner = udgør sammen med tæller en brøk for, hvor stor en andel af en fuldtidsløn, der udbetales. Normalt 37 timer. Omkostningssted = erstatter de tidligere kendte kontonumre. Lønudgiften fordeles på omkostningssteder. Omkostningssted er = profitcenter Organisatorisk enhed = Viser hvilken enhed medarbejderen er placeret på Overenskomst = viser hvilken overenskomst medarbejderen er ansat under PSP-element = PSP element anvendes typisk hvor der ikke er et omkostningssted. I lønsystemet anvendes PSP-element til registrantkontering. Regnskabsår = viser på hvilket år udgiften er bogført Regnskabsår/periode = viser på hvilket år/periode udgiften er bogført Slutdato for-periode = Angiver hvilken periode lønnen vedrører Slutdato i-periode = Angiver i hvilken periode lønnen er udbetalt (udbetalingsdato) Stilling = viser medarbejderens stillingsbetegnelse Stillingskategori til lønklasse = Opdeler medarbejderne i f.eks. pædagoger, pædagogmedhjælpere. Gruppering af lønklasserne Tæller = Udgør sammen med nævner en brøk for, hvor stor en andel af en fuldtidsløn, der udbetales. Dok. Nr Version 3.1 Side 18 af 29

19 Rapporter generel funktionalitet Når du vælges en rapport, starter du i billedet variabel skærm. Her kan du udfylde søgekriterier for rapporten. De som står med * er obligatoriske felter. Her periode og regnskabsår. Ved tryk på dette ikon, får du muligheder til udsøgningen. Tryk herefter på OK. Tilføje/fjerne oplysninger Du kan tilføje rækker eller kolonner fra frie kendetegn på tre forskellige måder. 1. Venstreklik på det kendetegn du ønsker og træk det ind i rapporten hvor du ønsker det. Venstre musetast holdes nede, mens du trækker og slippes, når kendetegnet er, hvor du vil have det. Kendetegn kan både indsættes som række eller som kolonne. Hvis det er muligt at indsætte kendetegnet, der hvor du ønsker det, vil du få vist en sort streg. 2. Højreklik på det kendetegn du ønsker at indsætte. Vælg Ændr opsplitning og opsplit efter, så kan du indsætte kolonne eller række. 3. Venstreklik på det kendetegn du ønsker og træk det op under kolonne eller række. Venstre musetast holdes nede mens du trækker og slippes, når kendetegnet er hvor du vil have det. Hvis det er muligt at indsætte kendetegnet, der hvor du ønsker det, vil du få vist en sort streg. Du kan også fjerne et kendetegn (en række eller kolonne) fra rapporten ved at trække det op mod toppen og slippe, når der vises et kryds. Dok. Nr Version 3.1 Side 19 af 29

20 Enheder på nøgletal m.m. Hvis du ønsker antal på dine nøgletal, eksempelvis ønsker at se, hvor mange timer, der er udbetalt i forskudttid, så højreklik på nøgletal vælg filter og selekter filterværdi. Her har du mulighed for at vælge de kolonner til visning, som ligger til grund for nøgletallene. Undertrykke nul værdier I forskellige sammenhænge kan der fremkomme rækker/kolonner, som ikke indeholder nogle værdier, disse rækker/kolonner kan fjernes/undertrykkes ved at højreklikke og vælge Egenskaber og dataprovider. Vælg fanen Nulundertrykkelse og angiv om det skal gælde for enten kolonner, rækker eller begge. Resultatlinjer Der kan tilføjes resultatlinjer. Stå i den kolonne, som du ønskes resultat for, højreklik og vælg egenskaber og kendetegn. Her kan vælges aldrig, altid eller når der forekommer mere end en værdi. Som standard indsættes resultatet øverst. Ønskes det nederst, skal du blot trække det en række ned. Ønskes det fjernet igen, kan du trække det ud af rapporten. Dok. Nr Version 3.1 Side 20 af 29

21 Indsætte filter Hvis du ønsker at analyserer et område nærmere, kan du isolere området. Stå i det ønskede felt og højreklikke, vælg filter Fasthold filterværdi på akse. Du kan også fastholde en filterværdi på aksen ved at klikke på den ønskede værdi og trække til venstre til du får vist en sort streg, slip nu musetasten og værdien vil være fastholdt. Du kan endvidere udskifte og fastholde en filterværdi på aksen i én og samme arbejdsgang ved at trække et frit kendetegn ind i rapporten og slippe værdien oven i den værdi der ønskes fastholdt. Du kan også vælge filter ud fra valgmuligheder. Højreklik i kolonnen vælg filer og selekter filterværdi. Her skal du nu vælge de værdier du ønsker inkluderet i rapporten, ved at markere dem og trykke på knappen opret, hvorved de flyttes til højre del af boksen. Du kan fjerne dem igen ved at markere dem og trykke fjern. Eller du kan udelukke værdier, ved at trykke på den røde knap. Denne funktion virker ikke, hvis hierarki er aktiveret. Dok. Nr Version 3.1 Side 21 af 29

22 Aktiver/inaktiver hierarki På visse kendetegn, eksempelvis organisatorisk enhed, hovedlønarter og fraværsårsager, er der mulighed for at aktivere og inaktiverer hierarkiet. Hierarkierne bruges rapporteringsmæssigt til at lave summer/overblik på forskellige egen definerede niveauer. Du ændrer visningen ved at højreklikke i kolonneoverskriften for kendetegnet, hvorefter du vælger Hierarki og sætter eller fjerner fluebenet. Du kan ligeledes ved at vælge ekspander hierarki, folde hierarkiet ud til forskellige niveauer. Hvis der ikke findes et hierarki til det valgte kendetegn fremkommer muligheden ikke, når der højreklikkes. Visning af tekst og nøgle Det er muligt både at få vist tekst og nøgle på eksempelvis omkostningssted. Højreklik og vælg egenskaber og kendetegn. Dok. Nr Version 3.1 Side 22 af 29

23 Ombyt et kendetegn med et andet Du har mulighed for at ombytte et kendetegn ved at højreklikke på det kendetegn, som ønskes indsat og vælge Ændr opsplitning og ombyt x med. Du kan også ombytte ved hjælp af træk og slip metoden. Du gør dette ved at vælge frie kendetegn, der skal indgå i rapporten og flytte det hen på overskriften i den kolonne, der skal udskiftes. Fortryde sidste handling eller retur til start For at fortryde din ændringer i rapporten, kan du højreklik et sted i rapporten og vælg tilbage, herefter kan du vælge et navigationstrin tilbage eller tilbage til start. Knapperne øverst i rapporten Øverst i rapporterne, findes nedenstående bjælke. Nedenfor er kort beskrevet de enkelte knapper. Information Bruges pt. ikke, men på sigt vil KMD skrive informationer om de enkelte rapporter. Tabel/grafik Her kan vælges om rapporten skal vises som tabel, graf eller begge dele. Filter Ved tryk på knappen filter, kan ses hvilke filter der er valgt i rapporten. Der kan også sættes nye filter på her. For at lukke filter menuen trykkes på knappen skjul filter. Indstillinger Dok. Nr Version 3.1 Side 23 af 29

24 Her er der mulighed for at indsætte Exceptions og betingelser for rapporten. En exceptions giver mulighed for at marker med farver i røde, gule og grønne nuancer. F.eks. fraværs procenter. Der kan opsættes en betingelse for udsøgningen i rapporten. F.eks. hvis du kun vil have vist sygefravær af mere end 21 dages varighed. For at lukke indstillingerne trykkes på knappen skjul indstillinger. Variabel skærm Her kan returneres til variabel skærm og ændres på udsøgningskriteriet. PDF/print Her kan rapporten hurtigt printes ud. Rapport oplysningerne kommer med på ud printet i bunden og kan ikke fravælges. Excel Rapporten kan overføres til Excel og arbejdes videre med eller printe ud. Her kommer rapportoplysningerne i toppen og kan vælges slettet, dog er det en god ide, at bevare feltet skæringsdato, så du kan se, hvornår rapporten er dannet. Gem Her kan du gemme din egen version af rapporten, når du har indsat diverse kolonner, filter m.m. Under menupunktet mine rapporter, kan versionen kaldes frem og søgekriterierne kan ændres i variabel skærm. Mine rapporter ligger under flere menupunkter. I højre side af fanen kan man oprette mapper til sine rapporter, omdøbe rapporter eller slette rapporter. Dok. Nr Version 3.1 Side 24 af 29

25 Omsættertabel Her kan du se hvilket omkostningssted der knytter sig til hvilket registreringskontonummer og omvendt. I har modtaget en med et password, såfremt I stadig har denne skal dette password bruges, ellers må I kontakte en af brugeradministratorerne for et nyt engangspassword. Du går ind således: Dok. Nr Version 3.1 Side 25 af 29

26 Dok. Nr Version 3.1 Side 26 af 29

27 Dok. Nr Version 3.1 Side 27 af 29

28 Ændring af adgangskode Systemet vil automatisk bede om ny adgangskode hver 3. måned, men hvis du ønsker at gøre det på et andet tidspunkt, gøres følgende. Vælg personaliser i topområdet Vælg brugerprofil i venstre hjørne. Tryk på knappen ændr Nu kan koden ændres. Dok. Nr Version 3.1 Side 28 af 29