BESLUTNINGSREFERAT EKSTRAORDINÆRT MØDE

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT EKSTRAORDINÆRT MØDE Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Mandag den 18. april 2016 Start kl.: 10:00 Slut kl.: 11:30 Medlemmer: Fraværende: Michael Kielsgaard Engelsbæk (Ledelse) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lars Toft Pedersen (Ledelse) Vakant - (Ledelse) Hanne Nielsen (Ledelse) Kirsten Højgaard (DS) Lisbeth Skyum (DS) Per Tirstrup Nielsen (DS) Jytte Skiffard (HK) Hanne Nielsen (Ledelse) Carsten Povlsen (HK) Rikke Munk Mathiesen (HK) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Maria Mulvad Sølvkjær (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Bodil Hiort (TL) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Information om spareforslag til "Katalog 2017"...1 Bilagsoversigt...3 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Information om spareforslag til "Katalog 2017" A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Økonomiudvalget besluttede den 12. april 2016 hvilke spareforslag på økonomiudvalgets område der skulle sendes i høring. Spareforslagene samt andre bilag fra økonomiudvalgets møde er vedlagt denne dagsorden som bilag. Økonomiudvalget besluttede, at: S106 Nedlæggelse af jubilæumsgratiale ikke skal indgå i det videre arbejde med sparekataloget. S104 Nedlæggelse af direktørstilling ikke sendes med i høring, idet økonomiudvalget, i sag om organisationsændring (sag nr. 9 på dagsorden), indstiller til kommunalbestyrelsen, at stillingen nedlægges. Økonomudvalget sendte de øvrige spareforslag i høring. Mads Nikolajsen (F) fremsatte forslag S114: Ledelsesstrukturen i forvaltningen revurderes løbende ved naturlig afgang med sigte på en forenkling med færre trin : 2017: 0,5 mio. kr. 2018: 1,0 mio. kr. 2019: 1,5 mio. kr. 2020: 2,0 mio. kr. Forslaget S114 sendes med i høring.. Indstilling Formanden indstiller, at områdeudvalget drøfter, om der skal laves høringssvar. 1

4 Områdeudvalg administrationen Bilag: 1 Åben ØK - spareforslag katalog oversigt 46354/16 2 Åben ØK - spareforslag katalog /16 3 Åben Organisationsbeskrivelse marts /16 4 Åben Nøgletal på konto 6.pdf 49137/16 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget drøftede enkelte spørgsmål til Katalog Medarbejdersiden udarbejder høringssvar som indsendes via hjemmesiden. 2

5 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 1. Information om spareforslag til "Katalog 2017" 1. ØK - spareforslag katalog oversigt (46354/16) 2. ØK - spareforslag katalog 2017 (46678/16) 3. Organisationsbeskrivelse marts 2016 (47892/16) 4. Nøgletal på konto 6.pdf (49137/16) 3

6 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Michael Kielsgaard Engelsbæk Kim Bruun Nielsen Lars Toft Pedersen Vakant - Hanne Nielsen Kirsten Højgaard Lisbeth Skyum Per Tirstrup Nielsen Jytte Skiffard Rikke Munk Mathiesen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Maria Mulvad Sølvkjær Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 4

7 Bilag: 1.1. ØK - spareforslag katalog oversigt Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 18. april Kl. 10:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46354/16

8 Katalog 2017 budget (mio. kr.) Udvalg Nr. Tekst Økonomiudvalget S101 Samling af administrative medarbejdere på sundheds- og omsorgsområdet 0,000-0,800-0,800-0,800 S102 Samling af administrative medarbejdere på skole- og dagtilbudsområdet 0,000-0,800-0,800-0,800 S103 Porto -0,450-0,450-0,450-0,450 S104 Nedlæggelse af direktørstilling -0,865-0,865-0,865-0,865 S105 Reduktion af kompetencemidler -0,130-0,130-0,130-0,130 S106 Nedlæggelse af jubilæumsgratiale -0,356-0,356-0,356-0,356 S107 Generel besparelse på administrationens lønbudgetter (kt 6) -1,730-3,376-3,374-3,374 S108 Øget indsats vedr. opkrævning af tilgodehavender -0,300-0,300 0,000 0,000 S109 IT og digitalisering - mindre udgifter til licenser -0,500-0,500-0,500-0,500 S110 Antal kommunalbestyrelsesmedlemmer ændres til 21 0,000-0,536-0,536-0,536 S111 Antal kommunalbestyrelsesmedlemmer ændres til 23 0,000-0,357-0,357-0,357 S112 Antal kommunalbestyrelsesmedlemmer ændres til 25 0,000-0,179-0,179-0,179 S113 Ændring i politisk struktur - 4 stående udvalg 0,000-0,643-0,643-0,643 Side 1

9 Bilag: 1.2. ØK - spareforslag katalog 2017 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 18. april Kl. 10:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 46678/16

10 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Samling af administrative medarbejdere på sundheds- og omsorgsområdet Nr. S101 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0-0,800-0,800-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto 0-0,800-0,800-0,800 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0-2,0-2,0-2,0 Beskrivelse af spareforslag På sundheds- og omsorgsområdet er hovedparten af de administrative medarbejdere på nuværende tidspunkt placeret i de enkelte plejecentre, hjemmeplejeenheder mv. Ved helt eller delvist at samle de decentrale medarbejdere med sundheds- og omsorgsområdets centrale administration, der på nuværende tidspunkt er placeret i Østergade i Grenaa, vil det være muligt at opnå en stordriftsfordel. Det vurderes, at en samling vil kunne medføre en personalereduktion på ca. 2 fuldtidsstillinger svarende til en helårlig besparelse på ca. 0,8 mio. kr. fra og med Besparelsen forudsætter, at der findes nye lokaler, der kan rumme alle de centrale medarbejdere på sundheds- og omsorgsområdet (visitation, konsulenter, administration mv.). 1

11 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Samling af administrative medarbejdere på skole- og dagtilbudsområdet Nr. S102 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0-0,800-0,800-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto 0-0,800-0,800-0,800 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0-2,0-2,0-2,0 Beskrivelse af spareforslag På skole- og dagtilbudsområdet er hovedparten af de administrative medarbejdere placeret i de enkelte skoler og dagtilbud. Ved helt eller delvist at samle de decentrale medarbejdere med skole- og dagtilbudsområdets centrale administration i Glesborg vil det være muligt at opnå en stordriftsfordel. Det vurderes, at en samling vil kunne medføre en personalereduktion på ca. 2 fuldtidsstillinger svarende til en helårlig besparelse på ca. 0,8 mio. kr. fra og med Besparelsen forudsætter, at der kan findes lokaler, hvor det er muligt at samle både de centrale og decentrale medarbejdere. 2

12 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Porto Nr. S103 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter -0,450-0,450-0,450-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto -0,450-0,450-0,450-0,450 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Forvaltningens udgifter til porto er faldet over de seneste år bl.a. som følge af overgangen til elektroniske postløsninger, primært doc2mail. De blivende udgifter forbundet med kommunens forsendelser vedrører dels behandling af de elektroniske forsendelser, og dels fortsat udsendelse af fysisk post til de borgere, der er blevet fritaget for oprettelse af elektronisk postkasse. I disse tilfælde vil brevene blive udsendt via doc2mail-systemets fjernprintløsning, hvor KMD varetager forsendelsen. Udgiftsfaldet siden 2012 er nu stort set bremset op, og udgiftsniveauet forventes fra og med 2017 at ligge tæt på niveauet i Budgettet korrigeres således med 0,5 mio. kr. i 2017 og overslagsår til i alt 0,6 mio. kr. årligt. Ved udmøntningen af fase 1-besparelserne i budget blev portobudgettet beskåret med 0,2 mio. kr. til de nuværende 1,1 mio. kr. Med besparelsen i fase 3 er portobudgettet således permanent blevet reduceret med i alt 0,5 + 0,2 = 0,7 mio. kr. fra og med Område (mio. kr.) Forbrug i 2015 Gns. forbrug seneste 3 år ( ) Nuværende budget i 2017 Besparelse i % af budget Porto 0,628 0,884 1,081 41,6% 3

13 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Nedlæggelse af direktørstilling Nr. S104 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter -0,865-0,865-0,865-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto -0,865-0,865-0,865-0,865 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,5 0,5 0,5 0,5 Beskrivelse af spareforslag I forbindelse med økonomidirektørens fratrædelse pr er der igangsat overvejelser vedrørende den fremtidige organisations -og ledelsesstruktur i kommunen. Konkret overvejes nedlæggelse af økonomidirektørstillingen, hvorefter direktionen vil bestå af 4 direktører. Afdelinger hørende under økonomidirektøren, dvs. økonomi og indkøb, løn og bogholderi samt IT- og digitaliseringsafdelingen, vil organisatorisk blive placeret under en eller flere af de øvrige direktører. Nedlæggelsen af en direktørstilling medfører en direkte besparelse på løn og øvrige medarbejderudgifter på 1,2 mio. kr. årligt. Heraf afsættes 0,3 mio. kr. til tilpasning af den nye struktur på området. Nettobesparelsen ved nedlæggelse af direktørstillingen vil således være ca. 0,9 mio. kr. årligt. 4

14 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Reduktion af kompetencemidler Nr. S105 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter -0,130-0,130-0,130-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto -0,130-0,130-0,130-0,130 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Under HR er der afsat en pulje på 1,3 mio. kr. til kompetenceudvikling af personalet på tværs af hele organisationen, blandt andet i form af eksternt og internt afholdte kurser og uddannelsesforløb. Puljen var oprindeligt på 3,0 mio. kr. men er ad to omgange i 2015 og 2016 blevet reduceret med i alt 1,7 mio. kr. til det nuværende niveau. Det foreslås, at puljen reduceres med yderligere 10% fra og med 2017, svarende til en reduktion på 0,1 mio. kr. 5

15 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Nedlæggelse af jubilæumsgratiale Nr. S106 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter -0,356-0,356-0,356-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto -0,356-0,356-0,356-0,356 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag I henhold til Norddjurs Kommunes personalepolitik er der fastsat en følgende retningslinjer for markering af mærkedage for medarbejdere i kommunen: Begivenhed Gave 25 års samlet ansættelse (løs vikaransættelse medregnes ikke) Kr ( niveau) 25 års samlet ansættelse i folkeskolen (den lukkede gruppe) Kr ( niveau) 40 års samlet ansættelse (løs vikaransættelse medregnes ikke) Kr ( niveau) 40 års samlet ansættelse i folkeskolen (den lukkede gruppe) Kr ( niveau) Dronningens fortjenstmedalje (40 år ved samme arbejdsgiver. Henvendelse herom skal ske til HR-afdelingen) 50 års samlet ansættelse (løs vikaransættelse medregnes ikke) Kr ( niveau) 50 års samlet ansættelse i folkeskolen (den lukkede gruppe) Kr ( niveau) Som udgangspunkt er der ikke noget lovgivningsmæssigt krav om, at der skal udbetales jubilæumsgratialer. En undtagelse herfra er lærere i den lukkede gruppe, dvs. tjenestemandsansatte lærere overtaget fra staten, ansat før Disse er omfattet af cirkulære om jubilæumsgratiale til ansatte i staten, hvoraf det fremgår, at der skal udbetales gratiale ved 25, 40 og 50 års jubilæum. Den årlige udgift til disse udgør dog kun ca kr., der fortsat skal afsættes budget til. Den samlede potentielle besparelse vil derfor kun udgøre 98% af budgettet. Det skal endvidere bemærkes, at en ændring af retningslinjerne for udbetaling af jubilæumsgratialer kræver ændring af personalepolitikken og dermed godkendelse i MED-systemet. Område (mio. kr.) Forbrug i 2015 Gns. forbrug seneste 3 år ( ) Nuværende budget i 2017 Besparelse i % af budget Jubilæumsgratialer 0,266 0,310 0,361 98% 6

16 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Generel besparelse på administrationens lønbudgetter (kt 6) Nr. S107 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter -1,730-3,376-3,374-3, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto -1,730-3,376-3,374-3,374 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger -3,7-7,2-7,2-7,2 Beskrivelse af spareforslag Forslaget omhandler en generel besparelse på 2% på kommunens lønudgifter på hovedkonto 6, dvs. lønudgifter mv. til den kommunale administration (kontoafsnit 6.45). Endvidere indgår lønudgifter mv. til erhvervsudvikling, turisme og landdistrikter på hovedkonto 6 (6.48). Udgifter til direktionen indgår ikke i forslaget, da der er lavet særskilt spareforslag vedrørende nedlæggelse af en direktørstilling. Udgiften til løn (løn, pension, feriepenge mv.) i administrationen udgjorde 166,1 mio. kr. i For dette beløb blev der aflønnet personale svarende til 367,1 fuldtidsstillinger (ekskl. 4,7 stillinger i direktionen). I gennemsnit svarer dette til en udgift på ca kr. pr. fuldtidsmedarbejder i Det nuværende budget til løn mv. på konto 6 er 1,730 mio. kr. i En 2% besparelse giver derfor en reduktion på ca. 3,5 mio. kr. svarende til 7,4 fuldtidsstillinger i 2017, når udgiften pr. medarbejder i 2015 fremskrives til 2017 lønniveau. Besparelsen i 2017 forventes dog kun at få halv effekt pga. opsigelsesvarsler mv. Besparelsen i 2017 vil derfor være 1,7 mio. kr. svarende til 3,7 årsværk. I årene er besparelsen 3,4 mio. kr. svarende til 7,2 fuldtidsstillinger, da der er budgetteret med lavere lønudgifter efter Område (mio. kr.) Forbrug i 2015 (2015 p/l) Gns. forbrug seneste 3 år ( ) Nuværende budget i 2017 (2017 p/l) Besparelse i % af budget Lønudgifter, kt. 6 (*) 166, , ,953 2,0 % (*) Udgifter til løn, pension, feriepenge mv. på konto 6.45: Administrativ organisation, ekskl. direktionen og jubilæumsgratiale og 6.48: Erhvervsudvikling, turisme og landdistrikter. Løn/personaleudgifter vedrører arterne fagpersonale, ledelse, øvrig personale, personale med tilskud, elever og TR samt dagpengeindtægter/refusioner. Langt den største del af lønudgiften ligger på fagpersonale. I nedenstående tabel er besparelsen fordelt på fagdirektørområder og de centrale stabe. Besparelsen er fordelt forholdsmæssigt efter lønbudgetternes størrelse, dvs. en besparelse på 2% på alle områder. Opgørelsen af antal fuldtidsstillinger er baseret på den gennemsnitlige udgift pr. medarbejder på hele hovedkonto 6-området. I praksis vil der være forskel på, hvor meget en medarbejder koster på de enkelte områder og dermed hvor mange fuldtidsstillinger, den konkret besparelse svarer til. Tabellens tal er derfor blot et groft estimat af antal fuldtidsstillinger, der skal spares. 7

17 Økonomiudvalget Spareforslag budget Antal fuldtidsstillinger i Område / besparelse (mio. kr.) (1) Fagdirektørområder Velfærdsdirektørområdet -0,414-0,796-0,796-0,796-0,9 Udviklingsdirektørområdet -0,392-0,757-0,757-0,757-0,8 Arbejdsmarkedsdirektørområdet -0,498-0,974-0,974-0,974-1,1 Centrale stabe Direktionssekretariat og HR (2) -0,144-0,287-0,287-0,287-0,3 IT- og digitaliseringsafdelingen -0,070-0,140-0,140-0,140-0,1 Økonomi og indkøb (3) -0,125-0,246-0,244-0,244-0,3 Løn og bogholderi (4) -0,088-0,176-0,176-0,176-0,2 Besparelse i alt -1,730-3,376-3,374-3,374-3,7 1) Der er regnet med en gennemsnitlig udgift pr. fuldtidsstilling for hele hovedkonto 6-området, ekskl. direktionen. Udgiften er baseret på antal medarbejdere omregnet til fuldtidsstillinger i Fremskrevet til 2017-lønniveau er udgiften ca kr. pr. fuldtidsstilling. 2) Inkl. alle elever i administrationen. 3) Inkl. 'Tværgående initiativer' samt 'Fælles indtægter og udgifter' under økonomidirektøren, i alt 0,019 mio. kr. af den samlede besparelse i økonomi og indkøb. 4) Ekskl. jubilæumsgratiale (lønart). 8

18 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Øget indsats vedr. opkrævning af tilgodehavender Nr. S108 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0,450 0, Indtægter -0,750-0, Indenfor servicerammen? Netto -0,300-0, ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 1,0 1,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Flere kommuner, heriblandt Horsens og Aarhus har anvendt ekstra ressourcer for at få nedbragt borgeres og virksomheders gæld til kommunen. Forvaltningen har været i dialog med Aarhus Kommune, der anvendte 2 årsværk i 2 uger (ca. 170 timer) på at ringe til virksomheder og borgere med gæld til kommunen. De koncentrerede sig om gæld på ejendomsskat og øvrige regninger (som ikke udskrives fra et fagsystem). Aarhus fik realiseret ca. 3,0 mio. kr., hvoraf ca. 92 % vedrørte ejendomsskat. Aarhus Kommune har efterfølgende ansat 1 medarbejder i ca. 15 måneder til at fortsætte arbejdet med at ringe til virksomheder og borgere. I Norddjurs Kommune kan vi yde en tilsvarende indsats, såfremt der ansættes 1 medarbejder yderligere i fx 2 år. Norddjurs Kommune vil ikke kunne hente det samme beløb hjem, da der er stor forskel på kommunernes størrelse og restancerne, men det kan medvirke til, at gælden på nogle områder ikke vokser og at borgeren kommer i gang med at betale igen. Den største gevinst vil kunne hentes på ejendomsskat. Norddjurs Kommune har 3,6 mio. kr. til gode hos virksomheder og borgere vedr. 1. rate Der skyldes endvidere ca. 6,2 mio. kr. for tidligere år og de er oversendt til SKAT. Skyldige beløb på daginstitution og SFO kan modregnes i børne- og ungeydelse, og er derfor ikke så relevante (der skyldes ca. 0,8 mio. kr.). Husleje for plejecentre, plejeboliger, lejeboliger og flygtninge (der skyldes 5,6 mio. kr. inkl. det, der er oversendt til SKAT). Det vil være en mulighed at indgå aftaler for nogle af kravene, men der er også krav, som kræver en anderledes handling/dialog, da opkrævningskontoret ikke må gå i dialog med pårørende til en skyldner med mindre den pårørende har en fuldmagt eller er beskikket værge for personen. For klientbetaling (der skyldes 2,5 mio. kr. inkl. det, der er oversendt til SKAT) gælder samme forhold som ved husleje (se ovenfor). Kontanthjælpskrav (krav om tilbagebetaling af kontanthjælp), som udgør ca. 8 9 mio. kr., kan kommunen ikke gøre noget ved, da kontanthjælpsmodtagere er lovgivningsmæssigt beskyttet og ikke behøver at indgå aftale med os. Ovenstående kræver dog, at kommunens principper ændres, så der også indgås afdragsordninger på løbende betalinger. Område Forbrug i 2015 (mio. kr.) Gns. forbrug seneste 3 år ( ) Nuværende budget i 2017 Besparelse i % af budget Løn- og bogholderi* 8,205 8,151 8,352 3,6 % * Løn- og bogholderiafdelingens eget budget, ekskl. puljer til tjenestemandspensioner, centrale lønpuljer mv. 9

19 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag IT og digitalisering - mindre udgifter til licenser Nr. S109 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter -0,500-0,500-0,500-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto -0,500-0,500-0,500-0,500 ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Norddjurs Kommune bruger mange penge på at købe licenser til forskellige programmer. Eksempler på licenser som er nødvendige for Norddjurs Kommune Microsoft licenser til Office pakken dvs. Word, Excel, PowerPoint og Outlook m.v. Microsoft licenser til Windows operativ systemer KMD licenser til fagprogrammer Administrative programmer - licenser til alt fra økonomi, personale, billedbehandling, opslagsværker m.v. Den nuværende håndtering er forskellig for alle disse licenstyper. Nogle licenser betales af IT- og digitaliseringsafdelingens budget, mens andre licenser betales af den afdeling, som benytter programmerne. Der er behov for at optimere antallet af de licenser, som Norddjurs Kommune betaler for. Ligesom der er behov for at analysere den nuværende håndtering og betaling af licenser. Det er forventningen, at der ved en optimering af antallet af licenser samt betaling og håndtering af licenser kan spares 0,5 mio. kr. på IT-licenser. Område (mio. kr.) Forbrug i 2015 Gns. forbrug seneste 3 år ( ) Nuværende budget i 2017 Besparelse i % af budget IT-licenser* 8,406 7,271 8,406 5,9 % * Forbrug og budget, der er bogført på artskonti for IT licenser ( og ) 10

20 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Antal kommunalbestyrelsesmedlemmer ændres til 21 Nr. S110 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0-0,536-0,536-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto 0-0,536-0,536-0,536 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer kan reduceres til 21. Herved vil der være en besparelse på 6 vederlag til kommunalbestyrelsesmedlemmer også selvom der ikke foretages ændringer i udvalgsstruktur mm. Et vederlag for medlemskab af kommunalbestyrelsen er på ,20 kr. Proces: Det foreslås, at ændringen i antal af kommunalbestyrelsesmedlemmer og den politisk struktur gennemføres pr. 1. januar Ifølge lov om kommunernes styrelse fastlægges kommunalbestyrelsens medlemstal i styrelsesvedtægten. Medlemstallet skal være ulige, og skal i kommuner med over indbyggere udgøre mindst 19 og højst 31. I henhold til den kommunale valglov skal beslutning om ændring af kommunalbestyrelsens medlemstal være vedtaget af kommunalbestyrelsen senest den 1. september i valgåret for at få virkning for førstkommende valgperiode. Kommunalbestyrelsen kan således beslutte at ændre medlemstallet i kommunalbestyrelsen ved en ændring af styrelsesvedtægten. I henhold til lov om kommunernes styrelse skal forslag til ændringer i styrelsesvedtægten undergives 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. Såfremt kommunalbestyrelsen ønsker at ændre medlemstallet med virkning fra og med førstkommende valgperiode, skal de 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen finde sted inden 1. september

21 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Antal kommunalbestyrelsesmedlemmer ændres til 23 Nr. S111 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0-0,357-0,357-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto 0-0,357-0,357-0,357 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer kan reduceres til 23. Herved vil der være en besparelse på 4 vederlag som kommunalbestyrelsesmedlemmer også selvom der ikke foretages ændringer i udvalgsstruktur m.m. Et vederlag for medlemskab af kommunalbestyrelsen er på ,20 kr. Proces: Det foreslås, at ændringen i antal af kommunalbestyrelsesmedlemmer og den politisk struktur gennemføres pr. 1. januar Ifølge lov om kommunernes styrelse fastlægges kommunalbestyrelsens medlemstal i styrelsesvedtægten. Medlemstallet skal være ulige, og skal i kommuner med over indbyggere udgøre mindst 19 og højst 31. I henhold til den kommunale valglov skal beslutning om ændring af kommunalbestyrelsens medlemstal være vedtaget af kommunalbestyrelsen senest den 1. september i valgåret for at få virkning for førstkommende valgperiode. Kommunalbestyrelsen kan således beslutte at ændre medlemstallet i kommunalbestyrelsen ved en ændring af styrelsesvedtægten. I henhold til lov om kommunernes styrelse skal forslag til ændringer i styrelsesvedtægten undergives 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. Såfremt kommunalbestyrelsen ønsker at ændre medlemstallet med virkning fra og med førstkommende valgperiode, skal de 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen finde sted inden 1. september

22 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Antal kommunalbestyrelsesmedlemmer ændres til 25 Nr. S112 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0-0,179-0,179-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto 0-0,179-0,179-0,179 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer kan reduceres til 25. Herved vil der være en besparelse på 2 vederlag som kommunalbestyrelsesmedlemmer også selvom der ikke foretages ændringer i udvalgsstruktur m.m. Et vederlag for medlemskab af kommunalbestyrelsen er på ,20 kr. Proces: Det foreslås, at ændringen i antal af kommunalbestyrelsesmedlemmer og den politisk struktur gennemføres pr. 1. januar Ifølge lov om kommunernes styrelse fastlægges kommunalbestyrelsens medlemstal i styrelsesvedtægten. Medlemstallet skal være ulige, og skal i kommuner med over indbyggere udgøre mindst 19 og højst 31. I henhold til den kommunale valglov skal beslutning om ændring af kommunalbestyrelsens medlemstal være vedtaget af kommunalbestyrelsen senest den 1. september i valgåret for at få virkning for førstkommende valgperiode. Kommunalbestyrelsen kan således beslutte at ændre medlemstallet i kommunalbestyrelsen ved en ændring af styrelsesvedtægten. I henhold til lov om kommunernes styrelse skal forslag til ændringer i styrelsesvedtægten undergives 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. Såfremt kommunalbestyrelsen ønsker at ændre medlemstallet med virkning fra og med førstkommende valgperiode, skal de 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen finde sted inden 1. september

23 Økonomiudvalget Spareforslag budget Spareforslag Ændring i politisk struktur - 4 stående udvalg Nr. S113 (mio. kr. i 2017-priser) Iværksættelsestidspunkt: Udgifter 0-0,643-0,643-0, Indtægter Indenfor servicerammen? Netto 0-0,643-0,643-0,643 Ja - = mindreudgift/merindtægt og + = merudgift/mindreindtægt Antal fuldtidsstillinger 0,0 0,0 0,0 0,0 Beskrivelse af spareforslag Den nuværende udvalgsstruktur består af økonomiudvalg samt 6 stående udvalg. I dette spareforslag beregnes der på en politisk udvalgsstruktur med økonomiudvalg og 4 stående udvalg. Der er således forudsat en reduktion på 2 stående udvalg, hvilket i dette forslag betyder en besparelse på i alt 12 udvalgsvederlag + 2 udvalgsformandsvederlag. Det er forudsat i forslaget, at der tages udgangspunkt i den samme procentfordeling der pt. anvendes, således at formændene for de 2 stående udvalg hver modtager 25% af borgmesterens vederlag, medlemmerne af økonomiudvalget og de stående udvalg modtager 3,83% af borgmesterens vederlag, og uændret vederlag til formand for børn og ungdomsudvalget, samt til medlemmet af børn og ungeudvalget udpeget af kommunalbestyrelsen. Vederlag til udvalgsformand: kr. Vederlag til udvalgsmedlem: kr. Lovgrundlag Der er i bekendtgørelse om vederlag, diæter, pensioner m.v. fastsat følgende rammer for vederlæggelsen: - Det faste vederlag for at være kommunalbestyrelsesmedlem kan ikke ændres. - Vederlag til udvalgsformand for et stående udvalg må højst udgøre 40% af borgmestervederlaget. - Vederlag til formand for Børn og Unge- udvalget må højst udgøre 10% af borgmestervederlaget. - Summen af vederlag til udvalgsformænd (inkl. børne- og ungdomsudvalget) og for medlemskab af udvalg må samlet set højst udgøre 275% af borgmestervederlaget. De nuværende vederlag for udvalgsformænd og for medlemskab af udvalg udgør 274,5%. I forslaget udgør vederlag for udvalgsformænd og medlemskab af udvalg 178,6%. Proces Forslaget forudsætter en eventuel ændring i antallet af stående udvalg gennemføres pr. 1. januar En ændring af antallet af stående udvalg, forudsætter at kommunalbestyrelsen foretager en ændring af styrelsesvedtægten. I henhold til lov om kommunernes styrelse skal forslag til ændringer i styrelsesvedtægten undergives 2 behandlinger i kommunalbestyrelsen med mindst 6 dages mellemrum. 14

24 Økonomiudvalget Spareforslag budget Nuværende vederlag Måned Årsniveau Borgmesterens vederlag ,50 kr ,00 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 19 stk. 1 Første viceborgmester 5.587,05 kr ,60 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 12 stk. 1 (10% af borgmesterens vederlag) Anden viceborgmester 0,00 kr. 0,00 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 12 stk. 1 (0% af borgmesterens vederlag) Formænd 5 stk ,63 kr ,56 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 2 (25% af borgmesterens vederlag) Formand for børn og unge-udvalget 1.396,76 kr ,15 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 2 (2,5% af borgmesterens vederlag) Medlem af børn og unge-udvalget 838,06 kr ,72 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 1 (1,5% af borgmesterens vederlag) Udvalgsvederlag 38 stk ,86 kr ,32 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 1 (3,83% af borgmesterens vederlag) Vederlag for medlemskab af kommunalbestyrelsen 7.442,85 kr ,20 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 2, stk. 1 Tillægsvederlag for børn under 10 år 1.151,58 kr ,96 kr. Vederlagsbekendtgørelsens 3 stk. 1 Ifølge vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 4 må summen af de årlige vederlag, der kan ydes efter vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 1-3 højst udgøre 275% af vederlaget til formanden for kommunalbestyrelsen, dette betyder pt. for Norddjurs Kommunes vedkommende: 5 udvalgsformænd, 25% 125% 38 udvalgsmedlemmer, 3,83% 145,5% Formand for børn og unge-udvalget 2,5% Udvalgsmedlem børn og unge-udvalget 1,5% I alt 274,5% Ifølge vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 5 kan et formandsvederlag højst udgøre indtil 40% af formanden for kommunalbestyrelsens vederlag. Ifølge vederlagsbekendtgørelsens 7 stk. 6 må vederlaget til formanden for børn og unge-udvalget højst udgøre 10% af vederlaget til formanden for kommunalbestyrelsen. Ifølge vederlagsbekendtgørelsens 12 stk. 1 kan kommunalbestyrelsens næstformand oppebære et vederlag på indtil 10% af formanden for kommunalbestyrelsens vederlag. Er der valgt flere næstformænd for kommunalbestyrelsen kan vederlaget til første og anden næstformand tilsammen tillægges vederlag på indtil 10% af formanden for kommunalbestyrelsens vederlag. 15

25 Bilag: 1.3. Organisationsbeskrivelse marts 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 18. april Kl. 10:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 47892/16

26 Notat Kommunaldirektøren Marts 2016 Organisationsbeskrivelse Denne organisationsbeskrivelse er en samlet oversigt over den administrative organisation (konto 6) fordelt på de enkelte direktørområder. Det vil sige, at hver enkelt forvaltning, område eller stabsfunktion kort beskrives ved struktur, antal afdelinger, antal årsværk, fysisk placering, opgaver og arbejdsområder samt snitflader til andre afdelinger. Samarbejdet på tværs af forvaltningerne er en nødvendighed, da ingen forvaltning kan fungere uden at være i dialog med andre forvaltninger om den opgaveløsning, der går på tværs. Borgeren ser kommunen som en enhed, og tværgående koordinering er dermed vigtig for at kunne møde borgeren ud fra et princip om, at der er sammenhæng og helhed i mødet med Norddjurs Kommune. Organisationsbeskrivelsen gør derfor, udover det faktiske tværfaglige samarbejde, også rede for de tværgående tiltag, der skal styrke sammenhængskraften i organisationen og udvikle opgaveløsningen ved i højere grad at bringe kompetencer i organisationen sammen på tværs, og dermed sikre bedre udnyttelse af ressourcer og bedre kvalitet i opgaveløsningen i forhold til borgerne. Værdier for organisationen Organisationen bygger på fem værdier: Åbenhed, ligeværdighed, dialog, sund fornuft og prøvehandlinger, som alle er formuleret i personalepolitikken og ledelsesgrundlaget. Begge politikker er baseret på en tilgang, der på den ene side opfordrer og giver plads til, at de enkelte forvaltninger og afdelinger kan udvikle gode lokale løsninger, samtidig med, at der er respekt for en fælles tilgang til opgaveløsningen og den måde man som organisation samlet set kommunikerer, samarbejder og udfører opgaveløsningen. Den sunde fornuft og prøvehandlingerne er udgangspunktet for de organisatoriske tiltag, der er igangsat på bl.a. arbejdsmarkedsområdet og med etableringen af velfærdsforvaltningen. Tiltag som fokuserer på en helhedstænkning og et 1

27 tværgående samarbejde, der skal skabe bedre sammenhæng i borgerens møde med kommunen. Værdierne er et udtryk for den fælles tilgang til arbejdet og for den kultur, der skal binde organisationen sammen, på trods af en naturlig forskellighed på tværs af fag og opgavetyper. Ledelsesgrundlaget tilføjer herudover fire pejlemærker for god ledelse i Norddjurs Kommune: Ledelse af medarbejdere fælles forventninger og fælles retning Demokrati, omverden og partnerskab når vi åbner os for omverdenen, åbner der sig nye muligheder Forandring, innovation og nye måder kurs mod fremtiden Økonomi i balance forudsætningen for udvikling Ledelsesgrundlaget viser vejen for den gode ledelse i Norddjurs Kommune og er det fælles fundament alle ledere står på. Ledelsesgrundlaget tager udgangspunkt i præmissen om, at Norddjurs Kommunes ledere til hver en tid skal evne at tage bestik af omverdenen og finde nye løsninger. Derudover er ledelsesfællesskabet i Norddjurs Kommune et særligt fokusområde i ledelsesgrundlaget. Som leder i Norddjurs Kommune er man en del af noget større. Tværgående koordinering, samordning og udvikling Øget tværgående samarbejde og videndeling er omdrejningspunktet for tankerne bag organiseringen af Norddjurs Kommune. Dette gælder både den overordnede organisationsstruktur samt de fleste tiltag, der igangsættes på tværs af organisationen. Direktionen Direktionen består af kommunaldirektøren og fire fagdirektører. Hver enkelt direktør har ansvaret for at drive og udvikle sit eget område. Direktionen samarbejder om den overordnede koordinering og samordning af alle kommunens administrative aktiviteter, den strategiske og overordnede planlægning og udvikling af Norddjurs Kommune og sætter retningen for den ledelses- og organisationskultur, der kendetegner Norddjurs Kommune. Derudover varetager direktionen politisk betjening og koordinering på tværs af fagudvalg samt koordinerer på tværs af fagforvaltninger og direktørområder. I 2011 blev det besluttet at etablere en velfærdsforvaltning, der samler alle aktiviteter på børneområdet, handicap- og psykiatriområdet, ældreområdet og sundhedsområdet. Formålet var at udvikle en mere sammenhængende indsats og 2

28 sagsforløb på tværs af aldersgrupper og hidtidige organisatoriske barrierer, samt styrke det tværgående samarbejde på alle niveauer i organisationen. Med et tilsvarende ønske om at opnå en sammenhængende indsats på områderne erhverv, infrastruktur, miljø, klima, udvikling af by- og landområdet, kultur og fritid samt turisme, blev der er i 2012 oprettet en udviklingsdirektørstilling, der gennem et styrket tværgående samarbejde i en ny samlet forvaltning, skulle kunne løse et stigende behov for sammentænkning af erhvervs og udviklingsområdet. i 2015, er der senest blevet oprettet en stilling som arbejdsmarkedsdirektør. Igen er fokus på at skabe et stærkt tværfagligt samarbejde i en ny samlet forvaltning samt på opfyldelsen af den 5 punkts handlingsplan som kommunalbestyrelsens har vedtaget for arbejdsmarkedsområdet: 1. Hurtigere sagsbehandling 2. Bedre kommunikation med borgerne 3. Styrket dialog med omverdenen 4. Godt arbejdsmiljø 5. Fastlæggelse af en klar og tydelig ledelsesstruktur Lederforum og sekretariatschefgruppen To tværgående initiativer, som yderligere skal understøtte de tanker, der ligger bag de beskrevne organisationsændringer, er etableringen af lederforum og en tværgående sekretariatschefgruppe. Lederforum Lederforum består af alle direktører og alle chefer i Norddjurs Kommune. Lederforum mødes 5 gange årligt. Emnerne for møderne veksler mellem fagligt input udefra og ekskursioner til steder i Norddjurs Kommune, hvor der aktuelt er et særligt fokus eller nye tiltag. Formålet med lederforum er at sikre koordinering på tværs af områder og en fælles tilgang til større opgaver. Derudover skal lederforum skabe netværk mellem chefer og direktører på tværs af forvaltningsområder. Dette er for at styrke sammenhængskraften i organisationen samt bevidstheden om, at man som chef og direktør i Norddjurs Kommune er en del af noget større end sit eget område. Sekretariatschefgruppen Sekretariatschefgruppen er et formaliseret samarbejde mellem sekretariatscheferne i de enkelte forvaltninger. Gruppens primære opgave er at udvikle en række tværgående opgaver såsom en ensartet og professionel 3

29 betjening af det politiske system, omsætning og gennemførsel af en række beslutninger og nye initiativer i organisationen samt facilitering af lederforums møder. Derudover har sekretariatschefgruppen udviklet, igangsat og koordineret Norddjurs Kommunes projektlederuddannelse. Projektlederuddannelsen I Norddjurs Kommune har en lang række medarbejdere projektopgaver, der kræver stærke kompetencer indenfor såvel planlægning, organisering, innovation, forandringsledelse og ledelse af projekter. Desuden er det et stigende behov for at kunne udnytte potentialerne ved at arbejde på tværs af forvaltninger og sektorer. Dette gælder ikke mindst i forhold til at bruge interne resurser og kompetencer på tværs. Projektlederuddannelsen er således endnu et element i en løbende udvikling med fokus på at have blik for at inddrage andre forvaltninger på trods af organisatoriske skel. Med uddannelsen af pt 44 uddannede projektledere, er der skabt grobund for at helhedstænkningen og de nye måder at løfte opgaveløsningen - ved et større tværfagligt samarbejde - også kommer nedefra og udspringer tæt ved kerneopgaven. Projektlederuddannelsen er skræddersyet til Norddjurs Kommune og tager afsæt i såvel de personalepolitiske værdier samt ledelsesgrundlagets pejlemærker. Tværgående grupper og snitflader Der er etableret en række tværgående grupper på tværs af forvaltningerne. Grupperne beskæftiger sig med sikring af sammenhænge mellem fagområder og sammenhængende løsninger for borgerne. Derudover beskæftiger en række grupper sig med videndeling og koordinering på områder, som involverer hele organisationen, såsom digitalisering, kommunikation og indkøb. Derudover er der en række faste samarbejdsrelationer og snitflader på tværs af afdelinger og forvaltninger på konto 6. Disse beskrives også i det nedenstående afsnit. Markedsføringsgruppen Gruppen består af udviklingsdirektøren, direktionssekretariatschefen, chefen for planlægning, kultur og udvikling samt repræsentanter fra udviklingsforvaltningen og direktionssekretariatet og HR. Gruppen står for udarbejdelsen af en markedsføringsstrategi, samt på sigt implementeringen af strategien. Kommunikationsgruppen Gruppen etableres i 2016 og kommer til at bestå af repræsentanter fra alle forvaltninger. Gruppen drives af den centrale kommunikationsfunktion i direktionssekretariatet og HR. Gruppen koordinerer nyheder, pressemeddelelser og kommunikation. Gruppen skal have fokus på, at Norddjurs Kommune 4

30 kommunikerer på en ensartet måde på tværs af alle forvaltninger, og at emner og historier relateres til Norddjurs Kommunes overordnede visioner og politikker. Gruppen skal også medvirke til at implementere og sikre kendskab til markedsføringsstrategi og kommunens aktiviteter på sociale medier. Digitaliseringsstyregruppen Gruppen består af repræsentanter for alle forvaltninger, it- og digitaliseringschefen, Økonomidirektøren og digitaliseringsprojektlederne. Gruppen igangsætter, koordinerer og informerer om digitaliseringsstrategien samt digitaliseringsprojekter i kommunen, således at digitaliseringsstrategi og - initiativer udbredes mest muligt og at der sikres kendskab til digitaliseringsprojekter som kan kopieres andre steder i organisationen. Indkøbsgruppen Gruppen består af repræsentanter for alle forvaltninger, økonomi- og indkøbschefen samt medarbejdere fra indkøbsområdet. Gruppen igangsætter, koordinerer og informerer om diverse indkøb og udbud i kommunen. Blandt andet er det denne gruppes kompetence at beslutte om Norddjurs Kommune skal gøre bruge af de fælles udbud som foretages via SKI (udgangspunktet er at vi skal tilsluttes medmindre der er gode argumenter for andet). Monopolbrudsstyregruppen Gruppen består af cheferne fra de berørte afdelinger, it- og digitaliseringschefen, økonomidirektøren samt digitaliseringsprojektlederne inden for dette område. Monopolbruddet drejer sig om implementering af nye it-programmer på de områder hvor KMD tidligere havde monopol. Gruppen igangsætter, koordinerer og sikrer fremdrift for monopolbruddet i kommunen, herunder implementering af nye systemer og arbejdsgange inden for den administrative sagsbehandling af sygedagpengeområdet og ydelsesområdet. Det primære fokus for de nye programmer er således borgerservice og udbetalingsområdet. Informations-sikkerhedsgruppen Gruppen består af repræsentanter for alle forvaltninger, It- og digitaliseringschefen samt medarbejdere fra it- og digitaliseringsområdet. Gruppen igangsætter, koordinerer og informerer om diverse informationssikkerhedsspørgsmål, herunder informationssikkerhedspolitikken samt diverse sikkerhedsspørgsmål. Rehabiliteringsteamet Rehabiliteringsteamet er et tværfagligt team, som indstiller til fleksjob, førtidspension, jobafklaring og ressourceforløb. Medlemmerne af rehabiliteringsteamet er rehabiliteringskoordinator fra ressource- og udviklingsafdelingen, sundhedsfaglig rådgiver ansat i Region Midtjylland, 5

31 medarbejder fra myndighedsafdelingen, medarbejder fra sundhedsafdelingen og medarbejder fra UU Djursland. Økonomi Gældende for alle afdelinger er, at der samarbejdes med Økonomi og Indkøb vedrørende budgetopfølgning, styring samt økonomifaglig sparring. I de følgende afdelingsbeskrivelser fremgår de faglige snitflader på tværs af forvaltninger og afdelinger, som er en fast del at det daglige arbejde. 6

32 Oversigt over den administrative organisation (konto 6) I det følgende beskrives de enkelte forvaltninger og stabe, deres arbejdsopgaver, tværgående snitflader og størrelse. Størrelsen opgøres i årsværk, ikke antal hoveder, da dette giver det mest retvisende billede af det reelle ressourceforbrug. 7

33 Kommunaldirektørens område Afdeling: Direktionssekretariatet og HR Chef: Kim Bruun Nielsen Antal ansatte: i direktionssekretariatet og HR og ca. 15 på serviceområdet Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Direktionssekretariatet og HR er en fælles stab, der både betjener kommunalbestyrelse og økonomiudvalg, borgmester og kommunaldirektør med dagsordener, analyser og sekretariatsbistand. Derudover har direktionssekretariatet og HR ansvaret for en række tværgående aktiviteter og funktioner herunder: Den fælles kommunikationsindsats i hele organisationen, herunder kontakt til pressen, udarbejdelse af kommunikationsmateriale og pressemeddelelser, hjemmeside, sociale medier og kommunikationsfaglig bistand og rådgivning til organisationen Løsning af juridiske opgaver, håndtering af særlige aktindsigtssager samt generel sparring og rådgivning på det juridiske område Den fælles HR-indsats i hele organisationen, herunder personalejuridiske opgaver, rådgivning og bistand til ledelsen i personalesager og afskedigelsessager, understøttelse af Norddjurs Kommunes MED-system, konsulentbistand på arbejdsmiljøområdet, rekrutteringsbistand og annoncering samt generelle udviklingstiltag og kompetenceudviklingstiltag på tværs af organisationen Desuden er ansvaret for drift af administrationsbygningerne. Således er servicefunktionerne også placeret i direktionssekretariatet og HR. Dette betyder at direktionssekretariatet og HR har ansvaret for rådhusbetjentene på Rådhuset og administrationsbygningerne i Glesborg og Allingåbro samt rengøringspersonalet og kantinepersonale på de samme adresser. 8

34 Økonomidirektørens område Afdeling: Økonomi- og indkøb Chef: Lisbeth Krogh Antal ansatte: 23 ansatte, heraf 17 i økonomi, 5 i indkøb og 1 medarbejder, der arbejder i begge funktioner. Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Økonomi og indkøb er en fælles stab for hele organisationen, der varetager opgaver inden for ledelsesinformation, løbende økonomistyring, budget, regnskab og indkøb og fungerer som sekretariatsbetjening for Økonomidirektøren. Økonomifunktionen er konsulenter for direktørområderne i forhold til den daglige økonomistyring både på drifts og anlægsbudgettet, ved udarbejdelse af budget, månedlige budgetopfølgninger og regnskabsafslutning. Økonomifunktionen spiller således en nøglerolle i arbejdet med kommunens samlede økonomi både i det daglige arbejde og i de mere langsigtede budget- og regnskabsprocesser. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med blandt andet finansiel styring likviditet og porteføljemanagement, analyser, befolkningsprognose, nøgletal, økonomisystemet OPUS, vedligeholdelse og opdatering af principper for økonomistyring. Indkøbsfunktionen står for at koordinere og samle kommunens samlede indkøb, således at reglerne på området overholdes. Dette inkluderer gennemførsel eller assistance ved udbud på de områder, hvor værdien af kommunens indkøb overstiger fastsatte tærskelværdier. Indkøbsfunktionen er samtidig en konsulentenhed, der rådgiver de decentrale enheder i forbindelse med deres indkøb og evt. udbud samt ved indgåelse af leasingaftaler. Kommunen har siden august 2014 været medlem af det kommunale indkøbsfællesskab Jysk Fællesindkøb, JYFI, hvilket medfører konkurrenceudsættelse af flere af kommunens indkøbsområder. Samtidig er der oprettet en indkøbsportal, hvor de decentrale indkøbere kan indhente oplysninger om hvilke indkøbsaftaler, kommunen har indgået. Herudover har afdelingen opgaver i forbindelse med: Overordnet udbudsplan og gennemførsel af udbud Koordinering og implementering af aftaler fra Statens og kommunerne indkøbsfællesskab, SKI, og Jysk Fællesindkøb, JYFI Kontrol af brug af aftalerne 9

35 Samarbejde med leverandørerne Afdeling: Løn- og bogholderi Chef: Marianne Fisker Antal ansatte: 20 ansatte, heraf 5 i bogholderi, 3 i opkrævning, 1 i intern revision og 11 i løn Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Løn- og bogholderiafdelingen er en fælles stab for hele organisationen, der løser opgaver inden for løn, opkrævning og bogholderi. Løn- og bogholderiafdelingen er konsulenter for alle ledere, medarbejdere, ansatte, borgere, virksomheder og de faglige organisationer. Løn- og bogholderiafdelingen spiller en væsentlig rolle som forbindelsesled mellem f.eks. fagområder borgere/virksomheder, ledere medarbejdere og fagsystemer administrative medarbejdere/ledere Derudover har afdelingen også ansvaret for en række tværgående aktiviteter og funktioner: Behandling og hjemtagelse af refusioner til hele organisationen (f.eks. dagpenge, barselsdagpenge og løntilskud) Udbetaling af feriepenge og afregning til Feriefonden for ikke afviklet ferie. Sparring til ledere omkring ansættelsesforhold og indplacering af løn. Varetager lønkørsel, udarbejdelse af ansættelsesbreve, rettelser til e- Indkomst og kontakt til KL Undervisning i fagsystemer og udarbejdelse af vejledninger i henhold til fælles opgaver på tværs af fagområder Opsættelse af rykkerkørsel for alle kommunale krav. Oversendelse af alle kommunale krav til SKAT og varetager kommunes kontakt til SKAT. Dialog og sparring for fagområderne og borgerbetjening. Indgåelse af betalingsaftaler Intern revision foretager kontrol om organisationen lever op til diverse ledelsestilsyn. Udarbejdelse principper for økonomistyring og interne retningslinjer. Sparringspartner for alle fagområder i henhold til interne retningslinjer og ledelsestilsyn. Dialog med leverandører om betaling af regninger. Oprettelse af specifikke NemKonti og opfølgning på borgere uden NemKonti i forhold til udbetaling af penge Implementering af fælles systemer Løn og bogholderi administrerer tillige tjenestemandspensionerne. Udgiften hertil fordeler sig med beløb til genforsikring af tjenestemandsforpligtigelsen og udbetalingen af pensioner, mens der modtages refusion fra genforsikringen for pensionerede tjenestemænd. Lønkontoret løser desuden lønopgaven for flere mellemkommunale enheder, som beredskabet, Reno Djurs, Anholt Færgefart og Djurs mad, foruden der løses lønopgaver for andre institutioner, så som Djursland for fuld Damp m.fl. 10

36 Afdeling: IT- og digitalisering Chef: Mads Kempel Sørensen Antal ansatte: 16 ansatte, heraf 5 i helpdesk (1 vakant IT-supportelevstilling), 4 på drift & udvikling, 1 webmaster, 2 skole it, og 3 projektledere på digitalisering (heraf 1 vakant 2 årig projektlederstilling vedr. digitalisering). Fysisk placering: Sønderport, Grenaa Afdelingens opgaver: IT- og digitaliseringsafdelingen er en specialistfunktion, der servicerer hele organisationen. Afdelingen løser en lang række opgaver på IT-området, herunder drift af netværk, trådløst netværk, opdatering og backup af servere, IT-support til kommunens ansatte (helpdesk), ansvar for hjemmeside, indgåelse af ITkontrakter og information om kommunens sikkerhedspolitik mv. IT-afdelingen har desuden ansvar for: Anskaffelse, vedligeholdelse og service på den centrale serverdrift Drift og vedligeholdelse af fællesprogrammer, platformen, fagsystemer samt hovedparten af de KMD-programmer, kommunen anvender i aftaleenhederne Telefonomstillingsanlæg Kommunikationslinjer mellem rådhus og administrationsbygninger samt politiker-opkoblinger. Drift og vedligeholdelse af systemer hos kommunale institutioner, og mellemkommunale enheder, f.eks. bibliotekerne, lokalarkivet, og beredskabet Licensstyring af kommunens programmer Anskaffelse og support af kommunens bærbare pc er, tablets og tynde klienter Drift og vedligeholdelse af skole IT, inklusiv læringsplatformen, bærbare pc er, tablets og andet IT-udstyr på skolerne. Drive og sikre understøttelse af Norddjurs Kommunes digitaliseringsstrategi Projektledelse af tværorganisatoriske digitaliseringsprojekter, de fælles monopolbrudsprojekter og den fælleskommunale rammearkitektur samt mobil- og bredbåndsdækning 11

37 Velfærdsdirektørens område Afdeling: Velfærdssekretariatet Chef: Anders Blæsbjerg Baun Antal ansatte: 5 Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa Afdelingens opgaver: Velfærdssekretariatet er en central stab, der bl.a. varetager sekretariatsbetjeningen af velfærdsdirektøren og de to stående udvalg børne- og ungdomsudvalget og voksen- og plejeudvalget samt en række råd og dialogforaer. Velfærdssekretariatet varetager ligeledes forskellige sekretariatsopgaver på tværs af hele velfærdsområdet. Opgaverne består bl.a. i: Udarbejdelse og kvalitetssikring af dagsordener til børne- og ungdomsudvalget samt voksen- og plejeudvalget. Udarbejdelse af konkrete dagsordenspunkter i sager af tværgående karakter. Opfølgning på udmøntningen af politiske beslutninger i de to fagudvalg samt økonomiudvalget og kommunalbestyrelsen. Betjening af ældrerådet, handicaprådet, frivilligrådet, dialogforum for integration og dialogforum for socialt udsatte. Indgå i det tværgående samarbejde mellem de centrale sekretariatsfunktioner i Norddjurs Kommune. Indgå i det tværgående samarbejde i forbindelse med it-sikkerhed og udvikling af de administrative it-systemer. Bistå med udarbejdelsen af overordnede og tværgående politikker. Bistå med løsningen af større, strategiske og/eller tværgående analyse-, planlægnings-, økonomi-, it-, velfærdsteknologi- og udviklingsopgaver. Indgå i arbejdet med rammeaftaler og sundhedsaftaler. Bistå med planlægning, styring og koordinering af anlægsprojekter og herunder sikring af det tværgående samarbejde med udviklingsforvaltningen og økonomiafdelingen. Bogføring af udgifter i forbindelse med anlægsprojekter. Medvirke ved komplicerede sager om udbud, klager, offentligretlige forhold mv. Understøtte et tværgående netværk for udviklingskonsulenter i velfærdsforvaltningen. Etablering og drift af et socialt værested. 12

38 Yde sekretariats- og konsulentbistand til ledelsen i Djurs Mad I/S. Indgå i diverse kommunesamarbejder og tværkommunale arbejdsgrupper. Understøtte og videreudvikle det frivillige sociale arbejde i Norddjurs Kommune. Administration af puljemidler til frivilligt socialt arbejde. Afholdelse af særlige arrangementer for frivillige sociale foreninger. Afdeling: Sundheds- og omsorgsområdet Chef: Søs Fuglsang Antal ansatte: 10 fuldtidsstillinger i visitationen og 6,4 fuldtidsstillinger i administrationen (på konto 6) Fysisk placering: Østergade 36, Grenaa Afdelingens opgaver: Sundheds- og omsorgsområdets centrale administration løser primært opgaver inden for visitation og generel administration. De centrale opgaver omfatter blandt andet: Visitation til hjemmehjælp, genoptræningstilbud, hjælpemidler, aktivitetstilbud, ældreboliger og plejeboliger. Boligadministration for kommunale ældre-, pleje- og handicapboliger. Økonomistyring Mellemkommunale afregninger og tværgående administrativ bistand. Salg af pladser til fremmede kommuner. En tværgående koordinering af velfærdsforvaltningens aktiviteter vedrørende utilsigtede hændelser. Besvarelse af borgerhenvendelser Tværgående koordinering af velfærdsforvaltningens servicetilbud på kommunikationsområdet (syn, høre og tale). Implementering af sundhedsaftalen og forløbsprogrammer. Bidrage ved udarbejdelse af politikker og kvalitetsstandarder på velfærdsområdet. Administration af puljemidler til sundhedsaktiviteter. Samarbejde med Region Midtjylland om drift af Grenaa Sundhedshus. Herudover indgår sundheds- og omsorgsområdet i tværgående samarbejder i form af f.eks.: Indgå i arbejdsmarkedsområdets rehabiliteringsteam hver 14. dag Via sundhedshuset er der et tæt samarbejde med arbejdsmarkedsområdet i forhold til træningsområdet. Et tæt samarbejde mellem hjælpemiddeldepotet og arbejdsmarkedsområdet. 13

39 Afdeling: Skole og dagtilbudsområdet Chef: Finn Nørskov Mikkelsen Antal ansatte: 6,6 stilling (på konto 6) Fysisk placering: Administrationsbygningen i Glesborg Afdelingens opgaver: Skole- og dagtilbudsområdets centrale administration varetager en række overordnede administrationsopgaver, der blandt andet omfatter: Pladsanvisning på dagtilbudsområdet Kapacitetsberegninger på dagtilbudsområdet Elevadministration Administration af skolekørsel Besvarelse af borgerhenvendelser Udarbejdelse og opdatering af informationsmateriale til forældre Økonomistyring, bogføring og betaling af regninger Administrativ understøttelse af PPR og konsulentteam. Bidrage ved udarbejdelse af politikker, kvalitetsstandarder og statistik på velfærdsområdet. Herudover indgår skole- og dagtilbudsområdet i tværgående samarbejder i form af f.eks.: Tæt samarbejde mellem PPR og myndighedsafdelingen vedr. udsatte børn og unge Koordination, Udvikling og Kommunikation (KUK) PPR, sundhedsplejen, myndighedsafdelingen afholder månedlige møder på skoler og i børnebyer vedrørende konkrete børn og unge. Afdeling: Socialområdet Chef: Hanne Nielsen Antal ansatte: 58 ansatte Fysisk placering: Rådhuset i Grenaa (25 ansatte) og administrationsbygningen i Glesborg (33 ansatte) Børne- og familieteamet har 24 ansatte, Ungeteamet har 6 ansatte, Voksenteamet (inklusiv integration) har 19 ansatte og staben har 9 ansatte. Afdelingens opgaver: Medarbejderne på konto 6 varetager en lang række myndighedsopgaver på området for udsatte børn og unge samt voksen handicap- og psykiatriområdet. Socialområdets medarbejdere på konto 6 s centrale opgaver omfatter blandt andet: opfølgning på underretninger om socialt udsatte børn og unge. bevilling af forebyggende foranstaltninger, døgntilbud og serviceydelser/merudgiftsydelser til udsatte børn og unge. 14

40 rekruttering af plejefamilier samt matchning og samarbejde med plejefamilier og opkvalificering af disse. bevilling af bostøtte, aktivitets- og beskæftigelsestilbud samt døgntilbud på voksen- og psykiatriområdet sagsbehandling og bevilling af ydelser til socialt udsatte, hjemløse, misbrugere mv. godkendelse og opfølgning på indberetninger om magtanvendelse i tilbud på socialområdet. personrettet tilsyn med borgere, hvor Norddjurs Kommune har handlekompetencen (i hele landet). salg af institutionspladser til fremmede kommuner økonomistyring, håndtering af mellemkommunale betalinger og opfølgning på betalinger. tilbud til borgere om åben rådgivning og vejledning. modtagelse og boligplacering af flygtninge og familiesammenførte i den 3 årige integrationsperiode. håndteringer af henvendelser/underretninger på børn og unge under 18 år, der har ophold på asylcentre i Norddjurs Kommune. bidrage ved udarbejdelse af politikker og kvalitetsstandarder på velfærdsområdet Løsningen af myndighedsopgaverne finder sted i et tæt samarbejde med socialområdets medarbejdere på konto 5, hvor Norddjurs Kommunes institutionsog socialtilbud er placeret. Herudover indgår medarbejderne i tværgående samarbejder i form af f.eks.: koordineringsmøder med arbejdsmarkedsområdet hver 14. dag fast tilknytning og placering af socialrådgivere på decentrale skoler, børnebyer og dagtilbud indgå i arbejdsmarkedsområdets rehabiliteringsteam hver 14. dag visitation til STU-forløb i samarbejde med arbejdsmarkedsområdet tæt samarbejde med arbejdsmarkedsområdet i forhold til Norddjurs Kommunes integrationsindsats. Samarbejdet understøttes af, at integrationsmedarbejderne er placeret i fysisk nærhed af relevante medarbejdere på arbejdsmarkedsområdet samarbejde med ejendomsgruppen i forhold til boligplacering af flygtninge i Norddjurs Kommune tæt samarbejde med arbejdsmarkedsområdets ungeindsats, der understøttes af, at medarbejderne sidder sammen i det omfang det er nødvendigt (udgangspunktet er én dag om ugen). Herudover har socialområdet medarbejdere på konto 5, der indgår i tværgående samarbejder med medarbejdere på konto 6 i andre afdelinger i forbindelse med f.eks.: koordineringsmøder med arbejdsmarkedsområdet hver 14. dag tæt samarbejde mellem tandplejen og arbejdsmarkedsområdet tæt samarbejde mellem rusmiddelcentret og arbejdsmarkedsområdet 15

41 deltager i særlige tværgående projekter som f.eks. mental sundhed for unge. 16

42 Udviklingsdirektørens område Afdeling: Udviklingssekretariatet Chef: Christina Lundbergh Antal ansatte: I alt pr. 1. maj samt ¼ mobilitetskoordinator, der deles med Syddjurs, Midttrafik og regionen. De 1 ¼ medarbejdere på mobilitet og letbaneprojekter er finansieret på konto 2. Fysisk placering: Administrationsbygningen i Allingåbro Afdelingens opgaver: Sekretariatet er en stabs- og driftsfunktion, der har det overordnede ansvar for udarbejdelsen af dagsordner til erhvervsudvalget, kultur- og udviklingsudvalget samt miljø- og teknikudvalget. Sekretariatet udfører og koordinerer derudover tværgående opgaver for direktør og chefgruppe. Sekretariatet indgår i det tværgående samarbejde mellem de centrale sekretariatsfunktioner i Norddjurs Kommune, digitaliseringsstyregruppen og det tværgående samarbejde i forbindelse med it-sikkerhed og udvikling af de administrative systemer. Øvrige opgaver, der er forankret i sekretariatet er: Tilsyn og styringsdialog, almene boliger Køb og salg af grunde, tinglysning, påtegninger Sekretariatsbetjening af færgeudvalget Deltagelse i styregruppen for det fælleskommunale færgesekretariat Opgaver vedrørende redningsberedskabet Bistand til administrationstunge projekter Kollektiv trafik, herunder bl.a. sekretariatsbetjening af Kollektiv Trafik Råd, letbaneprojekter, færger, bybus, skolekørsel og taxiadministration Mobilitetsstrategi og underliggende mobilitetsprojekter GIS og kort Ejendomsskat og lån til betaling af ejendomsskat Understøttelse af arbejdet med projektkultur Administration af Djurslands Feriefond Markedsføring Bogføring, fakturering, administration af indberetninger Medvirke ved komplicerede sager om fx juridiske forhold 17