Velkommen i. En vejledning til den nyansatte assistent og sekretær

Transkript

1 Velkommen i En vejledning til den nyansatte assistent og sekretær

2 Indholdsfortegnelse Forord... 3 Ledelsen tager initiativ til introduktionen... 4 Plan for de første to-tre uger... 5 Uddannelsesplan... 6 Opfølgning... 9 Dansk Landbrugsrådgivning er et partnerskab mellem Landscentret og cirka 50 selvstændige landbrugscentre over hele landet. Vi er i alt ansatte og er dermed Danmarks største konsulentvirksomhed. Landbrugscentrene leverer rådgivning til landmænd og andre kunder, og Landscentret fungerer som fælles videns- og innovationscenter. Som medarbejder hos Dansk Landbrugsrådgivning har du bl.a. mulighed for at deltage i fælles uddannelse og efteruddannelse, produktudvikling lokalt og på landsplan samt i internationalt arbejde. Du vil som nyansat gennemføre et introduktionsforløb, som sikrer dig det nødvendige fundament for at blive en efterspurgt medarbejder og en god holdspiller. Denne vejledning kan downloades fra: (husk at logge ind) 2

3 Forord Kære nyansatte medarbejder Tillykke med dit nye job. I Dansk Landbrugsrådgivning (DLBR) ønsker vi at tage godt imod nye medarbejdere. Vi gennemfører derfor et introduktionsforløb for alle nye medarbejdere. Formålet med denne vejledning er at give dig ideer og inspiration til, hvordan du selv kan være med til at påvirke, at du får en god start i dit nye job i Dansk Landbrugsrådgivning. Godt begyndt er halvt fuldendt - hedder det, og der er noget om snakken. Får du en god introduktion og en god oplæring, vil du hurtigt føle dig både godt tilpas og nyttig i jobbet. Da nye medarbejdere er forskellige, både hvad angår faglige og personlige kvalifikationer, ligesom ledere er forskellige, er der naturligvis mange måder at introducere en ny medarbejder til et nyt job. Vi er overbeviste om, at en plan for de første to-tre uger samt en velovervejet uddannelsesplan er afgørende for en god start. Perioden, som uddannelsesplanen strækker sig over, kan være kortere eller længere afhængig af dine kompetencer i forhold til de krav og udfordringer, du stilles overfor i dit nye job. Denne vejledning giver dig ideer til, hvad din introduktion og uddannelsesplan kan indeholde, og hvordan du og din leder kan arbejde målrettet med den. Held og lykke med din karriere i Dansk Landbrugsrådgivning! 3

4 Ledelsen tager initiativ til introduktionen Det er naturligvis ledelsen, der har ansvaret for, at der bliver udarbejdet en plan, som kan hjælpe dig godt i gang i dit nye job. En vellykket introduktion kræver dog, at du selv tager et medansvar og engagerer dig. Det kræver også, at du og din leder er åbne og ærlige over for hinanden, hvad angår både forventninger og krav. 4

5 Plan for de første to-tre uger Som udgangspunkt har din leder udarbejdet en plan for dine første to-tre uger på jobbet. Skulle der ikke være lavet en sådan plan, kan du eventuelt selv være med til at sikre, at den bliver lavet. Her er ideer til elementer, som planen for de første to-tre uger kan indeholde: Præsentation af arbejdsplads og kollegaer. Præsentation af kontorets opgave- og ansvarsfordeling. Præsentation af interne edb-værktøjer som bl.a. mailsystem, timesagstyring, kvalitetsstyringssystem m.m. Introduktion til samarbejde i assistent/sekretærgruppen. Præsentation af centrets andre faggrupper og opgaver samt orientering om, hvordan man arbejder tværfagligt, og hvordan arbejdet i teams foregår. Præsentation af virksomhedens historie, organisation, økonomiske rammer, krav til indtjening og fakturering, strategi og værdigrundlag. Virksomhedens holdning til etik i rådgivningen og loyalitet. Præsentation af virksomhedens personalepolitik - herunder arbejdstid, forventninger med hensyn til fleksibilitet, overarbejde, muligheder for kompetenceudvikling, personalegoder mv. Præsentation af relevante internetadresser f.eks. Landbrugs- Info.dk og Landmand.dk. Farmsekretærbesøg med en kollega. Præsentation af faglige netværk - andre landbrugscentre, Landscentret, firmaer, direktorater, ministerier m.m. Konkrete opgaver, som du kan løse selvstændigt i løbet af den første tid. Tidspunkt afsat til møde, hvor din uddannelsesplan laves. 5

6 Uddannelsesplanen I uddannelsesplanen fastlægger du og din leder eller mentor, hvordan du erhverver dig kompetencer og kvalifikationer til at løse opgaver, som du skal arbejde med. Der tages udgangspunkt i de kvalifikationer og kompetencer, du besidder ved jobstart og disse holdes op mod det, som din nye arbejdsgiver forventer, at du kan bidrage med efter det første år. Forskellen mellem jeres fælles forventninger og dine kvalifikationer er de færdigheder og den viden, I skal arbejde på, at du erhverver dig. Uddannelsesplanen beskriver de aktiviteter, som du skal arbejde med, og den giver dig og din leder/mentor overblik over tiltag, der skal sættes i værk i forbindelse med din oplæring. Planen beskriver: Målet med aktiviteten. Hvad skal du kunne, når uddannelsen/ oplæringen er gennemført? Gennemførelse af aktiviteten. Hvad skal ske? Hvem er involveret? Hvem tager initiativ? Hvem har ansvaret for gennemførelsen? Tidsramme for uddannelsen/oplæringen. Antal timer, der er afsat til uddannelse/oplæring. Du kan se en tom uddannelsesplan i din velkomstmappe og på Her kan du også printe et eksemplar. 6

7 Indhold i uddannelsesplanen De aktiviteter, I vælger, der skal indgå i uddannelsesplanen, har naturligvis alle det formål, at du hurtigst muligt bliver en dygtig og kompetent medarbejder. Det kan blandt andet være følgende: Introduktion til serviceopgaver og edb-programmer. Besøg på et landbrug. Besøg hos Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret. Deltagelse i kurser, temadage mv. Introduktion til serviceopgaver og it Serviceopgaverne er ofte vigtige for afdelingens indtjening. Samtidig er mange serviceopgaver forholdsvis standardiserede og derfor rimelig nemme at blive oplært i. Serviceopgaverne hænger ofte sammen med redskaber, som især har form af edb-programmer. Det vil typisk være programmer fra DLBR IT og måske regneark, som afdelingen selv har udviklet. Du skal naturligvis have undervisning og træning i at anvende netop de redskaber, du skal arbejde med. Besøg på et landbrug Hvis du ikke har kendskab til landbruget kan det være en god idé, at du får mulighed for at besøge et eller flere landbrug med forskellige produktionsgrene. Besøg hos DLBR i Skejby Et af de steder, hvor du kan trække på faglig ekspertise og få råd og vejledning er Dansk Landbrugsrådgivning, Landscentret i Skejby. Herfra kommer også megen af den faglige information, som du har brug for i hverdagen. Fire gange årligt indbyder Dansk Landbrugsrådgivning alle nye medarbejdere til et introduktionsmøde på Landscentret i Skejby. I din velkomstmappe finder du datoer for disse møder. 7

8 Kurser og temadage Uddannelsesplanen bør indeholde kurser og temadage, som er relevante for dig at deltage i. Alle efteruddannelsestilbud målrettet medarbejdere i DLBR er beskrevet i et kursuskatalog, der udkommer hvert forår. Du kan se programmer for alle kurser på Kursuskataloget ligger også i din velkomstmappe. Du er du altid velkommen til at kontakte en af uddannelseskonsulenterne på Landscentret for at få en snak om dine ønsker til efteruddannelse. I forbindelse med valg af uddannelsesaktiviteter kan det også være nyttigt at undersøge tilbud på amu-centre, tekniske skoler og handelsskoler. Er du medlem af HK, kan du også herigennem få mange gode og relevante uddannelsestilbud. 8

9 Opfølgning Der skal løbende følges op på din introduktion og uddannelsesplan, så oplæringen hele tiden rettes til efter opgaver og behov. Nye opgaver, som kræver en særlig oplæring, vil dukke op. Du og din leder/mentor kan med fordel afsætte tid til at følge op - hvad går godt, og hvad kan blive bedre? En god idé er, at du og din nærmeste leder holder to medarbejdersamtaler i løbet af det første års ansættelse. En inden prøvetidens udløb og en efter det første år. Opfølgning efter det første år som nyansat Når der er gået et helt år, begynder nogle af opgaverne forfra, og du vil kunne nyde, at du nu kender opgaverne. Når I gør status, kan du blandt andet overveje følgende spørgsmål Hvordan er det første år forløbet? Hvilke kompetencer har du tillært dig? Har du fået en god start og et godt image? Er målene med introduktionen nået? Lever jobbet op til dine forventninger? Er der områder, du gerne vil specialisere dig inden for? På hvilke områder har du behov for at efteruddanne dig? Har du fået selvstændige arbejdsområder? Befinder du dig godt som medarbejder i Dansk Landbrugsrådgivning? Har du fået både et fagligt og socialt netværk? Vi anbefaler, at I i fællesskab laver en plan for, hvordan du kan forbedre dine kvalifikationer inden for de områder, hvor du eventuelt føler dig mindre sikker. Måske har du også ønsker til ændringer i procedurer på kontoret, nu hvor du har opnået erfaring med arbejdsområdet. Jo bedre du befinder dig i dit nye job, jo større arbejdsindsats yder du. Det personlige arbejdsklima på kontoret skal fungere, hvis du som ny skal føle dig godt tilpas. Derfor er det også legalt at evaluere samarbejdet og arbejdsklimaet med henblik på at give forslag til, hvordan det bliver endnu bedre. Endnu engang held og lykke med din karriere i Dansk Landbrugsrådgivning! 9

10 Egne notater 10

11 11

12