Håndbog - KMD Opus Rollebaseret Indgang Mit Personale - Ærø Kommune

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Generelt... 2 Forsiden... 3 Mit Personale... 4 Mine medarbejdere... 6 Fravær/nærvær... 7 Løbende indberetninger - engangsydelser Ledelsesinfo & rapporter Personaleudvikling Løn- og ansættelsesvilkår Mine rapporter Assistent Egne oplysninger Egne data Fravær/nærvær Personlig/faglig udvikling Løn & ansættelsesvilkår Vejviser Rejser og kørsel Job Afdelingsinfo

2 Generelt Rammer for projektet Logon - KMD Opus Rollebaseret Indgang er et værktøj til de decentrale brugere i Ærø Kommune, der sigter mod én indgang til informationer og kommunens systemer. - De primære opgaver omkring indberetning af Fravær og Engangsydelser har størst fokus her i opstarten, men vi vil løbende udbygge løsningen og gøre flere data tilgængelige. For at logge på, skal du åbne din Browser via ikonet Skriv følgende i vinduet Indtast din Bruger-ID F7xxx og udfyld Adgangskode med din oplyste éngangskode. Du bliver nu bedt om at ændre adgangskoden. Din kode skal bestå af minimum 1 stort bogstav og en kombination af bogstaver og tal. Er du allerede bruger af rollebaseret indgang f.eks. økonomi bruges denne kode. Sikkerhedspolitikken kræver, at du ændrer din adgangskode med 3 måneders mellemrum. 2

3 Forsiden Når du logger på KMD Opus Rollebaseret Indgang bliver du præsenteret for en forside. Her finder du faneblade, som guider dig til de funktioner, du som bruger har adgang til f.eks. Mit Personale. Under Mine Genveje kan du løbende oprette genveje til de funktioner, som du anvender mest. I boksen Opgaver finder du opgaver, som skal behandles. Klik på opgavelinjen, og du bliver guidet direkte til yderligere behandling af opgaven. I boksen information kan der udsendes nyhedsbreve og anden relevant information til dig som bruger. Information til medarbejdere vil dog fortsat ske via mail til lederforum, der sørger for den videre information, men der kan blive tale om målrettet information til ledere og assistenter. 3

4 Mit Personale Som personaleleder har du adgang til fanen Mit Personale. Herunder findes følgende funktioner, som forklares yderligere i de efterfølgende afsnit. Indgangen til Mit Personale fungerer også som en form for forside. Du præsenteres for en oversigt over dine direkte relaterede medarbejdere og deres private telefonnummer, hvis dette er registreret. OBS! Hvis der vises medarbejdere, der ikke hører under din organisatoriske enhed, eller hvis du mangler nogle af dine medarbejdere, så skal du rette kontakt til Løn & Personale. Tilretning vil ske snarest muligt herefter. Under Påmindelser vises jubilæer og fødselsdage for dine medarbejdere, samt evt. terminer oprettet i systemet. Lige under Mit Personale findes nogle undermenuer, og for hver af dem findes yderligere funktioner i boksen Indhold til venstre. Teamoversigten Når du klikker ned i funktionerne i boksen Indhold vil du få vist en Teamoversigt, hvor du kan udsøge og udvælge en konkret medarbejder se nedenfor, hvor vi har valgt funktionen Medarbejderprofil. 4

5 Hjælp Under Mit Personale findes elektronisk vejledninger til stort set alle funktioner i løsningen. Her på forsiden af Mit Personale kan du tilgå hele vejledningskataloget til alle løsninger i KMD Opus Rollebaseret Indgang både løn og økonomi m.m. Det kan du også altid via ikonet øverst i højre hjørne. Derudover kan du få specifikt hjælp til de enkelte funktioner i løsningen via ikonet. Klikker du her linkes du direkte til det emne, som du har valgt i løsningen. 5

6 Mine medarbejdere MEDARBEJDERPROFIL Her præsenteres følgende: Medarbejderens organisatoriske tilhørsforhold navn på afdeling/institution, som den er oprettet i LinieOrganisationsSystemet (LOS) Medarbejderens personlige data, f.eks. adresse, cpr. nr. Derudover er det muligt at oprette terminer (under Termin opfølgning). Der mangler pt. at blive oprettet en kategori Andet som du kan bruge til egne terminer. Udover egne oprettede terminer vil du også få vist terminer (påmindelser) oprettet af Løn & Personale. LØNPROFIL Her præsenteres følgende: Medarbejderens lønsammensætning og øvrige ansættelsesvilkår, f.eks. timetal, pensionsordning m.m. Du kan under overskriften Kontraktinformation finde den officielle dato for beregning af medarbejderens jubilæum (Tiltrædelse koncern). Det er denne dato, som danner de jubilæer, som automatisk vises under Påmindelser. KOMMUNIKATION Under Kontaktoplysninger finder du medarbejderes arbejdsmail og arbejdstelefon. Herudover kan du oprette følgende supplerende oplysninger Medarbejderes private telefonnumre Medarbejderes private adresser Relevante lokalnumre Medarbejderens private kontaktpersoner ved nødstilfælde Vi anbefaler at du vedligeholder disse stamdata her så de er tilgængelige for alle, hvis der er behov. Du kan også aftale med dine medarbejdere (som har adgang til medarbejderindberetning), at de skal forestå vedligeholdelse heraf. Korrespondance anvendes pt. ikke. 6

7 ØVRIGE OPLYSNINGER Her har du mulighed for at registrere følgende og se indberetninger foretaget af Løn & Personale Udlån Det er sigtet, at alle udlån registreres, således at det for dig som leder er det nemt og overskueligt at sikre at medarbejderen afleverer sine udlån ved fratrædelse og evt. stillingsskift. Pt. er udlånsregistrering ikke sat i værk fra centralt hold. Det kunne være IT-udstyr, telefoner mv. Der skal udarbejdes principper herfor inden det tages i brug med tværgående effekt. Såfremt du gerne vil anvende denne funktionalitet vedr. særlige udlån på din enhed, kan du kontakte Løn & Personale for hjælp til oprettelse af de nødvendige grunddata. Tillidshverv Tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og Hoved MED, samt FællesMED registreres i første omgang centralt. Det er endnu ikke færdiggjort. Du skal dog som sædvanlig give besked ved ændringer til Løn & Personale (AJN). Det er dit ansvar efter given dato (udmeldes senere), at registrere ændringer til ovenstående. Dette for at sikre at vi alle kender til, hvilke medarbejdere, som er beskyttet, samt at kunne udsende relevant information via mail direkte til målgruppen. Instrukser Anvendes ikke pt. INDLÅNTE MEDARBEJDERE Indlånte medarbejdere er en funktion, hvor du kan låne medarbejdere fra en anden organisationsenhed end din egen. F.eks. hvis I har en Vikarenhed på jeres område. Hvis du har adgang til denne vikarenhed, kan du låne medarbejdere. Du finder efterfølgende dine indlånte medarbejdere i Teamoversigten, og du kan indberette oplysninger på disse medarbejdere ligesom du gør med egne medarbejdere. Pt. anvendes denne funktionalitet ikke. Fravær/nærvær Hvis du i dag indberetter ferie og fravær til KMD Vagtplan, skal du fortsætte med det. GODKENDELSE/MEDDELELSER 7

8 Sygdom, som overskrider de regler, som er sat op for kommunen (afventer revideret personalepolitik), vil blive vist som en meddelelse herunder. Fanen Godkendelse rummer Work flow til godkendelse, hvis dine medarbejdere selv indberetter Fravær. Godkendelser vises også på forsiden, hvor du løbende bliver påmindet herom. Det er vigtigt løbende at tjekke meddelelser (når de er sat i værk) for at et sygdomsforløb ikke forsvinder i den travle hverdag. INDBERET FRAVÆR/NÆRVÆR Her indberettes fravær på dine medarbejdere enten én ad gangen (Pr. medarbejder) eller for flere (Masseindberetning). OBS! Fra 1. november 2013 skal medarbejderne på rådhuset, lederforum og andre adm. medarbejdere, der har deltaget i slutbrugerundervisningen oktober 2013 selv indberette deres fravær (ferie og lignende). Se nærmere under punktet Regler. Du vil dog altid kunne tilgå denne funktion og indberette fravær på medarbejderens vegne. En godkendt 56 aftale (kronisk sygdom) skal fortsat sendes til Løn & Personale. Du skal indberette følgende: - Sygdom (sygemelding og raskmelding) - Ferietimer - 6. ferieuge - Graviditetsgener (der skal forud oprettes en barselssag fra L & P) - Seniordage timeafvikling - Fritvalgsdage timeafvikling - Hjemmeboende barn syg Ved indberetning af ferietimer, sker afholdelsen automatisk i flg.rækkefølge: - Overført ferie - Ferie med løn - Ferie uden løn Du skal IKKE indberette barsel, orlov, tj.fri m.v. Besked vedrørende øvrige fraværstyper mailes til Løn & Personale. For at sikre rettidig refusion i forbindelse med sygefravær er det vigtigt, at indberetningen så vidt muligt foretages dagligt, da Løn & Personale søger refusionen hjem ud fra indberetningerne. TIDSSALDI 8

9 Her findes saldooplysninger om medarbejderens ferie, 6.ferieuge, omsorgsdage, seniordage og afspadsering. Vælg saldi for at se aktuelle saldi på den enkelte medarbejder Vær opmærksom på, at indberettet fravær (f.eks. sygdom, ferie og afspadsering m.m.) ajourføres med det samme, så det er muligt at se saldi for fravær. MØDETIDSPLANER Her skal du oprette en mødetidsplan pr. medarbejder eller bruge en skabelon. Når du opretter mødetidsplan, vil du modtage korrekt refusion ud fra denne, ligesom medarbejderens tidssaldi vil blive korrekte ved afvikling af delvise uge eller enkeltdage. Hvis ikke du indberetter mødetidsplan, anvender systemet automatisk gennemsnitlig arbejdstid pr. dag. (7,4 t/dag ved fuldtidsansatte) Mødetidsplan udløser IKKE arbejdstidsbestemte tillæg. Der skal indberettes mødetidsplaner for dine medarbejdere så systemet automatisk trækker det nøjagtige timetal ved registrering af fravær. Derved bliver fraværsstatistikkerne korrekte. Sådan gør du: - Den medarbejder, der skal oprettes med en mødetidsplan, markeres - Hvis flere medarbejdere skal have samme plan, kan de oprettes samtidig - Der kan vælges en tidligere anvendt skabelon eller der kan oprettes en ny skabelon til oprettelse af mødetidsplanen - Planen oprettes med start- og sluttidspunkter og det antal uger, som planen skal gælde for - I feltet navn på skabelon tastes blot et mellemrum, og planen vil herefter få et nummer - Når planen er oprettet, skal det kontrolleres, at det gennemsnitlige timetal stemmer med det timetal medarbejderen er ansat til (Se huskeseddel fane 4 i undervisningsmappe) OVERFØR OG UDBETAL TID Overførsel eller udbetaling af ferie samt 6. ferieuge efter gældende regler sker indtil videre fortsat ved mail til Løn & Personale. REGLER For fraværsmeddelelser Endnu ikke taget i brug. 9

10 For godkendelse Som standard skal alt fravær godkendes. Det vil sige at medarbejderne med adgang til KMD Opus Rollebaseret Indgang kan indberette følgende fraværstyper, som du efterfølgende skal godkende. - Ferie - Ferie uden løn - 6. Ferieuge - Omsorgsdage - Fritvalgsdage - Seniordage RAPPORTER Her kan du hente diverse rapporter f.eks. saldoliste, opgørelser på fravær m.m. Der udskrives ikke feriesedler mere. Ønsker du en oversigt over afholdt ferie, skal du benytte rapporten Fravær pr. periode flere medarbejdere. Alt sammenhængende ferie/6. ferieuge, som er indberettet inden ny lønberegner ( ), er overført med samme første og sidste fraværsdato. Timerne er overført med samlet antal for hele perioden. BARSEL Barselssager oprettes indtil videre fortsat ved mail til Løn & Personale. OBS! Der skal være oprettet en barselssag før du kan indberette graviditetsgener. DAGPENGEREFUSION Anmeldelser af fravær og anmodninger om sygedagpengerefusion sker på baggrund af de indberetninger som du foretager i Opus Fravær. For at sikre rettidig refusion i forbindelse med sygefravær er det vigtigt, at indberetningen så vidt muligt foretages dagligt. En gang i døgnet gennemsøges alle fraværsdata, og hvis betingelserne for anmeldelse eller anmodning er opfyldte, vil der automatisk blive dannet overførsler til Dagpengekontoret via Nem Refusion. Ved disse udsøgninger og overførsler kan der ske hændelser, som skal behandles. Der kan både være tale om tekniske problemer og forhold vedrørende medarbejder og fravær, der kan have betydning for refusioner. Løn & Personale holder øje med dette og kontakter dig, hvis du skal bidrage til løsning af problemet. 10

11 ARBEJDSTIDSOPGØRELSE Her kan du hente dokumenter fra KMD Tidsadministration tidsopgørelse, saldoopgørelse og arbejdstidsopgørelse. Gælder kun vagtplan. Løbende indberetninger - engangsydelser Der er mulighed for at decentrale enheder selv kan indberette følgende engangsydelser hver måned dog undtaget indberetninger der sker via KMD Vagtplan: Normaltimer (timelønnede) Ekstratimer (månedslønnede) Overarbejde (månedslønnede) Arbejdstidsbestemte tillæg (time- og månedslønnede) Befordringsgodtgørelse (time- og månedslønnede) Indberetninger, der ikke findes skabeloner til, skal fortsat indsendes til Løn & Personale (herunder f.eks. indberetninger vedr. praktikvejledning). HUSK! Indberetninger foretages i 100-dele (f.eks. 10½ time = 10,50) Hvis en medarbejder er fratrådt, og der efterfølgende skal ske en udbetaling, er det vigtigt, at datoen for indberetningen ligger indenfor ansættelsesforholdet. Der foretages ikke central kontrol af indberettet materiale. Det er således Den decentrale leders eget ansvar at indberette og kontrollere korrekt, samt at opbevare dokumentation i 5 år. Tidsfrister for engangsindberetning: Engangsindberetninger der sker decentralt kan effektueres helt frem til den systemmæssige deadline for lønkørslerne. Disse frister udmeldes af Løn & Personale for et kalenderår ad gangen. I resten af 2013 er fristerne således: Månedslønnede - senest den 19. november 2013 og 13. december 2013 Timelønnede senest den 18. november 2013 og 17. december OBS! Tillæg indberettet efter disse datoer, kan ikke påregnes at blive udbetalt i den aktuelle måneds lønkørsel. INDBERETNING MEDARBEJDER Denne funktion kan du med fordel benytte, hvis den organisatoriske enhed du indberetter for, er meget stor og du kun har få indberetninger. 11

12 INDBERETNING ORGANISATION Hvis du har en mindre afdeling/organisation, hvor du skal indberette for flere medarbejdere, kan du med fordel anvende denne funktion. OBS! Vi anbefaler, at du indberetter dine Engangsydelser her. Du har overblikket over alle dine medarbejdere samtidig pr. organisationsenhed. OVERSIGT Via oversigt får du et overblik over, hvad der er indberettet pr. medarbejder. Det er også her du foretager rettelser/ændringer. Engangsydelser registreret i KMD Vagtplan og centralt via KMD Opus, kan efterfølgende ses her i oversigten, men der kan ikke foretages ændringer hertil GODKENDELSE For medarbejdere, som selv indberetter kørsel og evt. andre engangsydelser, skal du foretage godkendelse via denne indbakke-oversigt. Ligesom ved medarbejdernes fraværsregistrering, vil du også se eventuelle medarbejderanmodninger som en Opgave på Forsiden. Ledelsesinfo & rapporter Denne funktionalitet indgår ikke i slutbrugeruddannelsen og er ikke taget i brug fra centralt hold endnu. Rapporterne er opdelt i 2 vidensområder: Personale og løn samt Fravær. Disse rapporter giver dig et overblik og kan danne baggrund for forskellige statistikudtræk. Udover et overblik er det muligt i samtlige rapporter at gå dybere ind i rapporterne og berige eller filtrere på yderligere oplysninger. DIVERSE LISTER Her har du mulighed for at danne forskellige lister: fødselsdage, jubilæum, udlån, senior-/fritvalgsordninger, tillidshverv, kontaktpersoner mv. 12

13 Listerne indeholder alene de direkte tilhørende medarbejdere altså medarbejdere ansat på samme organisationsenhed som dig ikke underliggende enheder. Dette er for at gøre listerne overskuelige. Personaleudvikling UDDANNELSE OG KURSER Her kan du opdatere medarbejdernes CV omkring uddannelse og kurser. Det er helt frivilligt, om denne indberetning foretages. Opdatering af kursusoplysninger for tillidsrepræsentanters gennemførsel af den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse vil foreløbigt foregå centralt (er endnu ikke færdigbehandlet). Disse oplysninger er tilgængelige her. MEDARBEJDERRAPPORT Denne rapport giver et godt overblik over, hvilke oplysninger, som er registreret omkring medarbejderen. Det anbefales at printe den ud til næste medarbejdersamtale og få oplysningerne verificeret hos medarbejderen. Den kan også anvendes hvis du vil printe en oversigt over registrerede udlån på medarbejderen med henblik på tilbagelevering. VEDLIGEHOLD STILLING (INKL. KRAV) Anvendes ikke pt. KURSUSKATALOG OG TILMELDING Anvendes ikke pt. UDVIKLINGSSAMTALE Anvendes ikke pt. Løn- og ansættelsesvilkår Fra 1. november 2013 digitaliseres de tidligere papirblanketter og mails vedrørende ansættelser, vedligehold samt fratrædelse og forlængelse af ansættelse. Dette foregår nu via denne funktionalitet også kaldet Decentral Ansættelse. Løn & Personale afslutter alle decentrale ansættelser og vedligeholdelser. Ved digitaliseringen kan ansættelser og ændringer der er sat i flow senest 3 dage før lønkørslen nå at få virkning fra førstkommende lønkørsel. 13

14 For ansættelser i vagtplan, hvor det er vigtigt hurtigt at kunne planlægge i vagtplansystemet kan de nye medarbejdere, efter aftale med Løn & Personale, være tilgængelige allerede dagen efter. STATUS PÅ INDBERETNINGER Du kan følge hvor langt din medarbejder er i processen uanset om det er en ansættelse, vedligehold eller fratrædelse og du kan se dine tidligere indberetninger. ANSÆT MEDARBEJDER Du skal fremover foretage ny-ansættelse af en medarbejder eller genansætte en tidligere medarbejder. Ved en ansættelse, der er et vikariat, er det vigtigt at du ligeledes indsætter fratrædelsesdatoen. Du ansætter en medarbejder med angivelse af stilling, løn- og arbejdsforhold. Det sker gennem 8 trin. Øverst i skærmbilledet kan du se, hvor langt du er kommet i processen. I midten af skærmbilledet angiver du oplysninger angående ansættelsen. Til hvert felt er der en forklarende tekst i højre side. Navigationen mellem de 8 trin foregår med knapperne 'Forrige' og 'Næste'. Knappen 'Fortryd' tømmer felterne på alle trin og går tilbage til trin 1. Felterne der har en rød stjerne skal udfyldes. Trin 2: Pt. uklart hvad det obligatoriske felt Jobstatus skal anvendes til Under trin 3 lønforhold kan du sætte lønklasse, aftaler og individuelle lønelementer ind, dette er ikke et krav, er disse ikke udfyldt, udfyldes disse af lønkontoret. 14

15 Medarbejderkreds: her anvendes en af følgende: Overenskomstansat Tjenestemand Elev Der skal aldrig markeres kryds i Forhåndsaftaler, men oplyses i kommentarfeltet i stedet. Trin 5: Der skal aldrig sættes flueben i IT-bruger, da medarbejderen først senere i processen får tildelt og tlf.nr. Husk det er vigtigt hvis din medarbejder skal tilsluttes vagtplan, så skal der også være en tilslutning i feltet tidsadministration. Trin 6: Pt. uklart hvad det obligatoriske felt Arbejdsfunktion skal anvendes til Du har altid mulighed for at skrive en kommentar til ansættelsen hvis der er noget du ønsker der skal undersøges nærmere eller du har tvivlsspørgsmål i forbindelse med ansættelsen. Hvis medarbejderen har nogle faste tillæg/fradrag skal disse skrives i kommentarfeltet, f.eks. Kantine Gavekasse Cykelgodtgørelse Beklædning Valg iht. Fritvalgsordning pension eller tillæg eller andet Endvidere anføres her lønindplacering, såfremt du ikke har angivet dette under trin 3. VEDLIGEHOLD MEDARBEJDER Under vedligehold medarbejder vedligeholder du stamoplysninger på de medarbejdere, der er aktive. Du kan ændre nogle oplysninger og enkelte oplysninger kan kun vises, men der er mulighed for at skrive en bemærkning nederst til samtlige oplysningerne inden du sender til godkendelse. Det er primært ændringer i beskæftigelsesgrad. Men også lønændringer anføres her, enten via ændr. individuelle lønelementer, hvis du føler dig klædt på til det, ellers via tekst i bemærkningsfeltet. Ændringen sendes til godkendelse og færdigbehandling centralt. 15

16 FRATRÆDELSE/FORLÆNGELSE Her kan du fratræde eller forlænge en allerede fratrådt medarbejder. Vær opmærksom på, at hvis du vælger årsagskoderne dødsfald, alder/pensionering, efterløn, emigration, uansøgt afsked-pension åbnes et felt med feriekort, hvor du skal tage stilling til, hvad der skal ske med medarbejderens feriekort. Se muligheder i rullemenuen. Er du i tvivl, om du har valgt korrekt, skriv en bemærkning til lønkontoret med at de skal kontrollere dit valg. Fratrædelse eller forlængelse skal aldrig godkendes centralt, der bliver blot sendt en bemærkning til lønkontor, er derfor opdateret øjeblikkeligt efter du har trykket gem. For at få det rigtige feriekort skal alt afholdt ferie være indberettet inden lønkørslen for den måned hvor medarbejderen fratræder. Hvis afholdt 6. ferieuge, seniordage og fritvalgsdage ikke tilsvarende er indberettet, vil disse fejlagtigt blive udbetalt på den sidste lønseddel. OBS: virksomhedsoverdragelse kan kun ske centralt. Vedr. forlængelse og genansættelser samt fratrædelser på skæv dato se huskesedler MØDETIDSPLANER, TERMINER, LØNPROFIL Disse menupunkter er gengangere fra den øvrige del af løsningen, og er af KMD placeret her som en hjælp til at tilgå disse funktioner som en del af en ansættelse. LØNSPECIFIKATIONER, FERIEKORT OG DOKUMENTATION FOR ANSÆTTELSE Fremover kan du her tilgå både lønspecifikationer, feriekort og dokumentation for ansættelse. Det svarer til de dokumenter medarbejderen får i eboks, som du også får mulighed for at se. Hvis dine medarbejdere har adgang til medarbejderdelen kan de selv tilgå disse oplysninger via deres egen indgang. Mine rapporter Det er muligt at danne dine egne personlige rapporter som du kan danne i forbindelse med udtræk, som du ofte anvender. Dette gøres via standardrapporterne, hvor du vælger. 16

17 Her har du 2 muligheder: Foretrukne Vælger du at gemme under Foretrukne vil dine rapporter blive vist under fanen Forside i boksen Favorit Rapporter. Min portefølje Her vises de gemte rapporter efterfølgende under Mit Personale/Min økonomi og Mine rapporter. Husk evt. at opdatere, hvis du vil have vist nye data. Dette gøres når du har rapporten åben. Vælg ikonet Variabelskærm og ændr evt. periode. Uanset om din rapport er oprettet under fanen Mit personale eller Min økonomi vil du have adgang til dem her. 17

18 Stedfortræder Anvendes ikke pt. Som stedfortræder har du adgang til samme funktioner og menuer som lederen se under Mit Personale. Forskellen ligger i udsøgning af medarbejderen i Teamoversigten. - Stedfortræderen kan ikke se den leder, som vedkommende er stedfortræder for. - Stedfortræderen kan ikke se hele hierarkiet. Stedfortræderen kan se ned til næste leder (hat) i hierakiet. Det betyder at vi har været nødt til at give stedfortræderen flere stedfortræderrelationer ikke kun til øverste leder, men også til de ledere, som er placeret på niveauet under. I nedenstående eksempel er brugeren både stedfortræder for lederen af Børnehaven Solvangen og lederen af Rød stue. Disse vil derfor blive vist på niveau med hinanden, selvom de egentlig er underordnede. 18

19 Assistent Som assistent har du som regel ikke adgang til alle personoplysninger som lederen. En assistent kan få tildelt flere roller, som hver indeholder specifikke funktioner f.eks. Engangsydelser, Fravær/nærvær, Udlån, Lønprofil, Personaleoplysninger, Doc2Archive m.m. Disse roller grupperes i KMD Opus Rollebaseret Indgang under forskellige faner: Personaleoplysninger Personaleudvikling Tid og Tillæg De fleste assistenter hos os er alene tildelt funktionerne omkring Engangsydelser og Fravær/nærvær og disse findes under fanen Tid og Tillæg. Når du klikker ind under f.eks. Engangsydelser finder du de samme funktioner og dialoger, som lederen anvender. Medarbejderudsøgning 19

20 Da du som assistent typisk har adgang til flere medarbejdere end en leder, er dialogen til udsøgning af medarbejdere anderledes. Du indtaster et søgekriterie og klikker Søg. Du kan også søge uden at angive søgekriterier. Dette kan tage tid, hvis du har adgang til mange medarbejdere, og resultatet kan være lidt uoverskueligt. Via ikonet Personalisering af kolonner Du kan bl.a. få vist cpr. nr., kan du fra-/tilvælge kolonner i søgeboksen. 20

21 Egne oplysninger (Medarbejderindberetning) Egne oplysninger er medarbejderens indgang til KMD Opus Rollebaseret Indgang. Den kaldes også i daglig tale medarbejderportalen. Selvom du i forvejen har en rolle, som leder eller assistent, skal du via denne fane se og vedligeholde oplysninger omkring dig selv. Det gælder alene medarbejdere, der er oprettet som IT-brugere og har adgang til fanen via rollebaseret indgang i første omgang er det Lederforum, rådhuspersonalet og øvrige deltagere i slutbrugeruddannelsen 28. og 29. oktober Som medarbejder skal du fremover selv til at foretage indberetning af forskellige oplysninger i KMD Opus via ovenstående. Det vil sige, at forskellige elektroniske blanketter vil udgå og blive erstattet af medarbejderportalen. Implementeringen foregår i forskellige trin en proces ad gangen. Foreløbig skal du fremover indberette Kørsel og Fravær (ikke sygdom). Derudover bedes du også vedligeholde Kontaktperson for dig selv, så alle kan tilgå disse oplysninger i tilfælde af uheld. I ovenstående skærmprint er disse funktioner markeret med en rød firkant. Du kan med fordel oprette en genvej til disse 3 funktioner så du kan tilgå dem fra Forsiden. Dette sker ved at anvende ikonet på skærmbilledet med den konkrete funktion. 21

22 Egne data MEDARBEJDERPROFIL Du finder her forskellige stamdata f.eks. din stillingsbetegnelse, omkostningssted m.m. TELEFON OG Det er frivilligt om du vil vedligeholde dit private telefonnummer og via løsningen. KONTAKTPERSONER Af hensyn til sikkerheden hos kommunen, bedes du sikre at oplysninger omkring din private kontaktperson er opdateret. Når disse registreres elektronisk, kan centrale medarbejdere altid fremfinde korrekte oplysninger, hvis du er ude for et uheld eller andet på arbejdspladsen. MEDARBEJDERRAPPORT Medarbejderrapporten giver et samlet overblik over de oplysninger, som er registreret om dig i løsningen. Den kan med fordel dannes en gang om året for at sikre at dine oplysninger altid er ajourførte. Fravær/nærvær ARBEJDSTID OG MASKINFORBRUG Denne funktionalitet anvendes ikke pt. INDBERET FRAVÆR/NÆRVÆR Fra d. 1. november 2013 skal du selv indberette følgende fraværstyper undtagen hvis disse indberettes via Vagtplan.: Ferietimer 6. ferieuge Omsorgsdage Fritvalgsdage timeafvikling Seniordage timeafvikling 22

23 Disse skal alle godkendes af din leder. I forbindelse med kalenderen er det muligt at få vist en liste over dit fravær et år tilbage. TIDSALDI Tidssaldi kan tilgås via menupunktet, men findes også som funktion under Indberet fravær/nærvær. Vær obs på at tidssaldi først korrigeres, når din leder har godkendt dit fravær. ARBEJDSTIDSOPGØRELSER Dokumenter fra KMD Tidsadministration tidsopgørelse, saldoopgørelse og arbejdstidsopgørelse kan du nu tilgå her, hvis du er omfattet af vagtplan. Personlig/faglig udvikling KURSER Anvendes ikke pt. KURSUSKATALOG OG TILMELDING Anvendes ikke pt. UDDANNELSER Anvendes ikke pt. KVALIFIKATIONER Anvendes ikke pt. UDVIKLINGSSAMTALER OG DATOER Anvendes ikke pt. 23

24 Løn & ansættelsesvilkår LØNSAMMENSÆTNING Du ser her det løntrin og de tillæg, som er basis for din lønseddel. KONTRAKTINFORMATION Din officielle jubilæumsdato findes her i feltet Tiltrædelse koncern. GODTGØRELSER Oversigten er en total oversigt over kørsel, tillæg mv., som er godkendt/afventer godkendelse af leder. ANMOD OM GODTGØRELSE Der er pt. ikke nogle skabeloner (diverse tillæg) tilgængelig under dette punkt. LØNSPECIFIKATIONER, FERIEKORT OG DOKUMENTATION FOR ANSÆTTELSE Du kan nu selv hente ovenstående dokumenter via løsningen. Vejviser Anvendes ikke pt. Rejser og kørsel ANMOD OM GODTGØRELSE Vi har udarbejdet 1 skabelon til registrering af kørsel, hvorved vi sikrer at de lovpligtige oplysninger til SKAT registreres elektronisk. Skabelonen hedder Befordring og rummer 2 typer af godtgørelse høj/lav sats. Når du har udfyldt skabelonen skal din leder godkende din indberetning, inden det udbetales i din løn. Anmodning om kørselsgodtgørelse, som er indberettet inden d. 12. i måneden, kan forventes at være med på din lønseddel, såfremt din leder godkender anmodningen inden tidsfristerne for lønkørslen. 24

25 Job Anvendes ikke pt. Afdelingsinfo Fødselsdagsliste og jubilæumsliste for afdelingen. Dog virker de pt. kun for ledere og assistenter, som i forvejen har adgang til alle medarbejdere inden for konkret afdeling. 25