Bilag 2: Arbejdstilsynet og it-miljø

Transkript

1 Bilag 2: Arbejdstilsynet og it-miljø

2 Vejledning Bilaget indeholder en beskrivelse af Arbejdstilsynet samt Arbejdstilsynets it-miljø. Bilaget er færdigt, og skal ikke ændres eller suppleres af tilbudsgiver. Arbejdstilsynet gør opmærksom på, at nærværende bilag samt bilag 2A og 2B indeholder information, der er relevant i forbindelse med tilbudsgivers besvarelse af kravene i bilag 3A. Denne vejledende tekst og eventuelle supplerende vejledninger fjernes af kunden i forbindelse med kontraktindgåelse. 2

3 Indhold 1 Indledning Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet Formål og opgaver Mission Vision mål Strategiske fokusområder Organisation Direktionen Direktionssekretariatet Tilsynscentre Arbejdsmiljøfagligt center Beskæftigelsesministeriets koncern-it-styring Bedre arbejdsmiljø gennem digitalisering Baggrund Strategisk skift og ny retning Øget kommunikation og selvbetjening Det datadrevne Arbejdstilsyn Effektivt tilsyn, opgavestyring og sagsbehandling Den nuværende it-anvendelse i Arbejdstilsynet It-arbejdsplads og grundlæggende it-kontorværktøjer mv Fagsystemer Drift af Arbejdstilsynets systemer Vigtige leverandører til Arbejdstilsynet Bilagsliste Bilag 2A Funktionelle strategier Bilag 2b Systembeskrivelser

4 1 Indledning Dette dokument er en del af det samlede udbudsmateriale vedrørende levering af ydelser til vedligehold og videreudvikling af Arbejdstilsynets faglige systemer og integrationer til andre systemer. Formålet med dokumentet er at give en forståelse af Arbejdstilsynets opgaver og organisation, herunder Arbejdstilsynets placering i Beskæftigelsesministeriet og it-samarbejdet i ministeriet. Endvidere beskrives Arbejdstilsynets vision og strategi for Bedre arbejdsmiljø gennem digitalisering. Endelig beskrives kortfattet og overordnet den nuværende it-anvendelse i Arbejdstilsynet. Kapitelstrukturen er som følger: Kapitel 2. Arbejdstilsynet. Her beskrives vision og mission for Arbejdstilsynet samt Arbejdstilsynets organisation. Kapitel 3. Bedre arbejdsmiljø gennem digitalisering. Her beskrives vision og strategi for fremtidens digitalisering i Arbejdstilsynet. Kapitel 4. Den nuværende it-anvendelse i Arbejdstilsynet. Her beskrives kortfattet og overordnet den nuværende it-anvendelse i Arbejdstilsynet. I dette kapitel findes en oversigt over de leverandører, som Arbejdstilsynet pt. anvender, og som en ny leverandør kan komme til at samarbejde med. 4

5 2 Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet er den danske myndighed på arbejdsmiljøområdet, og arbejdsmiljøloven sætter den overordnede ramme for Arbejdstilsynets virke. Arbejdsmiljølovgivningen har fastlagt, at Arbejdstilsynet skal medvirke til at skabe et sikkert, sundt og udviklende arbejdsmiljø på de danske arbejdspladser. Dette sker ved at: Føre tilsyn med virksomheder Udarbejde regler Kommunikere om arbejdsmiljø. Derudover har Arbejdstilsynet ansvaret for en række departementale opgaver, herunder både driftsog udviklingsbetonet betjening af beskæftigelsesministeren. Uddybende beskrivelser af Arbejdstilsynet og opgaverne findes på Arbejdstilsynet og Beskæftigelsesministeriet Arbejdstilsynet er en styrelse under Beskæftigelsesministeriet. Beskæftigelsesministeriet består af departementet, som varetager centrale opgaver i forhold til ministeren, Folketinget og ministeriets styring. Under departementet er der to styrelser og et forskningscenter: Arbejdstilsynet (At) Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR) Det Nationale forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA) 2.2 Formål og opgaver Som den danske myndighed på arbejdsmiljøområdet fører Arbejdstilsynet tilsyn med og vejleder om arbejdsmiljøforhold på virksomheder i Danmark. Det er virksomhedernes ansvar at sørge for, at arbejdsforholdene på virksomhederne er sikkerhedsog sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige. Arbejdstilsynet skal bidrage til at dette indfries Mission Arbejdstilsynet fremmer et sikkert, sundt og udviklende arbejdsmiljø samt forebygger nedslidning, sygefravær og udstødelse fra arbejdsmarkedet Vision Arbejdstilsynet vil være kendt som en effektiv offentlig virksomhed, hvor viden om effekt og viden fra brugerinvolvering, forskning mv. omsættes til en målrettet forebyggende arbejdsmiljøindsats. 5

6 mål Regeringen (Venstre og Konservative), Socialdemokraterne, Dansk Folkeparti og Radikale Venstre indgik i marts 2011 en aftale om en strategi for arbejdsmiljøindsatsen frem til Arbejdstilsynet skal ifølge strategien bidrage til at opnå de langsigtede samfundsmæssige effektmål for arbejdsmiljøet: 25 procent færre alvorlige arbejdsulykker 20 procent færre psykisk overbelastede 20 procent færre med overbelastninger af muskler og skelet Strategien indeholder yderligere en række mål og prioriteringer for arbejdsmiljøindsatsen, der understøttes af 19 konkrete initiativer, der bl.a. omhandler risikobaseret tilsyn, mere dialog med virksomhederne og mål for de tre væsentligste arbejdsmiljøproblemer. Politiske aftaler prioriterer en væsentlig del af Arbejdstilsynets ressourcer, fx aftalen om En styrket arbejdsmiljøindsats alle har ret til et sikkert og sundt arbejdsmiljø og årlige aftaler om finanslov. I overensstemmelse med 2020-målene udarbejder Arbejdstilsynet hvert år en strategi, der beskriver de resultater, Arbejdstilsynet skal levere i det pågældende år. Her er der i 2017 sat fokus på digitalisering og på i videre omfang at gøre virksomhederne aktivt medskabende for bl.a. at sikre, at deres behov er udgangspunktet for udvikling og videreudvikling af digitale, datadrevne selvbetjeningsløsninger. Dette er bl.a. beskrevet i to strategiske målbilleder (bilag 2A Funktionelle strategier). Der kan findes yderligere information på Strategiske fokusområder Fra 2016 og frem vil Arbejdstilsynet derudover arbejde ud fra nye strategiske fokusområder. Det drejer sig om følgende: 1. Effektfokus 2. Brugerinvolvering og herunder segmentering af virksomheder 3. Differentierede tilgange 4. Dynamik, åbenhed og risikovillighed. 2.3 Organisation Arbejdstilsynet har hovedsæde i Landskronagade i København. Her er Direktionen Direktionssekretariatet, Service, Arbejdsmiljøfagligt center og ét af de tre tilsynscentre (Tilsynscenter Øst) placeret. Tilsynet med virksomhederne er samlet i tre regionale tilsynscentre i henholdsvis Hadsten (TC Nord), Kolding (TC Syd) og København (TC Øst), med hver sin tilsynsdirektør. Arbejdstilsynet har i alt cirka 600 medarbejdere. 6

7 Figur 1: Organisationsdiagram for Arbejdstilsynet Direktionen Direktionen består af direktøren, vicedirektørerne og tilsynsdirektørerne. Direktionen har ansvar for den strategiske ledelse af Arbejdstilsynet og udgør Arbejdstilsynets strategiske ledelsesteam Direktionssekretariatet Direktionssekretariatet har til opgave at sikre, at direktionen har det bedst mulige beslutningsgrundlag til rådighed, når det gælder den overordnede strategiske ledelse af Arbejdstilsynet, herunder den overordnede økonomi-, aktivitets- og resultatstyring samt organisatoriske forhold. Sekretariatet har endvidere ansvar for, at Arbejdstilsynets overordnede strategiske mål kobles tæt til og ses i sammenhæng med organisationens samlede ressourcer. 7

8 2.3.3 Tilsynscentre Formålet med tilsynscentrene er: At kontrollere og vejlede virksomheder om konkrete arbejdsmiljøforhold. Tilsynscentrenes ansvarsområde er: At forestå alt tilsynsarbejde i overensstemmelse med vedtagne kvalitetsprocedurer og prioriteringsredskaber. At varetage al sagsbehandling i relation til tilsyn og alle henvendelser fra virksomhederne. Dette gælder også principielle sager og leverandørsager, der udspringer af nationale forhold. At forestå samarbejdet med andre lokale aktører, for eksempel arbejdsmedicinske klinikker Arbejdsmiljøfagligt center Arbejdsmiljøfagligt center har til opgave at fastholde og udvikle et højt videnniveau på arbejdsmiljøfaglige kerneområder, herunder de områder, der er særligt prioriteret i arbejdsmiljøstrategien frem mod Arbejdsmiljøfagligt center skal endvidere sikre, at ny viden omsættes til handling med de rigtige situationstilpassede virkemidler, og at den nye viden deles internt i Arbejdstilsynet og med eksterne interessenter. Herudover har Arbejdsmiljøfagligt center til opgave at sikre en tidssvarende regulering, herunder at international regulering omsættes til nationale forhold, samt at sikre løbende dokumentation af Arbejdstilsynets indsats. Endelig skal Arbejdsmiljøfagligt center sikre kvalitet og hurtighed i den løbende driftsog udviklingsorienterede betjening af beskæftigelsesministeren i samarbejde med direktøren, vicedirektørerne og direktionssekretariatet. Arbejdsmiljøfagligt center består af ni kontorer, der hver især på forskellig vis bidrager til at løfte centrets samlede opgaver. 2.4 Beskæftigelsesministeriets koncern-it-styring Til styring af Beskæftigelsesministeriets it-aktiviteter er der blandt andet etableret en it-styringsgruppe bestående af beslutningstagere fra hver enhed. It-styringsgruppens kommissorium er (i uddrag): It-styringsgruppen har det overordnede ansvar for tilvejebringelse og vedligehold af: En koncern-it-strategi Politikker og standarder på it-området i koncernen It-sikkerheden i koncernen Større it-investeringer i koncernen It-styringsgruppen skal samtidig sikre: 8

9 At der inddrages et koncernperspektiv ved it-investeringer, så investeringer foretages de steder i koncernen, hvor der er størst behov. Gruppen skal i den forbindelse udarbejde en langsigtet itinvesteringsplan for koncernen. At koncernens it-investeringer sker i overensstemmelse med overordnede strategier for teknologiudvikling og investeringsplanen. At it-investeringer sker på baggrund af businesscases. Herunder skal it-styringsgruppen sikre, at der, inden projekter igangsættes, er taget stilling til finansiering af både projektets udviklingsudgifter og driftsudgifter samt til anvendelse af eventuelle besparelser som følge af it-projekter. Sammenhæng mellem it-strategier og forretningsstrategier. 9

10 3 Bedre arbejdsmiljø gennem digitalisering Arbejdstilsynets direktion har på baggrund af bla.a den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og eksterne undersøgelser foretaget en række overordnede strategiske valg, der sætter en ny retning for Arbejdstilsynets digitale udvikling. Arbejdstilsynet ønsker at være en effektiv virksomhed, der leverer tidssvarende services og anvender data og digitalisering til at sikre et bedre arbejdsmiljø. Vi ønsker en mere datadreven myndighedsindsats Vi ønsker ved hjælp af kommunikation at understøtte virksomhedernes arbejdsmiljøarbejde Vi vil sætte brugeren i centrum og gøre virksomhederne aktivt medskabende for bl.a. at sikre, at deres behov er udgangspunktet for udvikling og videreudvikling af digitale selvbetjeningsløsninger. Vores ambition på digitaliseringsområdet er at gøre det nemt for virksomhederne at gøre det rigtige. Derfor vil vi: skabe digitale platforme, der kan sprede vores arbejdsmiljøfaglige viden fra data og tilsyn ud til flere virksomheder understøtte en effektiv og faglig velfunderet arbejdsmiljøindsats hos den enkelte virksomhed ved at udvikle brugercentrerede digitale løsninger, der bringer Arbejdstilsynet viden og data i spil. 3.1 Baggrund Digitalisering rummer store muligheder for udvikling af Arbejdstilsynets virkemidler. Arbejdstilsynet kan gennem øget digitalisering sætte vores viden fra tilsyn og data i spil på digitale platforme og nå ud til endnu flere virksomheder, end vi kan med tilsynet i dag. Vi tror på, at vi ved at understøtte arbejdsmiljøarbejdet i virksomheder, der kan og gerne vil løse deres arbejdsmiljøproblemer, kan rykke arbejdsmiljøet bredt set. Dette vil give mulighed for yderligere målretning af tilsynsindsatsen henimod virksomheder med væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der i mindre grad selv kan eller vil løse problemerne. 3.2 Strategisk skift og ny retning Arbejdstilsynets strategi for 2017 sætter i endnu højere grad brugeren (virksomheden) i centrum det gælder særligt dem, der kan og vil løse deres arbejdsmiljøproblemer. Samtidig sætter vi endnu mere fokus på effekt og kommunikation. Det har betydning for både udviklingen af Arbejdstilsynets interne digitale løsninger og for de digitale løsninger, som vi stiller til rådighed for virksomhederne. Udviklingen af relevante og brugervenlige digitale løsninger til virksomhederne vil blive højt prioriteret, og bygge på undersøgelser af virksomhedernes brugerrejse og deres behov i forbindelse med arbejdsmiljøarbejdet. Et omdrejningspunkt vil være er udnyttelse af touchpoints - hændelser, der gør at de skal i kontakt med Arbejdstilsynet. På den måde vil vi nå ud til endnu flere virksomheder, end vi i dag når med tilsyn, og på den måde bidrage til, at flere løser og forebygger arbejdsmiljøproblemer. 3.3 Øget kommunikation og selvbetjening Virksomhederne skal fremover sættes i stand til at løse deres arbejdsmiljøproblemer ved at Arbejdstilsynet målrettet og opsøgende stiller information og redskaber til rådighed for virksomheder. På Arbejdstilsynets hjemmeside kan virksomhederne i dag finde information om arbejdsmiljø og enkelte redskaber til deres arbejdsmiljøarbejde. 10

11 Desuden har de adgang til selvbetjeningsportalen OnlineAt ( hvor de kan melde tilbage på afgørelser og få overblik over deres sager med Arbejdstilsynet, planlagte besøg af Arbejdstilsynet og eventuelle tidligere arbejdsmiljøproblemer. Som en integreret del af OnlineAt sætter Arbejdstilsynet i foråret 2017 en ny løsning i drift til brug for virksomhedernes anmeldelse af kemiske produkter (PROBAS 2.0), og OnlineAt bliver dermed i endnu højere grad en samlet selvbetjeningsløsning for virksomhederne. Næste skridt bliver Virksomhedens Arbejdsmiljøportal, hvor vi vil samle information, redskaber og selvbetjening til virksomhederne i en løsning, som gør det lettere for dem at løse og forebygge arbejdsmiljøproblemer. 3.4 Det datadrevne Arbejdstilsyn Arbejdstilsynets strategi sætter øget fokus på effekt, og vi ønsker i endnu højere grad at bringe vores mange data i spil i vores myndighedsindsats og i virksomhedernes arbejdsmiljøarbejde. Strategisk ønsker vi at udvikle os til det datadrevne Arbejdstilsyn. Mængden af data øges som aldrig før. Tilsvarende er de teknologiske muligheder eksploderet i de seneste år. Data giver mulighed for effektivisering og innovation, og det gør det endnu vigtigere end nogensinde at forstå, hvordan Arbejdstilsynets bedst muligt navigerer igennem de mange muligheder, og vælger de bedste tiltag i fremtiden. Med det datadrevne Arbejdstilsyn ønsker vi at: Data skal understøtte alle beslutninger Data skal effektivisere, forudse og innovere tiltag Data skal forbedre virksomhedernes arbejdsmiljø og vækst. Arbejdstilsynet anvender allerede data i betydeligt omfang, bl.a. via vores datawarehouse og BIplatform. Nu ønsker vi at realisere Arbejdstilsynets Databank. Databanken skal give alle brugere i Arbejdstilsynet mulighed for at trække al data fra én bank, og bidrage til i endnu højere grad at opsamle, bruge og udstille data i forhold til virksomhederne. Banken skal understøtte visionen om bedre arbejdsmiljø baseret på data og om det datadrevne Arbejdstilsyn. Den skal indeholde simpelt og forståeligt data med entydige datadefinitioner, men også mere komplekse data som fx brugeradfærdsdata, som også kan bruges mere eksplorativt. Banken skal nedbringe datas time to market, gøre det nemt at anvende data ud mod virksomhederne og i Arbejdstilsynet, og være baseret på tidssvarende teknologi og have en høj sikkerhed. Banken skal realiseres gennem en række projekter om governance, forretningsafklaring, teknisk etablering og kompetenceudvikling, der tilsammen danner rammen for en velfungerende databank. 3.5 Effektivt tilsyn, opgavestyring og sagsbehandling Arbejdstilsynets digitalisering understøtter effektivt tilsyn ved at levere digitale værktøjer til tilsynsplanlægning, performancestyrering og brug på tilsyn. Arbejdstilsynet har i dag en høj digitaliseringsgrad på tilsynsområdet, lige fra tilsyns- og kørselsplanlægning, over funktioner og værktøjer til forberedelse af tilsyn, til mobil brug under tilsyn på de tilsynsførendes tablets, og til udarbejdelse af afgørelser efter tilsyn. Fremover vil vi målrette digitaliseringen af tilsynsarbejdet ved at skabe mindre komplekse og mere stabile it-løsninger. Vi vil fastlægge en digital hovedvej for tilsynet og digitaliseringsprincipper, der 11

12 skal sikre en enklere understøttelse af tilsynet, bl.a. via videreudvikling af de mobile løsninger til de tilsynsførende. Arbejdstilsynets øvrige forretningsprocesser og arbejdsgange understøttes af forskellige it-løsninger, fx ESDH, som også fremover skal bidrage til effektiv opgavestyring og sagsbehandling. 12

13 4 Den nuværende it-anvendelse i Arbejdstilsynet Dette kapitel beskriver kortfattet og overordnet den nuværende it-anvendelse i Arbejdstilsynet. I kapitlet findes også en oversigt over de leverandører, som Arbejdstilsynet pt anvender, og som en ny leverandør kan komme til at samarbejde med. 4.1 It-arbejdsplads og grundlæggende it-kontorværktøjer mv. Statens IT (SIT) står for medarbejdernes it-arbejdsplads og grundlæggende it-kontorværktøjer, der omfatter mail og kalender, adgang til internettet, tekstbehandling, regneark, præsentationsværktøj, PDF Reader mv. Der benyttes i dag Microsoft office 2010, men der er planlagt en opgradering til Windows 10 og microsoft office 2016 i løbet af Arbejdstilsynet anvender i øjeblikket en Citrix-installation som platform for al klientprogrammel. Men der arbejdes på at anvende en fed klient i stedet. Leverancer udrulles med pakker mod Citrixplatformen (APP-V) eller Windows (MSI). Arbejdstilsynets medarbejdere i Direktionssekretariatet, Arbejdsmiljøfagligt center og Service anvender GetOrganized (GOAT) som ESDH-system. GOAT anvendes også til dokumentopbevaring i Arbejdstilsynets fagsystemer. Arbejdstilsynets intranet er BMintra, der er Beskæftigelsesministeriets koncernfælles intranetløsning, der har Beskæftigelsesministeriets departement som systemejer. BMintra er baseret på Webtops Sharepoint-konfiguration Wizdom. Arbejdstilsynets hjemmeside er pt baseret på Beskæftigelsesministeriets koncernfælles hjemmesideløsning, der har Beskæftigelsesministeriets departement som systemejer. Løsningen er baseret på content management-systemet Sitecore. Til brug for tidsregistrering har medarbejderne adgang til mtime, der er Beskæftigelsesministeriets koncernfælles løsning, der har Beskæftigelsesministeriets HR-enhed som systemejer. 4.2 Fagsystemer Arbejdstilsynets fagsystem består overordnet af løsninger, der retter sig mod virksomhederne, de tilsynsførende og mod de øvrige funktioner, der primært udføres i Arbejdstilsynets tilsynscentre. Virksomhedsrettede komponenter er bl.a. Arbejdstilsynets selvbetjeningsportal OnlineAt, som i foråret 2017 udbygges med løsningen PROBAS 2.0 til anmeldelse af kemiske produkter. Backoffice-løsninger er bl.a. funktioner til håndtering af klager over arbejdsmiljøet til Arbejdstilsynet, tilsynsplanlægning, mobil understøttelse af tilsyn samt afrapportering af besøg og udarbejdelse af reaktioner mv. Datawarehouse anvendes i stor udstrækning som beslutningsunderstøttelse og til opfølgning på resultatkrav og produktion, samt som datagrundlag for evalueringer og analyse. Udvalgte data stilles til rådighed for eksterne brugere på Arbejdstilsynets hjemmeside og gennem forskerbanken hos Danmarks Statistik. Bilag 2A indeholder en systembeskrivelse af Arbejdstilsynets fagsystem og datawarehouse samt integrationer til andre systemer. 4.3 Drift af Arbejdstilsynets systemer Driften af alle Arbejdstilsynets systemer varetages af Statens It (SIT). SIT står for installation og drift af ATs produktionsmiljø og arbejder med systembeskrivelser, driftsvejledninger og installationsvejledninger som leverandøren har udarbejdet. Systembeskrivelser indeholder en detaljeringsgrad 13

14 som også inkluderer det fysiske miljø. 4.4 Vigtige leverandører til Arbejdstilsynet Vigtige nuværende leverandører til informationssystemerne Driftssystem Komponent Leverandør ATIS GetOrganized (GOAT) Applikation SharePoint Portal løsning Database og diverse værktøjer Netcompany A/S Netcompany A/S Oracle Datawarehouse Applikation Netcompany A/S OnlineAt og PROBAS 2.0 Database og diverse værktøjer Applikation Webportal Oracle Netcompany A/S Sitecore Danmark A/S Database (PROBAS 2.0) Microsoft A/S Backofficesystemer Kørselsplanlægning AMCS A/S Operativsystemer, databaser og webserver Microsoft A/S Telefonsystem mtime Tidsregistrering Pronestor Lokalebookning og kantinebestillinger NetDesign Beskæftigelsesministeriets HR Pronestor 14

15 5 Bilagsliste 5.1 Bilag 2A Funktionelle strategier 5.2 Bilag 2b Systembeskrivelser 15