Excel-1: kom godt i gang!!

Transkript

1 Excel-1: kom godt i gang!! Microsoft Excel er et såkaldt regneark, som selvfølgelig bliver brugt mest til noget med tal men man kan også arbejde med tekst i programmet. Excel minder på mange områder om programmet Word (tekst), som også er fremstillet af firmaet Microsoft. Man kan hurtigt genkende mange af knapperne på værktøjslinjen, men der er naturligvis flest forskelle, idet Excel ER mest beregnet til at arbejde med tal, grafer og diagrammer. Herunder ses et skærmbillede af Excel, som netop har åbnet et helt nyt regneark, og der er indtastet noget i nogle af cellerne. Regnearket er opbygget med vandrette rækker, som har hver sit tal (ses yderst til venstre i billedet) og lodrette kolonner, som har hver sit bogstav. De enkelte små rum kaldes celler og har navn med et bogstav og et tal. Cellen F10 er markeret på billedet herover cellen hedder F10 idet den ligger i skæringspunktet mellem kolonne F og række 10. DR Leth! Samtlige små celler har altså deres helt eget navn (f.eks. K27 ), som kaldes en celle-reference. Det er et meget vigtigt begreb i regneark!! 1

2 Vigtige begreber I forhold til tal og udregninger, så indgår der 3 vigtige ting i et regneark: Konstante tal (som man taster ind i den enkelte celle) Cellereferencer (som henter indholdet fra en given celle) Formler (regneudtryk, som beregner resultater ud fra indhold i andre celler) Der kan ikke laves beregninger på celler, som indeholder tekst dog undtaget bogstaverne i cellereferencer (f.eks. M34 ). Derfor: skriv aldrig selv kr. el. lign. i en celle, som skal indgå i en beregning! Indtastning i regnearket Man klikker simpelthen med musen på den celle, som man vil skrive noget i uanset om det drejer sig om tal eller tekst. Man kan også flytte markeringen rundt med de 4 piletaster. Når du har skrevet færdig i en celle, så er der flere muligheder for at stemple indholdet fast i cellen og hoppe videre til en anden: Tryk Enter (markeringen vil sandsynligvis hoppe til cellen lige under) Flyt markeringen til en anden celle med piletasterne Klik med musen i en anden celle Klik på det grønne hak ved indtastningslinjen (markeringen flyttes ikke men bliver i den pågældende celle) Start programmet I forhold til Windows, så opfører Excel sig fuldstændig ligesom Word. Du kan nok starte programmet på flere måder: Via Start-knappen _ Programmer _ Microsoft Excel Dobbeltklik på Excel- ikonet på Skrivebordet Klik på Excel-knappen på det lille knap-panel øverst til højre i skærmen Du gemmer og lukker ligesom i Word der er faktisk ingen forskel. Dog får disse filer automatisk filtypen.xls i stedet for Words filtype.doc! Nu skal du i gang med at oprette et lille regneark med nogle beregninger. 2

3 OPGAVE 1: Start programmet Excel, som straks giver dig et nyt frisk regneark at arbejde med. Du kan nu indtaste nedenstående model på præcis samme måde. Start i celle A1 og skriv hele overskriften her SUM knap Hvis du også skriver overskriften Indtast magen til i de samme celler så vil du se, at teksten fortsætter ind i nabo-cellerne, fordi der ikke er noget andet indhold i dem i forvejen. Overskriften står faktisk stadigvæk kun i celle A1 selvom det ser anderledes ud. I celle B7 skal du nu skrive en formel, som udregner summen af de 3 tal ovenover. Formler skal altid starte med et lighedstegn og der skal i øvrigt skrives helt uden mellemrum!! 1. Klik i celle B7 og skriv: =B4+B5+B6 (og tryk Enter) hvorved summen udregnes automatisk. Facit står i celle B7. 2. Klik i C7 og skriv: =C4+C5+C6 (og tryk Enter) hvorved summen udregnes automatisk. Facit står i celle C7. 3. I celle D7 skal du prøve en lettere metode ved at bruge SUM knappen på værktøjslinjen. Klik på celle D4 og hold museknappen nede, mens du trækker markeringen ned over cellerne D5, D6 og D7. D7 er den blanke celle, hvor facit skal stå. Når de 4 celler markeret, så klik på SUM- knappen på værktøjslinjen og facit bliver straks udregnet i celle D7. Du kan nu se formlen i indtastningslinjen: =SUM(D4:D6) 4. Lav total-udregninger i E4, E5, E6 og E7 ved at bruge SUM- knappen. Dit regneark burde nu se ud som herunder. Og i indtastningslinjen kan du se den formel, som bruges i celle E7: 3

4 indtastningslinjen Nu kan du pynte lidt på det ved at gøre teksten og total- tallene til fed. I modsætning til Word, så kan man i Excel markere flere forskellige områder (celler) samtidigt man skal blot holde CONTROL- tasten nede mens man klikker på de næste celler. Det er smart! Som du kan se i regnearket, så bliver tekst altid venstre-justeret mens tallene automatisk bliver højre-justeret. Det virker som regel helt fint, men her kan du godt markere cellerne med byerne og centrere dem i cellerne. Det gøres ligesom i Word med knappen på værktøjslinjen: Endelig skal du gemme dit regneark, og måske har du lagt mærke til de små fane-blade nederst til venstre på skærmen. Her står Ark1, Ark2 o.s.v. Det skyldes at Excel arbejder med projekt-mapper som kan indeholder op til mange forskellige enkelte regneark. Standardindstillingen er, at Excel opretter nye projektmapper med 3 regneark i. Man kan selv oprette flere regneark i den samme projekt-mappe, hvis man har brug for det. Og man kan ændre standard-indstillingen til at være f.eks. 8 regneark pr. projekt-mappe, når den oprettes men 3 ark er nok i de fleste tilfælde (tit skal man jo kun bruge et enkelt regneark!!). Når man gemmer en projekt-mappe, så gemmes alt i samtlige enkelte regneark samtidigt! Lav evt. en ny mappe til at gemme alle dine Excel- filer i. Redigering i regnearket 4

5 Efter du har gemt regnearket (ja hele projekt-mappen), så kan du ligesom i Word at forsætte med at redigere og ændre i det. Prøv f.eks. at skrive et nyt tal i celle B5 og se, hvordan summen i cellerne B7, E5 og E7 de ændrer sig automatisk på baggrund af det tal, som du tastede ind i stedet for tallet 34. Dette er noget af det rigtig smarte ved Excel hvis man husker at bruge celle-referencer og IKKE bare skriver tal ind i formlerne. Hvis formlen er lavet med celle-referencer, så siger den: Hent indholdet af celle B4 og læg det sammen med indholdet i B5 og B6 og vis facit i B7. Ret smart. OPGAVE 2 Indtast nu nedenstående model og gør det helt præcis magen til!! Husk at bruge celle-referencer og formler, som du prøvede i opgave 1. Indtast blot hele indholdet uden at tænke på skrifttyper og størrelse m.v. i første omgang. Hvis hele teksten ikke kan stå i cellen, så kan du gøre kolonnen lidt bredere ved at trække med musen disse steder Markér alle cellerne fra A1 til og med C9. Vælg skrifttypen Arial størrelse 14, og brug fed skrift de rigtige steder. Tilpas bredden på kolonnerne, så indholdet kan være der. 1. Gem regnearket på dit eget drev og kald det Andorra LUK projektmappen via Filer Luk 3. Afslut Excel via Filer Afslut 5

6 Excel-2: Videre med formler Tips: Du kan bruge Fortryde knappen ligesom i Word! Du kan markere flere celler, som ikke ligger ved siden af hinanden ved at holde CONTROL- knappen nede Du kan slette indholdet i flere celler ved at markere dem alle og trykke på DELETE. (Backspace vil kun slette den første af dem!) Husk at alle formler skal starte med et lighedstegn (=) og der skal være mellemrum i formler Det er ligegyldigt om bogstaverne i celle-referencer skrives med stort eller lille Hvis du har en lang og besværlig formel i en celle, og du ønsker at rette en lille ting, så behøver du ikke slette det hele og skrive nyt!! KLIK blot på cellen og dernæst oppe i Indtastnings-linjen hvor du kan placere markøren og slette/rette ligesom i Word. OPGAVE 3 Åbn et nyt regneark og indtast nedenstående model. Skriv selv de passende formler i cellerne og tilpas kolonne-bredder. Teksterne: Dyner, Puder, Lagener o.s.v. kaldes række-etiketter Teksterne: 1. kvt. og 2. kvt. o.s.v. kaldes kolonne-etiketter. De er naturligvis med til at man kan forstå, hvad regnearket går ud på men de får også en særlig betydning, hvis man vil lave diagrammer ud fra tallene. Det kommer vi til senere!! Gem regnearket og giv det fil- navnet: Dyne Jensen-1 6

7 Kopiere formler Hvis man har indtastet en formel i en celle, og den samme slags formel skal bruges i andre celler, så kan man kopiere den. Og det er så smart, at celle-referencerne i formlen ændrer sig tilsvarende, så det faktisk er de rigtige tal, som bliver brugt i udregningen. OPGAVE 4 I Markér celle B9 (klik på den) og læg mærke til det lille håndtag som findes i det nederst højre hjørne af markeringen. regnearket Dyne Jensen-1 skal du først lige slette formlerne i celle C9 til F9 og i celle F4 til F8. Nu har du altså kun en enkelt SUM- formel og den står i celle B9. Dette håndtag skal du have fat i med musen og så trækker du (med venstre muse-knap trykket ned) markeringen henover cellerne C9, D9, E9 og F9. Straks bliver tallene ovenover lagt sammen og du har dine formler tilbage igen. I celle F9 står der 0 (nul) fordi summen af de tomme celler ovenover (i kolonne F) selvfølgelig giver 0. Lav nu en SUM- formel i celle F4 som udregner summen af dyner for de 4 kvartaler. Denne sum KOPIERER du nedad til cellerne F5, F6, F7 og F8 på samme måde som før. Når du slipper muse-knappen, så bliver alle summerne straks regnet ud!! DR Leth. OBS: læg mærke til at det er de rigtige tal, der er blevet brugt i udregningerne. Celle-referencerne er på en måde flyttet med og har ændret sig i hver formel. Her er tale om det som kaldes relative cellereferencer Dette er ikke altid så smart men det er der heldigvis råd for!! Først skal du prøve en lille opgave, hvor det med garanti går galt, når du kopierer en formel til nabo-cellerne. Og bagefter så lærer du at løse problemet og få rettet fejlene ved at bruge det, som hedder absolutte 7

8 celle-referencer OPGAVE 5 Du skal stadigvæk bruge regnearket med Dyne Jensen! Skriv Procent i celle A11 og klik på celle B11. Jensen kan se, at der er solgt i alt 1074 varer i 1. kvartal og nu vil han gerne nemt kunne se, hvor mange procent dette tal udgør af det samlede salg for hele året. I celle B11 skal vi altså have en formel, som kan regne det ud. Og man skal naturligvis kende en lille smule til almindelig procent-regning for at vide, at B9 (1. kvt.) skal divideres med F9 (salget for hele året) og dette facit skal ganges med 100%. Division foregår med den alm. skrå-streg som herunder: =B9/F9 og tryk Enter. Straks regnes det ud og facit siger: 0,2293 Det ligner jo ikke rigtig procent, som vi kender det. Først skal der faktisk GANGES med 100 % ved at klikke på Procent-knappen oppe på værktøjslinjen. Nu er det bedre: facit blev (afrundet til helt tal) 23 % Kopier nu denne formel til de 3 andre kvartaler og se, hvad der sker! Der dukker nogle mærkelige tegn op som kaldes havelåger og de betyder, at indholdet ikke kan være i cellen. Det fylder for meget. Der skulle stå #DIVISION/0! - det er ikke muligt at udregne et lovligt facit ved at dividere med 0 (nul). Men rolig, problemet løser sig på næste side!! 8

9 Absolutte celle-referencer Når man kopierer en formel, som du gjorde før, så sker der det, at alle celle-referencerne skubber sig (eller parallel-forskydes ). I formlen i celle B11 hentes der tal fra 2 andre celler: B9 som ligger 2 celler ovenover og F9 som ligger 2 celler ovenover OG 4 til højre. I formlen i celle C11 hentes der ligeledes tal fra 2 andre celler: C9 som stadigvæk ligger 2 celler ovenover (det stemmer jo fint nok) og G9 som ligger 2 celler ovenover OG 4 til højre og som DESVÆRRE ER TOM. Der står ingenting i celle G9 som pludselig skal bruges i formlen og derfor dukker havelågerne op. Man kan nemlig hverken gange eller dividere med indholdet i en tom celle (værdien = 0). Da det i alle 4 formler gælder, at årets salg står i celle F9, så skal denne celle låses fast i de 4 formler, så den ikke ændrer sig, når man kopierer formlen. Det er vigtigt, og det kaldes en absolut celle-reference. En absolut celle-reference skrives ved hjælp af dollar-tegn: $ og dette tegn findes på tastaturet ved at taste AltGr+4. Formlen i celle B11 kunne altså hedde: =B9/$F$9 og denne formel kunne du roligt kopiere til cellerne ved siden af. Der ville så i alle 4 formler blive divideret med indholdet i celle F9. OBS: Man kan også nøjes med at sætte dollartegnet foran den ene del i en celle-reference, hvis det skulle være nødvendigt i en formel. F.eks. $K23 (så er referencen låst fast til kolonne K) eller M$7 (så er referencen låst fast til række 7). Det kommer helt an på, hvordan ens regneark er bygget op, og hvor de forskellige dele i en formel kommer fra. Prøv selv at rette tingene i dit eget regneark, så passer tingene pludselig. Gem igen regnearket (samme sted med samme navn: Dyne- Jensen) ved 9

10 at klikke på Diskette-knappen på værktøjslinjen. Resultatet burde nu se ud som herunder: OPGAVE 6 Åbn et nyt regneark og indtast nedenstående model, hvor der på samme måde som før udregnes procent-del af de samlede udgifter. Gem regnearket med navnet Truthorn-1. Når tingene er OK, så burde regnearket se således ud 10

11 Excel-3: formatering og større regneark I denne omgang skal du først lave et lille månedsbudget for en teenager og dernæst lave et større budget for dig selv og din familie. Altså blot et tænkt eksempel (vi sørger for at der bliver overskud!). Du har mulighed for at formatere indholdet i celler, så baggrunden får en anden farve end hvid og teksten får en anden farve end sort. Det gøres med disse 2 knapper på værktøjslinjen: Hvis man bare klikker på knappen, så bruges samme farve som sidst hvis man vil vælge, så skal man klikke på den lille pil ved siden af. En overskrift, som fylder mere end der kan være i en enkelt celle, vil brede sig ind i nabocellen og evt. i flere celler. Disse celler kan slås sammen (flettes sammen) og man kan samtidig centrere teksten hen over kolonnerne nedenunder. Det gøres ved at markere de pågældende celler og klikke på denne knap ( Flet og centrer ) på værktøjslinjen: OPGAVE 7 Indtast nedenstående regneark. HUSK at I celle B11, B17 og B18 skal du skrive formler, som udregner tallet. Gem regnearket med navnet Viggo-1 Gem regnearket igen med samme navn Viggo-1). Marker de celler, som dækkes af overskriften Viggos månedsbudget og klik dernæst på knappen Flet og centrer Gør overskriftens baggrund lysegrå, og vælg skriften Arial størrelse 16 fed med i BLÅ farve. De andre overskrifter (Udgifter, Indtægter og Saldo) skal være fed og med RØD skrift på lysegrøn baggrund. Det endelige tal (saldoen i B18) skal også formateres med RØD skrift. 11

12 OPGAVE 8 Lav et regneark, som det du ser her på siden (Se også vedhæftede bilag. Der er en udgave med formlerne og en uden formlerne). OBS: I B7 skrives formlen =(B3+B4-B5-B6)*0,52 (den beregner skatten) HUSK at du med fordel ofte kan kopiere både tal og formler fra den ene kolonne til de andre. Overvej om det i dette tilfælde er nødvendigt at benytte absolutte cellereferencer i nogle af formlerne! Brug mulighederne for at formatere regnearket, når det er færdigt: Skrift-type Skrift-størrelse Fed og kursiv Skrift-farve Baggrunds-farve på en celle eller flere sammenhængende celler Meningen med at formatere regnearket på denne måde er naturligvis at det skal være mere overskueligt at se, hvad det handler om og forstå tallene. På nettet kan du hente et halvfærdigt regneark (Budget-udkast) på > Excel! Gør selv regnearket færdigt! 12

13 Excel-4: Diagrammer og udskrift Ud fra indtastede tal og formler kan Excel oprette forskellige typer meget flotte diagrammer: grafer, kurver, søjler og cirkeldiagrammer. OPGAVE 9 Men der skal være nogle data at gå ud fra. Indtast derfor nedenstående regneark og gem det med navnet PC- priser. I celle B11 indtastes følgende formel (funktionen MIDDEL) som udregner gennemsnittet af de 5 forskellige priser: =MIDDEL(B5:B9) Nu skal du markere de celler, som diagrammet skal laves ud fra: Marker celle A4 til og med B9. Klik på værktøjslinjen på knappen Guiden Diagram. TRIN 1: Under Diagramtype vælger du nu den type diagram du ønsker til dine data. Klik evt. på én Undertype (til højre). Klik derefter på knappen Næste I TRIN 2 (herunder) angiver du, om data (serierne) findes i rækker eller kolonner. Prøv at sætte prik i begge slags og sammenlign diagrammerne: 13

14 Når du er tilfreds klikker du på knappen Næste PS: under fanebladet Serie kan du justere nogle ting vedr. Forklaring og Etiketter men det er ikke nødvendigt endnu og kan evt. gøres senere. I feltet Dataområde ses det hvilke celler, der er markeret og tæller med i diagrammet. I TRIN 3 kan man bl.a. skrive en "titel" til hele diagrammet. Men der er en masse muligheder gemt under de 6 faneblade, som vi springer let henover her. Klik på knappen Næste. TRIN 4 er meget let at overskue: vil du gemme diagrammet som en del af regnearket eller om det skal gemmes som en selvstændig enhed. 14

15 Der er ingen ben i at gemme det sammen med regnearket. Så vil man kunne finde det ved siden af cellerne med data. Hvis man derimod ønsker at gemme diagrammet for sig selv (som Nyt ark ), så dukker der en ny fane op i bunden af skærmen, hvor man altså kan finde det gemte diagram i stedet for et almindeligt regneark. Herunder ser du fanerne og der er dukket en ny op med Diagram 1 det er altså ikke blevet døbt rigtigt endnu. Når man højreklikker på et af disse faneblade, så kan man f.eks. omdøbe og slette det. Med venstre muse-knap kan du trække en fane til en ny placering i rækkefølgen. Diagrammet kunne f.eks. se ud som på næste side og det er indsat i Word efter først at have højreklikket på diagrammet og valgt Kopier. Diagrammet kan formateres på utallige måder i forhold til enheder på akserne, farver, skrift-typer, størrelse m.m. Her er blot valgt den letteste løsning: at lade Guiden Diagram bestemme det hele. Og det virker som regel også OK men i nogle tilfælde, hvor man har et lidt mere kompliceret regneark med forskellige typer data, så må man tænke sig lidt mere om. Diagrammet kan sagtens vise forskellige blokke af data (de behøver ikke hænge sammen i markeringen). Det klares jo v.h.a. CONTROL- tasten. 15

16 I Word placerer man først musemarkøren der, hvor diagrammet skal indsættes og vælger så Rediger Sæt ind. Bagefter kan diagrammet formateres som al anden grafik i Word ved at højreklikke på det og vælge Formater objekt i den lille genvejsmenu. OPGAVE 10 Indtast nedenstående regneark og fremstil med Guiden Diagram et passende diagram. Prøv dig lidt frem med forskellige typer diagrammer i trin 1. I celle B8 og B9 er benyttet nogle statistiske funktioner, som beregner henholdsvis maksimum og minimum i en bunke celler med data. I B8 skrives: =MAKS(B4:E6) i B9 skrives: =MIN(B4:E6) I kolonne F er beregnet gennemsnit med funktionen MIDDEL som også blev brugt i den første opgave på side 1. Det er dog kun cellerne A3 til E6 som skal indgå med data i diagrammet!! 16

17 Udskrivning af regneark og/eller diagram Man kan som nævnt markere og kopiere dele af et regneark og indsætte det i f.eks. et Word-dokument. Det samme kan lade sig gøre med et diagram. Og så udskriver man bare Word dokumentet, som man plejer. Man kan dog også udskrive selve regnearket eller blot dele af det. CHECK altid på skærmen, hvordan det vil se ud på papir, før du udskriver et regneark!! Vælg: Filer Vis udskrift. Når du har været inde i Vis Udskrift og kigge, så dukker der bagefter to stiplede linjer op inde på regnearket, hvor du kan se, hvor meget der kommer med på samme stykke A4-papir. Evt. kan du have brug for at vende papir-retningen på den lange led. Vælg: Filer Sideopsætning Liggende. I dialog-boksen Sideopsætning kan du f.eks. angive, at det aktive ark (eller det markerede på arket) skal kunne udskrives på én side. Og du kan vælge, at der skal skaleres, så dine ting på papiret skrumper ind til f.eks. 75% størrelse. Margen, sidehoved/ fod m.m. kan indstilles i denne dialogboks. Men det er ikke nødvendigt at komme ind på i første omgang. Hvis det ser OK ud, så vælg: Filer Udskriv OK. Meget store regneark kan det være nødvendigt at udskrive over flere stykker papir, og man kan så angive/vælge, hvordan rækkefølgen (lodret/vandret) i data kommer ud af printeren. Oftest kan man dog ved at skalere i Sideopsætning nøjes med en enkelt side papir! 17

18 Excel-5: Formler, diagrammer og tips HUSK AT: Man kan godt skrive flere linjer under hinanden i den samme celle. Marker den pågældende celle (evt. flere celler) og vælg i menulinjen: Formater Celler Fanebladet Justering Sæt hak ved Tekstombrydning. Cellerne som bruges til beregninger i regnearket viser normalt kun TAL. Enten konstante tal, som er tastet ind eller resultatet af beregninger i formler. Hvis man i cellerne ønsker at få vist selve formlerne i stedet for resultater, så vælg: Funktioner Indstillinger Fanebladet Vis Sæt hak ved feltet Formler. (Gælder kun i det aktuelle regneark). Hvad man så end skal bruge dét til OPGAVE 11 Indtast nedenstående regneark, som viser udviklingen med computer i de danske husstande. Hjemme- Pc er betyder, at computeren er anskaffet med hjælp fra arbejdspladsen (og evt. skattevæsenet). Lav dernæst et søjle-diagram, som illustrerer hele udviklingen i årene EXTRA- opgave: Hvis du kan finde ud af det, så kan du lave en ny række, som udregner, hvor mange procent af familierne med PC der samtidig har adgang til Internet. Gem opgaven med navnet PC- bestanden 18

19 OPGAVE 12 Opret nedenstående regneark og lav et søjle-diagram over alle tallene. Lav for sjov skyld et gennemsnit af JA- tal og NEJ- tal i række 10 og opret et cirkel-diagram over de to gennemsnit. OPGAVE 13 Du skal nu lave et lidt større regneark for en cykelforretning, som handler om priser, fortjeneste og moms m.v. Du kan se starten på regnearket på næste side!! I cellerne med tallet for fortjeneste (B3) og moms (B4) skriver du i første omgang 0,40 og 0,25 og bagefter formaterer du begge celler med Procent-formatet (klik på Procent-knappen på værktøjslinjen). Cellerne viser herefter henholdsvis 40% og 25%. Når du udregner fortjeneste og moms, så skal du benytte absolutte cellereferencer til de 2 celler med procenten for fortjeneste og moms. Når regnearket er færdigt, vil du kunne ændre på procent- tallet for fortjeneste og moms, hvis disse tal skulle ændre sig. Og hvis ellers regnearket er lavet med de korrekte formler, så vil alle priserne indrette sig automatisk efter de nye procenter. Prøv at ændre procenten for fortjeneste til 30% og derefter til 55. Læg mærke til alle ændringerne i priserne. Prøv også at nedsætte procenten for momsen til 20. Du behøver ikke lave diagram til denne opgave, da den ikke egner sig specielt godt til det. Hvad skulle formålet være i forhold til disse data? Opgaven skal blot træne opbygning af regneark med brug af absolutte cellereferencer i formler og vise den praktisk brug af disse formler. 19

20 Gem regnearket med navnet Moms-priser. I samme projekt-mappe opretter du nu et nyt regneark på Ark 2. Omdøb straks dette ark til Valuta (højreklik på fanebladet for Ark 2 og vælg Omdøb og skriv i stedet Valuta). Opret på arket Valuta nedenstående regneark med div. valuta-kurser fra de gode gamle dage inden EURO'en. (Kilde: Internet 29. sept. 2000) OBS: Kursen angiver, hvor meget du skal betale i danske kroner for 100 enheder af den udenlandske valuta. 1 D-mark koster altså 3,81 kroner. Opret et lille søjle-diagram over valuta-kurserne. Husk at markere teksten også (altså: A3:B7), således at der kommer tekst-forklaring med på diagrammet. OPGAVE 14 I regnearket Moms-priser klikker du nu med musen i kolonne B. Herefter indsætter du en ekstra kolonne lige før kolonne B (til venstre for B) således: vælg: Indsæt Kolonne. De andre kolonner rykker en tand til højre selv de absolutte cellereferencer vedr. fortjeneste og moms rykker automatisk!! Priserne afhænger nemlig af kursen på tyske D- Mark, idet disse cykeldele bliver købt på en fabrik i Tyskland. Andre varer kunne komme fra andre lande - og så ville man få brug for de andre valutaer også. 20

21 I den nye kolonne B skriver du i B6 Pris i D-mark I cellerne for varens pris i D-mark skrives nu: 25 og 23 og 8,7 og 46. Det er altså indkøbspriserne i tyske D-mark. I kolonne C skal nu udregnes indkøbsprisen (Netto) omregnet til danske kroner. Her skal bruges en formel, hvor der automatisk hentes tallet fra Ark 2 ( Valuta ) med den aktuelle kurs på tyske D-Mark (i celle B3) En celle-reference til et andet ARK i samme projekt-mappe klares med navnet på arket efterfulgt af et udråbstegn og så i øvrigt resten af cellereferencen. EKSEMPEL: Skriv i celle C7: =B7*Valuta!$B$3/100 (der divideres altså med 100 til sidst!!). Læg mærke til den absolutte cellereference til B3 på arket med valuta-kurserne. Den sikrer, at vi ikke får blandet andre kurser end den tyske ind i priserne, når formlen kopieres til cellerne nedenunder! Kopier nu denne formel til celle C8, C9 og C10. Nu kan du ændre på valuta-kursen på regnearket Valuta og se, at alle priserne ændrer sig automatisk. Det er smart!! Grande finale: Du har nu prøvet at få flere ark i samme projekt-mappe til at arbejde sammen og du har set ideen med at bruge absolutte celle-referencer i formlerne. Alt sammen er med til at gøre det nemmere bagefter at opdatere og ændre i resultaterne næsten automatisk. På næste side kan du se det færdige resultat af opgaven dog uden formler. Du kan kun se resultaterne. 21

22 Færdigt resultat: Prisoversigt for Cykel- Shoppen Fortjeneste 40% Moms 25% Vare Pris i D-mark Netto Fortjeneste Salgspris Moms Udsalgspris Bagagebærer 25,00 kr. 95,31 kr. 38,12 kr. 133,43 kr. 33,36 kr. 166,79 Dæk 23,00 kr. 87,68 kr. 35,07 kr. 122,75 kr. 30,69 kr. 153,44 Slange 8,70 kr. 33,17 kr. 13,27 kr. 46,44 kr. 11,61 kr. 58,05 Computer 46,00 kr. 175,37 kr. 70,15 kr. 245,52 kr. 61,38 kr. 306,90 OBS: cellerne C3 og C4 kan sagtens flyttes til den nye kolonne B med højreklik /klip og højreklik /Sæt ind. De absolutte cellereferencer i alle formlerne vil endda justere sig selv automatisk!! Excel-6: HVIS- funktionen Regnearket Excel indeholder et væld af "funktioner" som kan bruges til forskellige ting indenfor f.eks. finans, statistik, logiske beregninger, beregninger med datoer og meget andet. Vi har i de tidligere materialer om Excel benyttet følgende simple (men nyttige) funktioner: SUM (lægger en gruppe tal sammen) MIDDEL (finder gennemsnittet af en gruppe tal) MAKS og MIN (finder henholdsvis det største og det mindste af en gruppe tal) Vi skal nu stifte bekendtskab med den funktion, som kaldes "HVIS". HVIS- funktionen er rigtig smart til vurdere tal f.eks. i forskellige trin (intervaller). Ideen er følgende: HVIS vi vurderer et udsagn, så kan det enten være sandt eller falsk. HVIS det er sandt hvad så? HVIS det er falsk hvad så? Eksempel: Vi indsætter en HVIS- funktion i celle C4. Funktionen skal finde ud af at bedømme dette udsagn: B4>5 (læses: B4 er større end 5). 22

23 Hvis tallet i cellen B4 er større end 5 (udsagnet er sandt), så bliver resultatet i celle C4 lig med 1. Hvis det er falsk, så bliver resultatet 0 (nul). Den såkaldte syntaks i netop denne HVIS- funktion ser sådan ud: =HVIS(B4>5;1;0) De 3 led i funktionen skal være adskilt af semikolon!! Syntaksen er altså opdelt i 3 led 1. Hvad er det der skal vurderes logisk? 2. Hvis punkt 1 er sandt, hvad bliver resultatet så? 3. Hvis punkt 1 er falsk, hvad bliver resultatet så? Hvis man i Excel klikker på: Indsæt > Funktion, så dukker denne dialogboks op Her kan man få et indtryk af de mange slags funktioner, som Excel kan tilbyde. Hvis ikke HVIS- funktionen står øverst mellem de "senest anvendte", så skal du klikke på kategorien "Logisk" og vælge HVIS- funktionen. Så ser du nedenstående dialogboks: Det er her du skal angive de 3 led i funktionen, som beskrevet på side 1. Nu skal du prøve at bruge HVIS- funktionen selv. Vi bruger den HVIS- formel, som er beskrevet på side 1: 23

24 Hvis det er sandt, det vi undersøger, så giver det værdien 1. Og hvis det er falsk, så giver det værdien 0. Se videre på næste side!! OPGAVE 15 Indtast følgende regneark OPGAVE 16 Du skal IKKE skrive eet- taller og nuller i C-kolonnen. Disse celler skal i første omgang være ganske tomme!! Nu laver du en HVIS- formel i celle C4 (se eksemplet side 1). Hvis en elev har bestået står der "1" og ellers "0". I celle B26 bruger du MIDDEL funktionen til at udregne gennemsnittet af alle karaktererne. I celle C27 laver du en alm. SUM formel, som lægger tallene i kolonne C sammen. Firmaet "Jacuzzi Poolers" har en liste med ordrer på nogle boblebade. Her står prisen men der skal endvidere regnes ud, om der skal lægges fragt oveni eller ej. Lav formel, som udregner fragt (med HVIS- funktion) for hver enkelt ordre. Gem under fil- navnet Jacuzzi-1. 24

25 OPGAVE 17 Jacuzzi Poolers ændrer deres politik vedr. fragt: Grænsen er nu kr. og i stedet for et fast beløb i fragt, så skal der betales 5% af prisen (som lægges oveni). Se herunder og lav formler, som regner fragt (med HVIS funktion) og den endelige pris ud. Gem under fil- navnet Jacuzzi-2. OPGAVE 18 Kig godt på opgave 3. Kunne man gøre regnearket endnu mere smart v.h.a. 2 celler med beløbsgrænsen (8.000 kr.) og procent-satsen (5%)?? Ved at referere til disse 2 celler i HVIS- formlerne, så kunne man meget let lave nye beregninger på det hele ved blot at ændre tallene i disse to celler eller den ene af dem. Prøv det!! Tips: Du skal bruge to celler, hvor du skriver 8000 i den ene og 0,05 i den anden (formater som procent med %- knappen). I facit er benyttet celle B2 og C2 Du skal lave en helt ny formel i celle C4 og den kan du kopiere til cellerne nedenunder. Hvis du altså husker at bruge absolut cellereference til B2 og C2, (hvis du vælger at benytte disse celler) Herefter kan du "simulere" hvad der sker ved at ændre på beløbsgrænsen til 7500 kr. og sætte procenten til 8%. Gem denne opgave under filnavnet Jacuzzi-3. 25

26 Opgave 15 Opgave 16 Opgave 17 (efter ændringer): Have fun det er jo helt fantastisk, ikke?? 26

27 Excel-7: Sammensatte HVIS- funktioner Faktisk er det muligt at sætte mere end een HVIS- funktion ind i en formel. Hvis man skal forklare dette på almindeligt dansk, så kunne det f.eks. se således ud: 1. Vi vurderer et udsagn 2. Hvis det er sandt, så bliver resultatet på én måde 3. Hvis det er falsk, så vurderer vi endnu en gang: a. Vi vurderer et udsagn b. Hvis det er sandt, så bliver resultatet på én måde c. Hvis det er falsk, så vurderer vi endnu en gang: i. Vi vurderer et udsagn ii. Hvis det er sandt, så bliver resultatet på én måde iii. Hvis det er falsk, så bliver det. o.s.v. o.s.v. Faktisk kan man indsætte op til 7 HVIS- funktioner i den samme formel!! OPGAVE 19 Denne lille opgave med sammensatte HVIS- funktioner handler om indkøb af emballage hos firmaet Jacuzzi Poolers. Der gives 8% rabat, hvis der købes 100 stk. eller derover. Og der gives 11% rabat, hvis der købes 200 stk. og derover. Indtast nedenstående regneark helt magen til. Se næste side!! 27

28 Lav en passende formel med HVIS- funktionen i celle D8, som kan kopieres til cellerne nedenunder. Tip: Du får brug for 2 HVIS funktioner inden i hinanden. Når du benytter "boksen" (som kommer frem i HVIS funktionen), så skriver du blot 0 (nul) i den 3. linje og trykker OK. Herefter sletter du nullet oppe i formel-linjen og indsætter endnu en HVIS funktion. Så går det helt af sig selv. Regnearket kan hentes på skolens netværk (og evt. på hjemmesiden) både som opgave og som løsning!! OPGAVE 20 Firmaet Jacuzzi Poolers ønsker en statistik over alle deres sælgere. Følg følgende trin efter at du har læst hele opgaven igennem: Indtast vedlagte regnemodel uden at tilføje yderligere 28

29 Nu skal sælgerne sorteres i alfabetisk orden. Dette klarer Excel nemt: 1. Markér netop de celler som indeholder navne OG salgstal 2. Klik på menupunktet Data og vælg Sortér 3. Vælg at sortere efter kolonne A 4. Vælg at sortere stigende (d.v.s. a-b-c-d- o.s.v.) 5. Klik OK og alle navnene er sorteret 6. Læg mærke til at tallene er flyttet med (heldigvis!!) Nu skal du udregne bonus for hver enkelt sælger. 7. Hvis X sælger for under kr. så er der O bonus 8. Hvis X sælger for kr. så er der 10% i bonus af det ekstra salg 9. Hvis X sælger for over kr. så er der 13% i bonus af det ekstra salg Her får vi faktisk brug for en HVIS- funktion indeni en anden HVIS funktion i celle C7. Husk at bruge absolut celle-reference til cellerne B3, H3 og H4, så formlen kan kopieres nedad til alle de andre sælgere. Kan du klare den? Formlen kommer til at se sådan ud: =HVIS(B7<100000;0;HVIS(B7<150000;$H$3*(B7-$B$4);$H$4*(B7- $B$4))) HUSK her at bruge "boxen" via Indsæt > Funktion til den første HVIS- funktion. Den næste indsættes via formel-linjen. Funktionen i celle C7 kopieres så nedad til de øvrige sælgere. Det går fint, idet du brugte "dollartegnene" i funktionen!! Nu skal du beregne hver sælgers total- løn. Det er nemt!! I celle D7 du finder summen af bonus og den faste månedsløn i B3. Husk at benytte dollartegn i forbindelse med referencen til den faste løn ligesom før Til sidst kopierer du formlen nedad til alle de andre sælgere 29

30 Nu skal du beregne forskellige statistiske tal i kolonne G, H og I. Vælg Indsæt > Funktion og find de statistiske funktioner i listen Du skal i de 4 celler G7, G8, G9 og G10 bruge henholdsvis funktionen Minimum - Maximum - Middel og "Sum". Træk "boxen" ud til højre og marker de nødvendige tal med musen. Disse formler kan du godt kopiere til de 2 andre kolonner (H og I) bagefter, idet der ikke behøves absolutte celle-referencer. Rækkefølgen i disse grundtal og formelceller er jo netop den samme: Salg, Bonus, Total- løn Til sidst skal du formatere regnearket lidt pænt: Da det senere skal udskrives uden gitterlinjerne, så skal du i stedet sætte lidt streger på hist og her via: Formater > Rammer og Skygge. Brug også farver på tekst og celler, andre skrifttyper til overskrifter, så det bli r flot og overskueligt! Så er det vist nok i denne omgang!! Gem regnearket løbende under arbejdet og prøv så bagefter at simulere forskellige justeringer ved at ændre i: Fast månedsløn Budgetteret salg Beløbsgrænserne for opnåelse af bonus Procentsatserne for bonus Nu er du og Excel rigtig stolt!! 30

31 Benyttede funktioner i EXCEL XP Navn og eksempel Hvordan virker det? SUM (Autosum) =SUM(A2:C4) Lægger indholdet sammen i cellerne fra og med A2 og til og med C4. Altså celle A2, A3, A4, B2, B3, B4, C2, C3 og C4). Facit vil stå i cellen og selve formlen oppe i formel-linjen. MAKSIMUM =MAKS(A2:C4) MINIMUM =MIN(A2:C4) MIDDEL (gennemsnit) =MIDDEL(A2:C4) HVIS (logisk test) =HVIS(test;X;Y) Finder den højeste værdi i cellerne fra og med A2 og til og med C4. Finder den mindste værdi i cellerne fra og med A2 og til og med C4. Finder gennemsnittet af værdierne i cellerne fra og med A2 og til og med C4. 1. Der vurderes et udsagn (en påstand) 2. Hvis dette er sandt, så giver det X 3. Hvis dette er falsk, så giver det Y HUSK: Man må ikke skrive både bogstaver og tal i samme celle - med mindre det drejer sig om en formel (udregning) eller en cellereference, og så skal der jo altid startes med et lighedstegn. Ellers behandles det hele som tekst (og så kan man ikke lave beregninger med denne celle). Det betyder bl.a. at man ikke selv må skrive "kroner" eller lignende i en celle med tal. Skriv blot selve tallene ind - og til allersidst så markeres de celler, hvor der skal stå KR foran tallene og klikkes på knappen "Valuta" på værktøjslinjen. Husk så vidt muligt at bruge cellereferencer (henvisninger til indholdet i bestemte celler) i stedet for at indtaste "konstante tal". En cellereference kan f.eks. hedde B5 Og brug evt. "absolutte cellereferencer" i formler, hvis du har brug for at kopiere formlen til andre celler. Kan f.eks. se sådan ud: $B$5 Brug evt. parenteser i formler, hvor der både bruges plus/minus og gange/dividere. OBS: Excel indeholder over 100 funktioner til div. formål 31