Vejledning i fremfinding og visning af dokumenter med KIBI OnBase

Transkript

1 Vejledning i fremfinding og visning af dokumenter med KIBI OnBase Skrevet af: Thomas Seifert Version: 1.0 Revisionsdato:

2 Indholdsfortegnelse Dokumentrevision...3 Oversigt...4 Afgrænsninger...4 Målgruppe...4 Kompetence krav...4 Konventioner...4 Konventioner i dokumentationen...4 Forord...6 Oversigt...6 KIBI OnBase visning...7 Dokumentoversigt...8 Dokumentvisning...9 Værktøslinje...9 Sideoversigt Herlev Side 2 af 9

3 Dokumentrevision Version Dato Beskrivelse Udført af Kontrolleret af Etableret dokument Thomas Seifert 2730 Herlev Side 3 af 9

4 Oversigt Dette dokument er udarbejdet for at give en vejledning i fremfinding og visning af dokumenter med KIBI OnBase via Clinical Suite. Afgrænsninger Denne vejledning omhandler alene fremfinding og visning af dokumenter. Vejledningen indeholder ingen instruktioner om installation eller opsætning af KIBI OnBase eller vejledning i skanning med KIBI OnBase. Den tykke KIBI OnBase klient indeholder også mulighed for at fremfinde skannede dokumenter. Denne mulighed er ikke omfattet i denne vejledning. Skanning af dokumenter med KIBI OnBase beskrives i et separat dokument. Målgruppe Denne dokumentation er udarbejdet til personale, der til daglig arbejder med Clinical Suite og i den forbindelse har behov for at finde skannede dokumenter frem i KIBI ONBase.. Kompetence krav Der kræves grundlæggende kompetencer om anvendelse af software i Windows. Det forventes, at brugeren er bekendt med Clinical Suite og fremfinde patient dokumenter i Clinical Suite Konventioner Konventioner i dokumentationen For at kunne vejlede bedst mulig i denne håndbog er følgende konventioner anvendt: Denne skrifttype anvendes i brødteksten. Kursivt anvendes for at understege vigtige dele, og til at angive at ordet kan være utydeligt eller at det normalt anvendes i andre sammenhænge (jargon) COURIER skrifttype som denne her, indikerer en skærmmeddelelse, eller noget som skal skrives ind med tastaturet. Tastaturets taster er angivet med store bogstaver mellem mindre end- og større end tegn, for eksempel tryk: <ENTER>. Taste kombinationer er angivet med et plus mellem tasterne, for eksempel tryk: <ALT> + <F4>. Menu-navn og lignende er angivet i citationstegn mellem menu valget og evt. adskilt med tegnet ( ) mellem menu valget, f.eks. tryk: Filer Udskriv. Klikke på objektet, f.eks. drop-down liste og tekstfelt, angives med navn til objektet på denne måde: klik OK for at bekræfte Herlev Side 4 af 9

5 Desuden bruges fire symboler, som vi anvendes gennem hele dokumentet: Symbol Betydning Et bruger tips. Information som kræver speciel opmærksomhed. Vigtig information for at systemet skal fungere. Reference til yderligere information i anden dokumentation Herlev Side 5 af 9

6 Forord Denne vejledning søger at forenkle de mest almindelige funktioner som anvendes ved fremfinding og visning af dokumenter med KIBI OnBase via Clinical Suite. Oversigt KIBI OnBase benyttes i Region Nordjylland til at fremfinde og vise skannede dokumenter. Patienten søges frem i Clinical Suite. Herfra åbnes KIBI OnBase og de skannede dokumenter vises. Forløbet beskrives nærmere i det efterfølgende: 2730 Herlev Side 6 af 9

7 KIBI OnBase visning Når patienten er fundet i Clinical Suite, kan de skannede dokumenter vises ved at klikke på ikonet for KIBI OnBase: KIBI OnBase åbnes indlejret i Clinical Suite. Hvis der vælges en ny patient i Clinical Suite vil KIBI OnBase automatisk vise skannede data for den valgte patient. I det følgende gennemgås de vigtigste funktioner i KIBI OnBase Herlev Side 7 af 9

8 KIBI OnBase fremviseren kan deles op i dokumentoversigt og dokumentvisning: Dokumentoversigt Dokumentoversigten viser patientens skannede dokumenter. Under skanningen er der valgt eller indtastet forskellige søgeord. Disse fremgår af oversigten og der kan sorteres i dem Herlev Side 8 af 9

9 Dokumentvisning Dokumentvisningen kan yderligere deles op i værktøjslinje, sideoversigt og valgt side: Værktøslinje Her gennemgås kort de væsentligste funktioner: Mulighed for at bladre mellem siderne forudsat at dokumentet indeholder mere end én side. Zoom forstørrer eller formindsker den valgte side. Vælge mellem forskellige standard størrelses tilpasninger. Faktisk størrelse eller 100% zoom. Tilpas bredde. Tilpas vindue. Tilpas højde. Roter til højre eller venstre. Sideoversigt Viser dokumentets enkelte sider. Siden kan vælges ved at dobbeltklikke på den ønskede side. Det sorte område indikerer den del, der vise i det store billede (valgt side) Herlev Side 9 af 9

10 Vejledning i skanning af dokumenter med KIBI OnBase Skrevet af: Thomas Seifert Version: 1.0 Revisionsdato:

11 Indholdsfortegnelse Dokumentrevision...3 Oversigt...4 Afgrænsninger...4 Målgruppe...4 Kompetence krav...4 Konventioner...4 Konventioner i dokumentationen...4 Forord...5 Oversigt...6 KIBI OnBase skanning Herlev Side 2 af 14

12 Dokumentrevision Version Dato Beskrivelse Udført af Kontrolleret af Etableret dokument Thomas Seifert 2730 Herlev Side 3 af 14

13 Oversigt Dette dokument er udarbejdet for at give en vejledning i skanning af dokumenter med KIBI OnBase. Afgrænsninger Denne vejledning omhandler alene skanning af dokumenter. Vejledningen indeholder ingen instruktioner om installation eller opsætning af KIBI OnBase. Visning af dokumenter beskrives i et separat dokument. Målgruppe Denne dokumentation er udarbejdet til personale, der til daglig skanner dokumenter. Kompetence krav Der kræves grundlæggende kompetencer om anvendelse af software i Windows. Det forventes, at brugeren er bekendt med håndtering af den fysiske skanner og den enkelte skanners TWAIN driver. Konventioner Konventioner i dokumentationen For at kunne vejlede bedst mulig i denne håndbog er følgende konventioner anvendt: Denne skrifttype anvendes i brødteksten. Kursivt anvendes for at understege vigtige dele, og til at angive at ordet kan være utydeligt eller at det normalt anvendes i andre sammenhænge (jargon) COURIER skrifttype som denne her, indikerer en skærmmeddelelse, eller noget som skal skrives ind med tastaturet. Tastaturets taster er angivet med store bogstaver mellem mindre end- og større end tegn, for eksempel tryk: <ENTER>. Taste kombinationer er angivet med et plus mellem tasterne, for eksempel tryk: <ALT> + <F4>. Menu-navn og lignende er angivet i citationstegn mellem menu valget og evt. adskilt med tegnet ( ) mellem menu valget, f.eks. tryk: Filer Udskriv. Klikke på objektet, f.eks. drop-down liste og tekstfelt, angives med navn til objektet på denne måde: klik OK for at bekræfte Herlev Side 4 af 14

14 Desuden bruges fire symboler, som vi anvendes gennem hele dokumentet: Symbol Betydning Et bruger tip. Information som kræver speciel opmærksomhed. Vigtig information for at systemet skal fungere. Reference til yderligere information i anden dokumentation. Forord Denne vejledning søger at forenkle de mest almindelige funktioner som anvendes ved skanning af dokumenter med KIBI OnBase Herlev Side 5 af 14

15 Oversigt KIBI OnBase benyttes i Region Nordjylland til at skanne dokumenter med små skannere. Forløbet beskrives nærmere i det efterfølgende: 2730 Herlev Side 6 af 14

16 KIBI OnBase skanning Åbn KIBI OnBase skanning ved at dobbeltklikke på ikonet på skrivebordet. KIBI OnBase åbnes med skanningsskærmbilledet åbent: Skanningen er inddelt i forskellige processer, startende med Scan Queues. Til Region Nordjylland er der oprettet én Scan Queue, nemlig RegionNordjylland Dobbeltklik på denne. En liste med allerede indskannenede dokumenter vises. Ved at højre klikke på baggrunden vises en menu med forskellige valgmuligheder Herlev Side 7 af 14

17 Vælg Scan for at starte den tilknyttede skanner. Den tilknyttede skanners TWAIN driver åbner. For HP N6010 ser den således ud: 2730 Herlev Side 8 af 14

18 For Canon DR 5010C ser den således ud: Vælg de ønskede indstillinger og klik på Scan. Dokumenterne skannes: Som udgangspunkt registreres skanningen med dato og brugerens login (her MANAGER ). Hvis det ønskes, kan det ændres her: 2730 Herlev Side 9 af 14

19 Når dokumentet er skannet, åbnes følgende menu: Klik Done hvis skanningen er færdig. Klik Scan More Pages, hvis det ønskes at skanne flere sider. Klik Delete Last Page, hvis sidste side ønskes slettet (hvis det fx er blevet skannet skævt) Klik Delete Last Dokument, hvis hele dokumentet skal slettes (et dokument består af flere sider) 2730 Herlev Side 10 af 14

20 Det indskannede batch vises nederst i Scan Queue oversigten: Åbn batchen ved at dobbeltklikke på denne: De indskannede dokumenter vises: Hvis det ønskes at se selve dokumentet, kan der dobbeltklikkes på det her Herlev Side 11 af 14

21 For at kunne finde dokumentet frem igen, skal dokumentet indekseres. Dvs. der skal tilknyttes forskellige søgeord, fx CPR nummeret. Klik på processen Awaiting Index (x) i venstre side af skærmbilledet (x angiver det antal dokumenter, der venter på at blive indekseret). De dokumenter, der mangler indeksering vises. Højre klik på det dokument, der ønskes indekseret: Klik på Index Documents 2730 Herlev Side 12 af 14

22 Det skannede dokument vises i højre side. Selve indekseringen foregår i nederste venstre side: Vælg Dokumenttypen Document Type fx Billed-Dokumentation: 2730 Herlev Side 13 af 14

23 Væg underkategori Udfyld Skanner dato/tid. Når alt er udfyldt klikkes på Index. Dokumentet er nu gemt i OnBase og kan findes og vises i Clinical Suite. For information om hvorledes dokumenterne findes og vises se Vejledning i fremfinding og visning af dokumenter med KIBI OnBase 2730 Herlev Side 14 af 14