ectrl Flet data fra ectrl ind i eksterne dokumenter

Transkript

1 Flet data fra ectrl ind i eksterne dokumenter ectrl Flet data fra ectrl ind i eksterne dokumenter Det er det muligt via dokumentstyring at lave dokumenter i Word og Excel med data fra et regnskab i ectrl (datafletning). Denne vejledning gennemgår eksemplet, hvor en virksomhed ønsker, at der skal udskrives en fax-forside på grundlag af kundeoplysninger i ectrl. Aktivering af dokumenthåndtering Gå til Værktøjer/Indstillinger, og sæt hak i Dokumentoversigten er aktiv: Oprettelse af skabelon i Word Logo og teksten FAX indsættes i sidehovedet, og en tabel med 4 kolonner og 4 rækker oprettes for at sikre, at de data, der flettes ind i skabelonen, altid placeres under hinanden, selvom formatet kan være forskelligt kunderne imellem (vælg Indsæt/Tabel). Indtast de faste oplysninger i tabellen som i nedenstående illustration:

2 Placer nu musen i cellen efter Firma, og vælg herefter Indsæt/Bogmærke. Indtast et sigende navn for bogmærket og tryk Tilføj: Opret på samme måde et bogmærke for hver af de fire celler:

3 Sæt nu kantfarven til hvid (højreklik på tabellen, vælg Kanter og skygge og sæt kantfarven til hvid). Skabelonen ser nu således ud: Find et drev/bibliotek, som alle brugere, der skal benytte skabelonen, har adgang til, og gem skabelonen. Husk at vælge filtype = Dokumentskabelon: Opsætning i ectrl I ectrl ligger opsætningen under: Basis/Opsætning/Dokumentstyring. Under menupunktet Parametre i feltet Arkivbibliotek opsættes, hvor dokumenterne skal gemmes:

4 Under menupunktet Dokumenttype sættes de enkelte dokumenter op, som skal bruges i forbindelse med dokumentstyringen. Der oprettes en dokumenttype kaldet Fax med navnet Fax-vedlæg. Under Jobbetegnelse vælges Opret Word-dokument via COM fra listen. Det kunne også være Opret Excelregneark via COM, som fletter data til Excel-ark. Under Gruppe kan vælges mellem forskellige gruppeinddelinger: Dokument, Notat, Fil, Billede, Regneark, Scannet dokument. På fanebladet Generelt er det vigtigt, at feltet Kontroller tabel er markeret. Det er ligeledes muligt at angive en anden arkivplacering for det valgte dokument end den tidligere opsatte standardplacering under Parametre.

5 Vælg knappen Indstilling for at oprette feltopsætning på dokumentet. I feltet Tabel trykkes på pilen, så du nu kan se de mulige tabeller at lave fletning fra (det tager lidt tid, inden dette vindue åbnes). Tabelnavne vises med original engelsk betegnelse. I dette eksempel skal vi bruge debitortabellen, som hedder CustTable: Andre relevante tabeller kunne være: Kreditortabel = VendTable Lagertabel = InventTable Salgsordre = SalesTable Indkøbsordre = PurchTable Kontaktperson = ContactPerson Bemærk: Hvis dokumentet også skal bruges fx fra ordreskærmbilledet, skal der oprettes endnu en opsætning på SalesTable. I feltet Skabelonfil udpeges den skabelon, som netop blev oprettet:

6 På fanebladet Felter sættes de enkelte felter op. I kolonnen Datatabel vælges den tabel, som data skal komme fra i de fleste tilfælde er det den samme som valgt under opsætningsfanebladet, men fx kontaktperson ligger i en anden tabel ContactPerson. Alle tabeller, der har relation til debitortabellen, kan hentes. I kolonnen Datafelt vælges ectrl s betegnelse for feltnavnet (klik på pilen). I kolonnen Bogmærke indsættes bogmærkenavnet fra Word. Bemærk: Det er vigtigt, at felterne kommer i samme rækkefølge som i Word-skabelonen i dette tilfælde: firma, til (kontaktperson), fax og telefon. Tryk OK for at gemme, og opsætningen af dokumentet er nu færdig. Oprettelse af dokumenter For at oprette et dokument vælges den debitor, hvis data skal ind i faxen. Derefter vælges knappen Dokumenthåndtering:

7 Her oprettes et nyt dokument af typen Fax, som er den, vi netop har oprettet: Dokumentet bliver nu oprettet og kommer til at se således ud:

8 Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited