IT/Regneark Microsoft Excel 2010 Grundforløb

Transkript

1 Januar 2014

2 Indhold Opbygning af et regneark... 3 Kolonner, rækker... 3 Celler... 3 Indtastning af tekst og tal... 4 Tekst... 4 Tal... 4 Værdier... 4 Opbygning af formler... 5 Indtastning af formler... 5 Fejlkontrol... 5 Autosum... 6 Sådan bruges SUM... 6 Fyld serie... 7 Sådan bruges Fyld serie... 7 Budget... 8 Formatering Talformatering Formateringskommandoer Procedure ved formatering Sådan formaterer du celler Formatering, udseende Fremhævelse af tekst Sådan ændres tekstens udseende Sådan ændres justering Flet og centrer Tekst i flere linjer Ombryd tekst Brug af streger, mønstre og farver Sådan indrammes celler med streger Kanter via knapper Absolutte cellereferencer Side 2

3 Opbygning af et regneark Kolonner, rækker Arket består af et gitter af kolonner og rækker (se figuren herunder). Kolonnerne løber lodret og er navngivet alfabetisk, startende med A. Rækkerne løber vandret og er navngivet med tal (1, 2, 3 og så videre). Celler Skæringen mellem en kolonne og en række kaldes en Celle. I Excel (og alle andre regneark) foregår arbejdet i cellerne. Hver celle er navngivet efter den kolonne og den række, som danner den. Dette kaldes cellereferencen. Hver celle udgør en selvstændig enhed, som f.eks. kan formateres uafhængig af de andre celler. Side 3

4 Indtastning af tekst og tal Tekst Når du starter din indtastning i en celle med et bogstav, betragter Excel indtastningen som tekst, og denne venstrestilles i cellen. Ønsker du et tal behandlet som en tekst, f.eks. et årstal der skal stå som en overskrift, kan du anvende en apostrof, inden du indtaster årstallet i cellen. Tal Et regneark er designet til at regne, det er det vigtigste i et regneark. Derfor er det uhyre vigtigt, at tal og formler indtastes korrekt. Ellers regnes der forkert. Tal indtastes simpelthen ved at indtaste dem. Tal anbringes (justeres) altid til højre i cellen. Værdier Tal og formler - numeriske indtastninger - kaldes værdier. Værdier kan være tal, formler eller funktioner. Formler beregner eller kombinerer tal og tekst. Funktioner er indbyggede formler, som udfører beregninger med tal og tekst. Indtastning af tal og tekst Side 4

5 Opbygning af formler Du kan selv opbygge dine formler ved brug af de fire regnearter addition (+) subtraktion () multiplikation () division (/) samt parenteser.() Ved opbygning af formler følger Excel de normale regneregler og reglerne for rækkefølge for beregninger. Først udregnes parenteser () Dernæst udregnes udtryk med multiplikation og division * og / Til slut trækkes fra og lægges til + og - Et eksempel: 3*(2+3)-1=14 Parentesen udregnes som 5, 3*5 udregnes som 15 og endelig udregnes 15-1=14. Indtastning af formler Formler i Excel skal altid starte med et = (Lighedstegn) Du indtaster en formel i en celle på samme måde, som du indtaster data i arket. Når du har indtastet formlen, vises formlen i indtastningslinjen, og resultatet af beregningen ses i selve cellen. Opbygning af formler Fejlkontrol Når du har lavet din formel, kan du opleve, at Excel sætter en lille grøn trekant i hjørnet af cellen. Det sker, når Excel mener, at der KAN være en fejl i formlen. Excel har foretaget fejlkontrol. Når du klikker i den pågældende celle med markøren, viser Excel et I-mærke (lille gul firkant). Klik på dette og Excel vil oplyse, hvad der eventuelt kan være en fejl ved den pågældende formel: Fejlkontrol Side 5

6 Autosum I stedet for at opbygge formler trin for trin, så kan du bruge. Det er indbyggede forud definerede formler, der automatisk udfører almindelige matematiske, statistiske og finansielle beregninger. Den vel nok mest anvendte funktion er SUM, som beregner summen af en liste, en række eller kolonne af celler. Sådan bruges SUM Placér markøren det sted hvor sammentællingen skal være Klik på knappen på fanen Startside og gruppen Redigering for at tilføje funktionen Der vises en markering af, hvilke celler Excel tror, du vil have lagt sammen. Hvis dette ikke er korrekt, skal du selv markere de celler, det drejer sig om Tryk Enter for at acceptere når du er tilfreds Hvis der i cellen kun vises ### (amr. nummertegn), må du udvide kolonnen for at kunne se resultatet Funktioner - Autosum Side 6

7 Fyld serie Når du arbejder med regneark, vil du ofte have nogle overskrifter, der udgør en bestemt rækkefølge. Det kan f.eks. være månederne januar til december, ugedagene mandag til søndag, årstal 2003 og fremefter osv. Sådanne serier/lister er oprettet i Excel som standard. Excel kan automatisk udfylde et celleområde med tal, datoer, klokkeslæt, formler eller tekst. Sådan bruges Fyld serie Markér den celle eller det område, der indeholder de data, som udfyldningen skal baseres på Peg med musemarkøren i nederste højre hjørne af cellen eller området, indtil den bliver til et fedt kryds + Træk for at markere det område, der skal udfyldes Slip musetasten Flyt og kopier Flyt og kopier med musen Fyldserier/Formatpensel Side 7

8 Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler. Slet evt. fejlindtastet tekst, fortryd evt. fejl, gem. Budget Opstillingen er en del af et budget for en lille familie. Tallene er frit opfundne, og de kan måske virke urealistiske. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket (start i celle A1). Anvend fyldserie til månederne Lav formlerne i de grå celler, der beregner I alt indsat, Udgifter i alt og Overskud. Anvend fyldserier til formlerne Du skal ikke sætte kanter/streger omkring eller andet, men udelukkende koncentrere dig om indtastning af tekst, tal og formler. Gem regnearket under filnavnet Budget Luk Budgettet". Side 8

9 Opgave Indskriv tekst og formler anvend fyld serie og kopiering Elforbrug i virksomhed Opret en ny projektmappe. Opstil regnearket som vist herover. Der er formler i kolonnen med forbrug kw. Lav kolonnerne bredere ved at trække med musen mellem kolonnebogstaverne øverst. Bevæg markøren så den peger direkte på den linje, der adskiller kolonnen fra den næste. Musemarkøren skifter udseende til, når du rammer rigtigt. Det er vigtigt, at du indtaster i kolonnerne A, B,C, D og ikke springer nogen over. Indtast tekst og tal. Lav formler der kan udføre de relevante beregninger. Formelhjælp: forbrug kw = Slut måler Start måler Test formlerne ved at aflæse dem i formellinjen. Gem projektmappen som Elforbrug Luk projektmappen. Side 9

10 Formatering Talformatering Talformatering som gør, at det bliver nemmere at arbejde med og aflæse dine regnearksopstillinger. Det kan f.eks. gøre det nemmere for læseren, hvis der er vist om tallene er angivet i kroner, $ eller Euro, eller det kan være, at et bestemt antal decimaler eller måske separatortegn (tusindtals separator) gør tallene nemmere at læse. Her er vist en rejseafregning, som er formateret med datoformat, decimaler, separatortegn og kroneangivelse: Formateringskommandoer Al formatering foretages ved hjælp af Båndet og fanen Startside. Her er bl.a. knapper til skilletegn, antal decimaler, valutaformatering m.v. Du kan også klikke på dialogboksstarter, her kan du foretage alle indstillinger under et. Og så får du følgende billede (den aktive fane afhænger af, under hvilken del du klikker på dialogboksstarteren). Side 10

11 Formatering Procedure ved formatering Generelt kan man sige, at forløbet i arbejdet med et regneark kan opdeles i to faser. Første fase omfatter selve indholdet på arket. Indtast tekst, tal og formler, og sørg for at det regner rigtigt. Anden fase omfatter udseendet af regnearket - formateringen. Sådan formaterer du celler Markér de celler du vil formatere Vælg faciliteterne til formatering Foretag ændringerne til formatet Talformater Format Eksempel Sådan virker det Standard 1234,567 Viser tallet som du taster det. Hvis du skriver et stort decimaltal med formatet Standard, afrunder Excel enten tallet, så det passer til kolonnebredden, viser det med videnskabeligt format (se nedenfor) eller viser ### (nummertegn), indtil du gør kolonnen bredere. Formatet Standard er standard-formatet for tal. Tal 1234,57 Viser et fast antal decimaler og evt. tusindtals punktum, alt efter dit valg. Kan vise op til 30 decimaler, og kan vise negative tal på 4 forskellige måder. Valuta Kr ,57 Som Tal tilføjet en valuta umiddelbart foran tallet Revision Kr ,57 Som Valuta, dog vil valutasymbolet stå venstrejusteret i cellen. Negative tal vises med parentes: (1.234,57) Videnskabeligt 1,23E+03 Viser tallet som en eksponent af 10. Tallet til venstre er lig med 1,23 x 10 3 Procent ,70% Viser tallet som en procent med %-symbolet. Når et tal formateres som procent, ganges det med 100 og %-symbolet tilføjes Side 11

12 Opgave Indskriv følgende regneark brug formler i kolonne og rækken I alt Formatering med decimaler, separatortegn, kroneangivelse, datoformat og kanter. Rejseafregning Indskriv Rejseafregning Lav formler i de grå celler Formater regnearket som Eksemplet på side 10 Datoerne formateres Kronebeløbene formateres, så der står kr. i cellerne Separatortegn og 2 decimaler Kolonneoverskrifterne centreres og formateres med fed skrift Gem regnearket under filnavnet Uge 33 Luk Regnearket. Side 12

13 Formatering, udseende Fremhævelse af tekst Ændring af tekstens udseende bruges, til at gøre regnearket mere læsevenligt eller til at fremhæve vigtige celler eller celleområder. Sådan ændres tekstens udseende Markér de celler, du vil ændre udseende af Vælg fanen Startside, gruppen Skrifttype Vælg den ønskede skrifttype, størrelse og effekt Når du foretage ændringerne, vil du kunne se det med det samme Placering af data justering Justering kan ske via fanen Startside under gruppen Justering. Du kan også foretage ændringerne via højre klik og den lille lynmenu som fremkommer. Sådan ændres justering Markér de celler du vil ændre udseende af Vælg fanen Startside, gruppen Justering. Klik på knapperne for at få den ønskede justering eller retning. Vandret justering Lodret justering Side 13

14 Retning Flet og centrer Sådan centreres på tværs af kolonner Indtast teksten i en celle Markér denne celle og cellerne i de tilstødende kolonner, som teksten skal centreres på tværs af Vælg fanen Startside, gruppen Justering, knappen Flet og centrér Du har mulighed for at flette og centrere teksten over cellerne, både vandret og lodret. Tekst i flere linjer Ombryd tekst Teksten fortsætter linje for linje (ombrydes) i den enkelte celle i stedet for at fortsætte ud over de tilstødende celler. I dette tilfælde bruger du knappen Ombryd tekst på fanen Startside og gruppen Justering Side 14

15 Du kan også selv bestemme, hvor ombrydningen skal finde sted under indtastningen. Du skifter linje i en celle, ved at holde Alttasten nede samtidig med at du trykker Enter. Formatering - Placering Side 15

16 Brug af streger, mønstre og farver Du har mulighed for at bruge streger, mønstre og baggrundsfarver til at fremhæve og tydeliggøre celleområder. Du kan anbringe kanter omkring celler eller omkring et helt regneark Du kan farve baggrunden i udvalgte celler Du kan skravere (med forskellige mønstre) celler eller celleområder Sådan indrammes celler med streger Markér cellerne, der skal indrammes Vælg fanen Startside, gruppen Skrifttype, dialogboksvælgeren og fanen Kant Afslut med OK Kanter fjernes igen ved at vælge Ingen kant. Kanter via knapper Du kan finde knappen til at sætte streger under fanen Startside og gruppen Skrifttype. Et klik på knappen giver dig følgende valgmuligheder: Formatering Kanter og skygger Side 16

17 Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, ombryd tekst, kanter, justering og farver Grantræer En plantageejer sælger grantræer til produktion af kraftige stolper. Han kan kun sælge træer, der har en diameter på mellem 16 og 23 centimeter. I skoven synes han, det er nemmest at måle træernes omkreds med et målebånd. Han behøver derfor en omregningstabel, så han ved, om træet har den rigtige diameter. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket (start i celle A1) Lav de relevante formler, kopiér så vidt det er muligt Formelhjælp: Radius i cm = Diameter i cm divideret med 2 ( Diameter i cm / 2) Omkreds i cm = Radius i cm gange 2 og gange 3,14 ( Radius i cm *2 * 3,14) Formatering: Der skal sættes lilla kanter i forskellige tykkelser (se eksemplet) Overskriften centreres over kolonnerne A, B og C Tekst, tal og formler formateres centreret i cellerne Tallene i kolonnerne med Radius og Omkreds formateres med 2 decimaler Kolonneoverskrifterne er formateret med Ombryd tekst og centreret Gem regnearket under filnavnet Grantræ og luk det. PS! Resultatet ud for 20 cm diameter er radius 10 cm og omkreds 62,80 cm. Side 17

18 Opgave Indskrivning af tekst, tal og formler, kopiér. Formatering med decimaler, skriftstørrelse, kanter, justering og farver. Gem. Fahrenheit og Celsius Du er inviteret en tur til USA for at besøge din rige onkel. Han bor i et område, hvor temperaturen svinger mellem 75 og 88 grader Fahrenheit i den periode du skal være på besøg! Skal du have sommer- eller vintertøj med? Lav nedenstående opstilling. Opret en ny projektmappe. Indtast ovenstående data i regnearket Lav formlen der beregner grader Celsius. Kopiér så vidt det er muligt. Formelhjælp: Celsius =( Fahrenheit minus 32) gange med 5 og divideret med 9. Det er vigtigt, at du husker parenteserne (Fahrenheit 32) * 5 / 9 Formatering: Der skal bruges grå og sort farve Overskriften centreres over kolonnerne A og B Overskriften skrives med en lidt større skriftstørrelse. Vælg selv. Tekst, tal og formler formateres centreret i cellerne. Tallene i Celsius kolonnen formateres til at have én decimal. Gem regnearket under filnavnet Celsius og luk det. PS! Resultatet ud for 84 grader Fahrenheit er 28,9 grader Celsius. Side 18

19 Side 19

20 Absolutte cellereferencer Absolutte referencer illustreres bedst med et eksempel. I eksemplet står kursen i celle B1 og den skal indgå i formlerne i cellerne B4 til B13. I eksemplet er den første formel = A4*B1/100 når vi så kopiere den ned efter ser vi at B1 ændre sig til B2, B3 osv. Det giver følgende resultat. En absolut reference betyder at vi låser den del af referencen som ikke må ændre sig. I eksemplet er det rækkenummer 1 i celle B1. Formelen skal se således ud i celle B4: = A4*B$1/100 nu kan formlen kopiere ned i cellerne B5 til B13. Og nu er resultatet rigtigt. Eksempler Anvendes ved $A1 Låser kolonne A Vandret kopiering A$1 Låser række 1 Lodret kopiering Side 20

21 $A$1 Låser celle A1 Kopiering over hele arket Absolutte referencer Opgave Indskriv tekst, tal og formler. Absolutte referencer, formatering. Opret en ny projektmappe Indtast ovenstående regneark. I de grå celler skal du lave formler: Lav SUM-formel i celle B11 Lav en formel i celle C4, som udregner, hvor mange procent af de samlede omkostninger huslejen udgør Procentdel = beløb i kroner/omkostninger i alt*100 Brug absolutte referencer Kopier denne formel til de øvrige udgifter Formater procentdelen til en decimal Gem projektmappen som Omkostninger Side 21

22 Opgave Indskriv tekst, tal og formler. Absolutte referencer, formatering. Du har fået nogle tilbud på nogle bildele i henholdsvis euro og i dollar. Du skal nu regne priserne om til danske kroner. Opret en ny projektmappe Indtast ovenstående regneark. Lav en formel i celle C4 og E4 som udregner prisen i danske kroner Pris i danske kroner = køb i euro*eurokurs/100 pris i danske kroner= køb i dollar? Dollarkurs/100 Brug absolutte referencer Kopier denne formel til de øvrige udgifter Formater beløbene til to decimal Gem projektmappen som køb af bildele Side 22

23 Opgave Indskriv tekst, tal og formler. Absolutte referencer, formatering. Benzinregnskab Opret en ny projektmappe Indtast nedenstående Opret formler i det grå område Brug Absolutte referencer Find selv en benzinpris pr. liter Formater regnearket Kolonnen med Antal liter og Pris formateres med to decimaler Benzinregnskab placeres centreret over kolonnerne Gem regnearket som Benzinregnskab Gem og luk Side 23